Guía para crear centros de conciliación

GUÍA PARA LA CREACIÓN DE CENTROS
DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
Ministerio del interior y de justicia

REPÚBLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD NACIONAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA DE COLOMBIA
ÁLVARO URIBE VÉLEZ MOISÉS WASSERMAN LERNER

Presidente de la República Rector General
MINISTERIO DEL INTERIOR ADOLFO SALAMANCA CORREA

Y DE JUSTICIA Decano
Facultad de Derecho, Ciencias Políticas
Y Sociales
CARLOS HOLGUÍN SARDI
Ministro del Interior y de Justicia
EDGARDO VILLAMIL PORTILLA
Director de Contenido
GUILLERMO FRANCISCO REYES GONZÁLEZ
Viceministro de Justicia JORGE IGNACIO SALCEDO GALÁN
Director General del Convenio
GERARDO ANTONIO ZÚÑIGA SÁNCHEZ

Secretario General ELIANA LÓPEZ JARAMILLO
Coordinadora Administrativa
HARBEY PEÑA SANDOVAL

Supervisor Investigación y Convenio Universidad Nacional de Colombia
Sede Bogotá
Ministerio del Interior y de Justicia
Carrera 9 # 14-10 Carrera 30 Calle 45. Ciudad Universitaria
Conmutador 4443100 Bogotá D.C., Colombia
Tel Conmutador 3 16 5000
INTERNET:
www.conciliacion.gov.co INTERNET:
conciliacion@mij.gov.co www.unal.edu.co
Primera Edición: Octubre de 2007

Diseño y Diagramación
Kronos Impresores y Cia.
ISBN: XXXX
Queda prohibida la reproducción parcial o total de este libro, sin la autorización escrita del titular
del copy-right, por medio de cualquier proceso, comprendidos la reprografía y el tratamiento
informático. Esta edición y sus características son propiedad del Ministerio del Interior y de
Justicia.
Este libro no tiene valor comercial
PROHIBIDA SU VENTA
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PRESENTACIÓN
CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE

Un Espacio para Construir Convivencia y Paz
Caja de Herramientas
Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje
PRESENTACIÓN
El Ministerio del Interior y de Justicia como entidad encargada de desarrollar

las políticas públicas que permitan ampliar el acceso a la justicia y difundir,
fomentar y mejorar el uso de los mecanismos de solución de conflictos, creó el
Programa Nacional de Conciliación que tiene como objetivo el fortalecimiento
e institucionalización de la conciliación en Colombia.
Una de las problemáticas identificadas en el Programa Nacional de
Conciliación fue la dificultad que tenían las entidades con centros de conciliación
y/o arbitraje autorizados en administrar eficiente y eficazmente los centros,
dando cumplimiento a los procedimientos legales establecidos.
Para solucionar la dificultad mencionada anteriormente, el Ministerio del
Interior y de Justicia contrató con la Universidad Nacional de Colombia la
elaboración de una Caja de Herramientas que facilite a las entidades con centros
de conciliación y/o arbitraje el conocimiento y aplicación de los procedimientos,
indicadores e instrumentos administrativos necesarios para el adecuado
funcionamiento de los centros.
Este proyecto ha sido denominado: “CENTROS DE CONCILIACIÓN Y
ARBITRAJE: Un Espacio para Construir Convivencia y Paz”, toda vez que los
centros de conciliación y/o arbitraje son instituciones a las cuales el Estado les
ha delegado y confiado el apoyo en la solución pacífica de los conflictos. Los
centros son espacios para el encuentro y el diálogo de los ciudadanos donde
ellos mismos construyen convivencia a través de la conciliación y el arbitraje
como un camino hacia la paz.
Para la elaboración de la Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación
y/o Arbitraje se contó con la colaboración del doctor Iván David Ortiz Palacios,
reconocido jurista y profesor de la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y
5
PRESENTACIÓN
Sociales de la Universidad Nacional de Colombia con amplia trayectoria en la

academia colombiana.
Desde el año 1991 el legislador le encomendó al Ministerio de Justicia, hoy
Ministerio del Interior y de Justicia, la tarea de difundir el uso de la conciliación
y el arbitraje como Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en la
comunidad. Esta función se ha venido cumpliendo de manera satisfactoria con
la colaboración de los centros de conciliación y/o arbitraje y para ello el Ministerio
del Interior y Justicia presta su apoyo y asesoría a los centros para que cuenten
con herramientas administrativas que garanticen un servicio eficiente y eficaz.
Para el Ministerio del Interior y de Justicia es motivo de orgullo poner a
disposición de los centros autorizados, las entidades interesadas en conocer
cómo se administran los centros y la comunidad en general esta Guía de
Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje que esperamos sea
de utilidad para el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación y el
arbitraje en el país.
CARLOS HOLGUÍN SARDI

Ministro del Interior y de Justicia
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PRESENTACIÓN
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
PRESENTACIÓN
Hacia un Derecho gestor de la solución de la conflictividad social
Ubi societas ibi ius, decían los romanos al entender que el Derecho es
condición necesaria en toda sociedad, y ciertamente no anduvieron errados.
Hoy, como a lo largo de toda la historia, es fundamental a cualquier comunidad
una noción de orden preestablecido, de justicia, aun cuando al momento de
definirla surjan las escuelas, teorías, tesis, posiciones, perspectivas, en fin. No
conviene detenerse en los meandros de los planteamientos de cada una de las
concepciones sobre el Derecho, más por ignorancia que por rigor académico;
sin embargo, no es atrevimiento sostener que si algún punto en común hubiere
entre éstas no sería otro sino la visión del Derecho como gestor, administrador,
de la conflictividad inherente a la condición humana: hacia allá apuntan los tan
mentados mecanismos alternativos de solución de conflictos y esta iniciativa
ministerial.
Un Centro de Conciliación y/o Arbitraje es de enorme importancia para
la población de su área de influencia. Esto exige como contrapartida mucha
dedicación y responsabilidad, desde el mismo momento en que se planee crear
el Centro y más todavía en la ejecución del proyecto.
La formulación misma del proyecto de creación de un Centro de Conciliación
y/o Arbitraje marca su destino. Si el proyecto nace bien, se desarrollará
óptimamente y no se verá avocado a marchitarse prematuramente y a erigirse
en una nueva frustración.
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PRESENTACIÓN
El Ministerio del Interior y de Justicia y la Universidad Nacional de Colombia

presentan la “Guía para la Creación de Centros de Conciliación y/o Arbitraje”,
documento que, mediante instrucciones claras y dirigidas, busca hacer
pedagogía acerca del itinerario que debe seguirse en torno al surgimiento de
un “Centro de Conciliación y/o Arbitraje”.
Para efectos pedagógicos, a lo largo de todo este Módulo se trabajará
con base en una hipótesis: la Asociación de Pequeños Comerciantes del
Suroccidente de Bogotá, “APECO”, quiere crear el Centro de Conciliación y/o
Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”, cuando sea necesario elaborar hipótesis
particulares para el arbitramento, así se procederá.
Se ha simplificado el lenguaje al máximo, a fin de reducir complejidad y
plantear en términos elementales las ideas básicas.
Edgardo Villamil Portilla1
1
Magistrado de la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia. Profesor Universitario en pregrado y postgrado.
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO
UNIDAD 1
DE LOS CENTROS DE CONCILIACION
1. QUIÉNES PUEDEN CREAR CENTROS DE

CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE? ..........................................
1.1. Qué se requiere para obtener la autorización
del ministerio del interior y d e justicia? ...............................
1.2. Qué requisitos debe reunir la metodología de factibilidad? ..
1.2.1. Solicitud por escrito...................................................
2. PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN
DE LA PERSONA .........................................................................
2.1. Solicitante, así como de su naturaleza
3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD .......................................................
3.1. Quién debe realizar el estudio de factibilidad? .....................
3.2. ¿Cómo debe hacerse el estudio de factibilidad? ..................
3.3. ¿En dónde debe realizarse el estudio? .................................
3.4. ¿Cuándo realizar el estudio? ................................................
4. CONTENIDO DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
4.1. La ubicación del centro
4.1.1. ¿Para que conocer la ubicación del centro?
4.2. Tipología del conflicto
4.2.1. ¿qué es la tipología del conflicto?
4.2.2. ¿para qué un estudio sobre la tipología
del conflicto? .............................................................
4.3. Estimación de la demanda del servicio ...............................
9
TABLA DE CONTENIDO
4.3.1 ¿Qué es la estimación de la demanda

del servicio? ..............................................................
4.3.2 ¿Para qué hacer la estimación de la
demanda del servicio? ...............................................
4.3.3. ¿Qué se entiende por demanda? ...............................
4.3.4. ¿Qué se entiende por oferta? .....................................
4.4. Organización administrativa del centro ...............................
4.4.1. ¿Qué se entiende por organización
administrativa del centro? ..........................................
4.4.2 ¿Cómo determinar la organización
administrativa del centro de
conciliación y/o arbitraje?...........................................
4.4.3 Estrategia de divulgación ...........................................
4.5. Sistema de evaluación y seguimiento .................................
4.5.1. ¿Qué es la estrategia de divulgación?
4.5.2. ¿Qué debe tenerse en cuenta
para elaborar la estrategia de divulgación?
4.6.1. ¿Sistema de evaluación y seguimiento de qué?

4.6.2. ¿Qué debe contener el sistema de
evaluación y seguimiento?
5. ¿QUÉ ES INDICADOR?
6. PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUADA
6.1. ¿Qué Es El Programa De Educación Continuada?
6.2. ¿Para Qué Un Programa De Educación Continuada?
7. RECURSOS LOGÍSTICOS Y FÍSICOS ..........................................
7.1. ¿Qué son recursos logísticos? .............................................
7.1. ¿Qué son recursos físicos? ..................................................
7.2. Recursos financieros ...........................................................
7.3. ¿Qué son recursos financieros? ..........................................
7.4. ¿Para qué el informe sobre fuentes de
financiación, ingresos y egresos del centro? ........................
8. REGLAMENTO INTERNO ..........................................................
8.1. ¿Cuáles son los requisitos mínimos del
reglamento del centro de conciliación y/o arbitraje? ...........
10
TABLA DE CONTENIDO
8.1. Reglamento de arbitraje institucional ...................................

9. LISTA DE CONCILIADORES ........................................................
9.1. ¿Qué debe acreditarse en este requisito? ............................
10. OTROS MECANISMOS ALTERNATIVOS DE
SOLUCIÓN DE CONFLICTOS .....................................................
11. ESTUDIO DE LA SOLICITUD POR PARTE DEL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA ..............................
12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE ....................
13. ANEXO No. 1/ Modelo de reglamento para
centros de conciliación y/o arbitraje ..............................................
13.1. Declaración constituyente ...................................................
13.2. Capítulo I- de las políticas y finalidades
del centro de conciliación y/o arbitraje
13.3. Capítulo II- de las políticas y parámetros
que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia
de los servicios que preste el centro de
conciliación y/o arbitraje .....................................................
13.4. Capítulo III - de la organización
administrativa del centro .....................................................
13.5. Capítulo IV - de la asignación de asuntos ...........................
13.6. Capítulo V- del procedimiento y trámite
en la audiencia de conciliación ............................................
13.7. .capitulo VI- del procedimiento y trámite
en la integración del tribunal de arbitramento......................
13.8. Capítulo VII- deberes y obligaciones
de las personas que hacen parte del centro.........................
13.9. Capítulo VIII- disposiciones finales ......................................
13.10. Código de ética del centro de conciliación y/o
arbitraje ..............................................................................
14. Anexo no 2- modelo de reglamento de arbitraje
institucional .................................................................................
15. BIBLIOGRAFIA ............................................................................
11
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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN
UNIDAD I
DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN
Objetivo General:
Desarrollar los aspectos fundamentales que se requieren para la creación de
un centro de conciliación y arbitraje.
Objetivo Especifico:
Desarrollar en cada uno de los discentes herramientas claras y

suficientes, para la elaboración del estudio de factibilidad, requisito
fundamental para la creación de un Centro de Conciliación y
Arbitraje.
Fundamento Jurídico
Leyes 446 de 1998, 640 de 2001
La Resolución 1342 de 2004
En Colombia, se afirma que la norma precursora de la conciliación en el

ordenamiento jurídico es la Ley 13 de 1825, que establecía que ningún proceso
de adelantaría sin intentar la conciliación ante uno de los alcaldes municipales
o parroquiales, otra importante norma la constituye la Ley 14 de mayo de 1934,
que estableció la posibilidad de intentar la conciliación ante un juez de paz,
antes de iniciarse el juicio siempre que las partes fueran capaces y se tratara de
objetos susceptibles de transacción.
Luego, de varios años de inactividad legislativa, el congreso expidió la ley 446
de 1998, la cual recogió disposiciones del decreto 2651 de 1991, tratando
concretamente temas como los centros de conciliación, adicionalmente,
se extendió a temas muy diversos como el proceso arbitral y las funciones
jurisdiccionales de las superintendencias.
Luego, se expidió el decreto 1818 que se constituyó en el Estatuto de los
Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos, que recopiló todas las
normas vigentes esta materia.
Es la ley 640 de 2001 la que constituye la base principal que regula la institución
jurídica de la conciliación en Colombia, toda vez que ella busca fomentar la
estructura de la autocomposición y la conciliación, a través de una serie de
herramientas que le permiten a la conciliación su verdadero alcance de medio
eficaz para la solución de controversias.
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1.1. ¿QUÉ SE REQUIERE PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA?
1. ¿QUIÉNES PUEDEN CREAR CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O

ARBITRAJE?
 Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, por ejemplo, las fundaciones,
asociaciones, corporaciones, etc.
 Las entidades públicas.
 Las Facultades de Ciencias Humanas y Sociales.
 Los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho de las
Universidades.
 Las personas específicamente autorizadas por la ley para crear Centros
de Conciliación, por ejemplo, centros de arbitraje, bolsas de valores,
sindicatos, etc.
Estas personas deben obtener autorización del Ministerio del Interior y de
Justicia para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Recuerde: Para crear un Centro de Conciliación y/o Arbitraje,

cualquiera de las personas interesadas debe obtener autorización
del Ministerio del Interior y de Justicia.
1.1. ¿Qué se requiere para obtener la autorización del Ministerio del

Interior y de Justicia?
Paso 1:
Presentar una metodología de factibilidad para la creación del Centro
de Conciliación y/o Arbitraje.
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¡IMPORTANTE!
No se trata de convencer al Ministerio del Interior y de Justicia para que otorgue
la autorización para crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, sino de
convencerse a sí mismo de la necesidad, viabilidad y conveniencia de crear el
Centro.
No sobredimensione las potencialidades del proyecto. Sólo la sinceridad
permitirá el avance del mismo.
1.2. ¿Qué requisitos debe reunir la metodología de factibilidad?

1.2.1. Solicitud por escrito
La solicitud para la Creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe
ser presentada mediante escrito, por parte del representante legal de la persona
interesada en la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Modelo de solicitud
Ciudad, fecha.
Doctor
NOMBRE DEL FUNCIONARIO
Director División Acceso a la Justicia
Ministerio del Interior y de Justicia
Ciudad
Referencia: Solicitud de autorización para crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje

“Negociemos y Conciliemos”.
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2. PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN DE LA PERSONA SOLICITANTE, ASÍ COMO DE SU
NATURALEZA
Estimado Doctor,
De manera más cordial, en relación con el asunto de la referencia, como
representante legal de la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de
Bogotá (APECO), solicito autorización para la creación del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”.
En cumplimiento de lo previsto por las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001
y la Resolución 1342 de 2004, en lo pertinente, adjunto a la presente certificación
de existencia y representación de la Asociación de Pequeños Comerciantes del
Suroccidente de Bogotá (APECO) y el estudio de factibilidad realizado sobre la
conveniencia y oportunidad de crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos
y Conciliemos”.
Respetuosamente, y sin otro menester,
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
2. PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN DE LA PERSONA

SOLICITANTE, ASÍ COMO DE SU NATURALEZA
Tenga en cuenta que:

a. Por regla general, el registro de las personas jurídicas de derecho privado,
con o sin ánimo de lucro, está a cargo de la Cámara de Comercio del
domicilio principal de la persona jurídica respectiva1, salvo los siguientes
casos:
- Las entidades de educación no formal son certificadas por la Secretaría
de Educación del lugar del domicilio de la entidad respectiva.
b. Las Facultades de Ciencias Humanas y Sociales de las Universidades
deben estar registradas ante el Instituto Colombiano para el Fomento de
la Educación Superior - ICFES.
c. Los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho de las
Universidades requieren probar la autorización del programa, por parte
del ICFES2, y la autorización del Tribunal Superior del Distrito Judicial
correspondiente al lugar donde opera la Facultad.
1
Decreto 2150 de 1995, artículo 40, y Decreto 427 de 1996, artículo 1.
2
El Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior – ICFES es el que expide la certificación sobre la existencia, naturaleza
y representación legal de las instituciones de educación superior. El Sistema Nacional de Información de Educación Superior, administrado
por el Ministerio de Educación Nacional, tiene por objeto “mantener y divulgar la información de las instituciones y los programas de
educación superior, con el fin de orientar a la comunidad sobre la calidad, cantidad y características de los mismos”, es decir, articula
diferentes fuentes de información sobre la calidad y estado de la educación superior (Decreto 1767 del 2 de junio de 2006), no acredita la
existencia y representación legal de las instituciones de educación superior.
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En el caso de las Universidades Públicas se debe anexar el acto reglamentario

de creación de la Universidad respectiva y su registro ante el ICFES.
En todo caso, las demás personas jurídicas autorizadas para crear Centros de
Conciliación y/o Arbitraje requieren probar su existencia y representación legal,
según la naturaleza de cada entidad.
En cuanto a las entidades públicas, conviene tener en cuenta lo dispuesto en el
artículo 77, numerales 3° y 4°, del Código de Procedimiento Civil, según el cual
no son anexos indispensables de la demanda: i. La prueba de la existencia de
los municipios, y las entidades públicas de creación constitucional o legal, ii. La
prueba de la representación de la Nación, los departamentos y municipios. Esta
prueba no se exige en las demandas civiles precisamente porque la existencia y
representación de estas personas jurídicas es un hecho conocido, equiparable
inclusive al hecho notorio. Sin embargo, para efectos de facilitar el trámite,
conviene que en la solicitud se especifique los actos mediante los cuales fueron
creados los municipios, cuando estén interesados en solicitar autorización para
crear un Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
En cuanto a las demás entidades públicas (empresas industriales y comerciales
del Estado, sociedades de economía mixta, asociaciones de municipios, etc.),
éstas deben aportar copia del acto reglamentario de creación de la entidad y
del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio del lugar de su domicilio.
3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
El estudio de factibilidad debe ser coherente, razonable y soportado en

información verificable.
Lo más importante al momento de decidirse a crear un Centro de Conciliación

y/o Arbitraje es realizar el estudio de factibilidad. El estudio de factibilidad
debe ser:
Coherente.- Con los fines que se pretenden lograr a través de la creación del
Centro de Conciliación y/o Arbitraje, y coherente en sí mismo.
17
3.4. ¿CUÁNDO REALIZAR EL ESTUDIO?
En nuestro ejemplo, si la Asociación de Pequeños Comerciantes del

Suroccidente de Bogotá (APECO) estima la demanda de servicio
de conciliación en 1000 casos por mes, no sería coherente si en su
organización administrativa prevé funcionarios con los cuales no sería
suficiente atender esta demanda (sólo 1 secretario y 1 auxiliar) y que la
lista de conciliadores adscritos al Centro sea escasa.
Razonable.- No sobreestime ninguno de los aspectos relacionados con la
Creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. De la correcta estimación de
estas circunstancias depende el futuro del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Soportado en información verificable.- Cada uno de los datos que incluya en
el estudio de factibilidad debe estar soportado. Esto no significa que si usted
estimó que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje tendrá una demanda anual de
diez mil (10000) casos y apenas llega a atender siete mil (7000) será sancionado,
NO.
Son verificables por parte del Ministerio del Interior y de Justicia: la organización
administrativa del centro, la estrategia de divulgación, el sistema de evaluación
y seguimiento, el programa de educación continuada, los recursos logísticos y
físicos y los recursos financieros.
3.1 ¿Quién debe realizar el estudio de factibilidad?

