Lácteos de Chiapas, PO-CC-

S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.

Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

1. Objetivo

Establecer los controles para el abastecimiento de materia prima, así como la

realización de trámites para el pago conforme a las políticas de la Empresa.

2. Área dueña
Administración

3. Área responsable
Compras

4. Alcance
Producción
Control de calidad
Compras
Almacén técnico
Aseguramiento de calidad
Almacén de producto terminado
Costos
Pagaduría
Ventas
Auditoria
Recursos humanos
Gerencia administrativa
Cuentas por cobrar
Trafico
Seguridad e higiene
Contabilidad
Mantenimiento
Fomento agropecuario
Gerencia General
Coordinación de Planta

5. Políticas
 La requisición de compra debe contener la firma del jefe del departamento y del
gerente del área para poder solicitar el folio al almacén técnico.
 Cuando una requisición de compra sea menor o igual a $2,000.00 debe estar
autorizado por gerencia general.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

 Cuando una requisición de compra sea mayor a $2,000.00 se deben hacer como
mínimo dos cotizaciones y un cuadro comparativo.
 Cuando un departamento solicite varios insumos y tenga que ocupar más de un
formato de requisición el folio debe ser alfa-numérico para ser identificado en la
orden de compra.
 Para elaborar una orden de compra deben contener las firmas del departamento
emisor y las firmas de autorización.
 Se debe elaborar un contrato al proveedor por la compra de servicios.
 Se debe manejar un stock de seguridad en vales de gasolina.
 Las requisiciones de vales de gasolina se reciben únicamente los viernes antes de
las 2:30 pm.
 El jefe de compra debe respaldar todos los archivos generados el día 10 de cada
mes en un CD que puede solicitar con la auxiliar de gerencia administrativa.
 Cuando se cancela alguna requisición y está firmada por gerencia administrativa se
debe entregar la original para que vuelvan a generar nueva requisición.
 Todas las requisiciones debe llevar para que será utilizada.
 Todas las requisiciones deben estar escritas correctamente y sin datos alterados.
 Los días viernes realizan órdenes de compra.
 El jefe de compras no debe recibir requisiciones de proyecciones el día jueves
después de las 12:00pm.

6. Descripción de la actividad

6.1. REQUISICIONES

El jefe de compras recibe las requisiciones de compra (Anexo 1) y el oficio de

autorización para validar que tenga folio y firmas correspondientes del usuario y del
jefe inmediato para que él pueda hacer el trámite correspondiente y adquirir el
material solicitado. Estas requisiciones pasaran a firma de autorización de gerencia
general los días jueves y así poder generar orden de compra.

6.2. ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra  es un documento que un comprador entrega a un

vendedor para solicitar ciertos productos o servicios. En él se detalla la cantidad
a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos
importantes para la operación comercial.
Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

Como generar una orden de compra en el sistema Adminpaq 2007:

Para entrar al sistema Adminipaq debemos hacer los siguientes:

1. Entrar al servidor
2. Clic en conectar
3. Agregar usuario: compra contraseño: Ecompras2015
4. Para entrar al Adminipaq2007 darle doble clic.
5. Acceso al sistema; Usuario: compras Clave de acceso: 551233 dar clic en aceptar
empresa.
Para generar la orden de compra hay que hacer lo siguiente:

1. Entrar al sistema adminpaq 2007

2. Ingresar el usuario: compra. Contraseña: 551233.
3. Abrir empresa.
4. Ingresar en la barra de Menú.
5. Seleccionar Movimiento Compras Ordenes de compras Nuevo.
6. Rellenar órdenes de compra

A. Anotar folio ( es consecutivo )

B. Seleccionar proveedor
C. Colocar fecha de requisición del producto
D. Ingresar datos de requisición
E. Agregar materiales a orden de compra
F. Revisar que los precios, materiales y cantidades sean correctas.
G. Imprimir.
H. Guardar la orden de compra en archivo PDF para ser enviada al proveedor.

