El proceso administrativo

En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una serie de

etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso
administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo
termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza para
el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para proyectos
menores.
Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4 etapas de las
que sé que compone el proceso administrativo:
Planificar.
Organizar.
Dirigir.
Controlar.
Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial. Todo
equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto. Con todo,
Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba espacio para
la flexibilidad y la adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han
ido completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de
empresas que han ido naciendo durante las últimas décadas.

Objetivos de una empresa

Origen del proceso administrativo

El origen del proceso administrativo se lo debemos a Henry Fayol. Hacia el año 1916, tras 50
años como gerente de una empresa minera, Fayol publicó su libro «Administración Indústriele
et Générale». En español sería algo parecido a «Administración Industrial y General».

En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol, destacaba en su

obra los distintos niveles de gerencia, las funciones administrativas y una lista de principios
para administrar correctamente.

No obstante, cabe mencionar, que lo más reconocido de todo su trabajo, son sus principios. En
concreto 14 principios para la correcta administración.

El proceso administrativo de una empresa es el modo en que se afronta la gestión de la

actividad de la misma a través de sus cuatro fases: planeamiento, organización, dirección y
control.

La finalidad de implementar un procedimiento administrativo es lograr la gestión más eficaz de

los recursos de la empresa, consiguiendo con ello los mejores resultados para la propia
empresa y para todas las personas que, tanto dentro de ella como en su entorno, están
interesadas en su buena marcha y colaboran con ella.
Planeamiento

La primera etapa del proceso es planear, preparar el futuro con decisiones del presente que
sean definidas y lógicas.

A través de la planeación prospectiva fijamos los objetivos generales y particulares de cada

sección o área y buscamos cómo alcanzarlos programándola, definiendo políticas, programas y
estableciendo procedimientos.

Las etapas de este planeamiento serán:

Diagnóstico del presente: debemos analizar la empresa, desde dentro, y su entorno. Para ello
deberemos tener claro qué es lo que se desea y cómo serán las cosas si se continuase con los
procedimientos actuales.

Fijación de objetivos: debemos definir tanto los objetivos principales como los accesorios.
Estos objetivos deben ser alcanzables, coherentes, comprensibles, aceptados por todos los que
participan, medibles, jerarquizados y flexibles para poder adaptarse a cambios de las
circunstancias y del entorno.

Establecer premisas: de manera lógica debemos prever (suponer) lo que va a ocurrir,

probablemente, respecto de la situación de la empresa y de su entorno. Se trata de tener en
cuenta las variables que no podemos controlar y que van a tener algún efecto sobre la
actividad de la empresa y de los objetivos que hemos marcado, para estar preparados.

Definir las líneas de acción: comenzaremos por determinar cuáles son las líneas de acción
posibles para alcanzar los objetivos propuestos; una vez que las conocemos analizaremos sus
fortalezas y debilidades y, por último, elegiremos las más adecuadas.

Elaborar planes derivados secundarios pero que aporten al plan general.

Presupuesto: cuantificarlo todo en unidades monetarias.

organización

El segundo paso es fijar la estructura con la que va a operar la empresa, esta estructura debe
ser consciente e intencionada y va a definir las funciones y obligaciones de las personas que
trabajan y colaboran en la empresa; la finalidad es garantizar que se van a realizar todas la
tareas

necesarias para alcanzar los objetivos y que dichas tareas se van a encomendar a las personas
más adecuadas para ello.

Además de esta ordenación lógica de los recursos humanos, se distribuirán y ordenarán

también los medios materiales y financieros de producción, asignando todo lo necesario para
cada área de la empresa.

Deberá hacerse todo este ordenamiento de manera detallada, designando a personas

concretas para tareas concretas, las funciones y la especialización de cada uno, fijando los
tiempos de actuación, los equipos y la división del trabajo, las jerarquías, etapas, etc. para ello
será muy conveniente la elaboración de manuales de procedimiento.
Sus elementos

Fases del proceso administrativo

Antes de empezar, es importante resaltar que las cuatro fases antes mencionadas se dividen
en dos grupos de acuerdo a su etapa de ejecución: mecánicas (planificación y organización) y
dinámicas (dirección y control).

