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POLÍTICA DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS GENERALES


SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

Política de Adquisiciones de
Productos, Bienes y Servicios

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Contenido
1 Objetivo. .................................................................................................................................. 4
2 Alcance (Público Objetivo). ..................................................................................................... 4
3 Principios. ................................................................................................................................ 4
3.1 Transparencia. ................................................................................................................. 4
3.2 Competencia. .................................................................................................................. 4
3.3 Eficiencia.......................................................................................................................... 4
3.4 Objetividad. ..................................................................................................................... 5
3.5 Relación de largo plazo y rentable. ................................................................................. 5
3.6 Cumplimiento de compromisos. ..................................................................................... 5
3.7 Confidencialidad. ............................................................................................................. 5
4 Definiciones. ............................................................................................................................ 6
4.1 Proveedor de Productos, Bienes y/o Servicios................................................................ 6
4.2 Proveedor Único.............................................................................................................. 6
4.3 Proveedor de Servicio Crítico .......................................................................................... 6
4.4 Contrato .......................................................................................................................... 6
4.5 Adjudicación .................................................................................................................... 6
4.6 Orden de Compra ............................................................................................................ 7
4.7 Licitación Pública ............................................................................................................. 7
4.8 Licitación Privada............................................................................................................. 7
4.9 Trato o Contratación Directa ........................................................................................... 7
5 Proceso de Compras................................................................................................................ 7
5.1 Rol de la Gerencia de Administración y Servicios Generales .......................................... 7
5.2 Estrategias de Adquisiciones según Monto .................................................................... 7
5.3 Contratos ......................................................................................................................... 8
5.4 Ética ................................................................................................................................. 8
6 Clasificación de los Proveedores ............................................................................................. 9
6.1 Proveedores de Servicios de Subcontratación ................................................................ 9
6.2 Proveedores de Servicios Críticos ................................................................................... 9

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6.3 Proveedores Estándar ..................................................................................................... 9


6.4 Inventario de Proveedores .............................................................................................. 9
7 Responsabilidades ................................................................................................................. 10
7.1 Gerencia de Administración y Servicios Generales ....................................................... 10
7.2 Sub Gerencia de Administración ................................................................................... 10
7.3 Gerencia de Personas y Administración ........................................................................ 11
7.4 Gerencia Informática..................................................................................................... 11
7.5 Subgerencia de Riesgos y Cumplimiento. ..................................................................... 11
7.6 Fiscalía. .......................................................................................................................... 11
7.7 Áreas demandantes de bienes y/o servicios (Dependientes de sus respectivas
Gerencias de Áreas). ................................................................................................................. 11
7.8 Administrador de Contratos:......................................................................................... 12

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1 Objetivo.

El objetivo de la Política de Adquisiciones de Productos, Bienes y Servicios de la Asociación Chilena


de Seguridad, en adelante también referida como “ACHS” o la “Institución”, es establecer las
directrices generales por las cuales se deberán conducir quienes participen directa o
indirectamente en los procesos relacionados con la adquisición de bienes, productos y/o servicios
y la administración de sus proveedores, que garanticen objetividad, transparencia y excelencia en
el proceso de compras, junto con lograr una óptima gestión en términos de eficiencia y de
continuidad de la operación.

2 Alcance (Público Objetivo).


La presente política es aplicable a todos los colaboradores de la ACHS.

3 Principios.
Los procesos de adquisiciones y contrataciones deberán ser realizados observando los siguientes
principios básicos:

3.1 Transparencia.
La ACHS pondrá a disposición de todos los participantes en sus procesos de adquisición y
contratación la información que corresponda, respecto de la forma en que éstos se realizan, así
como de sus resultados. Las determinaciones que adopte la ACHS se fundamentarán en
evaluaciones objetivas, respecto de parámetros previamente establecidos en el Manual de
Adquisición de Productos, Bienes y Servicios.

