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INTRODUCCIÓN

Para tratar en este trabajo el tema de las Relaciones Públicas es importante mencionar las
relaciones de las personas entre sí, o lo que se conoce como las relaciones humanas que son las
interesadas en crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos,
basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto
de la personalidad humana.

Las Relaciones Públicas por su parte, buscan insertar a las organizaciones dentro de la
comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos
y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la
concordancia de sus respectivos intereses.

Ante esto la gerencia de Asuntos Públicos de Exploración y producción División Costa


Afuera está constituido por un complejo organigrama que comprende muchas funciones y escalas en
la gestión organizacional y pública que se orienta no sólo a fortalecer y renovar la capacidad laboral
multidisciplinaria de la corporación, sino que también, y acorde con las nuevas propuesta y líneas
estratégicas de carácter nacional, se propone desarrollar a todos los niveles y ámbitos el Estado
Sucre.

En este sentido, pretende hacer aportes social, económico, médicos, alimenticio, educativo,
cultural, agrícola pesquero y científico-tecnológico al desarrollo del país para propiciar mayor
equidad social y ambientalmente sustentable.

A continuación se presenta un programa de Relaciones Públicas diseñado por EyP División


Costa Afuera adaptado y organizado por los investigadores que corresponde al año 2009. Se
detallan sus componentes, tales como: situación, misión empresarial, objetivos, agendas,
organización jerárquica, estrategias y limitaciones.

1. SITUACIÓN Y DESCRIPCIÓN

La gerencia de asuntos públicos de PDVSA Petróleo EyP División Costa Afuera es


relativamente nueva motivado a que (EyP costa afuera) tiene aproximadamente dos años instalada
en el Estado Sucre para dar en conformidad con el plan estratégico nacional desarrollo a todo el
estado a través del proyecto SIGMA y el proyecto de la Plataforma Deltana.
Las Misiones Sociales son estrategias masivas orientadas a garantizar los derechos
fundamentales a la población, con énfasis en los sectores más excluidos.
Estas iniciativas cuentan con recursos extraordinarios, su coordinación es interinstitucional e
interministerial y uno de los elementos fundamentales para su planificación, ejecución y seguimiento
es la participación activa y protagónica de las comunidades organizadas.
La gerencia de Asuntos Públicos EyP División Costa Afuera apoya directamente a casi todas
las Misiones Sociales y programas de desarrollo que el Gobierno Bolivariano está impulsando
actualmente en la región.
La estructura de la Corporación con respecto a la división se estructura de manera compleja
donde la función que ejerce la Gerencia de Asuntos Públicos es de Staff a través del Líder en
Relaciones Institucionales a la Gerencia General de EyP División Costa Afuera de la siguiente
manera:
1.1 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

RAFAEL RAMIREZ
MINISTRO DE
ENERGIA
Y PETROLEO
PRESIDENTE
PDVSA

EULOGIO DEL PINO


VICEPRESIDENTE
DE
EXPLORACIÓN Y
PRODUCCIÓN

JOSÉ PARADA
DIRECTOR
EXPLORACION Y
PRODUCCION

MARIA MARCANO PABEL


LIDER DE RODRÍGUEZ
RELACIONES GERENTE
INSTITUCIONALES DIVISION EyP
EY P C. AFUERA COSTA AFUERA

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GERENTE DE
ASUNTOS
PUBLICOS
LIDER DE PPG
(NMA)

LIDER DE
LIDER DE LIDER DE RELACIONES
COMUNICACIONES AUDIOVISUALES INSTITUCIONALES
E IMPRESOS

LIDER AAPP DTTO LIDER AAPP DTTO LIDER AAPP DTTO LIDER AAPP DTTO
ORIENTAL ORIENTAL GUIRIA OCCIDENTAL CENTRAL )
CARUPANO

GERENTE ASUNTOS
PUBLICOS

LIDER DE
AUDIOVISUALES E
IMPRESOS (NMA)

SUPERVISOR DE SUPERVISOR DE
TRANSMISIONES FOTOGRAFÍA Y SUPERVISIÓN DE
RADIALES (NMA) VIDEO (NMA) IMPRESOS (NMA)

OPERADOR (NME) AUX.


