Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
2. Alcance: Aplica a los documentos internos y externos del SG-SST implementado por
CONSTRUNEXT S.A.S., en todos sus centros de trabajo.
3. Definiciones:
Archivo activo: Registros que pueden ser consultados fácilmente y conservados como tal
durante la vigencia del año en curso o duración de la obra, para luego enviarlo al archivo
muerto.
Archivo muerto: Sitio de conservación de los registros que han dejado de permanecer en
el archivo activo y que son retenidos según se requiera.
Copia controlada: Documento distribuido por el emisor y que debe ser reemplazada
cuando existan revisiones.
4. Marco Legal
5. Consideraciones
5.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los documentos y registros del SGSST se manejan según lo ilustrado en la siguiente
tabla:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGSST
ALMACENAMIENTO Y
TIEMPO DE ORGANIZACIÓN DEL
TIPO DESCRIPCION PROTECCIÓN
CONSERVACION ARCHIVO
Impreso Digital
Procedimientos
Documento Instructivos X X 20 años
Formatos
Políticas, objetivos e
indicadores del SGSST,
Plan de trabajo anual
del SGSST, Programa
Documento de capacitación anual X X 20 años
en SST, programas de
gestión de riesgo y
epidemiológicos, La
matriz legal actualizada.
Documento Perfil del cargo (Roles y
X X 20 años
responsabilidades)
Perfil firmado,
Resultados de
exámenes médicos
ocupacionales, entrega
de elementos de
Registro protección personal, X X 20 años
soporte de inducción y
reinducción, certificados
de trabajo en altura,
licencia de conducción,
encuesta de perfil
sociodemográfico.
Identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos,
planes de prevención,
preparación y respuesta
Registro ante emergencia,
X X 20 años
registros de asistencia a
capacitaciones,
inspecciones de
seguridad y pre
operacionales,
participación y consulta.
Informe de condiciones
Registro de salud, perfil X X 20 años
sociodemográfico
Registro Investigación de X X 20 años
accidentes, incidentes y
enfermedades de
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGSST
trabajo.
Soportes de
convocatoria, elección y
Registro conformación del X X 20 años
Copasst o Vigía y el
soporte de sus actas.
Evidencias del control
Registro de riesgos, resultados 20 años
X X
de mediciones
ambientales.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en
caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo;
Para los demás documentos y registros se tendrá en cuenta lo que establezca la empresa
y la normatividad legal vigente.
Archivo Digital:
Archivo general: En él
se encuentran todos los documentos propios de
CONSTRUNEXT S.A.S., como: Políticas, objetivos, reglamento interno de trabajo,
contratos, licitaciones, hojas de vida personal admón., correspondencia, etc.
Archivo en cada proyecto: Está ubicado en el sitio de la obra, contiene registros propios
de la operación, como: registros de asistencia a capacitación o divulgaciones,
inspecciones generales y pre operacionales, registro de simulacros, investigaciones de
accidentes, entre otros.