CONTENIDO

PRESENTACIÓN 3
CAPÍTULO 1
ASPECTOS GENERALES Y LEGALES
DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ESAL) 5

QUÉ ES UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO 6
CARACTERÍSTICAS DE LAS ESAL 6
CLASES DE ESAL 7
CONSTITUCIÓN DE ESAL 9
CONTENIDO DE LOS ESTATUTOS 10
CAPÍTULO 2
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 11
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DE LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO- ESAL- 12
REGISTRO DE LIBROS ADMINISTRATIVOS 18
CAPÍTULO 3
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
A LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 21
COMPETENCIAS LEGALES 22
DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL Y DE CONTROL 22
PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES RELACIONADOS
CON LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
A ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 23
OTRAS DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACIÓN
RELACIONADAS CON ENTIDADES
SIN ÁNIMO DE LUCRO 25
REPORTES A LA DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL
Y DE CONTROL 25

1
CAPÍTULO 4
ASPECTOS FINANCIEROS DE LAS
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 27
LA CONTABILIDAD Y LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE
LUCRO 28
GENERALIDADES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 30
REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 32
DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS ASIENTOS
CONTABLES 34
PLAN ÚNICO DE CUENTAS 37
ECUACIÓN CONTABLE O PATRIMONIAL 40
EJEMPLO DE ASIENTOS CONTABLES EN LIBRO
CAJA DIARIO Y LIBRO MAYOR 40
ESTADOS FINANCIEROS 42
PROYECTO DE PRESUPUESTO 44
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 45
SANCIONES TRIBUTARIAS 50
SANCIÓN A CONTADOR PÚBLICO 50
CAPÍTULO 5
DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN
DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 53
POR VOLUNTAD DE SUS MIEMBROS 54
POR CANCELACIÓN DE PERSONERÍA JURÍDICA 58
BIBLIOGRAFÍA 61
 PRESENTACIÓN
Coherentes con nuestro Plan de Desarrollo “Antioquia la más Educada” y
nuestra cultura de legalidad y transparencia, la Dirección de Asesoría Legal y
de Control adscrita a la Secretaría General de la Gobernación de Antioquia,
en la búsqueda permanente de ejercer de manera eficiente las funciones de
inspección, vigilancia y control a las entidades sin ánimo de lucro (asociaciones,
corporaciones y fundaciones) y en especial en lo relacionado con el Programa:
“Sociedad civil fortalece sus capacidades para la gestión pública, democrática y
concertada” y su Proyecto: “Gestión transparente y eficiente de las entidades sin
ánimo de lucro”, pone a disposición de la comunidad herramientas que brindan
conocimientos básicos en todos los aspectos relevantes para el manejo de las
entidades sin ánimo de lucro.

En su ejercicio de vigilancia, la Dirección de Asesoría Legal y de Control tiene

entre sus objetivos incentivar a las entidades sin ánimo de lucro para que
conozcan, cumplan, acaten las normas y preceptos legales que las rigen. Más
que una labor inquisitiva por parte de la administración departamental, se apunta
a una labor pedagógica y de orientación pretendiendo que el gran universo de
las entidades sin ánimo de lucro estén informadas, actualizadas, funcionen de
acuerdo a sus estatutos y a la normatividad que las regula, logrando así que
cumplan con el objetivo para el cual fueron creadas.

Es por lo anterior que con ésta revista – cartilla instructiva, en su segunda

versión, se complementan y actualizan los temas relacionados con los aspectos
administrativos, jurídicos, financieros y contables que deben conocer todos los
directivos y asociados de las entidades sin ánimo de lucro, al igual que todas las
personas interesadas en constituir o hacer parte de estas organizaciones, o que
en alguna forma se ven impactadas por ellas.

Las dudas o inquietudes que surjan sobre el contenido de esta revista, se

pueden dirigir a la Dirección de Asesoría Legal y de Control, piso 10, oficina
1014 del Centro Administrativo Departamental, o al teléfono 3839036 o a través
de la página de la Gobernación: www.antioquia.gov.co, en el link: Peticiones,
Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

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5
 QUÉ ES UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO?
No existe una definición legal de entidad sin ánimo de
lucro. No obstante, puede decirse que es una persona
creada o reconocida por la ley con capacidad para ejercer
derechos y contraer obligaciones. Nace por voluntad
de los asociados en virtud del derecho constitucional de
asociación, o por la libertad de disposición de los bienes
de los particulares, para la realización de fines con beneficio
comunitario, por lo que no contemplan dentro de su objeto
principal el desarrollo de actividades mercantiles.

Refiriéndose a este tipo de entidades, es necesario

precisar el alcance de la expresión “sin ánimo de lucro”.
Significa que no se busca como finalidad principal procurar
utilidad o ganancia a los asociados o miembros a través de
la ejecución de las actividades incluidas en el objeto social.

CARACTERÍSTICAS DE LAS
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Las entidades sin ánimo de lucro se caracterizan desde su conformación por:

• Ausencia de lucro: Se persigue en el cumplimiento de su objeto social

un bienestar para un sector específico, más no la obtención de beneficio
económico ni para la entidad ni para sus asociados.

• No reparto de utilidades: No se realiza reparto de los excedentes o beneficios

obtenidos por la entidad a favor de una persona natural o jurídica. Los
excedentes o beneficios de estas entidades, permanecen dentro de la entidad
y pertenecen sólo a ella, incrementando el patrimonio de la misma institución.

• No reembolso de bienes o dineros aportados a la entidad: Los aportes

dados por los miembros nunca se rembolsan, ni al retiro del miembro, ni a
la liquidación de la entidad, evento en el cual el excedente, si lo hubiere, se
traslada a otra entidad con finalidades similares.

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 CLASES DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Conforme al objeto social que se persigue, se pueden crear varias clases de
entidades sin ánimo de lucro, que son: Culturales, ambientales, científicas,
tecnológicas, investigativas, agropecuarias, gremiales, juveniles, de profesionales,
democráticas, participativas, sociales, de bienestar social, cívicas, entre otras.
Las mismas se encuentran bajo diferentes figuras jurídicas:

• Fundación
• Corporación o Asociación
• Entidades de naturaleza cooperativa
• Iglesias y confesiones religiosas
• Organizaciones comunales
• Fondos de empleados
• Sindicatos
• Partidos o Movimientos políticos
• Cámaras de Comercio
• Propiedades Horizontales
• Cajas de Compensación familiar
• Organismos Comunales
• Asociaciones de Pensionados
• Veedurías Ciudadanas

A continuación se enuncian aquellas sobre las que la Dirección de Asesoría Legal y

de Control de la Gobernación de Antioquia ejerce inspección, vigilancia y control.

FUNDACIONES

Persona jurídica que nace de la voluntad de una o varias personas naturales o

jurídicas y cuya finalidad es propender por el bienestar común bien sea de un sector
o gremio en particular o de toda la comunidad. Necesariamente la fundación surge
de la afectación que se realice de un patrimonio por su fundador o fundadores.

La constitución de una fundación implica la afectación de un patrimonio con

destino al logro de los objetivos de interés social establecidos por su fundador.
Dicho patrimonio es un elemento esencial de su creación y subsistencia.

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Características:

• Tiene un patrimonio determinado desde su nacimiento

• La afectación del patrimonio es irrevocable.
• La vigencia entendida como el periodo de duración de la entidad es de
carácter indefinida
• Puede ser constituida por una sola persona.

De conformidad con las normas legales únicamente las Fundaciones están

obligadas a tener revisor fiscal, el cual debe ser contador titulado con tarjeta
profesional vigente.

CORPORACIONES O ASOCIACIONES

Son personas jurídicas que se constituyen mediante acuerdo de varias personas

naturales o jurídicas y cuya finalidad es propender por el bienestar físico, intelectual,
de sus asociados, y de la comunidad en general o de una agremiación.

La Corte Suprema de Justicia en sentencia de 21 de agosto de 1940 se ha

encargado de definir de una forma muy puntual la diferencia existente entre las
fundaciones y las corporaciones de la siguiente manera:

“La corporación está formada por una reunión de individuos y tiene por objeto el
bienestar de los asociados, sea físico, intelectual y moral. No persigue fines de
lucro.

La fundación se distingue de la corporación en que es un establecimiento que

persigue un fin especial de beneficencia o de educación pública, para lo cual se
destinan bienes determinados. En la fundación no hay personas asociadas sino
un conjunto de bienes dotados de personería jurídica.

En suma, en la corporación hay asociación de personas, en la fundación

predestinación de bienes a fines sociales”.

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 CONSTITUCIÓN DE ENTIDADES
SIN ÁNIMO DE LUCRO
Conforme a lo previsto en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, una entidad
sin ánimo de lucro puede constituirse por documento privado a través de un
acta de constitución o por escritura pública. Para que la entidad nazca a la vida
jurídica, una vez suscrito el documento privado por sus constituyentes o una vez
suscrita y protocolizada la escritura pública, este documento debe registrarse
ante la Cámara de Comercio respectiva.

