El flujo de información

Las computadoras han cambiado el mundo de los negocios. Pero más allá de
hacer más rápido el trabajo que antes se hacía manualmente, son herramientas
poderosas que los trabajadores del conocimiento pueden utilizar para analizar y
trabajar con información.

La mayoría de los problemas en los negocios, están relacionados con la

información; sin embargo, pocas personas saben utilizarla bien. El potencial de las
computadoras comenzará a apreciarse cuando las empresas aprendan a utilizarlas
para hacer cosas nuevas con la información.

La información es el elemento que mejor puede diferenciar a una empresa. Para

comenzar, le indicará cuál es el negocio en el que debe competir. Una vez
definido este aspecto, la información le permitirá a los gerentes tomar mejores
decisiones.

El Sistema Nervioso Digital

La Internet es extremadamente importante en los negocios. Esencialmente ha

creado un espacio compartido, en el que los trabajadores del conocimiento pueden
intercambiar información e ideas fácilmente. Esta tecnología permite a las
empresas crear un “sistema nervioso digital” análogo al del ser humano. Cuando
la nueva información estimula a este sistema nervioso, la organización reacciona
tan rápido como un reflejo.

Las empresas construyen los sistemas nerviosos digitales empleando las

computadoras para recolectar, almacenar y distribuir información de manera
digital. Gracias a los bajos precios en equipos de computación y al software
estándar, casi cualquier empresa puede lograrlo.

Las compañías pueden y deben recopilar información en forma electrónica,

utilizar el software para analizarla y emplear el correo electrónico para lograr un
mejor entendimiento de la situación y recolectar la opinión de los empleados.

La tecnología digital es particularmente útil para:

1. Reorganizar el trabajo productivo, mejorando la calidad y la eficiencia de

los procesos de negocio. Los procesos administrativos y la planificación
 pueden mejorar significativamente hasta llegar a la oficina sin papel.

2. Mantener contacto directo con los clientes. Más allá de las ventas digitales,
implica proveer servicios y ayuda técnica. Permitirles resolver sus propios
problemas (el auto-servicio) es la clave.

Ejemplo: Marriott International utiliza la Web para darle poder a su

clientela. Los huéspedes, agentes, viajeros de negocio y organizadores de
conferencias pueden acceder a su página web para buscar hoteles por
ubicación, facilidades, distracciones u oportunidades recreacionales

3. Comunicarse efectivamente con los proveedores, disminuyendo

intermediarios y costos de transacción.

La información y la Internet

La mayor parte del trabajo dentro de cualquier empresa está relacionado a la

información - el pensamiento humano aplicado a los datos para resolver un
problema. Mientras haya más información disponible, más personas realizarán
negocios de manera más productiva.

La gerencia ineficiente de la información puede evindenciarse en las reuniones

improductivas y cuando la gerencia media no tiene suficientes datos para tomar
decisiones acertadas.

La gerencia eficiente de la información, por otro lado, puede traer grandes

beneficios, tales como:

1. Transforma al personal de ventas, de cerradores de negocios, en gerentes de

los mismos.

2. Permite a los altos gerentes tener más creatividad y mayor comprensión de

sus empleados.

3. Permite a las empresas realizar cosas novedosas con la información, que no

eran posibles con los antiguos canales de información basados en el papel.

Un estilo de vida basado en la “Web”

El estilo de vida de la persona común se beneficiará sustancialmente de la

tecnología. La web revoluciona dicho estilo de vida, en comparación con la
electricidad que lo hizo evolucionar. La velocidad de adopción de la Internet ha
sido mucho más rápida que la del teléfono, radio, televisión u otra tecnología.

Esta revolución depende de mejoras en los dispositivos electrónicos y en su

software. Sin embargo, el ancho de banda será el factor más decisivo.

