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PR07.

Gestión de Activos Fijos


Propósito y Alcance: Asegurar una gestión y control adecuado de los activos fijos, desde su adquisición hasta que son dados de baja.
Este documento contiene las siguientes secciones: Creación y compra de Activos Fijos para SMM, SAC, SME, SCR y proyectos (compras nacionales e importaciones), Tomas físicas de
Activos Fijos, Traslados de Activos Fijos, Capitalización de Activos Fijos, Baja de Activos Fijos y Gestión de Seguros.

Para efectos de este procedimiento aplican los siguientes conceptos:


*Activo Fijo: Son aquellas propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de
capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi.permanente, en la producción o en la
fabricación de artículos para venta o la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Adicionalmente los activos deben tener un valor igual o
superior a 1000 USD.
Si el costo del activo es igual o mayor a 1000 USD y cumple con la definición de uso anterior, deberá crearse como Activo Fijo y clasificarse en una de las clases definidas en SAP (ver
documento de clases de Activos Fijos).
Si por el contrario, cuesta entre 500 USD y 1000 USD, y cumple con la definición anterior, se deberá crear como Activo Fijo para llevar un mejor control, en la clase de Activos de Bajo
Valor, la cual se lleva contablemente al gasto en la primera corrida de la depreciación. Al crear un Activo Fijo en la clase de ABV (Activo de Bajo Valor), deberá además clasificarse
en una de las siguientes categorías (ver documento de categorías de Activos Fijos). Los ABV se deprecian 100% en el primer mes.

Los bienes que no cumplen con la definición anterior y tienen un valor inferior a 500 USD no se consideran activos; con excepción de las herramientas eléctricas.

Para efectos de la Contabilidad se han definido las siguientes clases y categorías de activos: Clases de Activos Fijos Categorías de Activos Fijos

Para efectos de depreciación, el método a utilizar será única y exclusivamente por línea recta.

1. Creación y Compras de Activos Fijos para SMM, SAC, SME. SCR y proyectos
Entradas Proceso Salidas

1.1 Solicitante:
Consultar con el Encargado de Activos Fijos si hay existencias en
la empresa del activo que se requiere para determinar si la
Todos los procesos de la compra del activo fijo aplica.
organización:
Necesidad de adquirir un activo fijo.
No es permitida la adquisición de
activos fijos por caja chica, 1.2 Encargado de Activos Fijos:
¿La compra aplica?
Responder al solicitante en un plazo máximo de 2 días hábiles
No

1.3 Encargado de Activos Fijos:


Indicar al solicitante que la compra no aplica.
Indicar también la ubicación en la empresa
del activo que el solicitante puede utilizar.

Lo relacionado con el traslado del activo se
gestiona según el apartado 3 de este
procedimiento.

¿El activo a comprar es


¿La compra es para
Sí maquinaria, vehículo o No
SCR?
herramienta eléctrica?
1.9 Encargado de Activos Fijos:
Indicar al solicitante que
la compra aplica.

No Sí

1.4 Encargado de Activos Fijos: 1.6 Encargado de Activos Fijos:


Indicar al solicitante que la compra Indicar al solicitante que la 1.10 Solicitante:
aplica para que el solicitante proceda compra aplica. Buscar el VB de su superior
con la generación de la solped. autorizando la compra
del activo fijo.
Enviar el VB al Enc. de
Activos Fijos.

