Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
GED na verdade vem do termo inglês EDM - Eletronic Data Management, que ao ser traduzido se
transforma em Gerenciamento Eletrônico de Dados. Como normalmente associamos "dados" aos
"documentos" gerados em nosso computador, a tradução de GED acabou se transformando em
Gerenciamento Eletrônico de Documentos. A maior vantagem de usar um sistema GED é que as
informações contidas nos documentos são indexadas em um banco de dados, permitindo que possamos criar,
controlar, armazenar, compartilhar e rastrear os documentos de forma rápida e segura.
Analogamente, as maneiras tradicionais para arquivamento de informação documental física são em armários
separados por relevância e ordem alfabética. Desta forma, é necessário um espaço físico que garanta
condições, tanto para manejamento dos mesmos, quanto segurança para que não haja depreciação e perda da
informação.
Com a implantação de sistemas baseados em GED, há grande economia em espaço físico destinado ao
arquivamento, pois o mesmo pode ser re-alocado, ou mesmo tendo uma redução significativa de espaço.
Desta forma, mantendo somente documentos imprescindíveis, realocando o restante do espaço para outras
atividades.
Desvantagens do GED
De forma geral, não há desvantagens na implantação de sistemas baseados em GED. Há única necessidade é
que alguns empreendimentos necessitam das cópias originais de tais documentos, impossibilitando a total
eficiência da implantação, baseados da não necessidade de arquivamento local.
Como exemplo, temos a implantação GED baseada em gestão eletrônica de documentos vitais, que é
amplamente utilizada nos documentos que necessitam consultas mais freqüentes, ou mesmo manuseio.
Como exemplo, podemos citar na área de saúde, os prontuários, e na área de gestão de empreendimentos, os
contratos e afins.
É possível citar também, a área básica da implantação GED, que é a digitalização de documentos de
manuseio freqüente. Basicamente, os documentos físicos são digitalizados através de aparelhos de
digitalização profissional, afim de manter uma cópia digital de fácil acesso.
Para se produzir uma tonelada de papel, são necessárias em média 3 toneladas de matéria-prima (celulose)
obtidas a partir de aproximadamente 24 arvores de porte médio.
Por essas razões um projeto de gestão eletrônica de documentos é sempre considerado um projeto de impacto
ambiental positivo. Claro, como a GED é baseada no uso de sistemas de computador e máquinas, também há
um ônus no que diz respeito ao consumo de energia elétrica e também as emissões de carbono relacionadas a
fabricação dos computadores e equipamentos, etc.. mas o ganho ainda é positivo, pois realizando a
digitalização de documentos em larga escala e passando a produzir tais informações já no meio digital,
eliminamos em alguns casos até 70% a necessidade de consumo mensal de papel nas empresas.
O armazenamento das informações em meio digital ao invés de papel além da vantagem ambiental citada
acima, ainda tem vantagens técnicas, operacionais e de redução de custo. Do mesmo modo que são
necessárias algumas dezenas de árvores e algumas toneladas de carbono para se produzir uma tonelada de
papel, com a gestão eletrônica de documentos para se armazenar a mesma quantidade de informação em
discos rígidos de servidores ou então mídias tais como DVDs e CDs com a tecnologia atual são necessárias
quantidades muito menores de emissão de carbono.