El documento de constitución deberá contener los requisitos establecidos por el

artículo 40 del decreto 2150 y nombre de la persona o entidad que desempeña
la función de fiscalización, si es del caso. Así mismo, al momento del registro
se suministrará a las Cámaras de Comercio la dirección, teléfono y fax de la
persona jurídica.

De acuerdo con lo contemplado en el decreto 0427 de 1996 se incluyó el

registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro de que tratan los artículos
40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 en las respectivas Cámaras de Comercio
en las mismas condiciones previstas para el registro mercantil de las sociedades
comerciales, a excepción de las entidades educativas y acciones comunales,
las cuales deberán inscribirse en la Gobernación de Antioquia.

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 CONTENIDO DE LOS ESTATUTOS
Se pueden definir los estatutos sociales como un conjunto de normas que
regulan las obligaciones, responsabilidades, deberes y derechos de los
asociados, yo otros asuntos importantes como los órganos de administración
y de dirección. Se debe cumplir fielmente con todo lo establecido en ellos ya
que son la máxima norma de la entidad y deben ser aprobados por la asamblea
constitutiva; igualmente pueden ser reformados en cualquier momento.
Los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro constituyen la norma fundamental
de la organización y por ende regulan todos los aspectos importantes para su
funcionamiento. Los elementos mínimos que deben contener son:

1. El nombre
2. El domicilio de la entidad
3. La clase de persona jurídica
4. El objeto
5. El patrimonio y forma de hacer aportes
6. La forma de administración con indicación de las atribuciones y
facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación
legal. Los órganos de administración a saber: a) Asamblea General,
conformada por todos los asociados, es la máxima autoridad. b) Junta
Directiva o Consejo Directivo o Consejo de Administración, casi siempre
están conformados por un número impar de miembros: Presidente,
Vicepresidente, Tesorero, Secretario y Vocal, a quienes se les fija un
período en años, al término del cual se debe realizar nueva elección.
7. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales
habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. Así mismo, el
respectivo quórum decisorio o deliberatorio.
8. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.
9. Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o
fundación.
10. Las Facultades y obligaciones del revisor fiscal o fiscal, si es del caso.
11. Nombre e identificación de los administradores y representantes
legales.

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 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Para cumplir con el objeto social, toda entidad sin ánimo de lucro debe tener una
estructura administrativa al igual que cualquier empresa o sociedad; ésta debe
regirse bajo unos principios administrativos básicos de planeación, organización,
dirección y control.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

Las entidades sin ánimo de lucro cuentan con un órgano de

dirección que busca el cumplimiento de su objeto social, su
crecimiento y el buen manejo administrativo. El órgano de
dirección es un cuerpo colegiado establecido estatutariamente, el
cual representa a todos los asociados o fundadores de la entidad.

Dentro de sus funciones están: aprobar reformas de estatutos,

realizar nombramientos de los órganos de administración y
de control, establecer directrices de la entidad, aprobar su
situación financiera, decretar la disolución y liquidación de la
entidad, nombrar liquidador y aprobar el proceso liquidatorio,
entre otros asuntos.

Entre los órganos de dirección se encuentran:

• La Asamblea General de Asociados: en la que

intervienen todas las personas que conforman la entidad sin ánimo de lucro.

• El Consejo de Fundadores: En él intervienen los fundadores y a

quienes ellos autoricen estatutariamente.

REUNIONES

En los estatutos se deben establecer como mínimo dos clases de reuniones:

ordinarias y extraordinarias.

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• Reuniones Ordinarias: Son aquellas celebradas con la participación
de los asociados con el quórum mínimo previsto en los estatutos. Se
denominan también Asambleas Generales las cuales se deben efectuar
como mínimo una vez al año.

• Reuniones Extraordinarias: Son aquellas que convocan a los

asociados en casos especiales, cuando lo exijan las necesidades
imprevisibles o urgentes; se pueden reunir en cualquier tiempo.

En general, estas reuniones las puede convocar la Asamblea

General, la Junta Directiva, el representante legal o el revisor
fiscal si lo hubiere; todo ello de acuerdo a lo reglamentado en
los estatutos sociales. En ellas se tratan temas previamente
determinados y en el evento de reforma de estatutos debe
contar con el quórum suficiente para decidir como en el caso
de la Asamblea General.

El órgano que convoca a la reunión no podrá tomar decisiones

sobre temas no incluidos en el orden del día. Esta reunión
contempla los requisitos estatutarios que previamente se
hayan establecido, en caso de inexistencia se acudirá a lo
previsto en la ley.

Otras clases de reuniones:

• Reunión universal: Son aquellas en que se encuentra
el 100% de los asociados y existe voluntad en constituirse
en Asamblea General. No necesita convocatoria y se pueden reunir en
cualquier sitio, hora y lugar.

• Reunión de segunda convocatoria: Es una reunión especial por

cuanto tiene como requisito el que la Asamblea General no se haya
efectuado, por lo tanto se convocara por segunda vez teniendo en
cuenta las siguientes exigencias:

1. Tendrá que celebrarse no antes de 10 días ni después de 30 días

hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

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 2. La segunda reunión puede deliberar y decidir con el número
de miembros presentes.
3. Pueden contener todos los temas de la primera reunión.

• Reuniones por derecho propio: Es la facultad que tienen los

asociados para invitar a reunirse y tomar decisiones siempre y cuando
la entidad no haya cumplido con la realización de la asamblea general
o en su defecto la segunda convocatoria.

Solo pueden realizarse cuando no se haya celebrado reunión ordinaria,

por falta de convocatoria. Pueden deliberar y decidir con cualquier número
plural de asociados y debe realizarse el primer día del mes de abril.

• Reuniones de la hora siguiente: Consiste en la facultad de tomar

decisiones siempre y cuando, convocada en debida forma la asamblea,
no cuenta con un número mínimo de personas para instalarla. En ese
caso, en la hora siguiente, se inicia la reunión con los asociados que
se encuentren presentes, siempre y cuando constituyan por lo menos
el 10% de los asociados.

CONVOCATORIA
Es la invitación a los asociados para que participen válidamente
en las reuniones de los órganos colegiados de la entidad, y para
que tomen decisiones conforme a los estatutos en el desarrollo
del objeto social. La convocatoria debe reunir unos requisitos
mínimos entre los cuales se contempla el día, la fecha, la hora,
el lugar, el orden del día de la reunión y la persona quien está
realizando la convocatoria.

La puede realizar el representante legal, un órgano de dirección,

el revisor fiscal o un asociado por derecho propio, todo ello con
sujeción a lo establecido en los estatutos.

Las invitaciones se enviarán con los días de antelación

establecidos de manera expresa estatutariamente o en su
defecto, lo preceptuado legalmente.

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El conteo correcto de los días se establece a partir del día siguiente a la fecha en
que se hizo la convocatoria, hasta la media noche del día anterior al de la reunión.

QUÓRUM
Lo constituye un número determinado de asociados aptos, que convocados
previamente pueden tomar decisiones válidas, mediante la expresión del voto.

Cada asociado tiene derecho a un voto, independientemente del valor de los

aportes que haya efectuado a la entidad. Todos los votos son de la misma clase,
no hay votos con carácter preferente, en aplicación del principio de gestión
democrática de las entidades sin ánimo de lucro.

• Quórum Deliberatorio: Un número de asociados reunidos para

discutir temas de la entidad sin poder decisorio.

• Quórum Decisorio: Lo constituyen aquellos asociados que cumplen

estatutariamente y por tanto a través de su voto están investidos para decidir.

ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN
En la estructura interna de la entidad también se encuentra el
órgano de administración, cuerpo intermedio entre los asociados
y la dirección de la entidad, que comparte las responsabilidades
de la gestión con el representante legal y lo conforman personas
nombradas por la Asamblea General.

Las funciones del órgano de administración están orientadas

primordialmente a cumplir y hacer cumplir las disposiciones
adoptadas por la Asamblea General, velar porque el representante
legal realice efectivamente sus funciones, además de acompañarlo
en el manejo de la entidad.

Entre los órganos de administración se encuentran:

• Junta Directiva
• Consejo Directivo
• Comité Ejecutivo

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 REPRESENTANTE LEGAL
(Presidente, Gerente, Director Ejecutivo)

Hace parte del órgano de administración y conforme al artículo 23

de la Ley 222 de 1995, el Representante Legal en el cumplimiento
de sus funciones deberá:

• Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo

del objeto social.
• Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones
legales o estatutarias.
• Velar porque se permita la adecuada realización de las
funciones encomendadas a la revisoría fiscal.
• Abstenerse de utilizar indebidamente información
privilegiada.
• Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el
ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.

Acorde a los lineamientos establecidos en los artículos 45 y 46

del Código de Comercio y en la ley 603 de 2000, el representante
legal de una entidad sin ánimo de lucro deberá rendir cuentas de
su gestión al final de cada ejercicio contable y cuando se las exija el
órgano que sea competente para ello (asamblea, junta de socios,
junta directiva).