La entidad o la persona interesada en crear el Centro de Conciliación
y/o Arbitraje es quien debe realizar el estudio, sin embargo, puede delegar o
contratar su realización a personas especializadas en estos análisis.
Lo importante del estudio es que se encuentre debidamente sustentado.
3.2. ¿Cómo debe hacerse el estudio de factibilidad?

Quien realiza el estudio puede hacer uso de cualquier medio para
conseguir información: entrevistas, encuestas, foros, investigación en la zona,
determinación de los problemas y, en fin, todos aquellos que permitan al
interesado obtener criterios óptimos de recopilación de información.
3.3. ¿En dónde debe realizarse el estudio?

El área donde debe realizarse el estudio de factibilidad está compuesta
por los posibles usuarios o beneficiarios de los servicios que va a prestar el
Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Es muy importante que se determine correctamente el área de influencia del
Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Recuerde: determínela, NO la invente.
3.4. ¿Cuándo realizar el estudio?

El estudio se debe llevar acabo antes de presentar la solicitud de
autorización para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje al Ministerio
18
del Interior y de Justicia.

La ley no establece un término para la realización del estudio de factibilidad,
pero, es obvio, entre el momento de realización del estudio de factibilidad y la
presentación de la solicitud de autorización al Ministerio debe transcurrir un
plazo razonable, porque entre más pase el tiempo más cambiará el área de
influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
4. CONTENIDO DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
4.1. La ubicación del centro
Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2,

numeral 3, literal a)
“Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje
deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad
que cumpla con los siguientes requisitos:
(…)
3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios
de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga:
(…)
a) La ubicación del centro: Consiste en el conocimiento que la persona solicitante debe
tener sobre las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, entre otras, de la
población ubicada en el área de influencia del futuro centro, que le permitirá establecer
la conveniencia y oportunidad para la creación del mismo, el cual deberá responder
a unas necesidades especiales en materia de resolución de conflictos dirigido a una
población objeto determinada”.
“Conoce a los tuyos más que a ti mismo”

La persona interesada en obtener la autorización para la creación del Centro de
Conciliación y/o Arbitraje debe conocer las condiciones sociales, económicas,
políticas, culturales, etc., de la población objeto.
Población objeto es la que interactúa dentro del área de influencia del futuro
4.1.1 ¿Para qué conocer las condiciones sociales, económicas,
políticas, culturales, etc., de la población objeto?
El conocimiento de la población objeto permite determinar la conveniencia
y oportunidad para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, acerca
de sus necesidades especiales en materia de resolución de conflictos.
19
4.1. LA UBICACIÓN DEL CENTRO
Ejemplo:
La Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá
(APECO) pretende obtener autorización para crear el Centro de
Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”.
Área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje

“Negociemos y Conciliemos”:
El área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos
y Conciliemos” es el suroccidente de Bogotá, compuesto por los
siguientes barrios…
Características de la población objeto:
Socioeconómicas:
- La población, según el último censo, es de 2’000.000 de personas,
caracterizada por su diversidad socioeconómica, así:
30%, es decir, 600.000 personas, están dentro del estrato 1, etc.
10%, es decir, 200.000 personas, están dentro del estrato 6, etc.
- La actividad comercial se desarrolla así:
Políticas:
- Políticamente, hay presencia de los siguientes partidos y
movimientos políticos:…
Culturales:
- En cuanto a manifestaciones culturales, hay X cantidad de
asociaciones culturales, distribuidas de la siguiente manera: X de
teatro, Y de danza, Z de música, etc.
Demográficas:
- La edad medio de la población es de X años, y está distribuida
así:…
- El índice de natalidad es:…, etc.
Necesidades especiales en materia de resolución de conflictos de la
población objeto:
Para nuestro ejemplo, la Asociación de Pequeños Comerciantes del
Suroccidente de Bogotá podría tener el siguiente punto de partida:
- La población descrita anteriormente (en el punto sobre el área
de influencia) se caracteriza por un índice de conflictividad entre
comerciantes y consumidores, en casos de responsabilidad civil
contractual y extracontractual de X%.
20
Adicionalmente, presenta un índice de conflictividad de Y% entre

comerciantes, por otras causas, entre las cuales se ubican: (i) Z casos de
competencia desleal, (ii) P conflictos derivados de la administración de
establecimientos de comercio, (iii) L conflictos laborales, etc.
NO OLVIDE:
No invente, no imagine el área de influencia de su Centro de Conciliación y/o

Arbitraje, simplemente determínela.
La determinación del área de influencia permite conocer la población objeto
del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Un conocimiento preciso y correcto del área de influencia y de la población
objeto permite determinar la conveniencia y oportunidad del Centro de
Conciliación, de acuerdo con unas necesidades específicas en materia de
resolución de conflictos.
No se limite a copiar estadísticas o informes provenientes de otras fuentes,
haga el esfuerzo: conozca a su población objeto.
Para la determinación de la población objeto puede apoyarse en otros estudios,
por ejemplo, resultados del censo, estadísticas o caracterizaciones hechas por
entidades oficiales (Alcaldías, Concejos, Gobernaciones, Universidades). Lo
importante es que esta determinación sea concreta y verificable.
Recuerde: Recuerde:
Determine las condiciones: Necesidades específicas

Sociales, para resolución de conflictos
Económicas, de una población objeto
Políticas, determinada.
Culturales, etc.
Oportunidad Conveniencia
21
4.2. TIPOLOGÍA DEL CONFLICTO
4.2. Tipología del Conflicto

numeral 3, literal b)
(…)
(…)
b) Tipología del conflicto: hace referencia al estudio que la persona interesada debe
hacer de los tipos de controversias que se presentan en la población objeto, para
determinar la conveniencia y oportunidad de los servicios que ofrecerá el centro de
conciliación y/o arbitraje para solucionar dichos conflictos”.
4.2.1 ¿Qué es la tipología del conflicto?

Son los tipos de controversias que se presentan en la población objeto.
Está estrechamente relacionada con la determinación de las necesidades
específicas en materia de resolución de conflictos, tanto, que es un desarrollo
de éstas.
4.2.2 ¿Para qué un estudio sobre la tipología del conflicto?
El estudio sobre la tipología del conflicto se exige para determinar: la
conveniencia y la oportunidad de los servicios que prestará el Centro de
Conciliación y/o Arbitraje para solucionar los conflictos.
Ejemplo:
En nuestro ejemplo, mencionamos que nuestra población objeto
se caracteriza por un índice de conflictividad entre comerciantes
y consumidores, en casos de responsabilidad civil contractual y
extracontractual de X%.
Adicionalmente, presenta un índice de conflictividad de Y% entre
comerciantes, por otras causas, entre las cuales se ubican: (i) Z casos de
competencia desleal, (ii) P conflictos derivados de la administración de
establecimientos de comercio, (iii) L conflictos laborales, etc.
Por lo tanto, hay que identificar los tipos de conflictos que se presentan
en la población objeto, por ejemplo:
APECO ha establecido la siguiente tipología de los conflictos presentados
en el área de influencia del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje
22
Por materia:
1. Casos de responsabilidad civil contractual:
- Entre distribuidores mayoristas y distribuidores minoristas: X% de
conflictos por incumplimiento del contrato de suministro.
- Entre distribuidores minoristas y consumidores: XX% de conflictos
por incumplimiento de contratos de compraventa.
- Entre consumidores y productores: XXX% de conflictos tienen causa
en los daños causados por los productos defectuosos.
- Etc.
Por sector comercial:
- De los conflictos anteriores: Xx% se presentan en el sector del
calzado.
- Xxx% en el sector de la distribución de ropa.
- Etc.
2. Casos de responsabilidad civil extracontractual:
- Daños derivados de accidente de tránsito: X%.
- Daños causados por trabajadores o dependientes: XX%.
- Daños causados por animales: XXX%.
3. Conflictos laborales:
- Terminación del contrato de trabajo sin justa causa: Y%.
- Mora en el pago de las obligaciones derivadas del contrato de
trabajo: YY%.
- Indemnización por terminación del contrato de trabajo con justa
causa: YYY%.
4. Conflictos en materia de familia:
- Casos de violencia intrafamiliar: Z%.
- Casos de declaración de existencia de unión marital de hecho y
disolución y liquidación de sociedad patrimonial marital: ZZ%.
- Casos de fijación, aumento, disminución y exoneración de cuota
alimentaria: ZZZ%.
- Etc.
23
4.3. ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA DEL SERVICIO
4.3. Estimación de la demanda del servicio

numeral 3, literal c)
(…)
(…)
c) Estimación de la demanda del servicio: De conformidad con la ubicación del centro
y la tipología del conflicto la entidad interesada deberá presentar un análisis de la
relación oferta-demanda de los conflictos que se presentan y las alternativas para
su solución (justicia formal e informal) con el fin de establecer una proyección de los
casos que se espera atender”.
4.3.1 ¿Qué es la estimación de la demanda del servicio?

Es el resultado del análisis de la relación oferta – demanda de los conflictos
que se presentan y las alternativas para su solución (justicia formal e informal),
que se establece teniendo en cuenta:
(i) la ubicación del Centro (área de influencia y población objeto) y
(ii) la tipología del conflicto (tipos de conflictos y necesidades específicas en
materia de resolución de conflictos).
4.3.2. ¿Para qué hacer la estimación de la demanda del servicio?
Con base en la estimación de la demanda del servicio debe establecerse
una proyección de los casos que se espera atender.
4.3.3. ¿Qué se entiende por demanda?
La demanda es un concepto eminentemente económico, según el
Diccionario de la Real Academia de la Lengua significa la “cuantía global de las
compras de bienes y servicios realizados o previstos por una colectividad”. En
lo que nos interesa, es la referencia a la necesidad de la prestación del servicio
dirigido a la solución de conflictos que requiere la población objeto.
Por esto, es importante determinar en la población objeto:
(i) Niveles de acceso a la solución de los conflictos.
(ii) Grados de satisfacción en la solución de los conflictos, judicial o
extrajudicialmente.
4.3.4. ¿Qué se entiende por oferta?
La oferta es el “conjunto de bienes o mercancías que se presentan en el
mercado con un precio concreto y en un momento determinado”3, en lo que
3
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (RAE), Versión Electrónica (Vigésima Segunda edición), Espasa Calpe S.A.,
2003.
24
nos interesa, el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje ofrece el servicio de

acceso a la administración de justicia a través de los mecanismos alternativos
de solución de conflictos.
La oferta es la determinación de la capacidad del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje para atender las necesidades específicas en materia de resolución de
conflictos de la población objeto.
Es una estimación de cuántos conflictos y de qué tipo podrán resolverse por
medio del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Ejemplo:
En la hipótesis que estamos trabajando, APECO ha establecido esta
tipología de los conflictos que se presentan en el área de influencia
del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y
Conciliemos”:
“Por materia:
1. Casos de responsabilidad civil contractual:
- Entre distribuidores mayoristas y distribuidores minoristas: X% de
conflictos por incumplimiento del contrato de suministro.
- Entre distribuidores minoristas y consumidores: XX% de conflictos
por incumplimiento de contratos de compraventa.
- Entre consumidores y productores: XXX% de conflictos tienen causa
en los daños causados por los productos defectuosos.
- Etc.
Por sector comercial: De los conflictos anteriores:
- Xx% se presentan en el sector del calzado.
- Xxx% en el sector de la distribución de ropa, etc.
2. Casos de responsabilidad civil extracontractual:
- Daños derivados de accidente de tránsito: X%.
- Daños causados por trabajadores o dependientes: XX%.
- Daños causados por animales: XXX%.
3. Conflictos laborales:
- Terminación del contrato de trabajo sin justa causa: Y%.
- Mora en el pago de las obligaciones derivadas del contrato de
trabajo: YY%.
- Indemnización por terminación del contrato de trabajo con justa
causa: YYY%.
25
4. Conflictos en materia de familia:

- Casos de violencia intrafamiliar: Z%.
disolución y liquidación de sociedad patrimonial marital: ZZ%.
alimentaria: ZZZ%.
Teniendo en cuenta la tipología del conflicto, determine la demanda del

servicio, por ejemplo:
- X% de los conflictos (ítems 1 y 2) corresponden a conflictos en
materia civil y comercial.
- Y% de los conflictos (ítem 3) corresponden a conflictos en materia
laboral.
- Z% de los conflictos (ítem 4) corresponden a conflictos en materia
de familia.
- Respectivamente, cada tipo de conflicto.
Especifique la oferta del servicio respecto de la población objeto.

Importante: No basta con describir detalladamente la demanda y oferta de
justicia, es necesario determinar si existe una verdadera demanda de
los servicios del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por ejemplo,
estableciendo el grado de satisfacción de los usuarios de los actuales operadores
de justicia.
Describa los operadores de justicia dentro del área de influencia del Centro de
Conciliación y/o Arbitraje, por ejemplo:
- Juzgados, identifique:
a. Especialidad.
b. Ubicación.
c. Tipo de conflictos tramitados por año.
d. Estadísticas de gestión.
e. Grado de satisfacción del servicio en los usuarios y las causas de
éstos.
Etc.
- Inspecciones de policía, identifique:
a. Ubicación.
b. Forma de funcionamiento.
26
c. Estadísticas de gestión.
d. Grado de satisfacción del servicio en los usuarios y las causas de
éstos.
- Comisarías de familia, identifique:
a. Ubicación.
b. Tipo de conflictos tramitados por año.
c. Estadísticas de gestión, etc.
éstos.
- Ministerio Público, identifique:
a. Ubicación.
éstos.
- Jueces de Paz, identifique:
a. Ubicación.
éstos.
- Otros Centros de Conciliación y/o Arbitraje, identifique:
a. Ubicación.
éstos.
Una vez determine la demanda (conflictividad) y la oferta del servicio (alternativas

para la solución de los conflictos) que se presentan en la población objeto,
estime la demanda del servicio del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje,
por ejemplo:
Nuestro Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” tiene
proyectado atender doscientos (200) casos mensuales, así:
27
“Por materia:
X% de casos en derecho civil y comercial, relacionados con los siguientes
asuntos:
- Responsabilidad civil contractual: entre distribuidores mayoristas y
distribuidores minoristas: X1% de conflictos por incumplimiento del
contrato de suministro; entre distribuidores minoristas y consumidores:
X2% de conflictos por incumplimiento de contratos de compraventa;
entre consumidores y productores: X3% de conflictos por daños
causados por los productos defectuosos.
- Responsabilidad civil extracontractual: daños derivados de accidente
de tránsito: X4%; daños causados por trabajadores o dependientes:
X5%; y daños causados por animales: X6%.
Y% de casos en materia laboral, principalmente los siguientes asuntos:
- Terminación del contrato de trabajo sin justa causa: Y1%.
- Mora en el pago de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo:
Y2%.
- Indemnización por terminación del contrato de trabajo con justa causa:
Y3%.
Z% de conflictos en materia de familia:
- Casos de violencia intrafamiliar: Z1%.
disolución y liquidación de sociedad patrimonial marital Z2%.
alimentaria Z3%
Recuerde:
Si determina correctamente su área de influencia y su población
objeto (ubicación del Centro), así como las necesidades específicas
de ésta en materia de resolución de conflictos puede asimismo
caracterizar correctamente la tipología del conflicto que se
presenta en la población objeto.
Ubicación del Centro y tipología del conflicto, correctamente
determinados, son la base para estimar la demanda del servicio.
Todo esto con un fin: definir la conveniencia y la oportunidad de
creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
No se invente falsas expectativas, conozca su área para que desde
el principio el Centro comience bien.
28
4.4. Organización Administrativa del Centro

numeral 3, literal d)
(…)
(…)
d) Organización administrativa del centro: Consiste en la estructura funcional del
centro para ofrecer sus servicios, entendida ésta como el personal que desarrollará las
actividades del centro con eficiencia y eficacia, teniendo en cuenta la ubicación del
centro, tipología del conflicto, demanda del servicio, es decir, los factores necesarios
de ingeniería institucional”.
4.4.1. Qué se entiende por organización administrativa del Centro?

Es la estructura funcional con que contará el futuro Centro de Conciliación
y/o Arbitraje para ofrecer sus servicios. Está comprendida por el personal básico
que desarrollará las actividades del futuro Centro con eficiencia y eficacia.
Eficiencia es la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir
un efecto determinado”4. Pregúntese: ¿El futuro Centro de Conciliación y/o
Arbitraje está en capacidad de contar con X funcionarios?
Eficacia es la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”5. En
lo pertinente, pregúntese: ¿El futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje podrá
atender la proyección de casos estimada con X funcionarios?
4.4.2. ¿Cómo determinar la organización administrativa del Centro de
Conciliación y/o Arbitraje?
Para determinar la organización administrativa del futuro Centro de
Conciliación y/o Arbitraje debe tener en cuenta:
- La ubicación del centro.
- La tipología del conflicto.
- La demanda del servicio.
- Factores de ingeniería institucional.
Piense en la proyección de los casos que desea atender (estimación de la
demanda del servicio) y con base en esto planee un organigrama, determine
un personal básico, requisitos (perfil) y funciones de este personal básico.
4
Diccionario RAE, Op. Cit.
5
Ibídem.
29
4.4. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CENTRO
Ejemplo:
Nuestro Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”
proyectó atender doscientos (200) casos mensuales. Para cumplir esta
proyección con eficiencia y eficacia, en primer lugar, debe determinarse
cuántos funcionarios está en capacidad de tener el Centro (supongamos
un básico de 8 funcionarios administrativos, independientemente de la
lista de conciliadores y/o árbitros) y, en segundo lugar, debe establecerse
si con esta planta básica está en capacidad de atender la demanda del
servicio.
1 Director.
1 Secretario General.
1 Asistente contable.
1 Recepcionista.
1 Mensajero.
1 Asesor Jurídico.
1 Asesor Social.
1 Asesor de mercadeo.
Recuerde:
Si determina correctamente su área de influencia y su población
objeto (ubicación del Centro), así como las necesidades específicas
de ésta en materia de resolución de conflictos puede determinar bien
la tipología del conflicto que se presenta en la población objeto.
Ubicación del Centro y tipología del conflicto, correctamente
determinados, le permitirán estimar correctamente la demanda del
servicio.
30
4.5. Estrategia de divulgación

numeral 3, literal e)
(…)
(…)
e) Estrategia de divulgación: El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con
una estrategia de divulgación de los servicios que prestará (conciliación, asesorías,
capacitaciones, etc.) a la población objeto teniendo en cuenta los resultados de la
investigación de ubicación del centro, tipología del conflicto y demanda del servicio”.
4.5.1 ¿Qué es la estrategia de divulgación?

