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Cómo presentar un buen proyecto y

obtener financiación para


nuestra asociación.

Camon Cigarreras, 21 de mayo de 2011


Índice

1. Introducción
2. Misión de la asociación
3. Estar al día
4. Relaciones con la administración
5. Quién ofrece fondos y cómo
6. La solicitud
7. La ejecución
8. La justificación
Proyectos y financiación

I) Introducción
I. Introducción: definiciones
Contribución en dinero que cumple lo siguiente:

a. No existe una contraprestación directa de los beneficiarios


b. La entrega está sujeta a cumplir un determinado
objetivo, realizar una actividad
c. La financiación se realiza con intención de fomentar
una actividad de utilidad pública o interés social

(art. 2 LGS)‫‏‬

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I. Introducción

Incremento del acceso a subvenciones


por parte de asociaciones

Aumento del rigor en los modos de trabajar:


sostenibilidad de las actividades y servicios

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I. Introducción: prevenciones iniciales

- ¿Fuente única de ingresos? Oportunidades y


amenazas
- El “ruido” del lenguaje jurídico
- Sector vulnerable: inexperiencia
- Buscar orientación: no pararse
- Utilidad para captar recursos privados
- Hacer oficio y tener imaginación

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I. Introducción: los “pros”

- Obliga a gestión ordenada


- Compromete a un resultado
- Otorga legitimación social (interés público)‫‏‬
- Mejora imagen propia
- Exige una mayor transparencia

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I. Introducción: los “contras”

- Genera más trabajo de gestión


- Menor libertad de gasto
- Somete a supervisión externa

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I. Introducción: actitudes

ÓRGANOS POLÍTICOS ÓRGANOS GESTORES

1. Acertar en el encuentro de 1. Aceptar estrategia marcada


intereses comunes por la dirección
2. Hacer prevalecer interés de 2. Proactivos: captar intenciones
los socios y de la asociación de la dirección y promover
solicitudes
3. Lograr el éxito de la actividad
subvencionada 3. Comunicar oportunidades
4. Respeto a las reglas del juego 4. Preparación de proyectos
y a los límites de la
5. Resolver cuestiones técnicas
subvención
y vigilar plazos

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Proyectos y financiación

II) La misión
II. La misión de la asociación

• Misión:
- Importancia de que esté formulada
- Objetivos llevan a actividades
- ¿Subvenciones contribuyen o desvirtúan?
- Subvenciones que reorientan la misión

• Plan de actividades y áreas de intervención

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Proyectos y financiación

III) Estar al día


III. Estar al día

- Censos y registros
- Juntas Directivas al día
- Autorizaciones y poderes
- Impuestos
- Documentos contables
- Control del correo

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III. Estar al día: registros

• Registro constitutivo: el DNI de la asociación


comunicación + estatutos “diligenciados”

• Otros “Registros” (censos): el pasaporte, permiso conducir, etc


de la asociación
– Nacionales: Delegaciones en Ministerio Interior, Delegaciones
Registro Autonómico Asociaciones, etc…
– Autonómicos: Censo IVAJ, Bienestar Social, Sección 4ª,
Secciones deportivas, etc…
– Municipal: Registro Entidades Ciudadanas, Consell de la
Joventut, etc…

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III. Estar al día: juntas y representación

• Juntas Directivas
– Comunicaciones de modificaciones
• Autorizaciones y poderes
– Capacidad para presentar documentos
– Capacidad para solicitar certificados
– Uso de firmas
• Impuestos y Seguridad Social

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III. Estar al día: contabilidad y correo

• Documentos contables
– Facturas (características)‫‏‬
– Recibís (modelo)‫‏‬
– Bancos (copia de cargos o transferencias)‫‏‬
• Control del correo:
– Entradas/salidas/fechas
– Domicilio notificación y posibilidades para el cartero
– Control de plazos: dias naturales, hábiles… momento para del
cómputo

3.4.

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III. Estar al día: sistema archivo

• Tener un buen sistema de archivo. Guardar


originales/copias.

