Camionetas 2011

ANEXO 03- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
ALQUILER DE VEHICULOS CON Y SIN CONDUCTOR PARA LAS OPERACIONES DE LOS CAMPOS
DE PRODUCCION DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CENTRAL VICEPRESIDENCIA DE
PRODUCCION Y PLANTAS VIT DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A.
DURANTE LAS VIGENCIAS 2008, 2009, 2010 Y 2011
ANEXO 03. ESPECIFICACIONES TECNICAS
“ALQUILER DE VEHICULOS CON Y SIN CONDUCTOR PARA LAS OPERACIONES EN LOS

CAMPOS DE PRODUCCION DE LAS AREAS DE INFLUENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA
DE OPERACIONES CENTRAL VICEPRESIDENCIA DE PRODUCCION Y PLANTAS APIAY
VIT DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE, DE ECOPETROL S.A., DURANTE LAS
VIGENCIAS 2008, 2009, 2010 Y 2011”
PREPARO: MARIO A. COTE REVISO: JORGE BARRERA APROBO: JORGE A. BARRERA
OCTUBRE 2008 1 EMITIDO PARA REVISION JORGE BARRERA JORGE BARRERA

FECHA REV. DESCRIPCIÓN REVISÓ APROBÓ
1
1. OBJETO
El objeto de la presente contratación es ALQUILER DE VEHICULOS CON Y SIN CONDUCTOR

PARA LAS OPERACIONES EN LOS CAMPOS DE PRODUCCION DE LAS AREAS DE
INFLUENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CENTRAL
VICEPRESIDENCIA DE PRODUCCION Y PLANTAS APIAY VIT DE LA VICEPRESIDENCIA
DE TRANSPORTE, DE ECOPETROL S.A., DURANTE LAS VIGENCIAS 2008, 2009, 2010 Y
2011.
2. ALCANCE
El SERVICIO DE ALQUILER DE VEHICULOS será suministrado como soporte a las

Operaciones y Mantenimiento de la Vicepresidencia de Producción en la Superintendencia de
Operaciones Central de ECOPETROL S.A en los campos: Apiay, Castilla, Chichimene, Rubiales,
y estaciones: Suria, Reforma, ATC Castilla, Acacias y plantas Apiay VIT de la Vicepresidencia
de Transporte de ECOPETROL S.A., en camperos, camionetas y automóviles, según las
necesidades de ECOPETROL.
Los municipios de mayor injerencia donde se concentra la operación son Villavicencio, Castilla la
Nueva, Acacías del departamento del Meta, los anteriores son las áreas de influencia con mayor
actividad operativa sin embargo ECOPETROL S.A. por necesidades de la operación podrá disponer
del desplazamiento de los vehículos a otras regiones como Bogotá, Cundinamarca, Boyacá, Huila,
Caquetá, Guaviare, Vichada, Casanare y Santander, previa autorización del Superintendente o el
Administrador del contrato.
Los servicios incluidos dentro del alquiler de vehículos son:
• Alquiler de vehículos sin conductor

• Alquiler de vehículos con conductor
2.1 DURACION DEL CONTRATO
La duración del contrato es de Mil Noventa y Cinco Días (1095) Calendario desde el momento
que se firme el acta de inicio hasta día 15 de diciembre de 2011 y/o lo que primero ocurra.
3. GLOSARIO
Para una mejor comprensión del contenido del presente documento, se deben tener en
cuenta las Definiciones que obran en el Manual de Control Administrativo, en el Manual
de Administración e Interventoría, y en los documentos que los modifiquen, complementen o
deroguen. Adicionalmente, se Deben atender las siguientes definiciones:
Análisis de trabajo seguro (ATS): procedimiento formalizado mediante el cual las personas
Involucradas en una tarea se unen para evaluar el trabajo, identificar los riesgos asociados y
Recomendar prácticas de trabajo seguro y medidas preventivas.
DPS: documentos del Proceso de Selección de Contratista (Pliego de Condiciones, Términos de

Referencia, Invitación, Solicitud de Cotización, u otros).
2
EPP: Elementos de Protección Personal.
HSE: Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (Por sus siglas en ingles Health,
Safety,Environment).
Incidente: Evento no planeado, que causa o puede causar daño a personas, bienes, ambiente o
imagen.
Matriz para evaluación de riesgos RAM: herramienta que estandariza la evaluación cualitativa
y Cuantitativa de los riesgos, facilitando su valoración y clasificación. (por sus siglas en inglés
“Risk Assessment Matriz”)
Peligro: todo aquello que posea potencial de causar daño.
PS: proceso de Selección de Contratistas.
Riesgo: posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en
términos de
Consecuencia y posibilidad de ocurrencia (VH: Muy Alto. H: Alto. M: Medio. L: Bajo. N: Ninguno)
4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES DE LOS VEHICULOS
4.1 CLASIFICACION DE LOS VEHÍCULOS
La clasificación general de los vehículos requeridos es la siguiente:
MODELO CILINDRAJE AUTONOMIA MINIMA