ÓRGANO DE CONTROL

Es la persona o conjunto de personas por medio de las cuales

la entidad se autorregula. Puede estar constituido por asociados
escogidos o nombrados en Asamblea General para algunos cargos
específicos como el de Revisor Fiscal.

En las entidades sin ánimo de lucro dependiendo de la disposición

estatutaria o legal, el órgano de control está representado por un
Revisor Fiscal o por un Fiscal.

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• Revisor Fiscal: Sus funciones están enmarcadas por
las disposiciones contempladas en los artículos 203 al 215 del
Código de Comercio. Las Fundaciones se encuentran obligadas
a tener revisor fiscal, el cual deberá ser contador titulado con su
respectivo número de matrícula.

La función del revisor fiscal se relaciona con el control y el análisis

en forma permanente para que el patrimonio de la entidad sea
adecuadamente protegido, conservado y utilizado para el objeto
destinado y vela porque las operaciones se ejecuten con la máxima
eficiencia posible.

Vigila todos los actos de la entidad. Inspecciona el manejo de

los libros de actas, documentos contables y archivos en general,
colabora con las entidades gubernamentales ajustándose a sus
requerimientos legales. Su gestión debe ser realizada libre de todo
interés que genere conflicto con los asociados, siendo su función
también preventiva.

• Fiscal: Es un asociado escogido estatutariamente o en

Asamblea General, su función principal consiste en vigilar todos los
procedimientos y acciones desarrolladas por la entidad sin ánimo
de lucro.

Es importante aclarar que no es un órgano de control que tenga

especificaciones en la norma, sin embargo su cargo puede ser
establecido estatutariamente y darle las funciones que se requieran,
a efectos de realizar el control sobre la entidad sin ánimo de lucro.

En concordancia con el artículo 164 del Código de Comercio, el

representante legal de una entidad sin ánimo de lucro, así como su
revisor fiscal conservarán tal carácter para todo los efectos legales,
mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un
nuevo nombramiento o elección ante la Cámara de Comercio
respectiva.

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 REGISTRO DE LIBROS ADMINISTRATIVOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 28, numeral 7 del Código de
Comercio modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 todas las
entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros registrados por la
autoridad competente, a través de los cuales dan cuenta de las actividades
desarrolladas en función de su objeto social, tanto de índole jurídica, administrativa,
financiera y contable. Los libros que deben estar registrados son:

• Libro de socios ó afiliados

• Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores.

LIBRO DE SOCIOS

De acuerdo al Código de Comercio, artículo 361, la entidad sin ánimo de lucro

llevará un libro de registro de socios, en el que se anotará: fecha de inscripción,
nombre completo, documento de identificación, dirección, teléfono y demás
información que sea relevante.

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 LIBRO DE ACTAS
Según lo establecido en los artículos 189,195 y 431 del Código de Comercio,
las entidades sin ánimo de lucro deberán dejar constancia en actas de las
decisiones adoptadas en las reuniones de asamblea general y junta directiva.
Las mismas deben ser llevadas en orden cronológico y serán firmadas por el
presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta
directiva o en su defecto por el Revisor Fiscal.

Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos
en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas
jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

El libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones
de los órganos colegiados de la entidad, constituyéndose en el relato histórico,
aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos,
financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo
del objeto social de la entidad.

Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea o de la junta directiva se hará constar

en el libro de actas. Las actas se encabezarán con su número y expresarán
cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; la forma y antelación de la
convocación; la lista de los asistentes; los asuntos tratados; las decisiones
adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco;
las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las
designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de

la entidad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras
no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los directivos
no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no
consten en las actas.

El artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 establece que las entidades pueden
asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección,
administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre
del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

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20
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 COMPETENCIAS LEGALES
• La Constitución de 1991 en su artículo 189, numeral 26, determina que
corresponde al Presidente de la República como Suprema Autoridad
Administrativa ejercer las funciones de inspección, control y vigilancia sobre las
instituciones de utilidad común (asociaciones, corporaciones y fundaciones).

• La Ley 22 de 1987 facultó al Presidente para delegar esas funciones en los

Gobernadores de los Departamentos y en el Alcalde Mayor de Bogotá.

• El Decreto Nacional 1318 de 1988 y 1093 de 1989 delegaron en los

Gobernadores de los Departamentos y en el Alcalde Mayor del Distrito
Especial de Bogotá las facultades de inspección, vigilancia y control sobre
las entidades sin ánimo de lucro.

• El Decreto 2150 de 1995 suprimió el acto de reconocimiento de personería

jurídica de las entidades sin ánimo de lucro agregando que el registro de las
mismas se seguiría efectuando en las Cámaras de Comercio.

• El Decreto 427 de 1996 confirmó la competencia de Inspección, vigilancia

y control en las autoridades que lo venían ejerciendo con anterioridad, esto
es, los Gobernadores de los Departamentos y el Alcalde Mayor de Bogotá.

• El Decreto Departamental 2575 de 2008 le asignó las funciones generales de

inspección, vigilancia y control a la Dirección de Asesoría Legal y de Control.

DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL

Y DE CONTROL
UBICACIÓN
En la estructura orgánica de la Gobernación de Antioquia, la Dirección de
Asesoría Legal y de Control pertenece a la Subsecretaria Jurídica de la Secretaria
General. Sus instalaciones se encuentran ubicadas en el Centro Administrativo
Departamental José María Córdova, calle 42B No.52-106, piso 10, oficina 1014,
teléfonos 3839036- 9037 y 3839041 al 9047.

22
 PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES RELACIONADOS
CON LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
A ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
PROCEDIMIENTOS

La Dirección de Asesoría Legal y de Control ha establecido varios procedimientos

para el ejercicio de las competencias asignadas, los cuales se pueden consultar a
través de la página virtual de la Gobernación de Antioquia: www.antioquia.gov.co.

• Ante la formulación de una queja por

parte de un ciudadano o de manera
oficiosa por disposición del Director
de Asesoría Legal y de Control, en
primera instancia se adelantan unas
averiguaciones preliminares en donde
se indaga sobre el cumplimiento del
objeto social por parte de la entidad
y se analiza el cumplimiento de las
normas legales desde el punto de
vista administrativo y financiero.

• Luego de adelantadas las primeras

diligencias preliminares, en caso de
existir mérito para continuar, se da
inicio al procedimiento administrativo
sancionatorio, el cual tiene por finalidad
determinar las conductas violatorias y
la responsabilidad de la entidad sin
ánimo de lucro o de sus órganos de
administración o dirección.

• Cuando a una entidad sin ánimo de

lucro se le ha cancelado su personería
jurídica, una vez fueron agotados los

23
 procedimientos preliminar y sancionatorio, se debe iniciar el proceso
liquidatorio de la entidad. La Dirección de Asesoría Legal y de Control
es la encargada de revisar el proceso liquidatorio de estas entidades,
verificando que el mismo se ajuste a los estatutos y a las normas
legales. Igual acontece cuando se trata de una liquidación voluntaria en
la cual la se revisa todo el proceso liquidatorio, requisito indispensable
para que puedan inscribir el acta final de liquidación ante el organismo
competente y obtener la cancelación de su registro.

TRÁMITES
La Dirección de Asesoría Legal y de Control tiene otras actividades relacionadas
con las entidades sin ánimo de lucro como es la expedición del “Certificado de
No Investigación”.

Certificado de No Investigación: Es la certificación que se expide a solicitud

del interesado, donde consta que una entidad sin ánimo de lucro objeto de
inspección y vigilancia de la Gobernación de Antioquia (Asociación, corporación,
fundación, entidades educativas, comunidades religiosas católicas) no se
encuentra en proceso de investigación.

ASESORÍAS
La Dirección de Asesoría Legal y de Control cuenta con un equipo interdisciplinario
de profesionales de las áreas jurídica, administrativa, financiera y contable que
prestan en forma inmediata de manera presencial o telefónicamente la asesoría
que requieran los diferentes usuarios.

24
 OTRAS DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACIÓN
DE ANTIOQUIA RELACIONADAS CON
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
• La Dirección Administrativa y Contractual: Es la dependencia encargada
en la Gobernación de Antioquia de inscribir todos los actos relacionadas con
las entidades sin ánimo de lucro educativas y religiosas católicas, es decir el
reconocimiento de la personería jurídica, inscripción de dignatarios, registro
de libros administrativos y reforma de estatutos. Todo ello conforme a los
Decretos Nacionales 525 de 1990, 2150 de 1995 -artículo 45- , 782 de
1995 y 1396 de 1997.

• La Dirección de Inspección y Vigilancia adscrita a la Secretaría de

Educación para la Cultura: Es la dependencia de la Gobernación de Antioquia
que tiene la competencia para inspeccionar, vigilar y controlar las entidades sin
ánimo de lucro denominadas como “Asociaciones de Padres de Familia”.

