Auditoría de Gestión 1

Capitulo III

Metodología general del trabajo de

auditoría operativa
Metodología general

La metodología mas generalizada en el desarrollo de una auditoria operativa comprende tres pasos
fundamentales, siendo susceptible de adecuarse a las situaciones especificas que se encuentren en el
desarrollo de una revisión.

Preparación de la auditoría operativa. Implica básicamente el cumplimiento de varias tareas,

tales como:

 Relevamiento de Información: Obtener datos generales de la entidad a auditar.

 Plan General de Trabajo: Determinar la naturaleza, objetivos, alcance, metodología de la auditoría y

equipo profesional.

 Designación del Equipo de Auditoría: Deberá estar integrado por un equipo multidisciplinario de
calidad. Es de gran trascendencia y su cantidad estará dada por el alcance de la auditoria.

 Planeación y programación de la Auditoría: Se efectuara en forma progresiva, en la medida que se

va ejecutando cada una de las etapas. Es decir, que inicialmente se programara el trabajo de la
Etapa 1 y en base a sus resultados se programara la Etapa 2 ; y así sucesivamente.

Desarrollo del proceso de auditoria operativa. En el presente caso el desarrollo del proceso
de auditoria operativa se cumple en tres grandes fases como es el estudio, el examen y el informe,
divididas en cinco etapas, cuyo esquema resumido es el siguiente:

FASE DE ESTUDIO O PLANEAMIENTO

 ETAPA - 1 Estudio Preliminar

 ETAPA - 2 Comprensión de la Entidad Auditada
 ETAPA - 3 Selección de Áreas Criticas o Débiles

FASE DE EXAMEN

 ETAPA - 4 Examen Detallado de Áreas Críticas

FASE DE INFORME

 ETAPA - 5 Comunicación de Resultados

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Las fases y etapas anteriores pueden ser visualizadas en el siguiente diagrama general:

Diagrama básico del proceso de auditoria operativa.

COMIENZA

PROGRAMA DE
LA ETAPA 1

ARCHIVO ARCHIVO
CORRIENTE PERMANENTE
ETAPA 1
ESTUDIO E
PRELIMINAR
S

PROGRAMA DE T
LA ETAPA 2
PAPELES
DE U
TRABAJO ETAPA 2 D
COMPRENSIÓN
DE LA ENTIDAD I

PROGRAMA DE
O
LA ETAPA 3

ETAPA 3
IDENTIFICACIÓN Y
SELECCIÓN DE ÁREAS
CRITICAS
PROGRAMA DE
LA ETAPA 4
E
X
ETAPA 4 A
EXAMEN DETALLADO M
DE AREAS CRITICAS E
N

PROGRAMA DE
LA ETAPA 5 I
ETAPA 5 N
COMUNICACIÓN DE F
RESULTADOS O
R
M
E

Diagrama detallado del proceso de auditoria operativa.

Se presenta a continuación el diagrama general anterior con mas detalle, siempre dentro del proceso
de las cinco etapas señaladas comprendidas a su vez dentro de las tres fases principales. Este diagrama
que nos servirá de guía para su desarrollo es susceptible de adecuarse a situaciones especificas sujetas a
revisión.

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ESTUDIO COMIENZA PROGRAMA

FASE I DE LA ETAPA
1

ETAPA 1
ESTUDIOPRELIMINAR
PROGRAMA
ARCHIVO ARCHIVO DE LA ETAPA
CORRIENTE PERMANENTE 2

ETAPA 2
COMPRENSIÓN DE LA
ENTIDAD
PAPELES
DE
PROGRAMA
TRABAJO
DE LA ETAPA
3
COMUNICACION
PERMANENTE
ETAPA 3 CON
IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONARIOS
SELECCIÓN DE AREAS RESPONSABLES
PROGRAMA
CRITICAS
DE LA ETAPA
4
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ETAPA 4
EXAMEN EXAMEN DETALLADO
FASE II DE AREAS CRITICAS