TIPO VEHÍCULO TRANSMISIÓN CANTIDAD
MINIMO MINIMO CILINDROS DE GAS
CAMPERO A GAS 5
2008 4X4 Mínimo 2400cc 19 1 Cilindro de 20mc
PUERTAS
CAMIONETA DOBLE
2008 4X4 Mínimo 2400 c.c 24 2 Cilindros 16mc
CABINA a GAS
AUTOMOVIL A GAS 5
2008 -- Mínimo 2000 c.c 3 1 Cilindro de 16mc
PUERTAS
Los vehículos solicitados en estas especificaciones técnicas deben ser modelo 2008 en adelante,
haber sido matriculados ante la inspección de Tránsito y Transporte en la vigencia de 2008 y no
tener un kilometraje acumulado en recorrido mayor a 15.000 Km. NO se aceptarán vehículos que
hubiesen sido matriculados en el año 2007 o anteriores.
CARACTERÍSTICAS DE LOS VEHÍCULOS
4.2 CARACTERISTICAS DE LOS VEHÍCULOS
Camioneta Doble Cabina / Campero / automóvil.
• Aire acondicionado.
• Cojines de aire o Air BAGS para los asientos delanteros.
• Cinturones de seguridad retráctales de tres (3) puntos para los 4 puestos principales y
de dos (2) puntos para el asiento central (en el caso de las camionetas doble cabina).
• Sistema de frenos ABS.
3
• Película de seguridad en los vidrios laterales (color claro cumpliendo con lo estipulado
en la dirección de transito y transporte )
• Apoya Cabezas en todos los asientos del vehículo
• Sillas delanteras independientes, reclinables de espaldar alto, cojinería de espuma,
tapicería en excelente estado.
• Radio estéreo AM FM con CD-MP3 dos parlante mínimo.
• Las dos sillas delantares individuales (incluye las camionetas doble cabina)
• Bola de tiro para zorras en cinco (5) camionetas
• Tapetes de caucho antideslizantes
• Llantas incluida la del repuesto en excelente estado con labrado adecuado para vías
con tratamiento superficial y presencia de aceite Y crudo (NO SE ACEPTAN LLANTAS
REENCAUCHADAS) y rines en excelente estado.
• El vehículo debe estar dotado de alarma sonora de reversa.
• Espejos retrovisores laterales a ambos lados y central.
• Tapetes de caucho para pisos adelante y atrás.
• Luces antiniebla o exploradoras (si se requiere)
• Dirección Hidráulica
• Protector plástico de carrocería. (para las camionetas doble cabina).
• Doble automática
• Alarma con bloqueo central
• Estado de presentación en aseo, latas, pintura en excelente estado.
• Tercer stop o tercera luz de frenado
• Barra antivuelco para vehículos con platón (de fabrica).
• Tablero de cabina con equipamiento en buen funcionamiento de tacómetro, velocímetro
con contador parcial, indicador de combustible, indicador de temperatura, indicador de
carga de batería, indicador presión de aceite, indicador freno de motor, indicador de
luces.
• Demás equipamiento estándar del mismo.
• Dispositivo de administración y control de velocidad o DRIVE RIGTH resolución 1122
del 2005 del Ministerio de Transporte para registrar los datos de viaje y controlar la
velocidad máxima del vehículo y debe poseer entre otros los siguientes aditamentos o
elementos por cada vehículo: grabación de datos de viaje, eventos personalizados,
sonido de alarma, datos segundo a segundo, infracciones en la conducción, seguimiento
pasivo (posición y datos básicos de ruta almacenados para su posterior evaluación),
descarga de datos automática.
Nota: el CONTRATISTA debe entregar un informe mensual donde estipule detalladamente el

comportamiento del computador de abordo o tacógrafo. En el informe se debe indicar entre otros:
Fallas del computador asociadas a:
• Sensores que hayan sido desconectados, o hayan presentado falla de funcionamiento

• Excesos de velocidad con fecha y hora exacta en que sobrepaso la velocidad permitida
• Fecha y hora que opero el vehículo
• Distancia recorrida
• Tiempo de operación
• Numero de excesos de velocidad
• Duración de excesos de velocidad
4
• Conductor del mes ( tomar el conductor que obtuvo el mayor puntaje por operación
adecuada del vehículo)
El CONTRATISTA al inicio del contrato deberá relacionar en un cuadro de texto todos los
vehículos a utilizar indicando las características de cada uno como es: placa, modelo, color,
marca, tipo de vehículo, tarjeta de propiedad (numero y a nombre de), tarjeta de operación
(numero a nombre de) en el caso de los vehículos con conductor, pólizas (numero y vigencia),
SOAT (numero y vigencia), certificado de gas (numero y vigencia) y las consideraciones
pertinentes que considere en común acuerdo con la Interventoría del contrato.
4.3 EQUIPO DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD DE CARRETERA PARA LOS VEHÍCULOS
El equipo de carretera debe ser como mínimo para transitar por las vías del territorio nacional,
según el artículo 30 de la ley 769 del 2002 Código nacional de transito, debe ser el siguiente, el
cual se debe revisar, inventariar y dejar registro físico en el vehículo mensualmente por parte
del CONTRATISTA:
• Un (1) gato con capacidad para elevar el vehículo (mínimo 1 tonelada).

