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Contabilidad V - Resumen Completo

Capitulo 1 Conceptos Preliminares

El Sistema Empresa

En la cotidianeidad de nuestros actos, es permanente la interacción que ejercemos con las


organizaciones, el desempeño de la sociedad depende cada vez más de estas. Las mismas
abarcan aspectos como educación, salud, seguridad, protección del medio ambiente y la
actividad económica. En este último punto es donde encontramos ese gran número de
organizaciones llamadas empresas con las cuales nos contactamos de distintas
maneras. (por pertenecer a ellas, por proveerles algún bien oservicio o por el consumo de
bienes y servicios que ellas ofrecen).

El conceptuar a las empresas como organizaciones es la culminación de una evolución que


puede sintetizarse de la siguiente manera:

• La Empresa como maquina: Considera a las organizaciones como maquinas que


carecían de propósitos propios y cuya única función era servir a sus propietarios para
que estos alcancen sus objetivos, los cuales consistían en la obtención de utilidades.

• La Empresa como organismo: Significa atribuirle vida y propósitos propios. Las


utilidades no eran la única razón de su existencia, la información circulaba por todas las
partes de la empresa, la administración dirigía las acciones hacia la concreción de los
propósitos, los empleados eran los órganos encargados de llevar a cabo las tareas.

(Las empresas comienzan a preocuparse más por los empleados, tanto en los aspectos
específicos del trabajo como en los aspectos motivacionales y participativos)

• La Empresa como organización: La misma pasa a tener otras responsabilidades con


sus integrantes y con el medio en que se encuentra. De esta forma se puede decir que
una empresa conforma un sistema socio-técnico integrado diseñado para la concreción
de algún propósito. Estas características hacen que la empresa vista como organización
tenga responsabilidades para con todos sus integrantes y para con su medio.

• El Sistema Empresa: La Empresa es un sistema. Un sistema es un conjunto de


elementos interdependientes organizado para una finalidad determinada. Las partes
interactúan para fines rentables, sociales, la ganancia o beneficio.

La estructura del sistema empresa se compone de los siguientes subsistemas:

Sistema Político o Decisional: Es el que atiende al gobierno de la empresa, representa la red de


decisiones que son tomadas a todos los niveles para dirigir las operaciones empresariales.

Sistema Directivo u Operacional: Es el conjunto de procedimientos operativos que regulan las


actividades de los recursos humanos y materiales para el logro de los objetivos establecidos por
el sistema decisional.
Sistema Ejecutivo o Informativo: Es el que recoge todos los datos que se producen como
consecuencia de los actos internos y externos del sistema total, con el objetivo de coordinar las
actividades y permitir la retroalimentación.

A las empresas se las define como Sistemas Abiertos, ya que intercambian información,
materiales y energía con su medio ambiente. La empresa desarrolla cierta capacidad adaptativa
respecto de los cambios del medio ambiente, llevando a que la misma funcione en un estado
estable o en equilibrio dinámico.

La retroalimentación es fundamental para mantener al sistema dentro del equilibrio.

Evolución de los Requerimientos Informativos

El concepto de Contabilidad Gerencial como sistema de información ha desplazado al arcaico


concepto de la contabilidad como mero registro y memoria de datos históricos, los objetivos de
la contabilidad gerencial como contabilidad orientada a la toma de decisiones, o sea hacia
adentro de la empresa no quita validez sino que coexisten con los clásicos objetivos de la
contabilidad patrimonial (que son los de informar hacia fuera de la empresa).

La Empresa moderna requiere una contabilidad moderna, entonces debemos preguntarnos


cuales son las características que debe tener la contabilidad para cumplir eficazmente su
función de sistema de información de la empresa:

Funcional: Información oportuna y eficaz para que la dirección tome decisiones

Estratégica: Debe contemplar todas las acciones que se podrían tomar

Anticipada: Anticiparse a los hechos, preverlos y estimarlos

Comparativa: Debe comparar lo previsto con lo realizado

Causal: Debe ir a las causas y no solo a los efectos

Analítica: Detalles específicos de cada función, sector y producto

Selectiva: Referida a datos relevantes y seleccionados

Continua, Adaptativa

Hay diferencia entre el Sistema de Información y la Tecnología de Información, los contadores


son responsables del Sistema de Información, no de su implementación o programación.
Nos interesa conceptos de Sistema de Información, no la Tecnología de Información.

Contabilidad Gerencial y Contabilidad Operativa

Contabilidad
Gerencial Operativa
Orientación Toma de Decisiones Control Patrimonial
Información Integra Información Registra sobre info. Histórica
Objetivo Planeamiento y Control Valuación, Registración y Control
Enfoque Principal Gestión Patrimonio y Financiero
Criterio Principal Eficiencia Seguridad y Protección Patrimonio
Orientación Pasado-Presente y Futuro Pasado y Presente
Valuación Monetaria y Operativa Monetaria
Periodicidad Operativa Periódica
Usuarios Internos Externos
Atributos de la Info Oportuna y Eficaz Verificables y Comparables
Guía Básica Características Operativas Normas Contables y Legales
Transacciones y
Hechos Sobre Base Económica Sobre Base Jurídica

Sistema Integrado de Información Contable. Actitud Profesional

Los contadores tienen que ser usuarios de un sistema de contabilidad programado por un lic. en
computación o un programador, no pueden ponerse a programar, sino que deben usarlos
inteligentemente.

Los profesionales en Ciencias Económicas deben opinar en la definición del sistema. La función
del mismo es integrar un sistema computarizado que brinde información útil para el análisis,
toma de decisiones y que solucione los problemas de una empresa en particular.

Los objetivos de los Sistemas de Información Contable son:


1. Rendición de Cuenta de los Administradores a los dueños
2. Información para terceros en cumplimientos de Normas Legales
3. Información para uso interno útil para el proceso de planeamiento, toma de decisiones,
ejecución y control.

Bibliografía:

Herrscher, Enrique “Contabilidad Gerencial”

Capitulo 3 Introducción a la Teoría de la Decisión

Un problema podemos definirlo como:

Lo deseado – lo que se tiene = Problema

Si lo deseado difiere de lo que se tiene en realidad entonces estamos frente a un problema, por
lo que habrá que tomar decisiones para solucionarlo. Entonces tendremos que detectar cuales
son las causas del problema, es decir los desvíos del porque la realidad es distinta de lo
deseado. Luego habrá que buscar alternativas posibles para solucionar el problema, los
distintos caminos de acción que me conducen a lo deseado. Entonces tendré que analizar las
distintas alternativas, analizar costos, etc.

La Toma de Decisiones:

Decidir: Es la acción humana que enfrentada al suceso externo debe identificar los futuros
estados de ese suceso y determinar posibles cursos de acción, que respondan a pautas
preferidas o preestablecidas.

La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas.

El Proceso Racional de la Toma de Decisiones consta de seis pasos:

1. Asegurarse de la necesidad de una decisión: Existe un problema o una disparidad


entre cierto estado deseado y la condición.
2. Identificar los criterios de decisión: Identificar criterios que sean importantes para la
toma de decisiones, es decir relevantes.
3. Ponderar los criterios: Se priorizan los criterios según su importancia en la decisión
4. Desplegar las alternativas: Se enumeran todas las alternativas viables
5. Evaluación de las Alternativas: Se analiza cada uno respecto al criterio ponderado
6. Seleccionar la mejor alternativa: Seleccionar la mejor entre aquellas enumeradas y
evaluadas.

Tipos de Decisiones

Programadas: Son así en la medida que son repetitivas y se ha desarrollado un método definido
para manejarlas. Se basan en soluciones anteriores y se apoyan en un procedimiento, regla o
política.

No Programadas: Son aquellas donde los problemas no son habituales o repetitivos.


Generalmente son tomadas por los niveles jerárquicos más altos. Son únicas y no recurrentes,
por lo tanto no tienen una solución programada.

Son situaciones que no están estructuradas por impredecibles, variables e inestables, por lo que
ante la aparición del problema se debe hacer el proceso de decisión.

Capitulo 4 Teoría General de Sistemas y Sistemas de Información

Teoría General de Sistemas

Un sistema se define como un conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos, que


interactúan entre si, con un objetivo determinado.

La Teoría General de Sistemas busca encontrar un marco teórico para describir las relaciones
del mundo empírico. La aplicación de la Teoría de Sistemas intenta separar los planteos
erróneos del “espacialismo “ con que se encaraban los estudios económicos y adm en los años
70’. En esos años la ciencia buscaba deducir la explicación del todo a partir de las explicaciones
de las partes, este es el modo analítico de pensar.

Se logro avanzar mucho en cada disciplina en particular, pero no se las integro.

En cambio, el modo sintético de pensar, analiza las partes como parte de un sistema más
amplio y expuesto en términos de su papel dentro del sistema.

(La Teoría General de Sistema primero mira el todo y luego a partir del todo se analiza cada
parte en particular).

Características de los Sistemas

Ackoff respecto a la naturaleza de los sistemas expreso lo siguiente: “un sistema es un conjunto
de dos o mas elementos que satisface las siguientes tres condiciones:

1. El comportamiento de cada parte del conjunto tiene un efecto sobre el comportamiento


del todo (cada asiento contable en un sistema de info, tiene efecto en otros libros,
exposiciones, etc.)
2. El comportamiento de cada parte y el modo en que se afecta al todo dependen del
comportamiento de por lo menos otra parte del conjunto ( Una operac modificativa del
Patrimonio requiere de registraciones cruzadas de cuentas de resultados y cuentas
patrimoniales)
3. Todo posible subgrupo de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades,
cada uno tiene un efecto y ninguno puede tener efecto independiente sobre el todo

De acuerdo con lo anterior, un sistema es un todo que no puede ser dividido en partes
independientes. De esto se derivan dos de sus propiedades más importantes:

• Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del
sistema
• Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus
partes
Principios de los Sistemas (Enfocado en Sistemas de Información Contable)

Subsidiaridad: Ningún Sistema es concreto en si mismo. Todo sistema es subsidiario de otro.

Interacción: Todo sistema esta interaccionado

Determinismo: Todo fenómeno del conjunto que actué a través de los sistemas es resultado de
causas definidas (Relac. Causa-Efecto)

Equifinalidad: El sistema debe diseñarse para alcanzar un mismo objetivo a través de acciones,
premios, etc. (se puede lograr el mismo objetivo por distintos caminos)

Características de los Sistemas (Enfocado en Sistemas de Información Contable)

Estabilidad: Característica de un Sistema abierto, la incorporación de factores externos le debe


permitir al sistema reacondicionar su comportamiento

Adaptabilidad: Capacidad de adaptar estructuras y procesos a necesidad del entorno

Sinergia: Cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a la de


subcomponentes tomados individualmente.