Es un plan de comunicación de los servicios que el Centro de Conciliación
y/o Arbitraje prestará a la población objeto.
Una estrategia es un conjunto de reglas que aseguran una decisión óptima en
cada momento de un proceso regulable6.
El proceso regulable que nos interesa: la divulgación del Centro de Conciliación
y/o Arbitraje y de los servicios que prestará.
Lo que debe definirse en la estrategia de divulgación es el conjunto de reglas
que asegurarán que la población objeto conocerá el Centro de Conciliación
y/o Arbitraje y los servicios que prestará.
4.5.2. ¿Qué debe tenerse en cuenta para elaborar la estrategia de
divulgación?
Para elaborar la estrategia de divulgación deben tenerse en cuenta
los resultados de la investigación sobre la ubicación del centro, tipología del
conflicto y demanda del servicio.
El Centro de Conciliación y/o Arbitraje, en últimas, debe funcionar como una
empresa; y para asegurar el funcionamiento de una empresa es necesario darse
a conocer. Para esto, debe concretarse un plan de divulgación con el fin de que
la población objeto pueda conocer la existencia del Centro y los servicios que
presta.
Primero: Realice un análisis interno y externo de la situación de la empresa.
Puede emplear el método DOFA, así:
Establezca:
Debilidades internas.
6
Cfr. Diccionario RAE, Op. Cit.
31
4.5. ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN
Oportunidades del entorno.

Fortalezas internas.
Amenazas del entorno.
La determinación de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas
permite establecer el diagnóstico, tanto estático (estado actual) como dinámico
(capacidad, potencialidades), del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Con base en el diagnóstico (estático y dinámico) plantee objetivos a alcanzar
a corto, mediano y largo plazo.
Segundo: Identifique las acciones a seguir para alcanzar los objetivos fijados.
El plan de acción contiene tareas inmediatas tanto para el Centro como para
cada una de sus dependencias.
Para determinar el plan de acción:
- Haga una definición global del mercado.
- Identifique las oportunidades que ofrece el mercado (áreas atractivas para
la acción mercadológica, ventajas competitivas).
- Distribuya el mercado en segmentos o grupos de consumidores (para
esto identifique las necesidades, características y conducta similares que
requieren productos, servicios o mezclas de mercado7 determinados).
- Seleccione los segmentos o grupos de consumidores más prometedores
u objetivos.
- Determine una posición para sus productos y servicios, es decir, ubíquelo
respecto a los productos de la competencia.
- Desarrolle una mezcla de mercado adecuada.
Tercero: Defina los recursos necesarios para desarrollar las acciones.
Los pasos anteriores arrojan una estrategia ideal.
Cuarto: Someta la estrategia ideal a un análisis competitivo, es decir, tenga en
cuenta a sus competidores, así:
- Recoja datos sobre ellos, identifique su estrategia actual, capacidades,
objetivos, misión y visión.
- Identifique el perfil de su competidor: características, modos de
comportamiento, predicciones acerca de las estrategias futuras de su
competidor.
- Simule cómo ocurriría en el futuro una secuencia de acciones y reacciones
competitivas desencadenada por la acción del Centro.
Quinto: Tome una decisión estratégica, es decir, determine el momento a partir
del cual implementar las acciones del Centro.
7
La mezcla de mercado resulta de la combinación de las variables: producto, precio, promoción y distribución.
32
La orientación de la estrategia de divulgación debe establecerse teniendo

en cuenta las características de los servicios ofrecidos, las necesidades de la
población objeto, la evolución, el impacto esperado, etc.
En la estrategia de divulgación puede echar mano, entre otros, de los siguientes
medios:
- Creación de redes institucionales de cooperación con entidades de
atención a ciudadanos, universidades, etc.
- Creación de páginas web que den cuenta de la existencia del centro y la
gama de servicios ofrecidos.
- Publicaciones: volantes, avisos de prensa, boletines electrónicos, avisos
de radio, etc.
Recuerde:
1. Establezca: Debilidades internas, Oportunidades del entorno,
Fortalezas internas y Amenazas del entorno. Plantee
objetivos.
2. Identifique las acciones a seguir.
3. Defina los recursos necesarios para desarrollar las acciones.
Defina una estrategia ideal.
4. Someta la estrategia ideal a un análisis competitivo.
5. Tome una decisión estratégica.
4.6. Sistema de evaluación y seguimiento

numeral 3, literal f)
(…)
(…)
f) Sistema de evaluación y seguimiento: El centro de conciliación y/o arbitraje
deberá contar con un proyecto de evaluación y seguimiento a los servicios que
presta a la comunidad el cual incluirá indicadores de gestión, grados de satisfacción,
cumplimiento de acuerdos, atención de quejas y reclamos, procedimiento para la
atención en los casos de incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto,
y mapa de riesgos”.
33
4.6.1. ¿Sistema de evaluación y seguimiento de qué?

De los servicios que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje prestará a la
comunidad.
4.6.2. ¿Qué debe contener el sistema de evaluación y seguimiento?
Como mínimo, el sistema de evaluación y seguimiento debe comprender:
indicadores de gestión, grados de satisfacción, cumplimiento de acuerdos,
atención de quejas y reclamos, procedimiento para la atención en los casos de
incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto, mapa de riesgos,
etc.
- Indicadores de gestión: basados en fórmulas concretas, verificables.
Si bastara un pleonasmo, por indicador se entiende aquello que indica o sirve

para indicar8, sin embargo, es necesario ir más allá. Por indicador se entiende
un parámetro (unidad de medida) resultante de la relación entre dos (2) o más
variables que permite establecer si las metas fijadas se están cumpliendo.
En cada indicador especifique: (i) definición y (ii) variables. En la definición es
fundamental especificar las metas.
¡Construyamos un indicador!
Indicador de eficiencia de la conciliación (EF)
Definición.- Proporción de casos atendidos que llegaron a acuerdo
total sin reincidencia en el conflicto.
Variables.- Número de casos atendidos que llegaron a acuerdo total
sin reincidencia en el conflicto (CAE = Casos atendidos exitosos),
sobre número de casos atendidos anualmente (CAA).
No. CAE
EF = -----------------
No. CAA
A manera de ejemplo:
1. Indicadores de oferta:
1.1. Oferta neta del servicio de conciliación y/o arbitraje.
1.2. Oferta de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje.
1.3. Tarifa promedio del servicio de conciliación y/o arbitraje.
8
34
2. Indicadores de demanda:
2.1. Demanda neta del servicio de conciliación y/o arbitraje.
2.2. Demanda efectiva de los centros de conciliación y/o arbitraje.
3. Indicadores de cruce oferta – demanda:
3.1. Casos de éxito total del proceso de conciliación y/o arbitraje.
3.2. Casos fallidos, discriminando las causas de las fallas.
4. Indicadores generales:
4.1. Balance servicio de Conciliación y/o Arbitraje.
- Grados de satisfacción, medidos cuantitativa y cualitativamente a través

de encuestas, comparación con los resultados de la medición de quejas y
reclamos.
Los grados de satisfacción son, palabra más palabras menos, otro indicador,
cuyo objeto es medir el nivel de conformidad del usuario respecto del servicio
prestado por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Para determinarlo se pueden aplicar encuestas aleatorias dirigidas a los usuarios
directos del servicio, con el fin de medir la calidad del mismo.
Por ejemplo:
1. ¿Ha sido usted usuario del servicio prestado por el Centro de
Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”?, ¿cómo?
En una escala de 0 a 5, donde 0 es absolutamente malo y 5 es muy
bueno, califique los siguientes aspectos del servicio prestado por el
Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”:
Aspectos del servicio 0 1 2 3 4 5

Atención hacia el usuario
Diligencia en los trámites
Asesoría adecuada en los
trámites
Calidad de las instalaciones
Calidad del servicio prestado
Profesionalismo del
conciliador
Efectividad del trámite
conciliatorio
35
Observaciones o críticas:
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_______________________________________.
- Atención de quejas y reclamos, por ejemplo, mediante buzones de

quejas y reclamos, líneas de atención al cliente, etc.
En gestión administrativa, la diferencia entre queja y reclamo es muy sutil, por la
primera (queja) se entiende la que va dirigida contra una persona determinada,
que para el caso debe ser un funcionario del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje, de lo contrario no representa ningún interés para el Centro; mientras
que por reclamo se entiende aquel que va dirigido contra un proceso,
independientemente de que se origine en un trámite o no, la diferencia está en
el objeto de la reclamación.
Por tanto, debe medirse el servicio también en relación con la atención de las
quejas y reclamos. Para esto, lo primero que debe hacerse es medir la cantidad
de quejas y reclamos presentados.
Por ejemplo:
Respecto del servicio del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos
y Conciliemos” se han presentado el semestre anterior:
X% de quejas, de las cuales: X1% se refiere a la calidad en la atención,
X2% a la diligencia de los funcionarios, etcétera.
Y% de reclamos, de los cuales: Y1% se refiere a la asesoría adecuada
en los trámites; Y2% a la calidad de las instalaciones; Y3% a la calidad
del servicio prestado; Y4% al profesionalismo del conciliador y Y5% a la
efectividad del trámite conciliatorio.
Obsérvese que el sistema de medición de quejas y reclamos, en el ejemplo
presentado, está íntimamente relacionado con los factores que indican, a su
vez, los grados de satisfacción. No necesariamente debe ser así, lo que sí debe
tenerse claro es que las quejas son dirigidas contra las personas, mientras que
los reclamos se hacen contra los procesos de la entidad.
- Cumplimiento de acuerdos, a través de un seguimiento sobre el
cumplimiento de los acuerdos.
La prestación del servicio de Conciliación no se agota en la posibilidad de
realizar la audiencia, va más allá, precisamente porque implica una oferta de
administración de justicia, debe establecerse qué pasa con el conflicto en
una etapa que podríamos denominar postconflicto, entendiendo por tal aquel
momento posterior a la celebración de la audiencia.
36
Para medir el cumplimiento de acuerdos puede emplearse, igualmente, una

encuesta de medición del cumplimiento de acuerdos.
Por ejemplo:
Encuesta de medición del cumplimiento de acuerdos
Fecha de la conciliación: _______________.
Fecha de la realización de la encuesta: _______________.
Nivel de cumplimiento del acuerdo: El acuerdo de conciliación a que
llegó se cumplió: SÍ ____ /NO ____ / PARCIALMENTE ____.
Si a la pregunta anterior respondió NO o PARCIALMENTE, indique el
punto del acuerdo no cumplido y las causas:
_______________________________________________________
Observaciones o críticas:
_______________________________________________________
_______________________________________________________
- Procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de

los acuerdos o reincidencia del conflicto, por ejemplo, mediante planes
de contingencia para el caso de los acuerdos incumplidos o ineficaces.
Se dijo anteriormente que la tarea del Centro de Conciliación no se agota con la
práctica de la audiencia, va más allá y es necesario que así sea, porque implica
oferta de administración de justicia. Así las cosas, es importante establecer
cómo se procederá en casos de incumplimiento del acuerdo o reincidencia del
conflicto.
Por ejemplo, puede ser útil:
Teniendo en cuenta que la información sobre el incumplimiento del
acuerdo y la reincidencia del conflicto puede originarse en la aplicación
de una de las anteriores encuestas, lo primero que convendría hacer es
establecer la posibilidad de que, con base en el resultado de la encuesta,
se inicie un proceso tendiente a salvar el acuerdo de conciliación y
establecer un procedimiento dirigido a ese fin, así:
1. Con base en la información resultante de la encuesta, el funcionario
del Centro debe presentar un “Informe de Incumplimiento de Acuerdo
Conciliatorio”.
2. Prever la posibilidad de que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje cite a
las partes para intentar salvar el Acuerdo, reforzándolo o sustituyéndolo.
37
3. Informar debidamente a las partes sobre su derecho de acudir a la

jurisdicción ante el incumplimiento del Acuerdo de Conciliación.
- Mapa de riesgos. En el mapa de riesgos especifique:

1. Tipo de riesgo.
2. Descripción del riesgo.
3. Consecuencias de la realización del riesgo.
4. Estrategias de solución. Éstas pueden ser preventivas o correctivas, si
tienen por objeto prevenir la realización del riesgo identificado o corregir
los efectos de un riesgo realizado.
El mapa de riesgos es una herramienta de planeación que permite direccionar
los esfuerzos del Centro de Conciliación y/o Arbitraje a situaciones especiales
de alerta. El riesgo es inherente al desarrollo de toda actividad, máxime de las
humanas, sin embargo, es conveniente tener en cuenta que en esta materia el
riesgo no solamente es para el que desarrolla la actividad, es decir, no sólo es
del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, sino que puede llegar a afectar inclusive
el nivel de acceso efectivo a la justicia, por la especial importancia de prestar el
servicio de conciliación.
Estrategias de solución
Riesgo Descripción Consecuencias Preventivas Correctivas
Disminución Las Cambio de - Informar a - Trasladar
de la demanda características los índices de la población el Centro de
de conciliación de la población conflictividad, objeto, mediante Conciliación y/o
en el área de objeto, como las por ende, de estrategias de Arbitraje, previo
influencia. de todo grupo la demanda comunicación cumplimiento de
humano, tienen del servicio de eficiente, los las exigencias
a cambiar. Conciliación, servicios que legales al
arriesgando la presta el Centro. respecto.
sostenibilidad - Prever la
financiera del posibilidad
Centro. de hacer
recortes de la
organización
administrativa
del Centro de
Conciliación y/o
Arbitraje.
38
Fracaso Las partes - Bajo índice de Capacitación Que el

del intento no están conciliaciones constante a diagnóstico,
conciliatorio interesadas logradas. conciliadores con base en los
en aplicar la - Desmotivación para afrontar indicadores,
conciliación de los este tipo de grados de
como medio Conciliadores actitudes de las satisfacción
para solucionar y/o funcionarios partes. y atención
su conflicto. del Centro. - Información de quejas y
al público en reclamos, sea
- Baja de la
general sobre la permanente,
demanda del
importancia y para poder
servicio.
los beneficios de determinar así
los mecanismos las causas de
alternativos las audiencias
de solución de fallidas.
conflictos, en Establecidas las
especial, de la causas, tomar
conciliación. correctivos,
en cuanto a
formación de los
conciliadores,
logística, etc.
Orientación Los programas - Indebida - Establecer - Rediseñar
errónea de las de capacitación atención de las criterios claros, el programa
necesidades de diseñados e audiencias. genéricos y de educación
capacitación implementados - Baja en la comparativos continuada, para
no son efectivos calidad de que permitan ajustarlo a las
ni funcionales atención del identificar las necesidades.
al Centro de usuario del necesidades de
Conciliación y/o servicio. capacitación.
Arbitraje
Etc. Etc. Etc. Etc. Etc.
Etc. Etc. Etc. Etc. Etc.
Recuerde:
Para diseñar el sistema de evaluación y seguimiento de los servicios
que prestará a la comunidad el Centro de Conciliación y/o Arbitraje,
como mínimo deberá contener: indicadores de gestión, grados de
satisfacción, cumplimiento de acuerdos, atención de quejas y reclamos,
procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de los
acuerdos o reincidencia del conflicto, mapa de riesgos, etc.
39
6.2. ¿PARA QUÉ UN PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUADA?
6. PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUADA

numeral 3, literal g)
(…)
(…)
g) Programa de educación continuada: el centro de conciliación y/o arbitraje deberá
contar con un programa de educación continuada entendido como la capacitación
interna (funcionarios del centro) en mecanismos alternativos de solución de conflictos
y gerencia de recursos. Con la realización de este tipo de actividades, se busca que las
personas vinculadas al centro cuenten con un mecanismo de actualización constante
sobre la materia de competencia”.
6.1. ¿Qué es el programa de educación continuada?

Es la capacitación interna, es decir, la capacitación de los funcionarios
del Centro de Conciliación y/o Arbitraje en dos materias, por lo mínimo: (i)
mecanismos alternativos de solución de conflictos y (ii) gerencia de recursos.
6.2. ¿Para qué un programa de educación continuada?

Dada la importancia de los servicios que presta el Centro de Conciliación
y/o Arbitraje, es necesario que los funcionarios del Centro estén en actualización
constante sobre la materia de su competencia.
¡IMPORTANTE!
El programa de educación continuada (PEC) se refiere a la capacitación de los
funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, NO a las posibilidades
de formación y capacitación a conciliadores, que les otorga el título de tales.
Las entidades interesadas en formar y capacitar conciliadores deben solicitar
el aval del Ministerio del Interior y de Justicia y cumplir con los requisitos
establecidos en la Resolución 1399 de 2003 del mismo Ministerio, y si es un
Centro de Conciliación y/o Arbitraje el interesado en obtener este aval, deben
tener por lo menos dos años de existencia y probar que permanentemente
realizan audiencias de conciliación.
40
Por ejemplo:
El Programa de Educación Continuada del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” será:
1. Áreas de capacitación:
1.1. Área jurídica y técnica social. Objetivo: actualizar y fortalecer los
conocimientos jurídicos en mecanismos alternativos de solución de
conflictos, especialmente en conciliación y/o arbitraje.
1.2. Área administrativa y financiera. Objetivo: actualizar y fortalecer
los conocimientos y las habilidades técnicas y operativas relativas
a la administración del Centro: diseño de sistemas de medición
(indicadores, grados de satisfacción, etc.) e interpretación de sus
resultados; técnicas de administración, entre otras.
1.3. Área de divulgación y mercadeo. Objetivo: actualizar y fortalecer los
conocimientos teóricos y prácticos sobre determinación de canales
de difusión, estrategias de divulgación y de mercadeo, entre otras.
2.Sujetos de capacitación:
2.1. Conciliadores del Centro de Conciliación y/o Arbitraje: preferentemente
en el área 1.1. (área jurídica y técnica social).
2.2. Director del Centro de Conciliación: capacitación en las tres áreas: 1.1.
(área jurídica y técnica social), 1.2. (área administrativa y financiera) y
1.3. (área de divulgación y mercadeo).
2.3. Personal administrativo del Centro de Conciliación y/o Arbitraje:
preferentemente en área 1.2. (Administrativa y financiera).
3. Plazos:
Como mínimo, una (1) capacitación anual, y las demás cuando sea
necesario, por ejemplo, por cambio legislativo o porque el sistema de
medición de las actividades del Centro da como resultado bajo nivel de
capacitación de los conciliadores en X rama del Derecho.
4. Recursos:
En primer lugar se podrá acudir al recurso humano y financiero del
Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por ejemplo, si algún funcionario
del Centro es experto en X tema y está dispuesto a colaborar, el Centro
se valdrá de sus servicios preferentemente.
Si el recurso humano del Centro de Conciliación y/o Arbitraje no es
suficiente para implementar la capacitación en el área requerida, contratar
los servicios de capacitación con Universidades o Centro de Educación
Formal y No Formal, con cargo a los recursos financieros del Centro de
Conciliación y/o Arbitraje.
41
7. RECURSOS LOGÍSTICOS Y FÍSICOS
5. Responsables:
El Director del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y el Jefe del Área
respectiva.
6. Modalidades:
El Centro de Conciliación y/o Arbitraje implementará cualquiera de las
siguientes modalidades, según la necesidad de capacitación: foros,
mesas de trabajo, conversatorio, talleres, conferencias, diplomados,
cursos en Universidades, etc.
7. Temas:
De acuerdo con las necesidades de capacitación, los temas serán definidos
por el equipo responsable de ésta, teniendo en cuenta los objetivos de
cada área de capacitación.
Recuerde:
El programa de educación continuada es la capacitación interna, es
decir, la capacitación de los funcionarios del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje en:
(i) Mecanismos alternativos de solución de conflictos y
(ii) Gerencia de recursos.
7. RECURSOS LOGÍSTICOS Y FÍSICOS

numeral 3, literal h)
(…)
(…)
h) Recursos logísticos y físicos: La persona interesada deberá demostrar que cuenta
con los recursos logísticos, físicos necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los
servicios planeados o presentar un proyecto [sic] factibilidad para la consecución de
los mismos”
42
7.1. ¿Qué son recursos logísticos?

