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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO A LA ADMINISTRACION DE LOS ACTIVOS FIJOS

DE LA EMPRESA PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.

GERALDINE DELGADO FLÓREZ

DIEGO ANDRÉS DÍAZ MONTAÑO

TATIANA MUÑOZ GIRÓN

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA CENTRO SUPERIOR

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN

SANTIAGO DE CALI

2021
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO A LA ADMINISTRACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
DE LA EMPRESA PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.

GERALDINE DELGADO FLÓREZ

DIEGO ANDRÉS DÍAZ MONTAÑO

TATIANA MUÑOZ GIRÓN

Proyecto de mejora presentado para optar por la aprobación de la materia de metodología


de la investigación

Director de la materia:

MARÍA DEL PILAR JARA VARGAS

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA CENTRO SUPERIOR

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN

SANTIAGO DE CALI

2021

2
Nota de Aceptación

_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Santiago de Cali, septiembre 2021.

3
DEDICATORIA

Dedicado a Dios, porque durante toda nuestra


carrera fue nuestro respaldo, fortaleza y guía;
mostrándonos que todo es posible con
esfuerzo y dedicación, que lo único que
necesitamos para ser felices y llegar tan lejos
como queramos en nuestras vidas, es tener su
amor incondicional en nuestro corazón, ya que
sin él este objetivo de ser profesionales en
ingeniería industrial no hubiese sido posible.

Se lo dedicamos a las familias Diaz Montaño,


Delgado Flórez y Muñoz Girón, quienes
durante estos años fueron nuestro respaldo,
apoyo en todos nuestros ideales y quienes se
han preocupado por formarnos como seres
humanos íntegros

4
AGRADECIMIENTOS

Agradecemos principalmente a Dios, quien nos dio y nos permitió adquirir el conocimiento,
y quien nos levantó en cada momento de cansancio para seguir perseverando en la
consecución de éste importante logro para nuestras vidas.

También a la empresa Play Technologies S.A.S., por habernos abierto las puertas y darnos
la oportunidad de tomarla como referencia para plantear una propuesta de mejora de
acuerdo con las observaciones realizadas.

Finalmente, a todas las personas que contribuyeron de una u otra forma, para llegar a esta
importante meta.

Santiago de Cali, septiembre 2021.

5
CONTENIDO

Pág.
0. INTRODUCCIÓN 15
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16
1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 16
1.2 DELIMITACION DEL PROBLEMA 17
1.3 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 17
1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 18
1.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 15

2. OBJETIVOS 19
2.1 OBJETIVO GENERAL 20
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 20
2.2 POBLACION OBJETIVA 20

3. JUSTIFICACIÓN 20
3.1 JUSTIFICACIÓN SOCIAL 22
3.2 JUSTIFICACIÓN ACADEMICA 22
3.3 JUSTIFICACIÓN PERSONAL 22

4. MARCO REFERENCIAL 23
4.1 MARCO TEORICO 24
4.1.1 ACTIVOS FIJOS 24
4.1.2 SISTEMA DE REGISTRO 25
4.1.3 SISTEMA DE CONTROL 26
4.1.4 EL CONTROL INTERNO 27
4.1.5 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO 27
4.1.6 OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO 28
4.1.7 CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO 29
4.1.8 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO 30
4.1.8.1 EL PRINCIPIO DE IGUALDAD 30
4.1.8.2 EL PRINCIPIO DE MORALIDAD 31
4.1.8.3 EL PRINCIPIO DE EFICIENCIA 31
4.1.8.4 EL PRINCIPIO DE ECONOMIA 31
4.1.8.5 EL PRINCIPIO DE CELERIDAD 31
4.1.8.6 EL PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD Y PUBLICIDAD 32
4.1.8.7 EL PRINCIPIO DE VALORACIÓN DE COSTOS AMBIENTALE 32
4.1.9 ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS 32
4.1.10 GESTIÓN SISTEMA DE INVENTARIO 32

6
4.1.11 GESTIÓN DE COMPRAS 33
4.1.12 MEJORAMIENTO DE PROCESOS (HARRINTONG) 34
4.1.12.1 MEDIDAS Y CONTROLES 34
4.1.13 DEPRECIACIONES 34
4.1.14 CAUSAS DE LA DEPRECIACION 35
4.1.14.1 DETERIORO FISICO 37
4.1.14.2 OBSOLENCIAS 38
4.1.15 METODOS PARA EL CALCULO DE LA DEPRFECIACION 38
4.1.15.1 MÉTODO DE LÍNEA RECTA O MÉTODO DIRECTO 38
4.1.15.2 METODO DE UNIDADES PRODUCIDAS 39
4.1.15.3 MÉTODO DE HORAS TRABAJADAS 39
4.1.15.4 MÉTODO DE SALDOS DECRECIENTES 39
4.1.16 FACTORES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE 40
DEPRECIACIÓ
4.1.16.1 ¿QUÉ BASE DE DEPRECIACIÓN SE VA A TOMAR PARA EL 41
ACTIVO?
4.1.16.2 ¿CUÁL ES LA VIDA ÚTIL DEL ACTIVO? 41
4.1.16.3 COSTOS POSTERIORES A LA ADQUISICIÓN DEL ACTIVO 41
4.1.17 SISTEMA DE INFORMACIÓN APLICABLE A LOS INFORMES 42
FINANCIEROS Y A LA COMUNICACIÓN

5. DISEÑO METODOLÓGICO 43
5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 43
5.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN 46
5.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN 53

6. DESARROLLO DEL TRABAJO 53


6.1 CUÁL ES EL ESTADO ACTUAL DE LOS INVENTARIOS Y 53
ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.
6.1.1 SOCIALIZACIÓN. 54
6.1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL. 55
6.1.3CAUSA EFECTO. 55
6.1.4. COSTOS POR MAL CONTROL EN LOS INVENTARIOS. 65 55
6.1.4. IDENTIFICACIÓN DE FALENCIAS EN EL SISTEMA ACTUAL 55
DEL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS.
6.2 DETERMINAR LOS PROCESOS PARA UN ADECUADO MANEJO 62
DE LOS INVENTARIOS Y ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S.
6.2.1 MÉTODO DE LAS 5S. 63
6.2.1.1 SEIRI (CLASIFICACIÓN Y DESCARTE). 64
6.2.1.1.1 IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS (SIRVE O NO SIRVE). 69
6.2.1.1.2 LISTADO DE ELEMENTOS INNECESARIOS 69
6.2.1.1.3 BENEFICIO DE LA CLASIFICACIÓN. 69

7
6.2.1.1.4 TARJETAS DE COLOR. 69
6.2.1.1.5 PLAN DE ACCIÓN PARA RETIRAR LOS ELEMENTOS. 70
6.2.1.1.6 CONTROL E INFORME FINAL. 70
6.2.1.2 SEITON (ORGANIZACIÓN). 71
6.2.1.2.1 IDENTIFICACIÓN VISUAL 72
6.2.1.2.3 SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS 72
NECESARIOS.
6.2.1.2.4 UBICACIÓN DEL LUGAR (ALMACENADO). 74
6.2.1.2.5 PLANIFICACIÓN DE LA LOCALIZACIÓN. 74
6.2.1.3 SEISO (LIMPIEZA). 75
6.2.1.3.1 CRONOGRAMA DE LA LIMPIEZA. 75
6.2.1.3.2 PLANIFICAR EL MANTENIMIENTO. 76
6.3.1 POLÍTICAS PARA COMPRA DE ACTIVOS FIJOS 77
6.3.1.1 OBJETIVO 77
6.3.2 FORMATO DE PEDIDO DE ACTIVOS FIJOS 77
6.3.3 PROCESO COMPRA DE ACTIVOS FIJOS 78
6.3.4 INGRESO DE UN EQUIPO Y/O HERRAMIENTA AL MÓDULO DE 79
INVENTARIO (SIESA CLOUB SBS)
6.3.5 PASOS PARA LA IMPLANTACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRA EN 80
PLAY TECHNOLOGIES S.A.S
6.3.6 EQUIPOS PARA LA LECTURA DE LOS CÓDIGOS DE BARRAS 81
6.3.7 VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL CÓDIGO DE 82
BARRAS.
6.3.8. IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS POR MEDIO STICKER 96
CÓDIGO DE BARRAS.
6.3.9. RESPONSABLES DE ACTIVOS FIJOS. 96
6.3.10 TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS E INVENTARIO. 96
6.3.11. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS. 97
6.3.11.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO 100
6.3.11.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO O REPARACIÓN. 100
6.3.12 DAR DE BAJA DE UN ACTIVO FIJO 102
6.3.13 PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN 104
MAL ESTADO
6.3.14 PAZ Y SALVO SOBRE ACTIVOS FIJOS A CARGO 106

7.CONCLUSIONES 110
8.RECOMENDACIONES 111
9. BENEFICIO SOCIAL 112
BIBLIOGRAFIA 113
ANEXOS 116

8
LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Aplicativo listo. ....................................................................................................... 46


Figura 2 Aplicativo octoplus ................................................................................................. 46
Figura 3 Sistema de control y auditoria – auditplay............................................................. 47
Figura 4 Aplicativo de rifas. .................................................................................................. 47
Figura 5 Plataforma administrativo de transacciones- recárgame. ..................................... 47
Figura 6 Línea de hardware. ................................................................................................ 48
Figura 7 Organigrama organizacional. ................................................................................. 50
Figura 8 Ubicación Google Maps – empresa play technologies s.a.s. ............................... 51
Figura 9 Diagrama causa efecto. ......................................................................................... 61
Figura 10 Esquema de clasificación .................................................................................... 68
Figura 11 Diagrama de flujo de clasificación. ...................................................................... 69
Figura 12 Planteamiento de organización. .......................................................................... 73
Figura 13 Localización de elementos (frecuencia de uso). ................................................. 75
Figura 14 Esquema de limpieza........................................................................................... 76
Figura 16 Almacenamiento de inventario. ........................................................................... 80
Figura 17 Partes del código de barras. ................................................................................ 82
Figura 18 Simbología EAN-13. ............................................................................................ 83
Figura 19 Simbología EAN y UPC. ...................................................................................... 86
Figura 20 Simbología UTF-14. ............................................................................................. 86
Figura 21 GS1-128. .............................................................................................................. 87
Figura 22 Identificación de códigos...................................................................................... 88
Figura 23 Código para contenido fijo. .................................................................................. 89
Figura 24 Código para productos pequeños. ...................................................................... 90
Figura 25 Código cuando el artículo es variable. ................................................................ 91
Figura 26 Código serial de contenedor de embarque. ........................................................ 92
Figura 27 Dimensiones de códigos de barra. ...................................................................... 93
Figura 28 Área de silencio.................................................................................................... 94
Figura 29 Descripción del artículo........................................................................................ 99
Figura 30 Modelo etiqueta para los artículos de almacén. ................................................ 101
Figura 31 Lector láser de mano para código de barras symbol ls 4004. .......................... 102
Figura 32 Impresora para códigos de barras zebra s600.................................................. 102

9
LISTA DE CUADROS

Cuadro 1 Acta de entrega- formato 2014. ........................................................................... 55


Cuadro 2 Acta de entrega- formato 2014. ........................................................................... 56
Cuadro 3 Acta de préstamo. ................................................................................................ 57
Cuadro 4 Control de movimientos préstamo de artículos. .................................................. 58
Cuadro 5 Remunen control de movimientos préstamos de articulos.................................. 59
Cuadro 6 Registro de control actual de los activos fijos. ..................................................... 60
Cuadro 7 Costos aproximados en el año 2020. .................................................................. 63
Cuadro 8 Lista de chequeo en el manejo de activos fijos. .................................................. 64
Cuadro 9 Fortalezas y debilidades del procedimiento actual para manejo de los activos
fijos........................................................................................................................................ 67
Cuadro 10 Control- Materiales y/o equipos innecesarios.................................................... 70
Cuadro 11 Etiqueta de eliminación. ..................................................................................... 71
Cuadro 12 Formato seguridad para informe final de actividades. ...................................... 72
Cuadro 13 Plan de mantenimiento de limpieza ................................................................... 76
Cuadro 14 Formato de verificación ...................................................................................... 78
Cuadro 15 Directrices para definir ABC ............................................................................... 79
Cuadro 16 Lista de códigos de barrar correspondientes a cada país (tres primeros dígitos
del código EAN13)................................................................................................................ 84
Cuadro 17 Dimensiones de los códigos de barra. ......................................................... 93
Cuadro 18 Diagrama de flujo proceso de compras. ............................................................ 96
Cuadro 19 Diagrama de flujo- Manejo de activos fijos e inventario. ................................... 98
Cuadro 20 Costos por perdidas en el año 2020. ............................................................... 103
Cuadro 21 Presupuesto al año .......................................................................................... 104
Cuadro 22 Acta para baja de activos fijos. ........................................................................ 105

10
GLOSARIO

AMBIENTE DE TRABAJO: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.


Las condiciones incluyen factores físicos, sociales, psicológicos y medioambientales (tales
como la temperatura, esquemas de reconocimiento, ergonomía y composición atmosférica).

CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos a la educación no formal


como a la informal dirigidos a prolongar y complementar la educación inicial mediante la
generación de conocimientos y el desarrollo de habilidades con el fin de incrementar la
capacidad individual.

CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto, Consumidor, usuario final,


minorista, beneficiario y comprador. El cliente puede ser interno o externo a la organización.

DISEÑO: Es el proceso mediante el cual se planea consciente y deliberadamente


(elementos, componentes, tendencias, etc.) idóneas para solucionar una problemática, lo
cual debe hacerse teniendo en cuenta requisitos especificados.

GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

INFRAESTRUCTURA: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el


funcionamiento de una organización.

PRODUCTO: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que


interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en salidas.

PROYECTO: Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y


controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo
conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y
recursos.

ACTUALIZACIÓN: Proceso en el cual se pretende que la información este de acuerdo a la


realidad de la compañía, y que permita que la información se encuentre al día con la
situación de la compañía

CENTROS DE COSTO: Son los departamentos que tiene la compañía, cada centro de
costos tiene un responsable y una ubicación dentro de la compañía. Esto permite verificar
la ubicación en la que se encuentran los activos.

11
IMPLEMENTACIÓN: Aplicación de una medida o es la puesta en marcha de una actividad
que permite mejorar algún proceso o mantenerlo actualizado.

PLAN DE MEJORA: Es un conjunto de medidas que toma la compañía, para mejorar sus
procesos y permitir que estos sean más eficientes y eficaces y aporten a la compañía una
mejor productividad.

HARDWARE: Es la parte física de un ordenador o sistema informático. Está formado por


los componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos, tales como
circuitos de cables y luz, placas, memorias, discos duros, dispositivos periféricos y cualquier
otro material en estado físico que sea necesario para hacer que el equipo funcione.

SOFTWARE: Estos son los programas informáticos que hacen posible la ejecución de
tareas específicas dentro de un computador. Por ejemplo, los sistemas operativos,
aplicaciones, navegadores web, juegos o programas.

DESARROLLADOR DE SOFTWARE: Los Desarrolladores de Software o de Sistemas


trabajan para firmas y empresas dedicadas al ramo de la Computación. Se encargan de
desarrollar los pilares de los sistemas operativos que son creados por los Programadores y
de probar el código de nuevos programas para garantizar su eficiencia. Asimismo, realizan
pruebas de calidad en nuevos proyectos antes de su lanzamiento.

VENTAS: Las ventas, en economía, son la entrega de un determinado bien o servicio bajo
un precio estipulado o convenido y a cambio de una contraprestación económica en forma
de dinero por parte de un vendedor o proveedor.

RECAUDAR: significa juntar o amontonar recursos, generalmente dinero, con el fin de


satisfacer las necesidades de terceros o solventar una obligación.

APLICATIVO: programa informático diseñado para facilitar al usuario la realización de un


determinado tipo de trabajo.

SOPORTE TECNICO: es aquella que lo conceptualiza como un servicio que las empresas
ofrecen para que sus clientes consigan hacer un uso adecuado de sus productos o
servicios.

PROVEEDORES: Se denomina proveedor a aquella persona física o jurídica que provee o


suministra profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o
sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación.

12
RESUMEN

El presente proyecto titulado: PROPUESTA DE MEJORAMIENTO A LOS ACTIVOS FIJOS


DE LA EMPRESA PLAY TECHNOLOGIES S.A.S, inicia con el planteamiento de la
problemática, con la guía de bases teóricas, conceptuales y legales, se logra crear bases
que permitan implantar un mejoramiento a la logística en la administración de los activos
fijos, y esta logre ser parte de los proyectos de crecimiento de la compañía.

Se estableció como objetivo general plantear la propuesta de mejoramiento de los activos


fijos e inventario general. La investigación es de tipo aplicada, explicativa y cuantitativa. La
población objetivo para determinar una muestra de los datos es de seis (6) funcionarios, los
cuales están directamente involucrados en el manejo de los activos fijos.

Como instrumento se utilizaron cuestionarios que permitieron un diagnóstico en primera


instancia que logra evidenciar deficiencias en los procedimientos de manejo y control de los
activos fijos; así como los formatos necesarios para el manejo de los mismos, teniendo en
cuenta su ubicación y las diferentes áreas que afecta a la empresa.

13
0. INTRODUCCIÓN

Para las empresas es necesario mantener el buen manejo y control de los activos fijos,
pues si bien se sabe existen activos fijos tanto tangibles como intangibles que representa
un bien para la organización, así mismo un valor, pues este “valor” su finalidad es ser
explotado para obtener beneficios, produciendo utilidad como resultado de su empleo e
integración en el proceso productivo.

A veces el tener activos fijos sin utilidad aumenta los gatos en una empresa, es por ello
que, si no generan interés desde un inicio sobre la gestión de este, sino que su enfoque es
generar dinero sin importar que tan costoso puede ocasionarse del mal manejo logístico,
las compañías no serían productivas y nunca llegarían a su punto de equilibrio ya que no
tienen el control necesario de lo que poseen, pudiendo llegar a un estado de liquidez.

