UNIVERSIDAD INTERNACIONAL

DE LAS AMERICAS

Administración de Proyectos

Profesor: Johanny Varela Ramírez, MAP.

¿Qué es un Proyecto?
• Un proyecto es cualquier empresa humana
con un claro principio y un claro final
• Han existido desde el principio del mundo,
pero la Segunda Guerra Mundial le dio
impulso
• Poseen algunas características comunes:
• Combinación de actividades
• Relación secuencial entre actividades
• Preocupación por el tiempo
• Preocupación por los recursos
• Preocupación por el costo 2
• Preocupación por la calidad
¿Qué es un Proyecto?
• La Planeación requiere desglosar el proyecto en
actividades, estimar recursos, tiempo e interrelaciones
entre actividades

• La Programación requiere detallar fechas de inicio y

terminación

• El Control requiere información sobre el estado actual y

analiza posibles trueques cuando surgen dificultades
3
Project Management Institute (PMI)
• Fundado en 1969 y es una de las organizaciones sin fines de
lucro más grande del mundo (>500.000 miembros)

• El principal objetivo de PMI es promover la práctica, la ciencia y

la profesión de gerencia de dirección de proyectos en todo el
mundo, de manera consciente y proactiva, a fin de que las
organizaciones de todos los rincones del planeta adopten,
valoren y utilicen esta metodología y le atribuyan el éxito

• Promueve la Administración de Proyectos a nivel mundial a

través de estándares y certificaciones (PMP®)

• Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos

(PMBOK®) es el más reconocido 4
Project Management Institute (PMI)

Fuente: Universidad para la Cooperación Internacional, UCI

¿Qué es un Proyecto? (PMI)
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio, o resultado único

• Temporal: Todo proyecto tiene un inicio y final definidos

(aunque no se logre el objetivo). Un proyecto no es un
esfuerzo continuo ni tampoco implica corta duración

• Único: El proyecto crea resultados únicos (entregables)

tangibles o no. Un producto, servicio o resultado

• Elaboración Gradual: Se desarrolla en pasos que se van 6

incrementando conforme su desarrollo
Fuente: PMBOK® Sexta edición, PMI
¿Qué No es un Proyecto?

Las Operaciones en curso

• No tienen fin
• Producen productos o servicios idénticos
• Ejemplos
• Una compañía de seguros que procesa nuevos seguros al día
• Planta de automóviles producto el mismo vehículo
• Las operaciones normales de la oficina
• Un cajero bancario que atiende 100 clientes al día

Fuente: PMBOK® Quinta edición, PMI

Proyectos vrs Operaciones
Comparten Características
• Realizado por personas
• Recursos restringidos
• Planificados, ejecutados y controlados

Tienen Diferencias
• Operaciones, son continuas y repetitivas.
Objetivo: dar respaldo al negocio.
• Proyectos, implementan el Plan Estratégico
Objetivo: obtener el resultado y cerrar el proyecto.

Fuente: Universidad para la Cooperación Internacional, UCI

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para cumplir los
requisitos del mismo
• Incluye
• Identificar requisitos del proyecto
• Abordar las necesidades e inquietudes de los interesados
• Gestionar recursos
• Equilibrar las restricciones del proyecto (alcance, costo,
cronograma, calidad, recursos, riesgos)
9

Fuente: PMBOK® Sexta edición, PMI

Beneficios de la Dirección de Proyectos

• Cumplir los objetivos del negocio

• Satisfacer las expectativas del cliente
• Aumentar las posibilidades de éxito
• Entregar los productos adecuados en el momento
adecuado
• Optimizar el uso de los recursos de la organización
• Gestionar las restricciones
• Gestionar el cambio de una mejor manera
• Resolver problemas, incidentes y riesgos de manera
oportuna 10

Fuente: PMBOK® Sexta edición, PMI

Estructura del PMBOK®
• 5 grupos de procesos básicos
Inicio – Planeación – Ejecución - Control - Cierre

• 10 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos:

Gestión de la Integración
Gestión del Cronograma
Gestión de Costos
Gestión de Recursos
Gestión de las Adquisiciones
Gestión del Alcance
Gestión de la Calidad
Gestión de los Riesgos
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de los Interesados

• 47 procesos de dirección son descritos en términos de:

• Entradas (documentos, planes, diseños, etc.)
• Herramientas y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas)
• Salidas (documentos, productos, etc.). 11
Procesos Básicos PMBOK®
• Procesos Iniciación: Definen y autorizan el proyecto o bien una fase
del mismo