• La Dirección de Participación Ciudadana y Gestión Social adscrita

a la Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social: Es la
dependencia encargada en la Gobernación de Antioquia, de inscribir todos
los actos relacionados con los organismos comunales de primero y segundo
grado, competencia del Gobernador, otorgamiento de la personería jurídica,
inscripción de dignatarios y reforma de estatutos, además se encarga de llevar
el proceso de liquidación de los organismos comunales que lo requieran y
de adelantar todas las diligencias correspondientes a la inspección, vigilancia
y control de los organismos comunales.

REPORTES A LA DIRECCIÓN
DE ASESORÍA LEGAL Y DE CONTROL
• El Decreto 2150 de 1995 suprimió el acto administrativo mediante el cual
se reconocía personería jurídica de las entidades sin ánimo de lucro. Estas
adquieren su personalidad y nacen a la vida jurídica a partir de su registro
ante la Cámara de Comercio de su jurisdicción.

25
 El parágrafo del artículo 12 del Decreto 0427 de marzo 5 de 1996,
reglamentario del Decreto 2150, estableció que una entidad sin ánimo de
lucro una vez se constituye, deberá enviar a la Gobernación de Antioquia
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes el certificado de existencia y
representación legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio.
Igualmente cuando haya reforma de estatutos, la entidad sin ánimo de lucro
deberá informar a la Gobernación, allegando copia de los estatutos.

• Conforme al decreto 1093 de 1989 en concordancia con lo establecido en

el Decreto 222 de 1995 las entidades sin ánimo de lucro deberán presentar
anualmente ante la Gobernación de Antioquia -Dirección de Asesoría Legal y
de Control dentro de los cuatro (4) primeros meses de cada año y con corte
a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, la siguiente información:

1. Estados financieros a diciembre 31 de cada año (Balance General y

Estado de Resultados), certificados por el Contador Público que los
elaboró y por el Representante Legal, dictaminados (si existe Revisor
Fiscal) y acompañados de sus notas.
2. Presupuesto de la vigencia en curso.
3. Estatutos en caso de haber tenido modificación alguna siempre y
cuando se hayan radicado los estatutos al momento de conformación
de la entidad.
4. Informe de gestión del Representante Legal.
5. Copia del acta mediante la cual el órgano competente de la entidad
aprobó los estados financieros, el proyecto de presupuesto y el informe
de gestión.

26
27
 LA CONTABILIDAD Y LAS ENTIDADES
SIN ÁNIMO DE LUCRO
La normatividad que aplica a las entidades sin ánimo de lucro las obliga a llevar
contabilidad de acuerdo con los principios generalmente aceptados.

Como toda organización empresarial, las fundaciones, corporaciones,

asociaciones y demás entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar una
contabilidad organizada, a contar con los controles necesarios para proteger su
patrimonio, a cumplir con los deberes tributarios a que tengan lugar y a mantener
sus finanzas saneadas que les posibilite el desarrollo de las actividades propias
de su objeto social.

“Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por

el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada
de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los
diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones…

El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera

de la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus
resultados operacionales y en su situación económica. Los administradores de la
empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores
y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren
información financiera de la organización para sus respectivos análisis…

Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un

negocio, cualquiera que sea su naturaleza….” 1

La contabilidad además de llevar el registro de las operaciones de una entidad,

es un medio de prueba oponible a terceros siempre que se lleve en debida
forma, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario
no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por
ejemplo contra la Administración de Impuestos (DIAN). Además el hecho de
no llevar contabilidad, expone a la entidad sin ánimo de lucro a sanciones que
contempla la legislación colombiana.
1 www.gerencie.com (Importancia de la Contabilidad)

28
Llevar la contabilidad conforme a la ley, permite proporcionar información a los
fundadores, asociados y corporados de la entidad sin ánimo de lucro de lo que se
posee y se debe; igualmente apoya a los directivos en la planeación, organización
y dirección de las actividades; así mismo posibilita que los miembros de la entidad
y los organismos de inspección y vigilancia evalúen la gestión de sus directivos y
el manejo que ha tenido la organización durante toda su trayectoria.

La contabilidad es sin duda el elemento más importante en toda empresa,

negocio o entidad de cualquier naturaleza, por cuanto permite conocer la realidad
económica y financiera de la organización, su evolución, sus tendencias y lo que
se puede esperar de ella.

El Decreto Nacional 2649 de 1993 es la norma que contiene las pautas básicas,
sobre la forma como se debe llevar la contabilidad en todas las organizaciones
privadas, incluyendo las entidades sin ánimo de lucro.

LIBROS DE CONTABILIDAD

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su Orientación Profesional No.5,

manifiesta la ausencia que se tiene en las normas contables de una clasificación
rigurosa sobre cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a
llevarlos, sin embargo afirma que la práctica empresarial y la de los profesionales
de la contaduría pública ha llevado a que los libros de contabilidad más usados
sean los siguientes: Libro Diario, Libro Mayor (o Mayor y Balances) y Libro de
Inventarios y Balances.

29
 • Libro Diario: Es un libro en el cual se registra día a día todas las
operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un
período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este
libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes
de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los
documentos que los justifiquen.

• Libro Mayor o Libro Mayor y Balances: Se registran de forma

resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones
del período respectivo. Estas partidas corresponden a los totales
registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.

• Libro de Inventarios y Balances: se emplea para registrar por lo

menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y
obligaciones de la entidad o el balance general en forma detallada, de
tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra
en los demás libros oficiales u obligatorios.

• Libros Auxiliares: Se deben llevar los que sean necesarios para el

completo entendimiento de los libros oficiales, en ellos se lleva el registro
detallado de cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja,
el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.

GENERALIDADES SOBRE
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
• Los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en forma tal que
se garantice su autenticidad e integridad.

• Cada libro de contabilidad, de acuerdo con el uso a que destina debe llevar
una numeración sucesiva y continua.

• Las operaciones económicas en los libros se deben registrar en orden

cronológico bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a
un mes.

30
• La descripción y registro de las operaciones económicas se deben realizar de
acuerdo con lo previsto en el Plan Único de Cuentas (Decreto 2650 de 1993).

• En los libros se deben anotar el número y la fecha de los comprobantes de

contabilidad que los respalden.

• Las cuentas tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben
totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

• En el diligenciamiento de los libros está prohibido alterar en los asientos el

orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; dejar espacios que
faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación
de los mismos; hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos; borrar o tachar en todo o en parte los asientos; arrancar hojas, alterar
el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos.

• Las entidades deben conservar debidamente ordenados los libros de

contabilidad, y los administrativos, los comprobantes de las cuentas, los
soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

• Salvo lo dispuesto en normas

especiales, los documentos pueden
destruirse después de veinte (20) años
contados desde el cierre de aquéllos o
la fecha del último asiento, documento
o comprobante. No obstante, cuando
se garantice su reproducción por
cualquier medio técnico, pueden
destruirse transcurridos diez (10) años.

• La entidad debe denunciar ante las

autoridades competentes la pérdida,
extravío o destrucción de sus libros
y papeles. Tal circunstancia debe
acreditarse en caso de exhibición
de los libros, junto con la constancia
de que los mismos se hallaban
registrados, si fuere el caso.

31
• Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses
siguientes a su pérdida o destrucción, con base en los comprobantes de
contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados,
informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
En caso de no ser posible lo anterior, se debe hacer un inventario general a la
fecha del suceso y elaborar los respectivos estados financieros.

REGISTRO DE LOS LIBROS

DE CONTABILIDAD
• En las Cámaras de Comercio:

A partir de la expedición del Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012, las
Cámaras de Comercio no cuentan con la facultad para registrar libros de
contabilidad de ninguna de las entidades que allí figuran inscritas, incluyendo
por consiguiente a las entidades sin ánimo de lucro.

La Circular Externa N°100 emitida por la Superintendencia de Sociedades el día

08 de marzo de 2012 contempla que:” El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió
el registro de los libros de contabilidad en la cámara de comercio a la vez que
autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos (…)”

Debido entonces a que las Cámaras de Comercio a partir del 10 de enero de

2012 perdieron la facultad de inscribir los libros de contabilidad, se entiende
que las entidades sin ánimo de lucro que venían operando con anterioridad
a esta ley y que aún no habían registrado los libros de contabilidad, queda en
responsabilidad de sus directivos la omisión de dicha obligación.

Es importante tener en cuenta que el no registro de los libros

de contabilidad en las Cámaras de Comercio no implica que las
entidades no los deban llevar.

Teniendo en cuenta que el Decreto Ley 019 en su artículo 173 también

establece que “el registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo
con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional…”, el gobierno
reglamentó mediante el Decreto 0805 del 24 de abril de 2013, el registro

32
 de libros electrónicos de contabilidad y administrativos en las Cámaras de
Comercio, señalando las características que estos deben cumplir “para que
se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así
como su conservación en forma ordenada”, como lo señala el artículo 173
del Decreto 019 de 2012.