El presente de proyecto tiene como finalidad realizar un estudio exhaustivo de las diferentes
inconsistencia encontradas en la compañía PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. al momento de
llevar acabo periódicamente la existencia de los activos fijos de la empresa, puesto que
constantemente se compra diferentes equipos y elementos que son herramienta
fundamental para el desarrollo de las funciones de los colaboradores, con el fin de
prevalecer el buen rendimiento laboral, para ello se emplea distintas metodologías y teorías
de apoyo pertinente de la investigación que permiten al inspector tomar fundamentos
puntuales para proponer mejoría a la situación actual.

14
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

La empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S, es una compañía ubicada en la ciudad de Cali


de planta propia y de socio, especializada en el desarrollo e integración de soluciones
informáticas basadas en plataformas móviles y web, con más de 19 años en el sector, se
han desarrollado más de 320 proyectos de desarrollo a la medida, contando de esta manera
con casi 8.000 usuarios conectados a sus aplicaciones, para un total de 15.600.000
transacciones realizadas por mes.

También cuenta con una línea de ventas de productos hardware convirtiéndolos en


importadores directos de fábrica, cada artículo se somete a una serie de pruebas con el fin
de garantizar productos de primera calidad al igual que cuenta con un equipo de soporte
técnico especializado para brindar soluciones inmediatas y conseguir mayor cercanía con
sus clientes de acuerdo a sus necesidades.

La problemática a tratar en la empresa corresponde al manejo de los activos fijos,


actualmente el control de ubicación, mejoras y reparaciones de los mismos recaen sobre el
área de mantenimiento, así como el manejo financiero y las depreciaciones de la
maquinaria es de responsabilidad del área contable; Se realiza un estudio con los
responsables de cada área y se identificó que la empresa cuenta con una deficiencia en el
procedimiento definido para el control de los activos fijos, existen formatos para compra,
traslado de bodega de los equipos de hardware, verificación del estado del activo, Actas de
Baja de Activos Fijos; como también se presenta que hay activos que aun contablemente
estén registrados en el sistema como disponibles y que al momento de verificarlos
físicamente no existan, así como la revisión de las mejoras realizadas a los activos y el
control de su depreciación, entre otros incidentes pequeños encontrados a la hora de llevar
a cabo el proceso, es necesario tener controlado sus costos indirectos de fabricación y que
el mal cálculo puede ocasionar que el resultado operativo de la empresa se vea afectado.

Teniendo en cuenta la necesidad de poder controlar los activos fijos de la manera correcta
que permita organizar la información financiera pertinente, se diseña una propuesta de
mejoramiento a los activos fijos de responsabilidad del área contable de la empresa,
mediante el sistema contable que actualmente maneje la empresa, y el procedimiento de
manejo y control de los activos fijos; así como los formatos necesarios para el manejo de
los mismos, teniendo en cuenta su ubicación y las diferentes áreas que afecta a la empresa.

15
1.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El control en la logística de administración de los activos fijos en la compañía PLAY


TECHNOLOGIES S.A.S, no satisface la necesidad de un inventario real, actualizado y
confiable que este en sincronía con un óptimo funcionamiento. El inventario es de suma
importancia para una empresa, por lo que cabe preguntarse: ¿Tener un proceso establecido
que garantice la ubicación oportuna de un activo fijo, ayudaría a reducir tiempos obsoletos
y aumentaría la productividad? ¿La rotación de los activos fijos constante de acuerdo a su
depreciación ayudaría a la innovación propia de la compañía? ¿Se erradicaría el riesgo de
pérdida de los elementos de la empresa?

1.3 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

“Plan de mejora en los procesos de manejo de activos fijos (equipos y maquinaria) de la


empresa Volvo Group Colombia SAS”, Universidad Cooperativa De Colombia, Cindy Dayan
Bermúdez, 2019, en este trabajo el autor pretende mediante el conocimiento de su
empresa, adicionado a la información que pueda obtener de sus proveedores que le permita
crear una matriz de información sobre el control de los activos fijos, puntualmente sobre el
uso adecuado de la maquinaria y equipo, la cual posee y que esta al uso de sus
trabajadores para el desarrollo de sus actividades, con esto pretende realizar la propuesta
de mejora que le permita a la compañía establecer un proceso adecuado para los activos
fijos y los controles para su manejo y cuidado.
La investigación se realizó mediante entrevistas realizadas al gerente, a la contadora
encargada y los gerentes de otras áreas que presentan relación directa con el manejo de
los activos fijos, con la cual se pudo determinar la información que permitió encontrar las
causas y consecuencias provocadas por las falencias que cada uno de ellos presentaron
sobre el proceso de activos fijos que maneja Volvo Group.
Esta formulación de la propuesta para los procesos de activos fijos, se relaciona con la
investigación que pretende realizar los autores dado que, la problemática presentada por
Bermúdez, se encuentra relacionada con la problemática encontrada por los autores, y que
además pretende llegar a la solución de manejo y control de activos puntualmente de la
maquinaria y equipo teniendo en cuenta el alto costo que este representa para la compañía
y que además afecta los costos que influyen en el precio de venta de sus servicios. 1
Universitaria Católica Lumen Gentium, Omar Arturo Morales Castaño, 2015, el autor realiza
el estudio de inventario de activos fijos y el autor diseña un sistema esquema tico para la
gestión y control de inventarios de activos fijos, el cual está adaptado al sistema inventario

1
Cindy Dayan Bermúdez plan de mejora en los proceso de manejo de activos fijos (equipos y maquinaria) de la empresa
volvo group Colombia Disponible en internet
https://repository.ucc.edu.co/bitstream/20.500.12494/16620/6/2019_plan_mejora_proceso.pdf 20 Marzo 2021.

16
de activo fijo de Carvajal S.A., perteneciente al holding Carvajal Propiedades e
Inversiones, catalogada dentro del sector del papel, el cual consiste de un proceso de la
dinamización de los puestos de trabajo han marcado una tendencia a la hora de hablar
sobre equipos de cómputo, esto ha llevado a que dentro de las empresas del grupo
tenga como objetivo de este proyecto es asignar un adecuado inventario de activo fijo de
estos servicios teniendo en cuenta los controles.
En el transcurso de este trabajo se normalizó el proceso de control y diferentes técnicas
para la medición de los elementos de los activos fijos, así como la asignación de estos a
cada colaborador, este último es el núcleo que para este trabajo los autores han decidido
extraer, con el fin de acoplar el sistema propuesto por Morales al proceso de activos fijos
que se propone en el presente trabajo.2
Otra tesis que a consideración de los autores que revisaron y analizaron como aporte a esta
investigación es la presentada por Adriana María Ruiz Acosta, María Fernanda Correa
Ibarra, “Propuesta De Mejoramiento En El Procedimiento De Control, Manejo Y Custodia
De Activos Fijos De La Empresa Cerdos Del Valle S.A”, Universidad Autónoma de
Occidente, Año 2014, tesis en la cual las autoras pretenden desarrollar un sistema
procedimiento de control, manejo y custodia de activos fijos para que los informe financieros
sea verdadero y así obtener un control y seguimiento a los activos fijos
Todo esto para dejar establecida una herramienta, que sea de gran utilidad a los dirigentes
de la compañía en la toma de decisiones, tanto financieras como administrativas, en pro
del crecimiento y éxito de la misma.
La información contenida en este antecedente permite a los autores de la presente
investigación sobre el procedimiento que se usa en empresas de tipo manufacturera ya que
Ruiz y Correa, muestran un esquema del procedimiento utilizado por la empresa Cerdos
del Valle, esto permite que para la actual investigación pueda tener una base del
procedimiento que se planteara como solución a la problemática actual.3

1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué se podría proponer para la mejora de los Activos Fijos e inventario general para la
Empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.?

2Omar Arturo Morales Castaño Diseño de un esquema para la gestión y control de inventarios de activos fijos y acceso de
colaboradores para la organización Carvajal S.A. Disponible en internet
https://repository.unicatolica.edu.co/bitstream/handle/20.500.12237/1043/DISE%C3%91O_ESQUEMA_PARA_GESTI%C3
%93N_CONTROL_INVENTARIOS_ACTIVOS_FIJOS_ACCESO_COLABORADORES%20PARA_ORGANIZACION_CARV
AJAL_S.A..pdf?sequence=1&isAllowed=y 20 Marzo 2021.

3Adriana María Ruz, María Fernanda Corre propuesta de mejoramiento en el procedimiento de control, manejo y custodia
de activos fijos de la empresa CERDOS DEL VALLE S.A Disponible en internet https://docplayer.es/10105585-Propuesta-
de-mejoramiento-en-el-procedimiento-de-control-manejo-y-custodia-de-activos-fijos-de-la-empresa-cerdos-del-valle-s-a.html
20 Marzo 2021.

17
1.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuál es el estado actual de los inventarios y activos fijos de la Empresa PLAY


TECHNOLOGIES S.A.S.?

¿Qué proceso sería el adecuado para el manejo de los inventarios y activos fijos de la
empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.?

¿Cómo se podría diseñar la propuesta de mejora para los inventarios y activos Fijos de la
empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.?

18
2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Plantear una propuesta de mejoramiento a la administración de los Activos Fijos e inventario


general para la Empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Diagnosticar el estado actual de los inventarios y activos fijos de la Empresa PLAY


TECHNOLOGIES S.A.S.

• Determinar los procesos para un adecuado manejo de los inventarios y activos fijos
de la empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.

• Diseñar la propuesta de mejora para los inventarios y activos Fijos de la empresa


PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.

2.2 POBLACION OBJETIVA

• La población que hace parte de las intervenciones del proceso de inventario de


activos fijos de la compañía está conformada por 6 funcionarios clasificados de la
siguiente manera.

19
• Soporte hardware (Logística) - (3 Colaboradores): Encargados del control,
seguimiento, almacenamientos, entrada y salidas los inventarios, así como la
clasificación de cada uno de estos.

• Analista Contable (1 Colaborador): funcionario encargado de las actividades


contables, financieras, presupuestarias y de control, según sea el área asignada,
siguiendo las políticas establecidas y lineamientos estratégicos, dando
cumplimiento a los objetivos de la compañía. Registrar y mantener actualizada y
controlada la información correspondiente a los trámites y acciones contables y
financieras. Analizar las cuentas con el propósito de informar a la gerencia el estado
de la situación actual.

• Compras equipos y partes (1 Colaborador): Personal encargado de asegura que


todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se
ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa.
Asimismo, también responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los
niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con
proveedores.

• Auxiliar administrativo (1 colaborador): Encargado de mantener el correcto y eficaz


funcionamiento de las oficinas. Realizan una gran variedad de funciones
administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de información;
fotocopiado; archivado; tratamiento de textos; atención telefónica y gestión del
correo postal y electrónico.

20
3. JUSTIFICACIÓN

3.1 JUSTIFICACIÓN SOCIAL

La importancia y vialidad de mantener un buen sistema de control de activos fijos refleja la


organización y planificación que debe mantener una compañía puesto que esto genera un
mayor balanceo en el estado económico de las empresas, confianza al momento de extraer
información, cantidad, valor, tiempo y lugar actual en el que se encuentre el inventario de
activos fijo para asimismo realizar una entrega de informe donde deben revelar información
franqueza, fidedigna y veraz que permita a los directrices y demás personal que intervengan
en el proceso la toma de decisiones, y donde garantizarse que no haya sesgos en ella.

La necesidad e interés sobre esta propuesta, surge de información real y el estado actual
en el que se encuentra la compañía, aunque esta tenga ya establecido un sistema de control
de activos fijos se evidencia el quebrantado del proceso en el momento de ejecución,
afectando al área de logística y financiera la inestabilidad de obtener una información veraz
en propiedad, planta y equipo, habiendo así exhaustivos reprocesos.

Se ha identificado que el índice de perdida de los equipos de cómputo y herramientas de


trabajo se ha incrementado comparado al margen de merma que puede ocasionarse en las
empresas; lo que conlleva pérdida tanto en costo como en tiempo para la empresa. Este
resultado se atribuye a la intervención de variables que impactan directamente e incluso
pueden llegar a determinar los balances de pérdidas y ganancias que anualmente la
organización categoriza.

3.2 JUSTIFICACIÓN ACADEMICA

La presente investigación se realiza para obtener aprobación de título tecnológico en la


facultad de Ingeniería Industrial de la Corporación Universitaria Centro Superior
UNICUCES, lo que contribuirá a posicionar a la academia en un centro de opciones que
facilite el desarrollo de estrategias a diferentes negocios.

El proyecto surge con el ánimo de brindar un avance logístico a la empresa PLAY


TECHNOLOGIES S.A.S., lograr el control de existencias en inventario de activos fijos y su
continua circulación.

21
3.3 JUSTIFICACIÓN PERSONAL

Está presente propuesta de mejoramiento a los activos fijos de la organización PLAY


TECHNOLOGIES S.A.S. brinda la oportunidad de reforzar e incrementar los conocimientos
obtenidos dentro de nuestra formación como tecnólogos en gestión de la producción, el
concepto ya demostrado de que la gestión adecuada de los inventarios, para la asignación
de activos fijos, y el correcto control dentro de las organizaciones es uno de los factores
claves para el desarrollo y crecimiento de la empresa.

Dentro del ejercicio de investigación es de interés del equipo de trabajo poder aplicar en un
entorno empresarial los conceptos teóricos, generando una sinergia entre lo académico y
empresarial beneficiando a la organización anteriormente mencionada con el propósito de
definir un conjunto de prácticas bajo cierto escenario que puedan ser utilizados como marco
de referencia en otras entidades con la misma casuística .

22
4. MARCO REFERENCIAL

4.1 MARCO TEORICO

La historia de los inventarios, comienza desde la antigüedad, cuando los pueblos, debido a
las épocas de escases, deciden almacenar grandes cantidades de alimentos, para hacer
frente a ellas; así se idea un mecanismo de control para su reparto.

El inventario es una forma de mantener el control oportuno de las mercancías, insumos y


materias primas que sean parte de la actividad económica de la empresa, para así tener un
desarrollo óptimo y generar un crecimiento de la misma, por esto es uno de los activos más
importantes.

Ahora bien, un activo fijo es un bien de la empresa que no puede convertirse en liquidez
a corto plazo y que normalmente es necesario para el funcionamiento de la empresa como,
por ejemplo, esa máquina con la que fabricas tus productos, o el camión que utilizas para
transportarlos.

De acuerdo con las normas de información financiera (NIF), […]. El inventario es un activo
circulante, […]. En otras palabras, el inventario (en forma de “trabajo en proceso”, “materias
primas” o “bienes terminados”) es un activo, pues representa la propiedad que es probable
que se convierta en utilidades, ya que la meta final del inventario es facilitar las ventas de
una organización (Waller, 2017, p.2).

Según, Nobles y Mattison, (2016) afirman “Todos los activos, excepto los terrenos, se
desgastan a medida que se utilizan” (p.552), he aquí la importante de mantener un sistema
de control adecuado ajustado a la necesidad de acuerdo a la actividad económica de la
organización, el manejo que se realice al almacenamiento de los activos, verificar cuanto
tiempo debe durar en usabilidad, en qué lugar, estado y manera deben ser clasificados y
guardados, para que no tengan un desgaste o daño y en un futuro no se pueda hacer uso
de este.4

El inventario físico y el etiquetado de los bienes, es el inicio del proceso de control y


administración de activos fijos y nos brinda una base real de los activos existentes de la
empresa dándonos el dato tanto de la cantidad, características, quien es el responsable de
uso y donde se encuentra. Posteriormente, la conciliación contable nos permite saber en
qué estado se encuentra este.

4 Nobles y Mattison Contabilidad de Horngren-10ED, (p552).


23
Si una compañía no realiza un buen control de sus activos fijos e inventarios podría resultar
la ausencia del mantenimiento de una máquina de producción que hiciera parar la planta,
por lo tanto, el trabajo del día a día de la empresa, ocasionando pérdidas incluso millonarias
o peor aún, se podría terminar cerrando la empresa.

Según Krajewski y Ritzman (2000), establecen que uno de los grandes desafíos de la
gestión de inventarios consiste en mantener la cantidad adecuada para que la empresa
alcance sus prioridades competitivas con mayor eficiencia y productividad.5

Por consiguiente, se hace necesario desarrollar conjuntos de medios y métodos pertinentes


para llevar a cabo la distribución de recursos de la organización, lo que se denomina la
logística, con el fin de garantizar las cantidades, lugar y tiempo adecuados para cada
proceso.

4.1.1 ACTIVOS FIJOS

Se entiende por activo fijo, según el artículo 35 del Decreto R. 2649 de 1993, la
representación financiera de un recurso obtenido por la organización como resultado de
transacciones pasadas, para ser utilizados en las actividades propias de la organización y
así obtener resultados económicos.

De igual forma en el artículo 64 decreto 2649 de 1.993, dice:

Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos,
o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para
la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en
la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso
normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

Los activos fijos deben cargarse de acuerdo con su costo de adquisición el cual incluye toda
erogación necesaria hasta dejar el activo en condición de utilización tales como los de
ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente de la UPAC
y ajustes por diferencia en cambio.

El valor histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta,


donación, donación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor

5 Larry P. Ritzman, Lee J. Krajewski Administración de operaciones: estrategias y análisis. 5ª edición. 2000.Prentice Hall.
24
convenido por las partes, debidamente aprobado por las autoridades cuando fuere el caso
o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.

