Actividad en clase Administración documental

1.que es el despacho de documentos

RTA:
Conjunto de operaciones de verificando y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
2. 10 procesos utilizados en el despacho de documentos
RTA:
1.Elaboracion
En la elaboración del documento, tanto administrativo como comercial, se deben
reflejar los criterios citados por la guía técnica: -185 (ICONTEC) y las normas
Técnicas.
2.Firma
La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo,
dibujado, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de
identificar al responsable de su expedición.
3. Traslado de documentos
El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a
la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final. Para ello, se
cuentan con la ayuda de una persona encargada internamente de realizar este
proceso, también, llamada “patinador”, pero cuando la correspondencia debe
cumplir con su ciclo externamente se cuenta con la colaboración de la mensajería
o empresa especializadas en envíos de correspondencia.
4. Embalaje o Empaque
El empaque suele ser utilizados generalmente en las estrategias de marketing
para garantizar la calidad de un producto. Pero cuando se habla de gestión
documental se entiende por empaque al sobre, envoltura, plastificación o cubierta
en otro tipo de material, donde se guarda el documento al momento de su
despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario.
5. Símbolos
En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de
las delicadezas de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las
condiciones ambientes, como por ejemplo la exposición a la luz, al calor, al frio, a
la humedad.
6. Verificación
En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación, sobre el
cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y tramite, según la clase
y naturaleza del documento.
7. Numeración, fechado y radicación
El acuerdo 060 de 2001 del archivo general de la nación, menciona en su artículo
según la identificación la definición de la radicación de las comunicaciones, como
el “procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite.
8. Registro
Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más relevantes del
documento, generalmente se traza un diseñado específico según la empresa y los
criterios documentales que se tengan en ella. Cuando la correspondencia está
orientada a dar una respuesta, no sólo se registran los criterios de su salida o
despacho, sino que se anota también el consecutivo y fecha del documento que
antecede a éste. Esta operación constituye y el trámite documental.
9. Separación
Como ya se dijo en la verificación, algunos documentos llevan como soportes
contenidos, anexos que se constituyen parte fundamental en el momento de su
salida hacía otra dependencia o un destinatario extremo. Por tanto, cuando llega el
momento de su despacho y destino final deben separarse del original las
originales las respectivas copias del documento y sus soportes.
10. Envió
En primera medida, se necesitaba tener calidad la forma de envió que se desea
realizar, en qué nivel geográfico se va a realizar y cuáles serán las condiciones de
empaque y seguridad que garantizarán que el documento llegue a su destino final
sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia.
3. ¿Como se llama la persona encargada del traslado de documentos en la
empresa?
RTA: El patinador
4. ¿Quiénes son las entidades encargadas del traslado de documentos a
nivel externo?
RTA: Mensajería o empresas especializadas en envíos de correspondencia.
5. ¿Qué es acervo documental?
RTA: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
6. Representa gráficamente 10 símbolos más utilizados en el embalaje de
documentos con su respectivo significado.
NOMBRE SIMBOLO SIGNIFICADO
MANIPULAR CON Al igual que el
CUIDADO símbolo “Muy
Frágil”, éste indica
que el contenido
debe ser tratado
con cuidado
durante su
manipulación. De
esta forma, se
evitarán posibles
roturas del artículo.
ESTE LADO Este símbolo indica
ARRIBA la posición ideal y la
que se debe
mantener del
embalaje durante
su envío y
almacenamiento.
Este símbolo indica
FRÁGIL que el contenido es
muy frágil y debe
tratarse con
cuidado.

SENCIBLE A LA El símbolo también

HUMEDAD puede encontrarse
con gotas. Estos
significan que es
sensible a la
humedad. Por lo
que la mercancía
tendrá que
guardarse en un
lugar seco, de lo
contrario, el
producto podría
dañarse.
PUNTO DE Indica el centro de
EQUILIBRIO gravedad del
embalaje. También
es conocido como
centro de gravedad.