El Decreto 0805 señala también las actuaciones que estarán sujetas a

registro y se reitera la validez y la oponibilidad ante terceros de los libros
electrónicos, siempre que cumplan con las características antes citadas y
que por supuesto hayan sido inscritos en el registro mercantil.

Las Cámaras de Comercio a través de sus servicios registrales virtuales,

habilitarán las plataformas electrónicas o sistemas de información autorizados,
de conformidad con los parámetros señalados en el citado decreto.

• En la DIAN:

Para las entidades sin ánimo de lucro competencia de inspección y vigilancia

por parte del Gobernador de Antioquia (Dirección de Asesoría Legal y de
Control) y que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, la Dirección de
Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- registra sus libros
de contabilidad. Lo anterior de conformidad con el Decreto 2500 de 1986, el
Decreto 4400 de 2004, artículo 15 y el Estatuto Tributario artículo 364.

“Sólo se registran libros en blanco. Para registrar un nuevo libro la DIAN exige
dos requisitos:

• Que al anterior le falten pocos folios por utilizar, o

• Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas a la entidad (pérdida,
robo, destrucción, etc.).

Una u otra condición debe ser probada presentando el propio libro, o un

certificado del Revisor Fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un
contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción,
se debe presentar la copia auténtica de la denuncia correspondiente. Lo
2
anterior en cumplimiento al artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.”

2 www.dian.gov.co

33
 DOCUMENTOS QUE RESPALDAN
LOS ASIENTOS CONTABLES
Para su justificación y validez los asientos en los libros de contabilidad deben
tener soportes o documentos de origen externo o interno que los respalden y los
comprobantes de contabilidad correspondientes (Artículos 123 y 124 Decreto
2649 de 1993).

SOPORTES DE CONTABILIDAD
La información que se ingresa a la contabilidad debe estar debidamente
respaldada con documentos de origen externo que son la mayoría y de origen
interno, éstos últimos se originan dentro de la misma entidad, mientras que los
externos provienen de terceros.

Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad debe existir algún respaldo

documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable,
cualidades básicas de la información contable.

Los soportes externos son de vital importancia, puesto que son ellos los que
permiten verificar que un tercero ha sido beneficiario de un pago de la entidad, o
que la entidad ha sido beneficiaria de un pago de algún tercero.

Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho

económico. En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de
los hechos causados, y esta certeza solo es posible si existen los respectivos
soportes internos o externos que respalden tales hechos.

Entre los principales documentos que sirven de soporte para los registros
contables figuran las facturas, documentos equivalentes, recibos de consignación
bancaria, comprobantes de depósito y retiros de cuentas de ahorros, órdenes
de pago, letras de cambio, pagarés, órdenes de compra o de servicios, los
recibos de caja, etc.

• Factura: Para que una factura sea legalmente valida, debe contener los
siguientes requisitos:

34
 1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales 1), 2),

4) y 8), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas
registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden
cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación
deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los
medios necesarios para su verificación y auditoría.” 3

El Estatuto Tributario en su artículo 618, contempla la obligación que tienen los

adquirientes de bienes corporales muebles o servicios a exigir las facturas o
documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a
exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente
comisionados para el efecto así lo exijan.

• Documento equivalente: Es otro documento externo muy importante, y

que reemplaza la factura en caso de que esta no sea obligatoria. El documento
equivalente es un soporte externo cuando es elaborado por un tercero,
como en los tiquetes de las máquinas registradores, la boleta de ingreso
a espectáculos públicos, la factura electrónica y la cuenta de cobro. Es un

3 Estatuto Tributario, artículo 617

35
 soporte interno cuando la misma empresa lo elabora, como el comprobante
de egreso para el caso de las compras a personas no obligadas a facturar,
que puede ser el caso de los responsables del régimen simplificado.

• Recibo de consignación bancaria: Es un comprobante que los bancos

elaboran y suministran a sus clientes, para que lo diligencien al consignar.

• Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: Formatos

que las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado y suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero
de su cuenta de ahorros.

• Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden

incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada
“girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la
vista o en una fecha determinada.

• Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar

cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se
utiliza para respaldar los créditos bancarios.

• Recibo de caja: Es un documento de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la entidad.

• Comprobante de pago: Llamado también orden de pago o comprobante

de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

• Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los

gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro
de un cheque, para ello se establece un fondo denominado “caja menor”.

• Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de

registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso
de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

36
 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Antes de realizar los asientos de las transacciones en orden cronológico en los
libros auxiliares y oficiales, se deben elaborar los comprobantes de contabilidad
con base en los soportes contables.

Son documentos donde se relacionan y se resumen una serie de operaciones

económicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de
contabilidad.

Para garantizar la veracidad e integridad de la información, los comprobantes de

contabilidad deben contener:

• Una numeración consecutiva.

• La fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones.
• Las cuentas afectadas con el asiento, acorde al Plan Único de Cuentas.
• La firma de las personas que intervinieron en su elaboración y
autorización.

Los comprobantes de contabilidad se pueden elaborar por resúmenes

periódicos, a lo sumo mensuales.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS

Como ya se había mencionado anteriormente, la descripción y registro de las
operaciones económicas se deben realizar de acuerdo con lo previsto en el Plan
Único de Cuentas reglamentado por el Decreto 2650 de 1993 y demás normas
que lo modifiquen.

El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones

económicas, que realizan las diferentes entidades o personas obligadas a llevar
contabilidad, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y
por consiguiente su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

“El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y la

descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben

37
observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones
4
económicas“.

“El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases,

grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos,
Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden.
Dicho catálogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada
cuenta y la denominación de las mismas.” 5

CUENTA

Es un término usado en contabilidad para el registro de las operaciones,

transacciones o hechos económicos que realiza una entidad, los cuales pueden
aumentar o disminuir el Activo, Pasivo y Patrimonio.

Partes de una cuenta:

• Título o nombre
• Fecha
• Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está
registrando.
• Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se
debitan o cargan y constituyen un aumento (débito).
• Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se
acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).
• Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser:
Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo
acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.

Clasificación de las cuentas:

• Cuentas Reales o de Balance: Las cuentas reales son denominadas

así por representar un bien o un derecho de propiedad de la entidad, una
obligación o compromiso que tiene la entidad con terceras personas o
una obligación que tiene con sus asociados.
4 Decreto 2650 de 1993, artículo 2º
5 Decreto 2650 de 1993, artículo 3º

38
 Activo: Representa los bienes y derechos tangibles e intangibles
de propiedad de la entidad, representados en dinero.

Pasivo: Representa las obligaciones contraídas por la entidad

con terceras personas, para ser canceladas en el futuro.

Patrimonio: Representa la diferencia entre el Activo menos el

Pasivo, está constituido por los aportes iniciales y adicionales de
fundadores o asociados y las utilidades y reservas constituidas
de las utilidades, con un fin específico o por mandato de la ley.

• Cuentas Nominales o de Resultado: Son las que se utilizan para

registrar los hechos económicos que al finalizar el periodo determinan
un aumento o una disminución del Patrimonio, de allí su denominación
de cuentas transitorias, pues una vez finalizado el ejercicio su saldos
son cancelados, para el inicio del nuevo período, volver a ser afectadas
por los ingresos, costo de venta y gastos.

Ingresos: Son los valores que recibe la entidad cuando realiza

una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad
o ganancia.

Gastos: Toda erogación necesaria que realiza la empresa para

efectuar una venta o prestar un servicio, es decir para obtener un
ingreso.

Costo de venta: Representa el valor de adquisición (costo) de

los artículos o bienes adquiridos por la entidad para la venta.

• Cuentas de Costo de Producción: Su función es acumulativa y

permiten controlar las erogaciones incurridas para la fabricación de un
producto y están constituidas por La Materia Prima Directa, La Mano
de Obra Directa y Los Cargos Indirectos.

• Cuentas de Orden o Memorando: Corresponde a las cuentas que

figuran en el Balance pero representan bienes de propiedad de terceros
o bienes de propiedad de la empresa que ya han cumplido su ciclo.

39
 ECUACIÓN CONTABLE O PATRIMONIAL
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de
Pasivo y de Patrimonio de una entidad, sin importar cuantas variaciones tenga
cada uno de esos elementos.

Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza la fórmula matemática:

Activo = Pasivo + Patrimonio. Siendo esta ecuación uno de los pilares
fundamentales en la contabilidad, por lo cual siempre debe mantenerse.

EJEMPLO DE ASIENTOS CONTABLES

EN LIBRO CAJA DIARIO Y LIBRO MAYOR
Entidad sin ánimo de lucro: Asociación Cultural Juventud Activa

Movimiento contable: octubre de 2013

La Asociación Cultural Juventud Activa es una entidad sin ánimo de lucro dedicada
a promover la cultura musical entre la juventud en riesgo de reclutamiento por
parte de grupos delincuenciales en la comuna 13 de Medellín.

A continuación se ilustra un ejemplo de movimientos contables, en libro diario,

mayor y balances correspondientes al mes de octubre de 2013:

En octubre 01 de 2013 se recibe una donación por parte del señor Pedro Flórez
por valor de 5 millones de pesos.