Elementos de los Sistemas

1. Contexto o Ambiente: Es el conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen e


influyen al sistema. Existe una relación mutua entre el contexto o ambiente y el sistema.

2. Limites: Los límites de un sistema separan y demarcan el ambiente respecto del


sistema; un sistema existe dentro de sus límites y todo lo que esta fuera de esos limites
constituye su ambiente.

(En un Sistema abstracto los límites son determinados de acuerdo al nivel de percepción,
intención y objetivos del observador respecto del funcionamiento interno del sistema)

3. Entradas y Salidas: Una entrada es cualquier ingreso del ambiente al sistema, y una
salida es cualquier elemento que sale del sistema, atravesando los límites hacia el
ambiente. ( En ciertos sistemas se genera una corriente de control en las entradas de
modo que detecte los errores previamente a su ingreso)

Estudiar un sistema analizando únicamente sus entradas y salidas constituye un método


llamado caja negra. Se estudia algún sistema sobre la base de caja negra cuando no se puede
determinar lo que hay dentro, o cuando su determinación resulta costosa o muy difícil.

4. Subsistemas: Cuando un componente de un sistema es en si mismo un sistema, se lo


llama subsistema. Cada sistema esta compuesto por subsistemas, los cuales a su vez
son partes de otros subsistemas.

Dentro del sistema debe existir algún medio de transferencia de la información que representan
estas salidas, de manera que cada subsistema pueda realizar su trabajo interactuando con los
demás. Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfases. (Una
nota de pedido seria una interfase entre el sistema de cliente y el sistema de comercialización).

5. Retroalimentación: En su forma más simple las salidas de un sistema son comparadas


con las salidas esperadas, y cualquier diferencia origina una entrada al proceso para
que se ajusten sus operaciones, a fin que la salida se acerque a la esperada.

En todo proceso de control existen entonces elementos esenciales que son los siguientes:

1. Un objetivo establecido ( meta, propósito, norma)


2. Un sensor para efectuar la medición del rendimiento
3. Un dispositivo comparador para determinar las diferencias respecto de 1
4. Un activante para corregir y ajustar

El objetivo de los Sistemas de Información Contable y Económica son: Planificar


adecuadamente sus relaciones, realizar con máxima eficiencia la gestión y controlar
oportunamente los resultados.

Clases de Sistemas

Sistemas Abiertos y Sistemas Cerrados

Los sistemas abiertos son los que intercambian información, materiales y energía con su
ambiente. Presentan la característica de ser adaptativos respecto a los cambios que se
producen en su ambiente; esto es ase ajustan a los cambios de su medio ambiente de forma tal
de preservar su existencia. (este mecanismo de respuesta y adaptación de los sistemas al
medio ambiente se llama homeostasis)

En cambio, los sistemas cerrados son auto contenidos, no interactúan con el medio ambiente.

Sistemas Deterministicos y Sistemas Probabilísticos

Cuando un sistema trabaja de una manera previsible, cuando la interacción de sus elementos
se conoce con certeza y cuando la evolución del mismo se puede determinar con precisión a
partir del conocimiento de su estado actual y de sus operaciones, se dice que el sistema es
determinístico.

En cambio, en un sistema probabilistico no se conoce con certeza su comportamiento, por lo


que hay que estudiarlo en función de su actuación probable.

(Por ejemplo un Sistema de determinación de Ventas futuras)

Sistema Hombre-Maquina

El concepto de un sistema hombre-maquina implica que en el cumplimiento de un objetivo


alguna tareas son ejecutadas por maquinas y otras son realizadas por el hombre.

Información Económica y Contable

Información Contable es el producto del Sistema de Información Contable

Información Económica es la información que estudia la asignación de recursos

La adquisición de conocimiento se produce a través del aprendizaje, y su instrumento eficaz es


la información. Por lo que resulta que la información es el canal por el que de un modo más o
menos sistemático se desliza el conocimiento.

Un elemento esencial es el lenguaje que puede ser definido como el medio de expresión que
deforma a la información, poniendo en signos externos entendibles los conceptos teóricos que
se desean transmitir.
Para que la Información sea eficaz debe tener 4 características básicas:

1. Oportunidad: La información debe estar disponible en el momento que se la necesita


2. El adecuado reflejo de la realidad: La información debe ser lo mas fidedigna posible
respecto de la realidad a la que intenta describir
3. Confiabilidad ( ver mas adelante)
4. La coherencia de los contenidos: La información debe estar preparada y presentada de
modo que pueda ser aprehendida y comprendida.

Los Sistemas de Información son Confiables si tienen una serie de pasos:

1. La recopilación de datos: La calidad de los datos relevados convalida la calidad de la


información emitida
2. El Procesamiento de los datos relevados: Mediante el uso de Hardware y Software
preparado ad-hoc
3. La emisión de Información: Los receptores de la Info requerirán que la misma sea
emitida atendiendo a las características propias de su lenguaje.
4. El Análisis Crítico y la Evaluación: La info al ser utilizada tiene que ser analizada y
evaluada críticamente.
5. La Distribución de la Información: Se refiere al grado de detalle, al modo de distribuir la
información para que llegue a quien debe llegar en el momento en que debe hacerlo y
el nivel de confidencialidad que es necesario preservar.
6. La Retroalimentación
7. La Modificación de los Parámetros de Control: El paso anterior y este permiten el
seguimiento dinámico de las acciones y la corrección de los rumbos fijados, cuando
estos no fueron los adecuados.
8. La Toma de Decisiones

Los errores más frecuentes en el manejo de la Información

Algunos aspectos negativos, que pueden ser expresados como los errores que con mayor
frecuencia se presentan cuando del manejo de Información se trata:

• El Exceso de Información: La existencia de grandes cantidades de informaciones


diferentes y de todo tipo, redundantes y muchas otras no utilizadas.
• La Generalización Extrema: La presunción generalizada de la existencia de ciertos
sobreentendidos (que muchas veces no lo son tanto) que pueden llevar a motivar
errores de compresión o interpretación.
• El Exactismo: La Información debe brindar una razonable visión de la realidad que
intenta describir, y no necesariamente una exacta descripción de la misma, si los
objetivos perseguidos con su uso no ameritan tal grado de precisión.
Focos de Atención de la Información Contable

Desde una Perspectiva Situacional de la empresa dentro del entorno en que actúa, podemos
identificar dos tipos básicos de información: la información interna y la información del contexto.

Desde una Perspectiva Temporal es posible clasificarla como reflejando el pasado, el presente
y el futuro de la operación

Desde una Perspectiva Operacional, encontramos información patrimonial, económica y


financiera

Desde una Perspectiva Funcional, tenemos información para el planeamiento, para el control y
para la toma de decisiones.

La Información Contable debe ser UTIL, para ello debe cumplir 3 condiciones:

• Anticipar posibles cursos de acción


• Evaluar realidad y comparar con previsión
• Decidir sobre acciones correctivas

Valor de la Información ( Rodolfo Perez, “Como Decidir”)

Para poder determinar el valor de la información debemos preguntarnos que esperamos de ella.

Suele decirse que la información perfecta es la que proporciona certeza. En consecuencia


parecería que la información que buscamos cambiara nuestro problema de decisión pasándolo
de una situación aleatoria a una situación bajo certeza. Una situación bajo certeza, contiene un
solo estado posible del suceso.
Afirmamos que la información perfecta solo nos conduce a los mejores resultados y no modifica
la estructura aleatoria de la decisión. Entonces aparece como razonable determinar la ganancia
esperada de los mejores resultados (máximo posible a ganar si siempre el pronostico acertara)
y compararla con la máxima ganancia esperada con la información disponible.

La diferencia entre estos valores representa el máximo que podemos incrementar nuestra
ganancia esperada por medio de la información.

Como este análisis lo hacemos con respecto a la información perfecto es obvio que debe
pagarse menos de este valor si sospechamos, como ocurre siempre, que la información no será
perfecta.

Bibliografía:

Volpentesta “Estudio de Sistemas de Información” Cap 1 y 2

Rodolfo Perez, “Como Decidir”

Faga Cap 2 y 3
Mario Bertoletti “Economía de la Información”

Modelo Cuantitativo del cálculo del Valor de la Información

La información es un recurso de las organizaciones. Todo recurso se caracteriza porque tiene


un valor y un costo. Su valor es la contribución al alcanzar los objetivos de la organización.

Se define a la utilidad de la información como la diferencia entre el valor y el costo de la


información.

Como casi todos los recursos de una organización, la información presenta el conocido
fenómeno de los rendimientos decrecientes: pasado un cierto nivel de información, incrementos
de ella producen incrementos del valor de la información cada vez menores.

La información tiene valor porque reduce nuestra incertidumbre acerca de la naturaleza del
mundo que nos rodea. Esa es la función y ese es el valor de la información: reducir nuestra
incertidumbre acerca del mundo que nos rodea y por lo tanto permitirnos tomar mejores
decisiones.

La dimensión de un sistema de información es óptima cuando el valor incremental de la


información iguala a su costo incremental.

Teoría de la Decisión

Podemos decir que decidir es elegir uno entre varios modos alternativos de actuar. Hay que
decidir cuando hay que hacer algo, pero hay más de una manera diferente de hacerlo.

(Mirar Trabajo Practico Sobre Análisis de Decisiones)

El criterio de decisión del valor esperado puede enunciarse así: elegir la alternativa que
maximice el valor esperado de la utilidad. Es decir, hay que calcular el valor esperado de cada
alternativa y elegir aquella que tenga mayor valor esperado.

En este problema de decisión las probabilidades asignadas a los diferentes estados juegan un
papel fundamental. Si esas probabilidades cambiasen, nuestra decisión podría modificarse.

Decisión Óptima con Información

Si se ha obtenido información, la decisión óptima del problema de decisión original puede


cambiar. Para saber cual es la nueva decisión óptima es necesario calcular los valores
esperados de todas las alternativas con las probabilidades a posteriori de los estados de la
naturaleza y elegir aquella alternativa que tenga el mayor valor esperado.

Valor de la Información

Definimos el valor de la información como el incremento del valor esperado causado por la
información. El valor de la información es la diferencia entre el valor esperado con las
probabilidades a posteriori y el valor esperado de la alternativa óptima con las probabilidades a
priori.