6.3. GENERAR A PROVEEDOR NUEVO

1. Entrar al sistema adminpaq 2007

2. Ingresar el Usuario: compra Contraseña: 551233
3. En la barra de menú
4. Seleccionar Catalogo Proveedores Proveedor nuevo
5. Agregar folio nuevo consecutivo al proveedor.
6. Capturar datos del proveedor como:
 Nombre del proveedor
 RFC
 Dirección fiscal
Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

 Tiempo de entrega
 Impuestos y retenciones
6.4. RECEPCIONDE UNA REQUISICION DE COMPRA PAGADA CON
CAJA CHICA

El jefe de compra revisara que dicha requisición contenga la factura y validar que la fecha
sea dentro de la semana que se está laborando además de que los requisitos fiscales sean
los correctos para poder elaborar la orden de compra.

6.5. COTIZACIONES

Cuando hay una requisición de producto nuevo se busca como mínimo 2 proveedores y se
solicita la cotización para tener punto de comparación en el precio, se realiza una tabla
comparativa en la cual se debe tomar en cuenta lo siguiente:
 Proveedor (local o foráneo)
 Precio
 Disponibilidad del producto
 Tiempo de entrega
 Lugar de entrega
 Gastos de envió
 Forma de pago

6.6. GASTOS DE ENVIO A CARGO DE LA EMPRESA.

Cuando la factura incluye gastos de envió el jefe de compras debe llenar una
requisición de compra (Anexo I) y posteriormente elaborar la orden de compra por
ese concepto.

6.7. COMPRA DE OTROS PRODUCTOS PARA VENTA EN TIENDITAS.

El jefe de compras debe elaborar la requisición de compra del producto que sea necesario
para el abastecimiento de las tiendas sucursal autopista y sucursal oriente, se dirige al
departamento de gerencia administrativa para que le revise y firme de autorizado después
va al departamento de almacén técnico para que le de folio y así él puede generar su orden
de compra en el sistema adminpaq 2007, también genera la solicitud de cheque. Ya que
tiene los documentos mencionados:

 Requisición de compra
 Orden de compra
Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

El jefe de compra se dirige al departamento de pagaduría a entregar los documentos Y

programe el pago y pueda hacer el cheque nominativo. El jefe de compra recibe por medio
de correo electrónico la factura de los diferentes proveedores que surtieron los productos.
Él debe revisar que los datos fiscales estén bien escritos como; RFC, NOMBRE, METODO
DE PAGO, USO DEL EL CFDI, Y EL MONTO QUE SE DEBE PAGAR DICHA FACTURA.
Cuando el haya revisado que todo está bien con la factura se dirige con el jefe de almacén
técnico para que él pueda comprar y darle entrada en el sistema general adminpaq.

6.8. COMPRA DE QUESOS A TERCEROS.

Cuando llega a la planta el proveedor de quesos el jefe de compras, el supervisor de

quesería, el jefe de aseguramiento de calidad y el jefe de control de calidad validan la
compra.

El supervisor de quesería llena el formato “Requisición de compras” de acuerdo a la

cantidad de kilos recibidos como lo indica el formato “Recepción de producto terminado por
terceros”, recaba las firmas correspondientes en la requisición y solicita folio al jefe del
almacén técnico para elaborar la orden de compra en función al precio autorizado según
oficio firmado por el gerente general. Debe ser una remisión por cada tipo de queso.

El jefe de compras elabora la orden de compra y pasa a firma a gerencia administrativa,

posteriormente se dirige al área de calidad y le entrega al jefe copia de las remisiones.

El jefe de compras con el formato “Recepción de producto terminado por terceros”, la

requisición y la orden de compra solicita al jefe del almacén técnico compre el producto en
el sistema adminpaq quedándose con copia de las remisiones y entregándole al jefe de
compras la remisión original grapada con su entrada en almacén, sella y firma en la
remisión original.

Se le saca copia a la remisión y al formato de entrada al almacén para entregar al área de

pagaduría junto con la orden de compra y la requisición rosa. Se solicita factura al
proveedor.

El jefe del almacén técnico compra el producto con el folio del formato “Recepción de
producto terminado por terceros” folio que será sustituido cuando el proveedor entregue al
jefe de compras la factura correspondiente.