• Una (1) cruceta
• Dos (2) señales de carretera en forma de triangulo en material reflectivo y provistas de
soporte para ser colocadas en forma vertical o lámparas con señal de luz amarilla
intermitente o de destello.
• Chaleco reflectivo (tipo motociclista)
• Un (1) botiquín de primeros auxilios según especificaciones de ECOPETROL S.A
• Un (1) extintor de polvo químico clase B C o MULTIPROPOSITO mínimo de 10 libras en
buenas condiciones de polvo químico seco, con tarjeta o ficha de seguimiento e
inspección de carga y estado físico legible.
• Dos (2) tacos para bloquear el vehículo
• Caja o Maletín de herramienta básica que contenga el inventario de elementos
suministrados visados por la Interventoría que como mínimo deberá contener: Alicate,
destornilladores pala y estrella, llaves de expansión y llaves fijas.
• Un (1) par de guantes de lona con adherente en buen estado.
• Una (1) linterna auto recargable o retractable en buen estado con adaptador al
encendedor de cigarrillo del vehículo.
• Dos (2) Conos plástico para señalización en carretera color naranja, con banda
reflectiva, de mínimo de 50 cm altura
Según especificaciones de ECOPETROL S.A El botiquín de primeros auxilios de cada uno de los
vehículos debe contener como mínimo lo siguiente:
• Antisépticos: (administrados por personal capacitado)

9 Un (1) Frasco de Yodopovidona, Isodine o similar
9 Un (1) Frasco de Alcohol
9 Una (1) Bolsa de suero fisiológico, o de solución salina normal, o de bebidas
energéticas, tener en cuenta la renovación de acuerdo a la fecha de vencimiento.
9 Un (1) Jabón de tocador, barra o liquido.
5
• Material de curación:
9 Cuatro (4) paquetes de gasas
9 Cuatro (4) unidades de compresas (porción de gasa orillada cuadrada, estéril lo
suficientemente grande (38 a 40cm).
9 Dos (2) apósitos (almohadillas de gasa y algodón estéril, absorbente de 4cm x
6.5cm)
9 Tres (3) vendajes elásticas en rollo (de 5 x4 pulgadas)
9 Seis (6) vendajes triangulares de gasa de (1,2,3 pulgadas)
9 Un paquete (1) vendas de algodón
9 Diez (10) unidades de venda adhesivas (curitas)
9 Diez (10) unidades de aplicadores y/o copitos.
9 Cuatro (4) inmovilizadores maleables (para brazos y piernas).
9 Un (1) paquete de esparadrapo de tela rollo grande.
9 Un (1) paquete de esparadrapo micropore.
9 Una (1) Mascarilla facial de bolsillo para reanimación cerebro-cardiopulmonar
9 Cuatro (4) pares de guantes en látex desechables.
9 Un (1) tapabocas desechable blanco
9 Unas (1) pinzas
9 Una (1) navaja
9 Un(1) bisturí
9 Unas(1) Tijeras
• Otros elementos adicionales

9 Una (1) Libreta
9 Un (1) Lápiz
9 Lista de teléfonos de emergencia suministrado por la Interventoría
9 Manual o folleto de primeros auxilios
El CONTRATISTA deberá prever la renovación del botiquín de acuerdo a la fecha de

vencimiento de los antisépticos y/o la utilización de alguno de ellos y demás insumos y
elementos de acuerdo al registro físico mensual efectuado.
4.4 ESTADO DE LOS VEHÍCULOS
Para el inicio del contrato, el contratista deberá llevar los vehículos a cada ciudad de base, como
mínimo un día antes de entregarlos oficialmente, con el fin de que ECOPETROL S.A. a través de
la interventoría haga los chequeos y verificaciones correspondientes a cada uno de los vehículos.
Se levantara la respectiva acta de entrega, la cual es requisito para la iniciación del contrato. En
caso de que uno o más vehículos, a juicio de ECOPETROL S.A. no cumplan con las
especificaciones previstas, el CONTRATISTA los cambiara antes de iniciar el contrato.
Para el Alquiler los vehículos sin conductor, el CONTRATISTA hará entrega formal a la
interventoría del contrato del inventario del vehículo, del cual se responsabilizará la dependencia
a la cual le sea asignado dicho vehículo y ECOPETROL S.A. se compromete a entregar al
finalizar la ejecución del contrato, el inventario completo y en las condiciones de desgaste propias
de su uso.
El CONTRATISTA, se obliga a mantener todo el equipo automotor en perfecto estado mecánico,

