Actividad colaborativa

Modelo de teletrabajo para la agencia Diem Publé

Presentado por

GLORIA ZAPATA
Cod.
Grupo

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Regencia de Farmacia
Gestión del Personal

Noviembre de 2021
 Introducción

Desde hace algunos años algunas empresas han implementado en sus métodos
empresariales el modelo del teletrabajo como complemento de funciones de sus
diferentes áreas, ya que se ha logrado evidenciar la cantidad de beneficios que ha
dado al involucrar esta modalidad en las organizaciones, más aún con las situaciones
que ha generado la pandemia que nos ha afectado desde hace casi dos años. Las TIC
y todas sus variables se ha convertido en una herramienta mas que imprescindible
para los procesos internos de cualquier empresa que haga uso de los nuevos
enfoques que la globalización genera, desde establecer nuevas formas de
organización y gestión empresarial, hasta el uso de sus recursos tangibles como
equipo, maquinaria y tecnología, hasta los intangibles, como el Talento humano y la
gestión de personal. Dentro de esos beneficios también se pueden incluir la
reducción de costos, optimización de recursos, intercambio de información y lo más
importante, la innovación de productos y/o servicios por parte de mentes creadoras y
emprendedoras, que la pueden hacer más competitiva y más reconocida en el
mercado, no solo local, sino con la posibilidad de expandirse a nivel mundial.
En el presente trabajo, se hará una propuesta de modelo de teletrabajo
suplementario para la agencia de trabajo Diem Publé, teniendo en cuenta que los
trabajadores con contrato laboral deberán alternar sus labores durante la semana,
entre las oficinas de la empresa y un sitio fuera de ella, llamase casa o estudio,
tomando como herramienta equipos de cómputo y tecnologías de la información y
comunicación (TIC) para poder cumplir sus funciones, que para estos días de
virtualidad deberán hacerlo al menos con un 50% de trabajo virtual y otro 50% de
manera presencial.
Objetivo General

Formular un modelo de teletrabajo para la empresa Diem Publé que permita

incorporarse a cambios organizacionales y optimizar sus recursos, cumpliendo con
las normativas establecidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones de Colombia, adaptándola a las características, necesidades y
recursos disponibles en la empresa.

Objetivos específicos

 Definir los cargos y requerimientos operacionales que se requieren para

establecer el modelo de teletrabajo en la empresa Diem Publé.
 Desarrollar una propuesta de modalidad de teletrabajo en la empresa con base
en las políticas definidas por la alta dirección.
 Determinar procesos para la implementación de teletrabajo relacionando los
requerimientos físicos, tecnológicos, humanos y financieros necesarios para
implementar el modelo en la empresa Diem Publé.
 Justificación

Desde principios del 2020 hemos visto la vulnerabilidad de todos los negocios al
sufrir interrupciones inesperadas de sus procesos, sus operaciones y por ende su
rendimiento y utilidades; las causas son muchas y muy diversas, desde cortes de
energía hasta desastres naturales. Generalmente, las empresas suelen tener un plan
de contingencia para evitar la interrupción de sus actividades, pero siempre enfocado
a la protección de información, estrategias de mercadeo, nómina, etc.; pero hasta
antes de la pandemia, pocos lo hacían contemplando el teletrabajo como uno de sus
pilares de los entornos laborales obligatoriamente de moda; sobre todo, si pensamos
que las distintas situaciones disruptivas que sucedan pueden complicar la llegada de
las personas a la oficina de manera presencial o incluso definir que durante un
tiempo no podemos salir de casa. Las diferentes modalidades de teletrabajo, les
permiten a las empresas organizar sus metas y ver resultados a corto y mediano
plazo, pues el hecho que un trabajador se beneficie de esta modalidad no quiere
decir que esté ausente por completo de la entidad, por el contrario, su vínculo con la
misma se vuelve más estrecho, se genera sentido de pertenencia con la entidad.
Propuesta de modelo de teletrabajo