• Procesos Planeación: Define objetivos y planifica las acciones

requeridas para lograr los objetivos y el alcance del proyecto

• Procesos Ejecución: Ejecuta las acciones o actividades, integrando

personas y recursos para llevar a cabo la gestión

• Procesos Control y Seguimiento: Miden y supervisan el avance,

identificando variaciones sobre el plan para tomar las acciones
correctivas para cumplir con los objetivos

• Procesos de Cierre: Formaliza la aceptación del producto o servicio y 12

finaliza ordenadamente el proyecto o una fase
Procesos Básicos PMBOK®

13

Fuente: Universidad para la Cooperación Internacional, UCI

Áreas de Conocimiento PMBOK®
• Gestión del Alcance: Garantiza que el proyecto incluya todo (y
únicamente todo) el trabajo requerido para completar con éxito el
proyecto

• Gestión del Cronograma: Garantiza la conclusión a tiempo del proyecto

a través del desarrollo del cronograma del proyecto

• Gestión de Costos: Garantiza que se complete el proyecto dentro del

costo del proyecto, a través de la estimación del costo y aprobación del
presupuesto

• Gestión de la Calidad: Garantiza que se cumpla con los requisitos de

calidad del proyecto, a través de la identificación de y aseguramiento de
la calidad

• Gestión de Recursos: Garantiza que se asignen o adquieran los recursos

(humanos, técnicos, materiales) necesarios para la ejecución del 14
proyecto
Áreas de Conocimiento PMBOK®
• Gestión de las comunicaciones: Garantiza que el equipo de proyectos,
patrocinador, interesados estén enterados de los avances a través de la
generación, recopilación y distribución de la documentación

• Gestión de Riesgos: Garantiza la identificación, análisis y respuesta de

los diferentes riesgos que se puedan presentar en el proyecto

• Gestión de interesados: Identifica personas, grupos u organización que

podrían impactar o verse impactados por el proyecto

• Gestión de las Adquisiciones: Garantiza la compra o adquisición de los

productos o servicios fuera del proyecto para realizar el trabajo del
proyecto

• Gestión de la Integración: Se encarga de identificar, definir, combinar,

unificar y coordinar todos los procesos y actividades de la dirección de
proyectos dentro de los grupos de procesos 15
 Herramientas de Planeación,
programación y control
• Gráficas de Gantt

• Modelos de redes
• Redes deterministas (CPM = Método de la
ruta crítica)
• Redes probabilistas (PERT = Técnica de
evaluación y revisión de programas)
16
Diagrama de Gantt
• Es una de las herramientas más antiguas de planeación y
programación de proyectos
• El diagrama de Gantt simplifica la visualización de tareas y
representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un
único lugar.
• Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir
problemas de programación.
• Permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una
de las etapas y actividades del proyecto.
• Se construye sobre una lista de actividades y una escala de tiempo.
La duración de la actividad se muestra como una barra que abarca el
periodo durante el cuál se espera que se realice una actividad
• Se pueden agregar columnas como responsable, predecesoras, etc.
• El diagrama de Gantt puede actualizarse en cualquiera de sus ejes,
17
en todo momento.
Diagrama de Gantt

18

Fuente: Administración Exitosa de Proyectos, Guido & Clements, 5 ed.

Desventajas Diagrama de Gantt
• Fomenta ejecutar actividades secuenciales
• No muestra relaciones de dependencia entre las
actividades
• Pueden llegar a ser demasiado complejos
• La longitud de las barras no indica la cantidad de
trabajo, sino solo el tiempo
• Precisa de actualizaciones periódicas para
mostrar avances
• Difícil de plasmar en una sola hoja de papel 19
Diagrama de Pert
• Forma visual de representar las tareas que forman el proyecto
y las relaciones entre ellas a partir de las dependencias entre
actividades

• Las siglas del Diagrama de PERT significan Técnica de Revisión

y Evaluación de Programas, y se puede aplicar en todo el
proyecto o únicamente en determinadas fases críticas del
cronograma de actividades

• Ninguna actividad se puede realizar antes si depende de que

termine otra que está planificada más tarde

• En el mundo de la gestión y dirección de proyectos, la técnica

de PERT es muy popular y se aplica para conocer las rutas de
trabajo óptimas 20
Diagrama de Pert
• PERT suele utilizarse junto a técnicas CPM (Critical Path Method),
para detectar esos ‘cuellos de botella’ que pueden poner en peligro
el proyecto por completo. Con PERT y CPM sabremos el camino
crítico de nuestros proyectos y realizaremos un mejor control de
calidad de los resultados del mismo

• Se hace de imprescindible identificar el camino crítico durante la

etapa de planificación, a través de otra técnica muy similar al
método PERT, hablamos del CPM (Critical Path Method).

