Guía para Aprobar o Rechazar Novedades

GUÍA PARA APROBAR O RECHAZAR
NOVEDADES EN EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN DEL PROGRAMA DE
PROTECCIÓN SOCIAL AL ADULTO
MAYOR
“COLOMBIA MAYOR”
Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social

Bogotá, 2021
Nota: El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres es una
de las preocupaciones de Prosperidad Social y sus colaboradores. En tal sentido y con el fin de evitar la
sobrecarga gráfica que supone utilizar en español o/a - os/as para marcar la existencia de ambos
sexos, se ha optado por utilizar el masculino genérico, en el entendido de que todas las menciones
abarcan todos los géneros e identidades de género.
NOVEDADES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CÓDIGO: G-IP-31
DEL PROGRAMA COLOMBIA MAYOR
Proceso: Implementación de Políticas,
VERSIÓN: 2
Programas y Proyectos
1. OBJETIVO
Orientar al rol Revisor regional para el uso de la funcionalidad de aprobar o rechazar

novedades generadas desde territorio, dentro del Sistema de Información dispuesto para el
Programa de Protección Social al Adulto Mayor - Colombia Mayor.
2. DEFINICIONES Y SIGLAS
2.1 DEFINICIONES
CENTRO DIURNO1: institución sin ánimo de lucro, de naturaleza pública, privada o mixta,
de cualquier nivel, que presta servicios de apoyo nutricional y brinda atención ocupacional a
través de actividades tales como: educación, recreación, cultura, deporte, turismo y/o
proyectos productivos para adultos mayores. Los adultos mayores asisten durante el día y
no pernoctan en ellos. El servicio que brinda este centro se presta mediante la suscripción
de convenios con Prosperidad Social en virtud de los cuales se obliga a: (i) prestar el
servicio de apoyo nutricional mediante el suministro de comidas y refrigerios de buena
calidad, (ii) desarrollar actividades manuales, y/o lúdicas, y/o culturales, y/o deportivas, y/o
recreativas y/o micro proyectos productivos; (iii) utilizar los recursos del Programa Colombia
Mayor en la atención de los beneficiarios de la transferencia e (iv) informar a Prosperidad
Social cualquier cambio que afecte la condición del beneficiario.
CENTRO DE PROTECCIÓN SOCIAL AL ADULTO MAYOR2: institución sin ánimo de lucro,

de naturaleza pública, privada o mixta de cualquier nivel, que mediante convenios se obliga
a: (i) Prestar un servicio integral y de buena calidad, (ii) usar los recursos del Programa
Colombia Mayor en la atención de los beneficiarios de la transferencia monetaria e (iii)
informar a Prosperidad Social y/o el municipio cualquier cambio que afecte la condición del
beneficiario.
CRITERIOS DE INGRESO3: una vez el interesado inicia su inscripción, el Sistema de

Información verifica de manera automática el cumplimiento de los Criterios de Ingreso al
programa, los cuales son:
1. Ser colombiano: se validará a partir del registro de una cédula de ciudadanía
colombiana como tipo de documento único para inscripción.
2. Tener como mínimo, tres (3) años menos de la edad establecida para adquirir el
derecho a la pensión de vejez de los afiliados al Sistema General de Pensiones: al
ingresar la fecha de nacimiento el Sistema de Información calcula automáticamente
la edad, obteniendo la diferencia en años de la fecha de nacimiento de la persona con
la fecha de diligenciamiento de la inscripción.
3. Estar dentro del punto de corte SISBÉN IV del Programa Colombia Mayor: el punto de
corte del Programa definido por Prosperidad Social y aprobado por la Mesa de
Equidad; incluye a aquellos adultos mayores en los grupos A, B y hasta C1, es decir
que en la base de datos de SISBÉN IV actualizada al último corte entregado por el
1
Manual Operativo Programa de Protección Social al Adulto Mayor, 2021.
2
Ibidem.
3
La copia controlada de este documento reposa en el aplicativo del Sistema de Gestión de Prosperidad Social, toda
copia impresa se considera documento no controlado y por tanto no se garantiza su vigencia.
Código: G-IP-31 Versión: 2