Por recursos logísticos se entiende el “conjunto de medios y métodos
necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o un
servicio…”9.
7.2. ¿Qué son recursos físicos?

Es el conjunto de medios para llevar a cabo una determinada actividad.
Si bien la diferencia entre recursos logísticos y físicos es bastante sutil, el aspecto
fundamental es que los recursos logísticos tienen una relación más estrecha
con la especialidad del servicio a prestar, mientras que los recursos físicos son
instalaciones mínimas necesarias para desarrollar la actividad. Pero, ni los unos
(recursos logísticos) ni los otros (recursos físicos) son independientes de la
actividad que prestará el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Es así como el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje, como toda institución,
debe disponer, para el desarrollo de sus actividades, de instalaciones (oficinas,
edificios, etc.), estacionamientos, equipos, papelería, archivo, etc., en condiciones
de calidad, salubridad, seguridad y preservación del medio ambiente.
La determinación de los recursos físicos y logísticos necesarios está
estrechamente ligada con los requisitos anteriores (ubicación del centro, la
tipología del conflicto, la estimación de la demanda del servicio, la organización
administrativa del centro, el sistema de evaluación y seguimiento y el programa
de educación continuada).
Las instalaciones y equipos deben mantenerse en condiciones óptimas de
servicio y debe preverse la orientación sobre la ubicación y utilización de éstos.
Por otro lado, debe tenerse en cuenta la normatividad sobre salidas de emergencia
y accesos para personas con grados de capacidad distinta al común de las
personas, en los lugares donde esto sea necesario; por ejemplo, los dispuestos
en la Ley 361 del 7 de febrero de 1997, sobre mecanismos de integración social
de las personas con limitaciones, relativos a la existencia de rampas de acceso
y ascensores de acuerdo con la ubicación, al acceso de perros lazarillo o perros
guías, etc.
A manera de ejemplo, el Centro de Conciliación y/o Arbitraje
“Negociemos y Conciliemos” cuenta con los siguientes:
Recursos físicos:
- Oficinas con extensión de trescientos metros cuadrados (300 m2),
ubicadas sobre tres pisos del edificio X, que cuenta con: i. Oficinas
independientes para el Director del Centro de Conciliación y/o Arbitraje,
para el Secretario General, para el Asistente contable, para el Asesor
9
Diccionario RAE, Op. Cit.
43
7.3 RECURSOS FINANCIEROS
Jurídico, para el Asesor Social y para el Asesor de mercadeo, ii. Puestos

de trabajo para la recepcionista y para el mensajero, iii. Una zona de
recepción y de espera para el público, iv. Una zona para archivos, v.
Baños públicos y privados, vi. Salón de conferencias, vii. Una zona
verde, viii. Una zona de servicios varios y, lo más importante, X salas
de conciliación.
Recursos logísticos:
- Ocho (8) computadores, uno para cada oficina, inclusive el puesto
para recepción.
- Ocho (8) escritorios, con sus lugares auxiliares y sillas de trabajo.
- X (x) mesas redondas y X (x) juegos de x sillas para las salas de
conciliación, y X mesas y escritorios para contingencias.
- Video beam y computador portátil en el salón de conferencias.
Etc.
¡IMPORTANTE!
SEA DESCRIPTIVO, haga un inventario. Para esto, tenga en cuenta los demás
aspectos que caracterizan el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
NO ES IMPRESCINDIBLE estar en posesión de los recursos físicos y logísticos
al momento de solicitar la autorización, pues, puede cumplirse con este requisito
formulando un plan coherente y efectivo de adquisición de éstos.
Recuerde:
Demuestre que cuenta con los recursos logísticos y físicos
necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios
planeados o presente un proyecto de factibilidad para la
consecución de los mismos.
7.3 Recursos Financieros

numeral 3, literal i)
44

(…)

(…)
i) Recursos financieros: La persona interesada deberá demostrar que cuenta con los
recursos financieros necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios
planeados o presentar un proyecto factibilidad para la consecución de los mismos.
Para esto deberá aportar un informe en el cual se relacionen las fuentes de financiación
que tendrá el centro, así como sus ingresos y egresos. Dichos recursos deben garantizar
la sostenibilidad y crecimiento del centro”.
7.4. ¿Qué son recursos financieros?

Los recursos financieros hacen referencia a los recursos monetarios, o
su equivalente, necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios
planeados.
¿Deben tenerse estos recursos al momento de presentar la solicitud de
autorización?
NO necesariamente, pues puede también presentarse un proyecto de factibilidad
para la consecución de los recursos financieros.
¿Cómo probar que se cuenta con los recursos financieros requeridos?
Debe presentarse un informe en el que se especifique:
- Las fuentes de financiación del futuro Centro de Conciliación y/o
Arbitraje.
- Los ingresos del Centro.
- Los egresos del Centro.
7.5. ¿Para qué el informe sobre fuentes de financiación, ingresos y

egresos del Centro?
Para la sostenibilidad y crecimiento del futuro Centro de Conciliación
y/o Arbitraje.
¡IMPORTANTE!
NO TODOS LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN NI TODOS LOS
CONCILIADORES están autorizados a cobrar tarifas por el servicio que
prestan, y este tema de los recursos financieros está íntimamente ligado con el
financiamiento del Centro de Conciliación y/o Arbitraje con base en el recaudo
por concepto de tarifas.
45
7.5. ¿PARA QUÉ EL INFORME SOBRE FUENTES DE FINANCIACIÓN, INGRESOS Y EGRESOS DEL
CENTRO?
Únicamente están autorizados a cobrar tarifas por el servicio de conciliación

que prestan:
i. Los Centros de Conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro
y
ii. Los conciliadores abogados inscritos en los Centros de Conciliación de
las personas jurídicas sin ánimo de lucro.
Estos Centros de Conciliación SÍ pueden tener como base para su

financiamiento el recaudo por concepto de las tarifas aplicadas a
la prestación del servicio de conciliación
Por el contrario:
i. Los Centros de Conciliación de las entidades públicas,
ii. Los Centros de Conciliación de los Consultorios Jurídicos de las Facultades
de Derecho
iii. Los conciliadores abogados, estudiantes y judicantes, inscritos en los
Centros de Conciliación de las entidades públicas y de las Facultades de
Derecho y
iv. Los funcionarios públicos facultados y autorizados para conciliar deben
adelantar el trámite conciliatorio de manera gratuita; en todo caso, les
está expresamente prohibido por el artículo 4 de la Ley 640 de 2001
cobrar por los servicios de conciliación que prestan, así como trasladar
cualquier carga o costo económico por este concepto a sus usuarios.
Entonces, estos Centros no pueden asegurar su viabilidad financiera con
base en el producto del recaudo de tarifas, dependen en todo caso de la
entidad pública o de la Facultad de Derecho de la Universidad que los creó. Esto
quiere decir que los recursos financieros de estos Centros de Conciliación
dependen del presupuesto de la entidad de la cual emanaron.
¡IMPORTANTE!
Es importante tener en cuenta que también están habilitados para solicitar

la autorización para la creación de Centros de Conciliación y/o Arbitraje las
Facultades de Ciencias Humanas y Sociales.
Para determinar los recursos financieros con base en los cuales funcionará
el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, conviene tener en cuenta el
presupuesto estimado de gastos del Centro.
Hipótesis 1. Centros de Conciliación autorizados a cobrar tarifas por
la prestación del servicio:
46
Presupuesto anual del Centro de Conciliación y/o Arbitraje

Concepto Cantidad Valor mensual Total año

Personal X X X
Gastos Y Y Y
arrendamiento
oficinas
Costos Z Z Z
tributarios de la
operación del
Centro
Total XYZ XYZ XYZ
Estimado de recaudo por concepto de tarifas (Para los Centros de

Conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro): En nuestro
ejemplo, el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y
Conciliemos” estimó su demanda de servicio así:
- X% de los conflictos (ítems 1 y 2) corresponden a conflictos en
materia civil y comercial.
- Y% de los conflictos (ítem 3) corresponden a conflictos en materia
laboral.
- Z% de los conflictos (ítem 4) corresponden a conflictos en materia
de familia.
Por concepto de tarifas de este demanda de servicio, el Centro de

Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” proyecta recaudar
la suma de X (dentro de los límites previstos en el Decreto XX de XX.
Ver Anexo No. 1 “MODELO DE REGLAMENTO PARA CENTROS DE
CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE”).
En nuestro ejemplo, la Asociación de Pequeños Comerciantes del
Suroccidente de Bogotá, “APECO”, que es la entidad sin ánimo de
lucro interesada en la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje
“Negociemos y Conciliemos”, garantizará la suma de Y anual, o
mensual.
Entonces, X (recaudo de tarifas) más Y (presupuesto destinado por la
persona jurídica sin ánimo de lucro) igual a XY (presupuesto estimado),
que en todo caso es superior al total del estimativo de gastos del Centro
de Conciliación y/o Arbitraje XYZ. Esto para garantizar la viabilidad
financiera del Centro.
47
7.5. ¿PARA QUÉ EL INFORME SOBRE FUENTES DE FINANCIACIÓN, INGRESOS Y EGRESOS DEL
CENTRO?
Adicionalmente, deben preverse ingresos por otros conceptos, por

ejemplo, por concepto de capacitación, si el Centro de Conciliación y/o
Arbitraje solicitará o ya tiene el aval del Ministerio del Interior y de Justicia
(Resolución 1399 de 2003).
Hipótesis 2. Centros de Conciliación NO autorizados a cobrar tarifas por
la prestación del servicio (Centros de Conciliación de entidades públicas
y de los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho):
Presupuesto anual del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos
y Conciliemos”:
Concepto Cantidad Valor mensual Total año

Personal X X X
Gastos
arrendamiento Y Y Y
oficinas
Costos
tributarios de
Z Z Z
la operación
del Centro
Total XYZ XYZ XYZ
Este tipo de Centros de Conciliación NO puede cobrar tarifas por

concepto de la prestación del servicio de conciliación, luego este rubro
no puede formar parte del estimativo de recursos financieros disponibles
para el funcionamiento del Centro.
Es decir, para los Centros de Conciliación de las entidades públicas
la provisión de los recursos financieros depende del presupuesto de
aquellas, y recuérdese que éste no puede ser comprometido sino cuando
se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal, salvo que
se comprometan vigencias futuras debidamente (Téngase en cuenta
lo dispuesto por el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Decreto 111 de
1996).
Por otro lado, en cuanto a los Centros de Conciliación de los Consultorios
Jurídicos de las Facultades de Derecho, sean éstas públicas o privadas, la
financiación del Centro de Conciliación depende del presupuesto previsto
para ello por la respectiva Facultad para el Consultorio Jurídico.
48
Recuerde:
(i) Demuestre que cuenta con los recursos financieros necesarios para
prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados, o
(ii) Presente un proyecto factibilidad para la consecución de los mismos.
El informe debe contener: las fuentes de financiación que tendrá el centro,
así como sus ingresos y egresos.
Todo con el fin de garantizar la sostenibilidad y crecimiento del centro.
8. REGLAMENTO INTERNO

numeral 3, literal j)
j) Reglamento interno: el centro de conciliación y/o arbitraje que deberá tener un
reglamento interno que incluya como mínimo: (i) Las políticas y parámetros que
garanticen la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que preste el centro; (ii)
principios del centro; (iii) requisitos, nombramiento y funciones de cada una de la (sic)
personas que hacen parte del centro; (iv) procedimiento de conciliación, arbitraje, entre
otros; (v) forma de reparto de los casos que se soliciten; (vi) causales y procedimiento
de las sanciones a las personas que hacen parte del centro; (vii) código de ética de
las personas que hacen parte del centro; (viii) tarifas de los servicios; (ix) deberes y
obligaciones de las personas que hacen parte del centro”.
8.1. ¿Cuáles son los requisitos mínimos del Reglamento del Centro de
Conciliación y/o Arbitraje?
El Reglamento del Centro de Conciliación y/o Arbitraje deberá contener
los siguientes requisitos, como mínimo:
i. Las políticas y parámetros que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia
de los servicios que preste el centro.
ii. Los principios del Centro.
iii. Los requisitos, nombramiento y funciones de cada una de las personas
que hacen parte del Centro.
iv. El procedimiento de conciliación, arbitraje, entre otros.
v. La forma de reparto de los casos que se soliciten.
vi. Las causales y procedimiento para la imposición de sanciones a las
personas que hacen parte del Centro.
vii. El Código de Ética de las personas que hacen parte del Centro.
49
9. LISTA DE CONCILIADORES
viii. Las tarifas de los servicios.

ix. Los deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del
Centro.
Vea Anexo No. 1 “MODELO DE REGLAMENTO PARA

CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE”.
8.2. Reglamento de arbitraje institucional
Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral

3, literal k)
(…)
(…)
k) Reglamento de arbitraje institucional: El centro que preste el servicio de arbitraje
deberá presentar un procedimiento arbitral institucional el cual debe incluir las tarifas
por los servicios”.
Vea Anexo No. 2 “MODELO DE REGLAMENTO DE

ARBITRAJE INSTITUCIONAL”.
9. LISTA DE CONCILIADORES

3, literal l)
(…)
(…)
l) Lista de conciliadores: el centro deberá contar con una lista oficial de conciliadores
los cuales deberán acreditar su capacitación de conformidad con las normas vigentes
sobre la materia”.
50
9.1. ¿Qué debe acreditarse en este requisito?

El Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe acreditar la capacitación de
los conciliadores de su lista oficial sobre la materia de competencia del Centro.
¡IMPORTANTE!
Según concepto 24957 del 6 de septiembre de 2007 del Ministerio del Interior
y de Justicia “la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de
Conflictos a la cual se refiere la Ley 640 de 2001 no es un título profesional, ni
hace parte de la educación formal de instituciones de educación superior”.
La formación de conciliadores está reglamentada por el Acuerdo 1851 de 2003
proferido por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y
puede ser prestado por las entidades que obtengan el aval del Ministerio del
Interior y de Justicia para ello, según la Resolución 1399 de 2003.
Las entidades avaladas expiden entonces un certificado de capacitación en
conciliación, no un título de conciliador. Por tanto, para acreditar este requisito
es suficiente con aportar copia informal del certificado expedido por la entidad
avalada, y corresponde al Ministerio del Interior y de Justicia verificar si la entidad
tiene el aval y si la certificación ha sido expedida correctamente.
En cuanto a los certificados de formación en mecanismos alternativos de solución
de conflictos, o en conciliación en concreto, expedidos en el extranjero, éstos,
según el Ministerio del Interior y de Justicia en el concepto citado, no requieren
el trámite de convalidación ante el Ministerio de Educación Nacional. Estas
certificaciones, por las especiales características de la formación en conciliación
en Colombia, no son válidas para acreditar la calidad de abogado conciliador
extrajudicial en Derecho.
Los certificados expedidos en el extranjero únicamente sirven para acreditar
experiencia o formación adicional, caso en el cual deben estar apostillados o
legalizados.
10. OTROS MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE

CONFLICTOS

3ª, literal l)
(…)
51
11. PASO 2: ESTUDIO DE LA SOLICITUD POR PARTE DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA.
(…)
ll) Otros mecanismos alternativos de solución de conflictos: los centros que presten
servicios en otros mecanismos alternativos de solución de conflictos diferentes a la
conciliación y el arbitraje deberán cumplir con las normas vigentes sobre la materia y
deberán estar incluidos en el estudio de factibilidad a que se refieren los literales a) a
l) de la presente Resolución”.
¡IMPORTANTE!
Los Centros que presten servicios en mecanismos alternativos de solución de

conflictos diferentes a la Conciliación y/o Arbitraje deberán cumplir con cada
uno de los requisitos anteriores.
Tenga en cuenta que si dentro de los servicios ofrecidos por el Centro se
encuentra la conciliación y el arbitraje, la metodología de factibilidad, con
cada uno de sus componentes, debe realizarse respecto de cada uno de estos
servicios.
Recuerde:
Si la metodología de factibilidad cumple con estos
requisitos, seguramente el Ministerio concederá
la autorización para la creación del Centro de
11. PASO 2: ESTUDIO DE LA SOLICITUD POR PARTE DEL MINISTERIO

DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA.
Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 3

“La Dirección de Acceso a la Justicia del Ministerio del Interior y de Justicia llevará
a cabo el estudio del cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente
Resolución para lo cual procederá de la siguiente manera:
“Una vez radicada en el Ministerio del Interior y de Justicia la solicitud de autorización
de creación del centro de conciliación y/o arbitraje, el Director de Acceso a la Justicia
hará el reparto correspondiente atendiendo a la zonificación de los centros a nivel
nacional.
“El funcionario de la Dirección de Acceso a la Justicia a quien corresponda el estudio
de la solicitud de autorización de creación del centro de conciliación y/o arbitraje
contará con un plazo de sesenta (60) días calendario para presentar un informe en el
cual se indique el cumplimiento o no de los requisitos exigidos.
“Con base en el informe presentado el Ministerio del Interior y de Justicia decidirá
sobre la conveniencia y oportunidad para la autorización de creación del centro de
52
conciliación y/o arbitraje. En este sentido el Ministerio podrá: (i) rechazar la solicitud por
ser inconveniente o inoportuno la autorización de creación de un centro de conciliación
y/o arbitraje en la zona de influencia del mismo. (ii) requerir la modificación, adición
o corrección de algunos de los requisitos exigidos, para lo cual la persona solicitante
tendrá un plazo de treinta (30) días calendario para subsanarlos so pena de archivo
de la diligencia. (iii) autorizar la creación del centro de conciliación y/o arbitraje de
conformidad con la solicitud presentada y sus anexos correspondientes.
“El Ministerio del Interior y de Justicia realizará visitas a los centros de conciliación y/o
arbitraje autorizados dentro de los tres (3) meses calendario siguientes a su autorización
para verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. De lo contrario, el Ministerio
podrá solicitar al centro un informe donde se pruebe el cumplimiento de los requisitos
enunciados”.
12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL CENTRO DE

CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 4:

“El Ministerio del Interior y de Justicia revocará la autorización de creación del centro
de conciliación y/o arbitraje en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Cuando se compruebe que se modificaron los requisitos aprobados en la metodología
de factibilidad presentada sin aprobación previa del Ministerio.
2. Cuando se compruebe que no cumple con los requisitos exigidos para la autorización
de la creación del centro de conciliación y/o arbitraje.
3. Cuando se compruebe que violó alguna norma legal vigente o sus reglamentos”.
Queda claro, entonces, que la metodología de factibilidad debe ser enteramente fiel
a la realidad, de eso depende no sólo la autorización que concede el Ministerio del
Interior y de Justicia para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, sino dos
de las causales de revocatoria de la autorización del Centro, que están íntimamente
relacionadas con las condiciones de la metodología de factibilidad, que fue nuestro
Paso 1.
13. ANEXO NO. 1

MODELO DE REGLAMENTO PARA CENTROS DE CONCILIACIÓN
Y/O ARBITRAJE10
13.1. Declaración constituyente:

