República de Panamá

Universidad Tecnológica de Panamá

Sede Azuero

Facultad de Ingeniería Industrial

Lic. Logística y Transporte Multimodal

Materia:

Almacenes y centros de distribución

Profesor:

Abdiel Saavedra

Asignación #6

Tema: Recepción y registro de mercancía

Estudiante: Eudis Zambrano

7-712-1121

Fecha de entrega:

Lunes 25 de Octubre del 2021

 RESUMEN
Los productos que entran en un almacén pueden venir de fuentes externas (proveedores) o
de la propia empresa (centro de producción, almacén central, etc.). Del mismo modo,
cuando se produce una salida su destino puede ser otras empresas (clientes), otros
almacenes o tiendas de la propia empresa, lasección de fabricación o la de empaquetado.
Cuando hay que abastecer el almacén de materias primas, mercancías, envases, etc. se
inicia, por una parte, un flujo físico de materiales y, por otra, un flujo administrativo de
documentos, justificantes, órdenes o partes de trabajo. Las operaciones que realizan las
secciones de compras, almacén, fabricación y ventas originan un flujo físico de stocks y, al
mismo tiempo, un flujo de documentos que transmite la información a las secciones o
departamentos implicados y refleja las actividades realizadas, las personas que dan las
órdenes y las que las ejecutan. Por ejemplo, cuando el departamento de ventas recibe un
pedido de clientes se elabora un documento dirigido a los operarios del almacén ordenando
la preparación del envío.
La información de los documentos puede ser de ámbito externo o interno dependiendo del
origen y destino de las mercancías:
Los documentos de carácter externo sirven para que tanto el cliente como el proveedor
puedan justificar la operación de compraventa o servicio, por ejemplo: pedido, albarán o
nota de entrega, factura de portes o carta de portes, nota de gastos por envases y embalajes,
carga y descarga, seguro, etc.
Los documentos de carácter interno contienen información de utilidad para la empresa que
los emite, como: registro de pedidos emitidos; hojas de solicitud, recepción o expedición;
órdenes de envío, fabricación o partes de actividad, fichas control de existencias,
inventarios y registros, etc.
Transmisión electrónica de documentos
El EDI o Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange) es un sistema
estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos (pedidos,
albaranes, facturas, etc.). El sistema EDI permite que empresas y particulares puedan enviar
y recibir documentos en formato estándar y directamente de ordenador a ordenador; de esta
forma se agiliza y abarata la comunicación en operaciones de compraventa,
aprovisionamiento, control de almacenes, logística y transporte, seguimiento de envíos, etc.
El sistema EDI aporta una serie de ventajas, entre las que destacan:
 Permite que el cliente reciba información más rápida y completa.
 Se evitan errores y pérdidas en el envío de documentos.
 Reduce costes administrativos (papel, sellos, personal) y retraso en envíos, cobros o
pagos.
 Proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos.
 Mejora la gestión de stocks (aumenta la rotación y disminuye el nivel de
existencias).
  Mejora el tratamiento de la información; se utiliza un lenguaje estandarizado.
Solicitud de mercancías
Cuando la empresa necesita mercancías, normalmente, envía una solicitud o documento
(pedido) al proveedor o suministrador de las mismas. Otras veces el representante de la
empresa suministradora visita a sus clientes y estos realizan los pedidos a través de él. Para
hacer un pedido urgente la forma más fácil y cómoda es llamar por teléfono; pero siempre
que se utiliza este medio después hay que confirmar y dejar constancia de la solicitud
mediante carta o impreso.
El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o
artículos a su proveedor.
Tipos de pedido según la forma
Los pedidos según la forma pueden ser: normal, programado y abierto
 Pedido normal se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitarán en un
período reducido de tiempo. Las cantidades solicitadas se ajustan a los consumos
previstos durante una semana, mes, temporada, etc.
 Pedido programado se emite para solicitar uno o varios productos sobre los que se
ha realizado un estudio previo de necesidades. El estudio consiste en analizar los
consumos históricos y los previstos para un período de tiempo, teniendo en cuenta
el stock mínimo, las existencias y las cantidades pendientes de suministro.
 Pedido abierto se emite para solicitar una cantidad total aproximada, sin que ello
suponga un compromiso obligado de compra; pues el cliente no acepta ningún envío
que no haya confirmado previamente.
Las características del pedido abierto son:
 Los plazos de entrega suelen ser muy cortos (24 o 48 horas).
 El proveedor se obliga a tener un stock mínimo y el comprador reduce el stock
inmovilizado.
 El precio puede ser fijo o se pueden aceptar las subidas previa justificación de
las nuevas tarifas.
Tipos de pedido según el material
Según el destino del artículo o servicio solicitado los pedidos se clasifican en:
extraordinarios, de reposición, de servicio u obra y de mercancías.
 Pedido extraordinario se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo, que por
necesidades extraordinarias se necesitan para un fin concreto.
 Pedido de reposición es aquel cuya iniciativa parte del almacen, pues se “solicitan
materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