NO UTILIZAR Los ganchos

GANCHOS quedan prohibidos
para manipular
dicho embalaje

APILAMIENTO (NO existen diferentes

APILAR) símbolos para
referirse al
apilamiento. El
primero que hemos
visto indica que no
se puede apilar más
mercancía encima
del paquete.
Cabe comentar que
el número de cajas
para apilonar puede
variar, dependiendo
de la calidad de las
cajas y de la
fragilidad del
producto.
NO APILAR MÁS DE indica que no se
8 pueden apilar más
de 8.
Cabe comentar que
el número de cajas
para apilonar puede
variar, dependiendo
de la calidad de las
cajas y de la
fragilidad del
producto.
MANTENER La mercancía
CONGELADO deberá congelarse,
puesto que puede
tratarse de
alimentos o
medicamentos que
necesitan ser
congelados para
guardar todas sus
cualidades.
NO CONGELAR Este símbolo suele
encontrarse en
algunas
mercancías de
alimentos. Significa
que el producto no
puede congelarse.
Ya que de lo
contrario podría
perder sus
principales
beneficios.
RECICLABLE Indica que el
material con el que
está elaborado el
embalaje puede ser
reciclado gracias a
su composición.
Puede ser
depositado en el
contenedor azul,
verde o amarillo,
dependiendo de
cada producto.
MANTENER El embalaje que
APARTADO DE contenga la
FUENTES DE etiqueta de
CALOR “Mantener apartada
de fuentes de
calor”, debe
guardarse del calor
y las altas
temperaturas. Ya
se durante su
almacenamiento o
 durante su
transporte
NO UTILIZAR Indica que no se
CUTER debe utilizar ningún
elemento cortante
(como por ejemplo
un cúter) para abrir
el embalaje.
NO SE RUEDE Cuando un
embalaje contenga
este símbolo,
significa que no
debe rodarse, bajo
ningún motivo
durante su
almacenaje o
transporte.
CARRETILLAS Y
HORQUILLAS Su significado es
simple: no se puede
manipular la
mercancía con
horquillas o
carretillas
LIMITES DE Es uno de los
TEMPERATURA símbolos más
gráficos y
explicativos que se
pueden encontrar.
Ya que con la
imagen se
comprende la
temperatura
máxima y la mínima
a la que puede
someterse el
embalaje.
7. ¿Qué debe contener el documento en el paso de verificación?
Rta:
• Encabezado
• Presentación
• Objetivo (se establece si hay relación con un antecedente y repuesta)
• Firma
• Anexos y copias
• Sujeción de las normas técnicas y jurídicas
8. ¿Cuál es el acuerdo y el artículo en él se menciona la definición de la
radicación de documentos?
Rta:
El acuerdo 060 de 2001 Archivo General de la Nación, en su artículo segundo de
la definición de la radicación de las comunicaciones, como el “procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite”.
9. ¿Cuáles son los datos que se diligencian en él envió de correspondencia?
Rta:
1. Escriba la fecha en la que realiza su envío.
2. Escriba la Ciudad destino de envío.
3. Escriba el nombre, dirección, teléfono y Cedula o Ruc del Remitente.
4. Escriba el nombre, dirección, teléfono y Cedula o Ruc del Destinatario.
5. Describa el contenido del envió.
6. Si es una caja especifique las dimensiones del envío.
7. Especifique el peso (kilos) del envío.
8. Escriba el valor (dólares) del contenido del envío.
9. El código de barras no lo destruya ni lo altere.
10.Firme con nombre legible la guía como aceptación a las condiciones descritas.
10. ¿Cuáles son las recomendaciones para efectuar una correcta separación
y envió de documentos?
Rta:
• El documento original con sus respectivos anexos es entregado al destinatario.
• La primera copia de este documento se conserva en la oficina o dependencia
que la produce. la segunda copia es utilizada normalmente para el registro del
consecutivo en la unidad de correspondencia.
• En algunas ocasiones se requieren de más copias para los interesados en esta
comunicación, de acuerdo con su contenido e interés.