Contenido Introducción......................................................................................................................................2 1. AUDITORÍA LEGAL SOCIETARIA...................................................................................4 1.1. Concepto...........................................................................................................................4 1.2. Auditoría legal por tipo de sociedad..............................................................................5 2. SOCIEDADES COOPERATIVAS......................................................................................6 2.1. Concepto...........................................................................................................................6 2.2. Tipos de sociedades cooperativas................................................................................6 2.3. Sociedades cooperativas de producción......................................................................6 2.4. Sociedades cooperativas de consumo.........................................................................7 3. TÓPICOS A REVISAR EN LA AUDITORÍA LEGAL SOCIETARIA......................................9 3.1. Información corporativa previa a la constitución.....................................................9 3.2. Escritura constitutiva y reformas a estatutos...........................................................9 3.3. Permisos de la Secretaría de Economía................................................................12 3.4. Protocolización notarial o formalización ante corredor público...............................12 3.5. Inscripción en el Registro Público de Comercio........................................................13 3.6. Emisión de títulos que representen la aportación de capital de los socios a la sociedad......................................................................................................................................13 Conclusión......................................................................................................................................14 Bibliografía......................................................................................................................................15
1 José Francisco González Arce
Introducción
En la legislación mexicana existen diversos tipos de Sociedades, tanto Mercantiles
como Civiles, mismas que para su constitución y funcionamiento deben cumplir con diversos requisitos, entre los cuales debemos destacar el número de socios, el tipo de sociedad, el monto del capital inicial o capital social, entre otros.
Uno de los aspectos a considerar una vez constituida una sociedad,
independientemente del tipo de que se trate, son las obligaciones corporativas (legales) que debe cumplir, como el contar con la documentación soporte de todos y cada uno de los movimientos que realicen, tales como incorporación de nuevos socios, aumentos de capital, distribución de dividendos, etcétera.
En México, constantemente sucede que, en la práctica, no se cumple con las
obligaciones establecidas en la legislación por parte de las empresas, pues se tiene la mala costumbre de, una vez constituidas las sociedades, simplemente iniciar sus operaciones, descuidando totalmente el cumplimiento de las obligaciones que en materia mercantil o civil (dependiendo del tipo de sociedad de que se trate), se tienen, enfocándose normalmente en el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales únicamente.
Así las cosas, una de las opciones con que cuentan las empresas, es la denominada Auditoría Legal Societaria, con la cual se pueden evitar consecuencias, en ocasiones fatales, para las propias empresas, y en otras más, incluso para los socios o integrantes de las mismas, al verse obligadas a dejar de funcionar derivado de la imposición de sanciones por parte de las autoridades correspondientes, mismas que en ocasiones alcanzan hasta el patrimonio de los socios.
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En el presente trabajo abordaremos los aspectos principales a considerar para la
Auditoría Legal Societaria, enfocándonos en las Sociedades Cooperativas, mismas que se encuentran reguladas, precisamente, en la Ley General de Sociedades Cooperativas.
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1. AUDITORÍA LEGAL SOCIETARIA.
1.1. Concepto.
Para Felipe Miguel Carrasco Fernández, “La auditoría legal societaria, es aquella parte de la auditoría legal que tiene por objeto verificar los aspectos legales de la estructura de la sociedad, con el objeto de adecuar los estatutos sociales, así como de verificar las asambleas de socios, derechos de los socios, títulos que amparen el capital, así como la liquidación, disolución, fusión y escisión o transformación de una sociedad, entre otras.” 1
Como se puede observar, la auditoría legal societaria tiene una alta importancia como parte de las prácticas comunes y constantes que debieran tener las empresas, cualquiera que sea su giro, e independientemente del tipo de sociedad, sea mercantil o civil, pues con ello se podría, en primer instancia, prevenir el incumplimiento de las obligaciones que las leyes de la materia establecen, y, en caso contrario, corregir o solucionar las deficiencias que se detecten con motivo de la revisión que dicha auditoría implica, cuya finalidad será, en todo caso, evitar la imposición de sanciones por parte de las autoridades correspondientes, y de las cuales hablaremos más adelante.