 Pedido de servicio u obra se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización
de un trabajo determinado. Los materiales necesarios para la obra o servicio pueden
 ser a cuenta del contratado o del contratante, y pueden estar incluidos o no en el
pedido.
 Pedido habitual de materiales o de mercancías es el más generalizado y se expide
para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta,
independientemente de que una vez recibidos sean para reposición o para consumo.
Contenido y requisitos del pedido
La información que debe figurar en el documento o impreso es la siguiente:
Datos del comprador: nombre o razón social de la empresa, NIF o CIF, domicilio y
dirección completa (código postal, ciudad, provincia, teléfono, fax, correo electrónico).
Cuando el comprador y el vendedor sean de distinta nacionalidad, además de la ciudad, se
indicará el país.
Número de orden: puede ser correlativo para todos los proveedores o utilizar una
numeración distinta para cada uno. Además, el número del pedido debe figurar en toda la
correspondencia, documentos y facturas relacionadas con el mismo.
Fecha de expedición y referencias: la fecha será la de emisión del documento de pedido.
Respecto a las referencias, se pondrá el número del contrato o el nombre del representante o
vendedor que tomó nota del mismo, si se hizo por teléfono y no quedó constancia escrita.
Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal o dirección
completa (código postal, ciudad y nación, si procede). Cuando la dirección del almacén o
lugar donde se deben entregar las mercancías sea distinta del domicilio fiscal del
comprador debe figurar la dirección de entrega. También se debe indicar la fecha de
entrega o el plazo máximo de envío.
Relación de los artículos solicitados: nombre del producto o descripción en unidades de
venta (según el embalaje), referencia o código de cada artículo, cantidad que se solicita de
cada artículo, precios unitarios y en algunos casos importes parciales y totales.
Condiciones comerciales: en este apartado se incluyen los descuentos que aplicará el
vendedor, quién pagará los gastos de embalaje, transporte, seguro, la forma de pago y
cualquier otro acuerdo que se haya pactado de forma oral o que figure en el contrato.
También es preciso que figure la firma del comprador en señal de aceptación o
compromiso; pues, de no ser así se puede considerar como una simple «propuesta de
pedido».
Registro de pedidos
El control de los pedidos enviados a los proveedores se refleja en el Libro registro de
pedidos emitidos, cuyo contenido es el siguiente:
N. de pedido: es el número asignado al pedido, el que figura en el documento enviado al
proveedor.
Fecha de emisión: día y mes que se envío el pedido.
Importe del pedido: importe de las mercancías solicitadas.
Proveedor: nombre o razón social del proveedor.
Cód. o CIF: código asignado al proveedor o el código de identificación fiscal.
Fecha de entrega: fecha o plazo acordado en el pedido.
Almacén: lugar de entrega o almacén para el que se solicitaron las mercancías.
Fecha de recepción: fecha en la cual se reciben las mercancías en el almacén.
N. de albarán: número de documento (albarán, nota de entrega, carta de porte) que se firma
aceptando el envío.
Observaciones: se anotan las incidencias cuando existe diferencia entre la fecha de entrega
y la de recepción, o cuando no se han recibido todas las cantidades solicitadas.
Hoja de solicitud
La hoja de solicitud es un documento interno que se utiliza cuando hay que pedir materiales
desde una sección a otra de la empresa; desde el almacén central al centro de fabricación;
desde el punto de venta al almacén central o regional, etc.
Albarán o nota de entrega
El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con
la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que la
mercancía ha sido entregada al cliente y también de guía para emitir la factura.
El original y la primera copia se remiten al cliente y este, una vez comprobada la
mercancía, devuelve la copia firmada. La copia de albarán con la aceptación del cliente se
remite al departamento de contabilidad, para confeccionar posteriormente la factura.
La segunda copia se queda en el almacén, para justificar la salida de la mercancía.
La tercera copia se remite al departamento de ventas.
Respecto al documento que se entrega junto con la mercancía, cabe mencionar dos
excepciones:
 Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista.
 Cuando se exporta la mercancía se confecciona el packing list o relación de
contenido. Este documento se utiliza, en los envíos al extranjero, para completar la
información de la factura y facilitar el despacho aduanero.
El packing list debe contener datos referentes a la factura de compra-venta (fecha de
emisión, nombre y razón social del vendedor y del comprador); nombre del consignatario o
destinatario; número de bultos, con peso bruto y volumen; tipo de embalaje con
identificación de marcas y numeración; denominación exacta y descripción de la
mercancía.
Formato y contenido del albarán
 Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección completa.
 Número de orden del albarán y fecha de emisión.
 Datos del cliente: nombre o razón social, CIF o código asignado y dirección
completa, siendo esta el lugar de entrega de la mercancía.
 Referencias: número del pedido al que corresponde y la fecha del mismo; también