1.- Etapa mecánica o estructural del proceso administrativo

Fase de planificación

La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este punto

donde se establecen los objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí también se debe
incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se
traza una ruta de acción.

La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las

posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que funciona por
medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden influenciar el futuro.

Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales
actividades que se realizarán en el futuro. Los siguientes son los principales pasos de la fase de
la planificación:

Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar

Determinar la situación actual de la empresa

Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa

Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas

Implementar un plan y evaluar el resultado

Fases de organización

El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes
grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en
grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta.

Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador y los
recursos físicos que la empresa posee. El propósito principal de la organización es asignar
objetivos específicos a cada actividad de la compañía.

Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además, la
estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel conocimiento,
cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por parte
de cada colaborador. Algunos de los pasos más importantes en esta etapa son:

Dividir la carga de trabajo en tareas que tareas que puedan realizarse por grupos individuales

Subdividir cada tarea en unidades operativas

Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector

Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector

2.- Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo

Fase de dirección

Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales tienen una
naturaleza teórica. A partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje interno de la
compañía. Por esta razón, la dirección es considerada como una de las etapas dinámicas
dentro del proceso administrativo.

Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los
colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el correcto
funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha importancia a la motivación y la
comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunos de los pasos más importantes en esta
fase son:

Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores

Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo

Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden cambiar de acuerdo
a la naturaleza de cada área

Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores de la empresa

Fase de control

La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se realicen
tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de dirección, esta pertenece a la etapa dinámica,
ya que implica acciones concretas dentro de la empresa.

El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más altos y
bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de corregir las
posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan. Algunos de los pasos más
importantes son:

Evaluar y analizar los resultados obtenidos

Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente

Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes

Ahora sabes qué es, su importancia y las fases de un proceso administrativo. ¿Te gustaría
conocer este tema a profundidad? Entonces es posible que la carrera de Administración de
Empresas sea lo tuyo. Identifica una institución que te ofrezca educación de calidad y sienta las
bases de tu futuro profesional.
Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una compañía.

Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder alcanzar los
objetivos establecidos por la dirección.

De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso administrativo, permitirá
a la organización incrementar su grado de eficiencia a la hora de lograr las metas propuestas.
Este proceso supondrá una reducción en el número de recursos consumidos. Por este motivo,
se podrán destinar aquellos recursos ahorrados a otras acciones que resulten beneficiosas
para la compañía.

Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos las
siguientes:

Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.

Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se encontrarán estipuladas.

Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el corto, medio
y/ó largo plazo.

Se optimizan al máximo los recursos

Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.

Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación entre

miembros del equipo.

Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente diseñado evitará
que aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los directivos. En consecuencia, se
reducirá el número de medidas improvisadas que pueden derivar en decisiones perjudiciales
para el funcionamiento de la empresa.

Ejemplo de proceso administrativo

Por ejemplo, supongamos que somos montañeros. Nuestro objetivo es alcanzar la cima de las
cinco montañas más altas del mundo. El objetivo está claro, pero necesitamos un proceso para
alcanzar nuestros objetivos de la forma más segura posible. Es decir, sin poner en riesgo
nuestra salud.

Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo final: alcanzar las cinco
cimas. Aunque cada pico es diferente, a su vez, seguiremos una serie de etapas para alcanzar
cada cima (objetivos intermedios). A esta serie de etapas, que son comunes en la consecución
de objetivos, lo llamamos proceso administrativo.

En este sentido, toda empresa u organización que pretenda conseguir unas metas, debe
aplicar un proceso administrativo. Sin el proceso administrativo, es muy complicado conseguir
los objetivos propuestos. Casi imposible. ¿Os imagináis subiendo al Everest sin tener nada
planeado, sin haber entrenado y todo fuera de control?¿No verdad? En el ámbito empresarial
ocurre lo mismo.
En el mundo de los negocios la base del Funcionamiento de una Compañía está centrada en la
labor de quienes son contratados como Personal Administrativo, realizando diversas tareas y
siendo conocidos también como Oficinistas, contando con distintas funciones dentro de lo que
es el área de Atención al Cliente de una firma, realizando variadas tareas en la misma.

Las tareas de la Administración son la base del funcionamiento de toda compañía, contando
con una gran cantidad de tareas que van desde la elaboración y control del Banco de Datos,
como también las distintas tareas de Control de Operaciones, siendo en muchas ocasiones el
motor de nuevas campañas y tareas que permiten un crecimiento o la elaboración de un plan
para brindar Nuevos Ingresos.

Básicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresa consta de las
distintas tareas que tienen que realizarse para el Orden y Crecimiento de una compañía,
realizándose además una sectorización de los trabajos en distintas Áreas Especializadas, y
logrando que cada una de ellas no funcione como entes autónomos, sino que se realicen
Acciones Conjuntas para poder alcanzar la realización de un Objetivo Administrativo, que es
propuesto justamente por la administración misma.

Quien es encargado de cada área es justamente el Administrador del Sector de la firma, siendo
no solo quien Coordina las acciones de dicha área, sino que también actúa como un
Mecanismo de Control, supervisando las distintas actividades realizadas por los empleados, e
impulsando las distintas Tareas Colectivas que se realizan en conjución con otros sectores
pertenecientes a la compañía.

un buen Administrador De Empresas tiene entonces que tener un espíritu desafiante,

contando con un perfil ocupacional con gran tendencia a la Planificación y Proyección, sumado
además a un perfil de Liderazgo y Organización que le permita ser el impulsor del ámbito de
trabajo, además de interiorizarse del funcionamiento de las distintas actividades del Proceso
Administrativo, para poder comparecer ante directivos sobre el control de lo producido, el
resultado al que se ha arribado y la metodología de trabajo utilizada.
Características y universalidad del proceso

UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo tiene aplicación universal. Esto es de importancia: significa que las
funciones fundamentales de planear, organizar, dirección y control son básicas y están
desempeñadas por el gerente, sin importar el tipo de empresa, la actividad principal o el nivel
en el cual trabaja el gerente. El proceso administrativo representa la tela común de los
gerentes y facilita el estudio de la administración. Es universalmente hallada dondequiera que
las personas trabajen juntas para lograr objetivos comunes.

El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que

componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia
de la empresa es mucho mayor que la suma delas eficiencias de los trabajadores, y que ella
debe alcanza mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos)
a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe
tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la
esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo. Desde finales del siglo XIX se ha definido la
administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la
organización, la dirección y el control.

Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el
aceptado. Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.

Proceso administrativo

Concepto de proceso administrativo

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa,

dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho
mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante
la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se
desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función
individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento
de las metas del grupo.

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones
específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque
este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado.
Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás
recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
Las diferentes escuelas que identifican al proceso administrativo definen que la administración
en sí misma, es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso único y
estructurado. Las actividades componentes difieren de escuela en escuela, pero, en esencia
podemos identificar las siguientes:

1. La planificación consiste en un proceso racional para alcanzar los objetivos del modo más
eficiente siguiendo determinados cursos de acción. Nótese que “metas” y “objetivos” nos son
sinónimos. Los objetivos definen las etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas.

2. La organización se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros del
equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios.

Procesos administrativos y gerencia

Un buen gerente acepta los aportes de su equipo de trabajo y fomenta la retroalimentación

Saber trabajar en equipo, cómo obtener resultados, llevar un control de la estrategia e

instrumentar orden en la crisis son algunas de las habilidades esenciales que debe tener todo
gerente.

Las acciones fundamentales son conocimientos acerca del trabajo en equipo y cómo coordinar
de tal manera que las acciones que se tomen den resultados efectivos. Para poder hacer esto,
un gerente debe saber cómo nombrar las metas deseadas y crear un plan estratégico que se
puedan ejecutar en planes diarios y semanales que conviertan en realidad las metas. Por lo
tanto, es necesario tener presente los procesos administrativos para insertar, en ellas, todos
los consejos para poder dirigir eficazmente una organización.

Todo proceso administrativo representa a un conjunto de funciones y actividades que se

desarrolla dentro de una organización, orientados a lograr alcanzar los fines y objetivos de la
misma, en donde dicho proceso se considera una metodología importante por la cual se
ejecuta la administración.

Cuando se administra cualquier organización, existen tres fases insoslayables en los procesos
administrativos: una estructural donde se determina su finalidad así como las alternativas para
conseguirlos; otra operativa en las que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr
lo establecido durante el tiempo de su duración y; una fase de control de evaluación de los
resultados obtenidos.