Para una agencia de publicidad que debe afrontar las exigencias que este año y el
próximo 2021 trae como consecuencia, en todos los ámbitos y que ha afectado la
economía del país, la reactivación económica y las contingencias en logística y
negocios, los sobrecostos que debe resolver, bien sea por el encarecimiento de
materias primas, el transporte, el cierre indefinido de instalaciones y pero aun, el
tener que dejar el trabajo de muchos de sus empleados por la necesidad de
permanecer encerrados, todas estas desavenencias ha logrado el cierre de muchas
empresas o que muchas de ellas se declaren en quiebra. Solo aquellas, que,
mediante una dirección estratégica, han logrado diseñar otros modelos gerenciales y
laboral, han podido salvarse y generar una recuperación, lenta pero efectiva.
Como administradores o directivos de una empresa que maneje un equipo de
trabajo, no muy grande, pero con las suficientes dependencias, que como su nombre
lo indica, depende una de la otra para lograr un trabajo armónico, dinámico y
eficiente, se propone un sistema de teletrabajo suplementario, con el cual los
empleados alternan sus tareas en distintos días de la semana, entre la empresa y un
lugar fuera de ella usando las TIC para cumplir con el objetivo general de esta,
trabajando de manera virtual al menos, 3 días a la semana.
Este modelo resulta ser uno de los más convenientes para las empresas del sector de
servicios, ya que le da al empleado una forma de trabajo que contribuye a aumentar
la productividad, concentración y efectividad en sus funciones, mejorando
enormemente en pro del logro de sus objetivos personales y los de la empresa, pues
esta va desarrollando mecanismos de control y seguimiento a las tareas, sin
necesidad de que estos estén permanentemente en las oficinas.
A parte de permitir que las funciones puedan ser compartidas entre los miembros del
equipo, logrando un mejor aprovechamiento del tiempo y optimizar procesos, se
logra un mejoramiento significativo del clima laboral, pues el ambiente se hace más
ameno, menos niveles de estrés, mayor flexibilidad horaria, más espacio para la
concentración personal del empleado, más energía positiva y un gran ahorro en
economía por la reducción de viáticos de cada empelado.
Puesta en marcha del piloto del modelo
Ninguna propuesta laboral debe ponerse a funcionar, sin antes hacer un presupuesto
en tiempo, dinero y metas; sino que deben idearse un plan que pueda ser
implementado paso a paso e ir haciendo los ajustes necesarios mientras este corre,
pero como una prueba, antes de su funcionamiento de manera oficial y permanente.
Para este caso, se proponen cinco etapas, los cuales deben acoplarse de manera
directa, es decir, cuando la primera fase parezca funcionar eficientemente, de forma
inmediata arrancar con el segundo paso y hacer lo mismo para el tercero. Estas
etapas son:

Etapa 1. Compromiso directivo. Sin alterar la misión y visión inicial de la

empresa, el nuevo diseño propuesto por la dirección debe dar claridad sobre la
voluntad y los objetivos de la dirección con la implementación del modelo.

* Acuerdo directivo: Debe provenir de la gerencia y esta debe rediseñar la forma en

la que se promueva una participación colectiva y comprometida de toda la
organización, debe capacitarse en asuntos que tengan que ver con el
aprovechamiento de los recursos TIC, realizar lluvia de ideas y socializar las nuevas
funciones que deberán cumplir desde un ambiente diferente al que venían laborando
antes de la nueva modalidad.
* Conformación del equipo líder del proyecto: Como el plan piloto propone que el
50% de la planta laboral sea la que se incluya en este modelo, es necesario definir
quiénes son los mas adecuados para formar el equipo que coordinará y pondrá en
funcionamiento dicho modelo de teletrabajo, que inicialmente debe estar liderado por
un representante del área Jurídica, uno del área de Gestión Humana y uno del área
de Tecnología

Etapa 2. Planeación. Es en esta fase se diseña una ruta a seguir, con el fin de ir
alcanzando los objetivos trazados y conseguir los recursos necesarios para lograrlos.

* Objetivos: En esta parte se deben tener en cuenta puntos como áreas que
dependen de la presencialidad y los que no, transporte de los empleados de su casa
a la oficina, ambiente familiar, uso del espacio físico en donde realizaría su trabajo
virtual, su vida personal, productividad, capacidad competitiva y operativa de la
empresa.
* Alcance: Después del estudio preliminar, se evidencia que no toda la empresa
requiere aplicar al nuevo modelo, por lo tanto, se delimitan las áreas y las sedes de
la organización para las cuales aplica el teletrabajo.
* Cronograma: A corto y mediano plazo, en el nuevo diseño laboral deben definirse
las actividades, los responsables, funciones, metas y tiempos para su ejecución.
* Indicadores: Como se había dicho anteriormente, la idea es que cada una de las
fases de la prueba piloto del modelo de teletrabajo sea verificada y puedan ser
medidos los resultados para poder pasar a las fases posteriores. Para esto, podrían
tenerse en cuenta los siguientes indicadores:
a. Productividad y rendimiento de los trabajadores.
b. Aprovechamiento de los espacios de las oficinas y disminución de los costos
derivados
c. Nivel de satisfacción laboral de los trabajadores: encuesta de clima laboral.
d. Calidad de vida de los trabajadores: encuesta de clima laboral.
e. Contribución positiva y negativa al medio ambiente:
f. Desempeño en el desplazamiento dentro de la ciudad o el lugar donde vivan
g. Rotación y ausentismo de los empleados: reporte de personal