Ahora bien, tal como lo señala Felipe Miguel Carrasco Fernández, en su obra de Derecho Societario,2 existen diversos temas que se deben analizar al evaluar el cumplimiento de las sociedades, desde el momento mismo de su constitución, así como del funcionamiento del consejo de administración (en su caso), la celebración de las asambleas anuales ordinarias, asambleas extraordinarias, así
1 Derecho Societario. Carrasco Fernández, Felipe Miguel. Popocatépetl Ediciones, SA de CV. Cuarta edición. Enero 2010. Pág. 93 2 Ídem.
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como en relación a los títulos que acrediten la aportación, en su caso, de una
sociedad, sin dejar de lado su disolución y liquidación.
Conforme a lo anterior, para nuestro autor es claro que, debido a la diversidad de
sociedades existentes en nuestro derecho mexicano, se puede establecer un tipo de auditoría legal por cada tipo de sociedad, encontrando, entre otros, los siguientes:
1.2. Auditoría legal por tipo de sociedad
A. Auditoría legal de sociedades mercantiles.
B. Auditoría legal de sociedades civiles. C. Auditoría legal de sociedades cooperativas. D. Auditoría legal de instituciones de asistencia privada. E. Auditoría legal de asociaciones religiosas. F. Auditoría legal de asociaciones de profesionistas.
Las anteriores, sólo por mencionar algunas, pues, como ya se dijo antes, por cada tipo de sociedad existente, podríamos establecer un tipo de auditoría legal, sin embargo, como también ya se precisó, nos enfocaremos en la auditoría legal de las sociedades cooperativas.
Antes de iniciar el estudio de los aspectos que deberán atenderse en la auditoría
legal de las sociedades cooperativas, es preciso conocer los principales aspectos de éstas, a fin de conocer la temática sobre la cual versará aquélla.
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2. SOCIEDADES COOPERATIVAS 2.1. Concepto.
Conforme al artículo 2 de la Ley General de Sociedades Cooperativas 3, “La
sociedad cooperativa es una forma de organización social integrada por personas físicas con base en intereses comunes y en los principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda mutua, con el propósito de satisfacer necesidades individuales y colectivas, a través de la realización de actividades económicas de producción, distribución y consumo de bienes y servicios.”
Como se desprende del propio artículo 2 de la LGSC, esta forma de organización
agrupa a personas físicas con intereses comunes, a fin de satisfacer las necesidades individuales y colectivas que tienen, realizando actividades de producción, distribución y consumo de bienes y servicios.
2.2. Tipos de sociedades cooperativas.
De lo dispuesto por la propia LGSC, se colige que existen dos tipos de sociedades cooperativas:
A). Sociedades cooperativas de producción.
B). Sociedades cooperativas de consumo. C). Sociedades cooperativas de ahorro y préstamo.
2.3. Sociedades cooperativas de producción.
3 Ley General de Sociedades Cooperativas. Art. 2
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Las Sociedades Cooperativas de Producción “son aquellas sociedades
cooperativas cuyos miembros se asocian para trabajar en común en la producción de bienes y/o servicios, aportando su trabajo personal, físico o intelectual.” 4
En este tipo de sociedades la finalidad principal por la cual se reúnen los socios es la de producir bienes o servicios, aportando para tales efectos su trabajo personal, ya sea físico o intelectual, o ambos, pudiendo además almacenar, conservar, transportar y comercializar sus productos, siempre conforme a lo dispuesto por la ley.
2.4. Sociedades cooperativas de consumo.
Las Sociedades Cooperativas de Consumo “son aquellas sociedades cooperativas
cuyos miembros se asocian con el objeto de obtener en común artículos, bienes y/o servicios para ellos, sus hogares o sus actividades de producción.” 5
A diferencia de las sociedades cooperativas de producción, las de Consumo
persiguen como finalidad la obtención de artículos, bienes o servicios para sus propios miembros, los hogares de éstos, o bien para la realización de sus actividades de producción.
2.5. Sociedades cooperativas de ahorro y préstamo.
4 Derecho Societario. Carrasco Fernández, Felipe Miguel. Popocatépetl Ediciones, SA de CV. Cuarta edición. Enero 2010. Pág. 345
5 Ídem. Pág. 455
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De conformidad con la Ley General de Sociedades Cooperativas, las Sociedades
Cooperativas que tengan por objeto realizar actividades de ahorro y préstamo se regirán por la propia LGSC, así como por lo dispuesto por la Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo.