En octubre 02 se consigna cinco millones de pesos.

El 03 de octubre se compra instrumentos musicales por un valor de $ 2.500.000

El 08 de octubre se compra muebles por un valor de $ 1.000.000.

El 11 de octubre se lleva a cabo una presentación artística con el propósito

de recaudar fondos para el cumplimiento de su objeto social por valor de $
800.000.

40
El 15 de octubre se pagan honorarios a profesor de música por un valor de
$ 400.000.

En octubre 18 se recibe por parte de la señora María Cadavid una donación por
un valor de $ 3.000.000.

El 21 de octubre se realiza consignación por $ 3.000.000.

El 24 de octubre se compran instrumentos musicales por un valor de $ 2.000.000.

El 28 de octubre se lleva a cabo una presentación artística con el propósito

de recaudar fondos para el cumplimiento de su objeto social por valor de
$ 600.000.

41
 ESTADOS FINANCIEROS
(Ley 222 de 1993, Decretos 2649 y 2650 de 1993, Decreto 1093 de 1989)

Los Estados Financieros son informes preparados periódicamente por un

contador titulado, cuya responsabilidad recae en los Representantes legales de
la entidad sin ánimo de lucro y tienen como objetivo suministrar información
financiera y contable a los usuarios interesados.

Los usuarios de la información financiera pueden ser:

• Los administradores de la entidad sin ánimo de lucro.

• Los asociados a la entidad sin ánimo de lucro.
• Los acreedores de la entidad sin ánimo de lucro.
• Los clientes de la entidad sin ánimo de lucro.
• Los bancos o entidades financieras.
• Los órganos de vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro.
• Los organismos encargados del recaudo de impuestos, entre otros.

Los estados financieros que deben preparar las entidades sin ánimo de lucro son
los básicos, o sea, el Balance General y el Estado de Resultados, y deben estar
firmados por el Representante Legal de la entidad y el Contador que los prepare.

De conformidad con el artículo 32 del Decreto 2649 de 1993, se deben presentar

estados financieros comparativos.

“Estados financieros comparativos: Son estados financieros comparativos

aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período
o ente económico.

42
Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar
en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre
que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario,
la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados
para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. Sin embargo, no será
obligatoria la comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe
explicar detalladamente en notas a los estados financieros”.

Otros estados financieros básicos son el Estado de Cambios en el Patrimonio

y el Estado de Flujo de Efectivo, pero para efectos de la información requerida
por el ente de vigilancia y control (Gobernación de Antioquia) basta con los dos
primeros, en concordancia con el Artículo 1° del Decreto 1878 de 2008.

Estos estados financieros deben ir acompañados de las notas a los estados

financieros por parte del Contador, el dictamen del Revisor Fiscal cuando la
entidad lo tiene y copia del acta de Asamblea General de la entidad, por medio
de la cual se aprueban dichos estados financieros.

Balance General: “ Es un resumen de todo lo que tiene la empresa (entidad), de

lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente pertenece a la entidad, a
una fecha determinada. El Balance General lo conforman los activos, los pasivos
y el patrimonio”. 6

Estado de Resultados: “En contabilidad el Estado de resultados, Estado

de rendimiento económico o Estado de pérdidas y ganancias, es un
estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se
7
obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.”

“Este estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual

deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al
ingreso del mismo.

Por lo tanto debe aplicarse perfectamente el principio del periodo contable para
que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones”.8

6 www.gerencie.com
7 www.gerencie.com
8 www.wikipedia.com

43
Estado de cambios en el patrimonio: “El estado de cambios en el patrimonio
tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos
que componen el patrimonio, en un periodo determinado.

Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio

busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias
dentro de la estructura financiera de la empresa”...9

Estado de flujo de efectivo: “El flujo de efectivo es uno de los estados

financieros más complejos de realizar y que exigen un conocimiento profundo
de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar”.

Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo

“es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado
en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe
determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden
en el efectivo”.

De conformidad con el Decreto 1093 de 1989 las entidades sin ánimo de lucro
deberán presentar anualmente, dentro de los cuatro (4) primeros meses ante
la Gobernación de Antioquia -Dirección de Asesoría Legal y de Control- los
estados financieros a diciembre 31 del año inmediatamente anterior (Balance
General y Estado de Resultados), certificados, dictaminados (si existe Revisor
Fiscal) y acompañados de sus notas.

PROYECTO DE PRESUPUESTO
(Decreto 1093 de 1989)
Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una
actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina,
un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores

y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas.
9 www.gerencie.com

44
Elaborar un presupuesto permite a las entidades establecer prioridades y evaluar
la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario
incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario,
puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit
(los ingresos superan a los gastos).

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para

la administración de las organizaciones de cualquier naturaleza; las decisiones de
tipo gerencial no se toman únicamente sobre una base de resultados históricos, al
contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que permitan anticiparse
a corregir hechos negativos que perjudiquen la economía de una entidad.

En una época de cambios en la gerencia moderna, donde aumenta la autonomía

y responsabilidad de las organizaciones, la toma de decisiones exige presión y
rapidez, y por lo tanto el factor de predicción y control de los presupuestos es
de vital importancia como una eficiente herramienta administrativa.

Con el fin de poder evaluar estos aspectos de la planeación financiera en

las entidades sin ánimo de lucro, competencia de Inspección y Vigilancia del
Gobernador de Antioquia, el Decreto Nacional 1093 de 1989 estableció la
obligatoriedad de que las fundaciones, asociaciones y corporaciones remitan
los proyectos de presupuesto de cada ejercicio.

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL
(Art. 19, 356 a 364 E.T. Dcto. 4400/04 y 640/05)

Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, con excepción

de las contempladas en el art 23 del Estatutto Tributario, E.T., pertenecen al
régimen tributario especial en renta. Los contribuyentes que pertenecen a este
régimen (Título VI del libro I del E.T.), están sometidos al impuesto sobre la renta
y complementarios sobre el beneficio neto o excedente a la tarifa única del 20%.

Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro deben cumplir

las siguientes condiciones para pertenecer a este régimen:

45
 a) Que el objeto social principal y recursos estén destinados a
actividades de salud, deporte, educación formal, cultural, investigación
científica o tecnológica, ecológica, protección ambiental, o programas
de desarrollo social.

b) Que dichas actividades sean de interés general.

c) Que sus excedentes sean reinvertidos totalmente en la actividad de

su objeto social y este corresponda a las actividades enunciadas en el
literal a).

“Las actividades desarrolladas por estas entidades deben ser de interés general y
que a ellas tenga acceso la comunidad. Son de interés general cuando beneficien
a un grupo poblacional, como un sector, barrio o comunidad. Permiten el acceso
a la comunidad, cuando hacen oferta abierta de los servicios y actividades que
realizan en desarrollo de su objeto social, permitiendo que terceros puedan
beneficiarse de ellas, en las mismas condiciones que los miembros de la entidad,
o sus familiares.

Cuando las entidades desarrollen actividades que son de interés general

pero a ellas no tiene acceso la comunidad, gozarán de los beneficios como
contribuyentes con tratamiento especial, sin derecho a la exención del impuesto
sobre la renta.” 10

Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, que no

cumplan las condiciones señaladas anteriormente, son contribuyentes del
impuesto sobre la renta, para cuyo efecto se asimilan a sociedades limitadas.

Los pagos o abonos en cuenta por cualquier concepto, efectuados en forma

directa o indirecta, en dinero o en especie, por las corporaciones, fundaciones
y asociaciones sin ánimo de lucro, a favor de las personas que de alguna
manera participen en la dirección o administración de la entidad, o a favor de
sus cónyuges, o sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad,
segundo de afinidad o único civil, constituyen renta gravable para las respectivas

10 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia
al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

46
personas naturales vinculadas con la administración o dirección de la entidad y
están sujetos a retención en la fuente a la misma tarifa vigente para honorarios.
No aplicable a pagos laborales sometidos a retención en la fuente.

REFORMA TRIBUTARIA LEY 1607 DE 2012

“El presupuesto destinado a remunerar, retribuir o financiar cualquier erogación,
en dinero o en especie, por nómina, contratación o comisión, a las personas
que ejercen cargos directivos y gerenciales de las entidades contribuyentes de
que trata el artículo 19 del E.T. (contribuyentes del régimen tributario especial),
no podrá exceder del 30% del gasto total anual de la respectiva entidad. (art 99
de la Ley 1607 de 2012 adiciona el art 356-1 al E.T.)

Los contribuyentes del Régimen Tributario Especial que realicen actividades de

mercadeo, deberán observar igualmente las normas del capítulo II, título I del libro
I del E.T. en cuanto al manejo de costos e inventarios.” 11

EXENCIÓN SOBRE EL BENEFICIO NETO O EXCEDENTE

PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

La ley tributaria ha establecido que algunas de las entidades sin ánimo de lucro,
si cumplen ciertos requisitos no deben pagar el impuesto de renta, más no las
ha eximido de su obligación de declarar.