– Documentos legales (estatutos, etc)‫‏‬


– Contratos
– Personal (nóminas, seguros, etc)‫‏‬
– Impuestos
– Documentos contables
– Gestión de actividades
– Gestión de subvenciones

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Proyectos y financiación

IV) Relaciones con las AA.PP.


IV. Relaciones con las AA.PP.

• Descripciones legales
• Tradición cultural: de súbditos a ciudadanos
• Funcionarios: personas
• Hay errores y poca conflictividad

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IV. Relaciones con las AA.PP.

• Conocerse las AA.PP.

– Niveles territoriales
– Áreas de actividad
– Organigramas de personal

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IV. Relaciones con las AA.PP.

Estado Ministerios

CC.AA. Consellerías
JUVENTUD
CULTURA
Diputaciones Áreas
DEPORTES
(…)‫‏‬
Ayuntamiento Concejalías
OO.AA.
Fundaciones municipales

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IV. Relaciones con las AA.PP.

MINISTERIO CONSELLERÍA DIPUTACIÓN AYUNTAMIENTO

Ministro Conseller Presidente Alcalde

Secretario Secretario Diputado* Concejal

DG DG

Jefe Área Jefe Área Jefe Área Jefe Servicio

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IV. Relaciones con las AA.PP.

• Notificaciones de las AA.PP.


– Primera presentación
– Subsanaciones posteriores
• Escritos a las AA.PP. (“instancias”)‫‏‬
– Redacción y contenido
– Modo de presentación: copia sellada
– Lugar de presentación: ojo, asegurarse bien (domicilio)‫‏‬
• Acortar las distancias del papel

4.1.
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IV. Relaciones con las AA.PP.

• Artículo 35. Derechos de los ciudadanos (Ley 30/92)‫‏‬

– Conocer estado tramitación (y copias de los documentos en ellos)‫‏‬


– Identificar autoridades y personal con responsabilidad en el procedimiento
– Obtener copia sellada de documentos y devolución de originales
– Utilizar lenguas oficiales
– Formular alegaciones y aportar documentos antes del trámite de audiencia
– No presentar documentos no exigidos o que ya obren en poder de la Admon
actuante
– Obtener información y orientación
– Acceso a registros y archivos (según las leyes)‫‏‬
– Se tratados con respeto
– Exigir reponsabilidad a las AAPP y al personal a su servicio

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Proyectos y financiación

V) Quién ofrece fondos y cómo


V. Quién ofrece fondos y cómo

• Oferta en base a previsiones previas


• Carácter público de la información
• Multiplicidad de oferentes:
– Ayuntamientos
– CC.AA.
– Estado
– UE

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V. Quién ofrece fondos y cómo

• - BOE / DOCV / BOP


• - Tablones anuncios online
• - Sistemas de alertas / notificaciones (no exhaustivos)‫‏‬
• - Búsqueda periódica
• - Conocimiento previo de convocatorias y relación con
Departamentos

5.1.

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V. Quién ofrece fondos y cómo
• Convocatorias: objetivos propios
• Tipología subvenciones: previo

Opción 1 Opción 2 Opción 3

Tipología actividades Genérico Específico


(plan anual)‫‏‬ (proyecto)‫‏‬

Libertad de gasto Con limitación de


Sin limitaciones
partidas

Régimen de convocatoria Convocatoria Hasta agotar


específica presupuesto

Régimen de justificación Sobre ppto Sobre importe


Reformulación
presentado concedido

Régimen de abono Parcial inicio /


Contra justificación Al inicio
final

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V. Quién ofrece fondos y cómo

• La convocatoria: elementos clave (23 LGS)‫‏‬

1) Objeto, condiciones y finalidad


2) Requisitos y modo de acreditar
3) Plazo de presentación
4) Documentación que acompañará
5) Posibilidades de reformular (27 LGS)‫‏‬
6) Criterios de valoración
7) Medio de notificación (tablón, email…)‫‏‬
5.2.

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V. Quién ofrece fondos y cómo

 ¿Cómo estudiar una convocatoria de subvenciones?