6
de seguridad, limpieza y de presentación, para lo cual le hará las revisiones generales periódicas
necesarias para tal fin.
El CONTRATISTA, se obliga a mantener todo el equipo automotor en perfecto estado mecánico

y de presentación, para lo cual le hará las revisiones generales periódicas necesarias para tal fin.
La Interventoría del contrato, cuando lo estime conveniente, exigirá la respectiva constancia de
la revisión del vehículo expedida por la autoridad competente, la carpeta de historia de
intervenciones y mantenimientos de los vehículos, registros de lavado y/o registros pertinentes
para el buen desempeño y servicio ,los documentos, pólizas y exigencias legales que requieran
expedidos por la autoridad competente
4.5 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
El mantenimiento preventivo y acciones correctivas de todos los vehículos, combustible, peajes y

demás costos que se generen en la operación de los mismos, para prestar un eficiente servicio,
son por cuenta y costo del CONTRATISTA.
El CONTRATISTA deberá presentar al inicio del contrato un programa que debe ser acordada
previamente con la Interventoría del contrato, por escrito y detallado de las intervenciones
preventivas que se le realizarán al vehículo, de las intervenciones semanales para lavado, así
mismo se llevara una hoja de vida para registrar las eventualidades que se presenten
(mantenimientos correctivos), informando oportunamente la eventualidad al Interventor del
contrato así como las fechas en que este se llevara a cabo y en caso de ser necesario, el
vehículo que será asignado en su reemplazo, el cual debe ser de iguales características al
saliente.
Para efectos del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos será responsabilidad del
CONTRATISTA por intermedio de su COORDINADOR, el retiro y entrega de los vehículos que
se programen a mantenimiento, en caso que el vehículo deba ser retirado por mas de 4 horas, el
CONTRATISTA reemplazara el vehículo por otro de idénticas condiciones y características, el
cual debe estar amparado por la totalidad de las pólizas que exige ECOPETROL S.A para este
tipo de servicio. En todos los casos, los vehículos estarán amparados por la totalidad de las
pólizas solicitadas. ECOPETROL S.A podrá a su conveniencia, solicitar o no el vehículo relevo,
teniendo en cuenta las causas que generaron la salida de servicio del vehículo.
El mantenimiento técnico-mecánico de los vehículos se realizara (1) día al mes, preferiblemente

fin de semana. No obstante, si como resultado del seguimiento que el CONTRATISTA y/o la
interventoría haga al kilometraje de recorrido del vehículo, se hace necesario aumentar la
periodicidad del mantenimiento, de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, el
CONTRATISTA deberá efectuarlo atendiendo la misma modalidad de programación para los
fines de semana, entendiéndose que los vehículos tendrán kilometraje ilimitado para la
operación del contrato, sin que esto conlleve ningún sobrecosto para ECOPETROL S.A.
Cuando un vehículo sea retirado para mantenimiento preventivo y/o correctivo se deberá
diligenciar un formato de control establecido por el interventor, en el cual se especifique la fecha
y hora en el cual se retira el vehículo, características de entrega, las características del vehículo
sustituto (si se requiere), la fecha y hora en la cual se devuelve el vehículo, justificación del retiro,
registro del kilometraje y equipos entregados, dicho formato deberá estar firmado por el
funcionario y/o interventor de ECOPETROL S.A. y la persona designada y por el CONTRATISTA
7
o quien este delegue para tal efecto, y será requisito anexarlo a las cuentas de cobro. Igualmente
se deberá dejar registro del recibo del vehículo después del mantenimiento el cual podrá ser
requerido por el Interventor cuando lo considere pertinente.
El CONTRATISTA debe realizar el lavado de todos los vehículos, dicha periodicidad del lavado
estará sujeta a las condiciones de uso del mismo, no siendo esta periodicidad mayor a 15 días,
esta actividad será coordinada con la Interventoría quien será la persona encargada de la
inspección y de determinar que vehículos requieren que se haga el lavado cada 8 o 15 días para
mantener el parque automotor en condiciones óptimas de higiene y presentación.
El CONTRATISTA debe facilitar y costear el respectivo lavado y mantenimiento de de los