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VERSIÓN: 2
Departamento Nacional de Planeación, se ubiquen en un grupo igual o inferior al C01.
Los adultos mayores que se encuentren en los CPSAM, los que viven en la calle o de la
caridad pública, así como los pertenecientes a un grupo étnico 4 de escasos recursos que
residen en territorios colectivos, a los que no se les aplica la encuesta SISBÉN, serán
identificados mediante un listado censal elaborado por la entidad territorial, Autoridad étnica
o el CPSAM/CD. No obstante, para aquellos adultos pertenecientes a grupos étnicos, cuando
las autoridades tradicionales y legítimas lo soliciten, podrá aplicarse la encuesta SISBÉN.
CRITERIOS DE PERMANENCIA5: determinan la población beneficiaria del programa

(Potenciales beneficiarios y Activos)
CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN6: proceso de ordenamiento que permite valorar las

condiciones socioeconómicas de los aspirantes a la transferencia económica, en el cual se
ordena a los adultos mayores del más pobre al menos pobre, respetando el derecho al turno
y a la igualdad. A continuación, se nombran los criterios que se aplican:
- Edad.
- Resultado SISBÉN / Población étnica (teniendo en cuenta que no es obligatorio que
hayan atendido la encuesta SISBEN, se tomará como referencia una pregunta para
estimación de ingresos).
- Minusvalía o discapacidad física o mental.
- Tener personas a cargo.
- Vivir solo y no depender económicamente de alguna persona.
- Haber perdido el subsidio del aporte a pensión.
- Haber perdido el subsidio por traslado a otro municipio.
- Fecha de solicitud de inscripción al programa.
- Índice de pobreza multidimensional
DIVISIÓN POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DE COLOMBIA7: es un sistema de

codificación de los departamentos, municipios y centros poblados en Colombia, y tiene
como objetivo esencial el dar a conocer a los ciudadanos, la codificación de las entidades
territoriales y centros poblados que conforman el territorio nacional.
ESTADO DEL BENEFICIARIO8:

• Inscrito: se refiere al estado en el que queda el aspirante luego de ser diligenciada su
inscripción, en la cual automáticamente se verifica en el Sistema de Información la
4
Indígena, Gitano o ROM, Raizal del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, Negro, mulato,
afrodescendiente, afrocolombiano y Palenquero de San Basilio.
5
Manual Operativo Programa de Protección Social al Adulto Mayor – Colombia Mayor 2021.
6
Ibidem.
7
Anexo 1. Glosario de términos de la Circular interna 29 de 2018 de Variables mínimas de beneficiarios de
programas y proyectos de Prosperidad Social. Fueron reorganizadas alfabéticamente y ajustadas para el propósito
de este documento. Se asumen todas las referencias bibliográficas incluidas en el acto administrativo.
8

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VERSIÓN: 2
edad, nacionalidad y resultado SISBÉN. Cabe precisar que los adultos mayores
identificados como inscritos no son beneficiarios definitivos de la transferencia
monetaria del Programa Colombia Mayor, sino que quedan habilitados para la siguiente
etapa.
• Potencial beneficiario: es el estado al que pasan los inscritos que no presentan
coincidencias en las bases de datos empleadas para verificar Criterios de Permanencia.
Se encuentran pendientes de recibir la transferencia monetaria debido al límite de
cupos de cada municipio.
• Priorizado: hace referencia al potencial beneficiario al que aplicados los Criterios de
Priorización resulta ordenado o con prelación de inscripción y pasa a esperar un cupo
disponible en su municipio.
• Activo: se refiere a una persona que está recibiendo la transferencia monetaria de
Colombia Mayor en la actualidad.
• Suspendido: se refiere a una persona que está en presunto incumplimiento de algún
Criterio de Permanencia y por lo tanto se le suspenden sus derechos como Beneficiario
Activo. Tiene un efecto temporal por el cual no se le entregan pagos mientras la causal
subsista.
• Retirado: se refiere a una persona que es excluida del programa por una de tres
razones: (i) No subsanar en tiempo una causal de suspensión; (ii)Renuncia
voluntariamente al programa, o (iii) Fallecimiento.

