MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso de Gestión Documental

Procedimiento: Organización y Transferencia Documental

Código: 126PA06-PR05 Versión: 3.0

Fecha: 2010/04/29 Página: 1 de 11

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación

0 2007/12/27 Adopción
Se incluyeron definiciones, descripción de la
normatividad, lineamientos o políticas de
operación, responsabilidad y autoridad,
1.0 2008/07/07
puntos de control, registros, diagrama de
flujo, portada de control de cambios, anexos
y se replantearon las actividades.
Se cambiaron responsabilidades de acuerdo
con la nueva estructura organizacional, se
ajustaron las actividades.
Se incluyó en la normatividad el Decreto 109
2.0 2009/06/16
de 2009 por cuanto este modifica la
estructura y estable las funciones de la SDA.
Se clasificaron los insumos en información
primaria (IP) e información secundaría (IS).
Se incluyó el anexo “Formato rótulo de
3.0 2010/04/29 carpeta” y se modificó la actividad que hacía
referencia a dicho formato.

AUTORIZACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Doris Faride Paredes González Matilde Nieto Contreras Samir José Abisambra
Vesga
Cargo: Cargo: Cargo:
Profesional Especializado Directora Gestión Corporativa Subsecretario General y de
Control Disciplinario

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UTILIZAR EL DOCUMENTO
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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para organizar los archivos de gestión y transferirlos al archivo
central.

2. ALCANCE

Se inicia con la recepción de la documentación generada en la Secretaria Distrital de Ambiente

y finaliza con el archivo del formato único de inventario documental.

3. INSUMOS

• Documentos a archivar (IP/IS)

• Tabla de retención documental (IS)

4. PRODUCTOS

• Documentos transferidos al archivo central.

• Documentos del archivo de gestión.

5. NORMATIVIDAD

Norma (número y
Descripción
fecha)
Ley 80 de 1989 “Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.”
“Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan
Ley 594 de 2000
otras disposiciones“
Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35
Ley 734 DE 2002
numeral 8,13 y 21).
“Por el cual se modifica la estructura de la SDA y se dictan otras
Decreto 109 de 2009
disposiciones.”
Acuerdo 07 de 1994. “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivo”.
Acuerdo 060 del 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.”
“Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos
Acuerdo 038 de 2002
594 de 2000”
“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
Acuerdo 42 de 2002 archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y
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se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000.”

6. DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

Ciclo Vital del Documento: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta
el cumplimiento de su función administrativa.

Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se

identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el
proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término
“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones
oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Documento Activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
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Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su

cargo o con su intervención.

Fechas Extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un

expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente
o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer

secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la

descripción de los documentos de una institución.

Producción Documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.

Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por

el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de
los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.

Recolección: Acción de recopilar los registros desde los sitios donde se originan, para su
posterior clasificación y almacenamiento.

Retención Documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión
o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
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Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.

Tabla de Retención Documental – T.R.D.: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.

Tiempo de Retención: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales. Las
condiciones de control sobre el tiempo de retención y la disposición de los registros deben ser
coherentes con las Tablas de Retención Documental de la Secretaria de Ambiente y con lo
dictado por la Ley 594 de 2000.

Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y

de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Secretarias o Auxiliares Administrativos de la Secretaría Distrital de Ambiente

• Recibir la documentación.
• Clasificar por series documentales según T.R.D.
• Ordenar la documentación consecutiva y orden cronológico.
• Encarpetar los documentos
• Foliar la documentación
• Transferir archivo activo
• Recibir memorando de transferencia
• Seleccionar la documentación teniendo en cuenta a las T.R.D
• Preparar la documentación a transferir
• Relacionar los documentos a transferir
• Archivar el formato

Todos los servidores públicos (nivel directivo, profesional, técnico, asistencial y

contratista)

• Ingresar y actualizar la información al CORDIS para permitir la identificación y trazabilidad

de las diferentes operaciones.
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• Mantener actualizados los diferentes sistemas de información que apoyan las actividades
inherentes al desarrollo del proceso, con el fin de garantizar una información confiable y
oportuna.