El valor del activo fijo será incrementado de acuerdo con las adiciones y/o mejoras que
aumenten considerablemente la calidad y/o la cantidad de la vida útil del activo que se
establece según las leyes tributarias.6

La vida útil de los activos fijos se determina conforme al artículo 2 del decreto reglamentario
3019 de 1989, así:

✓ Edificios 20 años
✓ Muebles y enseres 10 años
✓ Maquinaria y equipo 10 años
✓ Vehículos 5 años
✓ Equipos de cómputo 5 años

En condiciones normales se espera que un activo fijo brinde beneficios al menos por un
año, por tanto, mientras más larga sea la vida útil previsible, más se ajusta a este
requerimiento. La ocurrencia de hechos de fuerza mayor o incontrolables posteriores a la
compra, como, por ejemplo, robo, incendio, etc., no le quita esta condición al inicio de su
identificación.7

4.1.2 SISTEMA DE REGISTRO

El sistema de control de inventario fijo permite la identificación del equipo, destino y ubicación
de las existencias de los bienes, como de sus mantenimientos. Se establecerá un sistema
adecuado para el control contable, mediante registros detallados con valores que permitan
controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre
actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. La actualización
permanente, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma
de decisiones adecuadas.8

6
Colombia. Presidencia de la Republica. Decreto 2649-1993 Art. 64
7 ZAPATA SANCHEZ, Pedro. Contabilidad general. 7 ed.[ en linea] Bogotá: McGraw-Hill, 2011. p. 172-173
8Ramos Claro , Alvaro ; Hernandez Castilla , Leonardo; Garcia Colmenares, Alexandra Disponible en internet
https://repository.ucc.edu.co/bitstream/20.500.12494/7898/1/SISTEMA%20DE%20CONTROL%20Y%20TRAZABILIDAD%2
0DE%20ACTIVOS%20FIJOS.pdf 20 Marzo 2021.

25
4.1.3 SISTEMA DE CONTROL

Uno de los recursos más utilizados en el sector industrial es el sistema de control. Toda
producción liderada por ingeniería requiere de este proceso para lograr objetivos
determinados. La función de este sistema es la de gestionar o regular la forma en que se
comporta otro sistema para así evitar fallas.9

4.1.4 EL CONTROL INTERNO

Consiste en un conjunto de elementos normas y procedimientos, encaminados a lograr la


máxima eficacia en la gestión de la empresa. Comprende el plan de organización y todos los
métodos coordinados y las medidas adoptadas para proteger sus activos, identificar sus
riesgos financieros y operativos, verificar la exactitud y fiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las políticas de la
dirección, definición de responsabilidades, establecimiento de normas y procedimientos,
segregación de funciones y supervisión efectiva de los responsables en los diferentes niveles
son las piezas básicas involucradas en todo sistema de control interno de la empresa.10

También se define control interno como “Un proceso realizado por el consejo de
administración, los directivos y otras personas, cuyo fin es ofrecer seguridad razonable de la
consecución de objetivos en las siguientes categorías:

• Confiabilidad de los informes financieros


• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables11

9 Gandhi, Mayur Disponible en internet https://www.autycom.com/que-es-un-sistema-de-


control/#:~:text=Uno%20de%20los%20recursos%20m%C3%A1s,sistema%20para%20as%C3%AD%20evitar%20fallas 20
Marzo 2021.
10 CAÑIBAÑO CALVO Leandro, 2004, Información financiera y gobierno de la empresa (pág. 201- 223)

11 Principios de Auditoria 14 Edición


26
4.1.5 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

El control es una etapa importante del proceso administrativo y tradicionalmente se ha


considerado como una serie de procedimientos, difíciles de comprender, que se usan para
enmendar, corregir defectos, errores o desviaciones, una vez que han ocurrido en la
ejecución de los planes, pero hoy día se ve como la etapa del proceso administrativo –
contable que además de corregir las fallas que se ven presente sirven para mejorar y
mantener el buen desarrollo de las actividades de la organización .12

El control es de vital importancia dado que:

• se aplica a todo, a las cosas, a las personas, y a los actos.


• Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que alcance los planes
exitosamente.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para
que no se vuelvan a presentar en el futuro.
• Localiza a los sectores responsables de la administración desde el momento que se
establecen medidas correctivas.
• Proporcionar información acerca de la situación, de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
• Se reducen costos y ahorra tiempo al evitar errores.
• Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

Al transcurrir el tiempo se ha ido incrementando la importancia que tiene el control interno


como apoyo al empresario y a su contabilidad, donde al determinar el momento aplicativo en
las diferentes organizaciones ayuda a comprender más fácil las circunstancias por las que
atraviesa una entidad y su proceso evolutivo.13

12 Munch y García (1997, p.173) https://www.emprendices.co/resumen-del-libro-fundamentos-administracion-lourdes-


munch-jose-garcia/
13 Catácora (1996, p.238) por la Junta de Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Públicos en el SAS N°
1, párrafo 320.09.
27
4.1.6 OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO

En relación con las implicaciones que tiene proporcionar la información requerida por las
diferentes áreas de relevancia de la empresa para la toma de decisiones económicas
racionales, la administración tiene la responsabilidad de diseñar y mantener un sistema de
control interno contable que cumpla con esta finalidad.

1. La integridad que es el que le permite asegurar que todas las transacciones sean
registradas para el periodo que le corresponden.
2. La existencia que es el que permite asegurar que sólo se registren operaciones que
afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el
riesgo de que los registros contables contengan información que no corresponde a
las transacciones reales de la entidad.
3. La exactitud todas las operaciones deben registrarse al valor que realmente se
deriva de ellas. Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras
sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros
no reflejan una exactitud total de las cifras, por el contrario, el termino aplicable es
el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en
el momento en que se captura la información fuente o se genere la transacción.
4. Se deriva es el de autorización que especifica que debe establecer límites de inicio,
continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y
procedimientos establecidos. La autorización de un sistema contable debe
establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del
sistema como un todo.
5. Establece que para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los
activos de la empresa. Este objetivo es cumple a través de dos tipos de controles:
• Los controles sobre la custodia física, diseñados para prevenir o detectar el uso no
autorizado de los activos.
• Los controles sobre la existencia física, están diseñados para detectar si las
cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros contables.
En efecto, si hay controles adecuados y se comprueba que cumplen a cabalidad sus
objetivos, se puede confiar en que estos garantizarán un funcionamiento correcto y
uniforme de las operaciones de la empresa.14

14
Catácora (1996, p.240 - 243) por la Junta de Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Públicos en el
SAS N° 1, párrafo 320.09.

28
4.1.7 CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

Tomando en cuenta las definiciones anteriormente expuestas, el control interno en un


sentido amplio se encarga de todas las operaciones relacionadas directamente con la
protección de los activos y confiabilidad de los registros financieros desde el punto de vista
contable por otra parte está dirigido también a medir la eficiencia de las operaciones, la
adhesión de políticas con bases administrativas.

1. Los controles internos administrativos: Expresa que generalmente no tiene


relación directa con las cifras de los estados financieros, pero como objetivos
básicos establecen los siguientes:
• Plan de organización.
• Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones.
• Adhesión de las políticas gerenciales.

2. Los controles internos contables: Este, por el contrario, sí tiene relación directa
o efecto sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos, lo
siguiente:
• Métodos y procedimientos relacionados, que tiene que ver con la
protección de activos.
• Autorización de las operaciones.
• Asegurar la exactitud de los registros.

En este sentido las operaciones están sujetas, un primer lugar a la verificación de las
operaciones de autorización, exactitud y registro adecuados de las transacciones contables,
en segundo lugar, los controles internos contables aseguran que las operaciones se
efectúen con eficiencia a través de creación y ejecución de políticas gerenciales.

4.1.8 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

El sistema de control interno contable de cada empresa está diseñado para satisfacer las
necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, en virtud
de los principios generales que se encuentran en ella.

Por su parte Cepeda (1997, p.13) expresa que el ejercicio del control interno debe
hacerse siguiendo los siguientes principios:
29
4.1.8.1 EL PRINCIPIO DE IGUALDAD

El sistema de control interno debe velar porque las actividades de la organización estén
orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos
especiales.

4.1.8.2 EL PRINCIPIO DE MORALIDAD

Todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las normas aplicables a la
organización, sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad.

4.1.8.3 EL PRINCIPIO DE EFICIENCIA

Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes y


servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos
disponibles.

4.1.8.4 EL PRINCIPIO DE ECONOMIA

Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada.

30
4.1.8.5 EL PRINCIPIO DE CELERIDAD

Los principales aspectos sujetos a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna,
por parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

4.1.8.6 EL PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD Y PUBLICIDAD

Obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que


nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en
oportunidades como en acceso a la información.

4.1.8.7 EL PRINCIPIO DE VALORACIÓN DE COSTOS


AMBIENTALES

Consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor
importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en
aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.15

4.1.9 ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS

El costo de un activo fijo incluye todas las erogaciones que son razonables y necesarias para
utilizar el activo en el lugar deseado y dejarlo listo para el uso. Por lo tanto, se pueden incluir
muchos costos incidentales en el costo asignado a un activo fijo. Estos incluyen por ejemplo
el impuesto de ventas sobre el precio de compras, los costos de despacho y de instalación,
pero solamente se deben incurrir los costos razonables y necesarios.16

15 OSCAR MAURICIO CEPEDA VALERO, Modelo de control óptimo para el sistema producción- inventarios (1997, p.13)
16 Meigs & Meigs, Bettner, Whittington, Financial Accounting 9 edición [en línea] (2000, p.371).
31
El costo histórico es la base que se toma por lo general para evaluar los inmuebles, planta y
el equipo. El costo histórico se mide por el precio en efectivo, o su equivalente en efectivo,
que se paga para obtener el activo y prepararlo para el uso al cual se destina. El precio de
compra, los fletes y los costos de instalación de un activo productivo se considera como
parte de su costo. Estos costos se asignan a periodos futuros a través del proceso de
depreciación.

Cualesquiera costos relacionados con el activo, en los cuales se incurran después de su


adquisición, como adiciones, mejoras o reposiciones, se suman al costo del activo si tiene
potencial para servicios futuros. De otro modo se cargan a gastos en el periodo en el cual
se incurre en ellos.

Los problemas en la realidad de la contabilidad en los activos fijos, son críticos, ya que
según la manera en que se enfoquen pueden tener efectos significativos en el Balance
General y en las cuentas del Estado de Resultados. Las cantidades invertidas en los activos
generalmente son muy significativas y es por esa razón que se debe de tener mucho
cuidado a la hora de su adquisición.17

4.1.10 GESTIÓN SISTEMA DE INVENTARIO

La gestión de inventarios es una de las funciones más complejas de una organización


debido a las múltiples incertidumbres que encierran su entorno, de haber certeza sobre el
futuro podría establecerse inequívocamente la cantidad de inventario que debería
mantenerse para cubrir las necesidades futuras, incluso tal vez no sería necesario mantener
ninguna cantidad, no obstante, se presentan diversas variaciones que rodean todo el
quehacer organizacional, razón por la cual esto no es posible.18

El objetivo de la gestión de sistemas de inventarios resulta ser entonces maximizar la


rentabilidad, minimizando los costos de capital inmovilizado en el inventario, y al mismo
tiempo, satisfacer los requerimientos de servicio al cliente, según Toro y Bastidas (2011).19
En tal sentido, la gestión de inventarios se define como aquel conjunto de decisiones, reglas,
lineamientos y/o políticas a través de las cuales se determinan los niveles de inventario que
deberán mantenerse, el momento en que las existencias se deben reponer y el tamaño por
el cual deben realizarse los pedidos, según Aguilar (2009) Moreno y otros (2011).20

17 Kieso, Contabilidad intermedia. 13 edición [En línea] (1993, p.501)


18 Chase, Aguilar, Vollmann Disponible en internet file:///C:/Users/Tatiana%20Mu%C3%B1oz/Downloads/Dialnet-
FactoresIncidentesSobreLaGestionDeSistemasDeInvent-5655389.pdf 20 Marzo 2021.
19 Luz Amparo Toro Benítez, Victoria E. Bastidas Guzmán. Scientia et Technica. Metodología para el control y la gestión de

inventarios en una empresa minorista de electrodomésticos.Vol.3 núm.49 (2011)


20 TELOS. Revista de Estudios Interdisciplinarios en Ciencias Sociales. Universidad Privada Dr. Rafael Belloso Chacín. Vol.

18 (2): 187 – 207. 2016


32
4.1.11 GESTIÓN DE COMPRAS

Corresponde al conjunto de actividades que deben desarrollarse a fin de adquirir los bienes
necesarios para el negocio al mínimo costo, con la calidad deseada y en el momento
oportuno, esto involucra la búsqueda de nuevas fuentes de compra y las relaciones
productivas con dichas fuentes. Actualmente, se plantea que la relación con los proveedores
debe fundamentarse en la lealtad, la confianza y la cooperación mutua, por tal motivo debe
existir una integración con las fuentes de compra que permita negociaciones de ganar -
ganar entre los actores de este proceso.

La gestión de compras es considera un factor fundamental competente del proceso, que de


forma directa interviene en los objetivos de los sistemas de inventarios, especialmente de
materias primas, suministros y repuestos necesarios para la continuidad de las
operaciones.21

4.1.12 MEJORAMIENTO DE PROCESOS (HARRINTONG)

El mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE) es una metodología sistemática que


se ha desarrollado con el fin de ayudar a una organización a realizar avances significativos
en la manera de dirigir sus procesos. También ayuda a simplificar y modernizar sus
funciones, de tal manera que los clientes internos y externos puedan recibir productos de
calidad (Harrington, 1992).

4.1.12.1 MEDIDAS Y CONTROLES

Según Pinzón (2008), cuando se ha efectuado un proceso de mejoramiento es indispensable


establecer medidas o indicadores con el objetivo de diferenciar el proceso inicial del proceso
mejorado a la vez que se mantiene controlado este último. Por tal razón, se plantearon
medidas de efectividad, eficiencia y adaptabilidad.

Como medidas de efectividad se tuvieron en cuenta las necesidades del cliente; para el caso
analizado, un cliente interno; para el caso analizado, jun cliente interno, pues son los
empleados quienes interactúan diariamente con el proceso de inventarios y son ellos
quienes determinan lo básico que el proceso mejorado puede brindarles.

21
Peña, Omaira; Silva, Rafael Factores incidentes sobre la gestión del sistema de inventario en organización Venezolana
Revista Telos 2016 pág. 187-207.
33
Las medidas de eficiencia se refieren a la eliminación de los desperdicios, al mejor
aprovechamiento del dinero y en general de los recursos disponibles.

Por su parte, las medidas de adaptabilidad están relacionadas con las exceptivas del cliente,
considerado también como un cliente interno. A raíz de esto, las exceptivas estuvieron
relacionadas con la motivación, la disposición y con lo que los empleados esperaban del
proceso mejorado.22

4.1.13 DEPRECIACIONES

La depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo y ello implica que ese activo
pierde valor, de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo, pues se reconoce
que cada vez vale menos.23

Este concepto se relaciona con la contabilidad de un bien, dado que es muy importante dotar
provisiones en una empresa para que sus gestores tengan en cuenta la pérdida que se
produce año tras año del valor en libros de ese activo.24

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un


bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este
sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso
generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que
ese activo ha sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un
elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el
desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un
determinado ingreso.25

Lo que busca la depreciación es distribuir el gasto generado por el desgaste del activo
durante su producción o vida útil, de modo que en el momento en que este activo deba darse
de baja por la finalización de su vida útil, no se generará un gran impacto en el estado de
pérdidas y ganancias, pues su gasto ha sido reconocido periódicamente junto con los
ingresos que ha permitido obtener.

22 Pinzón G. Propuesta metodológica para el mejoramiento del proceso de inventario en una empresa de confección
Universidad Nacional de Colombia - Sede Medellín.
23 Disponible en internet

https://www.gerencie.com/depreciacion.html#:~:text=La%20depreciaci%C3%B3n%20es%20el%20reconocimiento%20del%
20desgaste%20de%20un%20activo,que%20cada%20vez%20vale%20menos 20 de Marzo 2021.
24 Burguillo, Roberto Vázquez Disponible en internet https://economipedia.com/definiciones/depreciacion.html 20 Marzo

2021.
25 Contabilidad, Deprecación de activos fijos 2013. [en linea] (Consultado el 03 de noviembre de 2013). Disponible en internet:

http://www.gerencie.com/depreciacion.html
34
Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que
en la realidad económica algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les
dé, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el
legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto tributario, establece
la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de
impuestos nacionales.26

Cuando en una organización se adquieren activos fijos se deben adoptar políticas contables
de depreciación en las cuales se deben considerar la vida útil, sus costos al ser adquiridos,
horas estimadas de uso, entre otros, dependiendo del método escogido por cada empresa
una vez estudiadas sus diferentes necesidades.

A esto Sabino (1991, p.76), refiere que la depreciación es el descenso continuado en el valor
de un activo a lo largo del tiempo, debido a su desgaste, a su progresiva obsolescencia o a
otras causas.27

En el mismo sentido Bettner (2000, p.374), revela que la depreciación desde el punto de
vista contable, es la asignación del costo de un activo tangible al gasto en los períodos en
los cuales se reciben los servicios del activo. 28

A su vez Paredes (1998, p.39), afirma que al hablar de depreciación se refiere a la


disminución de valor que sufren los activos fijos tangibles depreciables, por el uso que se les
da, por obsolescencia, es decir el monto del activo fijo durante su vida útil.

En otras palabras, este mismo autor revela que la depreciación es un proceso de distribución
no de avalúo. Los gastos de depreciación no representan la merma en el valor real ocurrida
en un período contable; físicamente una máquina puede ser de tanta utilidad y de tanto valor
al final del período como al iniciarse éste. Nadie sabe en realidad cuanto tiempo dura un
activo ni cuál será su valor de salvamento al término de su vida útil.

Según Kieso (1993, p.549), la depreciación es el término que se emplea más a menudo para
dar a entender que el activo tangible de la planta ha disminuido en potencial de servicio.