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VERSIÓN: 2
ESTADOS DE LAS NOVEDADES: tomados del documento de requerimiento funcional del

diseño y desarrollo del Sistema de Información de Colombia Mayor:
• Registrada: hace referencia a las novedades creadas en el módulo.
• Aprobada: la novedad pasa de estado registrada a aprobada cuando ésta y su
soporte han sido verificados y aprobados por el perfil Revisor nacional o Revisor
regional.
• Rechazada: la novedad pasa de estado registrada a rechazada, cuando ésta y su
soporte han sido verificados por el perfil Revisor nacional o Revisor regional y no son
aprobados.
• Aplicada: se presenta cuando los cambios de estado se hacen efectivos en el sistema,
es decir, cuando la novedad es aprobada y queda en firme el cambio de estado del
beneficiario.
MESA DE EQUIDAD9: instancia de alto nivel, de carácter estratégico y decisorio, presidida

y convocada por el Presidente de la República, con el objetivo de establecer directrices para
los sectores y entidades del Gobierno nacional para la aprobación de diseños e
implementación de acciones y la destinación de recursos de acuerdo con las prioridades
territoriales y poblacionales para la reducción de la pobreza, la reducción de otras
inequidades que limitan la inclusión social y productiva de la población, el seguimiento de las
acciones del Gobierno nacional, la rendición de cuentas para asegurar la atención prioritaria
a la población en condición de pobreza y el cumplimiento de las metas trazadoras en esta
materia. La Mesa de Equidad será el espacio en el que se acuerden los diseños de los
programas del Gobierno nacional que tengan impacto en la reducción de la pobreza y en la
reducción de otras inequidades que afectan a la población.
PENSIÓN10: es una prestación económica que reciben mensualmente los trabajadores,

dependientes o independientes, en el momento de su retiro laboral con base en los aportes
que hicieron a un fondo de Pensión Obligatoria durante su vida laboral. Puede ser de vejez,
cuando se recibe al término de las semanas, años cotizados y valor acumulado en el fondo
de pensiones; de invalidez, cuando se está incapacitado en más del 50% para laborar; o
de sobrevivencia, cuando el trabajador muere y la reciben quienes lo sobreviven.
PENSIÓN POR INVALIDEZ11: es una prestación económica en la cual se paga una renta
mensual que se denomina pensión a aquella persona que se ha calificado como inválida y en
la cual su enfermedad o patología es de origen.
PENSIÓN POR SOBREVIVENCIA12: cuando un afiliado al sistema de pensión fallece,

estando activo o pensionado, sus familiares tienen derecho a una prestación económica,
mediante la cual de forma mensual recibirá una renta.
PERFIL MUNICIPAL13: designado por el alcalde municipal o distrital, responsable de

realizar las inscripciones y registro de novedades en el sistema de información.
9
Decreto 1111 de 2020
10
https://www.proteccion.com/wps/portal/proteccion/web/home/proteccion-conecta/consumidor-
financiero/informacion-productos-servicios/obligatorias/que-es-pension
11
https://www.rankia.co/blog/pensiones 2019
12
Ibidem

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VERSIÓN: 2
PERFIL REVISOR REGIONAL14: designado por el Director Regional de cada Dirección de

Prosperidad Social territorial, quien apoya la revisión y aprobación de las novedades de los
beneficiarios y de CPSAM y CD en el sistema de información.
RÉGIMEN ESPECIAL15: se refiere a aquellos sectores de la población que se rigen por las
normas legales concebidas antes de la entrada en vigor de la Ley 100 de 1993. Algunos
casos son: Fuerzas Militares, Policía Nacional, Ecopetrol, Magisterio (Docentes),
Universidades Públicas.
Estos regímenes tienen establecidos requisitos de pensión diferentes a los definidos para el
sistema general de pensiones, además administran su sistema de recaudo propio, por tanto,
las entidades administradoras de dichos regímenes no realizan aportes al subsistema de
pensión a través de PILA.
SALARIO16: es la suma de dinero que recibe de forma periódica un trabajador de