 Mirar el presupuesto global de la


 No debemos convocatoria.
olvidar:  Límites de las ayudas.
 Fechas y términos.
 Identificar el organismo que la
gestiona.
V. Quién ofrece fondos y cómo

ESENCIAL
No rendirse ante la complejidad de la redacción.
Por esto mismo, tratar de sintetizar lo que pretende
la convocatoria en un esquema propio y siempre

PREGUNTAR

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V. Quién ofrece fondos y cómo

Nº EXP.

plazo presentación plazo justificación

• - Plantilla seguimiento administración convocante


UE ESTADO CCAA DIPUTACION AYUNTO.

expediente de órgano convocante y datos contacto


órgano

dirección postal mail

tfno

subvención persona responsable

convocatoria

publicación (diario y fecha)

proyecto presentado

documentación presentada proyecto de actividad


presupuesto
alta de terceros
acreditación requisitos formales

¡¡ARCHIVAR LAS COSAS!! concesión / denegación SI NO


importe fecha de notificación

Desde el momento de la apertura control de abonos TOTAL INICIO


TOTAL FIN
PARCIAL inicial

acostumbrarse a archivarlo todo seguimiento trámites


final

(notificaciones, respuestas, fecha origen/destino contenido plazo hecho

documentos presentados, etc)‫‏‬


12.10.09 ADMON solicitud certificado al corriente SS 23.10.09
5.3.

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Proyectos y financiación

VI) La solicitud
VI. La solicitud: idear un proyecto

 ¿Para qué?: Pasar de los objetivos a los hechos.


 ¿Qué?: La acción, intervención.
 ¿Quién?: Nuestra asociación.
 ¿Dónde?: Nuestro ámbito.
 ¿Cómo?: Con un proyecto.
 ¿Para quién?: Destinatarios.
VI. La solicitud: comunicar la misión

 ¿Quiénes somos? ¿Quién forma parte de la asociación?


¿Cuántos somos? ¿Qué nos define?

 ¿Qué hacemos? Actividades y servicios principales


desarrollamos.

 ¿Para qué lo hacemos? Objetivos fundamentales. ¿Qué


queremos conseguir?

 ¿Para quién lo hacemos? Definir nuestros destinatarios.


VI. La solicitud: ¿un buen proyecto?

 Hay que tener una buena idea


 Que provoque una propuesta interesante.
 Tiene que ser posible.
 Debe de ser eficaz.
 Coherente con el sentido de nuestra asociación y su
misión.
VI. La solicitud: contenido
• Proyecto de actividad
• Presupuesto económico
• Acreditación de requisitos formales
• Alta de terceros (ficha bancaria)‫‏‬
• Otros documentos
HACER UNA PORTADA RESUMEN CON
ELEMENTOS ESENCIALES (título,
objetivos, presupuesto,
baremación provisional, etc)‫‏‬

• Y, por último, presentarlo…

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VI. La solicitud: el proyecto
• Redacción del proyecto
Cuidado con abusar del “copy-paste”:
Buscar la originalidad
– Adaptarse a convocatoria
– Esmero en la redacción y la claridad expositiva:
paciencia del lector
– Mostrar antecedentes propios y de la actividad y
resultados previos si hay
– No presentar un proyecto que no esté
contrastado con algún responsable

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VI. La solicitud: el proyecto

• Redacción del proyecto


• Justificación de la necesidad
• Objetivos y Resultados esperados
• Indicadores
• Beneficiarios/participantes
• Calendario acciones
• Medios que se emplearán
• Difusión prevista
• Previsión de evaluación final. Informe

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VI. La solicitud: presupuesto

• Presupuesto económico
– Prevenciones antes de su redacción
• Priorizar realización, pero valorar medios de
justificación
– Un presupuesto es un “pre-supuesto”
– Presupuesto, resultado, “lucro”
– ¿Resultado negativo siempre?
– Concurrencia de otras subvenciones

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VI. La solicitud: presupuesto

INGRESOS GASTOS
1. Cuotas socios 1. Inversiones
2. Cuotas participantes 2. Personal
3. Donaciones 3. Conservación
4. Patrocinios 4. Suministros
5. Subvenciones 5. Actividades
6. Otros 6. Otros