8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• Todo funcionario o contratista debe entregar los documentos y archivos generados en el

desarrollo de sus actividades o funciones, a la persona que las asumirá, al interventor del
contrato o en su defecto al Jefe inmediato, debidamente inventariados y relacionados en
el formato único de inventario documental.
• El archivo de gestión debe ser entregado de conformidad con la metodología y
recomendaciones impartidas por el jefe de archivo sobre el particular y en la fecha
establecida en el cronograma de transferencias.
• El préstamo de documentos del archivo de gestión se realizará por un término máximo de
ocho (8) días, de requerirse por más tiempo se renovará el préstamo.

9. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma del procedimiento

Anexo 2. Formato rótulo de carpeta
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10. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la Actividad Registros
Responsable Responsable Control
Recibe la documentación una vez surtido el Todas las Secretaria o
Recibir la
1 trámite por los servidores públicos con sus dependencias auxiliar
documentación.
respectivos soportes. administrativo
Verificar que
toda la
información
haya sido
Organiza los archivos de gestión basándose Todas las Secretaria o
Organizar los organizada con
2 archivos
en las tablas de retención documental dependencias auxiliar
forme a lo
aprobadas para cada dependencia. administrativo
establecido en
las tablas de
retención
documental
Ubica físicamente los documentos de tal El jefe de oficina
forma que responda a la conformación de los verifica la
expedientes, los tipos documentales se organización,
ordenarán de tal manera que se pueda conservación y
evidenciar el desarrollo de los trámites . Secretaria o custodia del
Todas las
Ubicar físicamente auxiliar archivo de
3 dependencias
los documentos El documento con la fecha más antigua de administrativo gestión de su
producción, será el primer documento que se dependencia
encuentre al abrir la carpeta y la fecha más
reciente al final de la misma. (en orden
cronológico)
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la Actividad Registros
Responsable Responsable Control
Los tipos documentales que integran las
unidades documentales de las series y
subseries, debes estar debidamente foliados
con el fin de facilitar su ordenación, consulta y Secretaria o
Foliar la Todas las
4 documentación
control.
Dependencias
Auxiliar
Se folian los documentos en lápiz de color Administrativo
negro y en la parte superior derecha.

Los documentos son almacenados en

carpetas, las cuales se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su
ubicación y recuperación con la siguiente
información:
Todas las Secretaria o
Encarpetar los Número de carpeta, número de folios, número
5 dependencias auxiliar
documentos de caja, oficina productora, código, serie,
administrativo
subserie, fecha inicial y final (día, mes, año),
retención (archivo de gestión o archivo central)
y disposición (Conservación total, eliminación,
microfilmación y selección). Ver Anexo 2.

Notificado el servidor publico del traslado, Formato "Único Verificar los

desvinculación del cargo o terminación del de Inventario archivos
contrato, entregará los documentos y archivos Documental" recibidos Vs.
Todas las
Entregar archivo a su cargo, a la persona que asumirá las Secretaria o funciones o
6 activo. funciones, al interventor del contrato o en su
dependencias
auxiliar actividades
defecto al Jefe inmediato, debidamente administrativo
inventariados y relacionados en el formato
único de inventario documental.
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la Actividad Registros
Responsable Responsable Control
Todas las Cronograma de
Recibir Recibe memorando con el cronograma de Secretaria o
dependencias Transferencias
7 cronograma de transferencias del archivo central y programa auxiliar
transferencias. la entrega para las fechas fijadas. administrativo
Selecciona la documentación de la Verificar la
Todas las Secretaria o
Seleccionar la dependencia, de conformidad con lo información a
8 dependencias auxiliar
documentación estipulado en la Tabla de Retención transferir
administrativo
Documental.
Diligenciar
Diligencia el formato único de inventario
formato único de Todas las Secretaria o
documental relacionando los documentos a
9 inventario
transferir al Archivo Central. 126PA06-PR04-
dependencias auxiliar
documental administrativo
F-A2-V. 2.0
Todas las Secretaria o Formato Único
Transferir los Transfiere los archivos de gestión al archivo
10 dependencias auxiliar de Inventario
archivos central de la Entidad
administrativo Documental.
Todas las Secretaria o
Archivar el Se archiva el formato único de inventario
11 formato. documental.
dependencias auxiliar
administrativo
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ANEXO 2. FORMATO RÓTULO DE CARPETA

126PA06-PR05-F-A2-V3.0