1.7 Administrador SCR y SME:


1.5 Solicitante: Buscar el VB de su superior
Hacer en SAP solicitud de pedido-SOLPED autorizando la compra
en la transacción ME51N del activo fijo. 1.11 Encargado de Activos Fijos:
con la siguiente información: Enviar el VB al Enc. de Generar la solped para la compra del
-Tipo de imputación: A. Activos Fijos. activo fijo en la sociedad 1011-SCR
-Material: especificar el código por sociedad. con la siguiente información:
-Tipo de imputación: A.
Número de -Material: 1006377
Descripción del material a usar
material Grupo de compras: S13 Activos
ACTIVOS FIJOS GENÉRICOS SMM 1006384 -Imputación: especificar el número de activo
ACTIVOS FIJOS GENÉRICOS SME 1006394 fijo genérico 33000000
1.8 Administrador SCR y SME: En el campo de texto indicar la descripción
ACTIVOS FIJOS GENÉRICOS SAC 1006400
Generar la solped para la compra del detallada del activo fijo a adquirir.
-Grupo de compras: S13 Activos activo fijo en la sociedad 1013-SME La solped debe pasar por la estrategia
-Imputación: especificar el número por sociedad. con la siguiente información: de aprobación
-Tipo de imputación: A. El Depto. de Compras solicitará
Número de
Descripción del material a usar -Material: 1006394 ofertas a proveedores.
material Mensualmente generar reporte de compra
Grupo de compras: S13 Activos
ACTIVOS FIJOS GENÉRICOS SMM 33000001 -Imputación: especificar el número de activo de Activos Fijos para la sociedad 1011.
ACTIVOS FIJOS GENÉRICOS SME 33000002 fijo genérico 33000002
ACTIVOS FIJOS GENÉRICOS SAC 33000003 En el campo de texto indicar la descripción
detallada del activo fijo a adquirir.
En el campo de texto indicar la descripción La solped debe pasar por la estrategia
detallada de aprobación
del activo fijo a adquirir. El Depto. de Compras solicitará
La solped debe pasar por la estrategia ofertas a proveedores.
de aprobación. Mensualmente generar reporte de compra
El Depto. de Compras solicitará de Activos Fijos para la sociedad 1013.
ofertas a proveedores.

1.12 Comprador:
Enviar vía correo electrónico la pantalla de solicitud de pedido-SOLPED
debidamente liberada al Encargado de Activos Fijos
para la creación del activo.

Elaboró: Nancy Zelaya / Revisó: Arturo Arroyo, Érick Matamoros / Aprobó: Rebeca Pizarro Versión 02 / Fecha Aprobación: Mayo 2012
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Entradas Proceso Salidas
1.13 Encargado de Activos Fijos:
Crear el activo fijo a nivel de datos maestros en SAP.
Transacción AS01.
Asignar la vida útil del activo según los siguientes criterios:
- Licencia o software: 3 años de vida útil.
- Equipo de cómputo: 5 años de vida útil
- Maquinaria y equipo: 7 a 10 años de vida útil
- Vehículos: 10 años de vida útil
- Edificios: 50 años de vida útil
- Seguros: según póliza
- Mobiliario y equipo: 3 a 10 años de vida útil
- Activos de Bajo Valor: 1 mes
En todos los casos, tomar como referencia el Reglamento a la Ley de Renta para definir la vida útil
de un activo, y en caso de duda consultar al encargado de Contabilidad.

1.14 Encargado de Activos Fijos:


Asignar el responsable del activo fijo según la siguiente clasificación:
- Área de Oficinas: se asigna al usuario
-Proyectos: se asigna inicialmente al Encargado de Bodega para
controlar por medio de vales el préstamo del activo. Posteriormente
se asigna al usuario final que recibe el activo fijo, con firma de autorización
en el vale por parte del supervisor encargado.
-Planta SMM: se asigna inicialmente al Encargado de Bodega para
controlar por medio de vales el préstamo del activo. Posteriormente
se asigna al usuario final que recibe el activo fijo, con firma de autorización
en el vale por parte del supervisor encargado.
- Uso del activo fijo compartido en un área específica: se asigna al
Encargado del área de trabajo.
Informar al comprador que solicitó la creación del activo.

1.15 Comprador:
Generar orden de compra del activo fijo y enviar al proveedor.

Proveedor:
Orden de compra

¿La compra es una ¿El activo es de SMM,


Sí Sí
importación? SAC o SME?