De igual manera, la misma ley señala que “se entenderá como ahorro, la captación de recursos a través de depósitos de ahorro de dinero de sus Socios; y como préstamo, la colocación y entrega de los recursos captados entre sus mismos Socios.”6
Una vez conociendo de manera general lo que son las Sociedades Cooperativas, así como los tipos que de éstas existen, conviene conocer los requisitos de constitución y registro, así como los diversos tipos de obligaciones que en materia mercantil deben cumplir, para así estar en posibilidades de establecer los tópicos sobre los cuales versará la auditoría legal de aquéllas.
3. TÓPICOS A REVISAR EN LA AUDITORÍA LEGAL SOCIETARIA
6 Artículo 33 de la Ley General de Sociedades Cooperativas
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En aras de evitar una transcripción innecesaria de la LGSC, a continuación
pasaremos directo a algunos de los diversos puntos que deberán revisarse en las auditorías legales de las Sociedades Cooperativas.
3.1. Información corporativa previa a la constitución
En este rubro, aunque la LGSC no exige mayores requisitos, es recomendable
revisar que se cuente, en primera instancia, con la documentación soporte que acredite la personalidad de los socios o integrantes de la Sociedad Cooperativa, así como información general, citando a manera de ejemplo, a) identificación oficial, b) comprobante de domicilio, c) acta de nacimiento, d) Clave Única de Registro de Población, e) Constancia de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes y cualquier otra que se considere necesaria (ej. Acta de matrimonio, cuando el régimen matrimonial es el de sociedad conyugal).
3.2. Escritura constitutiva y reformas a estatutos
Se deberá revisar que exista un acta de asamblea general celebrada por los interesados (socios), la cual deberá cumplir los siguientes requisitos 7:
a) Datos generales de los fundadores (nombre, domicilio particular y fiscal,
fecha de nacimiento, estado civil, CURP y RFC); b) Nombre de las personas que hayan resultado electas para integrar por primera vez consejos y comisiones; c) Las bases constitutivas (que no es otra cosa que los estatutos o reglas que plasman los socios respecto a la forma de manejar la sociedad).
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d) La ratificación de su voluntad de constituir la sociedad cooperativa y de que
son suyas las firmas o huellas digitales que obran en el acta constitutiva (en este rubro es importante cotejar las firmas de los socios, es decir, que coincidan éstas tanto en la identificación proporcionada como en el acta de asamblea correspondiente, así como que no falte ninguna de las firmas en los documentos correspondientes). e) El tipo de responsabilidad de los socios, ya sea limitada o suplementada. 8
En cuanto a las bases constitutivas, se deberá revisar que cuente con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 16 de la propia LGSC, poniendo especial atención en los siguientes temas:
a) Los regímenes de responsabilidad limitada o suplementada de sus socios,
el cual deberá estar contenido en su denominación; b) La forma de constituir o incrementar el capital social, expresión del valor de los certificados de aportación, forma de pago y devolución de su valor, así como la valuación de los bienes y derechos en caso de que se aporten; c) Forma de constituir los fondos sociales, su monto, su objeto y reglas para su aplicación; d) Forma en que deberá caucionar su manejo el personal que tenga fondos y bienes a su cargo;
Respecto a este tema, es preciso mencionar que en la práctica se da mucho el
hecho de que las bases constitutivas son hechas por los fedatarios públicos (Notarios y Corredores), quienes proporcionan los formatos (machotes), que en muchos de los casos se encuentran desactualizados y no son acordes a los tiempos modernos, de ahí la necesidad de revisar estos temas con especial minuciosidad, máxime que, por ejemplo, hablando de las garantías a que aludimos
8 LGSC. Art. 14
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en el inciso d) antes citado, muchas veces los socios ni siquiera saben que deben cumplir con dicha obligación.
Así mismo, en cuanto a la responsabilidad de los socios, es común que éstos
desconozcan totalmente el tema, siendo necesario que como parte de los documentos que podríamos sugerir para que formen parte de los instrumentos con que deben contar este tipo de sociedades, sea un cuestionario en el cual los propios socios decidan respecto al tipo de responsabilidad que desean adquirir, explicándoles, en un documento que se les dé a conocer y el cual contenga las firmas de los socios de enterado, en qué consiste tanto la responsabilidad limitada como la suplementada, a efecto de acreditar que fueron ellos mismos quienes eligieron el tipo de responsabilidad que aparecerá en la denominación de la sociedad.
