ADMINISTRACIÓN

UNIDAD IV
“FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO”
TEMA: FUNCIONES ADMINISTRATIVAS QUE
DESARROLLAN DENTRO DE UNA EMPRESA:
PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y
CONTROL.

PDF INFORMATIVOS
Funciones administrativas dentro de una
empresa:

PLANIFICACIÓN
Puede decirse que no existe una actividad humana que garantice
en su totalidad estar exenta de error. La misma condición de ser
humano aporta cierto riesgo de que la acción no se cumpla tal como
es deseada.

Sin embargo, este riesgo pudiera aminorarse si se toman medidas

previsivas que eviten el error la desviación o el fracaso.

De allí que toda actividad que el hombre realice, requiere de un

mínimo de planificación. Si se iguala este razonamiento con el que
lleva a cabo una empresa, el hecho de una panificación se hace más
necesario para que ésta alcance el éxito en su labor. Por ello toda
empresa debe planificar siguiendo un proceso a fin de garantizar sus
metas.

Definiciones de Planificación:

Para Willburgs Jiménez Castro, planificación es: “el proceso

administrativo de escoger y relacionar los objetivos. Es entender el
objetivo, evaluar la situación, considerar diferentes acciones que
puedan realizarse y escoger la mejor”.
Por otra parte, de acuerdo a lo expresado por George Terry,
planificación es: “escoger y relacionar hechos para prever y formular
actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr
resultados deseados”.

Aspectos de la Planificación:

Todo proceso de la planificación, supone el conocimiento del

entorno donde la empresa se desenvuelve; siendo ésta la forma de
entender su realidad y establecer así acciones que le permitan
alcanzar sus objetivos, es decir, se debe tener información sobre la
economía del país, los aspectos legales, tecnológicos y sociales, la
competencia en el mercado, datos sobre clientes o consumidores,
entre otros de interés; a fin de que sean considerados al momento de
elaborar un plan.

Principios de la Planificación:

Todo proceso de planificación que emprenda la empresa debe con

templar una serie de principios que contribuyan a que el plan que se
elabore sea eficiente y efectivo. Estos principios son: racionalidad,
previsión, uniformidad, armonía, sencillez, flexibilidad y continuidad.

¿Por qué se debe planificar?

Una empresa debe planificar para su supervivencia, su

crecimiento, su desarrollo, para gerenciar la venta de sus productos
en el mercado; de no planificarse se desconoce el propósito y los
objetivos que se persiguen, con el agravante de que los empleados
no podrían dirigir sus esfuerzos en la consecución del plan, por el
contrario, una empresa que planifica reduce el impacto del cambio,
minimiza el desperdicio y lo superfluo y establece los criterios
utilizados para controlar.

ORGANIZACIÓN
La organización al igual que la planificación es un elemento de la
administración. Esta lleva implícita la conformación de unidades
sociales deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar
fines específicos.

Para la mejor compresión de lo que es la organización, debe

tenerse presente que este término se usa en forma muy diversa en
administración.

Dentro de la teoría clásica, la organización es vista como una

estructura formal y de líneas predeterminadas de autoridad y
responsabilidad, es decir, comprende todas las relaciones formales e
informales, dentro y fuera de la empresa, que tienen relación con el
comportamiento de los empleados, también es vista en el sentido de
empresa como una institución para alcanzar metas.

Lo fundamental de acuerdo a Melinkoff, es comprender y

determinar el concepto organización en dos órdenes: primero, su
valor y significación dentro de la categoría administración y segundo,
su propiedad intrínseca. Las siguientes definiciones o conceptos
contribuyen a explicar los verdaderos alcances e implicaciones del
término para despejar las dudas y confusiones que en torno a él se
crean.

Según Terry, la organización es el arreglo de las funciones que se

estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicación de la
autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a
su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

Para Sheldon, la organización es el proceso de combinar el trabajo

que los individuos o grupos deben efectuar, con los elementos
necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así
se ejecuten, sean los mejores medios para la aplicación eficiente,
sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles.

Litterer ve la organización como unidad social, dentro de la cual

existen una relación estable (no necesariamente personal) entre sus
integrantes, con el fin de facilitar la obtención de una serie de
objetivos o metas.

De acuerdo a Reyes Ponce, la organización es la estructuración

técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos establecidos.

Características de la Organización:
1.- Es un proceso de la administración que sirve para adecuar los
medios a las finalidades de la administración.

2.- Como proceso establece las formas en que se van a relacionar las
personas en la estructura de la organización de acuerdo a estratos
jerárquicos y cargos. Ello genera a su vez, la cultura de la
organización o empresa.

3.- Una organización se compone de un número de subsistemas

(unidades organizativas) las cuales son interdependientes y a su vez
están relacionadas entre sí.

4.- La organización tiene múltiples fines, funciones y objetivos.

5.- El proceso de organización requiere de operaciones y de un

instrumental metodológico para cumplir sus propósitos.

6.- La organización es afectada por su entorno o medio externo lo

cual influye en el logro de las metas.