Vale aclara que la Información es conveniente si:

1. Modifica nuestro conocimiento a priori del mundo que nos rodea


2. Incrementa el valor esperado de una decisión que es función de ese conocimiento del
mundo
3. El incremento del valor esperado de la decisión es mayor que el costo de la información

Si al menos alguna de las tres condiciones no se cumple, no es económicamente conveniente el


uso de dicha información.

La información no tiene valor per se, sino en función del problema a que se aplica. Podríamos
extender la conclusión y decir que el valor de la información depende de quien decide.

El valor de la información crece cuanto mejor la utiliza el destinatario de la información.

Criticas al Modelo

El modelo formado por las matrices de decisión e información y el método de cálculo del valor
de la información es un modelo cuantitativo que tiene ciertas deficiencias. Las principales son
las siguientes:

• El modelo es estático en el sentido de que no toma en consideración el efecto de la


acumulación de información en el tiempo
• Es difícil de aplicar, es difícil encontrar la estructuración de la matriz de decisión, la
estimación de las probabilidades a priori y la estructuración de la matriz de información.
• El modelo incluye el criterio de decisión del valor esperado que es recomendado
especialmente para decisiones repetidas y de importancia económica limitada. Este no
es el caso de la mayoría de las decisiones de alto nivel.

Modelo Cualitativos del cálculo del valor de la Información

La Información tiene valor si tiene los siguientes atributos:


• Pertinente: Información tiene relación concreta con objeto de estudio, y siendo así tiene
valor confirmatorio.
• Confiable: Aproximación a la realidad y verificable
• Neutral: Ausencia de sesgos y medición contable objetiva
• Esencial, comprensible, comparable, volumen, oportuna, etc.…

(Son los requisitos de la información Contable)

Capitulo 5 “Sistemas de Información en las Organizaciones”

La Contabilidad es distinta del Sistema Contable. Mientras la Contabilidad es la disciplina


técnica-científica que comprende cosas de carácter general, el Sistema Contable tiene normas
normas, procedimientos que apuntan a un propósito específico.

Enfoque de los Sistemas Contables

Enfoque Comunicacional: Utiliza metodologías para crear Sistemas de Información que traten
selectivamente los circuitos funcionales de la empresa

Enfoque Decisional: Busca comunicar información para que los niveles jerárquicos tomen
decisiones con racionalidad económica

Enfoque Conductista: Tiene como propósito ejercer influencia sobre la acción (como bajar la
estrategia de los niveles superiores a los mas bajos)

Sistema de Información se puede definir como un extenso sistema integrado y


coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los datos en
información, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las
operaciones, la administración y la toma de decisiones, de modo que aquellas se
desarrollen mas eficientemente.

El Sistema de Información y el Procesamiento Electrónico de Datos (P.E.D)

Lo que determina si se requiere la inclusión del PED en una organización o en algunos sectores
de ella, es si el sistema existente puede ser mejorado con la incorporación de esa tecnología.
En teoría si un sistema manual produce resultados eficientes y útiles, no habrá motivo para la
incorporación de computadoras. Pero ante un crecimiento en el volumen de las operaciones o
un aumento en la complejidad de los procedimientos o una mayor interrelación de las
actividades, con la incorporación de un sistema de PED se pueden obtener importantes
mejoras.

Componentes de un Sistema de Información

• Hardware: Los dispositivos electrónicos y electromecánicos que producen datos. El


hardware se puede referir a una unidad o a todos los instrumentos que se usan en un
sistema de computación
• Software: Serie de conjunto o series de instrucciones, métodos o procedimientos y
lenguajes, que permiten usar la computadora
• Procedimientos: Son métodos operativos claros que determinen de que manera se van
a usar los recursos del sistema, con el fin de satisfacer los requerimientos de las
personas que usen de el. ( habitualmente están en manuales de operaciones)
• Personas: Se los conoce como usuarios, aquella persona que o bien es responsable del
ingreso de datos e instrucciones al sistema, o bien utiliza información producida por el
sistema. Esto los distingue entre usuarios directos e indirectos.
• Base de Datos: Es un conjunto integrado de datos almacenados en diferentes registros.
Un registro es un conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una
entrada.

Funciones de los Sistemas de Información

1. Procesar Transacciones: Dentro de esta función se encuentran las siguientes tareas:

Recolección de Datos: Los sistemas de información procesan entradas de datos; precisamente


la entrada de datos se produce en todas las transacciones rutinarias que a diario se realizan en
la organización

Asociado con la recolección de datos hay tres aspectos relevantes:

Método de Captación: Es la primer etapa en la recolección de datos. Se puede realizar


manualmente o por identificación automática que permite capturar datos en forma rápida por
ejemplo OCR, banda magnética.

Los datos deben ser capturados lo mas cercado posible, tanto en tiempo como en espacio de la
fuente de transacción. Puede ser muy difícil y en ocasiones imposible, regresar y capturar datos
luego que una transacción ya ocurrió.
Registro: Para que los datos captados puedan ser utilizados, se deberán registrar de acuerdo
a las características del equipo utilizado por el sistema, a fin que sean utilizables por dicho
sistema

Volumen de Datos recolectados: El volumen de datos que se genera en una organización es


realmente importante, y el sistema de información debe capturarlos a todos.

2. Crear y Mantener Archivos

Identificación de datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior
recuperación. A estos elementos individuales de los archivos se los llama campos. Cada datos
se identifica con un nombre y un valor asociado a el.

Clasificación de Datos: Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre esta una
clasificación en base a algún o algunos atributos de la misma, de modo que invocando dicho
atributo a posteriori, la información pueda ser recuperada.

3. Producir Informes

Dentro de las salidas posibles la producción de informes adquiere especial significatividad. Toda
salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:

• Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o


proyecciones para el futuro
• Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
• Iniciar una acción
• Confirmar una acción

Dentro de esta función de emisión de informes se deben producir dos procesos sumamente
importantes a fin de aumentar la eficiencia en la utilización de los informes:

Filtrado de Información: Los Sistemas de Información deben contar con algún modelo que
permita filtrar del volumen total de datos recolectados, aquellos que no proporcionen una
información de real utilidad para los usuarios de esa información.

Condensación de Información: Las personas se manejan mejor con formatos reducidos de


información que con informes extensos.

Dentro de un Sistema de Información se puede distinguir distintos tipos de informes: Informes


periódicos, Informes de Datos Críticos, Informes al Instante, Informes de Excepción, Informes a
Medida.

Volpentesta define a los Sistemas de Información en 2 Ópticas:

• Sistemas de Información orientados hacia las actividades administrativas y la toma de


decisiones.

• Sistemas de Información orientados hacia las funciones organizacionales

Sistemas de Información Orientados hacia las actividades administrativas y la toma de


decisiones

Sistema de Procesamiento de Transacciones (SPT)

Sistema de Información Administrativa (SIA)

Sistema de Apoyo para la toma de decisiones (SAD)

A) Sistema de Procesamiento de Transacciones (SPT)

Una transacción es cualquier tarea, actividad o suceso, ya sea generado internamente o fuera
de la organización, que afecta a esta.
Los SPT tienen el objetivo de mejorar la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las
actividades rutinarias de una organización.

Los datos de tales transacción se almacenan para su uso posterior: para tenerlos registrados en
otra transacción posterior; para establecer comparaciones; para emitir informes. Vale decir que
los archivos de datos existentes también se usan como entrada de los STP

Los SPT proveen básicamente dos salidas. Una es la confección de documentos: facturas por
ventas, notas de créditos, recibos. La otra salida son los informes de operaciones, que son
resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan la información de las
transacciones realizadas por el sistema.

Los SPT tienen cinco actividades durante el manejo de las transacciones:

• Operaciones Matemáticas: Los datos obtenidos son sometidos a una serie de cálculos,
a fin de obtener resultados útiles de acuerdo a cada operación.
• Clasificación: Es el agrupamiento de datos según alguna condición particular
• Ordenamiento: Es el proceso por el cual los datos se disponen según una secuencia o
sucesión pre-determinada
• Síntesis: La gran cantidad de datos de las transacciones se sintetizan de modo de
poder obtener una presentación mas breve y concisa
• Almacenamiento: Las organizaciones mantienen almacenados gran cantidad de
registros de eventos y operaciones que afectan su desempeño.

Las características de estas transacciones permiten establecer procedimientos rutinarios que


determinan para cada transacción, cuales son los datos a buscar y que procesos y operaciones
realizar.

B) Sistema de Información Administrativa (SIA)

Como SIA se conoce al manejo de los datos orientados a tomar decisiones y resolver
problemas por parte de los administradores.

Al ser posible la identificación de los requerimientos de la información ante decisiones que con
cierta frecuencia vuelven a presentarse, el SIA, dispone la elaboración de esos informes y
reportes con forma y contenido preestablecidos, con la frecuencia solicitada, y en los cuales se
van incorporando los nuevos detalles aparecidos desde la ultima vez que se brindo información.
C) Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones (SAD)

EL SPT esta orientado hacia las operaciones. Por el contrario el SIA ayuda a los
administradores a resolver problemas y tomar decisiones altamente estructuradas. En tanto el
SAD esta dirigido a aquellas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que
posiblemente no vuelvan a presentarse. El SAD ayuda a directores y administradores a tomar
este tipo de decisiones que implican situaciones únicas, no muy estructuradas.

Es muy difícil diseñar con anticipación tanto la forma como el contenido de los informes
necesarios, por lo que el SAD debe tener mucha mas flexibilidad que los otros sistemas de
información en lo referido al acceso a la base de datos y a otras fuentes externas de datos.

El SAD apoya, ayuda, pero de ninguna manera reemplaza el criterio del decidor.

Una función que tiene el SAD es la de crear nueva información, analizando la que se posee mas
la incorporación de datos proporcionados por otras fuentes. Esta creación de información surge
de interrelacionar todos esos datos en un modelo que permita proporcionar información
adicional a la utilizada par armar dicho modelo.

Las Herramientas del SAD son: Un mecanismo de Interfaz (como se relaciona), Subsistemas de
Datos (Medio para recuperar datos mediante un sofá especial) y Subsistemas de Modelos
(almacena y recupera el modelo requerido).

Sistemas de Información Orientados hacia las Funciones Organizacionales

A un sistema de información también se lo puede clasificar en relación a las funciones


organizacionales que utilizan su información. (Por función se entiende a una serie de
actividades relacionadas en forma cercana, como ser finanzas, producción, comercialización,
recursos humanos).

Las características distintivas de cada función hace que estas tengan necesidades especificas
de información por lo que podría llegar a considerarse un sistema de información de ayuda para
cada una de ellas.