Cuando el jefe de compras recibe la factura del proveedor de quesos imprime cuatro
tantos, se elabora un oficio en el cual se solicita la autorización para que sea sustituida la
compra con remisión por la factura, se pasa a firma con gerencia general y se dirige con el
jefe de costos para que desaplique la compra con remisión y se le hace entrega de la copia
de factura, después se lleva al almacén técnico debe entregar la factura y del oficio de
autorización el jefe de almacén técnico realiza la modificación e imprime la , el formato
Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

“Recepción de producto terminado por terceros”, requisición de compra, orden de compra,

entrada al almacén del sistema adminpaq para tramite de contra recibo al jefe de
pagaduría.
6.9. RECEPCION DE FACTURAS PROVEEDOR AGRI-ESTRELLA

Cuando el jefe de compra recibe por correo electrónico factura original, factura firmada por
el productor, xml y vales de descuento del proveedor agri-estrella debe verificar la siguiente
información: Uso del CFDI: G01 Adquisición de mercancía, Método de pago: PPD Pago en
parcialidades o diferido, Forma de Pago: 99 por definir.
Nota: El vale debe tener; fecha, producto, cantidad, precio, subtotal. Nombre y firma del
productor, firma de autorización del médico Orantes.
1. El jefe de compras imprime la factura firmada por el productor, el xml y el vale de
recepción (3 juegos): para pagaduría, cuentas por cobrar y almacén técnico.
2. El jefe de compras elabora una requisición de compra (antes verifica el precio que
el proveedor está facturando, en una lista de precios autorizados que se encuentra
en el recopilador Agri-Estrella, se valida dicha información con el área de costos)
3. El jefe de compras elabora una nota de salida de materias primas y materiales.
4. El jefe de compras elabora un oficio de solicitud de factura más el 2%:
Se cambia el folio que es consecutivo
Se coloca la fecha en la que se está tramitando
Se ingresan los datos de la factura.

Una vez elaborados los documentos el jefe de compras pasa a firma con Gerencia General,
ya firmado el oficio de solicitud de factura se le saca copia para que en el firmen de recibido
las áreas involucradas en el trámite.
Se dirige a cuentas por cobrar y se entrega al jefe del área:
Oficio de solicitud de factura
La factura original
La factura firmada por el productor
El vale de descuento
IFE del productor.
El jefe de compras se dirige al almacén técnico por un folio en la requisición.
Una vez que se tenga folio en la requisición el jefe de compras se dirige con el jefe de
costos para modificación en el precio.
El jefe de compras elabora la orden de compra.

6.10. REPORTE DE CATORCENA DE LECHE FRESCA

El jefe de tráfico es el encargado de programar las rutas de recolección de leche que son
las siguientes ruta Villacorzo - Villaflores, Malpaso – Tecpatan y Parral – Concordia.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

Cuando una pipa sale a campo por leche fresca el jefe de producción junto con el vigilante y
el auditor interno validaran el taraje de la pipa en un vale que entregaran al área de calidad
una vez regrese la pipa cargada a la planta y que vuelva a pasar a la báscula.

Al llegar a la planta, el chofer debe pasar a registrarse en la computadora de la caseta de

vigilancia y llevar inmediatamente el vehículo a la báscula para ser pesado.
El auxiliar de producción y el vigilante debe revisar que la báscula este en ceros antes de
pesar la pipa.

Una vez que se tiene la tara, se pesa la pipa, el vigilante, el auxiliar de producción y el
chofer deberán firmar el ticket. Ya pesada la pipa se traslada a la zona de descarga.
El chofer lleva la hielera con las muestras de leche al laboratorio de control de calidad y
pide al analista le firme de recibido. El chofer deja al analista el reporte de recolección de
leche por cada productor para ser validada con el ticket y así el área de calidad determine el
volumen en planta.
Una vez teniendo el volumen en planta el jefe de calidad entrega al jefe de producción el
ticket y la hoja de recolección de leche al jefe de producción para el llenado de su reporte.

El jefe de producción entrega el reporte de leche al almacén de producto terminado para

que sea capturado en el sistema.