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VI. La solicitud: requisitos formales

• Documentación estándar
– Inscrita en censo específico
– Al corriente obligaciones fiscales
– Al corriente obligaciones laborales (SS)‫‏‬
– Al día en justificación de otras ayudas
– No existir causas prohibición (LGS)‫‏‬
• Cómo acreditar: certificados originales o específicos

42
VI. La solicitud: “alta terceros”

• Alta de terceros = ficha bancaria


– Recurrir al banco o no (intervención del
apoderado)‫‏‬
– Problemas ocasionales: costes

• No siempre necesario presentar (si no hay cambios


no necesaria)‫‏‬

43
VI. La solicitud: otros documentos

• Publicaciones propias (folletos, etc)‫‏‬


• Recortes de prensa
• Ocasionalmente memorias de actividad
• Muchas veces resultados económicos de la entidad
(provisionales)‫‏‬

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VI. La solicitud: presentación
• Cumplir con el plazo… y ¿qué pasa si no llego?

• En ventanilla o por correos.


• No errar con la ventanilla
• No errar con la dirección
• Correo certificado.

• En qué ventanilla: mejor en su destino…

• Mejor no entregar originales de documentación


asociativa

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VI. La solicitud: presentación

• Largo camino hasta la concesión


– No tener miedo a requerimientos de subsanación
– Paciencia y no desanimarse. Seguir hasta el final

• El trabajo grande ya se hizo: culminar

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Proyectos y financiación

VII) Ejecución
VII. Ejecución

• Recepción de la notificación
– POSITIVA TOTAL
– POSITIVA PARCIAL: reformular. No frecuente.
– NEGATIVA: recurrir?

REFORMULAR (art. 27 LGS)‫‏‬

Cuando el importe de la subvención sea inferior al de la


solicitud presentada se‫“‏‬rehace”‫‏‬la‫‏‬solicitud ajustando
las actividades al importe concedido. Debe respetar
objeto, condiciones y finalidad de la subvención

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VII. Ejecución

• Documentar la ejecución
– Documentos contables (facturas)‫‏‬
– Contenidos e Informes
– Imágenes (fotografías)‫‏‬
– Folletos y publicaciones
– Notas de prensa, noticias

• Comunicar ejecución de iniciativas para su


seguimiento

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VII. Ejecución

• Evitar algunos peligros específicos(razonables)‫‏‬

- Consumo de los recursos en otras iniciativas: ccc específica, etc

– No difundir la colaboración (seguir al diseñador)‫‏‬

50
VII. Ejecución

• Circunstancias que afectarán: notificar


– Cambios en ejecución
– Concurrencia de nuevas ayudas públicas
– Prolongaciones de tiempo

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Proyectos y financiación

VIII) Justificación
Preparamos un proyecto

La justificación económica

 Transparencia y rigor
 El presupuesto debe incluir partidas y conceptos claros y
fácilmente justificables.
 Contar con el retraso en el pago: póliza de crédito, fracción
de pagos...
 Facturas originales, con IVA y todos los datos de
proveedores.
 Mirar los términos de justificación y cumplirlos (sin
agotarlos).
 Podemos abrir una cuenta bancaria específica.
Preparamos un proyecto

La justificación económica

 El proyecto no se ha acabado.
 En el proyecto hemos fijado los objetivos y la situación de
partida.
 Debemos definir indicadores para la evaluación.
 Evaluación continua.
 Evaluación final.
 Implicar agentes externos en el proceso de evaluación.
 No nos engañemos: ¡Podemos mejorar!.
Preparamos un proyecto

La justificación de la acción

 Elaborar una memoria.


 Proyecto inicial: fundamentación, destinatarios, objetivos...
 Descripción de las acciones realizadas.
 Valoración de los resultados.
 Conclusiones.
 Materiales editados, dossier de prensa...
 Balance de gastos e ingresos.
 Colaboraciones.
SE ACABÓ (…y vuelta a empezar).

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