su empleador por un tiempo de trabajo determinado o por la realización de una tarea
específica o fabricación de un producto determinado. El pago puede ser mensual, semanal o
diario, y en este último caso recibe el nombre de jornal, del término jornada.
SALARIO MÍNIMO17: para Colombia es el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente el cual se
reajusta antes de iniciar un nuevo año por un valor porcentual que en ningún caso puede ser
inferior al Índice de Precios al Consumidor (IPC) o inflación causada el año inmediatamente
anterior.
SUBSIDIO18: es una transferencia de recursos públicos, que le otorga un beneficio

económico a una persona, natural o jurídica, efectuada en desarrollo de un deber
constitucional, en especial el de intervención del Estado en la economía y fines sociales del
Estado.
SUSPENSIÓN DE DERECHOS POLÍTICOS 19: se trata de una pena accesoria y temporal, la

cual una vez este a paz y salvo (extinción de pena) con el Juzgado Penal correspondiente, su
documento de identidad volverá a estar en su estado VIGENTE.
SUSTITUCIÓN PENSIONAL20: es una prestación en donde por fallecimiento de un

pensionado por invalidez o vejez, hay lugar al reconocimiento de una pensión sustituta en
favor de sus beneficiarios. Aquí se valida la condición de los beneficiarios del pensionado en
el momento en que este falleció.
13
14
15
Ibidem
16
https://es.wikipedia.org/wiki/Salario
17
GIT Seguimiento a nuevos programas (2021)
18
Decreto 812 de 2020.
19
www.registraduria.gov.co
20
https://www.rankia.co/blog/pensiones 2019

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VERSIÓN: 2
TRANSFERENCIAS MONETARIAS:21 incentivos otorgados a personas focalizadas que se

identifican en pobreza de acuerdo con la medición del SISBÉN y que cumplen con los
criterios establecidos por cada programa, para ser beneficiario. Estos recursos provienen de
la Nación y son entregados a través de entidades estatales.
TRANSFERENCIA MONETARIA DIRECTA 22: consistente en dinero, que se gira
directamente a los beneficiarios a través de operadores de pago.
TRANSFERENCIA MONETARIA INDIRECTA23: se otorga en Servicios Sociales Básicos a

través de los CPSAM, CD o Autoridades de grupos étnicos.
2.2 SIGLAS
AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones.

ARL: Administradora de Riesgos Laborales.
CD: Centros diurnos.
CPSAM: Centro de Protección Social al Adulto Mayor.
COLOMBIA MAYOR: Programa de Protección Social al Adulto Mayor.
DIVIPOLA: División Político-Administrativa de Colombia.
EPS: Entidad Promotora de Salud.
PROSPERIDAD SOCIAL: Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
SISBÉN: Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios.
SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.
TMNC: Transferencia Monetaria No Condicionada.
3. RESPONSABLES
Las novedades registradas en el Sistema de Información desde territorio estarán a cargo de

los usuarios Municipales, quienes son los principales responsables del correcto
diligenciamiento del módulo Novedades.
La aprobación/rechazo de las novedades registradas estarán a cargo del rol/perfil/ Revisor

Regional siendo el principal responsable de la revisión de los soportes en la opción
Aprobar/rechazar del Módulo Novedades.
El administrador responsable del módulo Novedades del Sistema de información del

Programa Colombia Mayor es la Dirección de Transferencias Monetarias.
21
GIT Seguimiento a nuevos programas (2021)
22
23
Ibidem.

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VERSIÓN: 2
4. DESARROLLO
Para ingresar al sistema el usuario debe estar previamente creado y tener asignado el
rol/perfil Revisor regional. Este proceso se lleva a cabo a través de Colombia Mayor nivel
nacional, equipo que gestiona el trámite.
En el Sistema, la sesión del usuario caducará cada 5 minutos por inactividad y retorna a la
página principal de ingreso.
Para el uso y actualización del Sistema de Información del Programa Colombia Mayor, se
establecen diferentes roles/perfiles de usuarios, los cuales se discriminan por la cobertura
según zona geográfica.
Cuando la zona geográfica del usuario es Nacional podrá consultar y dado el rol, gestionar la
información a nivel nacional.
Cuando la zona geográfica del usuario es Regional podrá consultar y gestionar la información
asociada por departamento. Teniendo en cuenta la organización territorial de Prosperidad
Social, se incluyen además las regiones Magdalena Medio, Urabá y Bogotá.
En este documento se describirá el uso de la funcionalidad de Aprobar/Rechazar

