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Para poder comprender la teoría de cuentas de orden se debe hacer una diferencia entre los valores reales y los
valores contingentes:
Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y pasivo.
Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una contingencia, la
cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores en reales.
DEFINICIÓN
Son cuentas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance
de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en
general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes
que puedan o no presentarse en lo futuro.
REGLAS DE VALUACIÓN
Existe en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende, con características muy
especificas, lo cual hace imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e
información de cuentas de orden.
• Depósitos en prenda.
Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente la entrega de algún
bien que garantice, en caso de falta de pago, el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de
orden para el control de este tipo de información.
• Mercancías en comisión.
Se refiere a las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo
un premio denominado comisión. En estas operaciones quien remite las mercancías es llamado comitente.
Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una comisión, es conocido con el nombre de
comisionista.
El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones
se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta,
documentos por cobrar.
De la misma manera como se concede crédito, las entidades llegan a colocarse en situaciones tales, que
también requieren de unos financiamientos para cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual
recurren a diferentes fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institución bancaria los derechos
sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos,
menos una comisión cobrada por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los
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documentos recibidos.
• Avales otorgados.
Al comentar los depósitos en prenda, se comentaba que esta situación se presentaba con la finalidad de
garantizar en una forma material y más directa el cumplimiento de algún crédito concedido, existe otra
manera la cual consiste en una tercera persona que se compromete a pagar la obligación contraída por el
deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una responsabilidad inmediata.
• Juicios pendientes.
Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún empleado, una demanda laboral. La
suma demandada en este caso, normalmente se sujeta a un tramite para estudia si carece de fundamento o
procede total o parcialmente. Ante esta situación, la contabilidad no puede permanecer a la expectativa hasta
su resolución final.
• Seguros contratados.
El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad de protegerlos, así como
procurar que su reposición por causar de algún siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo
posible. La suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera y resultados de la
entidad.
• Activo depreciable.
El cálculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte en cuentas de resultados, por ser
una partida que disminuye la utilidad o incrementa las perdidas y por otra, una aplicación en la cuenta
complementaria correspondiente.
REGLAS DE PRESENTACIÓN
Aunque es bien conocido, que el balance de la empresa muestra invariablemente solo cuentas de activo,
pasivo y de capital, cuando han sido requeridas cuentas de orden, esta situación se altera.
Es importante consignar en el balance las cuentas de orden, pues los interesados en la empresa, no deben solo
conocer sus derechos y obligaciones reales, sino también sus derechos y obligaciones contingentes, toda vez
que estos pueden influir eventualmente en el futuro de dicha empresa, pues señalan expectativas favorables o
adversas.
Las cuentas de orden, se deben presentar al calce del balance, después de cerrado y bajo el epígrafe de cuentas
de orden.
REGLAS DE REVELACIÓN
Para presentar las cuentas de orden en el balance general se pueden seguir tres formas:
Se anotan debajo del activo aquellas cuentas de orden que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las
mismas y el saldo correspondiente; y debajo del pasivo y capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedora,
mencionando también su nombre y el saldo respectivo.
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• Enumerar solo las de saldo deudor.
♦ Valores ajenos
♦ Valores contingentes y
♦ Cuentas de registro
Se puede incluir entre los anexos del balance una relación pormenorizada de ellas.
La tercera forma es la más usual, pues se ahorra espacio y se hace mas clara la presentación general del
balance.
EJEMPLOS
Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de
un caso para el registro de valores ajenos que con más frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial.
Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se pueden
sintetizar de la siguiente manera:
1.− El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el cual es referido
como consignador, remitente o comitente.
2.− El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas
y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe
exigir en las ventas a crédito.
3.− El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, implantando para tal
efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación.
4.− Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota,
previamente establecida denominada comisión, la cual, usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre
el monto de las ventas realizadas.
5.− Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de las ventas, así
como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a
cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito.
Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás valores que el comisionista
maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión, son valores propiedad del comitente;
por lo tanto son valores ajenos al comisionista y este deberá utilizar para su registro cuentas de orden que le
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permitan conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.
A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan la actividad del comisionista en lo que se refiere al
movimiento de las mercancías recibidas en comisión para su venta, los grupos de cuentas de orden que
deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:
a) Mercancías en comisión
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Mercancías en comisión: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del precio de costo de
las mercancías recibidas del comitente.
Comitente cuenta de mercancías: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo
concepto de la cuenta mercancías en comisión.
