PROTOCOLO DE

COMUNICACIÓN CIIVIAL

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN
 ELIANE KIMBERLY AZURIN HUARI
 ALEXANDRA CHACÓN ORTEGA
INTRODUCCIÓN
Una adecuada y buena reputación es un valioso activo que posee un círculo de
estudios, y se construye a partir del desempeño de las actividades que se
desarrollan. El rol transversal de la comunicación contribuye a la divulgación de
los avances y logros entre las distintas direcciones. La comunicación además, al
difundir los éxitos y buenas prácticas, propicia un mejor clima organizacional
entre cada uno de los miembros de CIIVIAL.

La comunicación en CIIVIAL juega un papel fundamental no sólo en la difusión

de su dirección y actividades desarrolladas, sino también en la construcción de
relaciones sólidas con los demás miembros. Asimismo, la confianza de esos
miembros en CIIVIAL se transmite a la relación con otras entidades.

Mediante el presente documento, la Dirección de Comunicación busca

implementar una mejora en el sistema de comunicaciones del equipo de trabajo;
para ello tendremos que identificar los problemas que existen y buscar una
solución en consenso.
OBJETIVOS

 Informar de manera interesante, clara y precisa las opiniones sobre

actividades ejecutadas y logros alcanzados.
 Elaborar y distribuir de forma pertinente material de apoyo como impresos,
boletines virtuales, etc.
 Implementar una estrategia de comunicación interna que contribuya a
mantener un clima laboral agradable que aporte al desarrollo profesional
y personal del equipo de trabajo.
PAPEL DE LA DIRECCIÓN DE COOMUNICACIÓN

 El director de comunicación ha de coordinar, integrar, dar coherencia,

diseñar, gestionar y tomar iniciativas en estrategias de comunicación, así
como ejecutarlas a través de planes de acción específicos para aportar
soluciones a las necesidades de comunicación especificadas de manera
conjunta con el resto de variables de marketing en el plan de marketing
operativo realizado por el director de marketing.
 De la misma manera, en algunas organizaciones el director de
comunicación ha de gestionar la comunicación interna que le encomiende
recursos humanos, las entidades encargadas de la prevención de riesgos
o cualquier otro departamento que pudieran tener la necesidad de
comunicar internamente a la organización. Esto dependerá de la
estructura organizativa de la empresa o la organización. La comunicación
externa le será encomendada por la dirección de marketing. El
departamento de marketing establecerá el mix de comunicación de
manera integrada con otras variables de marketing, como son la definición
del concepto del producto servicio-relación que la empresa u organización
ofrecerá, el precio o contraprestación que los interesados deberán
soportar y la manera en la que se distribuirá o se le hará llegar.
 Busca generar alianzas estratégicas, de manera que amplié el networking
de CIIVIAL
 Encargado de organizar eventos específicos, por el cual hace las
gestiones necesarias para tener una buena presentación del equipo.
 Realiza informe mensual de su dirección.
EVALUACIÓN DE ESTADO SITUACIONAL

La comunicación es un tema importante para el desarrollo de un proyecto, dentro

de la gestión de proyectos la comunicación es uno de los lineamientos
principales pues el director del proyecto es el responsable directo de generar
canales óptimos para que el mensaje llegue con certeza.

Para implementar un sistema de comunicación efectiva tendremos en cuenta

algunas bases para el sistema de comunicación.

Bases.

 Fuentes de información
 Transmisor
 Señal
 Interferencia
 Señal recibida
 Receptor
 Destinatario
 Mensaje
La siguiente figura presenta el sistema de comunicación básico.

En nuestra organización presentaremos un modelo horizontal, en el cual, los

miembros de cada dirección tendrán que tener comunicación entre ellos,
debiendo comunicar también al resto las actividades que se desarrollan.
Adicional a esto se recomienda la introducción de un Comunity Builder, quien
será el encargado de gestionar y activar los canales de comunicación, así como
gestionar nuevos canales y reformular cada vez la señal e identificar las
interferencias.