Novedades, el cual está a cargo del rol/perfil Revisor regional que, de acuerdo con lo
anterior, tendrá acceso a la información regional al que fue asignado y podrá
aprobar/rechazar novedades únicamente de beneficiarios de su territorio.
El usuario accede al Sistema de Información de Colombia Mayor con la siguiente dirección:

https://colombiamayor.prosperidadsocial.gov.co a través de los navegadores: Microsoft
Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari, Netscape, etc.

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VERSIÓN: 2
Solo es posible acceder al Sistema de Información de Colombia Mayor a través de un usuario

y contraseña requeridos en el formulario de ingreso de manera obligatoria. Si no se registra
usuario o contraseña el sistema muestra un mensaje, tal como se aprecia a continuación:
Al ingresar la contraseña, el usuario puede verificar la información diligenciada haciendo clic
en la opción .
Si el usuario y contraseña son incorrectos el sistema genera el siguiente mensaje de

advertencia: “Credenciales inválidas. Por favor verifíquelas e intente nuevamente”

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VERSIÓN: 2
Cuando ingresa por primera vez al Sistema de Información Colombia Mayor con una clave
genérica asignada por el Administrador del Sistema, se debe realizar el cambio de
contraseña para personalizarla de acuerdo con la preferencia del usuario, garantizando la
seguridad de acceso a la aplicación, de lo contrario no podrá continuar.
Para realizar el cambio de contraseña el usuario debe seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic sobre el nombre del usuario logueado:
2. Dar clic en la opción “Cambiar Contraseña”:
3. Se muestra el siguiente formulario:

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VERSIÓN: 2
La contraseña para registrar debe tener al menos 8 caracteres de longitud, ser alfanumérica
y contener al menos una letra mayúscula, tal como lo describe el mensaje:
Al registrar el usuario y contraseña válidos, el usuario debe dar clic en
El sistema muestra las opciones a las cuales tendrá acceso el usuario Revisor regional, con
base a las funcionalidades asignadas y autorizadas; para este ejercicio se realizará el
ingreso al módulo Novedades.
Teniendo en cuenta que todo el proceso de Aprobar/Rechazar

novedades se realiza a través del rol Revisor regional, los
siguientes pasos y orientaciones están dirigidas a la persona
designada en cada Dirección Regional de Prosperidad Social para el
Programa Colombia Mayor.
MÓDULO NOVEDADES
Una vez las novedades de Suspensión, Reactivación o Retiros y la actualización de Datos

personales han sido registradas en el Sistema de Información por el usuario Municipal,
quedan pendientes para la revisión y determinación de su aprobación o rechazo.
Al ingresar al módulo se visualiza la funcionalidad así:
Al dar clic en la opción Aprobar o rechazar el sistema muestra el consolidado de las

novedades pendientes para revisión.

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VERSIÓN: 2
CONSOLIDADO DE NOVEDADES:
Las novedades se podrán filtrar por municipio, categoría de novedad y tipo de novedad,
observándose de la siguiente manera en el módulo:
FILTRO POR DEPARTAMENTO FILTRO POR MUNICIPIO

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VERSIÓN: 2
Las categorías de novedad pueden ser: Datos básicos (datos personales), Suspensión,
Reactivación y Retiro:
FILTRO POR CATERGORÍA DE NOVEDAD:
Los tipos de novedad de acuerdo con la categoría son:
DATOS BÁSICOS: en esta funcionalidad se pueden observar las actualizaciones o

correcciones por solicitud de la persona interesada, correspondientes a datos personales.
SUSPENSIÓN: en esta funcionalidad se visualizan las novedades de suspensión por

Pensionado, Renta y Posible fallecido.
REACTIVACIÓN: en esta funcionalidad se podrán revisar novedades de reactivación por

levantamiento de suspensión.
RETIRO: en esta funcionalidad accederá a las novedades de retiro por Fallecimiento,

falsedad en la información, Otro subsidio, Traslado de municipio, Cambio de modalidad, No
se ubica y Voluntario.