* Sensibilización: La socialización, comunicación y apropiación del nuevo método de

trabajo virtual, debe expandirse a todos los niveles de la empresa, incluyendo
aquellas áreas que no se tendrán en cuenta para la propuesta, pero que de manera
indirecta se verán afectadas por este; allí se deben utilizar todos los recursos de
comunicación corporativos con los que cuente la compañía.

Etapa 3. Diagnóstico. Se definen aspectos de fondo y de forma dentro de la

empresa, desde asuntos legales, recurso humano, tecnología y finanzas.
* Componente organizacional: La gerencia y el equipo líder escogido deben analizar
si
la empresa y los trabajadores seleccionados para el modelo de teletrabajo cuentan
con las condiciones para adelantar el proceso de formulación de teletrabajo, tomando
como base de referencia cuatro componentes principales: los asuntos físicos, los
tecnológicos, los humanos y los financieros.
* Componente jurídico: La puesta en marcha del modelo de teletrabajo debe cumplir
la normatividad vigente en Colombia y las pautas impuestas por el Ministerio,

adaptándolas a las funciones y características de la empresa .

* Componente Tecnológico: Como es lógico, no todas las áreas de la empresa

manejan los mismos recursos tecnológicos, ni todos los empleados tienen las mismas
aptitudes y capacidades para el manejo de las diferentes clases de herramientas TIC
que estén disponibles. Por lo tanto, se deben identificar las necesidades tecnológicas
específicas para cada uno de ellos, considerando los elementos de infraestructura de
red, telefonía, acceso a internet, seguridad de la red y la información, mesa de ayuda
y procesos de administración para el uso de herramientas.

Etapa 4. Prueba piloto. Puesta en marcha de la prueba piloto, con la cual se

evaluará la capacidad de adaptación de los miembros del equipo a esta transición.

* Definición de la población: Acá se definen la cantidad de trabajadores que entraran

al proceso de teletrabajo, que para este caso se propone que sea el 50% de la
totalidad de los trabajadores. En esta fase también entran en juego la población
objetivo, a la que se le realizará la capacitación y la formalización de la prueba, que
lógicamente abarcará a todas las áreas que comprenden la organización
* Convocatoria: El jefe, administrador o director de la empresa, se sentará de
manera personal con cada uno de los elegidos para este proceso con el fin de
formalizar un acuerdo donde se discutirá los puntos convenientes y posibilidad de
éxito, según el cargo y las condiciones de cada empleado.
* Selección: Acá el talento humano es muy importante, por lo que corresponde a la
dependencia encargada del reclutamiento para evaluar si el empleado es capaz y
tiene actitud para trabajar desde casa, rindiendo igual o en mayor grado con las
exigencias del nuevo ambiente laboral al que se encarará. Es necesario que dicha
evaluación se haga sobre la base del manejo de herramientas TIC, su grado de
conocimientos en ambientes ofimáticos y su efectividad y rapidez en conexiones
remotas. El procedimiento de selección de teletrabajadores debe tener en cuenta los
siguientes elementos: evaluación del candidato por parte del jefe, del área de
Gestión
Humana y del área de Tecnología, así como visita domiciliaria
* Capacitación: Los lineamientos y normativas legales, emanadas por el MinTic,
deben ser analizadas con los candidatos, en aras de ocupar su nuevo lugar de
trabajo con todos los conocimientos necesarios para tal fin y el correcto uso de las
políticas generales de teletrabajo, salud y seguridad en el trabajo y el uso de las Tic.
* Preparación administrativa: Comprende la apropiación y diligencia de toda la
documentación necesaria, contratos de trabajo, formulario de afiliación a ARL y el
visto bueno de la Oficina local de trabajo, como la correcta adecuación del espacio
donde trabajará el empleado, instalación de equipos, programas o aplicaciones
necesarias, a cada teletrabajador y verificar el acceso y gestión remota de la
información.
* Pilotaje: Desde el primer momento en que los trabajadores comiencen a trabajar
fuera de las instalaciones, se hace un seguimiento constante y un chequeo en tiempo
real de las emociones, dificultades, tiempos requeridos y lo mas importante,
comparaciones de desempeño entre las funciones realizadas en las oficinas y el
mismo trabajo realizado desde casa; además del control sobre inversiones, retornos,
costos y ahorros derivados de la ejecución del proyecto.
* Socialización: Como es lógico, los resultados deben ser comunicados, al menos
semanalmente, con el fin de realizar lluvia de ideas y correcciones que vayan
depurando el nuevo ambiente laboral; para ello se definen los públicos, mensajes y
medios a utilizar