1.16 Bodeguero / Digitador/ Bodeguero de Proyecto:


Recibir el activo fijo con copia de la factura original
No
correspondiente y registrar en SAP el ingreso en la
El activo fijo se usará en
Transacción MIGO (en Almacén
proyecto
Centrol el registro en SAP lo hace el Digitador)
Enviar correo al Encargado de Activos Fijos informando
sobre el ingreso del activo.
¿El activo es Enviar la documentación recibida con el activo a Compras
maquinaria, vehículo *Cuando el activo fijo es un equipo de cómputo, la recepción
o herramienta
No física del equipo y la factura la hace el Jefe de IT y comunica
Proveedor: eléctrica? al Digitador con copia al Jefe de Almacenes para que
Entrega del activo fijo haga la entrada de mercadería en SAP.
adquirido, El Jefe de IT envía en formato electrónico la factura al
Enc, de Activos Fijos para dar de alta el activo y
entrega la factura física a Contabilidad.

No

Liquidación
de Importación
1.17 Comprador: Contabilidad
1.18 Bodeguero de SME:
Completar el formato de liquidación de
Recibir el activo fijo con copia de la factura
importación y adjuntar todas las
original correspondiente y registrar en SAP
facturas y documentación correspondiente.
el ingreso en la Transacción MIGO.
Enviar la liquidación y la documentación
Enviar correo al Encargado de Activos Fijos
relacionada a Contabilidad y enviar copia
informando sobre el ingreso del activo.
de toda la documentación
Enviar la documentación recibida con el activo a
al Encargado de Activos Fijos
Compras.

No ¿El activo es
¿El activo es de SMM, El activo fijo se maquinaria, vehículo

SAC o SME? usará en o herramienta
proyecto eléctrica?
1.19 Bodeguero de SME:
Recibir el activo fijo con su factura
original correspondiente y registrar en SAP
el ingreso en la Transacción MIGO.
Enviar correo al Encargado de Activos Fijos
No informando sobre el ingreso del activo.
Enviar factura original a Contabilidad y hacer Contabilidad

Sí llegar una copia escaneada el


Encargado de Activos Fijos para su
archivo.
1.20 Bodeguero/ Digitador /Bodeguero de Proyecto:
Recibir el activo fijo con su factura original correspondiente y
registrar en SAP el ingreso en la Transacción MIGO (en Almacén
Central el registro en SAP lo hace el Digitador).
Enviar correo al Encargado de Activos Fijos informando sobre el
ingreso del activo.
Enviar factura original a Contabilidad y hacer llegar una
copia escaneada el Encargado de Activos Fijos para su
Proveedor: archivo.
Entrega del activo fijo
*Cuando el activo fijo es un equipo de cómputo, la recepción física del
adquirido,
equipo y la factura la hace el Jefe de IT y comunica al Digitador con copia al
Jefe de Almacenes para que haga la entrada de mercadería en SAP.
El Jefe de IT envía en formato electrónico la factura al Enc, de Activos Fijos
para dar de alta el activo y entrega la factura física a Contabilidad.

Elaboró: Nancy Zelaya / Revisó: Arturo Arroyo, Érick Matamoros / Aprobó: Rebeca Pizarro Versión 02 / Fecha Aprobación: Mayo 2012
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Entradas Proceso Salidas

1.21 Encargado de Activos Fijos:


Identificar el activo fijo adquirido con base en el número
consecutivo asignado por SAP.
¿El activo ingresó a Almacén Central?

R1-PR07. Vale de
ActivosFijos Responsable del Activo Fijo:
1.22 Bodeguero / Jefe de IT:
Recibir el activo fijo, firmar
Completar el vale de activos fijos
el Vale de Activos
y entregar a la persona asignada
como responsable del activo,
indicando todas las piezas
que componen el activo fijo
(por ejemplo: máquina de soldar
acompañada por cable y prensas,
computadora acompañada
por teclado y mouse).
El bodeguero mantiene el vale original
Firmado y entrega copia
No al Encargado de Activos Fijos.
Si el activo fijo es herramienta para uso
de planta o proyecto, el bodeguero es
responsable del activo hasta que lo entregue
al responsable por medio de vale.
El envío de activos de Almacén Central a
Proyecto se hace con la boleta de Traslado.