De esta manera un sistema de información queda conformado como una asociación de


sistemas de información diseñado para apoyar los subsistemas funcionales de la organización.
Cada subsistema funcional necesita las aplicaciones para poder realizar todo el procesamiento
de información vinculado con dicha función.
Sistemas de Apoyo a Decisiones y Sistemas Expertos

Estos dos Sistemas están relacionados entre si porque se usan en decisiones no estructuradas;
esto lleva que el Sistema Experto se desprenda del Sistemas de Apoyo a Decisiones para
problemas no estructurados y alta incertidumbre.

Sistemas Expertos: Son reglas que imitan el conocimiento humano. Contienen bases de
conocimiento con reglas empíricas.

(Heurística: reglas prácticas que se crearon a través de las experiencias)

Existen dos tipos de Sistemas Expertos: Basados en Reglas y Basados en Marcos

Sistemas Expertos Basados en Reglas

El área del conocimiento se establece como un sistema de reglas que son verificadas contra
hechos que describen la situación real (Si A entonces B)

Produce cadenas de inferencia, que son como el sistema uso reglas para extraer conclusiones.

Sistemas Expertos Basados en Marcos

Los marcos son estructura de Datos, y estos marcos son redes de nodos y relaciones
organizadas con cierta jerarquía.

(Ejemplo, el caso de organizaciones que tienen muchas inversiones en el mundo, muchos


sistemas de información y grandes estructuras de datos y deciden sobre una o sobre otra en
cualquier momento y puede tener impacto sobre otras inversiones)

El Sistema de Información como Ventaja Competitiva (del Libro de Porter que habla de
Cadena de Valor)

Las tecnologías de la Información incluyen computadoras, la robótica, bases de datos,


comunicaciones, etc.; estas tecnologías de la información asociadas a Sistemas de Información
afectan la competencia de 3 maneras distintas:

1. Modifican estructuras del sector, alterando reglas de la competencia ( tiene fuerte


impacto en negociación entre compradores y proveedores)
2. Crea ventajas competitivas al dotar a empresas de nuevos medios para superar a
competidores
3. Origina negocios nuevos (Negocios en Internet, transmisión de Imágenes, etc.)

Bibliografía

Volpentesta Cap 5

Seen Cap 13

Capitulo 6 “Sistemas de Información – Metodología de Estudio “

El estudio de sistemas es el proceso en el cual se determinan las necesidades de información


para la toma de decisiones y el desarrollo de las actividades administrativas de cada nivel de la
organización y se estudian los procesamientos de transacciones con el objetivo de aumentar la
eficiencia general de la organización.
Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son numerosas y
variadas, entre ellas:

1. Comprender situaciones en donde se supone que puede aumentarse la eficiencia


2. Determinar las necesidades de información que los centros de decisiones necesitan
para el proceso de toma de decisiones; forma de presentación, frecuencia, etc.
3. Establecer que tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás
actividades administrativas
4. Obtener información sobre operatorias y procedimientos rutinarios a fin de establecer
con precisión como trabajan.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan
subsanarse, elaborando un estado del problema
6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de
los problemas y la relación costo-beneficio de su implantación
7. Diseñar el sistema o las modificaciones al mismo que satisfagan todos los objetivos
considerados durante el desarrollo del estudio de sistemas.
8. Verificar como se implementa el sistema o sus modificaciones por parte del personal de
línea, estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la
implementación y el posterior mantenimiento.

Características del Estudio de Sistemas

1. Identificación de Problemas: El hombre de sistemas debe efectuar su trabajo en


contacto con las personas que realizan sus tareas en las organizaciones. Estas
personas tienen la sensibilidad de sus problemas pero en muchas oportunidades les
resulta difícil explicarlos; o el problema no era el señalado.
2. El estudio de sistemas trata de comprender y conocer una situación para determinar si
sobre la misma pueden efectuarse cambios que la mejoren y en definitiva, mejoren el
conjunto.
3. El trabajo de sistemas de desarrolla en forma de staff por lo que los resultados del
estudio se transforman en recomendaciones que el personal de línea debe
implementar. Por ese motivo es fundamental que dicho personal se integre desde el
primer momento, de modo que su participación activa los motive a fin de comprender
claramente los objetivos del estudio, haciéndolos participes de las decisiones que al
respecto se vayan tomando.

Problemas que se pueden presentar al realizar un Estudio de Sistemas

Desinterés del personal clave, Resistencia al Cambio, Conflicto de Intereses, Apego al Sistema
Antiguo

Metodologías para el Estudio de Sistemas


Un Estudio de Sistemas, algunas veces también llamado desarrollo de sistemas o proyectos de
desarrollo de sistemas, se apoya en una metodología y en un conjunto de herramientas y
técnicas para poder realizar la síntesis, el análisis, el diseño y la implementación.

Una metodología se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos
orientados hacia el desarrollo de una tarea.

Existen 3 enfoques metodológicos diferentes:

1. Metodología del Ciclo de Vida


2. Metodología del Análisis Estructurado
3. Metodología del Diseño Evolutivo ( o Desarrollo de Prototipos)

Metodología del Ciclo de Vida

A la metodología del Ciclo de Vida se la considera compuesta por 3 etapas: Análisis, Diseño e
Implementación. En nuestro caso, se le agregara en esta exposición una primera etapa de
Síntesis.

Esta metodología es especialmente apropiada para aquellos estudios en los cuales los
requerimientos del sistema son predecibles debido a su alta estructuración.

También permite manejar es estudio como un proyecto en el cual una de las etapas del
desarrollo esta bien definida, por lo que también esta metodología resulta apropiada para la
creación de grandes sistemas.

Etapas y Fases del Ciclo de Vida

La metodología del Ciclo de Vida consta de cuatro etapas que a su vez están formadas por
distintas fases, donde cada una de ellas desarrolla distintas actividades y obtiene resultados
concretos.

1. Etapa de Síntesis
Fases: Investigación Preliminar

La realiza una persona de la empresa o una ajena a ella; su actividad es realizar un estudio
sobre un sistema actual para tratar de mejorarlo o la creación de uno. Lo anterior puede
comenzar por la detección de amenazas, como por el aprovechamiento de oportunidades.

Esta es una fase introductoria que no aporta alternativas de solución, más bien permite a la
gente de sistemas comprender la solicitud del estudio a fin de elaborar un panorama sincrético,
en base al cual se determina por medio del estudio de factibilidad, la aceptación o rechazo del
trabajo.

Los resultados son los siguientes:

A. Definir el Objeto de Estudio: Se define el objetivo del estudio como las tareas que va a
involucrar. (que se requiere y porque motivos).

B. Trazar el Panorama Sincrético: Para trazar el Panorama Sincrético hay que hacer una
búsqueda de información que abarque los aspectos de la organización y su ambiente y
de esta manera comprender el suprasistema que contiene el sistema que va a ser
estudiado.

Por ejemplo algunos aspectos de la organización:

Estructura de la Organización: Responsabilidades de cada unidad, forma de trabajar, etc.

Tipo de Organización: Comercial, Industrial, Procesos, De quien depende, antigüedad, etc.

Actuación Pasada y Presente: Sus objetivos pasados y posibilidades en el presente y futuro

Ambiente de la Organización: Competidores, mercados, características del mercado….

C. Evaluar la Factibilidad: Aclara los riesgos o beneficioso que puede llegar a ser el
sistema en estudio. Tipos de Factibilidad
Factibilidad Técnica: Evalúa si los medios técnicos existentes son los apropiados para la
implementación del sistema.

Factibilidad Operativa: Si va a ser usado el nuevo sistema de info en la org, si están capacitados
para hacerlo funcionar.

Factibilidad Económica: Determinar si los beneficios relativos al nuevo sistema son mayores a
sus costos

Factibilidad Organizativa: Grado en que los distintos rangos de la organización tiran para el
mismo lado (Interpretar el clima y la cultura organizacional)

D. Aceptar o Rechazar el Estudio: Se basa en los resultados y conclusiones del estudio de


Factibilidad. Si el estudio es aceptado, se debe describir el mismo, establecer fechas de
inicio y finalización de las tareas y un detalle de los recursos necesarios en cada etapa
del mismo.

Herramientas y Actividades para Desarrollar la etapa de Síntesis

Entrevistas: Solo se consideran entrevistas con personal técnico o ejecutivo. Sirve para conocer
las reales motivaciones y problemas.

Observación y Visitas: Lo realiza la gente de Sistemas para obtener una visión global de la
organización.

Revisión de Documentos y Antecedentes: Organigrama, Estado de Situac Patrimonial,


Restricciones Legales, ventas, etc.…

2. Etapa de Análisis

Fases: 1) Investigación Detallada

Es el estudio que se realiza sobre un sistema actual de la organización para determinar donde
son necesarios los cambios que la mejoren. Interesa estudiar el sistema actual para comprender
las necesidades y requerimientos del nuevo sistema.

La única forma de poder investigar cuales son las necesidades y requerimientos es estudiando
el sistema actual, recopilando todos los datos relacionados a este.

Las características de la Información Reunida debe tener la cantidad suficiente, ni en exceso ni


en defecto; las fuentes de la información (de personas directas de la organización) y la precisión
de la misma.

Técnicas de Relevamiento de Información

Entrevistas: Se detectan problemas. Se puede tomar ideas de los entrevistados. Brindan


información cualitativa y cuantitativa. Se oculta información en algunos casos, por eso son
necesarias más herramientas.

(La entrevista puede ser estructurada y no estructuradas, debe se clara, apropiada, etc….)

Cuestionario: Preguntas referidas al tema. Gran cantidad de información. Respuestas


confiables. Gran cantidad de preguntas. La entrevista tiene más calidad.

Se usan cuando hay que entrevistar a mucha gente, son en forma anónima habitualmente y
pueden ser cuestionarios abiertos o cerrados.

Revisión de Registros y Documentos: Ejemplo Manuales de Procedimiento, grafica de flujos de


datos, esto le permite a sistemas ver como debería funcionar la organización, pero quizás no
sea la realidad. ( no malo es que a veces estos documentos están desactualizados).

Observación Personal: Se obtiene información en el mismo momento en que se genera. Se


pueden ver como funcionan las cosas.

Lo malo es que el que haya alguien observando hace cambiar el ambiente del trabajo (la
observación puede ser participativa o externa).

Técnicas para Registrar la Información Reunida

Árboles de Decisión

Se expresa como una sucesión encadenada de condiciones que desembocan en una acción.