A la hora de ser determinada la depreciación anual se incorporan dos interrogantes un poco


arbitrarios por parte de la organización primero, una estimación de las vidas económicas
útiles de los diversos grupos de activos y segundo, una elección entre los diversos métodos
de depreciación, cada uno de los cuales conducirá a una respuesta diferente.

El amplio rango de cantidades posibles para el gasto por depreciación anual debido a estas
decisiones por parte del cliente se sugiere que los auditores deben mantener la perspectiva

26 Contabilidad, Deprecación de activos fijos 2013.[ en linea] (Consultado el 03 de noviembre de 2013). Disponible en
internet:http://www.gerencie.com/depreciacion.html
27 Carlos Sabino Diccionario de Economía y Finanzas [en línea] http://paginas.ufm.edu/sabino/libros/diccionario/c.pdf
28Meigs & Meigs, Bettner, Whittington, Financial Accounting 9 edición [en línea] (2000, p.374)
35
de buscar una seguridad de razonabilidad global, específicamente, las pruebas globales del
gasto por depreciación anual son de importancia especial.

4.1.13.1 CARACTERÍSTICAS DE LA DEPRECIACIÓN

La depreciación permite aproximar y ajustar el valor del bien a su valor real en cualquier
momento en el tiempo.

• La depreciación es una parte de la contabilidad muy importante que se debe tener en cuenta
en la valoración los bienes de una empresa, tanto inmovilizado material como inmovilizado
inmaterial u otro tipo de bienes. De no contabilizarse, no se cumplirían las normas de
contabilidad internacional y la empresa podría tener graves multas económicas, ya que no
estaría informando correctamente a sus accionistas o a los inversores acerca de las
cuentas anuales.

• La depreciación supone valorar un bien de forma racional y debe analizarse con mucho
rigor, especialmente en aquella donde el valor de los activos es muy elevado, como por
ejemplo los edificios, ya que una incorrecta dotación por depreciación de un activo puede
perjudicar gravemente al balance de una empresa y puede hacer que la empresa llegue a
quebrar dado que no ha contemplado una situación real del valor de sus activos en caso de
que requiera de liquidez y tenga que venderlos.29

4.1.14 CAUSAS DE LA DEPRECIACION

Los activos fijos tangibles como tal se caracterizan por estar sujetos a depreciación o no
dependiendo de su naturaleza, por ello se hace necesario el identificar el origen del
desgaste de los activos susceptibles a ello.

29Burguillo, Roberto Vázquez Disponible en internet https://economipedia.com/definiciones/depreciacion.html 20 Marzo


2021.

36
4.1.14.1 DETERIORO FISICO

El deterioro físico de un activo resulta del uso, lo mismo que de la exposición al sol, al viento
y a otros factores climáticos. Cuando un activo ha sido conservado cuidadosamente, no es
extraño que el propietario afirme que el activo “está como nuevo”. Tales afirmaciones no
son literalmente ciertas. Aunque una buena política de reparación puede alargar mucho la
vida útil de una máquina, eventualmente toda máquina llega al punto que debe ser
desechada.

4.1.14.2 OBSOLENCIAS

El término obsolescencia significa el proceso de quedar desactualizado u obsoleto.

Como complemento, Nickerson (1998, p.167), afirma que el factor de obsolescencia es el


elemento más difícil de predecir al estimar la vida útil de un activo sujeto a depreciación
puesto que no está necesariamente sujeto a un patrón temporalmente representativo.

La obsolescencia puede presentarse en las empresas para fabricar, guardar y exhibir un


producto o servicio, o puede ser objeto el propio producto o servicio, lo que es más probable
una combinación de ambas cosas, siendo a veces una de ellas más acusada que otra.

La decisión de dejar de usar un activo sujeto a depreciación, depende de los factores de la


vida física y de obsolescencia, además de describir puntos de vistas objetivos y subjetivos
de seguridad y, en algunos casos, de consideraciones de atractivo físico. En fin, éstas
causas complementan las decisiones de los directivos de sí una unidad de activo fijo
tangible debe ser reemplazada por una mejor. 30

4.1.15 METODOS PARA EL CALCULO DE LA DEPRFECIACION

30 Meigs & Meigs, Bettner, Whittington, Financial Accounting 9 edición [en línea] (2000, p.375),
37
4.1.15.1 MÉTODO DE LÍNEA RECTA O MÉTODO DIRECTO

Este método es muy sencillo y es el más utilizado, consiste en calcular la depreciación anual
de la siguiente manera:

Al costo total le restamos el valor residual lo que va a ser igual al valor depreciable, luego
el valor depreciable lo dividimos entre la vida útil y esto nos da la depreciación anual, la cual
se va a registrar contablemente mediante el asiento de ajuste por depreciación, como ya se
conoce:

Un cargo en depreciación gasto contra la cuenta depreciación acumulada de activo.

4.1.15.2 METODO DE UNIDADES PRODUCIDAS

Este método resulta ser más equitativo para evaluar los activos fijos que pierden su valor,
de acuerdo al volumen que produzcan o procesen y se calcula dicha depreciación de la
siguiente manera:

Al costo total se le resta se le resta el valor residual y nos dará el valor depreciable, éste se
divide entre el número de unidades producidas estimadas a producirse durante la vida útil
del activo, el valor que nos da por resultado va a ser el costo de depreciación por cada
unidad producida, el cual se multiplica por las unidades producidas en el año, lo que da por
resultado el monto de la depreciación anual, la cual se registrará contablemente, mediante
el asiento de ajuste por depreciación, descrito por el autor anteriormente mencionado.

4.1.15.3 MÉTODO DE HORAS TRABAJADAS

Este método también se llama Horas- Máquina. Es muy parecido al anterior, sólo que se
estimará la vida útil del activo en función de las horas efectivas de trabajo, de manera que
hallar el coeficiente de depreciación a aplicarse, por cada hor a efectivamente trabajada por
dicho activo y se calcula así:

38
El procedimiento es el mismo, al costo total le resta el valor residual luego se divide entre el
número de horas estimadas que trabajará dicho activo durante su vida útil, esto dará por
resultado el Costo de depreciación por hora, el cual vamos a multiplicar por las horas
trabajadas realmente en el año del activo, lo que da como resultado el monto de depreciación
anual, la cual se registrará contablemente, mediante el mismo asiento que se viene
manejando en las definiciones anteriores.

4.1.15.4 MÉTODO DE SALDOS DECRECIENTES

En este método la cuota de depreciación se calcula multiplicando el valor del activo en


libros, al inicio de cada año, por una constante K, la cual se obtiene mediante la siguiente
fórmula:

Valor en libros x “K” es depreciación anual.

Este resultado se registrará contablemente mediante el asiento de ajuste por depreciación,


anteriormente analizado.

Se puede afirmar que el método más utilizado por las empresas es el método directo o
método de línea recta, ya que es el que permite ver el monto de la depreciación anual más
directo o significativo en cada periodo económico y que no se incrementara de un ejercicio
a otro, siempre y cuando no se le realicen mejoras, ni una capitalización al activo. Se puede
decir que el último paso es cuando se hace el asiento de ajuste anual para ir consumiendo la
depreciación e incrementando el gasto.31

31 Paredes (1998, p.41-45) [en línea]


39
4.1.16 FACTORES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE
DEPRECIACIÓN

4.1.16.1 ¿QUÉ BASE DE DEPRECIACIÓN SE VA A TOMAR PARA EL ACTIVO?

La base establecida para la depreciación está en función de dos factores: el costo original
y el valor de desecho o de venta. Este valor es la cantidad estimada que se recibirá al
vender el activo o al retirarlo del servicio. Es el valor al cual habrá que rebajarlo o depreciarlo
en el transcurso de su vida útil.

4.1.16.2 ¿CUÁL ES LA VIDA ÚTIL DEL ACTIVO?

El problema de determinar la vida de servicio es difícil, pero la estimación y el buen juicio


son los medios fundamentales para señalar la vida útil. En algunos casos se eligen
duraciones arbitrarias; en otros se emplean métodos estadísticos bastantes sofisticados
para determinar una vida útil con fines contables.

En muchos casos, la base primordial para estimar la vida útil de un activo es la experiencia
que ha tenido la empresa con el mismo o con otros similares. En una economía altamente
industrializada, como la de Estados Unidos, donde la investigación y la innovación son tan
prominentes, los factores económicos y tecnológicos producen en la vida de servicio del
activo tangible de la planta un efecto igual o mayor que el de los factores físicos.

Si bien es cierto, la propiedad planta y equipo normalmente se contabilizan al precio de


costo en el momento de su compra o adquisición y, de llevar esas partidas en cuentas
apropiadas, a ese costo a lo largo de su vida útil estimada, ambos factores serán participes
en el proceso de depreciación hasta que el activo se desgaste a sea obsoleto y se deseche.

40
4.1.16.3 COSTOS POSTERIORES A LA ADQUISICIÓN DEL ACTIVO

A medida que se usa un activo en el proceso normal de una empresa, con el pasar del tiempo
debido a su naturaleza de desgaste, se hace necesario realizar costos adicionales a dicha
unidad, esto siempre y cuando así lo requiera para su óptimo funcionamiento.

La Universidad Nacional Abierta en uno de sus ejemplares (1996, p.193- 194), expresa que,
entre los gastos capitalizables de los activos fijos, se tiene lo siguiente:

ADICIONES: Las adiciones son las incorporaciones de unidades nuevas completas a un


Activo, que aumentan la cantidad de los activos de larga duración, por ejemplo: el aditamento
a una máquina, ampliaciones y extensiones de unidades antiguas, un nuevo edificio, o la
ampliación de uno ya existente. Las adiciones se consideran desembolsos capitalizables.

MEJORAS: Las mejoras hacen resaltar la calidad de un activo de larga duración ya


existente, por medio de un incremento de su vida útil estimada originalmente, es decir, que
la nueva incorporación es mejor que la adquirida anteriormente. Por ejemplo, hay una
mejora cuando se sustituye una puerta de madera por una de hierro. El tratamiento
apropiado a esta cuenta dependerá del monto de la erogación, si es cuantiosa o no ya que,
por ejemplo, un desembolso pequeño podrá contabilizarse como gasto de operación.

REPOSICIONES: Las reposiciones son sustituciones de partes o de todo un activo o con


el componente de otro. La diferencia con las mejoras, es que la reposición no es mejor que
la antigua, cuando ésta fue adquirida.

• Las reposiciones pueden ser de tres clases:


• Reemplazo de unidades completas.
• Reemplazo de partes, que pueden ser consideradas como reposiciones.
• Reemplazos extensos de partes, que constituyen reparaciones extraordinarias.

Cuando la reposición de un activo es completa, se exige que se retire de los libros una
buena porción vigente del costo original, y se capitalice el costo de reposición.

MANTENIMIENTO: Representa las erogaciones periódicas para mantener el bien activo en


condiciones de prestar sus servicios en óptimas condiciones, a fin de evitar, o retardar, un
cambio regresista, es decir, todo costo que se realiza para obtener el servicio que
inicialmente se esperaba.

41
REPARACIONES: Se consideran como la cantidad derogada para mantener un activo en
una situación productiva igual a la que se pensaba que podría producir. Una reparación
implica a veces el reemplazo de partes, pero también pueden efectuarse sin reemplazo
alguno. Las reparaciones no demuestran que aumentan el valor del activo. Las
reparaciones ordinarias, así como los cargos por concepto de mantenimiento, son gastos
de operación.32

4.1.17 SISTEMA DE INFORMACIÓN APLICABLE A LOS INFORMES FINANCIEROS Y


A LA COMUNICACIÓN

El sistema de información contable se compone de los métodos y de los registros


establecidos para incluir, procesar, resumir y presentar las transacciones y mantener la
responsabilidad del activo, del pasivo y el patrimonio, logrando:

1. Identificar y registrar todas las operaciones válidas.


2. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas
e incluirlas en los informes financieros.
3. Medir el valor de las transacciones de modo que pueda detectarse su valor monetario en
los estados financieros.33

4.3 MARCO LEGAL

Algunas normativas que se deben tener en cuenta en la empresa PLAY TECHNOLOGIES


S.A.S.

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Las propiedades, planta y equipo, representan los


activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de
emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y
servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no
están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede
de un año.

El costo histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta
colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión,
impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente del Upac y ajustes por diferencia
en cambio.

32 Kieso, Contabilidad intermedia. 13 edición [En línea] (1993, p. 550-551).


33 Whittington; Pany Principios de auditoria McGraw-Hill Interamericana México. D.F 2005.

42
El costo histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta,
donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido
por las partes, debidamente aprobado por las Autoridades cuando fuere el caso o, cuando
no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.

El costo histórico se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que
aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo.

Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o
equipo, contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario
considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la
acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en
la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.

La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los


resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando sea
significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Las
depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno
respectivo.

La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido


valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de
producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma
básica de asociación.

Al cierre del período, el valor neto de estos activos, re expresado como consecuencia de la
inflación, debe ajustarse a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente,
el más apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que
sean del caso. Pueden exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado
sea inferior a veinte (20), salarios mínimos mensuales.

LEY 1314 DE 2009. Se regulan los principios y las normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de la información, aceptadas en Colombia, se señalan las
autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las
entidades responsables de vigilar su cumplimiento. (Ley 1314 de 2009, 2009).

DECRETO 3022 DE 2013. Se regulan los principios y las normas de contabilidad e


información financiera y de aseguramiento de la información, aceptadas en Colombia, se
señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan
las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. (Ministerio-de-Comercio-Industria-
y-Turismo, 2013).

43
DECRETO 2129 DE 2014. “Por el cual se señala un nuevo plazo para que los preparadores
de información financiera que conforman el Grupo 2 den cumplimiento a lo señalado en el
parágrafo 4° del artículo 3° del Decreto 3022 de 2013.” (Comercio & Turismo, 2014).

DECRETO 2129 DE 2014. “Por el cual se señala un nuevo plazo para que los preparadores
de información financiera que conforman el Grupo 2 den cumplimiento a lo señalado en el
parágrafo 4° del artículo 3° del Decreto 3022 de 2013.” (Comercio & Turismo, 2014).

4.3.5 NIIF PARA PYMES. Las decisiones sobre a qué entidades se les requiere o permite
utilizar las Normas del IASB (Junta de Normas Internacionales de Contabilidad) recaen en
las autoridades legislativas y reguladoras y en los emisores de normas en cada jurisdicción.
Esto se cumple para las NIIF completas y para la NIIF para las PYMES. Sin embargo, una
clara definición de la clase de entidades a las que se dirige la NIIF para las PYMES —como
se establece en la Sección 1 de la Norma—es esencial, de forma que:

(a) el IASB pueda decidir sobre los requerimientos de contabilización e información a


revelar que sean apropiados para esa clase de entidades, y

(b) las autoridades reguladoras y legislativas, los organismos emisores de normas y las
entidades que informan y sus auditores estén informados del alcance pretendido para la
aplicación de la NIIF para las PYMES.

DECLARACIÓN 2373 (27 de diciembre de 2019), por el cual se reglamentan los artículos
70 y 73 del Estatuto tributario y se modifica el decreto 1625 de 2016, único reglamentario
es materia tributaria, para sustituir los art.1.2.1.17.20. y 1.2.1.17.21. Capítulo 17 titulo 1
parte 2 libro 1.

Art 1.-Sustitución de los art.1.2.1.17.20. y 1.2.1.17.21. Capítulo 17 titulo 1 parte 2 libro 1 del
decreto 1625 de 2016, Único reglamento en materia tributaria, así: “art. 1.2.1.17.20.- Ajuste
del costo de los activos fijos. Los contribuyentes podrán ajustar el costo de los activos fijo
para el año gravable 2019, en tres puntos treinta y seis por ciento (3.36%), de acuerdo con
los previsto en el art.70 del Estatuto tributario.”

DECRETO 2649 de 1993 emitido por el presidente de la república. Este decreto que rige la
contabilidad colombiana, en el art. 64 define que es un activo fijo, identifica el tratamiento
que se debe le debe de dar al realizar el cierre de un periodo contable, la vida útil, el valor
histórico. He indica que al menos cada tres años, mediante avalúos practicados por
personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas
jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e
independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sería
inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del periodo utilizando
indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales o, a falta de éstos, por el
índice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el Departamento

44
Administrativo Nacional de Estadística, DANE, registrado entre el 1° de enero y el 31 de
diciembre del respectivo año.

4.4 MARCO CONTEXTUAL

PLAY TECHNOLOGIES S.A.S., es una compañía vallecaucana, especializada en el


desarrollo e integración de soluciones informáticas basadas en plataformas móviles y web,
con más de 19 años en el sector, se han desarrollado más de 320 proyectos de desarrollo
a la medida, cuenta con casi 8.000 usuarios conectados a sus aplicaciones, para un total
de 15.600.000 transacciones realizadas por mes, entre los principales clientes se encuentra
en GRUPO DE APUESTAS (REDCOLSA;

SUPERGIROS; CODESA; APOSTAR; RECORD; ALIANZA EMPRESARIAL DEL CAUCA


S.A; JUGUEMOS S.A; ACERTEMOS) abarcando gran parte de este mercado a nivel
nacional.

MISION: Ofrecer productos y servicios basados en tecnología de punta, con la cual


buscamos ofrecer Soluciones Integradas, que permitan: La implantación de sistemas
confiables y seguros, la mejor prestación de servicios profesionales, una excelente
infraestructura y el más alto respaldo en tecnología.

VISION: En el 2025, seremos el motor de un nuevo y dinámico sector de la economía,


posicionados en el mercado local y participando exitosamente en el mercado global del
software y las TICS.

45
PRODUCTOS DE LA COMPAÑÍA

Figura 1 Aplicativo listo.

Figura 2 Aplicativo octoplus

46
Figura 3 Sistema de control y auditoria – auditplay.

Figura 4 Aplicativo de rifas.

