Universidad PROCEDIMIENTO igo: PNTO-0272 de Valparaiso CHILE Version: 1.0 Arqueo de Caja CONTRALORIA INTERNA Departamento de Control de la Version Ficha:2 Gestién institucional Pig.1de9 ANTECEDENTES GENERALES Los fondos en Caja constituyen valores de facil sustracci6n y dificil deteccién, por lo que el procedimiento de arqueo, representa una importante herramienta de andlisis y control de transacciones del efectivo. PROCEDIMIENTO ARQUEO CAJA El Arqueo de Caja es una herramienta fundamental para el control y andlisis de las transacciones asociadas al dinero en efectivo, él que por el hecho de ser un activo de facil sustraccién requiere de una mayor fiscalizacién. OBJETIVO Comprobar la contabilizacién del efectivo recibido contrastando el saldo que arroja la cuenta caja, desde el sistema coinputacional, con lo que se encuentra en dinero en efectivo, cheques o vales. Evaluar los controles internos asociados a éstos procedimientos. AILCANCE Este procedimiento es aplicable en todos los custodios de fondo de las diferentes cajas que pose la Universidad de Valparaiso. DEFINICIONES ‘Arqueo de Caja: Consiste en el Andlisis de las transacciones del efectivo durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido, y por tanto el saldo que arroja la cuenta, corresponde con lo que se encuentra fisicamente en Caja; en dinero en efectivo, cheques 0 vales. Sirve también para determinar si los cohtroles internos se estan llevando adecuadamente. Cala: Es el dinero en efectivo representado por monedas, billetes de banco, cheques, pagarés y voucher de tarjetas de crédito. Cheques: Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacién para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria, Eleboré: | Revisé: ‘Aprobé: ay Gee eas Fecha: v £ Fecha: i Fecha: J pao om aeUniversidad PROCEDIMIENTO ‘Cédigo: PNTO-0272 deValparaiso lease CHILE | Versibn Arqueo de Caja CONTRALORIA INTERNA. Departamento de Control de la VersinFicha: 2 Gestién institucional Pig. 2de9 Vales: Es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total 0 patcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece} Custodio de Fond Valparaiso. ‘uncionario cuya responsabilidad consiste en la guarda de activos financieros de la Universidad de \Valor Monetario: Poder adquisitivo que cada moneda tiene para la adquisicién de servicios y productos. AUTORIDADES Y RESPONSABLES: Jefe Departamento de Control de la Gestién institucional ~ Planificacién anual de los procedimientos de arqueo de valores encontrados en caja, - _Acoger requerimientos de arqueos de caja de las diferentes unidades universitarias. ‘Auditor Supervisar que la informacién registrada en los sistemas de contabilidad sea consistente con el ingreso de valores monetarios. ~ _ Supervisar que los mecanismos de contral de los valores monetarios, estén siendo correctamente aplicados. Cobrdinador Administrativo o Jefe de Unidad - Apoyo en la coordinacién del lugar fisico donde se efectuaré el Arqueo de Caja Custodio de Fondos - _ Ejecutard el conteo y arqueo de los valores monetarios en su poder. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES Internet, correo electrénico, sistema de caja, Microsoft office (Excel) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA Actividad 1: Jefe de Departamento de Control de la Gestién Institucional planifica auditoria de Arqueos de Caja, a efectuar en las diferentes unidades que cuenten con Custodia de Fondos. Actividad 2: E1 Auditor designado se presenta ante el Coordinador Administrativo o Jefe de Unidad, para que este sitimo pubda disponer del lugar donde se realizar el Arqueo de Caja. Actividad 3: £1 Auditor indagaré cuantas cajas existen en el lugar en que se realizard el Arqueo de Caja, Batoré: Revisé: | probe: z Naja salacorc. (|! _| Swan Caos Faron s Gtaten Moyanos. (W°% g Fecha: v t Fecha: 5 Fecha: Oh svjer/a012 26/06/2011 eyar/2012 f] im Universidad PROCEDIMIENTO. | cosigo: pnto-c27e deValparaiso [oe eee See CHILE Version: 1.0 me 5 CONTRALORIA INTERNA pec delcals | ‘Departamento de Control de la ‘Versién Ficha: 2 Gestién institucional Pig.3de9 Actividad 4: El Auditor confeccionard formulario de Arqueo e Caja, por cada caja que existe en el lugar. Actividad 5: £1 Auditor, solicitard al custodio de los fondos contar el dinero que se encuentra en su caja, y procederé a realizar las anotaciones de los mismos, en su formulario. ‘Actividad 6: En caso de existir documentos entre las especies, el Auditor deberd solicitar al custodio de los fondos un detalle de los mismos, y proceder a realizar las anotaciones correspondientes en su formulario de Arqueo de Caja. Actividad 7: Una vez concluido el Arqueo de Caja, se generar desde el sistema computacional la cuadratura de caja, en cash de no existir cuadratura computacional, el Custodio de los Fondos debera realizar una entrega manual. Actividad 8: E| Auditor deberé determinar la consistencia que exista, entre los importes de la cuadratura y el arqueo de aj efectuado, determinando el origen de las desviaciones, en caso que las hubiese. Actividad 9: E| Auditor solicitard al Custodio de los Fondos, al Coordinador Administrativo o al Jefe de Unidad a que firmen todos los documentos confeccionados, reflejando en ellos la hora de término del Arqueo de Caja Actividad 10: Al dia siguiente se generar desde el sistema FIN700, dentro de su centro de costo respectivo, el mayor de la cuenta caja, y se verificaré el debido calce y depésito de los importes recaudados diariamente. Actividad 11: £1 Auditor deberd archivar en un legajo cada uno de los documentos que se evidencien en el pracedimiento de control efectuado, (PT debidamente referenciado).. Actividad 12: En caso que corresponda, e! Auditor deberd realizar informe que de cuenta de los resultados del Arqueo de Caja realizado alos interesados. DESCRIPCION DEL FLUJO (Diagrama) rai Fe Elaboré: Revise ‘Aprobé: oh Nafta Sotzarc. (aux) Won CattosForiars. || Crater movers. (S|) | Fecha: Fecha: Fecha: Soul) 31/07/2012 26/08/2011 ) 05/09/2012 Oy = |Universidad de Valparaiso CHILE CONTRALORIA INTERNA Departamento de Control de la Gestién institucional PROCEDIMIENTO codigo: PNTO-0272 Arqueo de Caja VersinFicha: 2 Pig. ade9 OBSERVACIONES Y CONTINGENCIAS PRINCIPALES Es importante destacar que el Auditor sélo debe presenciar la toma del Arqueo de Caja, por lo que en ningiin momento deberé realizar el recuento, manipular los valores, ni quedarse en algdn momento slo con los fondos a su disposicién. Si producto de la realizacién del Arqueo de Caja, el Auditor da cuenta de desviaciones de valores, ello debera quedar de ‘manifiesto en informe que deberd hacer llegar al Jefe de Departamento de Control de la Gestién. INDICADORES PRINCIPALES Fecha registrada en el documento Arqueo de Caja, indicando la hora de término de la ac ividad Fecha