CUMANÁ AUDIOVISUALES SUPERVISOR DE
(NME) DISEÑO (NMA)

OPERADOR (NME) DISEÑADOR


GÜIRIA GRÁFICO (NME)

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GERENTE ASUNTOS
PUBLICOS

LIDER DE
COMUNICACIONES (NMA)

ANALISTA DE ESTRATEGIAS ANALISTA DE


COMUNICACIONALES COMUNICACIONES
CUMANÁ (NMA) CUMANÁ ( NMA)

ANALISTA DE ESTRATEGIAS ANALISTA DE


COMUNICACIONALES COMUNICACIONES
CARÚPANO (NMA) CARÚPANO ( NMA)

ANALISTA DE ESTRATEGIAS ANALISTA DE


COMUNICACIONALES COMUNICACIONES
GÜIRIA (NMA) GÜIRIA ( NMA)

GERENTE
ASUNTOS
PUBLICOS

LIDER DE
RELACIONES
INSTITUCIONALES

ANALISTA DE
ANALISTA DE ANALISTA DE EVENTOS Y PROTOCOLO
EVENTOS Y PROTOCOLO EVENTOS Y PROTOCOLO
GÜIRIA ( NMA)
CUMANÁ ( NMA) CARÚPANO ( NMA)
ANALISTA DE
RELACIONES
INSTITUCIONALES.
CUMANÁ (NMA)
ANALISTA DE RELACIONES AUXILIAR DE AUXILIAR DE AUXILIAR DE
INSTITUCIONALES EVENTOS Y PROTOCOLO EVENTOS Y PROTOCOLO EVENTOS Y PROTOCOLO
CARÚPANO (NMA) CUMANÁ ( NME) CARÚPANO ( NME) GÜIRIA ( NME)

ANALISTA DE RELACIONES
INSTITUCIONALES
GÜIRIA (NMA)

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GERENTE ASUNTOS
PUBLICOS

LIDER PPG
(NMA)

SUPERVISOR DE SUPERVISOR DE
PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN (NMA)
GESTIÓN (NMA)

ANALISTA DE
ANALISTA DE ANALISTA DE ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN
PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO CONTRATACIÓN CUMANÁ ( NMA)
CUMANÁ ( NMA) CUMANÁ ( NMA) CUMANÁ ( NMA)

ANALISTA DE ANALISTA DE
CONTRATACIÓN ADMINISTRACIÓN
ANALISTA DE ANALISTA DE
CARÚPANO ( NMA) CARÚPANO ( NMA)
PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO
CARÚPANO ( NMA) CARÚPANO ( NMA)

ANALISTA DE ANALISTA DE ANALISTA DE ANALISTA DE


PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO CONTRATACIÓN ADMINISTRACIÓN
GÜIRIA ( NMA) GÜIRIA ( NMA) GÜIRIA ( NMA) GÜIRIA ( NMA)

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION


1.2.1 OBJETIVO GENERAL
• Desarrollar los planes y las estrategias, articulados a los lineamientos del Ejecutivo Nacional
y los de PDVSA con la División de EyP Costa Afuera en cuanto al impulso del Estado Sucre
en los ámbitos, social, cultural, económico, agrícola pesquero, turístico, corporativo y
tecnológico a través la integración con la gestión gubernamental.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS


• Afianzar las jornadas de tipo laboral, medico asistencial, alimenticias, ecológicas, turísticas y
agro pesqueras que contribuyan a la integración de la empresa con las comunidades.
• Apoyar a la difusión y organización los eventos educativos, culturales políticos y corporativos.
• Programar conjuntamente con la gerencia de servicios logísticos el listado de proveedores. Para
la adquisición y suministro de instalaciones, tarimas, equipos, refrigerios, material POP,
elaboración de la publicidad, alquiler de unidades de transporte.

2. MISIÓN
Habilitar una eficiente gestión de Comunicaciones, así como de Evento y Protocolo de la
Corporación en EyP División Costa Afuera, alineada con las políticas informativas Corporativas y del
Estado, a fin de contribuir al logro de los objetivos socioeconómicos de la empresa y la Nación,

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facilitando el ejercicio de la soberanía y el derecho contralor del pueblo venezolano sobre sus
recursos energéticos.

