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El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar

funciones y recursos; en otras palabras lograr que el funcionamiento de la empresa
resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así
como para la atención y satisfacción de los clientes.

En esta etapa se definen las áreas funcionales, las estructuras, los procesos,
sistemas y jerarquías para lograr los objetivos de la empresa así como los sistemas y
procedimientos para efectuar el trabajo.

„ Reduce los costos e incrementa la productividad.

„ Reduce o elimina duplicidad.
„ Establece la arquitectura de la empresa.
„ Simplifica el trabajo.

Su propósito es
simplificar el
trabajo y
coordinar y
optimizar
funciones y
recursos

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*Reduce los costos Aquí se definen las
áreas funcionales,
e incrementa la
productividad. las estructuras, los
procesos, sistemas y
*Reduce o elimina
jerarquías para
duplicidad.
lograr los objetivos
*Simplifica el
de la empresa así
trabajo. *Establece
como los sistemas y
la arquitectura de
procedimientos para
la empresa.
efectuar el trabajo.
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Las técnicas de organización se usan de acuerdo a las necesidades de la empresa. A

continuación se presentan las principales técnicas de organización.


Se utilizan para representar de manera grafica las áreas funcionales y delimitar
funciones, responsabilidades y jerarquías (estructura formal). A través de un
organigrama es posible entender cómo están estructurados las funciones así como
los niveles de autoridad y jerarquía y las áreas funcionales que conforman a la
empresa.

También se les denomina gráficas de organización o cartas de organización

.

Dirección
coorporativa

Dierctor general Director general Dierector general

Latinoamérica USA Asia

Compañia 1 Compañia 1 Compañia 1

Compañia 2 Compañia 2 Compañia 2

Compañia 3 Compañia 3 Compañia 3

Los organigramas se pueden clasificar por:

]


      
Por su objetivo ]
         ! 
]
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Por su área ]( "

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)

]
*
+
      !! ,  '  ! 
Por su contenido !-' ,     
].

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Fuente: MUNCH, Lourdes, [

 


 
 Editorial Pearson. Pág.
69

Existen 4 formas de representar organigramas:

a) ü
: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia

abajo.

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( 



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0
b) 

Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

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c) 
 

Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la

periferia.

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 d) r

Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

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Los manuales de acuerdo a su contenido, pueden ser políticas, departamentales,

organizacionales, de procedimiento, específicos, de técnicas y de puestos.
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Ventajas de los manuales:

„ Son un medio para lograr que se observe y se respete la estructura

formal y los procesos.
„ Promueven la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que debe
hacerse y cómo debe hacerse.
„ Son una fuente de información y capacitación.
„ Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
„ Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y
operaciones.
º



También se les conoce como flujogramas.

Los diagramas de proceso permiten:

ë Simplificar el trabajo
ë Mejoramiento de los procesos
ë Eliminar demoras

Algunos de los diagramas de proceso más usuales son:

ë Flujo de operaciones.
ë Ubicación de equipo.
ë Procedimientos

Simbología:

En los diagramas de flujo se usan distintos símbolos para indicar ciertos procesos.

Hay operación cuando algo esta siendo

creado, cambiado o añadido, es decir,
Inicio
cuando se modifican las características de
ese algo.
Cuando algo es revisado, verificado o
Operación inspeccionado, sin ser alterado en sus
características.
Acto de mover de un lugar a otro.
Transporte o
Traslado
Etapa en el que algo permanece ocioso
en espera de que algo acontezca.
Espera o Demora
También se le llama almacenamiento o
archivo temporal.
Indica una acción o proceso.
Actividad o proceso

Cuando se toma un curso de acción entre

Decisión dos o más alternativas.

Cuando se almacenan o archiva algo para

Almacenamiento ser guardado con carácter definitivo.

Documentos

Entrada y salida de
información
º 





º







 






Por medio del Cuadro de distribución del trabajo se analizan actividades que se
realizan en un departamento o en un área con la finalidad de mejorar la distribución
de cargas de trabajo.

