24 de noviembre 2016, a las 5:14 ¿Compartimos las recomendaciones básicas expuestas
por los compañeros del Portal de Archivos de Castilla y León para organizar un archivo personal o familiar? Pautas para mantener organizados y localizados los documentos que vamos acumulando día a día
CONTENIDO: No todo el mundo procede de una estirpe de hidalgos o de una familia de la antigua nobleza de la que se conservan títulos señoriales, honores eclesiásticos o pleitos de hidalguía. Pero sí que todo el mundo, dentro de su ámbito doméstico, genera documentación derivada de su relación con las administraciones (estatal, autonómica y local, Tráfico, Seguridad Social, AEAT…), documentos sanitarios (informes médicos), documentos derivados de la situación laboral (contratos, nóminas, informes de tiempo cotizado en la Seguridad Social…), contratos y recibos de suministros (luz, agua, gas…), documentos derivados de la gestión del patrimonio personal y/o familiar (contratos bancarios, escrituras de compraventa de bienes, contratos de alquiler, seguros, etc.), documentos personales (correspondencia, nóminas, carnets, pasaportes) y fotografías, entre otros.
1 Algunos de estos documentos los conservamos a menudo con fines meramente nostálgicos que ayudan a la reconstrucción de nuestra historia familiar y a la memoria doméstica. No obstante, hay otros documentos que conviene que sean conservados, puesto que son garantes de derechos de los individuos.
Este tipo de archivo, el que vamos generando en el día a día, puede llegar a ser, con el paso de los años, bastante voluminoso, por lo que resulta recomendable mantenerlo organizado con la finalidad fundamental de que aquellos documentos que se conservan estén en todo momento localizados y sean recuperables.
Las recomendaciones que se relacionan en este Tema de Interés se centran en los archivos generados de forma cotidiana por cualquier persona o familia, dejando a un lado los archivos nobiliarios. estas indicaciones tienen carácter orientativo. Cada archivo personal y familiar es único y cuenta con sus propias singularidades, por lo que la forma de clasificar la documentación es también múltiple según las necesidades y peculiaridades de cada agrupación documental.
CÓMO ORGANIZAR MI ARCHIVO PERSONAL. Los archivos personales y familiares.
Los archivos personales y familiares son las agrupaciones documentales originadas por las tareas cotidianas y los intereses privados de los distintos componentes de una familia. Estos archivos suelen ser muy heterogéneos y ofrecen testimonios diferentes a los que proporcionan los fondos de instituciones públicas o de las corporaciones privadas, ya que su consulta permite un análisis desde el otro lado del poder, posibilitando otra visión de los acontecimientos.
El principal objeto de este tipo de archivos personales y familiares reside en facilitar la
buena administración del patrimonio en el más amplio sentido de la palabra. En ellos, el fin utilitario y económico determina la organización de sus documentos. Pero, al mismo
2 tiempo, muchas veces se acaban convirtiendo en archivos históricos de alto valor cultural, pues contienen testimonios e información que permite reconstruir la Historia de una familia. Además, los archivos de científicos, artistas, académicos, escritores y ciertos profesionales suelen, además, tener alto valor e interés cultural.
El conjunto de sugerencias que se relacionan a continuación se centra en los archivos
generados de forma cotidiana por cualquier persona o familia, dejando a un lado los archivos nobiliarios. Las recomendaciones expuestas tienen carácter meramente orientativo. Cada archivo personal y familiar es único y cuenta con sus propias singularidades, por lo que la forma de clasificar la documentación es también múltiples según las necesidades y peculiaridades de cada agrupación documental.
¿CÓMO ORGANIZO MIS PAPELES?
No todo el mundo procede de una estirpe de hidalgos o de una familia de la antigua nobleza de la que se conservan títulos señoriales, honores eclesiásticos o pleitos de hidalguía. Pero sí que todo el mundo, dentro de su ámbito doméstico, genera documentación derivada de su relación con las administraciones (estatal, autonómica y local, Tráfico, Seguridad Social, AEAT…), documentos sanitarios (informes médicos), documentos derivados de la situación laboral (contratos, nóminas, informes de tiempo cotizado en la Seguridad Social…), contratos y recibos de suministros (luz, agua, gas…), documentos derivados de la gestión del patrimonio personal y/o familiar (contratos bancarios, escrituras de compraventa de bienes, contratos de alquiler, seguros, etc.), documentos personales (correspondencia, nóminas, carnets, pasaportes) y fotografías, entre otros.