1.23 Encargado de Activos Fijos:


Enviar al Bodeguero del proyecto la placa
para la identificación y numeración del activo.

1.24 Bodeguero del Proyecto


Completar el formulario correspondiente y entregar a la persona
asignada como responsable el activo, indicando todas las piezas
que componen el activo fijo (por ejemplo: máquina de soldar
acompañada por cable y prensas, computadora acompañada
por teclado y mouse). R1-PR07. Vale de
El bodeguero mantiene el vale original, y entrega copia al ActivosFijos
Responsable de Activo Fijo
Encargado de Activos Fijos. en proyecto:
Recibir el activo fijo, firmar
el Vale de Activos Fijos

2. Toma física de Activos Fijos en Planta, Proyectos y Bodega


Entradas Proceso Salidas

2.1 Encargado de Activos Fijos:


Realizar tomas físicas de activos fijos según la programación
hecha en el plan de trabajo.
Realizar una revisión anual completa de activos fijos previo al
cierre del año fiscal.

2.2 Encargado de Activos Fijos:


Emitir informe impreso de SAP para visualizar los activos fijos y
su responsable asignado.
Efectuar recuento de los activos fijos en las diferentes ubicaciones de
acuerdo a su No. de placa que debe de coincidir con el No. de
inventario del informe impreso.
Anotar faltantes.
Anotar activos fijos existentes en las instalaciones pero no asignados a la
misma en el sistema.
Entregar listado de faltantes y activos fijos fuera de su ubicación al Jefe/
encargado del área en donde se está realizando la toma física.
El informe del inventario debe estar firmado por el Encargado de
Activos Fijos y el custodio presente durante la toma.

2.3 Jefe/Encargado del área/Ingeniero de Proyecto:


Investigar y justificar al Encargado de Activos Fijos los faltantes encontrados
durante la toma física, en un lapso máximo de 3 días hábiles
posterior a la toma física.
Cuando no se obtenga una justificación de los faltantes, éstos se cobrarán.
El Jefe de Planta/ Ingeniero de Proyecto (según corresponda)
indicarán quién debe hacerse cargo del pago del activo extraviado
y comunicarán por escrito al Encargado de Activos Fijos si
es necesaria la compra por reposición.
Comunicar oportunamente al Encargado de Activos Fijos las salidas
de los equipos para evitar faltantes injustificados durante las tomas físicas.

Elaboró: Nancy Zelaya / Revisó: Arturo Arroyo, Érick Matamoros / Aprobó: Rebeca Pizarro Versión 02 / Fecha Aprobación: Mayo 2012
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3. Traslados de Activos Fijos
Entradas Proceso Salidas

3.1 Solicitante/Interesado:
Coordinar el traslado del Activo Fijo con otras unidades y
ubicaciones de la empresa.
*NO aplica para la entrega de herramientas en planta o en
proyecto.

3.2 Solicitante/Interesado/Bodeguero:
Completar la boleta para traslado de Activos Fijos.
Especificar en la boleta si el traslado es interno (del responsable
actual del activo al nuevo responsable del activo) o externo
(el traslado se hace a través de un tercero, p.e: un chofer o
R2-PR07. Boleta para
transportista). Traslado de activos fijos
Gestionar el envío del activo y enviar copia de la boleta por
correo electrónico al Encargado de Activos Fijos.

¿El activo fijo tiene partes


complementarias necesarias Sí
R4-PR07. Boleta para
para su funcionamiento?
Traslado de partes de
activos fijos

3.3 Solicitante/Interesado/Bodeguero:
Además de completar la boleta para el
traslado del activo, completar el formulario
de traslado de partes de Activos Fijos.
Gestionar el envío del activo, sus partes y
enviar copia de ambas boletas por
No correo electrónico al Encargado de
Activos Fijos.

