PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO COMPRAS

Proceso: Solicitud de útiles, materiales de oficina, aseo y

cafetería

Procedimiento:

1. El encargado de cada punto de venta y los diferentes integrantes de las

demás áreas harán solicitud de cualquier elemento por estos conceptos según
su criterio sea el necesario para su operación.
2. El área que lo requiera deberá hacer su solicitud por el modulo “sugerido de
compras” en el sistema light house detallando cada producto. (verificar que
todo el personal tenga acceso y clave al sistema light house.
3. El departamento de compras verificara el sugerido en el sistema
mensualmente en las fechas establecidas (tercera semana de cada mes).
4. Si la información o sugerido es incorrecto realizara la corrección en el
sistema o cancelara el pedido y enviara inmediatamente reporte de esto al
correo electrónico del solicitante.
5. Si la información es correcta, verificara el sugerido contra el estándar de los
pedidos de ese centro de costo para determinar finalmente los elementos a
entregar.
6. Se verificara en la bodega existencia de estos elementos para realizar la
distribución con el área de logística en Bogotá.
7. Logística entrega los útiles y materiales al área solicitante (esta entrega se
debe realizar con la respectiva remisión). Fin del proceso.
8. En caso de no existir lo requerido en el inventario, el área de compras
enviara orden de pedido a proveedores (Bogotá).
9. Para los almacenes fuera de Bogotá el área de compras emitirá orden de
pedido a proveedores para que hagan la distribución correspondiente según
orden de pedido.
10. Fin del proceso.

Proceso: Solicitud de muebles.

Procedimiento:

1. El solicitante hará sugerido de compra en light house.

2. El área de compras verificara si el documento fue generado correctamente
de no ser así cancelara el sugerido y reportara vía mail al solicitante.
3. Si el sugerido es correcto evaluara la necesidad del mueble.
4. Compras revisara que no haya existencias del activo solicitado en otra área
que no la tenga en uso de ser así cambiara el mueble de área y de encargado.
5. Si no hay existencias, compras emitirá orden de compra al proveedor.
6. Proveedor entrega el mueble a compras para distribuirlo con logística al
punto requerido.
7. Una vez recibido se coloca la etiqueta de Activo Fijo para el control de este
kardex.

Proceso: Solicitud de herramientas o repuestos.

Procedimiento:

1. El solicitante enviara el requerimiento por el sistema light house al área de

calidad.
2. El área de calidad evaluara y filtrara el pedido según necesidades y
operación del solicitante.
3. El área de calidad enviara solicitud al área de compras detallando
destinatario y elemento requerido para posteriormente destinar centro de
costo del gasto.
4. El jefe de compras y el gerente del área de calidad revisaran la solicitud
detalladamente para que en esta no se hallen elementos y compras
innecesarias.
5. Compras enviara orden de pedido a proveedores para su distribución (fuera
de Bogotá), en Bogotá se entregara directamente al área de compras.
6. Compras etiquetara todas las herramientas con el adhesivo de activo fijo.
7. Compras junto con logística harán la distribución a los puntos de venta en
Bogotá y al área de calidad con su respectiva remisión.
8. Compras cargara en inventario por light house los elementos comprados.
9. Fin del proceso.

Proceso: solicitud de hardware y software

Procedimiento:

1. El solicitante enviara el requerimiento por el sistema light house al área de

sistemas.
2. El área de sistemas evaluara y filtrara el pedido según necesidades y
operación.
3. El área de sistemas revisara las existencias e inventario de estos activos y
distribuirá el equipo al punto correspondiente.
4. Si no hay existencias de dicho activo enviara solicitud por light house
especificando destino del activo.
5. Compras revisara la solicitud y evaluara junto con el gerente de sistemas
que no hallan sugeridos innecesarios.
6. Compras emitirá orden de pedido a proveedores.
7. Proveedor entrega solicitud al área de compras.
8. Compras colocara etiqueta de activo fijo a cada elemento comprado y
cargara en light house modulo de activos fijos.
9. Compras entregara remisionado al área de sistemas los equipos o
elementos comprados.
10. Fin del proceso.