En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria,
representando el valor de las mercancías (consideradas a su precio de costo) en poder del comisionista, pero
cuya propiedad es del comitente.
Caja del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendrá por objeto registrar el efectivo
recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de los cobros parciales efectuados por
las ventas a crédito. Así también debe anotarse en esta cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados
por cuenta del comitente y el de las comisiones pagadas a favor del comisionista.
Comitente cuenta de caja: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos
conceptos de la cuenta caja del comitente
Los saldos de estas dos ultimas cuentas deben ser numéricamente iguales, pero de naturaleza contraria.
Clientes del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, tendrá por objeto registrar los saldos
a cargo de los clientes por concepto de las ventas efectuadas a crédito.
Comitente cuenta de clientes: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo
concepto que la cuenta de clientes del comitente.
Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los mismos saldos,
pero de naturaleza contraria. Explicado el objeto de las cuentas de orden y su naturaleza, supondremos
algunas operaciones comunes efectuadas regularmente por un comisionista, desde luego por cuenta de su
comitente.
El comitente Muebles Tubulares, S.A. de C.V. remite al comisionista Mueblería del Ángel, S.A. mercancías
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por valor de $10'000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un
sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo. El comisionista, informa a su comitente el haber
efectuado las siguientes operaciones:
• El 40% de las mercancías recibidas las realizo al contado por un precio de $5'000,000.00 (Cinco millones
de pesos 00/100 m.n.).
El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancías, representa cuatro millones de pesos a precio de
costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar un millón de pesos para determinar el precio de
venta de esas mercancías. Así, el precio de venta, efectivamente fue de cinco millones de pesos.
• El comisionista indico que vendió a crédito, por la suma de $2'500,000.00 (Dos millones quinientos mil
pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancías.
El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancías, representa dos millones de
pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar quinientos mil pesos para
determinar el precio de venta de esas mercancías. El precio de venta, corresponde exactamente con los dos
millones quinientos mil pesos.
• Por las ventas a crédito, ha efectuado cobros por la suma de $1'500,000.00 (Un millón quinientos mil pesos
00/100 m.n.).
• Reporta haber efectuado diversos gastos de almacenaje, conservación y publicidad que representaron $
15,000.00 (Quince mil pesos 00/100 m.n.).
• Reporta haber cobrado las comisiones relativas a las ventas realizadas. Las comisiones pactadas fueron
como sigue:
• Reporta haber reembolsado al comitente, mediante giro bancario, el producto neto de las ventas y de
los cobros efectuados, es decir, una vez descontados los gastos y las comisiones.
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Mercancías en comisión $ 10'000,000.00
• Por las mercancías vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancías
recibidas:
• Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas al contado:
• Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas a crédito:
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• Por el producto en efectivo de los cobros efectuados:
• Por los gastos efectuados por el comisionista, por cuenta del comitente:
Caja $ 275,000.00
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Comitente cuenta de caja $ 6'210,000.00
Pasando los cargos y los abonos indicados en los asientos de diario, al libro mayor, las cuentas
correspondientes presentarían el siguiente movimiento:
Comitente
Comitente
Comitente
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Productos por
Caja Comisiones
1) Las cuentas de mercancías en comisión y comitente cuenta de mercancías, arrojan un saldo deudor
y acreedor, respectivamente, por un valor de $4'000,000.00 (Cuatro millones de pesos 00/100 m.n.).
Este valor representa el precio de costo de las mercancías aun en poder del comisionista y propiedad
del comitente.
2) Las cuentas de caja del comitente y comitente cuenta de caja, aparecen saldadas.
Esto indica que el comisionista reembolsó la totalidad del efectivo a su comitente, como producto
neto de las ventas y de los cobros efectuados una vez descontados los gastos y las comisiones.
3) Las cuentas de clientes del comitente y comitente cuenta de clientes, arrojan un saldo deudor y
acreedor respectivamente, por la cantidad de $1'000,000.00 (un millón de pesos 00/100).
Esta cantidad equivale a los saldos pendientes de cobro, a cargo de los clientes del comitente, por las
ventas efectuadas a crédito.
4) Finalmente, la cuenta de caja y la cuenta de productos por comisiones, tienen un saldo deudor y
acreedor respectivamente por la cifra de $275,000.00 (doscientos setenta y cinco mil pesos 00/100
m.n.).
