IT Governace for e‐procurement 

Applicability of the norm ISO/IEC 38500:2008 to reach 
Applicability of the norm ISO/IEC 38500:2008 to reach
the interoperability and generalization

May 25th, 2011
Manuel J. Caño Gómez Antonio Folgueras Marcos
Mail:       manuelj.canno@gmail.com Professor of the Informatics Department in the Carlos III University
Blog:       www.contratacion‐publica‐electronica.es
afolguer@inf.uc3m.es
Twitter: @econtratacion
Twitter:  @econtratacion 

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 1
 Agenda

1. Introduction 
2. General Objective from European Commission
General Objective from European Commission
3. Individual Plans on each contracting authority 
4. Challenges: interoperability and generalization
Challenges: interoperability and generalization 
5. The norm ISO/IEC 38500:2008 
6
6. Some figures
Some figures
7. Conclusions

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 2
 Introduction
Key messages of the presentation :
– General
General objective
objective from European Comission:  a single pan 
from European Comission a single pan
european public procurement market. 
• Manchester Declaration 2005
• Means to get these general objective are interoperability and 
generalization
– Objectives without plans are desires 
Objectives without plans are desires
– Individual Plans are responsability of each contracting authority
• Eprocurement projects are complex enough to look for help in the IT 
i d
industry to fight against general failures (Standish group report)
fi h i l f il ( di h )
• ISO/IEC 38500:2008 can be a good option. 
– Conclusion: How can we link individual plans and general objective to 
p g j
success?

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 3
 General Objective 
j
• A single paneuropean public procurement 
interoperable and affordable market
• Key enabler: Interoperability and standards
Key enabler: Interoperability and standards
(PEPPOL, CEN BII, STORK) 
• Key driver: Generalization
K di G li ti .
– All the contracting authorities (with good and cheap 
implementations). 

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 4
 Individual Plans 
• Plans are responsability on each public administration. 
• But …
B t
• Do they (public administrations) need epp?
• Is epp mandatory ?
Is epp mandatory ?
• What is an epp project about? 
• How much does it cost?
• What are the main functionality they must look for?
• And overall. How they are going to govern and manage IT 
to reach the general objective interoperability and
to reach the general objective: interoperability and 
generalization…..
– Standish group report summary…
Standish group report summary

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 5
 Challenges 
g
• Interoperability and standars: on its way. Centralized and managed by 
European Commission
European Commission 
• What’s next:  Generalization: Who is in charge? What are the main goals? 
Is epp mandatory? So what are the main whys? 
– Understanding the public procurement system (Leavitt 1965): 
• People : with electronic format culture.
• ocedu es d
Procedures: different to the existing ones.  
e e t to t e e st g o es
• Structures: Simplication with electronic means 
• Technologies: from paper to electronic format
– Identifying
Identifying obstacles and barriers (Oxford Institute)
obstacles and barriers (Oxford Institute)
– Generating an holistic approach to the big Transformation
– Being supported by IT Governance at the top executive level on each public 
administration (ISO/IEC 38500:2008)

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 6
 ISO/IEC 38500:2008 
• The norm comprises definitions, principles and a model. It sets out six 
principles
p c p es for good IT governance that define appropriate behavior to 
o good go e a ce t at de e app op ate be a o to
guide decision making:

– Responsibility ; who is in charge, with what resources, when it must be working
Responsibility ; who is in charge with what resources when it must be working
– Strategy; what are the priorities what is the right way (for each of us)
– Acquisition; why  we need to buy anything, who, what and when
– Performance; we are able to follow the normal buying process
– Conformance; applying standards, and interoperability issues
– Human behavior. Having in mind all the people (interests, emotions..) involved
Human behavior. Having in mind all the people (interests, emotions..) involved 
from the beginning. 

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 7
 ISO/IEC 38500:2008 
• The model for IT governance ISO / IEC 38500 defines three fundamental tasks of 
government: Evaluate, Direct and, Monitor 

which are respectively applied 
to proposals for the use of IT, 
projects implementation of 
these proposals, and 
operations that depend on it.

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 8
 Some figures for costs 
g
• For Spain (numbers are simulated from 2009 EC statistics) 
– Theoric Savings with electronic public procurement (2010)
•
•
Public Procurement volume: (15% GDP)……………………
Public Procurement volume: (15% GDP)
5 % Better price (concurrency) and potential savings: ……
150.000.000.000 €
150 000 000 000 €
7.500.000.000 € ↑ real data
– Cost of  IT services for electronic public procurement implementation (generalization )
•
•
300 projects on general Admin (1.000.000 €): ……………                                   300.000.000 €
3.000 projects on regional Admin (500.000 €): …………..  1.500.000.000 €
↓ simulation
• 5.000 projects on local Admin (100.000 €): ………………                                    500.000.000 €
• Total cost implementation : ………………………………….  2.300.000.000 €
– Cost of IT services for electronic public procurement (with standish factor → ~ 50% overcosts) 
Cost of IT services for electronic public procurement (with standish factor  50% overcosts)
• 50% more than theoric cost = ……………………………..  3.450.000.000 €
– Cost of IT services for electronic public procurement (with ISO 38500 → reduce overcosts )
• 25 % more than theoric cost =  ……………………………                                     2.875.000.000 € (*)
( )

– Total theorical benefit  = EPP savings – EPP costs:  → ~  4.625.000.000 €

• For Europe
– Spain represent more less 10 % of Europe GDP  →             ~  46.250.000.000 €
((*)) The cost of EPP can be seen as big
g costs but what are the costs of NON-EPP for our society?
y

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 9
 Conclusions 
• Interoperability tools and standards is an European Commission 
task It is on its way
task. It is on its way.
• Generalization is a task of each contracting authority. It must be 
g
given advice and coordination in orden to avoid implementation 
p
failures (Standish Group  report about chaos –see reasons of 
failure‐). 
• ISO/IEC 38500:2008 IT Governance can help to avoid such failures 
and reduce time and costs from implementation. 
• We need both (on‐time, on‐budget) in economic crisis time…. And 
W db h( i b d )i i ii i A d
in economic normal time too. 

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 10
 IT Governace for e‐procurement

!! Thank you for your attention ¡¡

Manuel J. Caño Gómez
Mail:       manuelj.canno@gmail.com
Blog:       www.contratacion‐publica‐electronica.es
Twitter:  @econtratacion 

May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 11