3.2 Competencia.
Los procesos de adquisición y contratación de la ACHS asegurarán la participación de un número
de proveedores de bienes y prestadores de servicios suficiente, según el proceso de compra
correspondiente, los cuales deberán acreditar, cuando corresponda, contar con capacidad
suficiente para dar cumplimiento a las obligaciones que contraigan con la ACHS, sin perjuicio de las
garantías que se exijan para el cumplimiento de las referidas obligaciones. Dichos procesos
deberán garantizar igualdad de condiciones para todos los participantes.

3.3 Eficiencia.
Los procesos de adquisición y contratación tendrán por objeto satisfacer en forma oportuna los
requerimientos de las áreas operacionales de la ACHS, a través de una utilización idónea de los
recursos administrados en las gestiones de compra o contratación, privilegiando una adecuada
relación costo – calidad del bien o servicio respectivo para todo el ciclo de vida del mismo.
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3.4 Objetividad.
En todos los procesos de adquisición y contratación que realice la ACHS habrá una diferenciación
clara de roles entre el usuario final de los bienes o servicios y el gestor del proceso de adquisición
o contratación, garantizando que las resoluciones que se adopten consideren todas las ofertas que
cumplan con los requisitos establecidos y que se seleccione la más conveniente para la ACHS
desde todo punto de vista (precio, plazo, calidad, etc.), previniendo la existencia de conflictos de
interés.

3.5 Relación de largo plazo y rentable.


En las decisiones de compra, la ACHS privilegia las relaciones comerciales sustentables y de largo
plazo, justas y equitativas tanto para la ACHS como para sus proveedores, por sobre los beneficios
de corto plazo.

3.6 Cumplimiento de compromisos.


La ACHS garantiza y honra el cumplimiento de los compromisos adquiridos con sus proveedores.
Con este propósito, los colaboradores que contraigan obligaciones a nombre de la ACHS deben
estar debidamente facultados para ello.

3.7 Confidencialidad.
Salvo lo dispuesto en la legislación pertinente, los colaboradores de la ACHS no podrán divulgar
información relativa a precios y cualquier otra información que se considere en cada caso como
reservada, respecto de los procesos de compra en que estén participando o hayan intervenido.

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4 Definiciones.

4.1 Proveedor de Productos, Bienes y/o Servicios.


Es la entidad externa (persona jurídica o natural) o relacionada que provee productos, bienes y/o
presta servicios a la ACHS. Los servicios deberán entenderse en su acepción más amplia, de tal
manera que puedan ser cubiertas todas las necesidades del quehacer de la Institución.

4.2 Proveedor Único.


Se considerará la realización de un proceso de adquisición o contratación directa con proveedor
único, cuando:

- Sólo exista un proveedor en el mercado o por razones estratégicas se deba asegurar la


operatividad de los procesos actuales, como sería el caso, por ejemplo, de un proveedor
representante único de una marca de equipos y que se requiere contratar sus servicios
para realizar la mantención de éstos.

- Debido al conocimiento que el proveedor tenga de la ACHS respecto de sus procesos o


que asegure el manejo de información privada de éstas.

- Debido a circunstancias imprevistas resulte imposible llevar a cabo un proceso de


licitación privada o pública, en los términos definidos en la Circular número 3240 de la
Superintendencia de Seguridad Social, de fecha 25 de julio de 2016.

4.3 Proveedor de Servicio Crítico


Aquel proveedor que entregue servicios cuya ejecución se vea expuesta a riesgos que de
materializarse podrían ocasionar consecuencias operacionales y financieras negativas a la ACHS,
impactando directamente en la capacidad para cumplir con el otorgamiento de las prestaciones
preventivas, de salud y económicas comprometidas de acuerdo al marco normativo, y/o en el
patrimonio que administra.

4.4 Contrato
Acto jurídico bilateral que genera derechos y obligaciones, entre un proveedor y la ACHS.

4.5 Adjudicación
Acto unilateral de la ACHS por el cual se atribuye la contratación de una actividad determinada al
oferente que haya efectuado la propuesta más conveniente para la ACHS desde todo punto de
vista.

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4.6 Orden de Compra


Documento emitido por una persona habilitada, perteneciente a la Gerencia de Administración y
Servicios Generales, a través de los sistemas de la ACHS, que autoriza la contratación de un
servicio o la compra de un bien o producto.