PROGRAMA DE
EVALUACION
EVALUACION DE DE LA ETAPA 4
HALLAZGOS DE
AUDITORIA

CONDICION CRITERIO EFECTO CAUSA ACCIONES

TOMADAS
POR
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
FUNCIONARIOS
RESPONSABLES
PROGRAMA
ETAPA 5 DE LA ETAPA
COMUNICACIÓN DE 5
INFORME RESULTADOS
FASE III

BORRADOR DEL INFORME

CONFERENCIA FINAL CON

FUNCIONARIOS RESPONSABLES

INFORME
SINTESIS DEL CARTA DEL INFORME, INTRODUCCION,
INFORME COMENTARIOS, HALLAZGOS, CONCLUSIONES,
Y RECOMENDACIONES

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FASE DE ESTUDIO

Comprende básicamente la obtención de la información adecuada por parte del auditor y su equipo,
producto del conocimiento y comprensión de las actividades de la entidad. La fase involucra la
realización de acciones limitadas de revisión según el plan de auditoria con el objeto de determinar
fundamentalmente los objetivos y el alcance del examen, así como el plan estratégico y las condiciones en
que se desarrollara la auditoria.

Etapa - 1 Estudio preliminar

Objetivo

Obtener información sobre la entidad, que consiste propiamente en la obtención de información

acerca de las actividades y operaciones realizadas por la entidad, la naturaleza general de las mismas,
incluyendo su importancia relativa, así como cualquier otra información que permita el planeamiento de
las etapas iniciales de la auditoria.

También comprende la revisión de la legislación que afecta el ámbito y los objetivos de las
actividades que realiza la entidad, la manera en que la aplica y las responsabilidades de la misma,
incluyendo sus limitaciones o restricciones, violaciones o inconsistencias con las leyes y reglamentos.
Para el auditor y su equipo es de especial importancia el conocimiento de los requisitos legislativos.

En esta etapa el auditor y su equipo realizan un trabajo preliminar sobre la efectividad de los
controles administrativos. Esto con la finalidad de probarlos operando realmente, poniendo particular
énfasis en aspectos difíciles para el control y con potenciales debilidades. Este examen preliminar ayuda a
la identificación de las denominadas áreas criticas.

Procedimientos

1. Recopilación de información escrita.

1.1 Antecedentes
 Porque y para que se creó la entidad
 Cambios en los objetivos iniciales
 Informes financieros recientes
 Informes técnicos recientes
1.2 Marco Legal
 Disposición legal de creación
 Estatutos
 Reglamentos
 Pactos o convenios
 Normas legales con incidencia en el desarrollo de operaciones
1.3 Organización
 Organigrama
 Asignación de responsabilidad
 Delegación de autoridad o grado de autonomía
 Manual de funciones
 Reglamento interno o manual general administrativo
1.4 Operaciones
 Operaciones o actividades de importancia

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 Manuales de procedimiento
1.5 Financiamiento
 Fuentes de financiamiento
 Presupuesto
1.6 Control
 Manual de auditoria interna
 Manuales específicos de control
1.7 Información Adicional
 Información interna relacionada con operaciones o actividades
 Información externa relacionada con operaciones o actividades

2. Procedimientos generales para el desarrollo de la fase

2.1 Entrevistas con funcionarios para obtener información.

2.2 Recopilar información de los siete aspectos mencionados en el punto anterior.
2.3 Visita de familiarización a las instalaciones de la entidad.
2.4 Dejar constancia en papeles de trabajo si se observan áreas criticas.

Conocimientos del auditor sobre programas de auditoria Administrativa

Programas de auditoria administrativa. Toda labor de auditoria de gestión tiene que ser
controlada a través de los denominados organigramas de auditoría o programas de trabajo, de los cuales
nos ocupamos de manera general en el capitulo I. Los programas de auditoría operativa o de gestión se
sustentan en los objetivos previamente incluidos en el plan de auditoría y en la información disponible
sobre las actividades y operaciones de la entidad.