El jefe de compras solicita al área de producción el reporte diario de leche fresca, todos los
días se debe se capturan en el archivo catorcena recepción de leche fresca (ANEXO 3)
que se reciben en campo, los reportes que se modifican diariamente son:

 Catorcena (recibo de leche fresca)

 Provisional
 Análisis de diferencia, para determinar descuento del conductor
 Faltante
 Recibo firmado por el conductor, para descuento del faltante

Cuando se termine de capturar todos los litros de leche fresca, tiene que cuadrar el
resumen con los litros de leche en el área de producción. El jefe de compras solicita al jefe
de almacén de producto terminado el reporte de leche fresca para que se anexe al reporte
que será entregado a pagaduría.

El jefe de compras envía por correo el archivo de catorcena de leche al área de pagaduría y
gerencia administrativa posteriormente entrega los reportes y los oficios correspondientes al
jefe de pagaduría para que pueda realizar el pago a los productores.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

6.11. RECEPCION DE FACTURAS DEL PROVEEDOR MEXICANA

El jefe de compras recibe órdenes de compra por parte del DIF, una orden por presentación
de 1 LT y otra orden por presentación de 250 ML.
El jefe de compras y el gerente general elaboran un programa de recepción y entregas
(ANEXO III), que posteriormente envían al proveedor mexicana.
Cuando el jefe de compras recibe correo de la factura, se imprimen (3 tantos) y 1 XML, se
entrega una factura al jefe de calidad, dos facturas y el XML al jefe de almacén técnico.
Cuando llega el producto a la planta se descarga en almacén de producto terminado, el jefe
de área junto con el jefe de calidad verifican que el producto este completo y en buen
estado, de ser así el jefe de almacén técnico realiza la compra en el sistema e imprime el
reporte de entrada que sella y firma junto con la factura y el XML que será entregado al jefe
de compras para tramitar el pago al proveedor en el área de pagaduría los días lunes a más
tardar 1:00 pm.

6.12. CONTRATOS DE SERVICIOS

Existen dos tipos de contratos uno para persona física y otro para persona moral que serán
llenados según el proveedor.
El jefe de compras debe solicitar la siguiente información al proveedor para el llenado de su
contrato:
 Cedula de identificación fiscal
 Acta constitutiva
 Poder notarial del representante legal
 INE del representante legal
 Nombre del testigo

Una vez elaborado el contrato se envía por correo al proveedor para su revisión y firma,
solicitando al mismo tiempo que firme de conformidad dos tantos y los envie a la planta en
original por paquetería.
Una vez que el jefe de compras recibe los contratos recaba las firmas del gerente general y
el gerente de planta, se entrega una copia a gerencia general y otro para el archivo de
compras.

6.13. REQUISICION DE COMPRA POR VALES DE COMBUSTIBLE

El jefe de tráfico se dirige al departamento de compra realiza la entrega de las

requisiciones de compra junto con el reporte de consumo de combustible. El jefe de compra
revisa que la requisición de compra este bien formulada y que tengan las firmas
correspondiente, si está bien el jefe de compra recibe la requisición. El jefe de compra
realiza una orden de compra en el sistema adminpaq 2007.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

El jefe de compra recibe la factura por medio de correo electrónico para que lo anexe en la
requisición, orden de compra, solicitud de pago y pasar con los documentos gerencia
administrativa para revisarlo al departamento de pagaduría.

El jefe de pagaduría programa el pago, después de hacer el pago el jefe de pagaduría le

entrega el comprobante al jefe de compra.

El jefe de compra recibe los vales de combustible directamente en sucursal, presentando

identificación de la empresa de Lácteos de Chiapas S.A de C.V.

El jefe de almacén técnico recibe los vales de combustible y factura, posteriormente revisa
que vengan completos los vales para después hacer la compra en el sistema de adminpaq.

FORMATO DE GAS DEBE LLEVAR LO SIGUIENTE:

 Folio
 Firma
 Descripción
 Cantidad
 Ticket

La suma de los tickets tiene que coincidir con el formato de requisición de compra.