3. PÚBLICOS
La nueva PDVSA a través de la gerencia de Asuntos Públicos de Exploración y Producción
División Costa Afuera esta subordinada al Estado venezolano y profundamente comprometida a la
atención y servicio del pueblo Sucrense, profundizando de este modo el ejercicio de la plena
soberanía petrolera. La División ha iniciado un nuevo enlace con el Gobierno Bolivariano del Estado
Sucre, que permitirá una conexión estrecha con las líneas maestras del actual proyecto nacional del
país, bajo el papel rector del Ministerio de Energía y Petróleo.
Está perfectamente alineada con las orientaciones del Estado venezolano, y cada uno de sus
trabajadores está comprometido con la reconstrucción de la empresa, que a su vez representa la
construcción de un futuro mejor para toda la Nación. La atención de la Gerencia de Asuntos Públicos
de Exploración y Producción División Costa Afuera se centra a las comunidades organizadas en el
apoyo de sus actividades consejos comunales, instituciones públicas, hospitales, fundaciones,
alcaldía y gobernación.

4. AGENDA
4.1 UNIDAD DE COMUNICACIONES
• Consolidar listado de Medios de Comunicación del estado Sucre y entidades orientales.
• Fortalecimiento de las relaciones con Medios de Comunicación del estado Sucre y entidades
orientales.
• Homologación del estilo comunicacional (Notas de Interés, notas de condolencia).
• Agregar elementos innovadores a las herramientas de comunicaciones internas (Carteleras,
Notas de Interés y Síntesis de Prensa)
• Micros de promoción Turística y Cultural del estado Sucre.
• Check list de Ruedas de Prensa.
• Micro sobre Costa Afuera para estudiantes, público petrolero y no petrolero.
• Elaboración de Folleto sobre operaciones de EyP Costa Afuera.
• Diseño y utilización de backing electrónico para eventos.
• Backings y pendones genéricos
• Ampliación de archivos fotográficos de EyP Costa Afuera.
• Campañas Institucionales (Seguridad Industrial e Higiene y Ambiente).
• Reciclaje de vallas con mensajes turísticos (Ruta de Humboldt).
• Inserción de información cultural, turística e histórica en las notas de interés.

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• Conversatorios Ideológicos.
• Señalización del Parque Guaiquerí
• Elaboración de Avances Informativos en programas como Windows Movie Market o flash
• Publicación periódica de Pág. completa a color de logros de PDVSA y la Revolución con
autorización de Corporativo
• Envío semanal de tres notas de prensa a los Medios de Comunicación del estado y entidades
orientales
• Análisis de Entorno mensual
• Monitoreo de los Medios de Comunicación y Dossier de Prensa mensual

4.2 UNIDAD DE EVENTOS Y PROTOCOLO


• Listado protocolar de PDVSA e Instituciones del estado Sucre.
• Equipo de protocolo EyP Costa Afuera.
• Agenda de Eventos (semanales)
• Tarjetas de invitación Standard.
• Tarjetas de presentación.
• Reclutamiento (Inscripción como proveedor PDVSA) de nuevos proveedores.
• Afiches y / o desplegables de promoción turística y cultural del estado Sucre.
• Exposiciones itinerantes.
• Stand PDVSA.
• Alianzas con Instituciones y Organismos del estado.
• Diseño y aplicación de Check list para Eventos Especiales.
• Giras y visitas institucionales (internas / externas).
• Programa de Eventos Internos.
• Plan Siembra de Murales.
• Calendario de efemérides.
• Enlace con la Dirección de Turismo del estado y Calidad de Vida para organizar excursiones
a sitios históricos
• Promover Jornadas Ambientales con apoyo de la Gerencia de Ambiente
• Acuerdos con Salas, teatros y espacios para la Cultura, para programar exposiciones de
pintura, escultura y artesanía, además obras de teatro y eventos en general para trabajadores
y comunidades -Sala Cinemateca, Museo Ayacucho, museo de Arte Contemporáneo,
Ateneos, Casas de la Cultura, Casa de la Diversidad Cultural. Conjuntamente con Calidad de
Vida.
• Evento de apertura Escuela de Artes Marciales.
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• Elaborar listado de material POP que se tendría en stock, para obsequiar a los trabajadores
en actividades como el 1er de mayo