El árbol de decisión permite a las personas de sistemas reducir la probabilidad de olvidarse


alguna decisión y las decisiones tomadas se hacen en una secuencia lógica.
Toma el nombre de árbol pues a partir de un punto inicial de decisión ( raíz) las diferentes
alternativas ( condiciones) forman los brazos que a medida que vayan contemplando nuevas
condiciones, van generando bifurcaciones que se asemejan a ramas, llegando finalmente a la
acción a tomar en el final de cada combinación de condiciones.

Tablas de Decisión

Son matrices donde se vuelcan en columnas y filas las condiciones y las acciones.

Tabla de Entrada Limitada: Son aquellas en que los valores de las condiciones pueden ser
únicamente SI o NO y las condiciones se escriben en forma de pregunta. Mientras que los
valores de las acciones se coloca en cada una X

Tabla de Entrada Extendida: Las condiciones pueden asumir más de dos valores y las acciones
en vez de valorarse con una X se les coloca la acción específica a efectuar.

Tabla de Entrada Mixta: Se combinan en una misma tabla características de las dos tablas
anteriores.

Encadenamiento de Tablas: Cuando los problemas a resolver son muy complejos se puede
recurrir a otra tabla y esta se llama encadenamiento. Estas tablas pueden ser:

Abiertas: Una de sus acciones es la transferencia de información a otra

Cerradas: Reciben de otra instrucciones de ejecución de acciones y una vez cumplida, la ultima
acción es retornar a la tabla anterior.

( Ver Prácticos)

Lenguaje Estructurado

Se utilizan para procesos no tan complejos, se expresan por medio de acciones directas como “
sumar facturas, luego archivarlas”.

Esta técnica es de rápida construcción y aplicación. Se presenta bajo 3 formas básicas:


Estructura Secuencial: Cualquier paso o instrucción dentro de un proceso que no depende de
ninguna condición para ser llevado a cabo, y que no presenta repeticiones dentro de ellos.

Estructura Decisional: Cuando ante una condición se puede emprender mas de una acción es
necesario utilizar la estructura decisional.

Estructura Iterativa: Operaciones que se repiten una y otra vez hasta que se logre un
determinado resultado o mientras se presenten ciertas condiciones.

Cursogramas

Son la representación grafica de las rutinas o procedimientos administrativos, es decir


representan en forma analógica las secuencias sistemáticas de acciones que se efectúan para
satisfacer las distintas finalidades de la organización. Dicha representación debe ser fácil a fin
de que personas que la analizan interpreten su desarrollo. Los cursogramas son empleados por
las personas que se ocupan del área de los sistemas administrativos.

Se utilizan para analizar periódicamente los procedimientos en curso, para observar la


posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean más ventajas, para confeccionar el
recorrido de rutinas, para estudiar interrelación de procesos dentro de la empresa, para preparar
recursos de los procesos.

Las ventajas son que resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso que leer una norma, su
poder de síntesis permite ubicar a cualquier lector en el tema,.

Fases: 2) Análisis, Evaluación y Determinación de Requerimientos

Se tratan de obtener conclusiones sobre la eficacia y eficiencia del sistema a la luz de los
objetivos identificados en el inicio del estudio, más precisamente, en base a la determinación del
panorama sincrético.

Del análisis y evaluación que se hace de la eficiencia y eficacia del sistema en curso surgirán
los requerimientos a satisfacer del nuevo diseño. Los requerimientos son los detalles y
características que deben estar presentes en el nuevo sistema de modo que este actué con un
desempeño superior al anterior. ( por ejemplo, baja de costos, mejorar atención clientes, etc.)
Herramientas

Técnica del Interrogatorio: Conjunto de preguntas, cuyas respuestas brindan los elementos
necesarios en los que se basaran las conclusiones.

Capacidad: Se determina por la aptitud del sistema para alcanzar los objetivos que se tuvieron
en cuenta al momento de recomendar su funcionamiento.

( Volumen de trabajo, Velocidad de procesamiento, Seguridad en la captación, recuperación de


la información).

Comunicación: Se evalúa como el sistema difunde la información entre los distintos sectores
para coordinar e integrar tareas.

Costos: Mantenimiento , mala entrega, mala atención, se visualiza en la relación beneficio-


costo.

Competitividad: El sistema genera una ventaja competitiva

3. Etapa de Diseño

Esta etapa es la solución a los problemas detectados en las anteriores.

La etapa de diseño es una etapa de síntesis, ya que necesita agrupar todas las partes que se
separaron de modo que finalmente conformen un conjunto unificado.

El Método del diseño se inicia con formulaciones generales en las cuales no se consideran los
detalles. Una vez realizado ese diseño general se realiza una prueba de factibilidad que si se
resuelve positivamente, habilita para entrar en la siguiente fase de diseño detallado.

Se divide en dos fases.

Fase 1) Diseño General

Toda la información reunida durante la investigación detallada y que ha sido analizada y


evaluada, se utiliza ahora para establecer el diseño del nuevo sistema o modificar uno ya
existente.

Se formulan las características de lo que va a ser el sistema, como lo va a hacer, en que


momento va a hacer cada cosa, es decir definen sus entradas, sus salidas, sus archivos y sus
procedimientos de manera de satisfacer los requerimientos determinados en la etapa anterior.

El sistema debe ser sencillo y que no de lugar a confusión por parte del personal de la
organización.

En esta etapa el sistema pasa por un estudio de factibilidad y debe ser aprobado por el personal
de línea que va a ser el usuario del mismo y por ello no debe entrarse en detalle.

Fase 2) Diseño Detallado

Se especifica la vista en el diseño general, determinando quien hace cada cosa y como. Se
lleva al papel el sistema ( se formaliza). Se diseñan las herramientas: cursogramas,
organigramas, DFD, manuales, normas, es decir se elabora un programa de implementación.

Por ultimo se realiza la prueba del sistema.

Secuencia de Diseño

Cabe señalar que la secuencia de actividades varia dependiendo de la naturaleza del sistema,
pero sin embargo una manera común de comenzar el diseño es por sus salidas.

A. Diseño de las salidas: La lógica de construcción de un sistema de información indica que se


inicia con la definición de sus salidas: lo que el usuario necesita del sistema. Se toma en cuenta
el destino, el medio, el uso, la frecuencia y la apertura de información para diseñar dicha salida.

B. Diseño de las entradas: Después de determinar lo que el usuario necesita como salida, se
requiere diseñar las entradas que van a producir esas salidas.

C. Diseño de Archivos: Los archivos permiten la sistematización de datos de manera que


cuando ellos se necesiten repetidamente en una misma operación o para varias operaciones no
deban ingresarse nuevamente al sistema como parte de entradas.

D. Diseño de Procedimientos: Los procedimientos se especifican para todo el personal que esta
o va a estar vinculado al sistema, determinando que tareas deben ejecutarse y quienes son los
responsables de las mismas.

Finalmente se prueba el sistema. Los hombres de sistemas junto a los usuarios reunirán los
elementos necesarios para preparar y efectuar una prueba integra del funcionamiento de las
actividades del sistema.

Las pruebas se hacen con el explicito objetivo de hallar errores, esto significa que se busca que
el sistema falle.

La aprobación de los resultados de las pruebas corresponde a los usuarios, quienes deberán
expresar su satisfacción respecto a que el sistema cubre todas sus expectativas.

4. Etapa de Implementación

Representa las tareas por las cuales el nuevo sistema es llevado a la práctica reemplazando al
anterior.

La Implementación de sistemas consta de las siguientes fases:

Fase 1) Planeamiento y Programación de la Implementación

Tiene como objetivo obtener un programa de implementación de modo de coordinar los distintos
sectores para lograr la efectiva puesta en marcha.

En esta fase se programan las actividades necesarias para lograr la implementación ( que
actividades y cuando deben realizarse); elaborar las instrucciones de la implementación y la
determinación del personal y la asignación de las responsabilidades.

Fase 2) Capacitación y Entrenamiento del Personal

Para operar bien los sistemas, el personal relacionado con su uso, debe recibir las suficientes
capacitaciones y entrenamientos que les permita conocer como deben utilizarlo, sus funciones,
etc.

Fase 3) Conversión del Sistema

La conversión significa el reemplazo del sistema anterior por el nuevo sistema. Hay que
traspasar archivos, o sea compatibilizar los datos de esos archivos al formato y estructura del
nuevo archivo, para después poder cargarlos al mismo.
Los métodos tradicionales de conversión son:

Trabajo en Paralelo: Opera el sistema nuevo en forma paralela al viejo ( Bueno, ante
inconvenientes tiene el antiguo sistema, puede comparar. Malo: altos costos, resistencia al
cambio.

Reemplazo Directo: Se reemplaza directamente el sistema viejo por el nuevo. Se traspasan


cuidadosamente todos los datos en un momento dado.

Sistema Piloto: Se prueba el sistema en un solo sector o unidad; si tiene éxito se implementa en
toda la organización por medio de los anteriores métodos.

Arranque por Fases: Se implementa el nuevo sistema mediante módulos, en caso que uno
tengo problemas se puede volver atrás fácilmente.

Fase 4) Seguimiento y Mantenimiento

Una vez que el sistema fue implementado, se verifica que todo funcione como fue planeado. Tal
vez sea necesario hacer reparaciones o mejoras que adapten el sistema a situaciones
novedosas.

El mantenimiento se hace hasta que el sistema deja de ser útil y ahí comienza el estudio para
reemplazarlo por un nuevo sistema.

Metodología del Análisis Estructurado

Es el proceso de producción de las especificaciones de un sistema físico basado en un modelo


lógico y en los objetivos establecidos para ese sistema.

El análisis estructurado se presenta particularmente útil en los siguientes casos:

1. Cuando se inicia un estudio de sistemas, la variedad y complejidad de las tareas


ejecutadas pueden ser difíciles de comprender y aprender por parte del hombre de
sistemas, con el inconveniente de que muchas tareas se desarrollan en forma
simultanea.
2. A medida que se avanza hacia el conocimiento del sistema se avanza en grado de
detalle
3. Gran parte de la Info se recaba por medio de los usuarios del sistema, que pueden no
tener una idea clara de cuales son los problemas reales que soportan ni cuales sus
necesidades concretas de soluciones
4. Cuando durante un estudio se requiere consultar y cotejar con el personal de línea
sobre los aspectos registrados del sistema o cuando se requiere mostrarles posibles
soluciones, deberá emplearse un idioma que sea entendible por ellos, pero que
conserve específicamente técnicas tales que luego permitan utilizarse también en el
diseño y la programación.