“Con el fin de brindar abrigo a la convivencia solidaria entre los
colombianos a quienes se ofrece este servicio, y en procura de crear espacios
para disipar la incertidumbre de los derechos mediante la construcción
10
El presente acápite pretende mostrar un reglamento, lo más completo posible, que contempla la mayoría de las situaciones que se pueden
presentar durante la existencia y operación de un Centro de Conciliación, y, asimismo, determinar su estructura interna.
En todo caso, conviene tener en cuenta que la función de un reglamento interno es desarrollar la Ley y sus decretos reglamentarios en lo
que éstos den vía libre al Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por lo mismo, debe evitarse al máximo que un reglamento sea una reiteración
del contenido de la Ley o de algún decreto reglamentario, precisamente porque si con posterioridad a la expedición del reglamento aquellos
pierden vigencia decae la norma correspondiente del reglamento interno, por otro lado, el reglamento no puede desbordar la ley que es su
base.
53
13.2. CAPÍTULO I - DE LAS POLÍTICAS Y FINALIDADES DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN
Y/O ARBITRAJE
cooperativa de soluciones originadas prioritariamente en la voluntad de las

partes y con su decidido concurso, se funda el Centro de Conciliación y/o
Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”11.
13.2. Capítulo I - De Las Políticas Y Finalidades del Centro de Conciliación

y/o Arbitraje
• ARTÍCULO. Ámbito de aplicación del Reglamento.
Este Reglamento se aplicará a los funcionarios del Centro de Conciliación
y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” y a todos los conciliadores o árbitros
inscritos en este Centro.
• ARTÍCULO. Misión y visión del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
El Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”
tendrá por misión y visión las siguientes:
Misión.- Crear estructuras y modelos para la solución de controversias cuya
nota distintiva sea la participación de las personas involucradas en el conflicto,
de modo que ellos tengan la percepción de que el conflicto les pertenece y que
la solución es la genuina expresión de su voluntad dirigida a la cooperación,
en un ambiente propicio para restaurar la confianza, siempre bajo el horizonte
de que luego de la intervención del conciliador o del árbitro, la situación de las
partes no puede ser peor de como era cuando se procuró el intento, así no haya
sido fértil el trámite conciliatorio.
Visión.- Tomar un lugar en la comunidad y ganar identificación como protagonista
de la vida social para la contribución en el logro de la paz, la convivencia, la
reconstrucción del tejido social y el ejercicio legítimo de los derechos, incluido
el acceso a la justicia como un acto de genuina participación democrática.
• ARTÍCULO. Principios.
Para cumplir con la misión y alcanzar la visión del Centro de Conciliación
y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”, los funcionarios guiarán su conducta
de conformidad con los siguientes principios:
1. Principio de independencia. La libertad y autonomía para actuar en el
ejercicio de sus funciones.
2. Principio de Imparcialidad y Neutralidad. La falta de prevención a favor
o en contra de las partes. Objetividad.
3. Principio de Idoneidad. Aptitud para solucionar una controversia.
4. Principio de Diligencia. Actuación con celeridad y cuidado en todos los
asuntos que con ocasión de la actividad del Centro se le confíen.
5. Principio de Probidad. Integridad y honradez en el obrar.
6. Principio de Discreción. Reserva en sus actuaciones.
10
Según los antecedentes de creación y las proclamas fundacionales de cada entidad se harán las declaraciones de rigor.
54
Estos principios también son aplicables a las partes, sus representantes,

abogados y asesores.
13.3. Capítulo II - de las políticas y parámetros que garanticen la calidad,

eficiencia y eficacia de los servicios que preste el centro de conciliación
y/o arbitraje
• ARTÍCULO. Políticas12.
Son políticas del Centro de Conciliación y/o Arbitraje:
1. Liderar con el ejemplo vivo la transformación de la cultura ciudadana
sobre la forma de solución de los conflictos.
2. Servir de terceros neutrales en la solución de un conflicto.
3. Crear y consolidar la confianza de los usuarios, diagnosticando y
diseñando metodologías flexibles y adaptables para la solución pacífica
de conflictos, reconocidas por la excelencia y la calidad humana.
4. Hacer de cada contacto con las personas transidas por la intensidad de
un conflicto, una oportunidad para la pedagogía de la paz y la tolerancia,
con el respeto debido a la dignidad humana de todos los intervinientes en
la solución de un conflicto.
• ARTÍCULO. Metas13.
Son metas del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y
Conciliemos”:
1. Prestar el servicio público de administración de justicia para asegurar la
paz, la construcción de la convivencia en los valores de la igualdad, la
democracia, el respeto al individuo y la realización de un orden justo.
2. Organizar y promover programas audaces e innovadores que impulsen
las formas alternativas de solución de conflictos.
3. Auspiciar estudios y realizar programas tendientes a la solución extrajudicial
de los conflictos.
4. Coordinar programas permanentes con entidades que desarrollen
actividades afines.
5. Procurar la generación de conocimientos mediante la investigación
desarrollo, apropiación y difusión de metodologías de muy alta calidad,
aplicables a la resolución de conflictos.
6. Educar a las comunidades en el uso de los Centros de Conciliación y/o
Arbitraje, y en otras formas alternativas de administración de justicia.
7. Controlar y evaluar el cumplimiento de sus propios objetivos para
información y mejoramiento de la solución de conflictos.
12
Por políticas se entiende, según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, las “orientaciones o directrices que rigen la
actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado”.
13
La eficacia es el cumplimiento de las metas fijadas, por tanto, es necesario que estos dos temas estén interrelacionados.
55
13.4. CAPÍTULO III - DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CENTRO
8. Integrar esfuerzos y generar espacios de reflexión y concertación entre

entidades afines, así como la necesaria relación con las estructuras
estatales de administración de justicia y los órganos de control.
9. Ampliar el repertorio de servicios de justicia alternativa que puede brindar
el Centro.
10. Instruir a los conciliadores, árbitros, secretarios, peritos y demás personas
vinculadas al Centro acerca de la responsabilidad penal, civil, disciplinaria,
correccional, patrimonial y de otra índole que asumen al ejercitar sus
funciones.
• Artículo. Calidad del servicio.
Son parámetros de calidad del servicio:
1. Promedio de duración de los trámites conciliatorios.
2. Índice de solicitudes de conciliación tramitados, en relación con las
solicitudes presentadas, por semestre.
3. Grado de satisfacción del usuario.
El Director (o el Consejo Directivo, si es del caso) definirán los parámetros
de calidad del servicio prestado por el Centro que consideren pertinentes, de
acuerdo con los sistemas más actuales de medición de gestión de calidad.
El sistema de evaluación y seguimiento se adecuará a los parámetros de calidad
del servicio definidos por las directivas del Centro.
• Artículo. Eficacia de los servicios prestados por el Centro14.
La eficacia en la prestación de los servicios del Centro se medirá en un
rango de cero (0) a uno (1) en relación con el cumplimiento de las metas,
de conformidad con el sistema de evaluación y seguimiento del Centro de
• Artículo. Eficiencia del Centro15.
El Centro de Conciliación y/o Arbitraje dirigirá su actividad a optimizar la
utilización de todos los recursos con que cuenta el Centro en la prestación de
sus servicios, en una relación numérica que tenga como punto de equilibrio el
cero (0), siendo menos uno (- 1) el grado de optimización mínimo y más uno (+
1) el grado máximo de optimización de los recursos.
13.4. Capítulo III - de la organización administrativa del centro

Sección I
De los órganos de dirección
• ARTÍCULO. Del consejo directivo del centro.
El Centro de Conciliación tendrá un Consejo Directivo, que será integrado
14
Este rango debe resultar de la combinación de las variables en la construcción de indicadores de gestión, dentro del sistema de
verificación y seguimiento del Centro.
15
El grado de optimización de los recursos debe resultar de la combinación de las variables en la construcción de indicadores, dentro del
sistema de verificación y seguimiento del Centro.
56
por:
____________________________________________________________
(Este órgano del Centro es a título de ejemplo, no es necesario que todos los
Centros de Conciliación y/o Arbitraje cuenten con un Consejo Directivo. En
caso de que esta figura sea adoptada, es recomendable que los requisitos para
ser miembro del Consejo Directivo del Centro sean los mismos que para ser
miembro de órgano máximo de administración de la entidad que lo crea, por
ejemplo, de la Junta Directiva, y adicionalmente que sea elegido de la misma
manera que los miembros de ésta).
(Según dispongan los reglamentos especiales de la entidad pública, educativa
o sin ánimo de lucro interesada en la Creación del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje).
(Tenga en cuenta que el Consejo Directivo es el órgano máximo de gobierno
del Centro de Conciliación y deberá ser integrado por la más amplia base
democrática)
(En cuanto a las funciones del Consejo Directivo del Centro, serían básicamente
las de garantizar un canal de comunicación entre la entidad que crea el Centro
y éste último, se sugieren:
Son funciones del Consejo Directivo del Centro:
- Dictar el Reglamento Interno del Centro y aprobar las modificaciones a
éste
- Nombrar y remover al Director del Centro.
- Conocer, en última instancia, de los procesos disciplinarios que se
adelanten contra funcionarios del Centro y contra los conciliadores
inscritos en él).
• ARTÍCULO. Del director del centro de conciliación y/o arbitraje.
El Centro de Conciliación contará con un Director, que será designado
por: __________ (según los estatutos de la entidad), bajo cuya dirección y
coordinación estarán todas las funciones encomendadas al Centro, sin perjuicio
de las especialmente deferidas a otras personas u órganos en este reglamento.
Nota: En las entidades sin ánimo de lucro el Director será designado por la
Junta Directiva; tratándose de entidades públicas, la designación será hecha
por el Director de la misma o por la autoridad competente, según el régimen
específico de la institución. En los Consultorios Jurídicos Universitarios, el
Director será nombrado según lo estipulado en el reglamento interno de la
respectiva Facultad.
• ARTÍCULO. Requisitos para ocupar el cargo de Director del Centro
de Conciliación y/o Arbitraje.
El Director del Centro deberá ser abogado titulado de reconocida
experiencia en el manejo de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos
57
13.4. CAPÍTULO III - DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DEL CENTRO
(MASC), por lo menos con tres (3) años de experiencia profesional o judicial y
sin antecedentes penales, disciplinarios o correccionales.
¡IMPORTANTE!
Tenga en cuenta que ni la Ley ni los decretos reglamentarios exigen requisitos
especiales para ser Director de un Centro de Conciliación y/o Arbitraje, no se
requiere ser abogado ni una cantidad determinada de experiencia, ni grados
especiales, etc.
• ARTÍCULO. Funciones del director del centro de conciliación y/o
arbitraje.
Son funciones del Director del Centro de Conciliación, además de las
señaladas en la ley y en otras partes de este reglamento, las siguientes:
1. Velar porque la prestación de los servicios que brinde el Centro de
Conciliación se haga con sujeción a la Constitución, a la ley, y a los
más altos mandatos éticos, con total transparencia, diligencia, cuidado
y responsabilidad, de manera eficiente, ágil y consultando siempre los
dictados de la justicia.
2. Definir y coordinar los programas de difusión, investigación, desarrollo
e interrelación con los distintos estamentos educativos, gremiales y
económicos vinculados a la actividad que despliega el Centro.
3. Coordinar con otros Centros de Conciliación, Universidades y entidades
de educación formal y no formal labores de tipo académico, relacionadas
con difusión y capacitación y cualquier otro programa que resulte de
mutua conveniencia.
4. Diseñar programas de capacitación para conciliadores, árbitros y
secretarios de trámites de arbitraje, de conformidad con los indicativos y
estándares reconocidos, y expedir los correspondientes certificados.
5. Convocar a los aspirantes y administrar las listas de conciliadores, árbitros,
secretarios y peritos, siguiendo los mandatos del Consejo Directivo del
Centro.
6. Designar para cada asunto el conciliador o los árbitros con registro
vigente, tomando en cuenta sólo la necesidad de mantener inmaculada
la función de administrar justicia que por delegación constitucional
ejercen el conciliador y el árbitro, controlando para el efecto la ausencia
de inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos.
7. Llevar la representación externa del Centro de Conciliación y/o Arbitraje
ante las autoridades y los particulares, así como responder por el desvío
de los objetivos y fines de la institución.
8. Enviar periódicamente al Ministerio del Interior y de Justicia (Dirección de
Acceso a la Justicia) los informes que la Ley y sus reglamentos exigen y la
58
información que soliciten en cualquier momento las autoridades.

9. Verificar el desarrollo de las audiencias y el cumplimiento de los deberes de
los conciliadores, árbitros, peritos y secretarios de los trámites arbitrales,
que fueren designados por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje,
elaborando los informes pertinentes y reclamando la responsabilidad
mediante las denuncias a que haya menester.
10. Llevar los registros, protocolos y memorias que exijan la ley, los
reglamentos y las necesidades de cada caso y expedir, a quien lo solicite,
copia auténtica de las actas de conciliación y/o laudos arbitrales, y de las
constancias sobre el fracaso de la realización del trámite surtido entre las
partes.
11. Notificar por un medio seguro al conciliador o al árbitro sobre la
designación.
12. Verificar que los aspirantes a integrar las respectivas listas oficiales de
árbitros, conciliadores, secretarios y peritos cumplan con los requisitos
señalados en la ley y por este reglamento, en especial, la ausencia de
inhabilidades generales, y llevar actualizadas estas listas.
13. Velar por la integridad patrimonial del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje.
14. Las demás que la ley o el reglamento no hayan entregado a otra autoridad
del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
SECCIÓN II
• ARTÍCULO. Del secretario del centro de conciliación.
El Centro de Conciliación tendrá un Secretario designado por el Director
o quien disponga los estatutos de cada institución, el Secretario ejercerá las
siguientes funciones:
1. Recibir y radicar las solicitudes y hojas de vida de los aspirantes a
conciliadores, árbitros, secretarios de trámites arbitrales y peritos. De
ellas, dará curso al Director y al Consejo Directivo del Centro.
2. Recibir y radicar las solicitudes de promoción de los trámites de conciliación
y/o arbitraje, verificando los requisitos necesarios para proseguir la
actuación.
3. Llevar el protocolo y la memoria de los documentos que den cuenta de
los trámites que se adelantan en el Centro de Conciliación.
4. Las demás que la ley, el reglamento o el Director del Centro de Conciliación
le asignen.
• Artículo. Requisitos para ser secretario del centro de conciliación.
Para ser Secretario del Centro de Conciliación se requiere ser abogado
titulado.
59
SECCIÓN III
¡IMPORTANTE!
Ni la Ley ni los decretos reglamentarios exigen requisitos especiales para ser
Secretario de Centros de Conciliación.
• ARTÍCULO. Lista oficial de Secretarios del Centro de Arbitraje.
Podrán ser inscritos como aspirantes a secretarios del Centro de
Conciliación, por un período de ____ (__) años, previa aprobación de (quien
deba resolver sobre las solicitudes de inscripción), quienes cumplan los
siguientes requisitos:
1. Solicitud dirigida al Centro junto con la hoja de vida del peticionario,
acreditando la condición de abogado, en la cual se indique su experiencia
profesional.
2. Haber cursado y aprobado el curso de capacitación en conciliación,
dictado por cualquier Centro de Conciliación y/o Arbitraje o por otra entidad
debidamente autorizada por el Ministerio del Interior y de Justicia.
3. Suscripción de una carta convenio con el Centro de Conciliación y/o
Arbitraje, en virtud de la cual el solicitante contrae el compromiso formal
de realizar su encargo de manera diligente y eficaz, cumpliendo los
reglamentos del Centro y acatando el manual de funciones secretariales
que expida el Centro.
• ARTÍCULO. Incompatibilidad.
Quien ejerza como Secretario del Centro de Conciliación no podrá ejercer
simultáneamente el cargo de Secretario de ningún Tribunal de Arbitramento
que tenga sede en el mismo Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
¡IMPORTANTE!
Este punto tampoco se establece expresamente en la Ley, sin embargo, es
conveniente que el Reglamento Interno del Centro se ocupe de él.
SECCIÓN III
• ARTÍCULO. De los Árbitros y Conciliadores.
Los conciliadores y árbitros designados por el Centro están obligados a
respetar los principios y normas éticas establecidas en el presente reglamento.
En el caso de que el conciliador y/o Árbitro designado por las propias partes
no formare parte de la Lista o Libro Oficial del respectivo Centro, la aceptación
del cargo implicará su sometimiento a los principios y normas éticas de la
institución.
• ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los Conciliadores:
60
¡IMPORTANTE!
Los requisitos para ser conciliador de un Centro de Conciliación de una persona
jurídica sin ánimo de lucro no son los mismos que para ser conciliador de un
Centro de Conciliación de un Consultorio Jurídico de una Facultad de Derecho.
Por otro lado, la ley únicamente exige requisitos especiales para los conciliadores
de Centros de Conciliación de personas jurídicas sin ánimo de lucro, por tanto,
tampoco se requieren estos requisitos para ser conciliador de un Centro de
Conciliación de una Facultad de Ciencias Humanas o Sociales. Adicionalmente,
los requisitos para ser conciliador no son los mismos requisitos que para ser
árbitro. Por esta razón, a continuación encontrará tres ejemplos de artículo:
• ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los conciliadores (para
conciliadores de centros de conciliación de consultorios jurídicos de
facultades de derecho):
Para ser incluido en la lista de conciliadores no se requiere ser abogado
titulado.
También podrán ser conciliadores los egresados de la Facultad de Derecho a
quien se le haya expedido licencia provisional, como judicatura.
• ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los conciliadores (para
conciliadores de centros de conciliación de personas jurídicas sin
ánimo de lucro):
1. Ser abogado titulado.
2. Acreditar capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de
Conflictos avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia16.
3. Haber aprobado la evaluación practicada por el Ministerio del Interior y de
Justicia.
4. Haber solicitado su inscripción en el Centro de Conciliación.
5. No registrar sanciones disciplinarias en el SIRI de la Procuraduría General
de la Nación ni impuestas por el Consejo Superior o los Consejos
Seccionales de la Judicatura.
Los dos últimos requisitos, previstos en los numerales 4 y 5, no los exige la
Ley 640 de 2001 ni sus reglamentos, pero conviene armonizar con el Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002), el Estatuto del ejercicio de la abogacía
(Decreto Ley 196 de 1971) y el Código Disciplinario del Abogado (Ley 1123 de
2007).
• ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los Árbitros:
Para ser incluido en la Lista de Árbitros que lleva la Dirección del Centro
de Conciliación y/o Arbitraje se deben cumplir con los siguientes requisitos:
16
Téngase en cuenta que la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos realizada en el extranjero no es aceptada
por el Ministerio del Interior y de Justicia como suficiente (Concepto 24957 del 6 de septiembre de 2007).
61
SECCIÓN III
1. Presentar la solicitud a la Dirección del Centro de Conciliación y/o

Arbitraje.
2. Presentar la hoja de vida del peticionario acreditando la condición de
abogado, en la que se indique su experiencia profesional, no inferior a dos
(2) años en el área de la especialidad de la rama o las ramas del Derecho
en que pretenda actuar.
3. Tener conocimientos sólidos en arbitramento, y en general sobre
mecanismos alternativos de solución de conflictos, los cuales serán
acreditados por el solicitante.
4. Cumplir con los requisitos que para tal efecto establezca la Ley.
5. Contar con la respectiva aprobación del Consejo Directivo del Centro de
Estas listas tendrán una vigencia máxima de dos (2) años17.
Los árbitros que intervengan en trámites arbitrales en equidad y técnicos no
deben ser abogados, por lo tanto, el requisito previsto en el numeral 2 de este
artículo no les es exigible.
Parágrafo. Una vez verificado por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje
el cumplimiento de los requisitos antes mencionados se procederá a la
presentación del candidato al Consejo Directivo del Centro (de acuerdo con
los reglamentos internos de cada institución). En caso de ser aceptado, el
árbitro quedará sometido de derecho a cumplir los reglamentos del Centro y a
respetar las tarifas establecidas por éste para retribuir la prestación del servicio;
deberá además hacerse parte de las actividades desarrolladas por el programa
de educación continuada del Centro y de una actualización permanente en
Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
• ARTÍCULO. Funciones de los Conciliadores y Árbitros.
Además de las funciones que les asigna la Ley, los Árbitros y Conciliadores
deberán sujetarse a los procedimientos y reglamentos establecido por el
Centro.
A. Los conciliadores, en especial, deberán:
1. Aceptar el conocimiento de los casos asignados a ellos, cuando no haya
causal de impedimento o inhabilidad.
2. Asistir a las sesiones de conciliación el día y la hora que se establezcan.
3. Tramitar los asuntos asignados, gobernados sólo por los principios
éticos que rigen la Conciliación, obrando de manera neutral, objetiva,
transparente e imparcial.
4. Comunicar al Director del Centro sobre la existencia de inhabilidades e
incompatibilidades para fungir como conciliador en determinado asunto
que le haya sido asignado.
17
El Decreto 1818 de 1998, artículo 125, literal a), prevé como término máximo de vigencia de la lista de árbitros dos (2) años.
62
5. Aportar la información exacta y fidedigna que se les requiera.