Figura 5 Plataforma administrativo de transacciones- recárgame.

47
LINEA DE HARDWARE

Las ventas de hardware representan un 60%, de los ingresos totales de las compañías,
somos importadores directos de la fábrica, tenemos en proyecto fortalecer ventas a través
de nuestra tienda ON-LINE.

Figura 6 Línea de hardware.

POLITICAS DE INVENTARIO

Objetivo: Administrar de manera eficiente los recursos materiales de la compañía, con el


objetivo de minimizar los costos de mantenimiento y, al mismo tiempo, garantizar la calidad
en el servicio al cliente.

Política:

• Mantener mínimo de Stock autorizados por la Dirección Corporativa


• Realizar inventario físico de forma bimestral.
• Se requiere anticipo de cliente para la compra de mercancía
• Para despacho se requiere pago total y/o parcial del producto.
• En último inventario del año, se realiza acta y se le da de baja a los productos
obsoletos.

48
SITUACION ACTUAL: Las empresas de software y tecnologías siguen avanzando a pasos
agigantados en Colombia, al punto que algunas alcanzarán un crecimiento cercano al 40%
al terminar el 2019, según la Federación Colombiana de la Industria de Software y
Tecnologías de la Información, Fedesoft.

En el sector, la oferta colombiana es muy rica. Hay compañías ofreciendo servicios de


aplicaciones móviles, videojuegos, servicios financieros, telecomunicaciones, salud,
educación, entre otros, Todo este mercado es movido por unas 6.000 firmas que venden
13.5 billones de pesos anualmente, representando el 1.6% del PIB del país.
Cali viene convirtiéndose en una ciudad de polo tecnológico. No es por casualidad que
acaben de inaugurar Zonamérica aquí, la primera zona franca de servicios tecnológicos del
país. Y se está convirtiendo en un polo de atracción no solamente de compañías de
tecnología sino también de personas que quieren estudiar carreras asociadas al tema.

En esta crisis, la generación de nuevas tecnologías ha sido clave para muchas entidades,
tanto públicas como privadas, lo que no ha favorecido. El enfoque ha sido la generación de
soluciones en otros sectores, diferente a propiamente el sector apuestas, para de alguna u
otra forma sostener y/o aumentar las ventas.

49
ORGANIGRAMA
Figura 7 Organigrama organizacional.

Fuente: Geraldine Delgado Flórez.

50
UBICACIÓN

La empresa Play Technologies S.A.S. identificada con Nit 830.50.013-0 está ubicada al sur
de la ciudad de Cali (Valle del Cauca), en la CRA 83C # 17-52 Barrio Ingenio III, edificio de
franjas negra, de planta propia y privada.

Figura 8 Ubicación Google Maps – empresa play technologies s.a.s.

Fuente: [ en línea] [consultado 23 de Mayo del 2021] Disponible en Internet;


https://www.google.com/maps/place/PLAY+TECHNOLOGIES+SAS/@3.3838185,76.5272541,15z/data=!4m5!3m4!1
s0x0:0x9ab26cbee9412278!8m2!3d3.3838581!4d-76.5272537

51
5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para este proyecto se emplearon los tipos de investigación descriptiva, explicativa y


propositiva que permitieron fortalecer el desarrollo del mismo:

Descriptiva. Permite dar un acercamiento a primera sobre el problema a investigar,


resaltando sus características, análisis y situación actual en la que se encuentre el problema
mediante las teorías de apoyo que se emplean en el estudio.

Explicativa. Que pretende realizar un estudio de causa-efecto de manera exhaustiva,


permitiendo conocer el problema raíz y de la necesidad de conocer por qué ciertos hechos
de esa realidad ocurren del modo descrito, es decir, que se podría llegar a deducir diferentes
teorías para dar una mejora continua en el proceso ya establecido.

Propositiva. Que atribuye a presentar una propuesta de mejoramiento de los activos fijo
reorganizando la secuencia de procesos, y mediante metodologías afines que aportaran
solución a los problemas que se vienen presentando en la empresa PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S.34

5.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN

El método de investigación de selección es "Deductivo" porque permite estudiar y analizar


a través de diferentes teorías , normas y procedimientos de apoyo para recrear un plan de
mejoramiento para el manejo de los activos fijos y diversos temas afines a él con el fin de
que la compañía mantenga un control constante, y que la información de cada uno de los
equipos esté actualizada para evitar inconsistencias a la hora de realizar inventario
periódico de acuerdo a la política de inventario establecida por la organización, y no recurrir
a procedimientos manuales.

A continuación, se describen cada una de las fases en que se desarrollará este proyecto
de investigación, para cumplir con los objetivos planteados:

34Capitulo 5 Sampieri [ en línea] [consultado 5 de Mayo del 2021] Disponible en Internet;


https://sites.google.com/site/metodologiadelainvestigacionb7/capitulo-5-sampieri
52
Fase 1. Revisión documental de trabajos, documentos y textos disponibles que tienen
relación con el tema de investigación.

Fase 2. Diagnóstico del proceso de la gestión de los activos fijo de la empresa PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S.

Fase 3. Aplicación de las diferentes metodologías de investigación, mediante registros y


codificaciones para cada uno de los artículos y equipos, teniendo en cuenta que la
compañía cuenta con un sistema contable que le permite adaptar el mecanismo que se
proponga

Fase4. Seleccionar la teoría que más se ajuste a las necesidades de la empresa PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S. que permita el control de los activos fijos.

5.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN

En el progreso de la investigación se utilizan distintas fuentes de información que se


mencionan a continuación:

Fuentes Primarias. Realización de consultas con los colaboradores involucrados de forma


individual y grupal para una observación directa, que logre determinar la herramienta que
se adapte a una administración adecuada a los inventarios.

Fuentes Secundarias. Extraer información de resúmenes, libros, ensayos, revistas, entre


otras, para obtener guía de base a la investigación.

53
6. DESARROLLO DEL TRABAJO

6.1 Cuál es el estado actual de los inventarios y activos fijos de la Empresa PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S.

6.1.1 Socialización. La empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S actualmente cuenta con


una deficiencia en cuanto al manejo de los activos fijos e inventario del mismo, como
propuesta de mejora se busca hallar las debilidades y causas que han afectado el
procedimiento.

6.1.2 Descripción del proceso actual. A manera de resumen, se expone los pasos
desarrollados a lo largo de la operación al momento de recepcionar e ingresar al inventario
en la empresa, para luego llevar a la cuenta contable y así establecer el costo y la vida útil
de cada artículo. Actualmente no se lleva un control predefinido para que cada funcionario
doliente del proceso cumpla con los registros solicitados lo que causa que la empresa no
lleve la situación en tiempo real generando pérdidas y afectando su punto de equilibrio.

El procedimiento de recepción de mercancía, inicia desde el momento en que la persona


encargada como auxiliar de compras crea la orden de pedido sobre el articulo u equipo a
adquirir, esta llega a la dirección principal de la empresa y es recepcionada por la persona
encargada del área de soporte hardware enfocada a logística, el personal se encarga de
revisar la mercancía que llega inspeccionando que se encuentre en óptimas condiciones
con su respectiva documentación, toman una serie de registros documentados sobre un
archivo Excel y evidencias fotográficas para notificar por medio de correo electrónico al área
contable y de compras lo recibido.

El área contable se encarga de hacer el respectivo registro en el sistema que actualmente


maneja la compañía de acuerdo a los datos dados por el área del soporte hardware, luego
el analista contable asigna el costo y depreciación de vida útil sobre el articulo u equipo.
Por último, se define la persona la cual se hará responsable del articulo u equipo dentro de
la empresa mediante formato preestablecido como entregable, finalizando con registro de
firma de quien hace entrega y quien recibe, en este caso el colaborador asignado para
hacer uso del articulo u equipo.

54
Cuadro 1 Acta de entrega- formato 2014.

55
Cuadro 2 Acta de entrega- formato 2014.

56
Cuadro 3 Acta de préstamo.

57
Cuadro 4 Control de movimientos préstamo de artículos.
Cuadro 5 Remunen control de movimientos préstamos de articulos.

59
Cuadro 6 Registro de control actual de los activos fijos.

60
6.1.3Causa efecto. Para tener un mejor conocimiento sobre la eficiencia en cuanto a la administración de los activos fijos e
inventarios, se realizado el siguiente diagrama Ishikawa para conocer las diferentes variables que afectan los inventarios en la
empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.
Figura 9 Diagrama causa efecto.

MERCANCIA MEDICION

DAÑADA INFORMACION ERRADA

MAL REFERENCIA SISTEMAS DE INVENTARIOS


NO ES SISTEMATIZADO

OBSOLETA
INEFICIENCIA EN EL CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS.
COLABORADORES MAL CONTROL ADMINISTRATIVO

FALTA DE CAPACITACION DEFICIENCIA EN EL ALMACENAMIENTO Y RECLASIFICACION

MANIPULACION
FALTA DE CONTROL REVISION DE INVENTARIOS SEMESTRAL
INADECUADA DE LOS
REGISTROS

MANO DE OBRA METODO

Fuente: Elaboración propia.

61
Análisis del diagrama causa y efecto. La situación actual muestra en el diagrama causa
y efecto, que no existe un proceso adecuado para el registro y control de los activos fijos,
por lo que existe artículos que contablemente están registrados peros físicamente ya no
existen, además de los equipos obsoletos, esto se debe por un inadecuado control en las
entradas y/o salidas de los artículos y equipos, aunque cuentan con un software como lo es
Siesa Cloud SBS este no está siendo usado a su mayor expresión, al mismo tiempo no
están integradas los módulos actualizados de inventarios, ventas y contabilidad para la
optimización del almacén.

Así mismo, Observando el diagrama de Ishikawa, se puede identificar que la problemática


principal está enfocada al proceso de inventarios, el cual no posee un sistema adecuado
para el control de los activos fijos de la empresa.
Al momento de adquirir la mercancía esta se solicitan por medio de una orden de pedido
por correo electrónico, lo que puede causar un nivel alto de sobre stock y costos
innecesarios.

Adicionalmente no existe una selección o una evaluación periódica a los artículos y equipos,
para conocer su estado actual y así determinar su vida útil.

En algunos casos por los costos de capacitación y por la falta de recursos informáticos para
su pleno desarrollo, el cual causa que no estén establecidos los registros reales del
inventario, un bajo control a las entradas y salidas de los articulo y equipos, por último,
existe información errónea de los activos que hay en físico y en el sistema.

Finalmente, con respecto al diagrama Ishikawa se puede determinar de manera


contundente una gran deficiencia que tiene PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. en el proceso
de inventario y control de activos fijos, teniendo en cuenta también la recepción del producto
que se realiza de manera electrónica a los correos de las personas que intervienen en el
proceso, la falta de capacitación e identificación de funciones en el personal operativo y
teniendo en cuenta esto se determinan las falencias, por lo tanto, son las principales
deficiencias que tiene internamente esta empresa.

6.1.4. Costos por mal control en los inventarios. A continuación, se mostrarán los costos
que debe asumir la empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. por el mal control en los
inventarios.
Cuadro 7 Costos aproximados en el año 2020.

Fuente: Elaboración propia.

De acuerdo a lo evidenciado en el cuadro de costo por mal control en los inventarios, la


empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. presenta tres factores que son impactados por el
un mal empleo y control administrado para los activos fijos e inventarios como es la
mercancía obsoleta, averiada y extravío, evidenciándose que, en el mes de septiembre,
octubre, noviembre y diciembre, fueron los meses en los cuales la empresa tuvo más
perdidas por estos factores, arrojando un costos en el año total de aproximadamente
$100.483.141.00, impactando directamente en la rentabilidad de la empresa.

6.1.4. IDENTIFICACIÓN DE FALENCIAS EN EL SISTEMA ACTUAL DEL CONTROL DE


LOS ACTIVOS FIJOS.

Para facilitar la identificación de falencias se realizó la siguiente lista de chequeo en


el manejo de los activos, tomada de Auditool.35

35 Buenas prácticas en la Administración de Activos Fijos [ en línea] [consultado 4 de septiembre del 2021] Disponible en
Internet; https://www.auditool.org/

63
Cuadro 8 Lista de chequeo en el manejo de activos fijos.

64
Fuente: Elaboración propia.

65
Durante la realización del trabajo se identificaron otras debilidades en el proceso actual del manejo
de los activos fijos:

• Se evidencia falta de conocimiento en teoría y custodia de los activos fijos, además de la


falta de concientización para asumir la responsabilidad del cuidado y manejo de los mismos.
• Exceso de confianza, pues la empresa no espera que se presente un fraude, ni cree que en
sus colaboradores pueda existir una intención fraudulenta que perjudique sus intereses.
• Por otro lado, se evidencia problemas de comunicación que no permiten la trasmisión de los
datos e impide trabajar de la mano con el equipo de trabajo, pese a pertenecer a la misma
compañía estando ubicados en la misma sede y siguiendo el mismo objetivo, la información
no se socializa entre las personas que deben hacer parte del proceso para realizar los
cambios pertinentes, como es el caso de los movimientos de los equipos entre usuarios.
• Falta de seguimiento permanente, pues las personas encargadas de los activos, bien dejan
de trabajar para la compañía o son trasladados sin dar mayor importancia a la reasignación
de responsabilidad de los activos que están o estaban a su cargo.
• La solicitud de compra no siempre se realiza en área de compras y ni siquiera por escrito,
de modo que quede constancia de lo que se solicitó.
• Falta de procedimientos y controles para el manejo de los activos.

66
Cuadro 9 Fortalezas y debilidades del procedimiento actual para manejo de los activos fijos.

Fuente: Elaboración propia.

67
6.2 Determinar los procesos para un adecuado manejo de los inventarios y activos fijos de
la empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.

A continuación, se plasmarán algunas herramientas que permitan mejorar el control de los


inventarios:

6.2.1 Método de las 5S. Al aplicar este método se espera que en la compañía Play Technologies
S.A.S. cuente con un espacio adecuado ordenado y limpio y fácilmente se pueda llevar a cabo la
realización del inventario de acuerdo a las políticas de la empresa, reforzando cada uno de los
objetivos propuestos en ella, lo que adoptaría un habito de conciencia sobre la importancia de los
activos fijos y su control, evitando accidentes y sobre todo mejorar la productividad y calidad en los
procesos.

6.2.1.1 Seiri (Clasificación y Descarte). Clasificar toda la mercancía y las herramientas


dependiendo su estado, este proceso se realizará en un área de almacenamiento de la compañía
Play Technologies S.A.S. La manera para conseguir esto será:

• Haciendo inventario de las cosas útiles en el área de trabajo.


• Entregar un listado de las herramientas o materiales que no sirven en el área de trabajo.
• Desechar las cosas inútiles.

Entre los principales pasos para lograrlo están:

Figura 10 Esquema de clasificación

Fuente: Fuente: [ en línea] [consultado 01 de octubre del 2021] Disponible en Internet;


http://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/10893/10757/1/0504131.pdf

6.2.1.1.1 Identificación de elementos (sirve o no sirve). En este primer paso se identificarán los
elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar la 5 S. Actualmente existe una
bodega desordenada, en mal estado que está a la espera de ser organizada, esta área es importante

68
y debe estar bien identificada, ya que de esta depende en gran parte la productividad efectiva de
Play Technologies S.A.S. En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:

Figura 11 Diagrama de flujo de clasificación.

Fuente: fuente propia.

6.2.1.1.2 Listado de elementos innecesarios. Realizar una lista durante la etapa de preparación,
con el fin de registrar los elementos innecesarios, cantidad, ubicación, causa u observación y
decisión por tomar para su eliminación. Actualmente de Play Technologies S.A.S. puede aprovechar
sus espacios para ordenar los elementos clasificándolos de acuerdo a su estado:

• Equipos por reparar


• Reciclaje
• Herramientas averiadas
• Inservible, entre otros.

6.2.1.1.3 Beneficio de la clasificación. Al momento de adaptar esta estrategia, generará al


trabajador encargado del proceso un hábito de orden y pertenencia en cuanto a su control y limpieza,
para laborar en un espacio más seguro y productivo.

• Libera espacio útil.


• Reduce los tiempos de búsqueda y acceso.
69
• Elimina las pérdidas de productos.
• Prepara las áreas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autónomo.
• El personal estará contento y orgulloso de mostrar su lugar de trabajo.
Cuadro 10 Control- Materiales y/o equipos innecesarios.

Fuente: fuente propia.

6.2.1.1.4 Tarjetas de color. Este documento permite evidenciar los elementos o herramientas
innecesarias mediante una tarjeta con las reseñas respectivas y los planes de acción que se
realizaran con cada uno de ellos.

De tal modo que se empleará para este tipo de necesidades el manejo del “etiqueta de eliminación”
o “tarjeta roja” en aquellos elementos o herramientas que no son necesarios o para aquellos
elementos que no pertenecen al área.

70
Cuadro 11 Etiqueta de eliminación.

Fuente: fuente propia.

6.2.1.1.5 Plan de acción para retirar los elementos. Una vez asignadas las tarjetas de color en
todos los elementos y herramientas innecesarios, se deberá plantear y ejecutar las siguientes
actividades: mover el elemento o herramienta hacia un nuevo espacio dentro de la empresa, ubicar
el elemento fuera del área de trabajo o eliminar de forma definitiva.

Es decir, el objetivo de este paso es liberar espacio, es por eso que se debe asegurar que los
elementos desplazados no obstaculicen a circulación del personal, ni impida sus funciones.

6.2.1.1.6 Control e informe final. El encargado deberá realizar este documento informativo y
publicarlo en una cartelera, este documento deberá contener los datos con los resultados de los
elementos y herramientas que no se utilizan o que no son necesarios en el área de almacenaje.

71
Cuadro 12 Formato seguridad para informe final de actividades.

Fuente: fuente propia.