vehículos.
El vehículo debe entregarse con un volumen de combustible en el tanque, similar al volumen con
que se entrega por parte de ECOPETROL S.A, de lo cual se dejara constancia en el formato de
recibo y entrega de vehículo correspondiente.
El mantenimiento efectuado debe contemplar como mínimo las siguientes actividades y todas las
reparaciones menores necesarias a fin de que garanticen el normal funcionamiento y seguridad
de los vehículos:
• Lavado general: Aseo interior y exterior del vehículo, según periodicidad establecida con
la Interventoría /una (1) vez por semana y un (1) lavado general por mes.
• Cambio de aceite y lubricante: Cada 5.000 Km o de acuerdo a lo requerido por el tipo
de aceite y lubricante usado/ previo acuerdo con la Interventoría
• Cambio de aceite de caja y transmisión: Cada 50.000 Km..
• Revisión de los frenos: Cada 5.000 Km y cuando se detecte técnicamente algo anormal
y cada 6 meses cambio de liquido de frenos
• Revisión y cambio de llantas: Cada mes se debe monitorear el estado de las llantas
para determinar su estado de deterioro y/o porcentaje de desgaste el cual no debe ser
superior al 75% para determinar el cambio y/o 40.000 a 50.000 Km.
• Sistema de dirección: Cada 5.000 km
• Sincronización: Cada 20.000 Km o cuando el vehículo lo requiera
• Balanceo y alineación: De las 4 llantas incluida el repuesto, cada vez que el vehículo lo
requiera.
• Revisión caja y sistema de transmisión: cada 5.000 km o inmediatamente cuando se
detecte anormalidad.
• Engrase general: Cada 5.000 km
• Petrolizado o grafitado: Cada 6 meses
• Revisión y mantenimiento de la suspensión, sistema eléctrico, correas, Revisión del
sistema de enfriamiento o refrigeración: cada 6 meses o cuando se detecte alguna
anormalidad.
• Revisión y mantenimiento de los rodamientos: cada 20.000 Km
• Revisión de cinturones de seguridad: (1) vez al mes
• Revisión de luces: Cada mes o cada que lo requiera el vehículo
• Revisión de tapicería: (1) una vez al mes o cuando lo requiera
Se aclara que todos los repuestos, mano de obra, insumos y demás gastos que se causen en
8
cualquier reparación o mantenimiento serán por cuenta del CONTRATISTA Se aclara que
ECOPETROL S.A. no reconocerá ningún pago adicional por concepto de daños de operación,
accidentes o cualquier otra causa no prevista. EL CONTRATISTA deberá disponer dentro de sus
imprevistos del 0.5% del valor del contrato, para atender la reparación por daños menores.
El CONTRATISTA debe garantizar la continuidad del servicio en caso de falla o mantenimiento

de los equipos dispuestos para el contrato en los horarios indicados y convenidos con la
Interventoría del contrato.
El CONTRATISTA deberá certificar al inicio del contrato y cada seis meses, el buen estado de
los vehículos mediante la revisión realizada en un diagnosticentro o estación de servicios
certificada que cumpla con los mínimos estándares de calidad. Adicionalmente el
CONTRATISTA deberá certificar por escrito que realizó el mantenimiento periódico según las
revisiones acordadas con la Interventoría.
Determinado el porcentaje de desgaste las llantas el CONTRATISTA debe cambiarlas cuando el

labrado llegue a un desgaste del 75% y/o de acuerdo con las especificaciones del fabricante y el
código de seguridad radial, también en caso que no garanticen los niveles de seguridad
requeridos, Las nuevas llantas deberán cumplir con las características definidas por el fabricante
según el tipo de vehículo.
Así mismo, el despinche de las llantas, será realizado por el conductor utilizando la llanta de
repuesto, pero es responsabilidad del CONTRATISTA la reparación y/o reposición de la misma
en un tiempo no superior de 24 horas, después de entregada la llanta para reparación por parte
de ECOPETROL S.A. a la persona designado por el CONTRATISTA para tal fin. El
CONTRATISTA debe suplir el faltante de la llanta para que el vehículo no este en ningún
momento sin llanta de repuesto, Este servicio no tendrá limitación alguna al número de montajes
por mes, por cada vehículo y su valor esta incluido en el costo del alquiler.
Durante la ejecución del contrato ECOPETROL S.A. podrá rechazar los vehículos que por su
deficiente estado constituyan un peligro para el personal o un obstáculo para el buen desarrollo
de los servicios y EL CONTRATISTA estará obligado a sustituirlo por uno de las mimas
características, que se encuentre en óptimas condiciones y cumpla las especificaciones
requeridas para hacer eficiente la prestación del servicio.
Es totalmente prohibido realizar trabajos mecánicos o de lavado dentro de las instalaciones de