6.14. NOTAS DE CREDITO

Las notas de crédito se solicitan por dos razones:

1. Cuando al momento de descargar el producto se encuentra en mal estado y se
regrese la mercancía al proveedor se toma fotos de la evidencia.
2. Cuando el producto ya se encuentra en almacén de producto terminado y sufre
algún desperfecto, para solicitar nota de crédito se necesita un dictamen por parte
del área de control de calidad y el jefe de almacén de producto terminado elabora un
oficio dirigido al jefe de compras y con Vo. De gerencia administrativa.

SOLICITAR NOTA DE CREDITO AL PROVEEDOR MEXICANA

El jefe de compras solicita a su proveedor por medio de correo electrónico nota de crédito
cuando el producto viene en mal estado, debe especificar bien el concepto de la nota de
crédito y adjuntar evidencia en foto.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

RECEPCION DE NOTA DE CREDITO DEL PROVEEDOR MEXICANA

El jefe de compras recibe por correo electrónico la nota de crédito:
1. Se imprime la nota de crédito (3 veces) y el xml (1vez).
2. Se elabora un oficio dirigido al jefe de pagaduría en el cual se dan a conocer la
existencia de esa nota de crédito, se imprime y se pasa a firma a gerencia
administrativa.
3. Se dirige al almacén técnico con copia de la nota de crédito y la factura origen para
que le realicen la devolución sobre compra.

SOLICITAR NOTAS DE CRÉDITO DEL PROVEEDOR TETRA PAK .

Escritorio Tetra pak N.C. Tetra pak.

El jefe de compras debe enviar al proveedor un archivo llamado solicitud de notas de
crédito comerciales en el cual debe ingresar la información de la factura siempre y cuando
esta sea por concepto de compra de envases, se valida dicha información con el jefe de
costos antes de enviar la información al proveedor, como máximo 5 días antes de fin de
mes.
Cuando el jefe de compras recibe las notas de crédito estas se integran con la factura
origen y los archivos de solicitud como soporte.
Se elabora un oficio dirigido al jefe de pagaduría y revisado por gerencia administrativa en
el cual contenga la información de las notas de crédito y se imprime 3 veces para entregar
uno a pagaduría uno al jefe de costos y uno para el archivo de compras.

Nota: de no enviar la solicitud de notas de crédito al proveedor y no darle en debido

seguimiento te enviarían las notas de crédito a finales del siguiente mes.

RECEPCION DE NOTA DE CRÉDITO DEL PROVEEDOR TETRA PAK.

El jefe de compras recibe por correo electrónico la nota de crédito:

4. Se imprime la nota de crédito (3 veces) y el xml (1vez).
5. Se elabora un oficio dirigido al jefe de pagaduría en el cual se dan a conocer la
existencia de esa nota de crédito, se imprime y se pasa a firma a gerencia
administrativa.
6. Se imprimen los archivos en Excel con los que se solicitó la nota de crédito y la
factura origen (3 veces).
7. Se dirige con el jefe de costos para la validación de dichos documentos, quien firma
el oficio de informe de nota de crédito.
8. Se pasa a gerencia administrativa para firma en el oficio, una vez firmado se sacan
2 copias.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

9. Se entrega el oficio original, la nota de crédito, el xml, la factura origen, archivo de

solicitud de notas de crédito comerciales.
10. Se entrega copia del oficio, nota de crédito y factura origen al jefe de costos.
11. El jefe de compras se queda con una copia de todos los documentos para ser
archivados en el recopilador de tetra pak.

6.15. PROYECCIONES

El jefe de compra recibe los días jueves requisición de compra según las proyecciones
autorizadas por el ing. Rodrigo antes de las 12:00 pm para que él pueda verificar que las
requisiciones estén correctas, el jefe de compra captura el status de los productos que está
en Excel de las proyecciones.
El jefe de compra elabora las órdenes de compra el mismo día que recibe las requisiciones
para pasar a firma de autorización con gerencia administrativa.