y hora de emisién, desde centro de costo respectivo del sistema FIN7O0 de los ingresos del dia correspondiente a la fecha del documento Arqueo de Caja. Fecha y hora de emisién de N6mina de Recaudaciones Diarias. PUNTOS DE CONTROL + Copia Formulario de Arqueo de Caja. Informe Sistema FIN 700. + Nomina Recaudaciones + Informes de Renegociacién de Arancel. - Depésito Bancario. DOCUMENTOS REFERENCIALES DOCUMENTO ARQUEO DE CAJA Elabord: ee Revisé: - ‘Aprobé: V PBS Fecha: v Fecha: Fecha: ED 05/09/2012Universidad PROCEDIMIENTO baigo: PNTO-O2T2 deValparaiso SES E Versién: 1.0 CONTRALORIA INTERNA eect Departamento de Control de la Gestién institucional Version Ficha: 2 eau Vores esnidor on Cat oT eauen misnDocomental —_ (compronis Ui ar arse CU [rem vars Race en a 2 | Revisé: ‘Aprobé: Nala Salazar c. Juan Corles Farias. Ciisian Moyano 6. Fecha: v Fecha: Fecha: 31/07/2012 26/08/2011 (05/09/2012| Universidad | de Valparaiso CHILE CONTRALORIA INTERNA Departamento de Control de la Gestién institucional PROCEDIMIENTO. (Codigo: PNTO-0272 Arqueo de Caja \Versién: 1.0 ‘Version Ficha: 2 Pég.6de9 Fecha Lugar ajoro Autor ARQUEO DE CAJA (2 cheques Recibidos ol Dia del Arqueo Bat we mento Ek : ss \ | Revisé: ‘Aprobé: Ee eer aes ee Fecha: : Fecha: Fecha: lo g 31/07/2012 26/08/2011 05/09/2012 Haws| egy Universidad PROCEDIMIENTO igo: pro-0272 | de Valparaiso es CHILE : CONTRALORIA INTERNA arses decals ——_—_—__—— Departamento de Control de la Version Fehar2 Gestién institucional ig. 709 ARQUEO CAJA (Hoja 3) Detalle de Documentos. Emits por Pages Recepcionados ee cur Talonario Del Folio ALFolio wmatorla 1 2 a [roraL Papolotas do Arancol Planita Rendicion de Gaia ‘Otras Papeetas No Considered. lrorat. Boletas de Venta “Tolonario Del Foto Allo Sumatoria 4 2 a frorAL Facturas Folio ‘Aprobé: Hlakoré: 7 Revisé: 7 Natalia Salazar C. Juan Carlos Farias S. |) Cristian Moyano G. Fecha: t Fecha: Fecha: 31/67/2012 26/08/2011 (05/09/2012Codigo: PNTO-0272 Universidad PROCEDIMIENTO. | de Valparaiso CHILE Ae Versi: 1.0 CONTRALORIA INTERNA pee Departamento de Control de la Version Fiha:2 Gestin institucional Pag. de 9 Fecha Lugar Cajero Auditor ARQUEO DE CAJA ro Folios por Tipo de Ingreso Recaudado Seguin Documentacion Tigo de Documenis. Papeieta Arancel Derenciado ‘Arancel Nemorita tos Condiionaiog Bole Factras Detalle de Gitimos 3 Documentos. Emitides por Pagos Recepcionados Tipo Booms Ngo Docmi. DeiFoioN® froTAL Fecha [Nombre 0 Detaia IFoo Ne Manto Toa Elabord: Revisé: ‘Aprobé: as a ee rote ee Be Stee oan Sane] Universidad PROCEDIMIENTO deValparaiso | CHILE ‘ a | CONTRALORIA INTERNA ee a Departamento de Control de la ‘Version Ficha: 2 | Gestién institucional | Pig. 9de9 Almacenamiento Responsable a ae Saar Disposicion. | ee Soporte Weary Resporalte 5 ‘Auditor a Fopune Contraloria S.afios Papel/oigital | **rvo Contraloria Arqueo de Cajas meee | Interna Informe Sist Departamento fe Hoo cern Safios Papel | Bodega Contabilidad — Departamento | : Re¢audaciones seen Saiios Papel Bodega Contabilidad Aranceles Di mie aaa Bodega Rebiegociacién i Safos Papel Contabilidad/Carpeta Aranceles Arencel antecedentes alumno CONTROL DE MODIFICACIONES ; ‘Autor Fecha Modificacién Nafalia Salazar Campos ae 31/07/2012 Creacién primera version 1.0 | = | | | | | Elaboré: , Revisé: ‘Aprobé: i oe Notota solozorc. (vf) _| vam Cantos Fins. i Cision Moyane G. Feds: t Fecha: Fecha: all sd on at seis Xess