ECOPETROL S.A, sea cual fuere el daño. Por lo anterior, deberá retirar el vehículo por sus
propios medios y realizar los arreglos necesarios fuera de las instalaciones de ECOPETROL
S.A.
En el tiempo que duren los vehículos fuera de servicio por reparación o mantenimiento deberán
ser remplazados por uno de iguales características y que cumpla con las condiciones requeridas
sin costo adicional para ECOPETROL S.A.
Durante la ejecución del contrato ECOPETROL S.A podrá rechazar (previo concepto técnico
emitido por un funcionario de ECOPETROL S.A o contratado para tal fin) los equipos que por su
deficiente estado mecánico constituyan peligro para la operación del personal o un obstáculo
para el buen desarrollo de los servicios.
9
A fin de evitar traslados mayores de los vehículos, para el mantenimiento preventivo y correctivo
menor, así como para el despinche de llantas y lavado, el CONTRATISTA debe efectuarlos en
sitios adecuados y que se encuentren cercanos a los sitios de operación de los vehículos.
4.6 COMBUSTIBLE
El CONTRATISTA deberá asumir el costo del suministro del combustible y que están
contemplados en el valor de la tarifa día según las tarifas unitarias pactadas con ECOPETROL
S.A en el cuadro de tarifas, según el tipo de vehículo.
El CONTRATISTA debe llevar sus propios controles en registro del kilometraje mensual el cual
debe ser entregado a Interventoría junto con los documentos requeridos en la liquidación
mensual y el reporte de novedades de retiro del vehículo por mantenimiento, como soporte para
el pago de la factura.
Se aclara que NINGUN vehículo tendrá limite de kilometraje día para el desplazamiento en el
desempeño del contrato durante la operación.
Para el caso del alquiler con conductor, el control del combustible estará a cargo del conductor
del CONTRATISTA.
Todos los vehículos deben tener la requisición de carga diaria en galones o metros cúbicos de
combustible y gas vehicular necesarios para la operación de todo el parque automotor para el
cual el CONTRATISTA deberá proveer el sitio y sistema de pago autorizado, dicho costo será
cubierto en su totalidad por el CONTRATISTA y se acordara la cantidad de carga diaria de
combustible y gas con la Interventoría del contrato.
Para facilitar el suministro del combustible para los vehículos alquilados, el CONTRATISTA
deberá abrir convenios con las bombas más cercanas ubicadas estratégicamente sobre las vías
de acceso a Castilla la Nueva y Villavicencio. Las cantidades de Estaciones y las seleccionadas
serán acordadas en su momento con la Interventoría del contrato.
Para lo cual el CONTRATISTA deberá entregar un listado de los puntos en los que se puede
suministrar el combustible.
En aquellos casos en donde por necesidades de la operación los vehículos se desplacen a

lugares en donde no exista Estaciones de Servicio con los cuales tengan convenio para el
respectivo suministro, el CONTRATISTA deberá suministrar tiquetes de combustible al
funcionario que se desplace a estas zonas. Esta labor deberá ser coordinada con la interventoría.
El funcionario que recibe los tiquetes deberá legalizar con el desprendible que entrega la
respectiva bomba.
Para las tarifas que incluyan sistema bicombustible, el CONTRATISTA deber tener en cuenta
que:
De acuerdo con la Política para conversión de vehículos a GNCV de ECOPETROL S.A., ECP-
VSM-D-09, será un requisito la aplicación de la misma para uso de GNCV del tipo INYECCIÓN
SECUENCIAL GASEOSA, de tal forma que la operación de los vehículos sea bicombustible,
siempre y cuando la condición mecánica de los vehículos cumplan los mínimos requeridos para
10
realizar dicha conversión. El sistema de gas a adaptar en los vehículos deberá ser de “ULTIMA
GENERACION”
EL CONTRATISTA deberá presentar al inicio del contrato un programa de conversión a gas de

su capacidad transportadora y la fecha máxima no podrá ser superior a un (1) mes contado a
partir de la firma del acta de inicio del contrato. Mientras dure la conversión el CONTRATISTA
deberá asumir el costo del combustible demandado por los vehículos. Por otro lado, el
CONTRATISTA debe autorizar el suministro mensual de tres galones de gasolina para casos de
emergencia cuando se les agota el gas lejos de las Estaciones de Servicio de Gas
Una vez realizada la conversión a gas, EL CONTRATISTA deberá presentar el certificado de