Esta cifra corresponde a las cantidades en efectivo cobradas por el comisionista a su comitente, por
concepto de comisiones, debido a su intervención en la venta de las mercancías.
Este importe si afecta el activo y los resultados propios del comisionista, por lo cual, su registro
procede en cuentas de balance del comisionista.
Cabe hacer notar, que se utilizaron asientos con movimiento directo en el registro de las operaciones.
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Definitivamente, pudieron haberse utilizado en uno o dos de ellos el tipo de movimiento cruzado,
tanto entre solo cuentas de orden, como entre cuentas de orden y de balance.
Este caso de valores contingentes, se puede ejemplificar muy claramente en situaciones donde hay
necesidad de recurrir a reclamación de seguros.
Mediante el contrato de seguro que se firma, el asegurado tiene la obligación de cubrir a la compañía
aseguradora, generalmente cada año, una determinada cuota, a la cual se le llama prima.
Se trata, pues, en este caso, de un tipo de operación en la cual, al celebrarse, para el asegurado, el
único aspecto que afecta sus valores de activo, es el pago de la prima, no así el valor del contrato de
seguro, que solamente afectara sus valores reales, siempre y cuando se presente la contingencia del
riesgo que dio lugar a dicho contrato.
En este caso como en el ejemplificado anteriormente para valores ajenos, es recomendable que se
registren las operaciones correspondientes que se deriven del contrato del seguro, a fin de conocer el
monto de las mercancías aseguradas, el importe de los daños sufridos por robo o incendio, así como el
importe de las reclamaciones que se acostumbra presentar a la compañía aseguradora, como un
tramite indispensable para lograr la indemnización de las perdidas sufridas.
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1.− El importe de las mercancías aseguradas.
A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan las operaciones relativas, al funcionamiento del
contrato celebrado con la compañía aseguradora, los grupos de cuentas de orden que deberán
emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:
b) Seguros contratados
c) Reclamaciones presentadas
d) Reclamaciones en tramite
Seguros contra incendios: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del importe de
los seguros contratados.
Seguros contratados: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo
concepto de la cuenta seguros contra incendios.
En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria,
representando el valor de los seguros contratados, como una eventual contingencia.
Reclamaciones presentadas: será una cuenta de naturaleza deudora y tendrá por objeto registrar el
importe de las reclamaciones realizadas en un momento dado a la compañía de seguros, ante la
eventualidad de una contingencia.
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Reclamaciones en trámite: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los
mismos conceptos de la cuenta de reclamaciones presentadas.
Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los mismos
saldos, pero de naturaleza contraria.
La empresa denominada Sistemas y Equipos de computo, S.A., ha asegurado contra robo e incendio
el valor de sus equipos electrónicos en almacén, los cuales estima en la cantidad de $50'000,000.00
(Cincuenta millones de pesos 00/100 m.n.)
Liquida por concepto de prima anual, la suma de $50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 m. n.)
La empresa valúa sus perdidas en $20'000,000.00 (Veinte millones de pesos 00/100 m.n.), que
corresponden al valor de los equipos dañados y destruidos por el siniestro.
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a Seguros contratados $ 50'000,000.00
a Caja $ 50,000.00
a Almacén $ 20'000,000.00
Deudores diversos
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• Por el importe cobrado en efectivo, por la reclamación aceptada:
Caja $ 15'000,000.00
a Deudores diversos
• Por la perdida sufrida, a causa de la diferencia entre el valor real de las mercancías incendiadas y el
correspondiente a la indemnización recibida de la compañía de seguros:
• Para liquidar las cuentas de orden establecidas para las reclamaciones presentadas y en tramite:
• Para ajustar el saldo de las cuentas de orden establecidas por el contrato de seguro:
Pasando los cargos y los abonos indicados en los asientos de diario, al libro mayor, las cuentas
correspondientes presentarían el siguiente movimiento:
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Seguros contra incendio Seguros contratados
Primas
20'000,000.00 20'000,000.00
Deudores diversos
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COMENTARIOS AL EJEMPLO SOBRE REGISTRO DE VALORES CONTINGENTES
1) Las cuentas de seguros contra incendio y seguros contratados arrojan un saldo deudor y acreedor,
respectivamente, de $35'000,000.00 (Treinta y cinco millones de pesos 00/100 m. n.).
Este valor equivale a la protección que tiene aun la empresa, el asegurado, sobre las mercancías
existentes en el almacén.