Algunos de estos documentos, como es el caso de las fotografías, correspondencia, carnets
que ya no se encuentran en vigor, títulos académicos antiguos, incluso las nóminas de
3 nuestro primer trabajo, se conservan a menudo con fines meramente nostálgicos que ayudan a la reconstrucción de la historia familiar. No obstante, hay otros documentos que conviene que sean conservados, puesto que son garantes de derechos de los individuos.
Este tipo de archivo, el que vamos generando en el día a día, puede llegar a ser, con el paso de los años, bastante voluminoso, por lo que resulta recomendable mantenerlo organizado con la finalidad fundamental de que aquellos documentos que se conservan estén en todo momento localizados y sean recuperables.
1. Identificar, seleccionar y eliminar: el primer paso será identificar qué es lo que tenemos en nuestro archivo, separando aquellos documentos que vamos a conservar de los que no. Porque no todos los documentos tienen la misma importancia. No es lo mismo la copia del registro de la propiedad de nuestra vivienda, que el último recibo de la luz del mes. Por eso no tenemos que conservar todos los documentos. Ahora bien, ante la duda de si un documento es susceptible de ser eliminado (tirado a la basura) o no, porque podamos necesitarlo más adelante, es mejor no eliminarlo, ya que siempre se puede volver a hacer una revisión pasado un tiempo y eliminar entonces. En cualquier caso, siempre podemos consultar a nuestro archivo más cercano sobre la importancia de conservar o no los papeles que conservamos (Opina y pregunta ). Como decimos, muchos de los documentos que vamos acumulando no es necesario conservarlos toda la vida sino sólo durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, los recibos del pago de una cuota de préstamo hipotecario será conveniente conservarlos mientras esté en vigor dicho préstamo. Una vez liquidado el préstamo, no será necesario conservar dichos recibos, sino que conservaremos el certificado bancario de que dicho préstamo ha sido liquidado y, en consecuencia, cancelado.
4 Es importante estar bien informado de los plazos legales que afectan a los contratos de suministros, seguros, etc., que firmamos, esto nos ayudará a determinar cuándo podemos tirar los documentos derivados de los mismos.
Otra de las cosas que solemos conservar en grandes
cantidades son los justificantes de compra (facturas, tickets, resguardos…). Es conveniente conservarlos durante el tiempo que indique el fabricante o el establecimiento que dicho justificante de compra es garantía del producto que se haya adquirido (en los productos electrónicos son dos años, pero hay fabricantes que amplían dicho plazo, por lo que conviene informarse). El resto no es necesario que se conserven más allá del tiempo que cada establecimiento fije para realizar cambios y devoluciones. Aunque ¡atentos a las tintas de los tickets! Ya que con el paso del tiempo pueden desaparecer y encontrarnos con la desagradable sorpresa de que, cuando vayamos a devolver la tostadora, sólo tenemos un papelito en blanco. Siempre que un ticket sea garantía de compra de algún artículo, es recomendable escanearlo por si acaso.
Hay que tener en cuenta que, en la actualidad, muchos de estos documentos son ya totalmente electrónicos y no llegan a los hogares en papel. En caso de que sólo contemos con esos documentos en soporte electrónico, es necesario seguir los mismos criterios de clasificación y conservación que con los de soporte en papel, aunque los conservemos solo en nuestro ordenador. Eso sí, se recomienda hacer periódicamente copia de seguridad. Resulta indispensable prestar especial atención a aquella documentación portadora de derechos (o deberes) en sí misma, como son las escrituras de propiedad de la vivienda, testamentos, poderes, documentos judiciales (pleitos). Estos deben ser conservados siempre.
Conviene recordar que, en el caso de que se vayan a tirar a la basura documentos que contengan nuestros datos personales (números de cuentas bancarias, domicilio, datos
5 médicos), es aconsejable destruirlos previamente (cortándolos con una tijera, rompiéndolos con las manos o incluso con pequeñas destructoras de papel domésticas), de modo que dichos datos no sean legibles o reconstruibles.