Son muchos los criterios y enfoques de cuantas son las etapas que constituyen al proceso
administrativo. Sin embargo, comúnmente se establece cuatro etapas: las dos etapas de la
fase estructural o mecánica: la planeación y la organización, y las dos etapas de la fase
operativa o dinámica: la dirección (va acompañado de la mano a la ejecución) y el control.

Cada una de las etapas señaladas tiene sus propias preguntas para llevar a cabo su operación.
En la planeación se formula la pregunta qué se va a hacer, debido a que se debe establecer el
objetivo que se debe alcanzar. La organización se pregunta, como se va a hacer, considerando
el capital humano y recursos materiales, financieros y técnicos con que se cuenta.

La dirección se pregunta: como se está haciendo, que busca guiar y dar seguimiento a la
ejecución de los planes y la organización. Por último, el control se forma la pregunta: como se
hizo, debido a que es la parte que retroalimenta a todo el proceso para evaluar y verificar que
las actividades se hayan ejecutado conforme a las tres etapas previas, con el objeto de corregir
las posibles desviaciones que hayan complicado llegar a un resultado.
Todo proceso administrativo cumple con el principio de universalidad, es decir, es aplicable en
todas partes. Además, se caracteriza de tener un “efecto espejo”, cuyo significado es que en
cada etapa del proceso administrativo, a su vez tienen sus propias etapas. Por ejemplo, la
etapa de planeación, requiere que, para llevar a cabo su ejecución, contar con sus propias
etapas: planeación, organización, dirección y control. Y aun así se debe de subdividir en otras
etapas. Todo depende de la amplitud y complejidad administrativa que se está llevando a cabo
las distintas tareas para cumplir con los objetivos y fines de una organización.

El proceso administrativo es la fase, en la cual la administración se lleva, desde el punto de

vista teórico y práctico, y precisamente es aplicable para la ejecución de actividades, tanto a
nivel personal como a nivel organizacional, y eso nos da la facilidad de llevar un orden
cronológico y poder verificar que los resultados se hayan obtenido de la mejor manera posible.

Indudablemente, todas las etapas o fases descritas acerca del proceso administrativo, debe ser
llevado a cabo por un equipo de trabajo disciplinado y donde el liderazgo juega un papel
fundamental en la conducción organizacional. Requiere de un individuo con un conjunto de
habilidades gerenciales o directivas con capacidad de poder influir en la forma de ser o actuar
de las personas o en un grupo de trabajo determinado, haciendo que este equipo trabaje con
entusiasmo hacia el logro de sus metas y objetivos.

Ser líder implica muchas cosas, entre ellas tener la responsabilidad para argumentar y debatir
para inspirar seguridad capacidad de concreción. Ejercer un buen liderazgo implica
responsabilidad para el bienestar del grupo a mediano plazo del grupo, por tal motivo, el
ejercicio del liderazgo está consustanciado en determinados momentos con la controversia.

Cuando los subordinados dejen de presentarle sus problemas al líder, significa que le han
perdido la confianza para que los pueda ayudar o piensan que el líder los subestima. Los
líderes sobresalientes se muestran accesibles y se ponen a la disposición de todos los
integrantes de su equipo.

El líder procura una gestión asertiva del miedo, aprende de sus compañeros, se alinea como
sus socios y los observan detenidamente para la consecución de las metas.

El liderazgo también entraña ejercicios reflexivos en solitario, que a veces tiene la

responsabilidad única, aun cuando motive la participación de sus subalternos, la decisión que
se tome únicamente será del líder: Guía de un colectivo organizado con propósitos comunes.

Un buen gerente acepta los aportes del equipo de trabajo, fomentar la capacitación de sus
supervisados con el ejemplo de la propia, retroalimentarse de las opiniones de su área de
impacto gerencial y lograr comprometer al equipo con el proyecto que se adelanta, elevando
el nivel de compromiso a través de un proceso de participación activa donde cada trabajador
puede sentirse coprotagonista de lo que se está acometiendo.

El gerente de estos tiempos debe ser un facilitador. Con vocación al trabajo en equipo;
altamente motivador en todo momento; capaz de reconocer y valorar las ideas de los demás
para lograr lo mejor de cada uno de ellos y ser propulsor de un ambiente de aprendizaje
permanente en la organización para la cual se debe.