6.2.1.2 Seiton (Organización). En este paso se ubicarán los elementos necesarios en sitios donde
se puedan encontrar fácilmente para su posterior uso y regresarlos al correspondiente lugar sin
ningún inconveniente.

Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los elementos y herramientas
que son críticos para la producción y lograr su conservación en buen estado. A través de esta se
tendrá la ubicación de materiales y herramientas de forma rápida, mejorando el control de stock de
repuestos y materiales, y, por último, optimizando la coordinación para la ejecución de trabajos. Este
paso no es más que colocar las cosas útiles por orden de criterio de:

Seguridad. Que no se puedan caer, mover, ni estorbar.

Calidad: Que no se oxiden, no se golpeen, no se puedan mezclar, ni deteriorar.


Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.

Para iniciar un buen ordenamiento de los materiales y elementos dentro de la bodega estos se
deben estandarizar.

72
Figura 12 Planteamiento de organización.

Fuente: Fuente propia.

6.2.1.2.1 Identificación Visual: Se usarán para informar de una manera fácil entre otros los
siguientes temas:

• Sitio donde se encuentran los elementos y herramientas.


• Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar en un equipo
o proceso de trabajo, estas actividades pueden ser:
• área de limpieza de herramienta y maquinaria, elementos y herramientas en espera de ser
reparados Sitio donde se deben ubicarse los elementos de trabajo, aseo, limpieza y residuos
clasificados.
• Frecuencia de entrada y salida de elementos

Una vez realizada la organización siguiendo estos pasos, se está en condiciones de empezar a
crear procesos, estándares o normas para mantener la clasificación, orden y limpieza.

6.2.1.2.3 Selección de herramientas y/o equipos necesarios. Analizar y seleccionar de manera


correcta las herramientas y/o equipos que verdaderamente se usan con frecuencia y que su tiempo
de stock varia constantemente, en una buena ubicación se obtiene “un lugar para cada cosa y cada

73
cosa en su lugar”, y mediante la identificación se establece un lenguaje común “un nombre para
cada cosa y cada cosa con un SOLO NOMBRE”. Ordenar también es organizar y disponer en forma
armoniosa de las cosas, es colocarlas en el lugar que les corresponde. Para que todo se lleve a
cabo con éxito, se requiere de definir claramente tres interrogantes claves:

• ¿Qué artículos se almacenan?


• ¿Dónde ubicar estos artículos?
• ¿Cómo se puede almacenar?

Para concretar lo anterior, cada ítem debe tener su respectivo nombre y espacio señalado en el cual
se van a organizar.

6.2.1.2.4 Ubicación del lugar (Almacenado). Una vez que se ha decidido las mejores
localizaciones, es necesario un modo para identificar estas localizaciones de forma que el
encargado del almacén sepa dónde están las cosas, y cuantas cosas de cada elemento hay en cada
sitio. Para esto pueden emplear:

• Indicadores de ubicación. Indicadores de cantidad.


• Letreros y tarjetas. Nombre de las áreas de trabajo.
• Localización de stocks.
• Lugar de almacenaje de equipos.
• Procedimientos estándares.
• Disposición de equipos.
• Puntos de limpieza y seguridad.

6.2.1.2.5 Planificación de la localización. Los criterios o principios para encontrar las mejores
localizaciones de herramientas, equipos y elementos son:

• Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso.


• Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso.
• Almacenar las herramientas de acuerdo con su función o producto.
• Si los elementos se utilizan juntos se almacenan juntos, y en la secuencia con que se usan.
• Eliminar la variedad de plantillas, herramientas y elementos que sirvan en múltiples funciones

74
Figura 13 Localización de elementos (frecuencia de uso).

Fuente: [ en línea] [consultado 07 de Octubre del 2021] Disponible en Internet; https://sgmspain.wordpress.com/2015/02/12/tecnica-de-


las-5-s/

Entre las estrategias útiles que ayuden a localizar más rápido y fácil los elementos y herramientas
serian:

• Ordenar los elementos y herramientas en estanterías mediante claves numéricas o


alfanuméricas.
• Determinar los lugares de almacenamiento según el tiempo de uso: a la mano lo que usa
diariamente, un poco más lejos lo semanal, mensual y así sucesivamente.
• Colocar todos los elementos o herramientas de un mismo fin en un sólo lugar.
• Codificar las estanterías usando nombres como: elementos de aseo, productos químicos,
dotación etc.
• Hacer letreros donde señales en qué lugar se encuentra determinado elemento o
herramienta.

6.2.1.3 Seiso (Limpieza). Como ya se cuenta con un área libre de elementos innecesarios y
debidamente ordenados el siguiente paso implica la limpieza del lugar ayudando a crear hábitos de
mantener el sitio de trabajo en condiciones correctas.

Este paso busca incentivar la actitud de limpieza en el lugar de trabajo, la conservación de la


clasificación y orden de los elementos y herramientas en almacén de Play Technologies S.A.S.

El proceso de limpieza se debe apoyar con un fuerte programa de entrenamiento y suministro de


los mecanismos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su
ejecución.

75
Figura 14 Esquema de limpieza.

Cronograma de
limpieza

Planificar
mantenimiento

Promulgar
manual de
limpieza

Fuente: Fuente propia

6.2.1.3.1 Cronograma de la limpieza. Este es el mejor inicio y preparación para comenzar la


limpieza permanente.

Adicional a esto sería de mucha motivación el compromiso no sólo de los operarios sino también de
los jefes de área. Para conseguir esto es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

6.2.1.3.2 Planificar el mantenimiento. El jefe de área debe asignar un cronograma de trabajo de


limpieza, del sector o área de la planta física que corresponda. Dentro de este se detallará las
actividades a desarrollar, e incluyendo información sobre el responsable, fechas de ejecución y
recursos necesarios.

Cuadro 13 Plan de mantenimiento de limpieza

FECHA FECHA NOMBRE


OBJETO ACTIVIDAD RECURSOS
INICIO FIN SEGUIMIENTO RESPONSABLE

Fuente: Fuente propia

6.2.1.3.3 Estructurar una guía de limpieza. Es útil el uso de un manual de entrenamiento para
limpieza en el cual se debe incluir. Para la estandarización de las actividades de limpieza dentro de
la bodega, es necesaria la elaboración de este manual. Dicho manual incluirá lineamientos acerca
de los puestos de trabajo, responsabilidades, políticas etc.

76
Después de haber alistado todos los materiales necesarios para hacer la limpieza se comienza la
actividad de eliminar la suciedad. La idea no es tratar de limpiar sino evitar que se ensucie. Para
esto se recomienda:

• Verificar la funcionalidad de las herramientas o máquinas, si durante su proceso de limpieza


se encuentra en condiciones indeseables, identifique las causas principales y establezca
acciones preventivas.
• Limpie las herramientas antes y después de su uso.
• Antes de salir, dejar todo ordenado y limpio como se requiere encontrar al día siguiente.
• Retirar lo innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general.

• Colocar cada cosa en su lugar en la bodega la práctica del Seiso, implicará la limpieza de
estanterías y el ordenamiento adecuado de todos los elementos y herramientas.
• En la bodega la práctica del Seiso, implicará la limpieza de estanterías y el ordenamiento
adecuado de todos los elementos y herramientas. Después de haber identificado cada una
de las secciones dentro de la bodega, el Seiso lo que hace es verificar que cada estantería
contenga las características indicadas anteriormente.
• Todos los pasillos deben estar limpios y desocupados evitando obstruir la circulación por los
espacios de las estanterías y aquellos elementos innecesarios o marcados con las tarjetas
deberán ser retirados.

6.2.1.4 Seiketsu (Estandarización). Es muy común y fácil que una empresa aplique las tres
primeras Ss. por primera vez, pero si no existe un convencimiento de esfuerzo diario, la situación
volverá a su situación original rápidamente.

En esta etapa lo que se busca es crear hábitos que permitan mantener la bodega en óptimas
condiciones estabilizando el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas anteriores,
con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se realizará y aprobará
anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de
los elementos encontrados para poder darle una solución.

Esta sección se iniciará por unir todas las actividades que anteriormente se describieron en las tres
primeras Ss., a manera que se cuente con una secuencia lógica de los pasos a seguir. Se debe
diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de la técnica de las 5s.

La estandarización se puede realizar de la siguiente manera:

• Limpiando con la regularidad establecida


• Manteniendo todo en su sitio y en orden
• Estableciendo procedimientos y planes para mantener orden y limpieza
• Asignar responsabilidades y trabajos

Para evaluar el nivel de cada etapa de las 5s se puede hacer uso de hojas de verificación que
permitan determinar si se está cumpliendo con lo establecido.

77
Cuadro 14 Formato de verificación

Calificación: 0: Muy mala; 1: Malo; 2: Aceptable: 3: Bueno; 4: Muy bueno

Fuente: Fuente propia

6.2.1.5 Shitsuke (Disciplina). En esta última fase se buscará trabajar permanentemente con las
normas establecidas, asumiendo el compromiso de todos para mantener y mejorar el nivel de
organización, orden y limpieza en las actividades diarias del almacén en Play Technologies S.A.S.

El objetivo es mantener y mejorar lo que se haya logrado, respetando las reglas de juego, acuerdos
y compromisos, a partir del auto convencimiento.
78
En lo que se refiere a la implantación de las 5s, la disciplina es importante porque sin ella, la
implantación de las cuatro primeras 5’s, se deteriora rápidamente. Como la disciplina no es visible
y no puede medirse a diferencia de las otras 5’s existe en la mente y en la voluntad de las personas
y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen
la práctica de la disciplina. Un lugar disciplinado se caracteriza por que todas las personas,
comenzando por el líder, cumplen habitualmente con los siguientes aspectos:

• Respetar la puntualidad y asistencia al lugar de trabajo.


• Limpia cotidianamente lo que ensucia.
• Cumple lo que promete.
• Usa los uniformes y equipos de seguridad según las normas establecidas.
• Devuelve a su lugar los elementos o herramientas que ha utilizado 36.

6.2.2 Herramienta clasificación de Inventarios ABC. Antes de diseñar el sistema de control de


inventario se debe conocer las siguientes directrices para desarrollar de manera eficiente el Método
ABC.
Cuadro 15 Directrices para definir ABC

Fuente: [ en línea] [consultado 07 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/21247/1/TFG%20

Clasificación del inventario. En el inventario existe variedad de artefactos que están clasificados
en familias que se detallaran a continuación.

Ubicación física del inventario. El inventario se encuentra almacenado en una bodega en donde
sus artículos están organizados según la referencia, mayor existencia y marca.

36 CARDONA GARCÍA, Gloria Nayibe y SERRANO SOLIS, Leidy Alejandra. propuesta guía basada en la técnica de las 5s como
herramienta básica para mejorar la productividad en la bodega de la unidad regional SEMAP. Universidad del Valle Sede Pacífico.
Buenaventura: Facultad Ciencias de la Administración, 2012. p. 42
79
Figura 15 Almacenamiento de inventario.

Almacenado de inventario

Fuente: Elaboración propia

6.2.3 Generalidades en la Codificación de los inventarios (Códigos de barra). La codificación


de un material o una unidad de empaque permite identificar ese material o unidad con un nombre o
número común, entendible tanto para la empresa fabricante como para las empresas clientes.

Esa identificación o asignación de códigos se puede utilizar para referirse a cada artículo clasificarlo
y adicionalmente para cualquier proceso en que ese artículo se involucre: recibo, almacenamiento,
alistamiento, despacho, asignación de equipo, control del activo, entre otros movimientos que
puedan involucrarse dentro el proceso de activo fijo e inventario.

80
El código de barras, como herramienta de identificación de artículo y /o equipo, no solamente se
usa para dar un número de referencia de material, sino que además permite realizar un proceso
automatizado de manejo de mercancías.

Ya que por medio de la lectura de las barras se evita el ingreso manual de los datos al computador
y se disminuyen los errores causados por este ingreso, como por ejemplo duplicación de datos y
cifras afectando de esta manera el coste para cada equipo.

Adicionalmente, los procesos de contabilización de artículos que entra y sale son mucho más
rápidos y eficientes, permitiendo un eficiente control de los inventarios.

6.2.3.1 Código de barras para productos. Conjunto de caracteres con una estructura
predeterminada, cuyo objetivo es lograr la identificación de un producto, ítem, servicio, persona,
etc. El sistema permite su individualización, sea cual fuere su origen y su destino final, facilitando
la libre circulación de las mercaderías.

Generalmente las barras son la representación de un número, letras o ambos. Por ejemplo, si se
desea carnetizar a los empleados de una empresa, el código de barras corresponderá generalmente
al número de cédula o identificación única.

Ventajas sobre su empleo (código de barras). El sistema de codificación permite acelerar las
operaciones tanto en caja registradoras, como en el registro de los productos para el buen flujo en
un inventario, disminuyendo la posibilidad de error.

Permiten extraer la información del producto como: precio, descripción, stock, etc. correspondiente
a cada artículo de la base de datos del programa de facturación o control.

Los comerciantes y distribuidores cuentan con la posibilidad de introducir un sistema de gestión de


stocks para controlar, producto a producto, el movimiento de sus mercaderías, facilitando la
preparación de los pedidos sin fallas. 37

Sistema EAN•UCC. Es un conjunto de normas estándares de identificación y comunicación que


permiten a cualquier empresa en cualquier sector:

• Permite, Identificar bienes, servicios, activos y localizaciones.


• Realizar intercambio de documentos de manera electrónica.

Este estándar ha sido diseñado para uso mundial; superando las limitaciones que presentan los
sistemas internos de compañías o sectores en cuanto identificación y comunicación, haciendo más
efectivo el manejo de información para todos los usuarios.

El nombre del sistema proviene de la unión de las organizaciones que lo desarrollaron: UCC
(Uniform Code Council) en Estados Unidos (1973) y EAN (European Article Numbering) en Europa
(1977).

37 CAPITALCOLOMBIA.COM. Código de barras. Disponible en Internet:


https://www.capitalcolombia.com/articulo/informacion_que_es_codigo_de_barras. Colombia: 02 octubre 2021 05:43:23
81
Hoy en día, estas dos organizaciones actúan como un ente conjunto, asegurando la compatibilidad
del sistema en cualquier país.38

El estándar de identificación EAN•UCC permite identificar materiales, servicios, localizaciones y


activos, de manera única y no ambigua a nivel mundial.

Esta herramienta de captura está compuesta de dos partes importantes:

Figura 16 Partes del código de barras.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

Sistema EAN -13. El sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial:
Consta de un código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se utiliza
cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño.

Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la Organización de Codificación
de la cual surge el número (ej. 775 es Perú, número asignado al país).

Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa (número asignado a la


empresa).

Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e identifican al producto
(número de artículo).

La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las cifras precedentes han
sido correctamente leídas (número de autentificación o CRC). 39

38
CODIGO DE BARRAS ONLINE. Código de barras: conoce su historia, características y usos. Disponible en Internet:
http://www.codigosdebarraonline.com/historia-codigo-de-barras. Colombia: 18 mayo 2020,15:49:25
39 CAPITALCOLOMBIA.COM. Sistema EAN-13. Disponible en Internet:
https://www.capitalcolombia.com/articulo/informacion_que_es_codigo_de_barras. Colombia: 02 octubre 2021 05:43:23
82
Figura 17 Simbología EAN-13.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.capitalcolombia.com/articulo/informacion_que_es_codigo_de_barras

83
Cuadro 16 Lista de códigos de barrar correspondientes a cada país (tres primeros dígitos del

código EAN13).

84
Fuente: [en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;
https://www.capitalcolombia.com/articulo/informacion_que_es_codigo_de_barras

Símbolo. Es la representación gráfica del código. Está compuesto por barras oscuras y espacios
claros de diferente grosor, que permiten la captura automática de información por medio de un lector.

Código. Es la representación numérica, es decir los caracteres humanamente legibles.


85
Simbologías de Código de Barras. El sistema GS1 respalda 3 tipos de simbologías de código de
barras diferentes: EAN/UPC, ITF-14 y GS1-128. Para la lectura en el punto de venta minorista, solo
deberán utilizarse códigos de barra GS1. En otras aplicaciones como,
recepción en bodegas, depósitos o centros de distribución, se pueden utilizar alguna de las tres
diferentes simbologías diferentes: EAN/UPC, ITF-14 o GS1-128.

Los símbolos EAN y UPC. Se pueden leer omnidireccionalmente. Los mismos pueden ser
utilizados para todos los ítems que pueden ser escaneados en el Punto de Venta y ser utilizados
para otros ítems comerciales.

Figura 18 Simbología EAN y UPC.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

Simbología ITF-14. El uso de la simbología ITF-14 (Intercalado Dos de Cinco) se limita a los códigos
de barras de los números de identificación de los artículos comerciales que no pasan a través de
las cajas registradoras minoristas. Esta simbología se adapta mejor a una impresión directa sobre
cartón corrugado. ITF-14.

Figura 19 Simbología UTF-14.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

86
GS1-128. La simbología GTIN-128 es una variante de la simbología Código 128. EAN International
y UCC poseen la licencia exclusiva de su uso. No tiene por objeto ser leída sobre artículos que
pasan a través de las cajas registradoras minoristas.

Esta es la única simbología aprobada por el GS1 que permite la codificación de información adicional
a la identificación

Figura 20 GS1-128.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

Unidades de comercialización. Se considera “artículo comercial” a todo artículo (producto o


servicio) sobre el cual existe una necesidad de obtener información predefinida y al cual se le puede
fijar un precio, ordenar o facturar en cualquier punto de la cadena de abastecimiento.

Esta definición abarca desde las materias primas hasta los productos al consumidor final y asimismo
incluye servicios, todos con sus correspondientes características predefinidas.
Los artículos comerciales se identifican con un GTIN utilizando cuatro estructuras de identificación:
GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 y GTIN-14. Todos se almacenan en un campo de 14 dígitos. La elección
de la estructura de identificación depende de la naturaleza del artículo y el alcance de las
aplicaciones del usuario.