El Análisis Estructurado permite obtener la comprensión completa y exacta de una situación


particular, a partir del cual se determinaran los requerimientos de necesidades. Este modelo
permite ver de manera general el cuadro de situación, de modo que los detalles puedan ir
analizándose en el momento en que se crea oportuno.

También puede mostrarse cuales son las funciones lógicas básicas y los requerimientos del
sistema, sin entrar a considerar los detalles de su implementación física actual o futura.

El diseño físico de los archivos, programas y métodos de entrada/salida deberá ser hecho por
alguien que tenga un conocimiento técnico actualizado, basado en la comprensión de los
requerimientos lógicos completos del sistema.

El Análisis Estructurado se realiza siguiendo el flujo de datos de la organización.

El Análisis Estructurado y el Flujo de Datos

El análisis estructurado se orienta a especificar que es lo que hace o debe hacer un sistema,
independientemente de la manera en que esto se lleva a cabo, es decir, independientemente de
la forma física en que se ejecuten las actividades. El sistema se explica por medio de modelos
gráficos que siguen el flujo de datos mostrando que datos circulan por el sistema, cuales se
almacenan, cuales ingresan y cuales egresan.

Herramientas del Análisis Estructurado

Las dos herramientas más utilizadas son: El Diagrama Lógico de Flujo de Datos y el Diccionario
de Datos.

Diagrama Lógico de Flujo de Datos

Representa la descripción lógica del flujo de datos del mismo, independientemente de sus
componentes físicos.
Los DFD utilizan solo cuatro símbolos, que al igual que los conceptos que representan se
encuentran en un nivel lógico:

1. Procesos: Pueden ser actividades manuales o automatizadas realizadas por personas,


y procedimientos que actúen sobre los datos, pero sin identificación de los elementos
físicos utilizados para ello.

2. Flujo de Datos: Representa tanto a un dato individual como un conjunto de datos que
pasan de un proceso a otro por algún medio físico como informes, notas de ventas.

La punta de la flecha indica la dirección del flujo y durante su recorrido debe describirse de
manera conveniente su contenido.

3. Fuente o Destino de los datos: Representa a entidades externas al sistema y pueden


ser origen y destino de flujos de datos. Las entidades externas se consideran fuera de
los límites del sistema bajo estudio.

4. Almacenamiento de Datos: No interesa el tipo de almacenamiento, sino representar el


lugar donde se guardan los datos.

Cada almacenamiento puede identificarse con un nombre sencillo y un recuadro en su sector


izquierdo que contenga un número junto a la letra “A” que indica almacenamiento.

Diccionario de Datos

Un Diccionario de Datos es un listado de detalles y descripciones de datos que conforman los


procesos, los almacenamientos de datos y los flujos de datos de un sistema.

El diccionario de datos constituye la documentación lógica centralizada donde pueden


encontrarse todas las definiciones relacionadas a los datos de procesos, almacenamientos de
datos y flujos de datos, cada uno de los cuales constituirá una entrada en el diccionario de
manera que cualquier persona puede buscar los detalles adicionales a ellos en forma rápida y
clara.

Contenido de un Diccionario de Datos

Descripción de los elementos datos: Cada elemento datos de un diccionario de datos va a


estar identificado por los detalles que le dan entidad como ser

Nombre

Descripción

Sinónimos

Valores de los datos

Longitud

Descripción de las Estructuras de Datos: Dentro de una estructura de datos se dan diferentes
tipos de relaciones entre sus componentes que es útil identificar y diferenciar.

Relación Permanente significa que dentro de la estructura de datos existen componentes que
siempre deben incluirse para lograr una completa descripción de los mismos. Por Ej.: Nombre,
Cliente

Relación Opcional: Algunos elementos pueden estar o no incluidos en la estructura de datos.

Relación de elección: dentro de una estructura de datos pueden presentarse circunstancias


donde se debe elegir un elemento entre dos o más.

• El Diseño Estructurado va de lo general a lo particular


• A diferencia del Ciclo de Vida se puede volver atrás en el análisis del sistema
• Especificación Funcional es justo el punto donde termina la responsabilidad del
contador porque ahí termina el diseño lógico y empieza el diseño físico que es
responsabilidad del programador

“ El DFD muestra las fuentes y destinos de los datos ( en consecuencia los limites del sistema),
identifica y asigna nombre a las funciones lógicas, identifica y da nombre a los grupos de
elementos de datos que conectan una función con otra, e identifica los almacenamientos de
datos a los cuales tienen acceso. Se analiza cada flujo de datos y sus estructuras y las
definiciones de sus elementos de datos componentes se almacenan en el diccionario de datos.
Cada función lógica puede ser fraccionada en diagramas de flujo de datos mas detallados.
Cuando ya no resulta de utilidad subdividir las funciones lógicas se expresa su lógica externa
empresaria utilizando árboles de decisión, lenguaje estructurado y otras herramientas. Los
contenidos de cada almacenamiento de datos son analizados y almacenados en el diccionario
de datos.

Estos documentos configuran una descripción completa del sistema, ya sea el sistema existente
en una empresa o el nuevo sistema que se va a construir. Cuando se ha preparado el paquete
completo para el nuevo sistema tenemos una especificación funcional lógica, una presentación
detallada de lo que hará el sistema, la cual es, en lo posible, independiente de las
consideraciones físicas de cómo será implementado. Este tipo de especificación funcional
brindara al diseñador una idea clara del resultado final que debe alcanzar y una evidencia
escrita de las preferencias del usuario para los casos en que haya que adoptar soluciones de
compromiso. En este punto el analista transfiere la responsabilidad primaria del trabajo técnico
a un diseñador, y continua con los otros aspectos del proyecto ( tales como planificar la prueba
y aceptación del sistema).

Si el analista y el diseñador son una misma persona, esta ahora cambia de sombrero y mira la
especificación funcional lógica con los ojos de un diseñador, confiado en el conocimiento de que
la misma representa una base firme de requerimientos a partir de los cuales debe diseñarse el
sistema.

Metodología del Diseño Evolutivo

El Diseño Evolutivo o Desarrollo de Prototipos es especialmente eficaz en situaciones donde


pueden encontrarse condiciones únicas, en las cuales no existe experiencia en el desarrollo de
esos sistemas. Otra situación propicia se produce cuando las necesidades de información no
pueden ser determinadas correctamente por parte de los usuarios.

Cuando se utiliza combinado con otra metodología de estudio de sistemas es útil para identificar
los requerimientos del sistema o su factibilidad o para evaluar su diseño o una aplicación
determinada.

La Metodología del Diseño Evolutivo consiste en la construcción de un prototipo realizado en


base a la información aportada por los usuarios, de lo que ellos creen que son los
requerimientos del sistema: este prototipo es un sistema que funciona limitadamente
cumpliendo en una primera instancia con los requerimientos básicos establecidos por los
usuarios.

Implica economizar esfuerzo en las etapas de análisis, diseño e implementación; el proceso


comienza con unas pocas ideas básicas de las necesidades que los propios usuarios expresan.

La participación activa del usuario y su intervención en el sistema generan un mayor


compromiso con el estudio, con el agregado que por el hecho de participar de su diseño, va a
existir una mejor preparación para su uso posterior en razón de la familiaridad lograda con el
mismo.

Etapas del Diseño Evolutivo


1. Determinación de los Requerimientos Básicos

El usuario realiza una primera determinación básica de sus necesidades, especialmente en


términos de salidas o resultados del sistema, pero en realidad es que junto al hombre de
sistemas determinan la finalidad, identifican sus salidas y los datos necesarios.

2. Construcción de un Prototipo

La construcción del primer prototipo esta a cargo del hombre de sistemas, quien desarrolla
rápidamente en el menor tiempo posible, un sistema que funcione; esto quiere decir un sistema
que proporcione las salidas que los usuarios buscaban.

El usuario debe usuario debe comprender que ese prototipo al responder solo a unas pocas
necesidades básicas, se encuentra incompleto, y que básicamente sirve para que lo vaya
probando y para estimular y generar nuevas ideas hacia otras direcciones.

3. Revisión, evaluación y modificaciones

El usuario debe comenzar a utilizarlo para realizar la evaluación del mismo, tratando de ganar
experiencia que le permita entenderlo y establecer que hace o que no hace el sistema para
satisfacer sus necesidades.

Utilizar el prototipo, percibir las mejoras posibles, determinar necesidades no cubiertas y


características no deseadas, son responsabilidades de los usuarios: el usuario es el que decide
cuales son los cambios necesarios que se deben realizar, pero es responsabilidad del hombre
de sistemas planificar los mismos con los usuarios y posteriormente realizarlos.

4. Terminación del Prototipo

Estableciendo su finalización cuando la evolución del sistema determina que este ha crecido lo
suficiente como para satisfacer todas las necesidades y que por otro lado incluye todas las
características necesarias.

También se considera finalizado el proceso cuando se considera que una nueva iteración no
agregaría nada de valor al sistema.
La metodología del Diseño Evolutivo contrasta con todas las otras metodologías, ya que en
estas el énfasis esta puesto en la definición precisa, durante el desarrollo de las primeras fases,
de las necesidades del usuario y de los requerimientos del sistema, seguido de un minucioso y
sistemático desarrollo posterior. En tanto el diseño evolutivo pone énfasis en la rapidez de la
respuesta que se le de al usuario en base a las necesidades que este pudo definir en forma no
muy precisa. Esta metodología es usada principalmente en sistemas de apoyo a las decisiones
y en sistemas administrativos muy sencillos y casi nunca se la utiliza para sistemas de
procesamiento de transacciones.

Pasos

1. Pedido de un Usuario
2. Representación Abreviada de los Requisitos
3. Especificaciones del Diseño del Prototipo
4. Creación del Sofá
5. Prueba de Modificaciones

Ventajas del Diseño Evolutivo

• Posibilidad de ensayar sistemas sin necesidad de incurrir en grandes gastos


• Los costos totales del desarrollo son mas bajos ante situaciones cambiantes
• El usuario desarrollo en el uso del sistema una mayor experiencia en menor tiempo
• Mayor compromiso por parte del usuario
• Menor tiempo en la obtención de un sistema

Capitulo 7 Administración de la Información

Sistema del Proceso de Transacciones: Ordena, clasifica, resume, calcula los datos. Requiere
que los registros con los datos para registrar transacciones estén agrupados en archivos
( colecciones de datos) para ser procesador y almacenados.

Los datos deben estar organizados en conjuntos que hagan posible su procesamiento.