• Las actividades que no se relacionen con la ruta crítica, tienen una

mayor holgura por lo que pueden ser susceptibles de modificaciones
posteriores sin que afecte a la fecha final del proyecto.

• PERT considera los recursos necesarios para completar las

actividades en una duración determinada, la lógica del CPM detecta 21
el camino crítico y los posibles ‘cuellos de botella’ del proyecto.
Ruta Crítica
• La Ruta Crítica es la ruta más larga a
través de la red
• Determina la longitud del proyecto
• Toda red tiene al menos una ruta crítica
• Es posible que haya proyectos con más
de una ruta crítica
22
Diagrama de Pert

23

Fuente: https://www.e-manuales.com/diagrama-pert/
Desventajas Diagrama de Pert
• No considera la disponibilidad de recursos ni
calendarios laborales. Asume plena
disponibilidad de recursos
• Requiere de mucha mano de obra y tiempo para
su construcción
• Gráficos complicados y difíciles de entender
• Inexactitudes en la predicción
• No es método ágil, no tiene la flexibilidad para
adaptarse a cambios imprevistos
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Principales Errores en Proyectos
• Mala Planificación: No se consideran todos las tareas, recursos, plazos
necesarios para el proyecto

• No dar seguimientos periódicos: Impide asegurar que se cumplan los plazos

establecidos, no logrando corregir a tiempo desviaciones

• Ausencia de Comunicación: No hay minutas, no se comparten, lo que

propicia malos entendidos

• No involucrar a todo el equipo: Genera falta de compromiso, no es mi

proyecto, impide lograr el objetivo

• Falta de unión de equipo: Propia enfrentamientos internos, problemas de

coordinación

• Sobrecostos: Producto de una mala estimación y planificación, ejecución de

tareas no previstas, genera presión y desmotivación de los patrocinadores 25
Principales Errores en Proyectos
• Asignación Roles y Responsabilidades: Afecta la estructura del proyecto, y
responsabilidad sobre las tareas, genera roces entre miembros del equipo

• No ejecutar análisis de riesgos: Impide prepararnos y afrontar imprevistos,

aumenta costo y tiempo del proyecto

• Mala elección de indicadores: Impiden medir adecuadamente el avance y

cumplimiento de los objetivos del proyecto

• No cumplir plazos: Desmotiva al equipo y patrocinador, aumenta costo.

Mala imagen del equipo

• Entregar proyecto sin validarlo: Impide asegurar que los objetivos y alcance
del proyecto se cumplan, no se asegura la calidad del proyecto (pruebas), se
hace apresuradamente

• Ausencia de un Líder de Proyecto o PMO: Ausencia de liderazgo, afecta 26

conseguir los objetivos, rendición de cuentas y la planificación del proyecto
Fast-track Proyectos

¿ Cómo planificar un proyecto ?

– Determina los recursos humanos disponibles.
– Establece las fases y tareas.
– Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:

* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duración.

* Dependencias entre tareas.
– Asigna los recursos a las tareas.
– Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.
– Realiza consideraciones como:

* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.

* Interrupciones en días festivos y vacaciones. 27
 Fast-track Proyectos
▪ Revisa el progreso de las tareas
▪ El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la
sobreasignación de tareas a los recursos.
▪ Las rutas críticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que
el proyecto finalice en la fecha programada.
▪ Gestiona a tu equipo de trabajo
▪ Establece una comunicación leal y efectiva con el equipo de trabajo y
evalúa si existen problemas entre los miembros del equipo.
▪ Establece reuniones de seguimiento
▪ Quien debe asistir / convocatoria con orden del día detallado, hora
comienzo y finalización.
▪ Prepara la reunión / actúa de moderador y no abordes temas que no sean 28
los propios de la reunión / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunión
Fast-track Proyectos
1) Elabora un plan de proyecto
2) Evalúa y optimiza el plan hasta estar satisfecho
Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución,
debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.
3) Revisa las rutas críticas, el progreso de las tareas y el
cumplimiento de hitos
Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas.

4) Controla los costes y el presupuesto

El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar
desajustes en el presupuesto.
5) Cierra el proyecto adecuadamente
Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas. 29
Metodologías para proyectos:
Tradicional o Cascada
• Project Management Institute (PMI)

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