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VERSIÓN: 2
Como Revisor regional, deberá verificar una a una las novedades registradas en su regional.
En la columna Acciones, debe dar clic en el botón ”Ver detalle” en el que podrá evidenciar la
información suministrada por el perfil Municipal en la creación de la novedad.
El sistema despliega un formato con los nombres, apellidos, número de cédula, fecha de
expedición y fecha de nacimiento del beneficiario, junto con la categoría, tipo y observación
de la novedad.
Al finalizar la lectura de la información contenida debe dar clic en el botón
De manera inmediata, debe dar clic en el botón “Ver soporte” en el que podrá revisar
la evidencia que sustenta la creación de la novedad cargada en el Sistema por el usuario
Municipal.
A continuación, se listan los criterios para determinar la aplicación de los soportes de cada
una de las novedades:
Novedad Categoría Soporte con el que se aprueba la novedad

Datos Datos Cédula de ciudadanía.
básicos personales Verificar que los datos suministrados en la novedad sean exactos a
los contenidos en la cédula de ciudadanía.
Suspensión Pensionado Certificado en el que conste la pensión con el número de documento y
nombres del beneficiario con fecha de máximo 30 días calendario.
Renta Certificado de afiliación a las Administradoras (ARL- AFP- EPS) con
fecha de máximo 30 días calendario o en su defecto informe de
estudio socioeconómico que verifica el incumplimiento de Criterios de

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VERSIÓN: 2
permanencia del programa, con los nombres completos y documento

de identidad del beneficiario.
Posible Notificación escrita de entidades de orden público y privado, bases de
fallecido datos de manejo de la alcaldía o de primera fuente de personas
cercanas al beneficiario con información relacionada que da cuenta
del posible deceso o la imagen de aviso público de la muerte del
beneficiario.
Reactivación Levantamiento Registraduría Alguno de los siguientes documentos:
suspensión Certificado de vigencia de documento con fecha de
máximo 30 días calendario.
Copia del documento de identidad en caso de no
tener una copia legible en la plataforma del sistema.
Pensionado Certificado de la entidad que lo reporta, aclarando
que el beneficiario no posee una pensión de
invalidez, vejez, sustitución o sobreviviente.
Renta Alguno de los siguientes documentos:
Certificado de las Administradoras (ARL- AFP- EPS)
aclarando el estado del afiliado (activo o retirado),
tipo de afiliado (cotizante o beneficiario) y los
períodos que ha cotizado cada año incluyendo el
ingreso base de cotización.
Informe de estudio socioeconómico para constatar el
cumplimiento de los Criterios de permanencia.
Posible Alguno de los siguientes documentos:
fallecido Certificado de vigencia de documento de identidad.
Copia del documento de identidad en caso de no
tener una copia legible en la aplicación.
Retiro Fallecimiento Alguno de los siguientes documentos:
Copia del registro civil de defunción, del Acta o Certificado de
defunción, o del Acto administrativo que expida la Dirección Nacional
de Identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil que da
de baja las cédulas de ciudadanía a causa del fallecimiento del titular.
Falsedad en la Resultado de cruces con bases de datos de entidades que permitan
información constatar el cumplimiento de los Criterios de permanencia del
Programa. Éstas incluyen la Registraduría Nacional del Estado Civil,
pensiones territoriales, entidades administradoras de pensiones, el
SISBÉN, Oficina de Instrumentos Públicos que pueden consultar para
constatar información relacionada con rentas, la Cámara de Comercio,
bases de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral,
información generada por juzgados y toda aquella información que se
encuentre disponible a nivel territorial.
Otro subsidio Reportes o certificados de programas dirigidos a personas adultas
mayores que financie el municipio o el nivel nacional y demás
información de entidades disponibles con los nombres completos y
documento de identidad, al igual que reportes o informes de controles
o visitas domiciliarias. Se deberá validar que, al recibir la
simultaneidad de transferencias, es decir la transferencia monetaria
de Colombia Mayor sumada al o los subsidios adicionales, no supere
el medio SMMLV. Si el resultado de esta suma es superior al rango
establecido es causal de retiro del programa.
Traslado de Oficio o notificación escrita de la Alcaldía o del beneficiario que
municipio informa del traslado.