se suele mencionar el nombre del representante o agente comertcial a través del cual
se formuló el pedido.
 Forma de envío: agencia de transportes o transportista que realiza la entrega;
indicando si la mercancía viaja a «portes debidos» o «portes pagados»; y el número
de paquetes o bultos que componen la expedición.
 Descripción de la mercancía: código del producto, descripción del artículo, unidades
entregadas de cada artículo y precio. Generalmente, no se cluye el importe, salvo
que se trate de un albarán valorado.
 Observaciones: en este apartado el cliente hará constar las posibles incidencias
observadas en la mercancía recibida.
 Recibí: nombre y firma del cliente o persona autorizada en la empresa receptora. La
aceptación o conformidad sirve para que el vendedor pueda facturar a cargo del
comprador.
El albarán valorado se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al
contado, al retirar la mercancía.
Recepción y registro de mercancías
Cuando llega un envío, antes de proceder a la descarga del vehículo, debemos comprobar
que los datos del documento (albarán o nota de entrega al transportista) gue acompaña a la
mercancía coinciden con el pedido y una vez identificado se le asigna el área y muelle de
descarga.
Una inspección cuantitativa y cualitativa del envío, que consiste en:
 Contar los bultos descargados y examinar si existen daños externos. Cuando el
embalaje está deteriorado se anotan los desperfectos en la copia del albarán que se
devuelve al proveedor, y se acepta la mercancía con la condición «salvo posterior
examen».
 Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se comprueba con los que
aparecen en el albarán de entrega y con los solicitados en el pedido. El examen
consiste en cotejar cantidades, modelos, tamaños, colores, referencias, etc.
Acondicionamiento de mercancías
El acondicionamiento es necesario cuando las mercancías vienen en unidades logísticas o
unidades físicas no compatibles con las ubicaciones que tienen asignadas en nuestro
almacén. Los casos más frecuentes en los que debemos acondicionar los artículos que
entran son:
  Las mercancías se reciben a granel o en contenedores y el almacén se destina a
piezas de recambio. Antes del almacenaje hay que colocar cada artículo en un
embalaje unitario de tipo blíster y, en algunos casos, también será necesario
etiquetar con el código de barras y el precio de venta.
 Las mercancías se reciben en paletas de dimensiones diferentes a las que se pueden
almacenar, por ejemplo: la altura es excesiva respecto al alveolo de la estantería o
son de diferente base; la paleta más universal es de 1.200 x 1.000 mm, pero los
camiones generalmente utilizan la europaleta de 800 x 1.200 mm.
 Cuando en la misma paleta o contenedor vienen varios productos, es decir se utiliza
un embalaje colectivo que agrupa bultos, cajas, bolsas, etc, con artículos diferentes.
En estos casos hay que separar los artículos y almacenar cada uno en su ubicación
correspondi ente.
Almacenaje de la mercancía recibida
Independientemente de los sistemas de almacenaje que vimos en unidades anteriores
también se tienen en cuenta ciertos criterios, bien por separado o conjuntamente, para
asignar a cada mercaricía la ubicación más idónea. Entre los criterios que más se utilizan
están:
 Las características del producto. Los artícu cias, tamaño, peso, naturaleza, condicion
o peligrosidad, etc.
 La rotación o frecuencia de salida. Los productos se almacenan los resultados
obtenidos según al aplicar una clasificación por el método ABC.
Estatuto de cuarentena
Algunas mercancías están sometidas a estatutos particulares y deben permanecer en la
denominada «zona de cuarentena» por tener que superar control administrativo, control de
calidad o de condiciones ambientales especiales. Según el origen o el tipo de mercancía, los
estatutos establecen los producto que se deben someter a cuarentena, el tiempo que
permanecerán en dicha situación, los controles que deben superar, el acceso autorizado y
los procedimientos de exención.
Las situaciones más frecuentes de cuarentena, para ciertos productos, son:
 Industrias farmacéuticas, empresas que exigen agroalimentarias control de calidad
cuando las materias primas son de importación. También se aplica en productos
acabados y mercancías que precisan condiciones ambientales especiales
(temperatura, humedad, etc.).
 Productos tóxicos, peligrosos, estupefacientes, etc., que se tienen que almacenar
separados de otros artículos o que se deben almacenar bajo un sistema de seguridad,
para cuyo acceso es necesario presentar una credencial.
 Artículos que pasan por la aduana, sea en tránsito o a la espera de formalizar el pago
de los derechos de aduana correspondientes, como: alcoholes, productos
farmacéuticos, ciertos productos petrolíferos, etc.
 INTERROGANTES
1. Cita los documentos o justificantes que hemos estudiados en esta unidad, cuya
información solo es importante para la empresa que los emite y aquellas cuyas
información se transmite a las empresas que intervienen en la operación
(proveedor, cliente, transportista).
R: Los documentos cuya información solo es importante para la empresa que los
emite son: registro de pedidos emitidos, hoja de solicitud y hoja de recepción. Los
documentos cuya información se transmite a las empresas que intervienen en la
operación son: pedido, albarán y nota de entrega al transportista.