Una de las aplicaciones importantes del sistema GS1 es la identificación de artículos para su
posterior escaneo en el punto de venta minorista - artículos minoristas. Estos serán identificados
con un número GTIN-13 (o un GTIN-12, si son importados en estados Unidos). Si los artículos son
muy pequeños, se puede utilizar un número GTIN-8 (o el GTIN-12 con supresión de ceros, conocido
como UPC-E).

Un artículo comercial que puede ser vendido en diferentes medidas cada vez se denomina Artículo
Comercial de Peso Variable, por ejemplo, frutas y verduras pre empacadas o productos cárnicos
vendidos por peso. Los artículos comerciales que no se venden a través de las tiendas de los
minoristas, se envasan en una gran variedad de formatos tales como una caja de cartón corrugado,
un pallet o estiba con stretch, una bandeja termo encogida, una caja con botellas, etc.

La identificación de tales artículos puede realizarse mediante: • La asignación de un número


específico GTIN-13, GTIN-12 o GTIN-8. • Alternativamente, la asignación de un número GTIN-14.
Este se forma con el número asignado al artículo comercial, precedido por un indicador, que puede
87
llevar el valor de 1 al 8. Esta solución solo se aplica para los grupos homogéneos de artículos
comerciales estándares, donde todas las unidades que los conforman se envían de forma
estandarizada. Las unidades de comercialización se dividen en dos: La identificación de tales
artículos puede realizarse mediante: •

• La asignación de un número específico GTIN-13, GTIN-12 o GTIN-8.


• Alternativamente, la asignación de un número GTIN-14. Este se forma con el número
asignado al artículo comercial, precedido por un indicador, que puede llevar el valor de 1 al
8. Esta solución solo se aplica para los grupos homogéneos de artículos comerciales
estándares, donde todas las unidades que los conforman se envían de forma estandarizada.
Las unidades de comercialización se dividen en dos.

Figura 21 Identificación de códigos.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

Unidades de Comercialización Detallista (UCD). Una unidad de comercialización detallista se


define como aquella unidad de comercialización que es leída por el escáner del punto de pago en
el punto de venta. Dichas UCD se clasifican en dos tipos a saber:

Unidades de Comercialización Detallista de Contenido Fijo. Son productos cuyos pesos y


dimensiones son fijos y/o varían en pequeñas proporciones. Su precio de venta es siempre el
mismo, pues no depende de ninguna variable. Ejemplos de estos productos son: abarrotes,
confecciones, productos farmacéuticos, entre otros. La estructura básica de codificación de
productos de peso fijo corresponde a un código GTIN 13 constituido de la siguiente manera:

88
Figura 22 Código para contenido fijo.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

Artículos pequeños. La asignación de los Números de Identificación GTIN 8 se limita a los artículos
que verdaderamente no pueden acomodarse en un código de barras GTIN 13 o UPC-A y se asignan
de manera individual a través de las Organizaciones Miembros de GS1, cuando se los solicita.

Antes de decidir si se utilizará un Número de Identificación GTIN 8, el usuario debería considerar,


(junto con el impresor), todas las opciones disponibles para utilizar un número de Identificación GTIN
13.

Estas opciones pueden ser: Si es posible reducir el tamaño del símbolo, es decir, imprimirlo con una
magnificación menor, teniendo en cuenta los requerimientos mínimos de calidad de impresión de
código de barras.
• Si es posible cambiar la etiqueta de manera razonable (la etiqueta significa toda la superficie
de diseño impresa, ya sea que se la adhiera por separado o no) permitiendo así incluir el
tamaño del Símbolo EAN estándar recomendado por el impresor. Esto podría lograrse
rediseñando la etiqueta, incrementando el tamaño de la etiqueta (en especial cuando ésta
es pequeña en comparación con el área del paquete) o utilizando una etiqueta adicional.
• Un símbolo truncado (un símbolo de longitud normal, pero de altura reducida) solo podrá
utilizarse si no existe ninguna otra posibilidad de imprimir un símbolo de tamaño normal. Pero
tenga en cuenta que el truncamiento no permite el escaneo omnidireccional del símbolo.
• Un símbolo que posea un truncamiento excesivo no será práctico. Se recomienda que los
usuarios que estén analizando esta opción consulten con sus clientes a fin de alcanzar un
acuerdo aceptable

89
Un GTIN 8 sólo podrá utilizarse:

• Si el símbolo de Código de Barras EAN 13, en el tamaño requerido, según los estudios de
calidad de impresión, excede ya sea el 25% del lateral más largo del área de la etiqueta
impresa o un 12,5% de la totalidad del área a imprimir.
• Para cajas, la superficie del lado más grande de la etiqueta impresa debe ser inferior a 40
𝑐𝑚2 • Cuando son productos cilíndricos y su diámetro es inferior a 3cm.

Para los artículos pequeños en el mercado norteamericano, solo se pueden utilizar los Prefijos de
Compañía que comiencen con cero para formar símbolos UPC-E. La distribución de los Prefijos de
Compañía en esta gama, solo se limita a una necesidad comprobada (Ej. para artículos cuyo
empaque no posee el espacio suficiente para colocar otro tipo de símbolo). Se recomienda que las
compañías con estos prefijos manejen sus recursos limitados con sumo cuidado.

Figura 23 Código para productos pequeños.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf
Unidades de Comercialización Detallista de Contenido Variable (También conocidas como
Peso variable). Son artículos que no presentan homogeneidad en cuanto a pesos y/o dimensiones.
Su precio de venta no es fijo y que depende de estas características. Ejemplos de estos artículos
son: mouse, memorias micro SD, etc. La estructura de codificación de productos de peso variable
corresponde a un código EAN/UCC - 13, el cual tiene dos connotaciones diferentes dependiendo
de la parte que codifique el producto, así:

90
Figura 24 Código cuando el artículo es variable.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

En donde:

• Prefijo 29: Prefijo para productos de peso variable.


• Empresa (3 dígitos): Tres dígitos para código de empresa asignado por GS1 Colombia.
• Producto (2 dígitos): Dos dígitos para código de producto asignado por el proveedor y dueño
de la marca.
• Peso: Cinco dígitos para indicar el peso del producto en gramos. En los campos de peso, el
punto decimal está ubicado después del tercer dígito de derecha a izquierda, es decir que,
posee dos dígitos para expresar kilogramos y tres para gramos. En el gráfico se deben
interpretar: 580 gr.
• Dígito de control Aclaraciones Quien determina si el producto es de peso fijo o de peso
variable es el industrial. Esta identificación debe ser única; por lo tanto, no se deberá tener
un mismo producto identificado con un código de peso variable y con uno de peso fijo.
Siempre que el producto salga de la línea de producción con un peso diferente, debe ser
identificado con prefijo 29 en donde se indica el peso de cada artículo.

Unidades Logísticas. Una unidad logística es cualquier tipo de artículo que se debe transportar y/o
almacenar y que debe ser administrada a través de la cadena de abastecimiento.

El rastreo y seguimiento de las unidades logísticas en la cadena de abastecimiento es una aplicación


muy importante del Sistema GS1. Para ello, se utiliza un número de identificación EAN estándar
conocido como el SSCC - Número Seriado de Contenedor de Embarque-. Este número es único
para cada Unidad Logística y, en principio, es suficiente para todas las aplicaciones logísticas.

91
Si los socios comerciales, incluyendo transportistas y terceras partes leen los SSCC e intercambian
los mensajes EDI entre ellos, entonces la unidad logística no requerirá ningún otro tipo de
información excepto el SSCC. Pero todas estas condiciones son aún difíciles de reunir, por lo tanto,
se reconoce que algunos pocos atributos, además del SSCC, son útiles en formato de código de
barras sobre las unidades logísticas.

Debido a que cada unidad logística se le debe asignar su propio SSCC único, no resulta práctica la
pre impresión del símbolo de código de barras que contiene el SSCC sobre el embalaje de la Unidad
Logística. Se deberá crear una etiqueta, que se aplicará a la Unidad Logística, en el momento en
que se genera.

Asimismo, una Unidad Logística también puede ser una unidad comercial y, por lo tanto, está sujeta
a las especificaciones GS1 de los “Artículos Comerciales”. En este caso, es lógico generar una única
etiqueta que contenga toda la información requerida codificada en barras.

GS1 Global junto con representantes de fabricantes, minoristas, transportistas y las Organizaciones
Miembros de GS1 han desarrollado un estándar voluntario para las aplicaciones de las etiquetas de
códigos de barras: la etiqueta Logística GS1-128

El SSCC (Código Serial de Contenedor de Embarque). El SSCC identifica a todas las Unidades
Logísticas, ya sean estándares o no, homogéneas o mixtas. El SSCC se especifica en el aviso de
despacho o en la nota de envío y en todos los mensajes de transporte.

El Dígito de extensión se utiliza para incrementar la capacidad del SSCC. Es otorgado por la
compañía que asigna el SSCC.

El Prefijo de Compañía es asignado por una Organización Miembro GS1 a un usuario del sistema
que, por lo general, es la compañía que conforma la Unidad Logística. Esto hace que el número sea
único en todo el mundo, pero no identifica el origen de la unidad.

Figura 25 Código serial de contenedor de embarque.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

92
Impresión del código de barras. Para garantizar la correcta captura de información codificada,
debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Dimensiones. Los códigos de barra pueden imprimirse en diversos tamaños. Esto dependerá de
las condiciones de impresión. Se puede utilizar un código de barras pequeño si es posible lograr
una impresión de buena calidad junto con un substrato de buena calidad.

Cuadro 17 Dimensiones de los códigos de barra.

Fuente: [ en línea] [consultado 23 de Mayo del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

Figura 26 Dimensiones de códigos de barra.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

93
Áreas de Silencio. Todos los tipos de códigos de barras deben poseer márgenes claros, antes de
la primera barra y luego de la última. Esta área de silencio es absolutamente importante y debe ser
respetada. El tamaño del área de silencio varía dependiendo del tipo y del tamaño del código de
barras. Cualquier impresión dentro de las áreas de silencio puede impedir la lectura del símbolo de
código de barras. Se recomienda que mantenga un mínimo de 5mm de espacio en blanco a los dos
costados del Código.

Figura 27 Área de silencio.

Fuente: [ en línea] [consultado 09 de Octubre del 2021] Disponible en Internet;


https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

Diseñar la propuesta de mejora para los inventarios y activos Fijos de la empresa PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S.

Considerando el interés e importancia de los bienes con los que cuenta la compañía PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S, se establece el siguiente diseño propuesto a la mejora de procedimientos
para el manejo de los inventarios y activos fijos, con el fin de que sirva de guía para las personas
encargadas del manejo y control de los activos fijos de la empresa.

Esta propuesta, se basa en la normativa vigente con referencia al estado actual en lo que ha
avanzado la empresa para el manejo de los activos fijos que deberá aplicarse, sugiere un
procedimiento sencillo para su empleo y de fácil entendimiento para cualquier persona que forma
parte del equipo encargado de bodegaje y almacenamiento (soporte hardware), como también el
personal de contabilidad que interviene.

El proceso de activos fijos estará definido por etapas, desde el momento de su adquisición o compra,
hasta el momento en que es dado de baja o retirado.

La compañía PLAY TECHOLOGIES S.A.S., tiene el módulo de activos fijos e inventarios del
programa contable Siesa Cloub SBS, esto con el fin de suministrar datos precisos en la medida en
que la información que se ingrese sea real. Por ello es importante que al llegar un activo a las

94
instalaciones de la compañía se le haga el debido registro para que siempre haya claridad de la
procedencia y cualquier movimiento que le hagan.

6.3.1 Políticas para compra de Activos Fijos

6.3.1.1 Objetivo. Administrar de manera eficiente los recursos materiales de la compañía, con el
objetivo de minimizar los costos de mantenimiento y, al mismo tiempo, garantizar la calidad en el
servicio al cliente.

El monto para considerar un artículo como activo fijo, está establecido dentro de las políticas de
capitalización de la empresa. PLAY TECHNOLGIES S.A.S. considerara activo fijo todo bien que sea
adquirido con la intención de emplearse en forma permanente en la producción o para la
administración interna, que no estén destinados para la venta y que tengan un costo mínimo de cien
mil pesos ($100.000,00) los cuales pueden ser depreciables en el año de adquisición o de
conformidad a la vida útil de los mismos.

Toda solicitud de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado y
posteriormente se procede la orden de compra.

Los colaboradores encargados del área de hardware, bodegaje y almacenamiento de la


organización son los delegados en un determinado momento para la solicitud de un activo fijo o
elemento de inventario, para lo cual debe diligenciar un formato y explicar los motivos de su
requerimiento. Dicha solicitud debe traer completa la información para que el registro de la compra
se realice de forma correcta, eficaz y eficiente en el módulo correspondiente de inventario en el
sistema Siesa Cloub SBS.

Lo anterior, son de consideración los siguientes puntos:

● Mantener mínimo de Stock autorizados por la Dirección Corporativa.


● Realizar inventario físico de forma bimestral.
● Se requiere anticipo de cliente para la compra de mercancía
● Para despacho se requiere pago total y/o parcial del producto.
● En último inventario del año, se realiza acta y se le da de baja a los productos obsoletos.

6.3.2 Formato de pedido de Activos Fijos

Determinar un formato para el pedido del activo fijo, a esta se le denomina “orden de compra”
controlada también por la parte administrativa, quien será la encargada de llevar un registro y orden
a este tipo de solicitudes. Este documento se envía vía e-mail al proveedor para solicitar el producto
y a la persona encargada de los activos fijos para que tenga conocimiento de las solicitudes

95
realizadas y este pendiente para registrar los activos, el documento original será archivado por el
área de compras con las respectivas firmas de aprobación.

6.3.3 Proceso compra de Activos Fijos

Cuadro 18 Diagrama de flujo proceso de compras.

Fuente: fuente propia.

96
El colaborador que requiere el equipo y/o herramienta, tramitará una solicitud (ver anexo B)
entregándose al área de hardware quienes serán los encargados de recepcionar la solicitud ,
inspeccionar lo pedido, consultar el equipo y/o herramienta más ajustada a la solicitud , después el
área de hardware pasara el formato de solicitud con la información exacta para aprobación por parte
de la Dirección Corporativa y Dto. Contable y Financiero, quienes son los encargados de verificar lo
solicitado y evalúa la necesidad de adquirir o no este activo.

El personal de compras debe solicitar como mínimo tres cotizaciones sobre el artículo que se
requiere para ser entregado al Dto. Contable y Financiero, quienes serán las personas encargadas
de dar el Visto bueno para la compra.

Dependiendo del costo del activo fijo, el Dto. Contable y Financiero tomará la decisión sobre la mejor
opción para la compra, teniendo en cuenta las cotizaciones.

Una vez autorizada la compra, el área de compras elabora la respectiva orden de compra (ver anexo
A) o solicitud y la envía al proveedor con las instrucciones necesarias, indicando fechas y
condiciones de entrega.

Todos los pedidos deben ingresar a bodega, el área de hardware encargada de gestionar los
registros y llevar el respetivo control, debe firmar conforme a lo recibido, previa revisión del activo
fijo e inventario de acuerdo a la orden de compra. Cualquier falla en el funcionamiento del equipo
y/o herramienta debe ser informada inmediatamente al proveedor y al área de compras para el
debido reclamo para su cambio.

El área de hardware recibe el equipo y/o herramienta con factura del proveedor, la cual debe pasar
al área contable donde relacionan la debida documentación.

Si el equipo y/o herramienta se recibió con factura, contabilidad debe registrarla y pasarla con copia
a la persona encargada del manejo de los activos e inventarios, para que ésta selle la original y se
quede con copia, la cual le servirá para identificar el activo.

Si el equipo y/o herramienta se recibió con copia o remisión, esto quiere decir, que el proveedor
radicará posteriormente la factura y se aplicará el mismo procedimiento.

En cualquiera de los dos casos la garantía debe quedar junto con la copia de la factura en el archivo
de los activos e inventario de la compañía y los manuales deben entregarse al área de hardware
encargada del almacenamiento y bodegaje.

La persona encargada de los activos fijos e inventarios con factura en mano, después de verificar
con la orden de compra y realizar el registro y etiquetado del equipo y/o herramienta, realizará la
correspondiente acta de entrega (Ver anexo C) a la persona que lo solicitó.

Este documento se elabora en original y copia para ser firmadas por el responsable que recibe el
equipo y/o herramienta, especificando todas las características del activo, como son: el nombre, la
marca, serie, modelo, color, etc., las cuales serán entregados de la siguiente manera: en original
para el responsable que se le asigne el activo fijo y con copia al área de hardware encargado s de
llevar el registro y control de los activos fijos e inventarios.

97
Por último, se ingresa el equipo y/o herramienta al módulo de inventarios en Siesa Cloub SBS y se
definen los periodos de depreciación de acuerdo con el procedimiento legal y vida útil de los mismos.

Cuadro 19 Diagrama de flujo- Manejo de activos fijos e inventario.

Fuente: Fuente propia.

98
6.3.4 ingreso de un equipo y/o herramienta al módulo de inventario (Siesa Cloub SBS)

Ingresar un activo fijo al programa significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican
como nombre, descripción técnica (serie, modelo, marca, color, etc.), ubicación, centro de operación,
centro de costos, responsable, proveedor, fecha de adquisición, costo de adquisición y vida útil.

El funcionario encargado del módulo de Activos Fijos efectúa el ingreso del bien en el sistema, con
base en los documentos que sin excepción debe recibir de y archivar; básicamente son:

● Copia de la factura.
● Copia de la orden de compra.
● Acta de entrega.
● Garantía.
● Soportes de otros costos y gastos de adquisición.