La gente se conectará para obtener las noticias, mantenerse en contacto con los
otros por correo electrónico y chats, pagar las cuentas, administrar las finanzas y
manejar sus negocios. Los dispositivos electrónicos inalámbricos pemitirán la
conexión todo el tiempo, desde cualquier lugar.

Las fronteras de los negocios

Las implicaciones sociales de la web son enormes, al eliminar las fronteras de las
comunidades. Esto permite a las personas formar parte de muchas más
comunidades a la vez de lo que podían antes.

Las barreras en los negocios también desaparecerán. La Web hace posible que las
organizaciones se estructuren de manera más eficaz, con más oficinas virtuales
para trabajar a distancia, permitiendo la colaboración entre empleados que se
encuentren dispersos geográficamente.

Los roles de las organizaciones y sus empleados se están redefiniendo. Se pueden

formar proyectos y alianzas que permitan reducir el personal a tiempo completo, y
explotar mejor las ventajas competitivas. Las empresas pequeñas podrán formar
grandes “empresas virtuales” que les permitirán competir como nunca antes
pudieron. Los empleados se convertirán en trabajadores independientes.

Llegar al mercado primero

Cada industria tiene su propio ciclo de producción, tiempo que le toma desde la
concepción de un producto hasta su lanzamiento al mercado.

La tecnología digital ha reducido, y seguirá reduciendo, estos tiempos

Ejemplos de esto incluyen la industria editorial (redujo el ciclo de publicación de

un libro de 18 meses a 9 meses utilizando impresión digital) y el Banco Bradesco,
que ha revolucionado la introducción de productos mediante los kioscos digitales
y la banca por Internet.

Las malas noticias

La tecnología de Internet da oportunidad a las empresas de tener información
completa de cada cliente y de cada activo. De esta forma, permite que las malas
noticias le lleguen rapidamente a aquellas personas que necesitan conocerlas.

Las malas noticias son buenas, porque permiten que la empresa responda a los
problemas inmediatamente. De nadie se puede aprender más que de los clientes
insatisfechos.

La gerencia del conocimiento

Utilizar las computadoras para las tareas rutinarias de análisis de datos, en las que
el “toque humano” no agrega nada, libera a los empleados para que se avoquen a
las tareas que requieren de la solución de problemas, en las que el humano si hace
la diferencia.

Los sistemas inteligentes, como la “minería de datos”, permiten analizar extensas

bases de datos para detectar información útil de mercadeo y fijación de precios.
Estos sistemas no sustituirán a las personas – un buen trabajador del conocimiento
agrega valor al resultado de la computadora.

Las empresas deben analizar y recolectar datos en forma automatizada. El sistema

nervioso digital debe obtener la información correcta y distribuirla entre aquellos
empleados que la necesiten para poder obrar rápidamente.

El coeficiente intelectual

El coeficiente intelectual corporativo mide cuánto se ha diseminado la

información dentro de una compañía. Un resultado alto significa que la
información esta ampliamente compartida, aumentando la probabilidad de
resolver los problemas creativamente por parte de equipos altamente motivados y
capacitados para ello.

La colaboración entre gente inteligente genera sitios de trabajo energéticos y

estimulantes, el tipo de ambiente apto para atraer a más personas inteligentes. Así,
la gerencia del conocimiento puede ayudar a reclutar y estimular toda la calidad
del recurso humano dentro de una organización.

La alta gerencia es la responsable de promover una cultura colaborativa, en la que

se comparta el conocimiento, se provean herramientas digitales y se recompense
el intercambio de ideas.
Correr riesgos para generar ganancias

Generar grandes ganancias requiere a veces tener que correr riesgos. Es necesario
entender qué pasa en el mercado, predecir a dónde se dirigirá y conducir a la
empresa en esa dirección.

Esto es lo que tienen en común los proyecto de diseño de aeronaves y la

investigación sobre el ADN – son proyectos muy riesgosos que pueden tardar
años en dar resultado, si es que lo logran. En forma similar, Microsoft tomó
grandes riesgos cuando en sus comienzos quería ser la primera empresa de
software para microcomputadoras.