2. ¿Cuál es la finalidad del libro de registro de pedidos emitidos?

R: La finalidad del Libro de Registro es hacer un seguimiento del pedido hasta que
se reciben la mercancía en el almacén o lugar de entrega indicado

3. ¿Cuál es la finalidad del albarán?

R: El albarán sirve como justificantepara acreditar que la mercancía ha sido
entregada al cliente y de guía para coonfeccionar la factura.

4. ¿Qué documento puede sustituir el alabaran para que el vendedor pueda

demostrar que ha entregado las mercancías al comprador?
R: La nota de entrega al trasnportista puede sustituir al albarán si en la misma
aparece referencia de la mercancía entregada.

5. ¿Qué función cumple la hoja de recepción o registro de mercancías?

R: La función de la hoja de recepción o registro de mercancías es poder demostrar
que se han recibido las mercancías solicitadas y controlar su destino o ubicación.

6. ¿Con que documento se coteja las mercancías recibidas?

R: Hoja de recepción.

7. ¿Qué diferencia existe entre el pedido y la hoja de solicitud?

R: Pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita materiales o
artículos al proveedor, mientras que la hoja de solicitud es un documento interno
que se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una sección a otra de la
empresa, desde el almacén al centro de fabricación, desde el punto de venta al
almacén, etc.

8. ¿Qué tipo de información proporciona el sistema de condiciones significativas?

 R: Proporciona información como contenido del bulto o unidad de carga,
procedencia, destino y ubicación del almacén

9. ¿Cuáles son los componentes del código de barras normalizado?

 R: El prefijo del país ocupa los 2 o 3 características iniciales y son asignadas por el
organismo internacional a cada una de las asociaciones nacionales.
 El código de empresas son los 5 dígitos siguientes, asignados por AECOC para
identificar al fabricante, cuando los productos se codifican en origen.
 El código de productos esta formado por los 5 dígitos siguientes al código e
empresas; para que le fabricante o la empresa codifique sus productos y cada
artículo tenga su propio código
 El ultimo carácter es el digito de control o verificación y sirve para eliminar
cualquier error de lecturas; se obtiene a partir de un proceso de cálculo y no se
puede poner al azar como un digito mas de codificación.

10. ¿Qué información proporciona el código EAN-128?

R: Es una herramienta creada para conectar el flujo físico de mercancías con el flujo
de información, este código completa las estándares EAN creados para identificar
los productos y sus agrupaciones con información logística adicional por medio de
identificadores de aplicación tales como: número de lote y unidades que lo
componen, cantidad de unidades de venta y números de serie, fechas, medidas
comerciales y logística.