Con frecuencia se confunde la exención en renta con la exoneración de la

obligación de presentar la declaración.

“El beneficio neto o excedente estará exento del impuesto de renta cuando:

a) Corresponda a actividades de salud, deporte aficionado, educación,

cultura, investigación científica o tecnológica y programas de desarrollo
social, a que se refiere el artículo 2° del Dcto 4400/04 y siempre y
cuando las mismas sean de interés general y a ellas tenga acceso la
comunidad.

11 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia
al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

47
 b) Cuando se destine y ejecute dentro del año siguiente al de su
obtención, o dentro de los plazos adicionales establecidos por la
asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces
(programas cuya ejecución requiera plazos adicionales al del año
siguiente), a una o varias de las actividades descritas en el literal
anterior, siempre y cuando las mismas sean de interés general y que a
ellas tenga acceso la comunidad, en los términos del artículo 2° Dcto
4400/04. La destinación total del beneficio neto se deberá aprobar
previamente a la presentación de la declaración del impuesto sobre la
renta y complementarios del respectivo período gravable.

c) Cuando se destine para constituir asignación permanente, conforme

con los requisitos establecidos en los artículos 9° y 10° del decreto
4400/04.

El beneficio neto o excedente fiscal estará exento cuando el excedente contable

sea reinvertido en su totalidad en las actividades de su objeto social, siempre
que éste corresponda a las actividades de salud, educación, cultura, deporte
aficionado, investigación científica y tecnológica o a programas de desarrollo
social, siempre y cuando las mismas sean de interés general y que a ellas tenga
acceso la comunidad.

La parte del beneficio neto o excedente generado en la no procedencia de los

egresos, constituye ingreso gravable sometido a la tarifa del 20% y sobre este
impuesto no procede descuento. Egresos no procedentes son aquellos que no
tienen relación de causalidad con los ingresos o con el cumplimiento del objeto
social o que no cumplen con los requisitos previstos en las normas especiales
sobre limitaciones (Capítulo V del libro 1° del E.T.) y requisitos especiales para
la procedencia de costos y deducciones (art 87-1, 108, 177-1, 177-2, 771-2 y
771-3 del E.T.).

La parte del beneficio neto o excedente que no se invierta en los programas que
desarrollen su objeto social, tendrá el carácter de gravable en el año en que esto
ocurra.” 12

12 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia
al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

48
 RETENCIÓN EN LA FUENTE

Estarán sometidos a retención en la fuente únicamente los pagos o abonos

en cuenta a favor de los contribuyentes con régimen tributario especial, por
concepto de ventas provenientes de actividades industriales y de mercadeo y
de rendimientos financieros, de conformidad con los artículos 395 y 401 del E.T
y sus reglamentarios.

Los pagos o abonos en cuenta que se realicen a favor de las entidades del
régimen tributario especial diferentes a los antes descritos no estarán sometidos
a la retención en la fuente. Para el efecto, la entidad deberá demostrar su
naturaleza jurídica ante el agente retenedor, mediante copia de la certificación de
la entidad encargada de su vigilancia o de la que haya concedido su personería
jurídica, documento que conservará el agente retenedor para ser presentado
cuando la autoridad competente tributaria lo requiera.

Todos los contribuyentes pertenecientes al régimen tributario especial son

agentes de retención en la fuente por concepto del impuesto sobre la renta y
complementarios, impuesto de timbre nacional y por el IVA, de conformidad con
las disposiciones legales vigentes. Igualmente son responsables del IVA cuando
realicen actividades o hechos generadores de dicho impuesto.

“Las entidades sin ánimo de lucro deben presentar las declaraciones tributarias
de IVA y de Retención en la fuente, siempre y cuando facturen conceptos
gravados, presten servicios gravados e importen bienes gravados.

Algunas entidades sin ánimo de lucro poseen negocios mercantiles, con el

propósito de conseguir recursos económicos para poder cumplir con su objeto
social. Por tal motivo están obligadas a facturar o expedir documento equivalente
con el lleno de los requisitos legales, cobrar el IVA, declarar y pagar el IVA, llevar
un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor o de balance cuya
denominación será “impuesto sobre las ventas por pagar”.

Las entidades sin ánimo de lucro son agentes retenedores, por tanto cuando
efectúen pagos deben aplicar la retención en la fuente de IVA según las tarifas
establecidas en el Estatuto Tributario, presentar y pagar las declaraciones de

49
retención en la fuente mensual y aparte deben expedir certificado de retención
anualmente a los contribuyentes que les retuvieron”. 13

OTROS BENEFICIOS

A los contribuyentes del régimen tributario especial no les serán aplicables los
sistemas de renta por comparación patrimonial, renta presuntiva, y no están
obligados al cálculo del anticipo.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Cuando las entidades sin ánimo de lucro realicen y/o desarrollen actividades
industriales, comerciales, de servicios y financieras en forma directa o indirecta, estarán
obligadas a pagar impuesto de industria y comercio al municipio de su domicilio.

Las entidades sin ánimo de lucro que desarrollen una actividad gravable con
el impuesto de Industria y Comercio y coloquen avisos, para la publicación o
identificación de sus actividades o establecimientos, también estarán grabadas
con el impuesto de avisos y tableros.

IMPUESTO DE REGISTRO
Deben pagarlos las ESAL sin excepciones ni porcentajes diferentes a las demás
entidades. Se aplica para todos los documentos que se inscriben en las oficinas
de registros públicos y en las Cámaras de Comercio

SANCIONES TRIBUTARIAS
El artículo 639 del Estatuto Tributario contempla: “Sanción Mínima: El valor
mínimo de cualquier sanción, incluidas las sanciones reducidas, ya sea que deba
liquidarla la persona o entidad sometida a ella, o la Administración de Impuestos,
será equivalente a la suma de 10 Uvt.”
*La Unidad de Valor Tributario (UVT), es una unidad de medida de valor, que tiene como objetivo representar los valores
tributarios que se encontraban anteriormente expresados en pesos. La DIAN anualmente establece el valor de la UVT.

13 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia
al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

50
Entre las diferentes sanciones relacionadas con las declaraciones tributarias
están: por extemporaneidad en la presentación (art.641-642 E.T.), por no
declarar (art.643 E.T.), por corrección (art.646 E.T.) por inexactitud (art.647E.T),
por no informar la dirección (art.650 E.T.).

SANCIÓN A CONTADOR PÚBLICO

Es importante también anotar que, de acuerdo con el Artículo 659 del Estatuto Tributario,
los contadores públicos que infrinjan las normas que rigen su profesión, pueden ser
sancionados con multas, suspensión o cancelación de su tarjeta profesional de
acuerdo con la gravedad de la falta. A continuación se transcribe la norma:

“..Los Contadores Públicos, Auditores o Revisores Fiscales que lleven o aconsejen

llevar contabilidades, elaboren estados financieros o expidan certificaciones que
no reflejen la realidad económica de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, que no coincidan con los asientos registrados
en los libros, o emitan dictámenes u opiniones sin sujeción a las normas de
auditoría generalmente aceptadas, que sirvan de base para la elaboración de
declaraciones tributarias, o para soportar actuaciones ante la Administración
Tributaria, incurrirán en los términos de la Ley 43 de 1990, en las sanciones de
multa, suspensión o cancelación de su inscripción profesional de acuerdo con
la gravedad de la falta”.

51
52
53
 POR VOLUNTAD DE SUS MIEMBROS
Una vez inscrita el Acta de disolución y nombramiento de Liquidador en la Cámara
de Comercio o Gobernación de Antioquia, según el caso, para llevar a cabo el
proceso liquidatorio de una entidad sin ánimo de lucro se deberá proceder de
la siguiente forma:

• Preparación de los estados financieros básicos (balance general y

estado de resultados) de la entidad por contador titulado, a la fecha
en la cual se decidió la disolución y liquidación. Estos estados
financieros serán los iniciales de la liquidación, y deben contener
el detalle de los activos incluidos los bienes muebles e inmuebles.

• Publicación de tres (3) avisos en periódico de amplia circulación

nacional, con intervalo de quince (15) días entre cada aviso,
convocando a los acreedores a hacer valer sus derechos e
informando a la comunidad en general que la entidad se encuentra
en proceso de liquidación,

• Quince (15) días después de publicado el tercer aviso procederá

a cancelar todas las acreencias, guardando todos los soportes y
comprobantes a que diere lugar las transacciones. (Artículo 20
del Decreto 1529 de 1990).

• Luego de cancelado todo el pasivo de la entidad, el Liquidador

procederá a hacer una relación, detallando y soportando en debida
forma todos los gastos generados a causa del acto administrativo
de disolución y liquidación, los cuales deben salir del patrimonio
de la entidad que se está liquidando.