conversión expedido por un taller autorizado.
4.7 PEAJES
El costo y control de los peajes que se presenten en la trayectoria de los recorridos que hagan
los vehículos dentro de este contrato serán asumidos por ECOPETROL S.A excepto para el
mantenimiento que serán asumidos por el CONTRATISTA.
4.8 ASISTENCIA EN CARRETERA
El CONTRATISTA debe tener en cuenta que en caso de presentar un daño el vehículo por
cualquier concepto o incidente, este debe recogerlo en el sitio del daño y reportar
inmediatamente a Interventoría, esta actividad no ocasionara costo alguno para ECOPETROL
S.A.
4.9 VEHÍCULO SUSTITUTO:
ECOPETROL S.A. exigirá que los vehículos sean sustituidos por uno de las mismas
características, en las siguientes situaciones:
• Cuando el vehículo sea retirado para mantenimiento y/o reparación.
• Realización de trámites que impliquen su retiro durante los días de prestación del servicio
a la operación.
• Retenciones de las autoridades de transito de la policía.
• Cuando el vehículo sea rechazado por ECOPETROL S.A. debido a su deficiente estado
mecánico, donde no se garantice al máximo la operabilidad de los vehículos y la
seguridad física de los pasajeros.
Para las eventualidades que surjan que no sea de mantenimiento, y se deba retirar el vehículo,
el reemplazo del mismo se debe realizar dentro de las 8 horas siguientes al reporte de la
eventualidad y deberá ser de las mismas características y condiciones al vehículo original y estar
amparado por la totalidad de las pólizas que exige ECOPETROL S.A.
Para todos los mantenimientos previstos en estas especificaciones y los reemplazos a que haya
lugar en el transcurso de la prestación del servicio el CONTRATISTAS deberá DISPONER para
11
el desarrollo del contrato de DOS (2) VEHICULOS SUSTITUTOS que deberán tener las mismas
características del parque automotor y ser aprobados por la Interventoría del contrato, estos
vehículos sustitutos deben permanecer UNO (1) en Castilla y UNO (1) en Apiay.
Después de las horas laborales la administración del contrato dispondrá de la

permanencia de los vehículos sustitutos en el campo o la salida de ellos de acuerdo a las
necesidades operativas.
En caso de perdida o hurto el vehículo, el contratista dispondrá de 24 horas después de ser

reportado por ECOPETROL S.A. al CONTRATISTA o su representante.
Ninguno de los casos enunciados anteriormente generará sobrecosto para ECOPETROL

S.A.
4.10 DOCUMENTACIÓN
Al inicio del contrato y durante su ejecución, deben permanecer vigentes todos los documentos
exigidos por las autoridades de Circulación y Transito para vehículos particulares y los
documentos Corporativos y de la SOC emitidos ECOPETROL S.A el cual deben ser
presentados al inicio del contrato ante la Interventoría
• Copia de la Tarjeta de propiedad del vehículo autenticada y plastificada

• Tarjeta de seguro obligatorio Automotor SOAT
• Certificado de la Revisión técnico mecánica emitida por el CDA autorizado
(Para los vehículos que Correspondan y cuando sea requerido).
• Póliza de seguro todo riesgo
• Certificado de paz y salvo (sin pendientes) emitido por la entidad de transito
Donde esta matriculado el vehículo
• Certificado de la conversión a gas con fechas de vencimiento
• Certificado de emisión de gases
• Todos los que sean exigidos por las autoridades respectivas, el Corporativo y la
SOC de ECOPETROL S.A
• La programación del mantenimiento y lavado periódico de los vehículos, el cual debe
renovarse con las revisiones de kilometraje respectivas de los mismos.
Todos los documentos serán revisados previamente al inicio y durante la prestación del servicio
por parte de la Interventoría del contrato y determinara la conformidad de los mismos.
El CONTRATISTA debe aplicar, mantener la ficha técnica como soporte de los servicios de
mantenimiento realizados a cada uno de los vehículos, así como la programación del
mantenimiento periódico de los vehículos, el cual debe renovarse con las revisiones de
kilometraje respectivas de los mismos, que en concordancia con el articulo 28 dela ley 769 de
2002 establece que para que un vehículo pueda transitar por territorio nacional debe garantizar
como mínimo el prefecto funcionamiento de frenos, del sistemas de dirección, del sistema de
suspensión, del sistema de señales visuales y audibles permitidas y del sistema de escape de
gases; y demostrar un estado adecuado de llantas, del conjunto de vidrios de seguridad y delos
espejos y cumplir con las normas de emisión de gases que establezcan las autoridades
ambientales. Este certificado debe entregarse a la Interventoría de ECOPETROL S.A en el
formato de INFORME DE RESULTADOS DE LA REVISION TECNICO MECANICA, expedida
12
por el centro de diagnostico automotor (CDA) autorizado y que cumpla lo establecido en la

Resolución 5600 de 2006.
La Interventoría realizara seguimiento de la información recopilada, la cual se ajustara al

programa de mantenimiento preventivo.
La revisión técnico mecánica del vehículo se debe realizar bajo los parámetros de la Norma
Técnica Colombiana NTC 5375 “REVISION TECNICO MECANICA Y DE EMISIONES
CONTAMINANTES EN VEHICULOS AUTOMOTORES” en la que se establecen los requisitos de
revisión técnico mecánica para los vehículos automotores.
4.11 OTRAS CONSIDERACIONES
• Serán asumidos también por el CONTRATISTA los desgastes propios de los