2. Clasificar: El segundo paso es el de clasificar la documentación que vamos a conservar.
Se aconseja establecer unos temas clave sobre los que guiarse para ir archivando los documentos por cajas o carpetas y, dentro de ellas, se podrán hacer subdivisiones más concretas, para facilitar la búsqueda de la información cuando sea necesaria. Por ejemplo: Impuestos: Declaración de la Renta, IBI, otros impuestos municipales… Suministros y mantenimiento de la vivienda: luz, agua, teléfono, comunidad, etc. Banco: contratos bancarios, préstamos, etc. Vehículo: seguro, ITV, reparaciones, etc. Documentos Académicos: títulos académicos, títulos de asistencia a cursos, etc. Documentos médicos: informes sanitarios, seguros privados de Salud… Títulos de propiedad: escrituras de compraventa, de arriendo, etc.[…] De este modo se buscará el término más explícito para cada grupo de documentos. Las divisiones que cada cual haga irán en función de sus necesidades, de las actividades
6 realizadas por cada individuo o familia y de los documentos que vaya generando y/o recibiendo. Lo importante es que la clasificación que establezcamos nos resulte práctica de cara a tener localizada la documentación que guardamos.
3. Ordenar: una vez establecidas las agrupaciones principales y las subdivisiones dentro de las que se irán archivando los documentos, conviene ordenarlos –colocar los documentos dentro de las carpetas o cajas- por fechas, lo que facilita establecer una cronología de los acontecimientos. Es práctica habitual de muchas oficinas ordenar, dentro de cada carpeta, de la fecha más antigua a la más moderna. Es un método práctico, puesto que permite tener siempre a mano los documentos más recientes.
4. Nombrar las cajas y carpetas: en los archivos, a las cajas y carpetas se les suele otorgar una “signatura” (un número correlativo), que luego se relaciona en un inventario en el que se especifica el contenido de dichas cajas y carpetas (Ver la tabla incluida en el punto 6). No obstante, dentro del ámbito doméstico quizá resulta más práctico nombrarlas directamente con el texto que corresponda a su contenido mediante rótulos o adhesivos.
5. Conservar y ubicar: se recomienda utilizar cajas de archivo definitivo (A-Z) en vez de otro tipo de cajas, puesto que éstas suelen estar fabricadas con las condiciones de acidez adecuadas para la conservación de la documentación. Se pueden comprar en cualquier punto de venta de material de oficina y suelen venderse desmontadas (su montaje es sencillo). Las cajas y carpetas fabricadas con otro tipo de materiales, por ejemplo, con papel pintado, cartulina de colores, etc., suelen presentar una acidez muy superior a la recomendada para la conservación, y pueden dañar la documentación con el paso del tiempo. Se deben emplear siempre carpetas más grandes que la documentación que van a contener a fin de evitar que esta se rompa o rasgue en aquellas zonas que sobresalgan. También conviene
7 retirar grapas y clips, que desgarran los documentos y, en caso de que no se retiren, hay que asegurarse de que grapas y clips sean de acero inoxidable para evitar el óxido e intercalar tiras de papel neutro entre los clips y la documentación para evitar desgarros al retirarlos.
La manera más adecuada de conservar las cajas de archivo es colocarlas en vertical, una a continuación de otra (no apiladas unas sobre otras), cuidando de no depositarlas directamente sobre el suelo y evitando los espacios húmedos.
6. Hacer un inventario: La mejor forma de controlar la documentación que conservamos en
nuestro archivo es llevar un inventario detallado del contenido de las cajas y carpetas que vamos generando. Este inventario se puede realizar de forma sencilla en cualquier procesador de textos, hoja de cálculo o base de datos, según convenga a cada cual. El inventario debería contener al menos la siguiente información clave: Nombre o número de la Caja/carpeta (signatura). Fechas (las fechas extremas, es decir, la fecha del documento más antiguo y del más reciente, para mantener una cronología de la documentación generada).
Relación del contenido de la Caja/carpeta: se relacionarán de forma resumida los
documentos que contiene la caja o carpeta.
Otra información: en este campo se pueden relacionar aquellas observaciones que se
consideren oportunas. Fuente: http://ow.ly/r0Od306tM8v y http://ow.ly/BJTW306tMn0 Portal de Archivos de Castilla y León