¿En el traslado interviene


No
un transportista?

3.4 Encargado/Persona que recibe el Activo Fijo:


Recibir el Activo Fijo y firmar la boleta de traslado de
Activos Fijos.
Sí Mantener una copia de la boleta y enviar original al
Encargado de Activos Fijos.

3.5 Transportista:
Firmar la boleta de traslado de Activos Fijos en el espacio
correspondiente.
Es el responsable provisional del activo hasta su entrega en
el destino previsto.

3.6 Encargado/Persona que recibe el Activo Fijo:


Recibir el Activo Fijo y firmar la boleta de traslado de
Activos Fijos.
Mantener una copia de la boleta y enviar original al
Encargado de Activos Fijos.

3.7 Encargado de Activos Fijos:


Dar seguimiento al movimiento y recibo del activo.
Recibir la boleta original debidamente llena, en caso de faltar
información devolver a los responsables.

3.8 Encargado de Activos Fijos:


Ingresar el traslado del Activo Fijo según la boleta de
Traslados en SAP. Transacción AS02.
Comunicar a los involucrados.
En caso que el traslado cambie el centro de costo del
activo fijo, hacer la modificación en SAP.

4. Capitalización de Activos Fijos


Entradas Proceso Salidas

4.1 Encargado de Activos Fijos:


Recibir la documentación necesaria que evidencie el finiquito y
aceptación de la obra, para proceder a capitalizar el activo fijo.

Gestión de Proyectos:
Informar al Encargado de Activos Fijos:
-El cierre del proyecto para realizar la
capitalización
-Nombre de los activos generados
-Sociedad a la que pertenecerá el activo
-Centro de costo al que se le imputará
el gasto de depreciación. 4.2 Encargado de Activos Fijos:
Analizar la documentación recibida para cerrar el activo en
construcción y trasladarlo en una clase de activo fijo que
corresponda para proceder a ejecutar su depreciación en SAP.
Transacciones: AIAB - Especificar la distribución de los activos a convertir.
AIBU – Ejecutar la liquidación

Elaboró: Nancy Zelaya / Revisó: Arturo Arroyo, Érick Matamoros / Aprobó: Rebeca Pizarro Versión 02 / Fecha Aprobación: Mayo 2012
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5. Bajas de Activos Fijos
Entradas Proceso Salidas

5.1 Gerente/Jefe/Encargado de Área:


Completar el acta de baja de Activos Fijos con toda la
información requerida.
Considerar el criterio técnico de Mantenimiento, Informática
o Maquinaria y Equipo según corresponda.
Acta de baja de activos
Cuando se dé de baja maquinaria pesada o vehículos, solicitar
fijos
aprobación a Asesoría Legal y a la Gerencia de Riesgo.
Un Activo Fijo puede darse de baja por: Obsoleto, daño,
pérdida, venta, donación, siniestro,

5.2 Encargado de Activos Fijos:


Dar de bajo en SAP el activo fijo. Según el motivo de la baja utilizar
Las siguientes transacciones:
Transacción: ABAVN – Cuando el activo no funciona y se desecha
sin generar ingresos.
Transacción: F-92 – Cuando el activo se vende y genera una factura
a nombre de una de las empresas registradas en la base de datos.
Transacción: ABAON: Cuando se hace una venta simbólica o
donación del activo.

5.3 Encargado de Activos Fijos:


Cuando se den de baja cualquier tipo de activo fijo
informar vía correo electrónico a la Gerencia de Riesgo para
las correspondientes gestiones relacionadas con pólizas y seguros.
En el correo electrónico detallar el activo a dar de baja, razones,
valor contable si lo tuviera y cualquier otra información relevante.
Gerencia de Riesgo

6. Reportes de Activos Fijos


Entradas Proceso Salidas

6.1 Encargado de Activos Fijos:


Generar los siguientes reportes en SAP:
1. Valor Contable Actual (S_ALR_87012041): para visualizar No. de activo,
descripción, valor de adquisición, depreciación acumulada y
valor contable actual.