 



ë Formular una lista de los deberes o actividades que debe realizar cada
persona.
ë Elaborar una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o
sección.
ë Vaciar dichas listas en la forma del cuadro de distribución de actividades.
ë Complementar la información con la observación y la entrevista.
ë Sumar verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a
cada persona.
ë Analizar el cuadro para saber qué se puede mejorar, cambiarse, redistribuirse o
eliminarse.
ë Someter a consideración del responsable del área.
ë Con los cambios sugeridos y actualizados se elabora un nuevo cuadro.





Es una técnica donde se clasifican detalladamente las labores que se desempeñan en
una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características,
conocimientos y aptitudes, que deben poseer el personal que lo desempeña.

El análisis de puestos esta integrado por los siguientes elementos:

1.  
Datos generales del puesto.

2. º 
 Descripción sintética de las principales funciones y
responsabilidades del puesto.
3. º 

Descripción detallada de las actividades que se
realizan en el puesto: actividades diarias y constantes, periódicas y eventuales
y esporádicas.
4. 




Requisitos físicos, mentales, de personalidad,
habilidades, competencias y responsabilidades que deben cubrirse para
desempeñar en puesto.






Los principios deben de observarse en todas y cada una de las etapas de la

organización.

c º    Todas las actividades deben servir para lograr la mision de

la organiacion.

   Al oganizar es necesario tener presente simplificar el

trabajo y no complicarlo.

    El trabajo se realizará más facilmente si se subdivide en

actividades específicas. A mayor especificación mayr eficiencia y destreza.

ë !": Establece que la organización es una jerarquía. En la empresa

se deberán definir claramente los niveles jerárquicos y de autoridad de cada
puesto con el fin de proporcionar el orden y la disciplina y evitar las fugas de
responsabilidad.

#   

 A cada grado de
responsabilidad conferido corresponde el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.

   Los subordinados no deberán reportar a mas de un

superior ya que ocasione fugas de responsabilidad,confusión e ineficiencia.

 º  La filosofía organizacional y los manuales, procesos y

procedimientos deben de estar a disposición se todos los empledos que
tengan relación con los mismos con el fin de que se propicie la
comunicación y coordinación entre las áreas.







: Un directivo no debe ejecutar autoridad

directa en mas de 5 o 6 áreas. La centralización origina falta de control.

$
º

 
Las áreas y departamentos de la empresa simepre

deberán mantenerse en armonía. Ña empresa eficiente requiere una
estructura organizacional que propicie la sincronización de procesos.
 c%
 
La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades
de la empresa y mejorarse.



  


 


‡De la misión
‡Especialización
‡Jerarquía
‡Paridad de autoridad y responsabilidad
‡Unidad de mando
‡Difusión
Principios ‡Amplitud o tramo de control
‡De la coordinación
‡Continuidad

‡Manuales
‡Diagramas
‡Organigramas
‡Cuadro de distribución
Técnicas Cualitativas

‡Tiempos y movimientos
‡Ingeniería de métodos
‡Muestreo de trabajo
Técnicas Cuantitativas

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De la misión

 & ! !       ! ) Especialización
 #       , !
 &
 # 
      ,  ! $ ,  /   
Jerarquía
 1  Paridad de autoridad y
 !  '  12$ ! , 2   
 responsabilidad
3   4 #&  ,  &   
! &
!  ,  '  2  Unidad de mando
 )
 !$ ,  /  !  !7  Difusión
 !       
Por su Por su Por su     '1  !$ Amplitud o tramo de
objetivo área contenido    !  control
1   3!  4,  $   De la coordinación
5#& 6  ')  $  , Continuidad
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) 2  
Cuestionario:

1. Señala 3 técnicas cualitativas de la organización.

Manuales
Diagramas
Organigramas

2. Subraya los principios de la organización.

a. De la misión, Especialización, Jerarquía

b. De la resolución del conflicto, De la vía jerárquica, Coordinación de intereses
c. Equilibrio, Costeabilidad, Excepción