• Dentro de estos gastos se contemplan: Gastos de inscripción

del Liquidador, gastos de publicación, pagos de honorarios por
asesorías contables y/o jurídicas, según lo requiera el Liquidador;
gastos legales como escrituras públicas, etc. (Artículo 20 del
Decreto 1529 de 1990).

54
• Una vez cancelado todo el pasivo y absorbido todos los gastos, se deben
preparar los estados financieros finales de la liquidación, en los cuales se
pueden presentar dos casos: (Artículo 20 del Decreto 1529 de 1990, artículo
61 de la Ley 743 de 2002, artículos 168 y 169 de la Ley 222 de 1995).

1. Que la liquidación una vez cancelado el pasivo y absorbido los

gastos, tanto los activos como el patrimonio quedaran en ceros.

2. Que la liquidación una vez cancelado el pasivo y absorbido los

gastos, quedara un remanente del activo patrimonial, el cual debe pasar
a una entidad sin ánimo de lucro con fines semejantes a la que se está
liquidando determinada por los estatutos, o la Asamblea General en
el caso de que los estatutos no la determinen, o por el Liquidador en
el caso en que ni los estatutos ni la Asamblea General la determinen.
Este acto de entrega de bienes debe estar debidamente soportado en
papel membrete, tanto con las actas de entrega de la entidad que se
está liquidando como con las actas de recibo emanadas por la entidad
sin ánimo de lucro beneficiada. (Artículos 637 y del 649 al 652 del
Código Civil, artículo 20 del Decreto 1529 de 1990).

• Terminado todo el procedimiento detallado anteriormente, el

Liquidador debe proceder a solicitar por escrito la aprobación de la
liquidación a la Asamblea General de Asociados, la cual debe constar
en acta.

La documentación relacionada a continuación se debe

radicar en la Dirección de Gestión Documental (Archivo
General), localizado en el sótano interno de la Gobernación
de Antioquia, mediante documento dirigido a la Dirección de
Asesoría Legal y de Control, piso 10, oficina 1014.

(Numeral 8 del artículo 238; Inciso 2° y 3° del artículo 248 del Código
de Comercio, artículos 22, 23 y 24 del Decreto 1529 de 1990,
artículos 22, 45, 46 y 47 de la Ley 222 de 1995):

1. Copia de los Estatutos actualizados con sello de la Cámara de

Comercio o entidad competente.

55
 2. Copia del acta de Asamblea General por medio de la cual se
disuelve la entidad y se nombra al Liquidador.

3. La cuenta de inventarios de bienes muebles e inmuebles a la

fecha en que se decidió la disolución; en caso de bienes inmuebles
debe adjuntarse copia de la última factura del impuesto predial.
Si no existen inventarios, anexa una certificación firmada por el
liquidador de la entidad y el contador que preparó los estados
financieros.

4. Estados Financieros Iniciales con sus notas contables, o sea, a

la fecha en que se tomó la decisión de disolver la entidad. Estados
Financieros que deben estar firmados por el Liquidador y el
Contador Público que los preparó, así como también dictaminados
por el Revisor fiscal si lo hubiere, anexando copias de las tarjetas
profesionales del Contador y el Revisor Fiscal.

5. Las páginas completas, en original, de las tres publicaciones

de prensa mencionadas en la parte superior de este instructivo.

6. Estado de cuenta de la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales, DIAN.

56
 7. Estado de cuenta de industria y comercio si la entidad está
gravada con dicho impuesto.

8. Estados Financieros Finales; como mínimo la fecha de éstos

debe corresponder a 15 días después del último aviso de
prensa, en la misma forma y presentación de los iniciales.

9. Cuando quede remanente patrimonial, los Estados Financieros

Finales deben reflejar dicha situación y junto con el Balance en
ceros después de haber registrado contablemente la donación
respectiva. Si hay bienes inmuebles se debe allegar la escritura
pública por medio de las cuales se transfiere el dominio, junto con
sus respectivos registros de Instrumentos públicos.

10. Copias de todas las facturas generadas como gastos de

liquidación.

11. Acta de entrega y recibo del remanente patrimonial, firmadas

por los Responsables Legales, Contador Público y/o Revisor
Fiscal de cada una de las entidades. (En papel membrete).

12. Certificado de existencia y representación Legal vigente

(máximo con un mes de expedición) de la entidad sin ánimo de
lucro que recibe el remanente patrimonial.

13. Copia del acta final en la cual la Asamblea General u órgano

competente apruebe el Informe de gestión del Liquidador y la
liquidación de la entidad. (Fiel copia del Libro de Actas registrado
en Cámara de Comercio.)

El Liquidador tiene el deber de facilitar la preparación y realización de una

liquidación del patrimonio rápida y progresiva, en caso de que dicho proceso
se tarde más de seis meses se debe reportar las razones de la tardanza y en
todo caso presentar informe de gestión en marzo de cada año. (Numeral 1 del
artículo 166, artículo 168 de la Ley 222 de 1995 y artículo 24 del Decreto 1529
de 1990).

57
El Gobernador de Antioquia por concepto previo de la Dirección de Asesoría
Legal y de Control podrá remover al Liquidador en caso de comprobarse
incumplimiento en sus funciones. (Artículo 11 del decreto 1529 de 1990, artículo
171 de la Ley 222 de 1995).

Una vez la Dirección de Asesoría Legal y de Control de la Gobernación de

Antioquia verifique que el proceso liquidatorio se ajustó a ley, procederá a emitir
informe, el cual se entregará al Liquidador para que realice el trámite en la Cámara
de Comercio, o en la Gobernación de Antioquia si es el caso.

Queda bajo la responsabilidad del Liquidador realizar todas las gestiones

pertinentes ante la Cámara de Comercio, ante la DIAN y ante Industria y Comercio.

Para todos los efectos de la liquidación, el Liquidador deberá tener en cuenta los
estatutos de la entidad liquidada, la normatividad citada y demás disposiciones
aplicables a este tipo de entidades.

Nota: El Artículo 167 de la Ley 222 de 1995, dispone: “Responsabilidad. El

Liquidador responderá al deudor, a los asociados, acreedores y terceros, y si
fuere del caso a la entidad deudora, por el patrimonio que recibe para liquidar,
razón por la cual, para todos los efectos legales, los bienes inventariados y el
avalúo de los mismos realizado conforme a las normas previstas, determinarán
los límites de su responsabilidad. De la misma manera, responderá de los
perjuicios que por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes
cause a las mencionadas personas.”

POR CANCELACIÓN DE PERSONERÍA JURÍDICA

Cuando la liquidación se da por cancelación de la personería jurídica, la entidad
deberá presentar adicionalmente a la documentación relacionada cuando es por
liquidación voluntaria (numerales 1 al 13) la siguiente:

14. Inventario de todas las obligaciones surtidas en la liquidación,

incluso los procesos ejecutivos (obligaciones litigiosas) con
especificación de la prelación legal de pago, igualmente si es del
caso, certificación de no tener obligaciones financieras pendientes,

58
 firmado por el Liquidador y Contador Público con copia de su
tarjeta profesional. (Artículo 234 del Código de Comercio; numeral
3 del artículo 166 y 180 de la Ley 222 de 1995.

15. Copia de las demandas (Civiles, penales, etc.) presentadas en

contra de los administradores o responsables de perjuicios contra
la entidad. (Numeral 9 del artículo 166 de la Ley 222 de 1995).

16. Certificación por parte del contador público y el Liquidador

sobre el cálculo del remanente patrimonial según los estados
financieros.

17. Certificación de donantes habituales de la entidad, firmado por

el Revisor fiscal si lo hay y el Liquidador.

18. Relación clara y detallada de los gastos de liquidación, junto

con los movimientos (Auxiliares) que llevan a ceros todos los
conceptos, anexando los soportes legales que justifiquen las
variaciones entre el Balance inicial y el Balance Final de liquidación.

19. Certificado de cuenta saldada de las entidades bancarias en

las que se manejaron los recursos de la entidad.

59
60
 BIBLIOGRAFÍA
• Estatuto Tributario.
• Código de Comercio.
• Ley 222 de 1995.
• Decreto 1318 de 1988.
• Decreto Nacional 1093 de 1989.
• Decreto Nacional 1529 de 1990
• Decreto Nacional 2649 de 1993.
• Decreto Nacional 2150 de 1995.
• Decreto Nacional 427 de 1996.
• Decreto 019 de 2012
• Orientación Profesional No.5 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
• Las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Aspectos Registrales y Tributarios.
Mauricio Carvajal Córdoba. Segunda Edición 1999.
• Derechos Obligaciones y Responsabilidades de las Entidades Sin Ánimo
de Lucro –ESAL- Tomo I Aspectos Jurídicos. Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C.2009.
• Derechos Obligaciones y Responsabilidades de las Entidades Sin Ánimo de
Lucro –ESAL- Tomo II Aspectos Contables y Financieros. Alcaldía Mayor de
Bogotá D.C.2009.
• www.gerencie.com
• www.wikipedia.com
• Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco
Bedoya, División de Gestión de Asistencia al Cliente de la Dirección Seccional
de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013.

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