Proceso: solicitud publicidad y adecuaciones

Procedimiento:

1. El solicitante enviara el requerimiento por el sistema light house al jefe de

mercadeo.
2. El jefe de mercadeo evaluara y filtrara el pedido según necesidades y
operación.
3. El jefe de mercadeo revisara las existencias e inventario de estos elementos
y distribuirá la publicidad al punto correspondiente.
4. Si no hay existencias de dicho activo el jefe de mercadeo enviara solicitud
por light house especificando destino del gasto para su posterior
distribución.
5. Compras revisara la solicitud y evaluara junto con el jefe de mercadeo que
no hallan sugeridos innecesarios.
6. Compras emitirá orden de pedido a proveedores o contratistas.
7. Proveedor entrega solicitud al área de compras o confirmación del servicio.
8. Compras enviara con logística según distribución del jefe de mercadeo las
cantidades y publicidad autorizada al punto necesario, remisionado.
9. Fin del proceso.

Proceso: solicitud logística

Procedimiento:

1. El gerente de logística o la persona encargada del área enviara el

requerimiento vía mail al jefe de compras.
2. Compras hará las cotizaciones respectivas.
3. El área de logística revisara junto con el jefe de compras las cotizaciones y
escogerán la mejor opción.
4. Compras emitirá orden de pedido al proveedor.
5. Proveedor entregara al área de logística el pedido remisionado.
6. logística enviara la remisión al área de compras.
7. Fin del proceso.
Proceso: solicitud compras de inventarios proveedores
nacionales.

Procedimiento:

1. El solicitante enviara el requerimiento a la dirección comercial.

2. La dirección comercial evaluara y filtrara con inventarios la necesidad y
existencia de las referencias solicitadas.
3. Si hay existencias de este inventario, logística distribuirá las referencias el
punto de venta correspondiente con autorización de la dirección
comercial, previa solicitud de traslado.
4. Si no hay existencias de dichas referencias la dirección comercial hará la
solicitud en light house al área de compras.
5. Compras revisara la solicitud y evaluara junto con el asistente de la dirección
comercial que no hallan sugeridos innecesarios.
6. Compras emitirá orden de pedido a proveedores siempre y cuando las
cuentas con el proveedor estén conciliadas y no haya pendientes de
documentos.
7. Proveedor entrega solicitud al punto solicitante con remisión.
8. Proveedor enviara factura por mail al jefe de compras junto con la orden de
compra emitida por el mismo.
9. Punto solicitante recibe y envía factura por correo al área de compras si el
pedido no tiene ninguna irregularidad.
10. Si el pedido presenta alguna irregularidad el encargado evaluara con el jefe
de compras la aceptación o devolución de dicho pedido.
11. Para cualquier devolución el proveedor emitirá nota crédito y será enviada
al jefe de compras a más tardar dos días después de recibir la
mercancía física.
12. Fin del proceso.

Proceso: solicitud servicios técnicos ACS. (Garantía)

Procedimiento:

1. El solicitante enviara el requerimiento por el sistema light house al Athletic

Centro de servicio SAS
2. El ACS requerirá información como cliente, solicitante, punto de venta,
factura, para realizar el servicio.
3. El ACS realizara el diagnostico del equipo y determinara lo necesario para el
correcto funcionamiento del equipo.
4. El ACS enviara antes de facturar los archivos digitales en Excel al jefe de
compras.
5. Compras revisara el archivo y solicitara los físicos de algunas órdenes de
servicio al ACS para verificar la realización del servicio cobrado y la
atención al cliente.
6. Fin del proceso.

Proceso: Recepción de facturas

Procedimiento:

1. El área de compras recibirá únicamente las facturas de los requerimientos

tramitados por el área o que fueron realizados con su previo
conocimiento y aprobación.
2. El jefe de compras revisara detalladamente cada elemento y servicio
facturado para su distribución al centro de costo indicado.
3. Si la factura es una compra de inventario, compras la autorizara y entregara
al área de logística para cargara las unidades al inventario.
4. Compras entregara todas las facturas con su respectiva distribución al área
contable para su causación.
5. Fin del proceso.

______________________________
IVAN ADELMO PASTRAN FORIGUA
COMPRAS