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VERSIÓN: 2
Cambio de Correo electrónico de Prosperidad Social o acta de comité operativo

modalidad donde se consigna los nombres completos y documento de identidad
de los beneficiarios que se cambian de modalidad.
Voluntario Oficio o notificación escrita que informa del retiro voluntario por parte
del beneficiario, con su nombre completo, documento de identidad y
firma.
No se ubica Acta u oficio de la alcaldía donde conste la búsqueda realizada
por diferentes medios agotados.
Una vez se revise el detalle y soporte de la novedad, deberá dar clic en casilla ubicada al
lado izquierdo del código del beneficiario.
Si considera que el soporte cumple con el requerimiento de la novedad, deberá dar clic en el
botón
El sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación de la aprobación:
En caso de evidenciar que los soportes no aplican a la novedad creada o que son
insuficientes, procede a rechazar la novedad, dando clic en el botón
El sistema muestra de manera inmediata un campo en el que debe describir la causal de

rechazo de la novedad y dar clic en el botón “Aceptar”. Esta información será notificada al
rol/perfil Municipal, quien deberá hacer los ajustes pertinentes para darle trámite a la
novedad.

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VERSIÓN: 2
Si omite la revisión del detalle de la novedad el sistema bloquea el proceso y muestra el

siguiente mensaje:
De igual forma, si intenta aprobar o rechazar la novedad antes de revisar el soporte, el

sistema bloquea el proceso y muestra el siguiente mensaje:
5. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS
Circular Interna 29 de diciembre de 2018 de Variables mínimas de beneficiarios de

programas y proyectos de Prosperidad Social, el cual está precargado en el Sistema de
Información.
6. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS
Nombre del Entidad que Medio de consulta

documento lo emite
Decreto 812 Ministerio de https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20812%20D
de 2020 Hacienda y EL%204%20DE%20JUNIO%20DE%202020.pdf
Crédito
Público

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VERSIÓN: 2
CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1 6 de agosto de 2021 Creación del documento
Se realiza ajuste de codificación y nombre del proceso
como consecuencia de la entrada en vigencia del nuevo
mapa de procesos aprobado mediante acta número 04
del 2020 por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño en reunión realizada el 24 de noviembre
de 2020, el cual crea el proceso Implementación de
Políticas, Programas y Proyectos. La nueva codificación
del documento es G-IP-31 que reemplaza al código G-
GI-TM-41, aprobado en la versión 1 de fecha 7 de
septiembre de 2021 la cual fue aprobada por Edgar
Orlando Picon Prado. Teniendo en cuenta que para
publicar los documentos en el aplicativo del Sistema de
Gestión se debe surtir un proceso de aprobación en
2 1 de diciembre 2021
dicha herramienta, la Pierre Eugenio Garcia Jarquier
Subdirector General de Programas y Proyectos actual
responsable del proceso Implementación de Políticas,
Programas y Proyectos, realizará la aprobación
atendiendo la contingencia y dejando claridad que su
aprobación corresponde únicamente a la nueva
codificación y el nuevo nombre del proceso.
También debido a los ajustes en la plataforma del

Sistema de Información se modifica y actualiza la guía.
También por los ajustes en las opciones de revisión de
acuerdo con las modificaciones en la creación de
novedades de la Plataforma del Sistema.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Diego Andrés
Rueda Acevedo
Nombre: Alejandra Cargo: Coordinador GIT Nombre: Pierre Eugenio
Contreras Calderón Seguimiento a nuevos García Jarquier
Cargo: Profesional programas. Cargo: Subdirector General
especializado Nombre: Edgar Orlando de Programas y Proyectos
Picón Prado
Cargo: Director
Transferencias Monetarias

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Orientar al rol Revisor regional para el uso de la funcionalidad de aprobar o rechazar

CENTRO DE PROTECCIÓN SOCIAL AL ADULTO MAYOR2: institución sin ánimo de lucro,

CRITERIOS DE INGRESO3: una vez el interesado inicia su inscripción, el Sistema de

Código: G-IP-31 Versión: 2

Departamento Nacional de Planeación, se ubiquen en un grupo igual o inferior al C01.