6.16. ESTADO DE CUENTA TETRA PAK

El jefe de compras recibe por correo electrónico a inicio del mes el estado de cuenta del
proveedor tetra pak para la compulsa de saldos, el jefe de compras elabora su estado de
cuenta con las facturas recibidas en el mes e imprime el archivo que posteriormente pasa al
área de contabilidad para su validación y firma.
Una vez que este validado por contabilidad se pasa a gerencia administrativa a firma ya
firmado se sacan copias para entregar al área de contabilidad, gerencia administrativa y al
archivo de compras.

6.17. REVISION CON GERENCIA ADMINISTRATIVA.

Antes de pasar a revisión al departamento de gerencia administrativa, auditoria a las 12:00

pm revisa las requisiciones de compras.

El jefe de almacén técnico entrega al jefe de compras un reporte de requisiciones

Que muestra el status de las requisiciones del 01 de enero del año en curso a la fecha
actual, para que sea entregado a gerencia administrativa. Las marcas son las siguientes:
℗ PARCIALMENTE SURTIDO
* SIN SURTIR
√ SIN ORDEN DE COMPRA

El jefe de compras trabaja con gerencia administrativa los días jueves de 1:00 pm a
2:30pm, donde pasa a firma todas las requisiciones que recibió en el transcurso de la
semana para ser autorizadas por gerencia administrativa, el jefe de compra realiza un
Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

reporte de concentrado de folios de órdenes de compra, capturando todas las requisiciones

de compra que recibió:
 Fecha
 N° de requisición
 Departamento
 Concepto
 Orden de compra
6.18. ENTREGA DE FACTURAS PARA TRAMITE DE PAGO

Cuando el jefe de compras tramita la factura del proveedor y tiene en su poder la

factura y la entrada en el sistema sellada y firmada por el jefe de almacén técnico,
se dirige a pagaduría los días lunes antes de la una de la tarde.

El jefe de pagaduría revisa las facturas y las entradas en sistema para poder
programar el pago.
Todas las facturas deben tener los datos fiscales:
 RFC
 Domicilio fiscal
 Método de pago
 Uso del CFDI
 Forma de pago
 Número de cuenta

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

ANEXOS
1. REQUISICION DE COMPRA

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

NOMBRE DEL FORMATO: REQUISICION DE COMPRAS

QUIEN LO ELABORA: EL USUARIO

N° DICE PERSONA QUE ESCRIBE DEBE ANOTARSE

Jefe de Almacén Técnico Números arábigos consecutivo en el
control interno de almacén técnico y
1.- FOLIO firma.
Números arábigos que indican la fecha
2.- FECHA Usuario de elaboración de la requisición.
3.- DEPARTAMENTO SOLICITANTE Usuario Nombre del área solicitante.
Nombre de la gerencia encargada de
4.- GERENCIA QUE AUTORIZA Usuario ese departamento.
Números arábigos que indican la
cantidad de elementos y/o servicios
5.- CANTIDAD Usuario solicitados
Números arábigos o nombre de la
unidad de medida del elemento
6.- UNIDAD Usuario solicitado.
Números y/o letras que indican el
código de registro del elemento en el
7.- CODIGO Jefe de Compras sistema.
Descripción completa del elemento
8.- CONCEPTO Usuario solicitado.
Números arábigos que indican la
cantidad de existencia del producto en
9.- EXISTENCIA ALMACEN Jefe de Almacén Técnico almacén.
Números arábigos que indican el valor
10.- PRECIO Jefe de Compras del producto y/o servicio.
Números arábigos resultado de la
multiplicación del precio por la cantidad
11.- IMPORTE Jefe de Compras de producto solicitado.
Nombre del proveedor con el que se
12.- PROVEEDOR Jefe de Compras realiza la compra.
Nombre y firma del usuario del
13.- REQUERIDO POR Usuario departamento solicitante.
14.- APROBADO POR Usuario Nombre y firma del gerente de área.
Nombre y firma del Gerente
15.- GERENCIA ADMINISTRATIVA Usuario Administrativo.
16.- GERENCIA GENERAL Usuario Nombre y firma del Gerente General.
Nombre y firma del Jefe de Compras, al
momento de recibir la requisición para
17.- DEPARTAMENTO DE COMPRAS Jefe de Compras elaboración de la oc.
Números arábigos que indican el día ,
mes y año en el que el departamento de
FECHA DE RECIBIDO EN compras recibe el formato de
18.- DEPARTAMENTO DE COMPRAS Jefe de Compras requisición.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