4.3 UNIDAD ADMINISTRATIVA


• Estructura organizacional, ficha técnica de los trabajadores de AAPP.
• Contrato de servicios textiles.
• Portafolio de agrupaciones musicales.
• Alianza estratégica con la imprenta del estado Sucre para abaratar costos.
• Lista de precios de servicios y productos - apoyo de Ingeniería de Costos.
• Planes de Adiestramiento In Company (enlace con la Unidad de Educación y Desarrollo de
RRHH).
• Enlace Administración de Personal / RRHH: Designación de punto focal. Reportes status
financiero mensual.
• Talleres sobre formulación de presupuesto y análisis FODA para no administradores.
• Revisión cronograma de metas cumplidas / reorientación de metas (trimestrales).
• Implementación de Plan de Reclutamiento de nuevos proveedores.
• Listado de proveedores con enlaces revisado por PCP. (Actualizado).
• Creación del Comité de Consultas de Precios de acuerdo a las UT. contratadas.
• Implementación de reuniones aclaratorias para proveedores.
• Inventario de materiales (Saint, otros). Designación de punto focal.
• Actualización de la cadena Work Flow .
• Flujograma de actividades de los diferentes procesos de la Gerencia de Asuntos Públicos.
• Diseño e implantación de encuesta de actuación del proveedor.
• Estructuración y seguimiento a programa de vacaciones (registro de permisos, días
compensatorios).
• Diseño de cuadros sucesorales de reemplazo.
• Estructuración de programas y manual de Guardias.

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5. CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES

FRECUENCIA
ACTIVIDADES
SEMANAL MENSUAL TRIMESTRAL ANUAL

REUNIONES X
PATROCINIOS X
RELACIONES CON LOS X
MEDIOS DE
COMUNICACION
MICROS RADIALES X
FOLLETOS DE LA X
DIVISION
CAMPAÑAS X
INSTITUCIONALES
AGENDAS DE EVENTOS X
RECLUTAMIENTO X
DE PROVEEDORES

GIRAS INSTITUCIONALES X
LISTA DE PRECIOS X
Y SERVICIOS

ENLACES REVISADOS X
POR PCP

6. PRESUPUESTOS
APOYO A LA GOBERNACION CARAMELOS PARA
CARNAVALES 2009……………………………………… 36000 BSF
TARIMA E HIDRATACION………………………………. 80000 BSF
JORNADA DE SALUD APOYO A LAS
COMUNIDADES…………………………………………… 10000 BSF
REFRIGERIOS PARA EL PERSONAL…………………. 2000 BSF
PERIFONEO……………………………………………….. 2000 BSF
GIGANTOGRAFIA (PANCARTAS)……………………… 150 BSF
MATERIAL POP…………………………………………… 7000 BSF
APOYO A LA CAMPAÑA POLITICA…………………… 200000 BSF

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7. MATRIZ DOFA
7.1 DEBILIDADES
• El personal que labora en la unidad no ha recibido el entrenamiento requerido para mejorar la
calidad y la capacidad de respuesta en los diferentes procesos.
• la poca y en ocasiones nula dotación al área con, equipos de alta tecnología, mobiliarios e
insumos. como es el caso de la impresora, la cual se instalo inicialmente para un grupo de 6
trabajadores y es utilizada por más de 20 usuarios. y la falta de espacio para atención al
publico y proveedor así como el área de archivo
• cuando se aprueban montos inferiores a los requerimientos surgen retrasos en los pagos a
terceros, que se van arrastrando en las propuestas siguientes.

7.2 OPORTUNIDADES
• incorporar profesionales preferiblemente residenciados en la zona
• la cartera de proveedores ha demostrado lealtad paciencia y compresión ante los
contratiempos que se generan por falta de equipos o por retardo en la asignación de recursos
de finanzas corporativo
• el apoyo que presta la gobernación.

7.3 FORTALEZAS
• gran agilidad para recibir , registrar, devolver o procesar solicitud de las comunidades, áreas
de la división, pdvsa gas y petróleos de Venezuela
• versatilidad para la ejecución responsable y oportuna de actividades alternas en la ejecución y
control de eventos.
• grato ambiente laboral.

7.4 AMENAZAS
• existen elementos en el área de trabajo que genera distracción, perdida de tiempo del
personal en las horas laborables.
• la cartera de proveedores que se encuentren en un momento determinado insatisfecho por
fallas en el proceso, pueden generar fuga de falsa información que reste credibilidad a la
gerencia División y PDVSA.
• al existir atraso de pagos a los proveedores y contratistas surge el peligro de que se
presenten cierres de contratos o paralizaciones en el suministro de equipos instalaciones o
material POP.