2) La cuenta de mercancías incendiadas es una cuenta transitoria que se estableció, con el objeto de
registrar el monto de las pérdidas sufridas, mientras se obtenía de la compañía de seguros, la
indemnización de los daños causados por el incendio.
Una vez obtenida la indemnización y registrada la pérdida neta sufrida por la empresa, esta cuenta de
referencia queda saldada.
Esto sucede, tan pronto como se haya registrado en ellas la cantidad aceptada por la compañía de
seguros y el importe de las pérdidas netas sufridas por el asegurado, que corresponde a la parte que no
fue indemnizada por la compañía aseguradora.
Esta pérdida neta se registra, una vez obtenida por la compañía de seguros, la indemnización
correspondiente.
Como se puede observar, en este caso hubo varios movimientos que afectaron los activos y resultados
de la empresa, por lo que se afectaron cuentas de balance y desde luego las cuentas de orden para
registrar los valores que en un momento dado fueron contingencias previstas y algunas que dejaron de
serlo, como la reclamación de importes que el seguro nunca acepto cubrir.
Cabe hacer notar, que se utilizaron asientos con movimiento directo en el registro de las operaciones.
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Definitivamente, pudieron haberse utilizado en uno o dos de ellos el tipo de movimiento cruzado,
tanto entre solo cuentas de orden, como entre cuentas de orden y de balance.
Como se ha venido mencionando, además de los casos ya citados, las cuentas de orden se emplean
también para incorporar en la contabilidad algunos datos que tienen por finalidad el registro de cierto
tipo de operaciones, con carácter recordatorio.
Igualmente estas cuentas se utilizan en algunos casos, para el registro duplicado de ciertas
operaciones, a fin de comparar, por ejemplo, datos reales con datos estimados, o bien, para llevar
nota, por separado, de operaciones que, en su aspecto contable, se registran en determinada forma y,
en cambio, en su aspecto fiscal, deben ajustarse a las disposiciones de las leyes respectivas.
Un caso típico de esta ultima clase de operaciones se puede citar el correspondiente a la depreciación
o demérito sufrido por las inversiones que constituyen el activo fijo de las empresas, las cuales están
representadas, por ejemplo, en los muebles y equipos en general de oficinas, o en equipos de reparto,
en edificios, etc.
De acuerdo con principios contables que rigen la materia, los bienes tangibles, paulatinamente, bajan
de valor, bien sea por el uso que se hace de ellos, por el simple transcurso del tiempo o bien por
obsolescencia.
Cualquiera que sea la baja que determine esta baja en el valor de los bienes tangibles, hay necesidad
de calcular la cuota que anualmente, debe considerase por concepto de depreciación, siguiendo, al
efecto cualquiera de los métodos conocidos.
Por otro lado las leyes en vigor establecen ciertas disposiciones para el calculo de la depreciación
fiscal, es decir, de las cantidades que para efectos de la determinación de la utilidad gravable, son
deducibles dentro del capitulo de los llamados gastos propios de la empresa.
A este respecto, la ley del impuesto sobre la renta, establece que los empresarios están autorizados a
deducir, por concepto de depreciación anual, un porcentaje preciso, por ejemplo 10%, de los valores
de su activo fijo.
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COMENTARIOS A LA APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN SÓLO PARA REGISTRO O
RECORDATORIO
Este porcentaje que fija la ley no lo debe variar el empresario, salvo casos especiales, y siempre y
cuando se obtenga previamente la autorización de la S.H.C.P.
Es en este caso, donde la depreciación del activo fijo esta sujeta a un registro duplicado: uno con fines
esencialmente contables, que permita conocer el valor actual, real de mercado, de los bienes
clasificados en el activo fijo; y otro con fines fiscales, para determinar el importe que el empresario
tiene derecho a deducir de sus ingresos por concepto de depreciación de sus bienes.
Las cuentas de orden requeridas para esta finalidad, podrían ser las denominadas a continuación:
a) Activo despreciable
Este grupo de cuentas de orden, bastaría para reflejar en ellas el valor sujeto a depreciación con fines
estrictamente fiscales.
Claro, que esta cuenta de orden, a su vez hace las veces de un recordatorio, respecto del valor de
activo fijo para efectos fiscales.
BIBLIOGRAFÍA
Contabilidad general
Anzures, C.
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Segundo Curso de Contabilidad
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/R/Ruiz%20Jesus−Cuentas%20de%20orden.htm
UNIVERSIDAD ABIERTA
18 de abril de 2007
Contabilidad Intermedia I
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