Elementos Registro de Archivo Base

de datos datos de datos de datos


Elemento de Dato: Nivel inferior o elemento más pequeño de los datos de un archivo

Registro de datos: Colección de elementos de datos referentes a una entidad

Archivo de datos: Colección o grupo de registros. Hay 3 tipos de archivos:

1. Archivos Maestros: Colección permanente de registros ( EJ: Normas legales que se


exigen o archivo personal)
2. Archivo de Transacciones: Archivo de tipo temporal ( EJ: Vtas en un periodo)
3. Archivos de Clasificación: Archivos que tienen lógica para ordenar registros con
distintas ordenes ( EJ: Orden alfabético)

Base de Datos: Es una colección integrada de datos almacenados en diferentes tipos de


registros. Los registros se interrelacionan con relaciones propias de los datos y no mediante su
ubicación física en el almacenamiento.

El objetivo de almacenar y organizar datos en una base de datos es representar las relaciones
entre las entidades de interés para la organización.

Las bases de datos son distintas de los archivos y registros de datos.

Los registros que contienen un archivo se almacenan juntos y son recabados por formas de
acceso.

La Administración de los datos es la base de la integración eficaz de los datos almacenados y


es la base moderna de los sistemas de información integrados.

Los sistemas de administración de base de datos no son sistemas de información, pero los dos
interactúan.

El Sistema de Información da significado

El Sistema de Administración de base de datos los adm, clasifica, resume, etc.


El conjunto de datos que recibe el nombre de base de datos es el que se puede tener acceso
desde varias y distintas aplicaciones.

Existe independencia entre programas de aplicación y bases de datos, lo que permite modificar
uno sin modificar el otro.

Técnicas de Validación de Entradas de Datos (Seen Suplemento Cap 8)

Hay dos categorías:

1. Comprobaciones hechas sobre los datos

• Validación de Transacciones: Determinar tipo de actividad y si es valida


• Comprobaciones de secuencias: El orden de las transacciones es importante o cuando
se debe verificar que todas las transacciones son realizadas
• Totales por lotes: Controlar que todas las transacciones sean realizadas
• Comprobaciones de Formato: Prueba de contenido de los campos para asegurar que
los datos sean validos
• Comprobaciones de Verosimilitud

2. Operaciones que añaden un digito extra a los datos

• Duplicación de Procesamiento: Backup ( seguridad y guarda de sistema) En algunos


casos agrega un digito verificador.
Datos carpeta Resumen Centro de Estudiantes ( Bolilla 7 y 8 )

La Contabilidad financiera debe llevarse necesariamente, mientras que la gerencial es opcional.

Beyer trata de agrupar ambos conceptos en uno solo, al cual llamo Contabilidad de Eficiencia,
afirmando que un único sistema de registro debe dar satisfacción simultánea a los objetivos de
la contabilidad financiera y de la contabilidad gerencial.

Para Herscher, la contabilidad gerencial es el sistema integral de información de la empresa.


Los principios de la contabilidad gerencial, como contabilidad orientada a la toma de decisiones,
ósea hacia adentro de la empresa, no quitan validez sino coexisten con los clásicos principios
de la contabilidad patrimonial, que son los de informar hacia fuera de la empresa.
La Contabilidad Matricial

La matriz transforma el registro doble contable en registro simple. La operación es registrada en


la matriz colocándose el valor de la misma en la celda, que es la intersección de la fila
perteneciente a la cuenta que debe ser debitada con la columna perteneciente a la cuenta que
debe ser acreditada.

Esta contabilidad brinda ilimitadas posibilidades para su perfeccionamiento; como las


propuestas de Herscher que utiliza matrices tridimensionales y la generalización del modelo
matricial de Viera Alonso, llegando a contabilidades por partida enésima, utilizando matrices
multidimensionales.

El Modelo de Mc Carthy

Propone un modelo contable que tiene por finalidad integrar la contabilidad con el concepto de
base de datos y se denomina de “enterelacion” . Se fundamenta en que una base de datos es
un conjunto de entidades o entes del mundo real y relaciones entre estos entes.

El desarrollo de este modelo se orienta en los lineamientos del llamado Análisis Estructurado,
es decir que estos datos que representan una parte de la realidad se organicen de forma
estructurada. El proceso del análisis estructurado puede representarse gráficamente:

En el nivel 1 el sistema trata de ser un modelo de una parte de la realidad, que en el contexto de
la contabilidad es una empresa

En el nivel 2 la descripción de la realidad se refiere a aquellos aspectos que son de interés para
los usuarios del sistema, que para la contabilidad incluye información acerca de dos aspectos:
el estado económico de la empresa y los eventos que alteran ese estado económico

En el nivel 3 pasamos de la realidad al modelo de datos, el mismo intenta ser una descripción
de la estructura lógica del sistema tal como es vista por los usuarios.

La propuesta de Mc Carthy parte de la contabilidad tradicional del nivel 3 y utiliza en su lugar un


enfoque de enterelacion en una empresa, para construir su modelo de datos contables.

El nivel 4 no es tratado en detalle, por cuanto debería ser resuelto en el tiempo de aplicación
práctica del modelo, dependiendo de las características y configuraciones del equipo de
computación que se utilice.
Capitulo 8 Sistemas de Información Contable

La empresa y el Sistema de Información Contable

La Contabilidad como disciplina técnico-científica tiene una utilidad práctica. La contabilidad


utiliza abstracción e hipótesis para investigar las relaciones de los elementos que existen dentro
de un sistema

La Información aparece como interfaz abstracta en tanto existan sistemas u objetos y halla un
observador inteligente. El conocimiento del sistema objeto ( Empresa) y la compresión del
observador ( Contador) son condición necesarias para dar valor a los datos, resolver el método
para que sean convertidos en información y tratarlos en un modelo de decisión.

Para dar valor a los datos y luego transformarlos en información se usa el conjunto de reglas,
principios y normas generadas por la contabilidad que se aplican en el sistema contable con una
finalidad específica.

Los Sistemas Contables tienen 3 objetivos específicos:

• Información para la Rendición de Cuentas de los Adm a sus dueños


• Información para terceros en Cumplimiento de Normas legales y contables
• Información Interna para planeamiento, gestión y toma de decisiones

Los Sistemas de Información consisten en categorías de sistemas y cada sistema tiene


características distintas

1. El Sistema de Procesamiento de Transacciones se basa hoy en día en Sistemas


computarizados que están reemplazando a sistemas manuales. Tiene procesos con
rutinas muy estructuradas y procesos para resguardar la información.

2. El Sistema de Apoyo Gerencial proporciona Entradas de datos para los procesos de


decisión administrativas
3. El Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones proporciona información para emitir un
juicio respecto a una situación no estructurada

Lo más importante para el Contador en estos casos es definir el Plan de Cuentas

El Contador debe asumir dos roles:

1. La “Fe Publica” cuando elabora y verifica información económica, patrimonial y


financiera de validez general.

Primero definiendo el sistema de información contable y luego en su función de auditor


independiente dando validez legal con su actuación profesional dictaminando los Estados
Contables. Esta actuación esta vinculada con el campo de lo jurídico y es la que afecta
derechos y obligaciones razón por la cual se deben aplicar normas legales y profesionales.

2. Gestión Empresaria, cuando se elabora y aplica información contable, económico y


financiera de validez especifica para la Administración eficiente de las empresas. Se
busca información para la toma de decisiones.

Características de los Sistemas Contables

Objetivos del Sistema Contable: Deben proporcionar detalles para responder algunas de estas
preguntas

¿Que transacción se ha realizado? ( Que cuentas se usan)

¿Cuando ocurrió la transacción? ( Momento, orden cronológico)

¿Que efecto causo la transacción? ( Modificativa o permutativa)

¿Cuanto dinero esta implicado en la transacción? ( Hay que valuar la transacción)

Mantenimiento de Registro de doble entrada

Plan de cuentas con su manual explicativo


Cuentas clasificadas por su naturaleza y contenido

Capitulo 9 Metodología de Estudio del Sistema de Información Contable

Cuando se diseña un sistema de información se debe separar el problema de las personas, hay
que enfocar solamente el problema, independientemente de las personas, tampoco se deben
fijar posiciones, sino poner criterio objetivo al problema.

El Contador como analista del sistema analiza lo que se quiere resolver, es decir, busca la
solución que un sistema de información debe brindar. El mismo es el intermediario entre los
usuarios y los programadores de un sistema. Los primeros son quienes tienen los problemas y
los segundos los que intentan crear sistemas que resuelvan los problemas.

En la etapa del diseño de un sistema de información contable, el contador debe hacer un


balance ente lo posible de la tecnología y sus costos, y los mejoramientos o beneficios que el
sistema producirá. Por lo tanto el contador es el responsable de los sistemas de información
contable tanto en eficiencia como en el sentido de economicidad.

Análisis de los problemas del Usuario. Desarrollo e Implantación

El analista de sistemas encuentra difícil los requerimientos y problemas, debido que a veces no
tiene la suficiente información.

Además el gerente le cuesta explicar como decide, es decir como se realiza habitualmente la
toma de decisiones en la empresa, por lo que se complica al analista entender los problemas
que a este se le presentan con respecto a la obtención de la información.

Otro de los problemas es que el análisis puede verse abrumado por los detalles, ya sean de la
empresa o del mismo sistema de información a implantar.

El documento con los detalles del nuevo sistema, que puede llamarse especificación del
sistema, constituye una especie de contrato entre el usuario y el analista. Se busca llegar a que
el usuario diga “ si es esto lo que yo quiero” , entonces a partir de allí se busca hacer física el
sistema.

Diagramas de Procedimientos, de Flujos. Diseño de Documentación

Esto implica conocer en que sectores se desarrollan los procedimientos administrativos y en


que orden se ejecutan o deben ejecutarse.

Para ello se grafica la secuencia del procedimiento en relación con los sectores que intervienen,
obteniendo así un Diagrama de Flujo Intersectorial o de encadenamiento intersectorial. Este
diagrama tiene la virtud de mostrar el flujo básico de la información y de los procedimientos
operativos que se generan en el sistema. ( Por Ej. Cursograma)

Los cursogramas implican definir una serie de secuencias de operaciones encadenadas dentro
de un procedimiento que circula por distintos sectores de la organización.

Representan sintéticamente en forma simbólica la secuencia sistemática de acciones que se


efectúan para satisfacer las distintas finalidades de la organización; ellos se grafican siguiendo
convenciones preestablecidas:

Dirección de Diseño: El desplazamiento de las operaciones de un cursograma se debe realizar


en forma descendente y horizontal

Ubicación de los Símbolos: Se ubican dentro de columnas, donde cada una de ellos representa
una unidad funcional de la organización.

