1.

Facturas
Las facturas son los documentos oficiales de facturación de la empresa. Tanto es
así que la venta de productos y servicios sin nota es un delito de evasión fiscal.
Además, son las facturas las que acreditan compras, costos operativos, gastos y
movimiento de impuestos.

Con la llegada de la Factura Electrónica, ya no es necesario imprimir todas las

copias de las facturas emitidas o recibidas, y mucho menos escanearlas para
enviar copias al contador. El archivo en donde se muestran los montos de la
factura funciona como una versión digital del mismo y ya cumple con los
estándares de contabilidad fiscal.

Cuando se envía, el contador importa este documento directamente a los

programas que preparan las obligaciones contables y fiscales. Incluso puede
descargar este archivo mediante certificación digital.

Es importante que la empresa lleve un estricto control de todas las facturas

realizadas por concepto de compra y venta. Dicha acción permite que la gestión
administrativa interna de la compañía se efectúe de manera correcta; y al mismo
tiempo, facilita el control fiscal.

Del mismo modo, todas las facturas deben contener una resolución de
autorización de parte del DIAN; el cual es un número que debe visibilizarse en el
contenido impreso de la misma. De no ser así, el contribuyente se volverá
acreedor de severas sanciones de parte del organismo gubernamental.

2. Datos y copias de gastos diversos

Hay varios pagos de rutina en el funcionamiento de una empresa. Tal es el caso
de los servicios públicos, personal, insumos, arriendos, papelería, entre muchos
otros. No obstante, a la empresa se le suministran una serie de recibos de cada
uno de ellos con sus respectivos montos para ser cancelados.

Resulta que estos también son documentos contables y deben ser contabilizados
de forma periódica. Por tanto, enviar copias al contador es una tarea obligatoria
para todas las organizaciones.

3. Extractos bancarios
Los extractos de las cuentas bancarias de la empresa también se consideran
documentos contables, ya que registran los gastos e ingresos financieros del
negocio; incluidas las ganancias por inversiones y el pago de comisiones y cargos
bancarios.

Los extractos bancarios se pueden descargar directamente en la página web del

banco en donde realizas las transacciones comerciales. Es recomendable que
tengas un respaldo de los mismos en digital en caso de presentarse alguna
fiscalización.

4. Declaraciones de medios de pago

Pero no todas las transacciones financieras dan como resultado una entrada
inmediata en el extracto bancario. Por ejemplo, quien vende por otros medios de
pago tiene otro tipo de control. Este es el caso de los emisores de boleto y las
máquinas de tarjetas de crédito.

Los pagos recibidos, también llamados cuentas por cobrar, deben contabilizarse
en los controles contables. Este tipo de registro genera asientos únicos en la
cuenta bancaria de la empresa, pero cuenta con extractos detallados de los
proveedores que permiten hacer la contabilidad con la mayor precisión posible.

5. Comprobante de impuestos y cargas laborales pagadas

Este tipo de documento es importante porque le permite a la empresa contabilizar
el pago de sus obligaciones correspondientes. Para la ejecución de una gestión
documental financiera organizada, lo ideal es provisionar los montos relacionados
con estos gastos, con el fin de generar menor impacto en las cuentas cuando se
liquiden. Así, el recibo de pago sirve para liquidar el compromiso y cancelar el
aprovisionamiento.

Además, los atrasos o pagos relacionados con multas e intereses deben

contabilizarse individualmente, indicando la fecha de liberación, la fuente, el
destino y el monto total.

6. Documentos de profesionales autónomos

No todo el que presta servicios a una empresa tiene contrato laboral. Puedes, por
ejemplo, contratar profesionales para la reparación, pintura, mantenimiento,
entregas y muchas otras actividades de forma ocasional con pago por el servicio
prestado.

Cuando esta relación es entre empresas, es decir, la otra parte también tiene un
contrato laboral por la prestación de un servicio, la emisión de la factura es
obligatoria.

Cuando esto suceda, le corresponde al contratista recaudar el Impuesto sobre la

Renta y la cotización a la Seguridad Social, efectuando la debida transferencia a
los Órganos competentes. Por lo tanto, toda la documentación (tanto del contrato
como del pago y la recaudación de impuestos) debe pasarse a la contabilidad para
los registros y cálculos adecuados.