Asumir riesgos es más fácil gracias a la tecnología de información digital. Aunque

no reduce el riesgo, al menos lo suaviza y permite medirlo y supervisarlo.

Los procesos de negocio

Los procesos de negocio necesitan funcionar en forma eficiente para que la

empresa sobreviva. Aún aquellos procesos que se encuentran automatizados
pueden beneficiarse del uso de la tecnología de información, permitiendo a las
personas mejorar la calidad de los productos.

Los principios de re-ingeniería, combinados con los procesos digitales, pueden

llevar a grandes mejoras en velocidad, eficiencia e inteligencia corporativa. El
objetivo es crear procesos simples y entrelazarlos entre sí, en lugar de crear un
solo proceso grande y complejo. Un proceso adecuado no desperdicia tiempo, y
permite que la tecnología acelere el trabajo.

Tecnología de información como recurso estratégico

La tecnología de información debe ser tratada como un recurso estratégico, y no

como un costo. El CEO debe darle tanta importancia como a las otras funciones
de negocio (mercadeo, finanzas, etc.). Igualmente, el ejecutivo a cargo de
tecnología debe participar directamente en la estrategia de negocios, no como
sucede normalmente que reporta a la gerencia financiera.

Casos especiales

Salud
Las empresas dedicadas a la administración de salud gastan grandes sumas de
dinero en sistemas de diagnóstico y muy poco en sistemas de flujo de
información. Es por ello que hasta un 30% de sus gastos se van en trámites y
papeleo.

Las soluciones basadas en el flujo y los estándares de información, demuestran el

potencial de los sistemas integrados de bajo costo, que mejoran el diagnóstico y
cuidado de pacientes.

Mejorar el flujo de información proporciona mayor información a los

profesionales y abre nuevos canales de comunicación entre médicos y pacientes.

Gobierno

El gobierno puede beneficiarse de los procesos digitales mas que ninguna otra
organización. Sin embargo, en líneas generales, han hecho mucho menos al
respecto.

Los gobiernos debe pensar mucho más allá de los problemas organizacionales
internos, para analizar el flujo de información general y diseñar sistemas que
provean mejor servicio al ciudadano.

Los empleados del gobierno deberían comunicarse a través de correo electrónico

y toda la información empleada en la administración pública debería ser digital.
Las empresas de tecnología deben ser incentivadas para que desarrollen comercio
electrónico o mejor aún, se involucren en proyectos cooperativos con el gobierno.

Militares

Para los militares, el reflejo rápido es asunto de vida o muerte. La tecnología

digital cambia la naturaleza de la guerra, la velocidad del entrenamiento, y los
procesos de soporte.

Ejemplo de esto es el sistema FalconView de la Fuerza Aérea norteamericana, que

reduce el tiempo de planificación de una misión de 7 horas a 20 minutos. En lugar
de buscar en los mapas en los estantes, fotocopiarlos y calculas las distancias, los
pilotos tienen acceso a mapas digitales y fotografías satelitales, así como a
sistemas de seguimiento y cálculo de ruta.

Educación

La tecnología debe ser la piedra angular de la educación y de los programas de

entrenamiento. En lugar de ocupar espacio en los laboratorios, las computadoras
deben ser integradas a todo el proceso de educación.

La educación se puede hacer mucho más amena y dinámica, con herramientas de

presentación e ilustración. Las computadoras no deben ser sólo un tema, sino una
herramienta para facilitar el proceso.

Una escuela conectada se convierte en la base para las comunidades educativas,

que promueven el aprendizaje y entrenamiento continuo de por vida de todos los
ciudadanos.

Espere lo inesperado

Prepárese para el futuro digital. Los negocios en el futuro estarán basados en el

movimiento de información. Convierta todos los aspectos de su negocio en
digitales.
Este es el RESUMIDO COMPLETO.