Importancia de la Organización:

La organización como un proceso permite al gerente establecer un

orden en las actividades, para eliminar los conflictos entre el personal
en relación con el trabajo o la responsabilidad, estableciendo a su vez
un ambiente adecuado para el trabajo en equipo.

Además, sin organización, el proceso de planificación no podría

realizarse, se afectaría negativamente los demás procesos
administrativos y por lo tanto no se alcanzarían los objetivos que la
empresa se haya planteado.

Las empresas, como entes organizados u organizacionales que

son, hoy se ven ante un mundo globalizado que exige para alcanzar
el éxito, el ser flexibles, capaces de responder con rapidez el
dinamismo del mercado, que estén dirigidas por gente que avizore el
futuro y vayan en pos de ello al poner en práctica con eficacia los
cambios que el entorno vaya presentando.

DIRECCIÓN
La dirección como proceso administrativo, consiste en obtener el
mejor provecho de todos los recursos con que cuente la organización.
De ello se encargan los ejecutivos, en cada una de las áreas que les
corresponda gerenciar.

A objeto de clarificar el concepto de dirección, considérese lo

planteado por diferentes autores.

Fayol al referirse al aspecto de la dirección señala que una vez

constituido el grupo social (personal de la empresa), se debe tratar de
hacerlo funcionar, ello es la misión de la dirección.

Por su parte, Koontz y O´Donell ven a la dirección como una

función de la administración que comprende el guiar y supervisar a
los subordinados.
 Para Reyes Ponce, la dirección es aquel elemento de la
administración, con la que se logra la realización efectiva de todo lo
planeado, por medio de la autoridad del administrador, ya sea
ejercida directamente o delegando autoridad y a su vez, vigilando que
se cumplan todas las órdenes emitidas en la forma adecuada.

Es función de la dirección o de aquel me dirige, conocer y

jerarquizar los intereses de la organización, para así alcanzar los
objetivos trazados. Ello se logra haciendo uso de los medios de que
se dispone como son: la autoridad, el personal a su cargo, la
disciplina, la unidad de mando, la unidad de dirección y la
responsabilidad.

Relación de la Dirección y el Proceso Administrativo:

Tal como la expresa Reyes Ponce, la esencia de la administración

es coordinar. La dirección es necesaria dentro de esa coordinación.

En la función de dirección se caracterizan las otras funciones del

proceso administrativo por cuanto si se prevé, planifica, organiza,
integra y controla, es sólo con el objetivo de alcanzar una buena
ejecución, la cual depende en alto grado de una buena dirección.

Una empresa o departamento puede tener planes bien

estructurados y bien coordinados; puede tener bien organizadas sus
actividades, e instalar perfectos sistemas de control, las relaciones de
autoridad pueden estar adecuadamente delineadas y su personal
puede estar capacitado; sin embargo, es la dirección la que le
imprime vida a los planes y a la organización. Si no se desarrolla una
eficiente labor en la coordinación de los grupos de personas,
lamentablemente la empresa no podrá alcanzar sus objetivos con
eficiencia y efectividad.

CONTROL
Es un mecanismo operativo cíclico, mediante el cual se toman
decisiones correctivas que reorientan el desarrollo de aquellas
actividades en las cuales se detectaron desviaciones capaces de
alterar notoriamente los resultados esperados.

A través del control se adquiere la seguridad de que está

cumpliendo con lo que se planeó hacer, ya que se mide y corrige el
rendimiento de los subordinados y se vigila que los resultados
prácticos se conformen lo más exactamente con los planes.

La planificación administrativa establece programas consistentes,

integrados y articulados mientras, el control administrativo trata que
los acontecimientos sucedan de acuerdo con esos planes.

Es el control, visto como sistema, lo que informa a la gerencia si

los resultados obtenidos son los esperados y si los recursos de la
organización están siendo utilizados en la forma apropiada para
alcanzar sus metas.
 Unido el proceso de control debe estar la función orientadora del
supervisor, quien estimule y guíe al empleado en su labor. Un
personal motivado requiere de un mínimo de supervisión y por lo
tanto menos control para lograr la planificado con menos pérdida de
tiempo y recursos.

Fases del control:

Todo mecanismo de control estará sometido a las siguientes fases:

 Definición de las variables que se desean controlar.

 Escogencia de los puntos del proceso en los cuales se
establecerán los controles.
 Adopción de un método confiable, capaz de evaluar las variables
que se medirán.
 Determinar criterios seguros para comparar los resultados
obtenidos con las metas propuestas.
 Adoptar una política de decisión uniforme.
 Asignación de responsabilidades y del poder de decisión que
sean necesarios.

Características de un buen control:

 Basarse en datos reales.

 Aplicarse con frecuencia suficiente que permita aplicar a tiempo
cualquier correctivo, es decir, que sea oportuno.
 Ser económico y eficaz, es decir, que no implique gastos muy
elevados para la empresa y que permita cumplir con el propósito
para el cual fue creado.
 Ser claros, sencillos y comprensibles.
 Ser flexibles, adaptables, continuos, objetivos y realistas.
 Adecuado y apropiado a la tarea.
 El control no lo debe realizar la misma persona que ejecuta la
acción a menos que se refiera a un autocontrol.