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PROCEDIMIENTO DE

OPERACIONES
MULTIDESPENSAS

13 DE NOVIEMBRE DE 2020
AGENCIAS ESCOFFERY S.A.
PROCESOS
OPERACIONES
RESUMEN DEL DOCUMENTO

Nombre del
Procedimientos de Operaciones Multidespensa
documento

Área Gerencia de Operaciones Preparado por


Antonio Rodríguez
Gerente de
Operaciones

Responsables
Aprobado por
del Proceso
Antonio Rodríguez
Gerencia General
Gerente de Operaciones

Encargado de Multidespensa, Facturación, Recepción, Asistente de Pedidos de


Involucrados en
Multidespensa.
el Proceso

Fecha de
13 de Noviembre del 2020
elaboración

CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS

Fecha Solicitado por Descripción de cambios


PROCESOS
OPERACIONES

Contenido

1. Objetivos...................................................................................................................... 5

2. Normas........................................................................................................................ 5

3. Definiciones.................................................................................................................. 6

4. Procedimiento.............................................................................................................. 7

5. Flujograma................................................................................................................... 8

Procedimiento Estándar..................................................................................................9
Corrección por falta de mercancia.....................................................................................10

6. Anexos....................................................................................................................... 11

Anexo 1_ Documento de Pedido...................................................................................11


Anexo 2_Factura del Pedido.........................................................................................12
...................................................................................................................................... 12
Anexo 3_ Mercancia para ser Retirada.........................................................................13
...................................................................................................................................... 13
PROCESOS
OPERACIONES

1. Objetivos

Definir las actividades necesarias para llevar a cabo el proceso de venta de la tienda en línea
´´Multidespensas´´ de manera segura, eficiente y transparente; por parte de los operarios de
Agencias Escoffery, S.A.

2. Normas

 Se estipula un tiempo no mayor de 24 horas hábiles, para que el cliente pueda retirar su pedido.

 Es responsabilidad del cliente revisar la factura, para evitar irregularidades con su pedido, antes
de realizar el pago de la misma. De faltar mercancia del pedido en la factura, debe indicarse al
encargado de Multidespensa, para que mande a facturar la mercancia que falta o indique al cliente
la inexistencia del producto, dependiendo del caso.

 Es responsabilidad del cliente revisar su pedido al momento de recibir la mercancia por ventanilla.
En caso de haber irregularidades, debe indicarse al encargado de Multidespensa, para corregir la
situación.

 La liquidación de los pedidos puede darse a través de efectivo o tarjeta, solamente, no se aceptan
cheques.

 La mercancia disponible en el catálogo de Multidespensa debe contener: Nombre del producto,


Categoría, Tamaño o cantidad, código de Barra y Precio.

 El horario de atención de Multidespensa, a través del WhatsApp, es de lunes a viernes de 8:00


a.m. a 4:00 p.m.

 Todos los Artículos que salgan del área de Multidespensa deben de tener su documentación de
pedido.

 El encargado de Multidespensa es el responsable de mantener la mercancia de Multidespensa al


día y en condiciones óptimas. No deben de haber faltantes.

 El encargado de Multidespensa debe detallar y tener un control de los pedidos que se levantan, de
preferencia con su N° de pedido, Nombre del cliente y fecha.

 El encargado de Multidespensa debe firmar el documento del pedido al recibirlo o antes de


entregar a facturación.
PROCESOS
OPERACIONES

3. Definiciones

Mercancía: Se refiere a los artículos que forman parte del inventario para su compra/venta.

Liquidación: La liquidación es el resultado de liquidar, que significa, hacer el pago total a una
cuenta, finalizar un estado de algo.

Multidespensa: Hace referencia al nombre de la tienda online, a la cual se puede acceder a través
del número de WhatsApp: 6378 0710.

Faltantes: En este caso, hace referencia a la falta de disponibilidad de mercancia para atender los
pedidos de los clientes.

Código de Barra: es un código basado en la representación de un conjunto de líneas paralelas de


distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las
barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código
de barras permite reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en un
punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas.

Leyenda del flujograma:


Simbolo Descripción Simbolo Descripción
Indica el inicio y el fin del
diagrama de flujo Inidica un retraso, demora o
Indica una tarea o espera.
actividad

Se utiliza cuando debe


tomarse una decision. Representa una entrada con
Debe incluir siempre una multiples documentos
pregunta
Sirve para representar la
entrada de documento Representa un proceso
necesario para ejecutar predefinido
una acción
PROCESOS
OPERACIONES

4. Procedimiento

Documento o
Paso Responsable Actividad
Transacción
Al momento que el cliente realiza el
Pedido a través de la
pedido a través del WhatsApp de
app. /
1 Asistente de Pedido Multidespensa, el asistente levanta el
Documento de
pedido, genera el documento de pedido y
Pedido
se envía al encargado de Multidespensa.
Recibe el documento de pedido; separa la
mercancia solicitada, usando los códigos
de barra que están en el documento; y
Encargado de Documento de
2 coloca el N° de pedido en la caja o área
Multidespensa Pedido
donde se colocaron. Firma el documento
y lo envía a Facturación

Documento de
Hace la Facturación del pedido y la anexa Pedido/Factura del
3 Facturación
al documento del pedido pedido

Documento de
Encargado de
4 Lleva los documentos a Recepción Pedido/Factura del
Multidespensa
pedido
Luego de 1 día hábil, el cliente puede
llegar a recoger su pedido, se realiza el Documento de
pago del pedido, envía documentos al Pedido/Factura del
5 Recepción
encargado de Multidespensa e indica al pedido/
cliente que pase a ventanilla de bodega Liquidación
005
Documento de
Encargado de Localiza el pedido con el N° de Pedido y Pedido/Factura del
6
Multidespensa se lo entrega al cliente. pedido/
Liquidación
PROCESOS
OPERACIONES
5. Flujograma

Procedimiento Estándar
PROCESOS
OPERACIONES
Corrección por falta de mercancia
PROCESOS
OPERACIONES
6. Anexos

Anexo 1_ Documento de Pedido


PROCESOS
OPERACIONES
Anexo 2_Factura del Pedido
PROCESOS
OPERACIONES

Anexo 3_ Mercancia para ser Retirada

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