4.7 Licitación Pública


Corresponde al procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual la ACHS
invita a través de su página web, portal de compras abierto en Internet, otro medio abierto a
personas naturales o jurídicas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de
entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

4.8 Licitación Privada


El procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual la ACHS invita a
determinadas personas naturales o jurídicas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen
propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

4.9 Trato o Contratación Directa


Es el procedimiento de contratación que, por la naturaleza de la negociación que conlleva y el
monto involucrado, deba efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la
licitación pública o privada. Podrá contemplar una o más cotizaciones según lo indique el Manual
de Adquisición de Productos, Bienes y Servicios.

5 Proceso de Compras
5.1 Rol de la Gerencia de Administración y Servicios Generales
El Departamento de Compras de la Subgerencia de Administración de la ACHS será la única área
encargada de gestionar la adquisición de bienes o contratación de servicios, salvo las excepciones
que se contemplen en el Manual de Adquisición de Productos, Bienes y Servicios, cumpliendo con
la legislación vigente aplicable y con los requisitos establecidos en las normas internas de la ACHS.
En consecuencia, también será la única unidad de la ACHS facultada para suscribir los
compromisos de compra y contratación de servicios con los proveedores definidos, a través del
proceso formal de adjudicación de ofertas, debiendo velar para que en las adquisiciones y
contrataciones exista un adecuado equilibrio entre la necesidad planteada por el usuario y la
forma en que ésta será satisfecha. Cualquier excepción debe ser aprobada por el Gerente de
Administración y Servicios Generales o por quién este designe temporalmente.

5.2 Estrategias de Adquisiciones según Monto


La adquisición de bienes y servicios que realice la ACHS podrá efectuarse a través de licitaciones
públicas o privadas, en los términos definidos en la Circular número 3240 de la Superintendencia
de Seguridad Social, de fecha 25 de julio de 2016, o por trato o contrataciones directas. El método

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de compra correspondiente a cada adquisición se encuentra especificado en el Manual de


Adquisición de Productos, Bienes y Servicios de la Gerencia de Administración y Servicios
Generales.

Dentro del sistema de la Asociación Chilena de Seguridad existirá un flujo de aprobación


escalonado para el proceso de compras. Será responsabilidad de la Gerencia de Administración y
Servicios Generales el mantener la nómina de aprobadores actualizada y sólo podrá ser
modificada mediante el visto bueno del Gerente de Administración y Servicios Generales.

5.3 Contratos
En el Manual de Adquisición de Productos, Bienes y Servicios se establecen los requisitos que debe
cumplir una compra, distinguiéndose aquellos bienes y servicios que requieren de la suscripción
de un contrato y los que pueden ser adquiridos mediante la emisión de la respectiva orden de
compra.

Los contratos que celebre la ACHS privilegiarán la aplicación de la legislación nacional y la


jurisdicción de los tribunales chilenos, sin perjuicio que en casos excepcionales; como por ejemplo,
contratos internacionales cuyo objeto principal se refiera a negocios u operaciones de carácter
económico o financiero, se sometan al derecho o tribunales extranjeros.

5.4 Ética
Como regla general, el comportamiento de los involucrados en los contratos y compras que
celebre la ACHS estará regido por el Código de Ética de la Institución. La ACHS no acepta que sus
colaboradores reciban regalos o incentivos de proveedores de un valor superior al establecido en
dicho código, a fin de evitar algún grado de influencia sobre la toma de decisión en cualquier
relación comercial. Todo colaborador de la ACHS que participe en un proceso de compra o
adquisición deberá declarar la existencia de cualquier conflicto de interés, sea éste preexistente,
coetáneo o sobreviniente a la época de la respectiva adquisición o contratación.

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6 Clasificación de los Proveedores


Dentro del universo de los proveedores de la ACHS, se han definido 3 grupos relevantes, a saber:

6.1 Proveedores de Servicios de Subcontratación


La ACHS llevará un registro de todos los proveedores que por el servicio contratado, queden bajo
la normativa de la Ley 20.123 de Subcontratación, asegurándose el cumplimiento de las leyes
laborales sobre los trabajadores que desarrollen actividades por encargo de la ACHS.