Se recomienda la utilización de la aplicación TRELLO para poder gestionar,

delegar y monitorear las actividades que se desarrollan para con los miembros
de cada dirección, así mismo la introducción al software Google Drive versión
suite, en la que se subirán los archivos de uso común, y todos los participantes
de las direcciones tendrán acceso a este.
PROTOCOLO “NORMAS DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN”

 Nuestros valores definen cómo hacemos las cosas en CIIVIAL, son los
cimientos de nuestra cultura, estos valores son: Confianza, Originalidad,
Capacidad, Responsabilidad, Pasión, Compromiso, Respeto y
Honestidad; los cuales deben ser respetados y practicados por cada uno
de los miembros.
 No es necesario responder a todos los mensajes; pero será obligatorio
responder con un “Ok”, el emoticono del pulgar arriba o el sticker CIIVIAL
como símbolo de haber recibido y leído el mensaje.
 Se evitara las interminables listas de mensajes cuando existan preguntas
recurrentes en las cuales las respuestas se tengan que repetir muchas
veces. Para esto se usaran cuestionarios en otra plataforma para que
todos puedan acceder de manera más rápida y eficaz.
 Cada fin de mes además de presentar un informe mensual, también se
llevará a cabo una reunión vía ZOOM, en la cual además de hacer un
breve informe de cada dirección, también daremos a conocer propuestas
que tengamos, metas próximas a cumplir, entre otros temas de interés e
importancia.
 Se deberá comunicar los resultados, éxitos y/o fracasos de cada dirección
(siempre y cuando estas existan), para felicitarlos y motivarlos a seguir
adelante con el cumplimiento de sus metas.
 Se realizará cada fin de mes un cuestionario anónimo, en el cual cada uno
podrá manifestar sus incomodidades, quejas, sugerencias o
conformidades respecto al trabajo realizando. De esta manera cada
dirección podrá mejorar y así seguir creciendo como equipo CIIVIAL.
RECUERDE TAMBIÉN
 Nunca mentir.
 Jamás responder: “sin comentarios”.
 No improvisar, no especular ni adivinar.
 No tratar de hacer que un comentario se considere extra oficial después
de hacerlo.

COMUNICACIÓN EXTERNA
CIIVIAL por medio de la comunicación externa posibilita mantener informados a
los diferentes públicos de interés, con el propósito de divulgar su mandato y
mostrar los avances de sus actividades. Sin embargo, ésta no es una función
exclusiva del Área de Comunicaciones ya que todo el equipo de CIIVIAL, a través
de su forma de actuar en público, envía mensajes, favorables o desfavorables,
que inciden en la imagen de la organización. En resumen, todos sus miembros
son responsables, con sus actitudes, de la reputación de CIIVIAL.

VOCERÍA

Está a cargo del Representante de CIIVIAL o la persona a quien él designe para

esta tarea. Asimismo, el portavoz o vocero debe ser el único miembro que hable
sobre temas sensibles de la organización.
¿QUÉ HACER CUANDO UN MEDIO DE COMUNICACIÓN SOLICITA
INFORMACIÓN?
 Si un medio de comunicación solicita información relacionada con las
actividades o temáticas de la organización, se debe realizar un
acompañamiento permanente desde la Dirección de Comunicaciones,
quien se encargará de buscar la mejor fuente de información y la manera
de suministrarla.
 Mantener una actitud amable y segura y no responder a la presión.
 Abstenerse de suministrar información o puntos de vista personales sobre
el tema en cuestión. Cualquier opinión que se exponga puede ser utilizada
como material para el reportaje

SI USTED ES DESIGNADO POR EL REPRESENTANTE COMO

VOCERO, TENGA EN CUENTA

 Hablar sólo de su ámbito de competencia y responsabilidad.

 Dar a conocer el hecho, nunca opiniones o comentarios acerca de algún
tema.
 Dejar los temas sensibles exclusivamente al Representante o al vocero
preparado y designado para hablar al respecto.
APOYO DEL PERSONAL A LA IMAGEN DE CIIVIAL
El personal tiene el compromiso de garantizar la buena imagen de la
organización en todo momento. Para el logro de este objetivo se debe tener en
cuenta:

 Representar el mandato de la organización. Al interactuar con las

contrapartes y públicos de interés durante el desempeño de sus funciones
como miembro de CIIVIAL, se está representando a la organización y no
las convicciones personales.
 Seguir normas de conducta acordes con los valores de CIIVIAL al portar
prendas de vestir oficiales con el logo tales como polos, agendas, entre
otros artículos.
 Mantener al tanto a la Dirección de Comunicaciones de las actividades
que se adelantan y que son de interés público.
 Constatar que en todos los eventos públicos se utilice adecuadamente la
imagen de la organización.
 Garantizar que los aliados estratégicos y las entidades que en algún
momento sean ejecutores de los proyectos de CIIVIAL, cumplan a
cabalidad los estándares de imagen.
 Asegurar que cualquier pieza de comunicación que se utilice esté
previamente aprobada por la Dirección de Comunicaciones.
COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación entre los miembros de CIIVIAL es fundamental para el buen
desarrollo de las labores cotidianas.

LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

A través de la comunicación interna se busca fortalecer la interacción entre los
miembros del equipo CIIVIAL con el fin de propiciar una cultura organizacional
dinámica e informada.

En CIIVIAL la comunicación interna está orientada a:

 Apoyar en la difusión de las actividades de las diferentes Áreas de la

Organización.
 Apoyar eventos internos y actividades de integración, entre otros

MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Correo electrónico
 Es una herramienta que se brinda a los usuarios para que realicen todos
sus procesos de comunicación interna y externa referentes a sus tareas y
labores dentro de la organización. Por consiguiente, se deben tener en
cuenta las siguientes prácticas:
o Evitar participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de
mensajes, rumores, publicidad, etc.).
o No utilizar el correo para la inscripción en listas de correo, rifas, etc.
o Respetar la privacidad de los mensajes y el destinatario. No
reenvíe mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente.
o No envíe archivos anexos de gran tamaño, si le es posible
compartirlos por red.
Boletín virtual
 Esta publicación de entrega mensualmente vía correo electrónico, la cual
recopila la actualidad de CIIVIAL en temas que van desde el registro de
las actividades del círculo, hasta información para el bienestar del equipo.

SERVICIOS DE COMUNICACIONES A NIVEL INTERNO

La Dirección de Comunicaciones brinda apoyo en los siguientes aspectos:

 Diseño conceptual e implementación de estrategias de comunicación

 Interlocución con otros círculos de estudios y/o empresas en sus temas
de competencia.
 Interacción con medios de comunicación para difundir los proyectos de
CIIVIAL mediante la redacción y/o edición de comunicados.
 Acompañamiento logístico, manejo de imagen e instalación de piezas
gráficas en los eventos de CIIVIAL o en iniciativas de las que participe
 Seguimiento y consolidación de la información de actualidad sobre
temas relacionados con el mandato de CIIVIAL en diferentes medios de
comunicación.
EMPATÍA Y ASERTIVIDAD

EMPATÍA Y
ASERTIVIDAD

Respeto entre los Posicionamiento en el Honestidad en la

interlocutores lugar del interlocutor comunicación

 Respeto entre los interlocutores

El hecho de que los interlocutores sean empáticos y asertivos les proporciona

seguridad y fortalece su autoestima. El resultado es que las comunicaciones se
establecen con respeto hacia los demás y hacia sí mismos.

Al prestar la debida atención, no solo se capta correctamente el mensaje que

quiere transmitir el interlocutor, sino que se le comunica que está siendo
comprendido.

Esta actitud es empática y, por tanto, respetuosa. Si, además, los interlocutores
intercambian abiertamente su parecer sobre la situación planteada, estarán
siendo asertivos y, por lo tanto, la interacción será creíble y provechosa.
  Posicionamiento en el lugar del interlocutor
Una ventaja de la empatía es que desaparecen las barreras psicológicas que
puedan surgir durante el proceso de comunicación.

También se minimiza el efecto de los filtros, como interpretaciones, creencias y

prejuicios que podamos tener sobre el interlocutor. Disminuye la posibilidad de
caer en estereotipos (generalizaciones inadecuadas), de generar un efecto
halo (prejuicios o idealizaciones sobre el otro) y de aplicar una percepción
selectiva.

 Honestidad en la comunicación
La consecuencia de que una sea capaz de p0onerse en lugar de otra y
manifestar su punto de vista respetando el de los demás. Implica la
transparencia que es ingrediente básico para una condición basada en la
confianza