CRITERIOS DE PERMANENCIA5: determinan la población beneficiaria del programa

CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN6: proceso de ordenamiento que permite valorar las

DIVISIÓN POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DE COLOMBIA7: es un sistema de

ESTADO DEL BENEFICIARIO8:

Código: G-IP-31 Versión: 2

Código: G-IP-31 Versión: 2

ESTADOS DE LAS NOVEDADES: tomados del documento de requerimiento funcional del

MESA DE EQUIDAD9: instancia de alto nivel, de carácter estratégico y decisorio, presidida

PENSIÓN10: es una prestación económica que reciben mensualmente los trabajadores,

PENSIÓN POR SOBREVIVENCIA12: cuando un afiliado al sistema de pensión fallece,

PERFIL MUNICIPAL13: designado por el alcalde municipal o distrital, responsable de

Código: G-IP-31 Versión: 2

PERFIL REVISOR REGIONAL14: designado por el Director Regional de cada Dirección de

SALARIO16: es la suma de dinero que recibe de forma periódica un trabajador de

SUBSIDIO18: es una transferencia de recursos públicos, que le otorga un beneficio

SUSPENSIÓN DE DERECHOS POLÍTICOS 19: se trata de una pena accesoria y temporal, la

SUSTITUCIÓN PENSIONAL20: es una prestación en donde por fallecimiento de un

Código: G-IP-31 Versión: 2

TRANSFERENCIAS MONETARIAS:21 incentivos otorgados a personas focalizadas que se

TRANSFERENCIA MONETARIA INDIRECTA23: se otorga en Servicios Sociales Básicos a

AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones.

Las novedades registradas en el Sistema de Información desde territorio estarán a cargo de

La aprobación/rechazo de las novedades registradas estarán a cargo del rol/perfil/ Revisor

El administrador responsable del módulo Novedades del Sistema de información del

Código: G-IP-31 Versión: 2

En este documento se describirá el uso de la funcionalidad de Aprobar/Rechazar

El usuario accede al Sistema de Información de Colombia Mayor con la siguiente dirección:

Código: G-IP-31 Versión: 2

Solo es posible acceder al Sistema de Información de Colombia Mayor a través de un usuario

Al ingresar la contraseña, el usuario puede verificar la información diligenciada haciendo clic

Si el usuario y contraseña son incorrectos el sistema genera el siguiente mensaje de

Código: G-IP-31 Versión: 2

1. Dar clic sobre el nombre del usuario logueado:

2. Dar clic en la opción “Cambiar Contraseña”:

3. Se muestra el siguiente formulario:

Código: G-IP-31 Versión: 2

Al registrar el usuario y contraseña válidos, el usuario debe dar clic en

Teniendo en cuenta que todo el proceso de Aprobar/Rechazar

Una vez las novedades de Suspensión, Reactivación o Retiros y la actualización de Datos

Al ingresar al módulo se visualiza la funcionalidad así:

Al dar clic en la opción Aprobar o rechazar el sistema muestra el consolidado de las

Código: G-IP-31 Versión: 2

FILTRO POR DEPARTAMENTO FILTRO POR MUNICIPIO

Código: G-IP-31 Versión: 2

FILTRO POR CATERGORÍA DE NOVEDAD:

Los tipos de novedad de acuerdo con la categoría son:

DATOS BÁSICOS: en esta funcionalidad se pueden observar las actualizaciones o

SUSPENSIÓN: en esta funcionalidad se visualizan las novedades de suspensión por

REACTIVACIÓN: en esta funcionalidad se podrán revisar novedades de reactivación por

RETIRO: en esta funcionalidad accederá a las novedades de retiro por Fallecimiento,

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Al finalizar la lectura de la información contenida debe dar clic en el botón

Novedad Categoría Soporte con el que se aprueba la novedad

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permanencia del programa, con los nombres completos y documento