6.2 Proveedores de Servicios Críticos


La Gerencia de Administración y Servicios Generales en conjunto con la Subgerencia de Riesgos y
Cumplimiento, definirán, en consulta con otras áreas de la ACHS, aquellos servicios cuya falla
pueda provocar la materialización de un riesgo serio en la continuidad operacional de la
Institución. Estos servicios serán considerados críticos, debiéndose registrar el proveedor
pertinente. Los riesgos a evaluar son dos:

- Riesgo de servicio: Corresponde al riesgo de la actividad o servicio y su impacto en la


continuidad operacional.

- Riesgo de proveedor: Atiende a su comportamiento comercial, situación financiera y nivel


de cumplimiento de sus obligaciones vigentes con terceros.

Anualmente se verificarán cuáles son los servicios críticos de la ACHS y cuáles son sus respectivos
proveedores y riesgos.

6.3 Proveedores Estándar


Agrupa a todos los proveedores no clasificados cómo Servicio de Subcontratación o Proveedor de
Servicio Crítico.

6.4 Inventario de Proveedores


Corresponde al registro centralizado y oficial de inventario, en donde se deberán consignar todos
los proveedores de la ACHS, así como, sus datos principales de identificación. Cuando se trate de
proveedores que ejecuten Servicios de Subcontratación o Servicios Críticos, se deberá consignar
tal condición.

Es la Subgerencia de Administración, a través de sus áreas de compras y de contratos, la que


centraliza y lidera los procesos de selección y contratación de proveedores de los productos,
bienes y servicios demandados por las distintas áreas de la ACHS.

La cantidad de información requerida, dependerá de la definición donde quede identificado cada


proveedor, siendo más relevante cuando se traten de:

- Proveedores bajo la Ley de Subcontratación.


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- Proveedores de Servicios Críticos.

Existirá un Procedimiento de Registro de Proveedores donde quedará establecida la


documentación necesaria para generar el registro de un nuevo proveedor.

7 Responsabilidades
De los procesos descritos en la presente política se derivan las siguientes responsabilidades para
las áreas que se indican a continuación:

7.1 Gerencia de Administración y Servicios Generales


a) Definición y mantención de la nómina de aprobadores del proceso de compra en los
sistemas de la ACHS.
b) Revisar la presente política, al menos una vez al año, a los efectos de preservar su
vigencia, y proponer a las instancias jerárquicas superiores, según corresponda, su
actualización en base a los cambios legales y o regulatorios que se produzcan, o a los
cambios en las condiciones del mercado, o a incorporar las mejoras que se estimen
convenientes.
c) Difundir, cumplir y hacer cumplir la presente política, sus manuales y procedimientos.
d) Notificar a la Gerencia General y Gerencias de Áreas toda nueva actualización de la política
para posteriormente actualizar el inventario de políticas.

7.2 Sub Gerencia de Administración


a) Implementar los procedimientos respectivos para documentar los procesos
relacionados con la adquisición de bienes y/o servicios, y la administración de
proveedores de bienes y/o servicios, tendiendo, en consideración lo dispuesto en la
presente política, a establecer los controles internos para mitigar y gestionar los
riesgos.
b) Identificar a los proveedores que por la actividad contratada, queden afectos a la Ley
20.123, sobre Régimen de Subcontratación, registrarlos e identificando a un
Administrador de ese contrato, exigiendo la documentación necesaria para certificar el
cumplimiento de sus obligaciones de aportes previsionales, previo al pago de sus
facturas.
c) Realizar la evaluación y monitoreo de los proveedores bajo la Ley de Subcontratación
y/o de Servicios Críticos, en relación a la seguridad de la información y continuidad
operacional, según corresponda, de acuerdo a la naturaleza del servicio y el riesgo
operacional del proveedor. La descripción de la evaluación esta descrita en el Manual
de Evaluación de Proveedores.

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7.3 Gerencia de Personas y Administración


a) Acusar recibo de la notificación de la actualización de la presente política.
b) Aprobar y suscribir los contratos que impliquen la contratación de recursos humanos.