Etapa 5. Apropiación. Una vez resuelta la mayoría de las dificultades y una vez se
ha recolectado toda la información, de ventajas y desventajas de la nueva
metodología de teletrabajo, se adopta este modelo de manera fija.

* Adopción del modelo. Se aplican los principios del modelo, enfocándose en el

rediseño del ciclo de procesos, de manera dinámica, en constante retroalimentación
y mejora continua.
 Conclusiones

La importancia y el valor que ha cobrado el teletrabajo para las empresas a nivel

mundial no puede pasarse por alto, más aún en estos casi dos años desde que la
nueva realidad ha obligado a las organizaciones a adoptar nuevas estrategias
laborales, entre ellas el teletrabajo. Es una modalidad laboral, no nueva, pero si
innovadora que depende de la distancia y las TIC para el logro de objetivos.
En Colombia, Ley 1221 de 2008 establece tres modalidades de teletrabajo o tipo de
teletrabajador, que responden a los espacios de ejecución del trabajo, las tareas a
ejecutar y el perfil del trabajador:
Teletrabajo Autónomo: Trabajadores independientes o empleados que se valen de
las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutándolas desde cualquier lugar elegido
por él.
Teletrabajo Suplementario: Trabajadores con contrato laboral que alternan sus
tareas en distintos días de la semana entre la empresa y un lugar fuera de ella
usando las TIC para dar cumplimiento. Se entiende que teletrabajan al menos dos
días a la semana
Teletrabajo Móvil: Trabajadores que utilizan dispositivos móviles para ejecutar sus
tareas. Su actividad laboral les permite ausentarse con frecuencia de la oficia. No
tienen un lugar definido para ejecutar sus tareas. (Libro blanco MinTIC 2017).

En la empresa Diem Publé, se ha procurado adaptarse a esta nueva modalidad,

poniendo en consideración de las directivas una propuesta para que la modalidad de
teletrabajo suplementario sea puesta a prueba y según los resultados obtenidos, que
deben ser los mejores, ponerla en marcha de forma permanente.

Se escoge esta modalidad por ser la que más conviene a una empresa de servicios
como lo es la del caso de estudio. Además, se debe tener en cuenta que el
teletrabajo no se recomienda para cualquier empresa, ni tampoco en todas las áreas
de esta, se debe realizar un estudio individual para cada compañía, de acuerdo a su
actividad comercial para determinar si esta modalidad de trabajo es conveniente o no
para el área o la organización en la que se pretende implementar.

Referencias Bibliográficas

Ardila, C. (2015). Análisis de impacto del teletrabajo en los resultados de gestión de

las organizaciones. Estudio de caso en un área de una organización financiera en
Bogotá (tesis de posgrado). Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá, Colombia.
Recuperado de:
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/14011/TESIS
%20TELETRABAJO%2021-05-2015.pdf?sequence=2&isAllowed=y

López Jiménez, M. A. (2017). Teletrabajo, realidad en Colombia. Recuperado de:

https://repository.unimilitar.edu.co/handle/10654/15911

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (2017). Libro

Blanco. El ABC del teletrabajo en Colombia. Disponible en: https://www.fm-
house.com/wp-content/uploads/2015/01/ABC-del-Teletrabajo-en-Colombia.pdf

Ministerio de trabajo (2020). Implementación del teletrabajo. Disponible en:

https://www.mintrabajo.gov.co/relaciones-laborales/derechos-fundamentales-del-
trabajo/teletrabajo/implementacion-del-teletrabajo