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Almacenes e inventarios

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente


de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las
existencias de substancias químicas, materiales de laboratorio, refacciones, muebles y
enceres, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que
forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la
información que conforma el detalle de sus inventarios.

Funciones:

 Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de


Adquisiciones.

 Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control


de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.

 Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la
cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos,
requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al
proveedor.

 Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con


la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.

 Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando


al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del
nivel mínimo de inventario en el almacén.

 Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes


establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos
y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.

 Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo propiedad del
Cinvestav, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de
inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma del
responsable de su custodia.
 Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal
estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad
establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se
efectúe el registro correspondiente.

 Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de


Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.

 Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para
el informe de las sesiones de la Junta Directiva.

 Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de


Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.

 Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su


competencia.

Muchas personas confunden a menudo los términos “almacén” e “inventario”, ya que los
relacionan como una misma actividad y área dentro de los negocios.

No obstante, aunque ambos convergen en un mismo propósito, como es garantizar el orden


de los bienes o mercancías de una empresa, existe una marcada diferencias entre inventario
y almacén, y acá la explicaremos a profundidad.

¿Qué es el almacén?

Es el lugar o espacio físico destinado para depositar, guardar, preservar y custodiar un


importante número de artículos, piezas, herramientas, maquinarias, equipos, productos o
mercancías de una empresa.

Entre sus características ideales destacan:

 Ubicación estratégica para facilidad de acceso;


 Dimensionamiento acorde con los volúmenes de productos que se resguardan;
 Espaciado seguro que permita la movilidad de forma segura, tanto para trabajadores
como equipos de acarreo;
 Altos niveles de seguridad y custodia de sus áreas internas y externas.
 Iluminación adecuada con los protocolos de seguridad según los elementos a ser
almacenados.
 Buena circulación de aire y controles para evitar la humedad.
Tipos de Almacén

Existen muchos métodos para determinar las funciones que deben tener los depósitos o
bodegas, los mismos se pueden clasificar, entre otros elementos, según su tipo constructivo,
funcionalidad, ubicación, técnica de almacenamiento utilizada o grado de automatización
del local.

Entre los principales tipos encontramos:

 Almacén de tránsito

Se usa para el acopio provisional de las mercancías. Aquí se depositan hasta que se
necesiten para la siguiente etapa de un proceso, por ejemplo, empaquetado o la entrega
al cliente final.

 Almacén de distribución

Se ubican de forma estratégica lo más cerca posible del cliente final, están diseñados
para garantizar los tiempos de entrega de ciertos productos en una región o zona.

 Almacén de aprovisionamiento

Su función es guardar y tener a disposición las materias primas, piezas de producción,


componentes y producto semielaborado. Son esenciales en líneas de producción sin
interrupción.

 Almacén de picking (pedidos)

Son básicamente sitios donde se colocan y distribuyen los pedidos, a fin de tenerlos
empaquetados y listos en: pasillos, estantes, carretillas, paletas, tarimas, todo con el fin
de mejorar espacios para aumentar la eficiencia de los tiempos de entrega a los clientes.

 Almacén de consolidación

Ayudan a las empresas que tienen un elevado número de pedidos para agilizar los
envíos, y sobre todo evitar los errores, en ellos se usan procesos de automatización y
etiquetado con tecnologías de punta, de esta forma se organizan las salidas o despachos.

¿Qué es inventarios?

Es el registro documentado que contiene de forma detallada la cantidad, ubicación y valor


de cada uno de los elementos bienes o productos que forman parte de las mercancías
comercializadas por la empresa o de los insumos para sus procesos de producción.
En general, los inventarios son una herramienta muy eficiente al momento de organizar
muchas cosas, cotejar y saber cuándo entran o cuando salen, así como los costos que
implicaron sus ingresos y egresos.

este factor sirve para registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles de la empresa
que estarán disponibles a la venta de sus clientes

Un inventario sólido y ordenado cumple con estas funciones:

 Dar a conocer la cantidad de materiales, insumos, equipos, piezas entre otros


existentes en un almacén.
 Indicar el estado físico en que se encuentran los elementos dentro de un almacén.
 Encontrar posibles errores por almacenaje de productos en lugares diferentes.
 Determinar si existen hurtos de mercancías.
 Informar y predecir los tiempos de reposición de mercancías o materiales.

Tipos de Inventario

Las empresas tienen infinitas razones y estrategia para hacer inventarios, pero en esencia lo
que buscan realmente es reducir costo asociados a la calidad, la adquisición, el material
faltante o la gestión de pedidos, entre otros elementos, a la vez que ayudan a prestar un
mejor servicio al cliente.

A su vez, existen diferentes tipos de inventarios con características y alcances específicos.


Algunos de estos son:

 Inventario inicial

Se realiza al iniciar operaciones en una empresa y en este se registran todos los bienes de la
empresa. En términos contables sirve para conocer el saldo antes de adquirir un inventario
adicional.

 Inventario final

Se realiza al cierre de un periodo contable (año fiscal). Es de mucha importancia porque


incluye el balance general de la empresa, aportando información sobre los recursos
financieros disponibles.

 Inventario físico

Es una lista ya elaborada para validar en forma real que las unidades de productos, equipos
y materias primas registradas en el sistema digital o computarizado que concuerden con las
que realmente se encuentran en un almacén, además sirven para verificar estado y estatus
de las existencias.
 Inventarios periódicos

Son conteos físicos completos que se realizan de forma mensual, trimestral o anual. Es un
método simple, que no permite un control exacto de los problemas que puedan surgir por
escasez o sobredemanda.

 Inventarios perpetuos

Se usan para registrar los saldos después de que se realizó una transacción y aportan
información actualizada y confiable sobre una base diaria. Su ventaja reside en el control
constante

Diferencia entre inventario y almacén.

Mientras que el almacén es un elemento netamente físico, para resguardar y acopiar los
productos o insumos, el inventario cumple con un rol de registro, pues es una base
informativa o respaldo documental.

Si bien existe está marcada diferencia, son áreas que trabajan en conjunto y que deben,
obligatoriamente, convivir entre sí.

El manejo de inventarios permite tener control y conocer los elementos que están acopiados
en los almacenes, y que al final son el pilar de la comercialización de la una empresa.

Dada la relevancia estratégica de tus existencias y mercancías, implementar un software de


inventario que incremente la capacidad de control e, incluso, permita el seguimiento en
tiempo real resulta un paso estratégico y favorable.

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