Líneas de Traslado o Toma de Información: Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o


punteadas respectivamente, indicándose el sentido de las mismas con una flecha

Cruce de Líneas: En lo posible debe evitarse que las líneas de secuencias verticales y
horizontales se crucen. Si es necesario que atraviesen tanto símbolos como columnas, se
utilizaran puentes, en forma de media circunferencia.

Entradas y Salidas de líneas a Símbolos: La entrada de líneas puede hacerse por la parte
superior o lateral y su salida por la parte inferior o la parte lateral.

Formularios de Varios Ejemplares: Cuando haya que dibujar formularios con varias copias, se
dibujan superpuestos y desplazados tantas figuras como haya de copias.

Varios Ejemplares en un mismo formulario: Se identificara cada uno de los ejemplares con un
número de letra, número, color, etc.

Fraccionamiento de un ejemplar: Cuando sobra un ejemplar de un formulario debe realizarse un


fraccionamiento, este se asignara con líneas de secuencia divergentes, que partiendo del
símbolo de operación, expresen luego los documentos separados.

Marcos de las Organizaciones

Hoy existen nuevos enfoques de gestión que no solo buscan medir actividades y la gestión de la
organización con indicadores financieros.

Los cuadros de mandos integrales ( o tableros de control) proporcionan marco para considerar
estrategia de 4 marcos diferentes:

1. Financiera ( Estrategia Financiera)


2. Cliente ( Estrategia de generar valor para el cliente)
3. Procesos Internos ( Con que procesos cumplimos los objetivos)
4. Recursos Humanos ( Aprendizaje, conocimiento, capacitación, innovación)

Los indicadores de estas 4 perspectivas deben integrarse en un Sistema de Gestión, no solo


para medir resultados sino para transformarse en el marco organizativo de un sistema de
gestión estratégica.

Este sistema permite redefinir relaciones con clientes, reestructurar procesos internos, enseñar
nuevas habilidades al personal y utilizar nuevas tecnologías de información, aprovechando
mejor los sistemas de información contables tanto financieros como gerenciales.

Aparece cultura centrada en trabajo en equipo para apoyar estrategia. La empresa crea nueva
organización basada en la estrategia y la característica común es que pone a la estrategia en el
centro.

Las empresas se alejan de Sistemas de Gestión exclusivamente vinculados a Marcos


Financieros

A mediados del Siglo XX usaban el presupuesto como elemento de gestión e indicadores para
el accionista y normas de calidad.

En la actualidad, los mejores marcos financieros no captan toda la dinámica de los resultados
basados en el conocimiento, es decir en el capital intelectual. ( Relaciones con
clientes/Proveedores/Recursos Humanos) los conocidos bienes intangibles.

Además de Indicadores Financieros y de Calidad usan programas orientados a clientes,


reestructuración de procesos internos, recursos humanos y han desplegado tecnologías de
Información para diferenciarse competitivamente.

Para alcanzar resultados sostenidos en el tiempo están cambiando enfoques específicos por
visiones globales donde la estrategia es el centro del modelo de gestión

Diferenciación Competitiva

Las ventajas competitivas en el futuro dependerán de las nuevas tecnologías en los procesos y
de las innovaciones en los productos
Según Porter, hay 5 fuerzas competitivas que afectan utilidades

1. Competidores Potenciales
2. Productos Sustitutos
3. Poder Negociación Compradores
4. Poder de Negociación Proveedores
5. Competidores Actuales

Estos factores pueden ser enfrentados con 3 estrategias:

• Liderazgo en Costos
• Diferenciación
• Enfoque ( Nicho de Mercado)

Una de las herramientas es la cadena de valor, la cual divide a la empresa en actividades


discretas o primarias y actividades de apoyo.

Se busca optimizar recursos de la empresa, analizando los flujos de información de cada


actividad primaria o de apoyo.

Por la Metodología Estructurada de Sistemas (DFD) se puede analizar por ejemplo.

La Empresa y el Sistema de Información Contable

Las transacciones que realizan las empresas afectan el patrimonio de manera cualitativa y/o
cuantitativa.

La función del Sistema Contable es registrarlas de acuerdo a un estructura orgánica y coherente


( la partida doble, en el cual su herramienta principal es el manual de cuentas y su resultado
principal son los Estados Contables).

El Sistema Contable forma parte del Sistema de Procesamiento de Transacciones.

La Forma mas intuitiva de un Sistema de Información de una empresa se obtiene observando


como la información fluye de una parte a otra y entre la empresa y su entorno.

La necesidad de acceder a información de transacciones no solo es necesaria para tomar


decisiones operativas, sino también sirve para planificar, definir objetivos y ejercer control.
Para determinar estas necesidades hay 2 ópticas:

1. Procesos Formales que operan sobre datos estructurados recopilando, relevando y


distribuyendo información para la necesidad de la empresa
2. Estructura de la Información para las actividades de dirección y control a los efectos de
la toma de decisiones para desempeñar las funciones de negocios de la empresa de
acuerdo a su estrategia.

El Sistema de Información debe estar alineado a la estrategia de la empresa. Esta necesita que
la información fluya para determinar actividades operativas y que otra información llegue a
tiempo y en forma organizada para la toma de decisiones, con el máximo conocimiento de
causa posible y para controlar el momento que se detecte una desviación entre lo previsto y lo
real.

Circuito de Circularización y Procesos ( Del libro de Juan Carlos Fresco)

Circuito: Se denomina al grafico que muestra la secuencia de un documento/formulario en una


operativa que se desarrolla en uno o varios sectores de la estructura formal de la empresa.

Circularización: Movimiento de Formularios o Documentos de un Dpto. a otro dentro de la


Empresa

Proceso: Es el fenómeno de cambio en un periodo de tiempo por el cual se obtiene un producto


o servicio.

El Circuito de Circularización y Procesos son gráficos que permitan seguir el desarrollo de los
factores integrantes del sistema de información de una empresa, también se denominan
cursogramas

Dirección Superior e Información Contable ( FAGA Cap V )

Entre dirección superior e información contable existe una relación sujeto/objeto, en la que lo
más importante es el reconocimiento de las necesidades del sujeto que puedan ser satisfechas
con las cualidades del objeto.

La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresarial, que
recogiendo y registrando los datos útiles para la empresa, tanto internos como externos
( perspectiva situacional), del pasado, del presente y proyecciones al futuro ( perspectiva
temporal), de la situación y movimientos patrimoniales, económicos y financieros de la
organización ( perspectiva operacional), los procese y emita y ponga a disposición de quien
deba utilizarla ( la dirección superior), la información que le permita llevar a cabo eficazmente su
gestión.

La información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivadas de la asunción y


cumplimiento de responsabilidades.

Aspectos formales a considerar

Todo conjunto informático preparado para satisfacer determinadas necesidades no depende


exclusivamente de sus contenidos, sino también del respeto a ciertas formalidades que obran
como marco de referencia para los mismos:

1. La Homogeneidad en el tiempo de la Información Presentada: Debe haber una


uniformidad exterior de los formatos, esto se debe a la necesidad existente en las
empresas de comparar informaciones de diferentes periodos sobre bases homogéneas.
2. El direccionamiento de la información: Es importante que la información sea
adecuadamente direccionada hacia las necesidades del receptor, resaltando los
aspectos que sea necesario o conveniente destacar.
3. La estandarización de los formatos: Debe resguardar la armonía de conjunto en las
formalidades de la presentación. La información será tanto mejor recibida cuanto mejor
presentada este.
4. Las formas de comunicar visualmente los datos: Informes, Cuadros y Gráficos.
5. Los plazos para emitir información: Toda información tiene su propia frecuencia de
emisión y su correspondiente espacio de tiempo de cobertura de situaciones.
6. La consideración de eventuales parámetros de comparación: Toda información debe
servir para ubicar a su usuario en el entorno espacio/temporal en que se desarrolla su
operación. Es muy importante contar permanentemente con la presencia de algún
patrón de comparación que sirva de referencia, sea este el que fuera. ( Ejemplo, la
técnica presupuestaria).
7. El Uso de Valores Relativos: Las cifras debieran ser expresadas en valores relativos y
no en valores absolutos
8. El Uso de Información por excepción

Los condicionamientos a respetar

Dos de los condicionamientos mas importantes a ser tenidos en cuenta en la preparación y


emisión de información para la dirección superior son los siguientes:

La asignación de responsabilidades: Un elemento clave en el proceso informático es el referido


a la clara asignación de responsabilidades, tanto en lo relativo a la toma de datos, como al
procesamiento, la emisión y el análisis de la información.

Cada uno de los participantes del proceso debe conocer con claridad que debe hacer, cuando
hacerlo y de que manera.

La flexibilidad en la preparación de informes: Los emisores deben ser permeables a introducir


los cambios que sean necesarios para conformar dichas necesidades, sobre todo teniendo en
cuenta que la realidad empresaria es cambiante, y que la información debe seguir esos cambios
para continuar siendo eficaz.

Responsabilidades de la Dirección Superior

• Planeamiento de Futuro
• Administración, coordinación y control del presente
• Toma de decisiones permanente

Las tareas de planeamiento requieren de información interna y del contexto basada tanto en la
realidad del pasado, que nos indica cuales han sido las condiciones imperantes en otros
momentos en el entorno general, como del presente, que nos sitúa ante la realidad del
momento actual, y también del desarrollo de previsiones de futuro.

El diagnostico situacional consiste fundamentalmente en la tarea de ubicar a la empresa en el


contexto espacio temporal en el que se halla inserta, determinando sus fuerzas y debilidades, y
dando las pautas elementales para la formulación de los escenarios de futuro.

Así que el primer conjunto informático a ser considerado es el referido a los datos del contexto,
que son aquellos datos que reflejan el entorno que rodea la
organización. (Información relativa al contexto macro e información particular del
contexto micro).

El segundo conjunto informático a considerar es el que corresponde a los datos internos de la


empresa, que es conformado fundamentalmente por los tres componentes del foco de atención
operacional: Información Patrimonial, económico y financiero.

De este modo, la dirección superior recogerá toda la información necesaria de entre toda la
información posible, para llevar a cabo las tareas de planeamiento y su correlato numérico, que
es la presupuestación.
Para las tareas de Adm., Coordinación y Control del presente; la información debe ser la misma
(en cuanto a su calificación), la única diferencia entre ambas es de orden temporal y la misma
información hoy considerada útil para las tareas de administrar, coordinar y controlar, mañana lo
será para efectuar una nueva planificación.

(Para Toma de Decisiones es igual, solo cambia a veces la necesidad de tiempo de info.)