2. NOTA DE SALIDA DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO

NOMBRE DEL FORMATO: Nota de salida de materias primas y materiales
QUIEN LO ELABORA: E l Jefe de Compras

N° DICE PERSONA QUE ESCRIBE DEBE ANOTARSE

Jefe de Almacén Técnico Números arábigos que indiquen
el consecutivo en el control
1.- FOLIO interno del área.
Números arábigos que indican la
2.- FECHA Jefe de Compras fecha de elaboración de la nota.
3.- CENTRO DE COSTOS Jefe de Compras 020
Abasto lechero y Fomento
4.- DEPARTAMENTO SOLICITANTE Jefe de Compras Agropecuario.

5.- PARA SER UTILIZADO EN Jefe de Compras Apoyo ganadero.

6.- CODIGO DE PRODUCTO Jefe de Compras 05INS001

7.- UNIDAD DE MEDIDA Jefe de Compras (-N-)

Números arábigos que indiquen
8.- CANTIDAD Jefe de Compras las facturas a tramitar.
Insumos Agroquímicos
Factura: (Numero de factura)
Productor: (Nombre del
9.- DESCRIPCION Jefe de Compras productor)
Nombre y firma de Gerencia
10.- AUTORIZA Gerencia Administrativa Administrativa.
Nombre y firma del jefe de
11.- ENTREGA Jefe de Almacén Técnico almacén técnico.

12.- RECIBE DE CONFORMIDAD Productor y/o Medico Orantes Nombre y firma del productor.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

3. REPORTES DE LECHE FRESCA

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

OFICIO 1 Berriozábal, Chiapas 12 de Septiembre del 2018.

C.P. María Ángela López Pérez.

Jefe de Pagaduría.

Por este medio le informo que en la catorcena con número 19 que comprende del 29
de Agosto al 11 de Septiembre del 2018, presenta una diferencia 194 litros, los cuales se
explican de la siguiente manera:

261,
TOTAL DE LTS. RECIBIDO R-1, R-2, R-3, R-4 CAMPO 646

TOTAL DE LTS. RECIBIDO R-1, R-2, R-3, R4 PLANTA 261,840

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

DIFERENCIA TOTAL 194

Además con referencia al periodo de la catorcena se anexa lo siguiente:

 Compra de leche fresca.

 Diario de inventarios.
 Análisis de diferencias, para determinar descuento del conductor.
 Recibo firmado por el conductor, para descuento faltante.

Sin otro particular quedo de usted.

Atentamente

________________________________
C. P. JASIEL EVERARDO MOLINA RAMIREZ.
JEFE DE COMPRAS.

OFICIO 2 Berriozábal, Chiapas. 10 de Septiembre del 2018.

C.P. María Ángela López Pérez.

Jefe de Pagaduría.

Por este medio le informo el volumen de leche recolectada en campo al día 08 de

Septiembre del 2018 es de 200,874 litros, el promedio diario es de 18,261 (11 días
recolectados) correspondiente a la catorcena número 19 que comprende del 29 de Agosto al
11 de Septiembre del 2018, los días considerados para el promedio son del 29 de Agosto al
08 de Septiembre del 2018.

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.
 Lácteos de Chiapas, PO-CC-
S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE COMPRA Rev. No.
Fecha emisión:
Vigencia a partir de:
Próxima revisión:

Sin otro particular quedo de usted.

Atentamente

C.P. Jasiel Everardo Molina Ramírez.

Jefe de Compras

Elaboró Revisó Autorizó

L.E.E.A. A.M.O.M. S.R.Z.G.

Este documento contiene información propiedad de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V. considerada de uso interno. Cualquier distribución a
terceros o reproducción será bajo autorización específica de Lácteos de Chiapas S.A. de C.V.