6. Participar en los cursos de actualización que como política imponga el
Centro dentro del programa de educación continuada.
7. Coadyuvar en la aplicación de políticas de seguimiento y control
establecidas por el Centro y por las autoridades nacionales.
8. Auspiciar la integración, la evaluación y los actos de investigación que
coordine el Centro y que tengan relación con sus funciones.
9. Guardar estricta reserva de los casos confiados a su gestión.
10. Cumplir con los preceptos del Reglamento Interno del Centro.
11. Cuando las partes no hubieren logrado acuerdo alguno en la solución de
la controversia objeto de la conciliación, expedir una certificación sobre el
fracaso de las tratativas y del agotamiento del trámite.
B. Los árbitros, en especial, deberán:
1. Aceptar el conocimiento de los trámites asignados a ellos, cuando no
haya causal de impedimento o inhabilidad.
2. Asistir a las audiencias del trámite el día y la hora que se establezcan.
3. Tramitar los asuntos asignados, gobernados sólo por los principios
éticos que rigen el Arbitramento, obrando de manera neutral, objetiva,
transparente e imparcial.
4. Comunicar al Director del Centro sobre la existencia de inhabilidades
e incompatibilidades para aceptar el nombramiento como árbitro en
determinado trámite que le haya sido asignado.
5. Aportar la información exacta y fidedigna que se les requiera.
6. Participar en los cursos de actualización que como política imponga el
Centro dentro del programa de educación continuada.
7. Coadyuvar en la aplicación de políticas de seguimiento y control
establecidas por el Centro y por las autoridades nacionales.
8. Auspiciar la integración, la evaluación y los actos de investigación que
coordine el Centro y que tengan relación con sus funciones.
9. Guardar estricta reserva de los casos confiados a su gestión.
10. Cumplir con los preceptos del Reglamento Interno del Centro.
11. Abstenerse de actuar a cualquier título, personalmente o en nombre del
Centro, en controversias de las que hubieran conocido anteriormente, o
emitido opinión o concepto previos.
12. Cumplir con los términos del pacto arbitral.
• ARTÍCULO. Exclusión de conciliadores, árbitros y secretarios del
Centro.
Se reconoce la potestad del Consejo Directivo del Centro de Conciliación
y/o arbitraje para excluir, por causa debidamente comprobada, de la Lista o
63
SECCIÓN III
Libro Oficial a todo aquel que:

1. No satisfaga los requisitos de ley o del reglamento, señalados para el
ejercicio del cargo o haya obtenido de modo fraudulento la inscripción.
2. No asuma la atención de los casos asignados o deje de concurrir a las
audiencias, salvo fuerza mayor debida y oportunamente comprobada
ante el Director del Centro.
3. Viole los límites relativos a las tarifas de honorarios autorizados, o se
procure canonjías.
4. Sea sancionado penal o disciplinariamente, o excluido del ejercicio de la
profesión.
5. Incumpla los reglamentos del Centro.
6. Observe conductas contra la dignidad de la función jurisdiccional que
se ejerce o contra los mandatos éticos. El Consejo Directivo del Centro
aplicará la exclusión, para lo cual escuchará previamente al afectado a
quien se respetará el debido proceso.
7. Esté incurso en inhabilidad general para ejercer la función.
8. Se ausente reiteradamente de las actividades académicas y de promoción
coordinadas o dirigidas por el Centro.
9. En el caso de Árbitros y Secretarios de Tribunales de Arbitramento, por
el vencimiento de la inscripción, que tendrá la vigencia que señalen los
reglamentos y la convocatoria.
Parágrafo. La exclusión será decretada por el Consejo Directivo, de oficio o a
solicitud de parte. En caso de ser decretada de oficio, la exclusión será decidida
por el Consejo Directivo por petición motivada del Director del Centro, quien
acreditará sumariamente las causas que justifican la sanción.
Parágrafo. El Consejo Directivo del Centro, ante la existencia de una falta o
porque lo amerite la situación, citará al interesado a quien brindará un término
de cinco días para dar explicaciones y pedir las pruebas de descargo, observando
en todo caso las reglas del debido proceso.
El Consejo Directivo del Centro determinará si las faltas implican incumplimiento
de las obligaciones o violación del Código de Ética. En caso de incumplimiento,
el Secretario levantará un informe y lo remitirá al Director del Centro, para la
consideración del Consejo Directivo.
Si se decreta la exclusión se comunicará al Ministerio del Interior y de Justicia y a
la Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, cuando el conciliador
tenga la calidad de abogado18.
18
Cfr. COHECHA León, César, Matriz del Procedimiento Conciliatorio, Centro de Conciliación “Jaime Pardo Leal”, Facultad de Derecho,
Ciencias Políticas y Sociales, Universidad Nacional de Colombia, 2006: “En relación con el incumplimiento legal del conciliador, el centro
de conciliación deberá aplicar el parágrafo 1° del artículo 1° del Decreto 30 de 2002 que establece que si el conciliador no cumple con las
obligaciones descritas, el Centro impondrá las sanciones que correspondan según su reglamento. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones
que pueda aplicar el Consejo Superior de la Judicatura como entidad que ejerce el control, inspección y vigilancia de los conciliadores en
virtud de la Sentencia C-917 de 2002 de la Corte Constitucional”.
64
13.5 Capítulo IV - De la Asignación de Asuntos

• ARTÍCULO. Sistema de reparto.
Todo asunto que ingrese al sistema será repartido sin espera, tomando en
consideración las Listas vigentes de Conciliadores, Árbitros, Secretarios y Peritos
que hayan superado las etapas de selección y que no se hallen inhabilitados o
excluidos. La asignación de los asuntos será enteramente aleatoria y guardando
el equilibrio de modo que todos los componentes de las listas tengan igualdad
de oportunidad para ser designados, sin discriminación alguna por la supuesta
relativa importancia o trascendencia del caso.
Si las listas de árbitros se conformaren por especialidad, en todo caso, dentro
de la especialidad determinada el reparto debe ser aleatorio.
• ARTÍCULO. Designación de conciliadores.
Sin perjuicio de la designación del conciliador a prevención de las partes,
la designación de conciliadores se hará de la lista oficial, que deberá estar
integrada por especialidades y contar con un número variable de integrantes
que permita atender de manera ágil y dentro de los plazos señalados por la ley
la prestación de este servicio, de modo que se asegure el servicio permanente.
Si quien es designado se halla impedido o no comparece, será sustituido
inmediatamente por otro seleccionado de la misma manera que el sustituido,
caso en el cual el sustituto aprontará el conocimiento del asunto.
• ARTÍCULO. Designación de Árbitros.
La designación del árbitro para cada caso se hará de conformidad con
la cláusula compromisoria o el compromiso, ante la ausencia de la forma de
designación ésta se hará por sorteo de manera rotatoria entre aquellas personas
que integran la Lista vigente, atendiendo las directivas de aleatoriedad e igualdad
de oportunidades, sin discriminación alguna por supuesta importancia relativa
de la cuestión.
Si por cualquier causa el designado no asume el cargo, el Director del centro
podrá reemplazarlo en el acto por otro integrante de la Lista, atendiendo siempre
los criterios de igualdad y aleatoriedad y sin apartarse del procedimiento para
seleccionar al sustituido.
13.6. Capítulo V - del procedimiento y trámite en la audiencia de conciliación

• ARTÍCULO. Requisitos de la solicitud de Conciliación.
La solicitud del servicio público de conciliación podrá ser presentada de
común acuerdo o individualmente por las partes, ya de manera verbal, por escrito
o por cualquier otro medio en que se asegure la identidad de los peticionarios.
La solicitud presentada de manera verbal se elevará a escrito por el secretario,
cumpliendo los requisitos mínimos de toda solicitud, a saber:
1. Nombre, domicilio y dirección de las partes y de los representantes o
apoderados, si los tienen.
65
13.6. CAPÍTULO V - DEL PROCEDIMIENTO Y TRÁMITE EN LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
2. Los hechos objeto de controversia y su cuantía o la afirmación de no

tener valor determinado.
3. Las diferencias o cuestiones materia de la conciliación.
4. Las pruebas o documentos que se quieran hacer valer.
5. Petición al Director del Centro para que liquide los costos del trámite de
conciliación.
6. Una relación de los documentos que sirvan de prueba a su posición.
• ARTÍCULO. Término de designación del Conciliador19.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud
de conciliación, el Director del Centro designará el conciliador que orientará el
ejercicio de la facultad conciliadora.
El Conciliador será designado aleatoriamente, aún dentro de la especialidad
que exigiere el caso, de conformidad con los requerimientos del trámite
conciliatorio.
Dentro de los 10 días hábiles siguientes el conciliador citará a las partes
mediante comunicación remitida a la dirección o domicilio registrado en la
petición respectiva, señalándole el sitio, fecha y hora en el cual tendrá lugar la
audiencia de conciliación, la cual siempre se deberá realizar en las instalaciones
del Centro, sin perjuicio de la conciliación a prevención.
El conciliador deberá procurar que las circunstancias de modo, tiempo y lugar
de la reunión convengan por igual a los intereses de las partes.
• ARTÍCULO. Fecha para la audiencia de conciliación.
Dentro del plazo iniciado en el artículo anterior, el Director del Centro de
Conciliación señalará fecha para la realización de la audiencia de conciliación,
teniendo en cuenta que las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la reunión
convengan por igual a los intereses de las partes.
• ARTÍCULO. Citación de las partes.
El conciliador deberá citar a las partes y hacer concurrir a quienes, en su
criterio, deban asistir a la audiencia de conciliación.
• ARTÍCULO. Notificaciones
Las notificaciones o comunicaciones deberán hacerse por el medio más
expedito.
En todo caso, las notificaciones o comunicaciones se considerarán válidamente
hechas, siempre que se dirijan al domicilio o dirección postal, a través de correo
certificado mediante las empresas avaladas por el Ministerio de Comunicaciones
para realizar las notificaciones judiciales y se darán por surtidas cinco (5)
días después de enviadas, siempre que ninguna de las partes alegue haber
19
Cfr. Reglamento del Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo VI El trámite y La audiencia de conciliación.
66
sido indebidamente notificado o citado o vulneración del derecho al debido

proceso20.
Parágrafo. En caso de notificaciones al extranjero, será válido el término de
quince (15) días para dar por surtidas dichas notificaciones.
• ARTÍCULO. Procedimiento en la audiencia de conciliación.
En la fecha prevista para la celebración de la audiencia y presentes las
partes, se procederá de la siguiente manera:
1. El conciliador interrogará a las partes con el objeto de fijar con claridad
los motivos de conflicto.
2. Bajo la dirección del conciliador se debatirán las fórmulas de acercamiento
que tanto éste como las partes propongan.
3. En caso necesario, el conciliador discutirá por separado con cada una
de las partes las razones que se opongan al perfeccionamiento de una
fórmula de conciliación.
4. Consolidado el acuerdo o constatada seriamente la imposibilidad de zanjar
las diferencias, se levantará un acta si del primer intento de conciliación se
tratare, o una constancia si se tratare del segundo intento de conciliación,
la cual será suscrita por los intervinientes.
5. Si las diferencias no pudieren resolverse en la primera reunión, se
convocarán tantas reuniones o audiencias como fueren necesarias a
juicio del Conciliador, siempre y cuando las partes así lo acepten.
6. Con el fin de facilitar el desarrollo del procedimiento conciliatorio, las partes
y el conciliador tendrán a su disposición toda la asistencia administrativa
por parte del Centro.
Parágrafo. El Conciliador deberá actuar con absoluta equidad, razonando sobre
las distintas argumentaciones propuestas por las partes, además estimulará y
realizará la presentación de fórmulas de avenimiento respecto de las cuestiones
controvertidas.
• ARTÍCULO. Objeto de la audiencia.
La audiencia de conciliación tendrá por objeto reunir a las partes con el
fin de alcanzar un acuerdo, para lo cual se les dará la debida importancia en
todo el desarrollo del proceso conciliatorio.
• ARTÍCULO. Facultades del conciliador.
El Conciliador ilustrará a las partes sobre el objeto, alcance y límites de
la conciliación, luego las motivará a presentar fórmulas de arreglo con base en
los fundamentos de hecho expuestos por cada una de ellas, y podrá formular
propuestas de arreglo.
En todo caso, el conciliador deberá velar porque no se menoscaben derechos
ciertos, indiscutibles, mínimos o intransigibles.
20
En este sentido de dirigió la recomendación del Ministerio del Interior y de Justicia en el Concepto del 14 de junio de 2006.
67
13.6. CAPÍTULO V - DEL PROCEDIMIENTO Y TRÁMITE EN LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
• ARTÍCULO. Comparecencia. Representación.

Las partes se presentarán 15 minutos antes de iniciar la audiencia de
conciliación, con el objeto de acreditar su identidad y podrán ser representadas
por abogado titulado si no residen en el mismo circuito judicial donde se
realizará la audiencia, siempre que su traslado físico sea dificultoso, todo previo
aviso al Centro de ésta u otra circunstancia que impida su presencia personal
en la diligencia21.
• ARTÍCULO. Autorización.
Si concurrieran a la audiencia de conciliación representantes o
apoderados, deben acreditarse con los instrumentos legales pertinentes.
Cuando la representación sea de hijos con respecto a los padres o viceversa,
será obligatorio presentar prueba del parentesco y carácter de representación
legal22.
• ARTÍCULO. Apertura. Nuevas pruebas.
Posteriormente se procederá a la apertura de la audiencia, donde las partes
podrán presentar nuevas pruebas o alegar hechos nuevos que no consten en el
expediente.
• ARTÍCULO. Instrucciones del conciliador a las partes.
El Conciliador instruirá a las partes sobre el mecanismo conciliatorio, sus
efectos, su papel como conciliador y la naturaleza y dimensión del conflicto,
con el fin de limitar la controversia a los puntos de discordia.
• ARTÍCULO. Acta de acuerdo entre las partes.
Una vez finalizada la audiencia, si las partes lograran un acuerdo, se
procederá a la elaboración de un acta que deberá cumplir los requisitos previstos
en el artículo 1 de la Ley 640 de 2001, dejando constancia de los puntos tratados,
los que fueran resueltos favorablemente y aquellos en que hubo fracaso.
Dicha Acta será elaborada por el Conciliador o el Estudiante de Judicatura o
quien en el momento esté desempeñando las funciones de conciliador.
El acta deberá ser firmada por las partes, previa conformidad de ellas, y por el
conciliador. El acta se registrará por parte del conciliador dentro de los dos (2)
días siguientes al de celebración de la audiencia, junto con los antecedentes del
trámite conciliatorio, un (1) original del acta para que repose en el Centro de
Conciliación y/o Arbitraje y cuantas copias del acta como partes haya.
Se consignarán en el acta de manera clara y definida los puntos de acuerdo,
discriminando las obligaciones de cada parte, el plazo para su cumplimiento
y, si se trata de prestaciones económicas, se especificará su monto, el plazo y
condiciones para su cumplimiento y se anotará el mérito ejecutivo.
El acuerdo hace tránsito a cosa juzgada, pudiéndose discutir en posterior juicio
solamente las diferencias no conciliadas.
21
Cfr. Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo
22
Cfr. Ibídem, Capítulo VI. El trámite y La audiencia de conciliación, Art. 28.
68
En la conciliación parcial se determinarán los puntos de desacuerdo, con el

objeto de que las partes puedan proceder a zanjar las diferencias no conciliadas
según sea su deseo.
Toda acta de conciliación deberá contener, por lo mínimo:
1. Lugar, fecha y hora de la celebración de la audiencia de conciliación.
2. Identificación del conciliador.
3. Identificación de todas las personas citadas, así como señalamiento
expreso de quienes sí asistieron a la audiencia.
4. Resumen de las pretensiones motivo de conciliación.
5. Acuerdo logrado entre las partes, que especifique cuantía, modo, tiempo
y lugar de cumplimiento de las obligaciones acordadas.
• ARTÍCULO. Falta de acuerdo.
Si no se lograra un acuerdo entre las partes, el conciliador levantará la
constancia pertinente de fracaso del intento conciliatorio y se procederá a su
archivo únicamente para efectos de control y seguimiento, en un plazo no mayor
a tres (3) días hábiles posteriores al día de celebración de la audiencia, con la
cual se dará constancia de que se frustró el intento conciliatorio.
• ARTÍCULO. Constancia.
El conciliador expedirá constancia al interesado en la que se indicará la
fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o
debió celebrarse, y se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación,
en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo.
2. Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia. En este
evento deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la
inasistencia, si las hubiere.
3. Cuando se presente una solicitud para la celebración de una audiencia de
conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad
con la ley. En este evento la constancia deberá expedirse dentro de los
diez (10) días calendario siguiente a la presentación de la solicitud.
En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados
por los interesados. Los conciliadores externos inscritos en el Centro deberán
remitirlas al Centro de Conciliación y/o Arbitraje para su archivo.
• ARTÍCULO. Registro de Actas de Conciliación.
Logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, los conciliadores del
Centro de Conciliación, dentro de los dos (2) días siguientes al de la celebración
de la audiencia, deberán registrar el acta ante la Secretaría del Centro. Para
efectos de este registro, el conciliador entregará los antecedentes del trámite
conciliatorio, un original del acta para que repose en el centro y cuantas copias
como partes haya.
69
13.7. CAPITULO VI - DEL PROCEDIMIENTO Y TRÁMITE EN LA INTEGRACIÓN DEL TRIBUNAL
DE ARBITRAMENTO.
Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el
Centro certificará en cada una de las actas la condición de conciliador inscrito,
hará constar si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las
entregará a las partes. El Centro sólo registrará las actas que cumplan con los
requisitos formales establecidos en el artículo 1º de la Ley 640 de 2001.
Los efectos del acuerdo conciliatorio y del acta de conciliación, previstos en el
artículo 66 de la Ley 446 de 1998, sólo se surtirán a partir del registro del acta
en el centro de conciliación.
El registro al que se refiere este artículo no será público. El Centro se sujetará en
esta materia a las previsiones del Decreto 0030 del 14 de enero de 2002.
13.7. Capitulo VI - del procedimiento y trámite en la integración del tribunal

de arbitramento.
• ARTÍCULO. Solicitud de integración del Tribunal de arbitramento.
Cuando surjan las condiciones previstas en el pacto arbitral, cualquiera de
las partes se dirigirá por escrito al Centro para solicitar que se nombre el árbitro
o árbitros cuya designación le corresponde, y que se inicie el procedimiento
arbitral.
La solicitud deberá reunir todos los requisitos señalados en la ley y en el
reglamento de arbitraje institucional, y deberá presentarse en tantas copias
cuantos árbitros deban integrar el Tribunal y tres adicionales, una con destino
al secretario, una más para el traslado y otra para el archivo del Centro.
A la petición se acompañará copia auténtica del documento que contenga la
cláusula compromisoria o el compromiso, y el recibo de pago por concepto de
derechos iniciales de trámite de constitución del Tribunal, a favor del Centro
y por una suma equivalente al diez por ciento (10%) de la tarifa de gastos
administrativos contemplada en este reglamento, que se deducirá, cuando haya
lugar, de la suma que por gastos administrativos le correspondiere al Centro.
• ARTÍCULO. Nombramiento de árbitros.
Solamente podrán ser designados árbitros por el Centro quienes se hallen
registrados como tales en la Lista vigente para tal efecto.
La designación de árbitro(s), para cada caso, se hará de acuerdo con el pacto
arbitral, la cláusula compromisoria o compromiso.
• ARTÍCULO. Convocatoria e instalación.
Designado el Tribunal en la forma antes prevista, se procederá a su
instalación dentro de los términos señalados por la Ley, previa convocatoria por
parte del Centro.
• ARTÍCULO. Procedimiento en el Tribunal de Arbitramento.
El procedimiento arbitral se seguirá conforme a lo dispuesto en la ley para
sus efectos, en especial, según lo establecido en el Decreto 1818 de 1998.
70
• ARTÍCULO. Contenido del Laudo Arbitral.