7.4 Gerencia Informática.


a) Entregar el soporte de los sistemas necesarios para poder dar cumplimiento a lo
establecido en la presente política y en los procedimientos que de ésta emanen.

7.5 Subgerencia de Riesgos y Cumplimiento.


a) Revisar y analizar los cambios propuestos a la presente política.
b) Verificar que los cambios propuestos a la política, se encuentren alineados con las
directrices corporativas.
c) Asesorar a la Gerencia de Administración y Servicios Generales en materias atingentes a la
presente política.
d) Aprobar los cambios propuestos a la política en forma previa a su presentación a la
Gerencia General y al Directorio.
e) Realizar el levantamiento de riesgos y de controles a los procesos atingentes a la política y
documentarlos en su respectiva Matriz de Riesgos y Controles (MRC).
f) Monitorear y controlar periódicamente a aquellos proveedores cuyas actividades sean
clasificadas con criticidades altas o como proveedor de una actividad externalizada.

7.6 Fiscalía.
a) Asesorar legalmente a las áreas de la ACHS en relación a los procesos de que trata la
presente política.
b) Revisar los contratos que se deban suscribir con los proveedores de bienes y/o servicios,
incorporando en éstos todas las cláusulas necesarias que resguarden íntegramente los
intereses de la ACHS.
c) Revisar y aprobar desde el punto de vista legal, los contratos que deba suscribir la ACHS
que hayan sido redactados por los proveedores.
d) Asegurar que los contratos se encuentren elaborados en conformidad con las
disposiciones de la política y en particular contengan las cláusulas esenciales, según
corresponda, de acuerdo al tipo de contrato y criticidad del proveedor.

7.7 Áreas demandantes de bienes y/o servicios (Dependientes de sus respectivas


Gerencias de Áreas).
En general, las áreas demandantes de bienes y/o servicios tendrán la responsabilidad de participar
activamente en los procesos de adquisiciones de bienes y/o servicios que requieran, así como, en
los procesos de pagos de bienes y/o servicios contratados y en los procesos de administración de
proveedores, todo ello con estricto apego a lo dispuesto en la presente política y las demás
disposiciones y normativas internas complementarias.
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Estarán dentro de sus responsabilidades:

a) Cumplir y hacer cumplir la presente política.


b) A partir del presupuesto anual de su área, cuando corresponda según el Manual de
Adquisición de Productos, Bienes y Servicios, promover licitaciones competitivas en forma
temprana o anticipada para las adquisiciones de bienes y/o servicios requeridas.
c) Asegurar el nivel correcto de aprobaciones para las adquisiciones de bienes y/o servicios y
para las aprobaciones de las excepciones.
d) Justificar ante la Subgerencia de Administración, la calidad de proveedor único en el
proceso de adquisiciones, según corresponda.

7.8 Administrador de Contratos:


a) Todo proveedor debe tener asignado un Administrador de Contrato perteneciente al área
demandante, responsable de lograr el cumplimiento del trabajo/servicio contratado y de
las obligaciones emanadas de las normativas legales e institucionales vigentes.
Las responsabilidades del Administrador de Contratos, están establecidas en el Manual
para Administradores de Contratos de la ACHS.
b) Gestionar con el área de compras, las necesidades de adquisiciones de bienes y/o servicios
que se encuentren amparadas en el presupuesto de su unidad a través del proceso de
Trato Directo o Licitación pública o privada, en los términos definidos en la Circular
número 3240 de la Superintendencia de Seguridad Social, de fecha 25 de julio de 2016.
c) Participar del proceso de selección y/o contratación del proveedor para la adquisición de
los bienes y/o la contratación de servicios requeridos en conjunto con el área de compras
y demás unidades de apoyo técnico, en los casos que corresponda.
d) Evaluar el desempeño de los proveedores en cuanto a los bienes adquiridos y/o servicios
recibidos.
e) Declarar la existencia de cualquier conflicto de interés, sea preexistente, coetáneo o
sobreviniente a la época de la respectiva adquisición o contratación.

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