En cuanto a las reformas a los estatutos, se deberá verificar que se cuente con las actas de asamblea correspondientes, mismas que deberán cumplir con los requisitos previos relacionados con la convocatoria, así como los requisitos de procedencia que deben reunir las mismas.
Entre otros, los requisitos a revisar en una auditoría legal respecto de las reformas a los estatutos, son:
a) Que se cuente con la convocatoria correspondiente;
b) Que se cuente con la documentación que acredite haber notificado dicha convocatoria a todos y cada uno de los socios, de acuerdo a lo establecido en las bases constitutivas o en los estatutos;
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c) Que se cuente con el acta de asamblea correspondiente, misma que
deberá integrar, además, la lista de asistencia a la misma, demostrando además que existió el quórum legal para la celebración de la misma; d) Que en el acta de asamblea celebrada, se encuentren debidamente plasmados los acuerdos tomados, así como el conteo de los votos correspondientes para cada uno de los acuerdos.
3.3. Permisos de la Secretaría de Economía
En este tema, se deberá verificar que se cuente con la autorización de uso de
denominación o razón social por parte de la Secretaría de Economía, en términos de lo dispuesto por los artículos 15, 16 y 16 A de la Ley de Inversión Extranjera; artículo 34, fracción XII bis de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; artículo 69 C Bis de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; y el artículo 17 del Reglamento para la Autorización de Uso de Denominaciones y Razones Sociales; así como en los artículos 2 apartado B, fracción XII, y 22 fracciones II, XXIV, XXV y último párrafo del Reglamento Interior de la Secretaría de Economía, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 22 de noviembre de 2012.
3.4. Protocolización notarial o formalización ante corredor público
Se deberá verificar que los estatutos sociales, hayan sido debidamente
protocolizados ante el fedatario público de la elección de los socios, mismo que deberá coincidir con el señalado ante la Secretaría de Economía.
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3.5. Inscripción en el Registro Público de Comercio
Sobre el particular, deberá verificarse que los estatutos sociales, una vez protocolizados ante fedatario público, sea inscrita en el Registro Público de Comercio correspondiente al domicilio social.
3.6. Emisión de títulos que representen la aportación de capital de los
socios a la sociedad
Este es un tema por demás importante, ya que en la mayoría de los casos, no se
elaboran los títulos correspondientes a las aportaciones de capital, contraviniendo así lo dispuesto por la legislación de la materia, y dejando en consecuencia, en muchas de las ocasiones, en un total estado de incertidumbre e indefensión a los socios y/o a sus familiares, al no poder acreditar con el documento correspondiente, el monto del capital aportado a la sociedad, por lo que deberá verificarse que se hayan expedido dichos títulos.
Finalmente, se deberán agregar tantos puntos como sean necesarios, atendiendo
a lo dispuesto en los estatutos sociales, por lo que los antes mencionados son sólo un ejemplo de los diversos tópicos a revisar durante una auditoría legal societaria a Sociedades Cooperativas.
Conclusión
Como pudo observarse a lo largo del presente documento, es de suma
importancia que de cuando en cuando, las Sociedades Cooperativas, y cualquier
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otro tipo de sociedades, realicen como una práctica común, auditorías legales societarias, a efecto de conocer si están cumpliendo, en primer término, con lo dispuesto en sus bases constitutivas, y enseguida, con lo dispuesto en las leyes aplicables, dependiendo del tipo de sociedad de que se trate.
Debiera pues, considerarse por los socios de las sociedades, esta práctica, como una inversión y no como un gasto, como es comúnmente considerado, pues esto les representará, a futuro, un ahorro al evitar el pago de multas derivadas del incumplimiento de sus obligaciones legales.
Bibliografía
Derecho Societario. Carrasco Fernández, Felipe Miguel. Popocatépetl Editores,
SA de CV. Cuarta edición. Enero de 2010
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Ley General de Sociedades Cooperativas
Ley de Inversión Extranjera
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
Ley Federal de Procedimiento Administrativo
Reglamento para la Autorización de Uso de Denominaciones y Razones Sociales