En el Laudo Arbitral se hará una síntesis de los hechos que generaron
el proceso de arbitraje y su contestación. La motivación deberá limitarse al
examen crítico de las pruebas y a los razonamientos, de equidad y doctrinarios
estrictamente necesarios para fundamentar las conclusiones, exponiéndolos
con brevedad y precisión, y citando los fundamentos normativos aplicables.
La parte resolutiva deberá contener decisión expresa y clara sobre cada una
de las pretensiones de la demanda, las excepciones, cuando proceda resolver
sobre ellas, las costas y perjuicios a cargo de las partes y sus apoderados, y
demás asuntos que la ley mande o corresponda decidir.
El laudo deberá estar en consonancia con los hechos y las pretensiones aducidos
en la demanda y en las demás oportunidades que este código contempla, y con
las excepciones que aparezcan probadas y hubieren sido alegadas si así lo exige
la ley.
El laudo deberá protocolizarse, a través de escritura pública, en una notaría del
lugar de funcionamiento del Tribunal arbitral.
El laudo arbitral será objeto del recurso extraordinario de anulación establecido
en la ley.
13.8. Capítulo VII - deberes y obligaciones de las personas que hacen parte
del centro
Los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, los conciliadores
y árbitros inscritos, y en general las personas que hagan parte del Centro están
obligadas a:
1. Obedecer fielmente la Constitución Política, la Ley y sus reglamentos, y en
particular el reglamento interno del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
2. Obrar con honestidad en todas las actividades que desarrollen en el
Centro de Conciliación y/o Arbitraje y en las que comprometan la actividad
desarrollada por el Centro.
3. Informar oportunamente a las Directivas del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje sobre cualquier situación anómala que se presente en desarrollo
de sus actividades en el Centro o que comprometan la actividad
desarrollada por el Centro.
4. Relacionarse con todos los integrantes del Centro de Conciliación y/o
Arbitraje y con todos los usuarios del Centro con el debido respeto y
consideración en atención a sus circunstancias personales.
5. Cumplir fielmente todas las funciones propias del cargo que ejerza en
el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, y colaborar, en lo posible, a las
demás personas en función de la eficacia y eficiencia de los servicios
prestados por el Centro.
71
13.9 CAPÍTULO VIII - DISPOSICIONES FINALES
6. Dirigir toda su actividad en función del cumplimiento de las metas del

7. Comprometerse con la efectividad de los mecanismos alternativos de
solución de conflictos y en particular con los que preste el Centro.
8. Proponer acciones a tomar tendientes a mejorar la calidad de los servicios
que presta el Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
13.9. Capítulo VIII - Disposiciones Finales

• ARTÍCULO. Confidencialidad.
El conciliador, las partes, sus representantes, asesores y los eventuales
observadores mantendrán el carácter confidencial de todas las cuestiones
relativas al procedimiento conciliatorio. La confidencialidad se hará también
extensiva a los acuerdos conciliatorios, salvo en los casos establecidos en la
Ley.
• ARTÍCULO. Designación y honorarios de peritos.
En la Conciliación los peritos serán designados por las partes. En el
arbitramento y la amigable composición serán designados por los árbitros o los
amigables componedores, conforme a las previsiones de la ley.
Los honorarios de los peritos serán los que convengan las partes o los que
señale la ley, según la materia de que se trate el dictamen.
• ARTÍCULO. Expulsión automática en caso de exclusión.
Una misma persona podrá integrar simultáneamente las listas de árbitros,
conciliadores y amigables componedores, pero quien sea excluido de una de
ellas quedará automáticamente excluido de las demás.
Escogida la persona como árbitro y/o conciliador, no queda inhabilitado para
ser seleccionado en las otras Listas.
• ARTÍCULO. Vigilancia.
El Centro de Conciliación y/o Arbitraje estará sometido a la vigilancia y
control del Ministerio del Interior y de Justicia. Para tal efecto, estará obligado a
cumplir con las solicitudes de información requeridas por éste.
• ARTÍCULO. Incorporación del Código de Ética.
El Código de Ética Profesional del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y
las normas respecto del ejercicio de la respectiva profesión de los conciliadores,
árbitros y demás funcionarios del Centro hacen parte integral de este
reglamento.
• ARTÍCULO. Procedimiento de modificación.
Las normas de este Reglamento podrán ser modificadas por el Consejo
Directivo del Centro de Conciliación, cuando por razones de la buena prestación
del servicio se estime conveniente o porque requiera adecuarse a la normatividad
vigente.
72
13.10. Código de ética del centro de conciliación y/o arbitraje

• ARTÍCULO. De los Centros de Conciliación y/o Arbitraje.
En los Centros de Conciliación y/o Arbitraje todos somos activos
participantes en la solución del conflicto, los árbitros y/o conciliadores tienen un
deber hacia las partes, hacia su profesión o actividad y para con ellos mismos.
Deben actuar de manera clara en relación con los participantes, deben ser
honestos e imparciales, promover la confianza de las partes, obrar de buena fe,
ser diligentes y no buscar el propio interés.
El árbitro y/o conciliador es un profesional con responsabilidades y deberes
éticos. Todos los Árbitros y/o Conciliadores, que ejerzan como tales en el Centro,
deben sujetarse a los principios éticos.
• ARTÍCULO. Obligatoriedad.
El Código de Ética del Centro de Conciliación y/o Arbitraje (en adelante,
el Centro) es de observancia obligatoria para todos los funcionarios del Centro,
estén vinculados como conciliadores o árbitros, o que actúen como tales por
designación de las partes o del Consejo Superior de Arbitraje.
• ARTÍCULO. Normas éticas.
Las normas éticas contenidas en este Código constituyen principios
generales con el objetivo de fijar conductas de actuación procesal. No son
limitativas ni excluyentes de otras reglas que durante el proceso se puedan
determinar o que correspondan a sus profesiones de origen.
• ARTÍCULO. Principios fundamentales.
Todos los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje observarán
por igual una conducta acorde con los siguientes principios:
1. Independencia. La libertad y autonomía para actuar en el ejercicio de sus
funciones.
2. Imparcialidad y Neutralidad. La falta de prevención a favor o en contra
de las partes. Objetividad.
3. Idoneidad. Aptitud para solucionar una controversia.
4. Diligencia. Actuación con celeridad y cuidado.
5. Probidad. Integridad y honradez en el obrar.
6. Discreción. Reserva en sus actuaciones.
Estos principios también son aplicables a las partes, sus representantes,
abogados y asesores.
• ARTÍCULO. Aceptación del nombramiento.
El futuro conciliador o árbitro aceptará su nombramiento sólo:
1. Si está plenamente convencido que podrá cumplir su tarea con
imparcialidad.
2. Si está plenamente convencido que podrá resolver las cuestiones
73
13.10. CÓDIGO DE ÉTICA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
controvertidas o litigiosas y que posee un conocimiento adecuado del

idioma del arbitraje correspondiente.
3. Si es capaz de dedicar a la conciliación o al arbitraje el tiempo y la atención
que las partes tienen derecho a exigir dentro de lo razonable.
• ARTÍCULO. Deber de declaración al momento de la inscripción en el
1. Todo conciliador o árbitro está obligado a suscribir una Declaración
Jurada al momento de realización de su inscripción en el Centro, la cual
deberá ser entregada a la Secretaría General del Centro.
2. La declaración se hará por escrito y será puesta en conocimiento de todas
las partes para que en un plazo no mayor de cinco (5) días manifiesten lo
que consideren conveniente a su derecho.
3. El futuro conciliador o árbitro deberá revelar todos los hechos o
circunstancias que puedan originar dudas justificadas respecto a su
imparcialidad o independencia. Enunciativamente deberán considerar,
entre otros, los siguientes hechos o circunstancias:
a. Toda relación de parentesco o dependencia con alguna de las partes,
sus representantes, abogados o asesores.
b. Toda relación de amistad íntima o frecuencia en el trato con alguna
de las partes, sus representantes, abogados o asesores.
c. El tener litigios pendientes con alguna de las partes.
d. El haber sido representante, abogado o asesor de una de las partes
o haber brindado servicio profesional o asesoramiento o emitido
dictamen u opinión o dado recomendaciones respecto del conflicto.
e. El no estar suficientemente capacitado para conocer de la controversia,
tomando en cuenta el contenido de la disputa y la naturaleza del
procedimiento.
f. El haber recibido beneficios de importancia de alguno de los
participantes.
g. El que se presentare cualquier otra causal que a su juicio le impusiera
abstenerse de participar en la conciliación o el arbitraje por motivos
de decoro o delicadeza.
El no revelar tales hechos o circunstancias u otros similares dará la apariencia
de parcialidad y puede servir de base para su descalificación.
• ARTÍCULO. Deber de declaración al momento de inicio del trámite
conciliatorio y/o arbitral.
El conciliador o árbitro deberá revelar al iniciar la audiencia de conciliación
o procedimiento arbitral:
1. Cualquier relación de negocios, presente o pasada, directa o indirecta,
según lo indicado en el numeral 3 del artículo antecedente, con
74
cualquiera de las partes, sus representantes, abogados o asesores,

incluso su designación previa como conciliador o árbitro, por alguna de
ellas. En cuanto a las relaciones actuales, el deber de declaración existe
cualquiera que sea su importancia. En cuanto a las relaciones habidas
con anterioridad, el deber existe sólo respecto de aquellas relaciones que
tengan significación atendiendo a los asuntos profesionales o comerciales
del conciliador o árbitro.
2. La existencia y duración de cualquier relación social sustancial mantenida
con una de las partes.
3. La existencia de cualquier relación anterior mantenida con otros
conciliadores o árbitros (incluyendo los casos de previo desempeño
conjunto de la función de conciliador o árbitro).
4. El conocimiento previo que haya podido tener de la controversia o
litigio.
5. La existencia de cualquier compromiso que pueda afectar su disponibilidad
para cumplir sus deberes como conciliador o árbitro, en la medida en que
ello pueda preverse.
6. Cualquier otro hecho, circunstancia o relación que a su juicio resultase
relevante para salvaguarda de la imparcialidad.
7. El deber de revelar nuevos hechos o circunstancias se mantiene durante
todo el proceso de conciliación o arbitral.
• ARTÍCULO. Ámbito de aplicación.
Este Reglamento establece el conjunto de principios de carácter ético y
moral así como algunos procedimientos y reglas que deben seguir los árbitros y/
o conciliadores del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. El Centro es responsable
de velar por el cumplimiento de éste.
• ARTÍCULO. Información sobre el proceso conciliatorio y/o arbitral.
Al iniciar la Conciliación o Arbitramento, el conciliador y/o árbitro
deberá informar detalladamente a las partes sobre sus funciones específicas,
procedimiento a seguirse, las características propias de las audiencias y la
naturaleza del acuerdo que firmarían eventualmente. El Conciliador y/o Árbitro
deberá asegurarse de la comprensión de los participantes y su consentimiento
sobre esos puntos.
• ARTÍCULO. Papel de la conciliación y/o arbitraje.
El conciliador y/o árbitro está obligado a educar a las partes e involucrarlas
en el proceso de Conciliación y/o Arbitraje. El conciliador y/o árbitro debe
considerar que su labor cumple un papel pedagógico que transciende la solución
del conflicto específico y que posibilita preparar a las partes para manejar futuros
conflictos en una forma más productiva y creativa, contribuyendo de ese modo
al establecimiento de una cultura de paz.
75
13.10. CÓDIGO DE ÉTICA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
El conciliador y/o árbitro debe estar preparado para dar sugerencias en cuanto
al procedimiento y alternativas que ayuden a las partes a llegar a acuerdos
mutuamente satisfactorios.
Debido al estatus, experiencia y habilidad que tiene el conciliador y/o árbitro
debe estar consciente de que sus sugerencias y recomendaciones pueden ser
aceptadas por las partes sin medir sus consecuencias. Por lo tanto, debe evaluar
cuidadosamente el impacto de sus intervenciones o propuestas y asumir plena
responsabilidad por su actuación.
La información recibida por el conciliador y/o árbitro es confidencial y no debe
ser revelada a ninguna otra persona ni a las partes fuera del contexto de la
audiencia.
• ARTÍCULO. Uso de la información.
El conciliador y/o árbitro no puede utilizar la información adquirida durante
el proceso conciliatorio y/o arbitral para beneficiar a terceros o a sí mismo.
• ARTÍCULO. Neutralidad.
El conciliador y/o árbitro debe expresar y revelar al Centro y a las partes,
tan pronto sea designado o tome conocimiento de algún caso, todas las
afiliaciones económicas, sicológicas, emocionales o profesionales que tuviera
con alguna de las partes, que pudieran causar un conflicto de interés o que
sean susceptibles de afectar la neutralidad, real o percibida en el ejercicio de su
función.
El conciliador y/o árbitro no puede establecer una relación profesional con
ninguna de las partes, en algún asunto relacionado con la controversia o sobre
cualquier asunto no relacionado con ella si es que pudiera afectar la integridad
del proceso de conciliación y/o arbitraje.
• ARTÍCULO. Imparcialidad.
El conciliador y/o árbitro está obligado durante el desarrollo de sus
servicios a mantener una postura imparcial con todas las partes. La imparcialidad
implica un compromiso para ayudar a todas las partes por igual en el logro a
una solución mutuamente satisfactoria. Asimismo, el conciliador y/o árbitro no
desempeñará un papel adversarial en el proceso.
El conciliador y/o árbitro deberá dirigir con honestidad e imparcialidad el proceso
de conciliación y/o arbitraje, actuando como un tercero neutral y pondrá a
disposición de las partes todas las habilidades inherentes a su profesión y todos
los esfuerzos tendientes a conducir la conciliación y/o arbitraje con el más alto
grado de excelencia.
• ARTÍCULO. Deberes del conciliador.
El conciliador y/o árbitro debe abstenerse de realizar cualquier
comportamiento inapropiado o indecoroso que afecte a la imagen del Centro.
El conciliador y/o árbitro no debe usar su posición para obtener alguna ventaja o
76
ganancia, o tomar parte en labores, actividades o proyectos que contravengan

o se opongan a su desempeño como conciliador y/o árbitro.
• ARTÍCULO. De las faltas y sanciones.
Para efectos de la imposición de sanciones, las faltas se califican como graves
o leves de acuerdo con los siguientes criterios:
1. La naturaleza de la falta y sus efectos, según si se ha producido escándalo
o mal ejemplo o se han causado perjuicios.
2. El grado de participación en la comisión de la falta y las circunstancias
agravantes o atenuantes.
3. Los antecedentes disciplinarios y los motivos determinantes de la acción
u omisión.
Son faltas leves:
1. La impuntualidad en el desarrollo del trámite conciliatorio y/o arbitral.
2. Mantener prendidos los elementos de comunicación personal (celulares,
beeper, etc.) durante las audiencias.
3. Consumir alimentos o fumar en las instalaciones del Centro.
Son faltas graves:
1. La no concurrencia sin justa causa a una audiencia o diligencia.
2. Atentar contra la integridad física y sicológica de compañeros, usuarios u
otras personas que laboren en el Centro.
3. Falsificar certificaciones y demás documentos para cualquier efecto
académico, administrativo, o que vayan en detrimento de los usuarios.
4. Reincidir en faltas previstas como leves.
5. Suplantar a compañeros en evaluaciones, actos académicos y
audiencias.
6. Exigir o recibir dineros o dádivas a los usuarios del Centro para la
prestación del servicio.
7. Asumir directamente o recomendar abogados para tramitar los asuntos
que son motivo de trámite en el Centro.
• ARTÍCULO. De las sanciones.
El órgano máximo (según la entidad) sancionará las faltas anteriores,
según la gravedad del hecho. Le corresponde al Director comunicar por escrito
de ellas para iniciar el respectivo procedimiento.
La infracción a las normas de este Código traerá como consecuencia, según la
gravedad de la falta, la imposición al responsable de alguna de las sanciones
siguientes:
a. Amonestación escrita, la que puede ser privada o pública, según
determinación del órgano máximo.
77
14 ANEXO NO. 2 - MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE INSTITUCIONAL
b. Suspensión del derecho a ser elegido como conciliador y/o árbitro. El plazo
de suspensión se impondrá a criterio del órgano máximo, no pudiendo
ser mayor a seis meses.
c. Separación de los Registros de Conciliadores y Árbitros del Centro, según
el caso.
• ARTÍCULO. Imposición de sanciones.
La imposición de sanciones se registrará en el Libro de Sanciones del
Centro a cargo de la Secretaría, la que conservará los antecedentes respectivos.
Dicho registro y los antecedentes estarán a disposición de los interesados en la
Secretaría.
• ARTÍCULO. Procedimiento de aplicación de sanciones.
Para la verificación de infracciones a los deberes previstos por el presente
Código y la imposición de sanciones respectivas, se estará al siguiente
procedimiento:
a. Toda persona natural o jurídica que tenga conocimiento de alguna
violación a las normas del presente Código, podrá denunciar la comisión
de dichas infracciones ante el órgano máximo, a través de la Secretaría
del Centro.
b. El órgano máximo del Centro será el encargado de conocer las posibles
infracciones a los deberes impuestos por el presente Código y resolver
sobre la aplicación de las sanciones respectivas.
14 ANEXO NO. 2 - MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE

INSTITUCIONAL23
El Centro de Conciliación y/o Arbitraje de la Asociación de Pequeños Comerciantes
del Suroccidente de Bogotá, “APECO”: “Negociemos y Conciliemos”, ha
adoptado el siguiente reglamento de arbitraje institucional.
• ARTÍCULO. Ámbito de aplicación.
El presente reglamento se aplicará a todos los casos en que, conforme al
pacto arbitral, las partes acuerden someterse al procedimiento previsto por el
Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”.
• ARTÍCULO. Presentación de la demanda.
La solicitud de convocatoria del trámite deberá reunir todos los requisitos
23
El presente acápite pretende mostrar un reglamento de arbitraje institucional, lo más completo posible, sin descuidar que la función
de un reglamento interno es desarrollar la Ley y sus decretos reglamentarios en lo que éstos den vía libre al Centro de Conciliación de
Arbitraje, por lo mismo, debe evitarse al máximo que un reglamento sea una reiteración del contenido de la Ley o de algún decreto
reglamentario, precisamente porque si con posterioridad a la expedición del reglamento las normas que reglamentan pierden vigencia,
la norma del reglamento interno decae por pérdida de objeto, y por otro lado, el reglamento no puede desbordar la ley que es su base.
Para la elaboración del presente reglamento se ha tenido en cuenta, además del marco reglamentario del arbitraje institucional, el
Reglamento de Arbitraje Institucional de la Cámara de Comercio de Bogotá, aprobado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante
oficio 0FI07- 1117-DAJ-0500 del 18 de enero de 2007, disponible en la página web http://cac.ccb.org.co -2007.
78
exigidos en la ley para la demanda y se presentará por la parte interesada ante

el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”.
De la presentación se dejará constancia del día y hora en copia que se entregará
a quien presenta la demanda.
• ARTÍCULO. Verificación del pacto arbitral.
Recibida la demanda, el Centro de Conciliación y/o Arbitraje verificará la
existencia de pacto arbitral que habilite para adelantar el trámite.
Si de la demanda y sus anexos no se evidencia la existencia del pacto arbitral,
el Centro requerirá al solicitante para que adjunte la prueba de la existencia del
pacto en un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente
a aquel en que se requiera.
Si no se adjunta la prueba del pacto arbitral o si de la adjuntada no fuese
posible establecer la existencia de éste, el Centro devolverá al solicitante toda la
documentación presentada.
• ARTÍCULO. Notificación de la demanda.
Una vez verificada la existencia del pacto arbitral, el Centro notificará de
ésta a la parte convocada en la dirección prevista para tal efecto en la solicitud
de convocatoria.
El convocado o su apoderado podrán solicitar y obtener copia informal de la
solicitud, a su costa.
• ARTÍCULO. Designación de árbitros.
A. Designación por delegación de las partes al Centro. Si las partes
delegaron previa y expresamente al Centro la designación total o parcial de
los árbitros, o acordaron seguir arbitraje institucional y presenten la demanda
ante el Centro, el Centro invitará a las partes para que presencien el sorteo de
designación de árbitros.
El sorteo será público y se efectuará en las instalaciones del Centro, en la fecha
y hora que éste señale.
La designación de los árbitros, aún dentro de listas especializadas en ciertas
materias, deberá ser completamente aleatoria y el Centro garantizará esta
aleatoriedad, sin perjuicio de los acuerdos a los que puedan llegar las partes.
B. Designación por las partes. Si las partes no delegaron la designación de los
árbitros, el Centro las invitará a sus instalaciones, en fecha y hora señalada para
este propósito, con el fin de que, de común acuerdo o según lo establecido en
el pacto arbitral, designen los árbitros.
Cuando una o ambas partes no asistan o no exista acuerdo en la designación
de los árbitros, los interesados quedan en libertad de acudir a la jurisdicción
para dirimir la designación de los árbitros.
79
• ARTÍCULO. Citación de árbitros designados y aceptación del

nombramiento.
Una vez designados los árbitros, el Centro procederá a citarlos,
personalmente o mediante telegrama, para que dentro de los cinco (5) días
siguientes a la citación se manifiesten sobre la designación. El silencio del
árbitro se entenderá como rechazo de la designación.
• ARTÍCULO. Impedimentos y recusaciones.
Los árbitros designados por las partes no podrán ser recusados, sino
cuando se presenten causales sobrevinientes a la designación.
Los árbitros nombrados por el Centro o por el juez están impedidos y son
recusables por las mismas causales previstas en el Código de Procedimiento
Civil para los jueces y cuando no cumplan con los requisitos establecidos en el
pacto arbitral.
Parágrafo. Trámite del impedimento o recusación.
Cuando exista o sobrevenga causal de impedimento, el árbitro deberá ponerla
en conocimiento de los demás y mientras tanto se abstendrá de aceptar el
nombramiento o de continuar conociendo del asunto.
Si el árbitro no se declara impedido y la parte tiene motivo para recusarlo,
deberá manifestarlo por escrito ante el secretario del Tribunal dentro de los
cinco (5) días siguientes a la designación de los árbitros o dentro de los cinco
(5) días siguientes a aquel en que se tuvo conocimiento de la existencia de la
causal, cuando la recusación sea sobreviniente a la instalación del tribunal.
Del escrito se correrá traslado al árbitro recusado, para que dentro de los cinco
(5) días siguientes manifieste su aceptación o rechazo de la recusación.
Si el árbitro guarda silencio durante el traslado o rechaza la recusación, los
demás árbitros decidirán si aceptan o niegan la recusación en audiencia que se
llevará a cabo dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del término
del traslado de la recusación. La decisión sobre la recusación deberá hacerse
mediante auto motivado que será notificado en audiencia.
Aceptada la causal, los demás árbitros declararán al recusado separado del
conocimiento del asunto y comunicarán el hecho a quien lo designó para
que proceda a reemplazarlo. Si quien designó al árbitro recusado no designa
su reemplazo dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la
aceptación de la recusación, el juez civil del circuito del lugar de sede del Tribunal
de Arbitramento decidirá, a solicitud de los demás árbitros.
Contra esta providencia no procede recurso alguno.
El juez civil del circuito del lugar de sede del Tribunal de Arbitramento resolverá
sobre el impedimento o recusación en los eventos de árbitro único o cuando
la mayoría o la totalidad de los árbitros se declaren impedidos o fueren
recusados.
80
• ARTÍCULO. Instalación del Tribunal.

Integrado el Tribunal, el Centro invitará a las partes y a los árbitros a la
audiencia de instalación del Tribunal.
En esta audiencia el Tribunal verificará el pacto arbitral y las cuestiones sometidas
a su decisión, designará Presidente y Secretario del Tribunal y fijará la sede
donde funcionará.
Adicionalmente fijará fecha y hora para la siguiente audiencia.
Las decisiones adoptadas por el Tribunal se notificarán en audiencia, por
estrados, y contra ellas únicamente procede el recurso de reposición, que será
resuelto por el Tribunal en la misma audiencia.
El Centro entregará al Tribunal toda la actuación surtida ante el mismo.
Parágrafo. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación de la audiencia
se podrá recusar al Secretario designado, por las causales previstas en la ley.
• ARTÍCULO. Audiencia sobre competencia.
En la fecha fijada en la audiencia de instalación del Tribunal se celebrará la
audiencia siguiente, en ésta el Tribunal decidirá sobre su propia competencia.
Si el Tribunal asume la competencia se pronunciará sobre la admisión, inadmisión
o rechazo de la solicitud de convocatoria del trámite arbitral, según la ley.
Las decisiones adoptadas por el Tribunal se notificarán en audiencia, por
estrados, y contra ellas únicamente procede el recurso de reposición, que será
resuelto por el Tribunal en la misma audiencia.
Si el Tribunal determina que, por la naturaleza de la situación jurídica en
conflicto, el laudo genera efectos de cosa juzgada respecto de personas que no
celebraron el pacto arbitral, o que no está debidamente integrado el litisconsorcio
necesario, procederá a integrarlo en los términos previstos en la ley.
• ARTÍCULO. Notificación de la solicitud y traslado al convocado.
Admitida la solicitud de convocatoria del trámite arbitral, el Tribunal
ordenará correr traslado al convocado por el término que considere suficiente.
En todo caso, el término de traslado no podrá ser inferior a diez (10) días hábiles
ni superior a treinta (30) días hábiles.
Dentro del término del traslado, el convocado, de acuerdo con la ley, podrá
presentar la contestación a la demanda, las excepciones de fondo que tuviere a
bien y, si es del caso, la demanda de reconvención.
A todas estas actuaciones el Tribunal dará el trámite señalado en la Ley.
• ARTÍCULO. Fijación de la tarifa por concepto de arbitraje.
Establecida la relación jurídico procesal en conflicto, el Tribunal estimará
la cuantía de las pretensiones de la solicitud de convocatoria, de la demanda
de reconvención y de sus respectivas contestaciones, para efectos de estimar
81
la tarifa a cargo de las partes, de conformidad con los límites previstos en el

reglamento interno del Centro24 y en la Ley.
El pago de la tarifa por el servicio de arbitraje se hará en la forma y dentro de los
plazos establecidos por la Ley.
Si la tarifa no es cancelada el Tribunal procederá conforme a la Ley.
• ARTÍCULO. Audiencia de conciliación.
Efectuados los trámites anteriores, el Tribunal convocará a audiencia
de conciliación, la que tendrá lugar dentro de los cinco (5) días siguientes al
vencimiento del término del traslado o del plazo para el pago de la tarifa.
El Tribunal comunicará a las partes y a sus apoderados la fecha y hora señalada
para intentar la conciliación.
Parágrafo primero. Procedimiento en caso de acuerdo conciliatorio.
En caso de que las partes lleguen a un acuerdo conciliatorio sobre la totalidad
de las pretensiones en conflicto, el Tribunal dará por terminado el trámite
arbitral, se devolverán las sumas de dinero consignadas por concepto de tarifa,
previa deducción de los gastos causados y de un quince por ciento (15%) del
porcentaje correspondiente a cada árbitro y al secretario.
En cuanto al porcentaje previsto para el Centro y a los gastos de funcionamiento
del Tribunal se tendrá en cuenta las actividades desarrolladas hasta el momento
del acuerdo conciliatorio, inclusive. Los árbitros determinarán motivadamente
un porcentaje y se devolverá la suma restante.
Parágrafo segundo. Procedimiento en caso de acuerdo conciliatorio parcial
o en caso de falta de acuerdo.
Si las partes no llegan a acuerdo conciliatorio, o si éste fuere parcial, el Tribunal,
en la misma audiencia, dará inicio a la primera audiencia de trámite.
• ARTÍCULO. Primera audiencia de trámite.
En esta primera audiencia el Tribunal decidirá sobre las pruebas pedidas
por las partes, teniendo en cuenta su pertinencia y conducencia, y señalará
términos y plazos para la práctica de las mismas.
• ARTÍCULO. Duración del trámite arbitral.
El trámite arbitral durará el tiempo que las partes señalen en el pacto
arbitral.
Si las partes no señalaron término en el pacto arbitral, el trámite durará máximo
seis (6) meses, contados a partir del día siguiente a la celebración de la audiencia
de trámite.
El término de duración del trámite arbitral podrá ser prorrogado de oficio por
los árbitros, por una o varias veces. Las prórrogas del plazo de duración del
24
Véase la Sección II del Capítulo VII del Modelo de Reglamento Interno del Centro, que adecúa las tarifas a lo establecido en el Decreto
1000 de 2007.
82
trámite no podrán sumar, en total, la mitad del plazo originalmente pactado por
las partes o, en caso de silencio de las partes, no podrá ser superior a seis (6)
meses.
Dentro del término de duración del trámite, inclusive las prórrogas, se entienden
incluidas las suspensiones que las partes acuerden conforme a Ley.
• ARTÍCULO. Traslados.
El Tribunal decidirá qué traslados pueden hacerse por secretaría sin
necesidad de audiencia para correrlos, sin perjuicio de lo previsto en la Ley
sobre los traslados que requieren ordenarse en audiencia.
• ARTÍCULO. Notificaciones.
Las notificaciones que se hagan a las partes, apoderados, árbitros y al
secretario, por parte del Centro o del Tribunal, podrán hacerse por el medio
más expedito posible.
Por tanto, se entienden válidamente efectuadas las notificaciones que se envíen
a la dirección electrónica que las partes, los árbitros y el secretario señalen en
los escritos de demanda y contestación, respectivamente.
Si no se cuenta con la dirección electrónica, la notificación se hará llegar a la
dirección indicada por las partes en sus escritos o la que conste en el directorio
del Centro.
• ARTÍCULO. Archivo de expedientes y conservación de
documentos.
Los expedientes de los trámites arbitrales adelantados ante el Centro se
archivarán en éste.
Las partes podrán solicitar la devolución de los documentos aportados por ellas
al expediente, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la finalización
del trámite, por cualquier causa. En este evento, en el archivo del Centro se
conservará copia de estos documentos, expedida a costa del interesado en la
devolución.
Al vencimiento de los treinta (30) días previstos para pedir la devolución de
los documentos, el Centro conservará los expedientes por los medios técnicos
o tecnológicos que aseguren su reproducción en cualquier momento, previo
cumplimiento de las disposiciones legales sobre archivística y se procederá a la
destrucción de los originales.
El Centro podrá expedir, a solicitud de las partes, copia auténtica de la totalidad
o parte del expediente, a costa del solicitante. En cuanto al procedimiento para
la expedición de copias se observará lo dispuesto en el Código de Procedimiento
Civil.
• ARTÍCULO. Aplicación de la tarifa prevista para el Centro y de los
gastos de funcionamiento del Tribunal.
La tarifa prevista en la Ley para el Centro y los gastos de funcionamiento
83
del Tribunal se causan por la simple prestación de los servicios y, en todo caso,
no está ligada al resultado del trámite arbitral.
El monto de éstas se liquidará aplicando la forma y límites previstos en el
reglamento del Centro y deberán serle consignados dentro del plazo establecido
en la Ley para el pago de la tarifa.
• ARTÍCULO. Integración normativa.
En lo no previsto en el presente reglamento, se aplicarán las normas
vigentes sobre trámites arbitrales, y subsidiariamente el Código de Procedimiento
Civil.
84
BIBLIOGRAFIA
BIBLIOGRAFIA
Magistrado de la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia. Profesor

Universitario en pregrado y postgrado.
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (RAE), Versión
Electrónica (Vigésima Segunda edición), Espasa Calpe S.A., 2003.
La mezcla de mercado resulta de la combinación de las variables: producto,
precio, promoción y distribución.
Cfr. Dicc
Por políticas se entiende, según el Diccionario de la Real Academia Española
de la Lengua, las “orientaciones o directrices que rigen la actuación de una
persona o entidad en un asunto o campo determinado”.ionario RAE, Op. Cit.
La eficacia es el cumplimiento de las metas fijadas, por tanto, es necesario que
estos dos temas estén interrelacionados.
Este rango debe resultar de la combinación de las variables en la construcción
de indicadores de gestión, dentro del sistema de verificación y seguimiento del
Centro.
El grado de optimización de los recursos debe resultar de la combinación de las
variables en la construcción de indicadores, dentro del sistema de verificación y
seguimiento del Centro.
Téngase en cuenta que la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución
de Conflictos realizada en el extranjero no es aceptada por el Ministerio del
Interior y de Justicia como suficiente (Concepto 24957 del 6 de septiembre de
2007).
El Decreto 1818 de 1998, artículo 125, literal a), prevé como término máximo
de vigencia de la lista de árbitros dos (2) años.
Cfr. COHECHA León, César, Matriz del Procedimiento Conciliatorio, Centro
de Conciliación “Jaime Pardo Leal”, Facultad de Derecho, Ciencias Políticas
y Sociales, Universidad Nacional de Colombia, 2006: “En relación con el
incumplimiento legal del conciliador, el centro de conciliación deberá aplicar
el parágrafo 1° del artículo 1° del Decreto 30 de 2002 que establece que si el
conciliador no cumple con las obligaciones descritas, el Centro impondrá las
sanciones que correspondan según su reglamento. Lo anterior sin perjuicio de
las sanciones que pueda aplicar el Consejo Superior de la Judicatura como
entidad que ejerce el control, inspección y vigilancia de los conciliadores en
virtud de la Sentencia C-917 de 2002 de la Corte Constitucional”.
Cfr. Reglamento del Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo
VI El trámite y La audiencia de conciliación.
85
BIBLIOGRAFIA
En este sentido de dirigió la recomendación del Ministerio del Interior y de

Justicia en el Concepto del 14 de junio de 2006.
Cfr. Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo
Cfr. Ibídem, Capítulo VI. El trámite y La audiencia de conciliación, Art. 28.
Para la elaboración del presente reglamento se ha tenido en cuenta, además
del marco reglamentario del arbitraje institucional, el Reglamento de Arbitraje
Institucional de la Cámara de Comercio de Bogotá, aprobado por el Ministerio
del Interior y de Justicia, mediante oficio 0FI07- 1117-DAJ-0500 del 18 de enero
de 2007, disponible en la página web http://cac.ccb.org.co -2007.
Concepto 24957 del 6 de septiembre de 2007

Leyes 446 de 1998,
Ley 640 de 2001
Ley 734 de 2002
Ley 1123 de 2007
Decreto Ley 196 de 1971
Decreto Ley 196 de 1971
Decreto 0030 del 14 de enero de 2002.
Resolución 1399 de 2003
86

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GUÍA PARA LA CREACIÓN DE CENTROS

DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE

Ministerio del interior y de justicia

ÁLVARO URIBE VÉLEZ MOISÉS WASSERMAN LERNER

MINISTERIO DEL INTERIOR ADOLFO SALAMANCA CORREA

GERARDO ANTONIO ZÚÑIGA SÁNCHEZ

HARBEY PEÑA SANDOVAL

Primera Edición: Octubre de 2007

CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE

El Ministerio del Interior y de Justicia como entidad encargada de desarrollar

Sociales de la Universidad Nacional de Colombia con amplia trayectoria en la

CARLOS HOLGUÍN SARDI

Hacia un Derecho gestor de la solución de la conflictividad social

El Ministerio del Interior y de Justicia y la Universidad Nacional de Colombia

Edgardo Villamil Portilla1

1. QUIÉNES PUEDEN CREAR CENTROS DE

4.3.1 ¿Qué es la estimación de la demanda

4.6.1. ¿Sistema de evaluación y seguimiento de qué?

8.1. Reglamento de arbitraje institucional ...................................

Desarrollar en cada uno de los discentes herramientas claras y

En Colombia, se afirma que la norma precursora de la conciliación en el

1. ¿QUIÉNES PUEDEN CREAR CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O

Recuerde: Para crear un Centro de Conciliación y/o Arbitraje,

1.1. ¿Qué se requiere para obtener la autorización del Ministerio del

1.2. ¿Qué requisitos debe reunir la metodología de factibilidad?

Referencia: Solicitud de autorización para crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje

Respetuosamente, y sin otro menester,

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL

2. PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN DE LA PERSONA

Tenga en cuenta que:

En el caso de las Universidades Públicas se debe anexar el acto reglamentario

El estudio de factibilidad debe ser coherente, razonable y soportado en

Lo más importante al momento de decidirse a crear un Centro de Conciliación

En nuestro ejemplo, si la Asociación de Pequeños Comerciantes del

3.1 ¿Quién debe realizar el estudio de factibilidad?

3.2. ¿Cómo debe hacerse el estudio de factibilidad?

3.3. ¿En dónde debe realizarse el estudio?

3.4. ¿Cuándo realizar el estudio?

del Interior y de Justicia.

4. CONTENIDO DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

4.1. La ubicación del centro

Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2,

“Conoce a los tuyos más que a ti mismo”

Área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje

Adicionalmente, presenta un índice de conflictividad de Y% entre

No invente, no imagine el área de influencia de su Centro de Conciliación y/o

Determine las condiciones: Necesidades específicas

4.2. Tipología del Conflicto

Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2,

4.2.1 ¿Qué es la tipología del conflicto?

4.3. Estimación de la demanda del servicio

Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2,

4.3.1 ¿Qué es la estimación de la demanda del servicio?

nos interesa, el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje ofrece el servicio de

4. Conflictos en materia de familia:

Teniendo en cuenta la tipología del conflicto, determine la demanda del

Especifique la oferta del servicio respecto de la población objeto.

Una vez determine la demanda (conflictividad) y la oferta del servicio (alternativas

4.4. Organización Administrativa del Centro

Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2,

4.4.1. Qué se entiende por organización administrativa del Centro?

4.5. Estrategia de divulgación

Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2,