Su preparación proporciona lo siguiente:

 Un plan sistemático para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el personal
involucrado.
 Una base apropiada para la asignación de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y
asistentes.
 Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditoría con relación a los planes aprobados y
normas complementarias establecidas.
 Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditoria.
 Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditoría en forma directa.

Contenidos del programa de auditoría:

 Los objetivos de la auditoría.

 Los criterios de la auditoría.
 La evidencia a ser obtenida.
 Los procedimientos para la obtención de la evidencia.
 Fuentes para la obtención de la evidencia.
 Instrucciones especificas.
 Cronograma tentativo de actividades.
Nivel de detalle de los programas:

El nivel puede variar en atención al personal del equipo de auditoria. Sin embargo, es conveniente
utilizar un programa detallado por las siguientes razones:

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 Incluye procedimientos específicos, de manera que el supervisor de este documento tiene una mejor
descripción del trabajo a realizarse.
 Sirven mejor a todos los propósitos de la auditoría.
 Proveen mejores pistas de auditoría y documentan con mayor propiedad el trabajo realizado.

Cuando se utilizan programas detallados es mas difícil distinguir entre procedimientos importantes
y procedimientos de rutina.

Programa general para la Etapa – 1

El modelo de programa general de auditoria operativa que a continuación se desarrolla, obedece a

su ubicación dentro del proceso de auditoria operativa, (Programa general para la Etapa – 1) expuesto en
el diagrama de la pagina N° 93

Este programa debe ser preparado por el Supervisor del Equipo de Auditoria, con la colaboración
del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobación del Gerente de Auditoría. El programa
debe ser adaptado a las características de la entidad.

MODELO DE PROGRAMA GENERAL DEL ESTUDIO PRELIMINAR O RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Entidad...............................................................................................Fecha ............................................

PROGRAMADO TERMINADO
NOMBRE HORAS OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REFERENCIA HECHO HORAS
P. T. POR

Objetivo de la auditoria
1. Recopilar información. Clasificarla y
referenciarla sobre aspectos generales de la
entidad, programa, actividad, proyecto u
operación.

Procedimientos de auditoria
1. Prepare un calendario para entrevistas con los
funcionarios principales de la entidad (si este
procedimiento no se cumplió en la reunión
inicial de presentación del equipo de auditoria),
con el fin de explicarles el objetivo de la
auditoria e identificar y solicitar información
adicional a la ya identificada en términos de
referencia y que no este en nuestros archivos.

2. Recopile información escrita sobre los

siguientes aspectos:

a) Antecedentes
b) Marco legal
c) Organización
d) Operaciones proyectos y programas
e) Financiamiento
f) Control
g) Información adicional

3. Obtenga información verbal sobre los aspectos

que no existan en información escrita (elabore

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un calendario de entrevistas y tramítelo con el

coordinador de la entidad).

4. Visite las instalaciones de la entidad u

organismo a nivel central y establezca con
claridad en que otros lugares tienen
instalaciones, anotando la respectiva
dirección. En esta visita salude a los
funcionarios responsables de las áreas,
departamentos, secciones u otros y
explíqueles brevemente el enfoque
constructivo de esta auditoria. Deje constancia
por escrito de esta visita.

5. Clasifique la información recopilada (

incluyendo la que esta en nuestro poder ), por
cada uno de los aspectos precisados en el
punto 2. Para cada aspecto referencie cada
uno de los documentos de la información con
una relación sumaria del respectivo aspecto y
arme los siete legajos correspondientes ( uno
para cada uno)

NOTA : Los programas detallados para desarrollar

los procedimientos generales serán elaborados a la
medida por el auditor encargado del trabajo y
revisados y aprobados por el auditor.

Recomendaciones para el auditor

1. El desarrollo de la fase no implica una lectura detallada de la información. o manuales.

2. Es un proceso rápido de recopilación de información.
3. Si en la ejecución de la fase se observan indicios de áreas criticas, no se deben examinar;
solamente se dejara constancia en los papeles de trabajo para ser atendidos posteriormente.

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