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7.5 ESTRATEGIAS
• F1O1: brindar la oportunidad de crear amplio y solidó conocimiento del trabajo y áreas de
competencia, iniciando a los empleados con un entrenamiento previo para generar autonomía
a los profesionales de la región en la empresa.
• D1O1: incentivar el entrenamiento y capacitación del personal existente y los nuevos
ingresos.
• F1A1: reducir la perdidas de tiempo por parte del personal, ubicando lo según el rol
organizacional de los departamentos o unidades de la gerencia.
• D1A1: a pesar de las debilidades y amenazas, se debe procurar mantener las relaciones
interpersonales a través de la formación de un equipo de trabajo sólido y comunicativo.
• F2O2: consolidar la relación de la gerencia con los proveedores.
• D2O2: el suministros de equipos de alta tecnología y el espacio para atención al proveedor y
creación del área del archivo, que permitan la ejecución eficaz y eficiente de las operaciones
de la unidad.
• F2A2: la creación del área de atención al público y proveedor, que facilite la información al
público y proveedores a fin de evitar molestias y retrasos darle la información veraz propia y
oportuna ante sus inquietudes.
• D2A2: la dotación y reubicación del personal en un espacio físico, con equipos, insumos y
área de archivo que proporcionara el ambiente ideal para el buen funcionamiento de la
unidad, la gerencia y una excelente atención al proveedor.
• F3O3: enviar las informaciones en los días pautados tratando que se otorgue el suministro de
materiales y equipos requeridos sin problemas ni tardanzas.
• D3O3: gestionar a través de la gerencia de servicios logísticos y Finanzas la canalización de
los pagos para evitar el diferimiento de estos.
• F3A3: contactar semanalmente a todas las gerencias contratantes para trasmitir información
certera de los estimados, en espera de que se otorguen los montos y se eviten retrasos por
falta de información.

8. LIMITACIONES
En el desarrollo de la investigación, surgieron algunos factores, que afectaron de manera
insignificante dicho proceso, pero que es importante y necesario enunciarlos a continuación:
• La limitada disposición de recursos económicos
• La ubicación de la gerencia en la Ciudad de Cumana lo que implico varios traslados a la
misma a fin de recolectar la información de la investigación.

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• La poca disposición de tiempo del personal para atender y generar el suministro de
información de dicha investigación lo que en ocasiones ocasionó la pérdida del traslado a la
ciudad de cumana.

CONCLUSIONES.

Luego de haber recolectado y analizado toda la información necesaria para desarrollar dicho
trabajo referente al, Programa de Relaciones Públicas de Petróleos de Venezuela S.A. Exploración
y Producción División Costa Afuera, se desglosaron las siguientes conclusiones:
• Se considera de manera general la planificación estratégica como una de las medidas
fundamentales para la organización del área de Relaciones Publicas y más en la función que
esta ejerce (de Staff) en dicha empresa.
• El funcionamiento de la gerencia de Asuntos Públicos es un aspecto trascendental para
accionar el desarrollo del estado Sucre a través de la promoción de jornadas actividades y
programas de carácter social, cultural educativo, agro pesquero, económico, ecológico,
turístico, medico asistencial y tecnológico.
• Es fundamental la disponibilidad del recurso humano que se sume al desarrollo del país a
todos los niveles ya que La carencia del mismo y financieros así como tecnológicos limita el
desarrollo de la región.
• Finalmente se puede apreciar que la presente investigación abrió una ventana hacia el
horizonte de la Administración de Desastres y el rol tan importante que juega las Relaciones
publicas

RECOMENDACIONES
Las recomendaciones que aporta esta investigación se concentran principalmente en las
acciones que debe desplegar dicha organización para mejorar las condiciones del medio ambiente
laboral que contribuya al excelente desenvolvimiento de sus operaciones, y estas se vean reflejadas
en la función social que desempeñan.
• Establecer vínculos de comunicación entre el público sucrense gobernación alcaldías y
proveedores. a fin de afianzar la participación comunitaria
• Mantener una interacción ardua y contínua con instituciones públicas gubernamentales,
médicas, culturales, educativas, turísticas y de economía popular fomentando en la
conciencia progresistas y de avance para dar desarrollo a las propuestas sociales que surgen
de la creatividad de la sociedad sucrense.

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