6.3.5 Pasos para la implantación del código de barra en PLAY TECHNOLOGIES S.A.S Se debe
de tener en cuenta lo siguiente:

Trabajo con proveedores. El primer paso y por consiguiente el más crítico dentro del proceso de
implantación del código de barras en las bodegas es recibir de origen los materiales codificados.
Para ello se trabajaron con estas 1 clases de codificación para identificar los artículos.

Descripción del artículo. Es el siguiente:

Figura 28 Descripción del artículo.

Fuente: [ en línea] [consultado 23 de octubre del 2021] Disponible en


Internet;https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Gu%C3%ADa%20de%20identificaci%C3%B3n%20V19.pdf

99
Descripción del material. Nombre con que el material suministrado aparece en el sistema de
información de PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.

NIT. Número de Identificación Tributaria del proveedor del material.

Código de barras: simbolización del código interno de PLAY TECHNOLOGIES S.A.S, para ese
artículo.

Alimentación del sistema de información con los códigos estándar de los materiales. El
sistema de información se debe alimentar con los números de los códigos de barras estándar que
los proveedores vayan entregando.

Esa codificación está bajo cualquiera de las simbologías EAN 13 o UPC A. Esto permitirá a futuro
realizar la captura automática de información a través de la lectura del código de barras enlazando
ese código al sistema de información con sus correspondientes datos asociados.

Trabajo con el personal interno. También se realizarán capacitaciones para el personal interno de
PLAY TECHNOLOGIES S.A.S de la siguiente forma: se trabajará con el personal del almacén y de
la división de adquisiciones, capacitándolo en todo lo referente al tema de códigos de barras,
además se les explicará en forma detallada el proyecto de codificación de los activos fijos y el trabajo
a realizar con los proveedores.

Integración al sistema de información. El paso siguiente es el empalme del Sistema de


Información Novasoft con el sistema de códigos de barras que consiste básicamente en la creación
de nuevos procesos en el Sistema, relacionados con la forma de ingresar la información a este.

Las modificaciones al Sistema de Información las realiza la empresa Novasoft (proveedora del
sistema de información) según los requerimientos de PLAY TECHNOLOGIES S.A.S y Datascan
(proveedora de los equipos y software para el sistema de código de barras).

Identificación con código de barras de los materiales de la bodega. Para el eficiente


funcionamiento del sistema de código de barras es necesario que todos los activos fijos e inventarios
de almacén estén identificados con un código de barras sea este estándar o un código elaborado
con el código interno para materiales de la Corporación pegado en una etiqueta. Este código se
elabora con la simbología UCC/EAN 128 por ser este un tipo de código muy flexible ya que no utiliza
dígito de control.

La etiqueta contiene la siguiente información:

• Nombre del material


• Código del material
• Familia al cual pertenece el articulo (según la clasificación interna de materiales de PLAY
TECHNOLOGIES S.A.S).

100
Figura 29 Modelo etiqueta para los artículos de almacén.

Fuente: Elaboración propia

Para el proceso de etiquetar los activos fijos e inventario de almacén, del sistema de información se
debe bajar un archivo que contenga la información de los materiales con existencia, los cuales
pueden ser un total de 1370 referencias.

6.3.6 Equipos para la lectura de los códigos de barras. Los equipos requeridos para la captura
automática de información son los siguientes:

Lector Láser: Es el componente primario que permite la lectura de un código de barras proyectando
sobre éste un patrón de luz que al ser iluminado su reflejo pueda ser captado por un elemento
sensible que convierte en información su contenido, para que ingrese a un computador.

El tipo de lector que se ajusta a las necesidades de PLAY TECHNOLOGIES S.A.S es un lector láser
automático de mediano alcance, volumen medio de lectura y conectividad con decodificador a un
teclado.

101
Figura 30 Lector láser de mano para código de barras symbol ls 4004.

Fuente: [ en línea] [consultado 23 de octubre del 2021] Disponible en Internet; https://listado.mercadolibre.com.co/computacion-lector-


codigo-de-barras-mano-symbol-ls1203

Impresora: Impresora de transferencia térmica que permita imprimir adhesivos con códigos de
barras y que permita agregar texto corto y/o gráficos. Estas impresoras son de alta calidad de
impresión y los adhesivos pueden soportar altas temperaturas. Además, está en capacidad de
imprimir cualquiera de las simbologías EAN que son las que se van a emplear en la empresa.

Figura 31 Impresora para códigos de barras zebra s600

102
Fuente: [ en línea] [consultado 23 de octubre del 2021] Disponible en Internet;
https://computacion.mercadolibre.com.ec/impresoras/impressora-zebra-s600-so-falta-laser#

6.3.7 Ventajas de la implementación del código de barras. La implementación del código de


barras permitirá, disminuir los costos por perdidas en los inventarios como se puede observar a
continuación.

Cuadro 20 Costos por perdidas en el año 2020.

Fuente: Elaboración propia.

Tal como se puede observar, el implementar el código de barras, la empresa se ahorraría


anualmente $100.483.141.

Además, otras ventajas que traería para la empresa la implementación de los códigos de barras son:

• El consumidor obtiene un mejor y más rápido servicio a su paso por el Punto de


Venta, evitando largas filas.

• Desaparecen los errores por tecleo obteniendo un ticket con la relación de los artículos
adquiridos.

• Representan un menor costo en la impresión, al evitar imprimir etiquetas para cada uno de
los productos que tengas en tu inventario.

• El margen de error es muy bajo al momento de estar tarjando cada uno de los productos.

• Incremento en la rapidez en la lectura de datos.

• Los instrumentos para la lectura de los códigos son de fácil conexión.


103
• Se tiene un mejor control de calidad y servicio al cliente.

• Mejora la competitividad.

• Tienes un mayor control sobre la entradas y salidas de los productos.

Para la implementación del código de barras, se debe tener en cuenta el siguiente presupuesto al
año.

Cuadro 21 Presupuesto al año

Fuente: Elaboración propia.


Teniendo en cuenta las pérdidas y el costo que equivaldría la implementación del código de barras,
la empresa anualmente se ahorraría $50.245.14, es decir un ahorro del 70% de las pérdidas que
genera el mal control de los inventarios en la empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S., tal como se
muestra a continuación.

Fuente: Elaboración propia

104
Tal como se puede evidenciar en el cuadro anterior, simulando los incrementos en las ventas
anuales del 10% por la aplicabilidad del código de barras y el software que permitirá tener unas
operaciones más eficientes, la empresa en tres años, podría tener unos ahorros por posibles
pérdidas en el mal manejo de los inventarios por aproximadamente $105.514.796 pesos.

6.3.8. Identificación de activos fijos por medio sticker código de barras.

La primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de datos es la asignación de


iniciales del activo y número consecutivo, que será la identificación del mismo durante toda
su existencia en los registros contables.

Una vez asignado el número consecutivo, el paso siguiente es imprimir el sticker en la


impresora especial para la generación del código de barras y fijarlo físicamente sobre el
activo fijo, lo que realiza el funcionario encargado del manejo almacenamiento y bodegaje.

En aquellos casos en los cuales no sea posible fijar este código de barra o que por sus
condiciones de uso se sabe que se caerá con facilidad, este sticker se asignará y se
guardará junto con la copia de la factura anotando los datos respectivos.

6.3.9. Responsables de Activos Fijos.

El responsable de cada uno de los activos de la empresa, debe velar por la buena
conservación y estado de los mismos, notificar a las personas que intervienen en los
procesos de inventario, registro y costeo de cada artículo sobre los movimientos que se
realicen con éste, como son: cambio de responsable, traslado, averiado, pérdida, deterioro,
etc.
Cada funcionario responsable asume la protección de los activos fijos con la firma de un
acta de entrega a la persona que se le asigne este bien (activo fijo). Esta es diligenciada
por el personal de soporte hardware encargados del almacenamiento y bodegaje antes de
entregar el bien, cuando se trata de la entrega de activos nuevos, cambios de responsable,
o de ubicación.

105
Cuando se trata de activos fijos de uso compartido por dos o más colaboradores, el líder
del área debe definir quién asumirá la responsabilidad ante la compañía, para el control y
seguimiento del activo fijo, y en aquellos casos donde no es posible tener un responsable,
el líder del área asumirá la responsabilidad de dicho activo fijo.

El funcionario encargado de almacenamiento y bodegaje debe realizar seguimiento de los


activos fijos en forma periódica, previa coordinación con los responsables de los mismos.

Este tipo de inventarios tiene como objetivo estar acorde con el control interno de los
equipos y/o herramientas adquiridas.

6.3.10 Traslado de activos fijos e inventario.

Para realizar un traslado de un activo se debe diligenciar el formato interno de activos fijos,
que incluye los traslados dentro de una misma área, pero que obliga a cambios del
responsable o centro de costo.

Este tipo de traslado implica necesariamente la actualización del módulo de inventarios en


el programa Siesa Cloub SBS.

El formato de traslado contiene, como mínimo, la siguiente información: descripción del bien,
nombre del activo, consecutivo código de barras, lugar de origen, lugar de destino,
responsable, fecha de salida, fecha de ingreso y firma de quien entrega, de quien recibe y
de quien autoriza dicho traslado. (anexo D).

6.3.11. Mantenimiento de equipos y/o herramientas.

6.3.11.1 Mantenimiento preventivo. Acción de revisar de manera sistemática y bajo ciertos


criterios a los equipos o aparatos de cualquier tipo (mecánicos, eléctricos, informáticos, etc…) para
evitar averías ocasionadas por uso, desgaste o paso del tiempo.40

6.3.11.2 Mantenimiento correctivo o reparación. Es una actividad que se lleva a cabo para
reparar el daño encontrado durante el mantenimiento preventivo. En general, no se trata de un
conjunto de acciones planificadas, ya que se realiza cuando un componente ha sido dañado. Su
objetivo es restaurar la confiabilidad del sistema y devolverlo a su estado original.

Toda reparación o mantenimiento de equipos y/o herramientas se debe solicitar al área de soporte
hardware quien el estado del activo, luego solicitar al área de compras la verificación si el equipo
cuenta con garantía vigente para realizar la respectiva gestión con el proveedor. En caso contrario

40 STEL ORDER. Mantenimiento preventivo: qué es, tipo y cómo hacerlo eficazmente. Disponible en línea:
https://www.stelorder.com/blog/mantenimiento-preventivo/ 30 octubre 2021 16:30:02
106
se apoyará en el personal de mantenimiento para que le indiquen si pueden arreglarlo o si es
necesaria la contratación de un tercero .

6.3.12 Dar de baja de un activo fijo

Para este tipo de situaciones, el área encargada soporte hardware deberá diligenciar el respetivo
formato acta de baja de activos fijos, la cual contiene la siguiente información: consecutivo de acra,
fecha de registro, nombre de los responsables, orden del día, desarrollo y decisiones a tomar, fecha
la cual se le dio de baja al equipo y/o herramienta, articulo, cantidad, marca/referencia/activo fijo,
serial, observación/orden, firmas por las partes que intervienen en el proceso (Coordinador soporte,
auxiliar de soporte, auxiliar contable y gerencia).

Cuadro 22 Acta para baja de activos fijos.

6.3.13 Proceso de baja de activos fijos obsoletos o en mal estado

• El líder de área soporte hardware interesado en dar de baja un equipo y/o herramienta
perteneciente como activo fijo, solicita autorización a la Dirección corporativa quien, para los
casos de autorización, indicará el sitio donde se debe entregar dicho activo y debe informar
al área contable y área de compras para que gestione la reposición del bien.

• El formato acta de baja de activos fijos debe gestionarse de tal manera para el cumplimiento
de registro y actualización en el sistema de inventarios (Siesa Cloub SBS).
107
• Cuando se trate de equipos de cómputo, la dirección corporativa coordina con el área de
hardware la inspección de los activos recogidos con el fin de recuperar las partes que aún
sirven y su reubicación, mientras compras se encarga de solicitar los repuestos necesarios
o la compra de un nuevo equipo.

108
• El colaborador encargado, área de hardware, informa el valor de costo de
adquisición del equipo, verificando cual se ajusta más a la necesidad y que
económicamente este entre el presupuesto, pero asegurándose que el precio no
desmejore su calidad para tomar como base y determinar el precio de venta de
activos obsoletos.

• La persona encargada de soporte hardware registra en la base de datos la salida


del activo fijo o baja, actualizando en el sistema Siesa Cloub SBS módulo de
inventarios.

6.3.14 Paz y salvo sobre activos fijos a cargo

Cuando se presente la desvinculación de un colaborador, el encargado de recursos


humanos debe solicitar al funcionario encargado de soporte hardware, el paz y salvo sobre
activos fijos del responsable que se retira, en este caso se relaciona en el acta de entrega
de puesto de trabajo donde relaciono todos los proceso a cargo, equipos y/o herramientas
asignadas, dotación etc., dando un plazo de un día hábil para reportar que el empleado se
encuentra a paz y salvo sobre los activos fijos que tenía a su cargo.

Una vez el líder de área conoce sobre el retiro de un colaborador, debe verificar el listado
de activos a cargo, con el fin de corroborar el estado en que se encuentran dichos activos
y definir quién asumirá la responsabilidad, una vez la persona se retire.

Si el estado de algún activo esta averiado, debido al mal manejo por parte del responsable,
o no se encuentra, el jefe del área reporta lo sucedido al encargado de recursos humanos,
con el fin de que se tomen las medidas del caso.

El colaborador responsable asumirá de sus prestaciones sociales el costo de reponer o


reparar el activo fijo afectado, si así se determina.

Por otra parte, los equipos y/o herramientas que se encuentren en buen estado deben ser
asignados nuevamente, según decisión del líder del área y la necesidad de las áreas que
lo requieran para un recurso nuevo.
7. CONCLUSIONES

• La empresa PLAY TECHNOLOGIES S.A.S., evidencia en su análisis la necesidad


de adoptar métodos o sistemas que le permitan tener un mejor registro y control de
los inventarios de los productos o artículos que comercializa, ya que el costo que
debe asumir por la pérdida de la mercancía, la cual puede ser por, obsolescencia,
deterioro o extravío, adjudicando unas pérdidas aproximadas de $100.483.141, en
tan solo el año 2019.

• El orden estandarizado podría brindar una mejoría en la ejecución de los procesos


administrativos, la sensibilización en el equipo de trabajo es fundamental. Por ello
en este estudio se propone el uso de la herramienta 5s, buscando la organización,
disciplina, limpieza, eliminación de ciclos de desperdicios y seguridad de los
procesos productivos y del local de trabajo.

• De igual manera, se propone emplear la codificación de los inventarios por código


de barras, la compañía PLAY TECHNOLOGIES S.A.S., al ser una desarrolladora
de software podrá contar con una asistencia permanente ante la incorporación de
este proyecto.

• La posible implementación de la codificación de los artículos en la empresa


compañía PLAY TECHNOLOGIES S.A.S., permitirá un ahorro proyectado
$105.514.796 que equivaldría a un 70% de sus pérdidas comparado al año 2020.

110
8. RECOMENDACIONES

Teniendo en cuenta el apartado anterior, el equipo de investigación que presenta el


proyecto “PROPUESTA DE MEJORAMIENTO A LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS
FIJOS DE LA EMPRESA PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.”, se permite hacer una serie de
recomendaciones para el desarrollo de mejoras eficientes, que permitan avanzar en los
temas planteados:

● Realizar un diagnóstico periódico que permita identificar falencias en la


administración de sus inventarios.

● Involucrar mediante la sensibilización a sus colaboradores de todos los rangos,


sobre la importancia de los inventarios de los activos fijos de la compañía para su
funcionamiento.

● Utilizar las herramientas de clasificación ABC, para que de manera preventiva se


tomen decisiones sobre los elementos o artículos en existencia según su estado.

● Emplear el principio de la 5s, para garantizar la creación de una cultura nueva, que
genere buenas prácticas de orden, limpieza, mantenimiento y seguridad en el
almacenamiento de los activos fijos de la compañía.

● Por último, se sugiere a la compañía PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. crear un


cronograma de seguimiento, partiendo de la metodología de mejora continua PHVA
(planear, hacer, verificar, actuar), con el fin de que los objetivos planteados puedan
efectivamente realizarse y los resultados sean socializados para la toma de
decisiones.

111
9. BENEFICIO SOCIAL

• Durante el ciclo del crecimiento económico y la transformación acelerada de las


nuevas herramientas digitales en el mundo actual, nuevas opciones de mercado
tecnológico visita América Latina. Los inversores extranjeros son atraídos a la
incursión de estos territorios para impulsar el desarrollo e innovación de softwares.
El sincronizar y actualizar los métodos de las empresas locales, garantizarían la
adaptación a los mercados globales.
• De acuerdo con la información del Portafolio, donde realiza una radiografía de la
digitalización de las compañías colombianas desde el inicio de la situación
coyuntural de la pandemia por el virus Covid-19, el 60 % de las empresas cuenta
con una estrategia de transformación digital, mientras que, en el 2016, ese
porcentaje se ubicaba en un 25 %.
• De esta forma, la compañía PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. cuenta con las
herramientas necesarias para el desarrollo de procesos innovadores, que se
adapten a la demanda actual y la capacidad para alinearse a las estrategias
promovidas por las instituciones estatales, regionales o privadas; por consiguiente,
aportar al desarrollo del país generando empleo con opciones de competitividad
para las nuevas generaciones del Valle del Cauca y nivel país.

112
BIBLIOGRAFIA

Activo fijo. Por Deditor [En linea]


https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:nlqicWF_LNEJ:https://debitoor.
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115
ANEXOS

Anexo 1 Formato orden de compra.

Fuente: fuente propia.

116
Anexo 2 Solicitud requerimiento para adquisición de equipo y/o herramienta.

Fuente: fuente propia.

117
Anexo 3 Acta de entrega.

118
Anexo 4 Formato traslado de activos fijos.

Fuente: Fuente propia.

119
120

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