2. Parque de Vehículo (S_ALR_87010129): para visualizar No. de activo,


descripción, matrícula de vehículos, acreedor, valor de adquisición y
valor contable actual.

3. Mejoras de activos – valor contable actual (S_ALR_87012041):


para visualizar No. de activo, descripción, valor de adquisición,
depreciación acumulada y valor contable actual, deben de verse Gerencia de Riesgo
subnúmeros.

4. Reevaluaciones de activos (S_ALR_87010173): para visualizar


No. de activos, descripción, No. de serie y/o No. de plano, No. de factura
del proveedor y No. de gravamen.

5. Query (ZINFOACTIVOS): para visualizar clase del activo, No. de activos,


descripción, No, de serie y/o No, de plano, No de factura del proveedor y
No, de gravamen.

7. Actividades para el cierre contable mensual


Entradas Proceso Salidas

7.1 Encargado de Activos Fijos:


Realizar las siguientes actividades entre el primer y tercer día hábil del siguiente
mes para el cierre contable del mes anterior:
- Cierre de Registro de Activos Fijos (capitalizaciones, bajas , traslados)
- Liquidación de Activos en Construcción
- Ejecución de Depreciación
Contabilidad
- Cierre de Cargos Diferidos (pólizas de vehículos y maquinaria)

8. Gestión de Seguros
Entradas Proceso Salidas

8.1 Solicitante:
Solicitar a Contabilidad un adelanto para hacer el pago de la
póliza correspondiente a la aseguradora.

8.2 Contabilidad:
Registrar el anticipo en SAP.
Enviar a Tesorería para la generación del cheque.

8.3 Tesorería:
Emitir cheque a nombre de la aseguradora y enviar al
mensajero a realizar el pago.
Una vez realizado el pago enviar en formato electrónico
el recibo al Encargado de Activos Fijos y a Contabilidad.

8.4 Encargado de Activos Fijos:


Con el recibo, crear en SAP el activo fijo y darlo de alta.
Enviar a Contabilidad el número de documento SAP para
compensar el adelanto.

Elaboró: Nancy Zelaya / Revisó: Arturo Arroyo, Érick Matamoros / Aprobó: Rebeca Pizarro Versión 02 / Fecha Aprobación: Mayo 2012
PR07. Gestión de Activos Fijos
9. Préstamos de equipo y herramientas
Entradas Proceso Salidas

9.1 Bodeguero:
Recibir y administrar todos los equipos y herramientas que se encuentran
en la bodega.
Para efectos de control, mientras los equipos y herramientas estén
en la bodega estarán a cargo del bodeguero.

9.2 Bodeguero:
Entregar en préstamos los equipos y herramientas por medio del
Vale de Activos Fijos.
Completar el vale y enviar una copia electrónica al Encargado de R1-PR07. Vale de
Activos Fijos para la actualización en el sistema. ActivosFijos

9.3 Bodeguero:
Custodiar el vale en la bodega, colocando el documento físico en
la carpeta de cada solicitante de la planta/proyecto.
Cuando el usuario devuelva el equipo/herramienta debe firmar
el mismo vale que se completó cuando se le entregó el equipo/
herramienta.

9.4 Bodeguero:
Enviar copia del vale con las dos firmas el Encargado de
Activos Fijos.

9.5 Encargado de Activos Fijos:


Actualizar el responsable del activo fijo en SAP, asignando nuevamente
al bodeguero como responsable.

Elaboró: Nancy Zelaya / Revisó: Arturo Arroyo, Érick Matamoros / Aprobó: Rebeca Pizarro Versión 02 / Fecha Aprobación: Mayo 2012

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