vehículos por el trabajo en la operación, tales como:
Desvanecimiento de la pintura
Agotamiento mecánico de sus partes
Rayaduras pequeñas ocasionadas por la fricción de ramas de árboles.
Daño o rotura de accesorios y partes por agotamiento debido al tiempo de
trabajo, tales como: stop traseros, plumillas, encendedores de cigarrillo, radio,
cojinería, tapetes de piso, entre otros.
El CONTRATISTA deber ofrecer al menos dos charlas técnicas por año, orientadas al
mejor aprovechamiento de los vehículos, cumplimiento de normas, manejo defensivo,
entre otros aspectos.
5. FORMA DE PAGO
La unidad de pago para el servicio de alquiler de vehículos será tarifa día ejecutado y se
realizarán cortes mensuales donde el valor a facturar será el resultante de las cantidades
ejecutadas y precios unitarios pactados.
En los precios unitarios se encuentran comprendidos todos los costos directos e indirectos,
incluidos los gastos de administración, impuestos, mantenimiento de vehículos, lavado,
despinche, traslado de vehículos e imprevistos. Por consiguiente, el valor total del contrato será
la suma de los productos que resulten de multiplicar el precio unitario de cada ítems por los días
de servicio realmente prestados.
Los días en que los vehículos se encuentren fuera de servicio por fuerza mayor y no sean
relevados por otro vehículo de las mismas características del saliente, no habrá pago por
concepto de alquiler.
Cuando se presenten accidentes de transito con algún vehículo puestos al servicio del contrato, y
este quede inservible o sea retenido por las autoridades de transito, ECOPETROL S.A.
reconocerá el pago del servicio de alquiler del vehículo únicamente por el día en que ocurrió el
accidente o en que fue retenido. El lucro debe incluirse dentro de los imprevistos pues
ECOPETROL S.A. no reconocerá pago alguno por este concepto. El CONTRATISTA dispone de
13
24 horas contadas a partir de la notificación de la interventoría, para reemplazarlo por otro de

iguales características.
Las infracciones de transito que se causen debido al estado de los vehículos (defectos
mecánicos, documentos vencidos, entre otros) deberán ser canceladas por el contratista. Las
infracciones causadas atribuibles a los funcionarios de ECOPETROL S.A. serán canceladas por
dichos funcionarios.
De igual manera, en caso de que se requiera hacer uso del seguro contra todo riesgo de los
vehículos, por efecto del siniestro (s) que se presente (n), el CONTRATISTA deberá asumir el
porcentaje y deducible que la aseguradora no reconozca, por lo que queda entendido
ECOPETROL S.A. no reconocerá suma alguna por este concepto.
6. COORDINACIÓN DEL SERVICIO
El CONTRATISTA deberá disponer como mínimo de un (1) coordinador quien estará en

permanente contacto con la interventoría del contrato. Esta persona será el representante y/o
responsable de la administración de los vehículos. El CONTRATISTA suministrará el nombre,
dirección, número de teléfono y celular al interventor, para poder localizarlo en caso de
emergencia, con objeto de dar solución inmediata a anomalías que se presenten relacionadas
con la prestación del servicio. El representante siempre debe ser fácilmente localizable y atender
de inmediato los requerimientos de la interventoría. Los gastos que se generen deben ser
previstos en el momento de aceptar las tarifas.
El (los) coordinador (es) deben ser personas con amplios conocimientos del contrato y facultades
para decidir y resolver los problemas que eventualmente se puedan presentar en relación con el
contrato, es quien permanece directa y constantemente vinculado con la ejecución del mismo y
esta en permanente contacto con el interventor del contrato. La designación de quien represente
al CONTRATISTA, deberá hacerla por escrito.
El coordinador del CONTRATISTA, deberá asumir las funciones de Vigía durante la ejecución del
contrato, descritas en la Minuta del contrato.
6.1 SISTEMAS DE COMUNICACION
El CONTRATISTA debe contar con un sistema de comunicaciones (TIPO AVANTEL O

CELULAR) en línea, entre todos los vehículos con conductor y el (los) Coordinador (es) del
Servicio. Así mismo, el medio de comunicación de el (los) coordinador(es) deberá ser compatible
con los sistemas de comunicación que tiene ECOPETROL S.A en cada lugar donde se prestará
el servicio. El (los) Coordinador(es) del CONTRATISTA deberán reportarse constantemente con
la persona nombrada por ECOPETROL S.A y/o la Interventoría para el oportuno cumplimiento
de los servicios pactados contractualmente, para lo cual el sistema de comunicación (TIPO
AVANTEL O CELULAR) otorgado por el CONTRATISTA al representante de ECOPETROL S.A
y a la Interventoría deberá ser con capacidad suficiente para el cubrimiento eficiente de la
operación, ECOPETROL S.A no incurrirá en sobrecostos por este concepto.
El sistema de comunicaciones (TIPO AVANTEL O CELULAR) deberá estar en permanente

funcionamiento y por el mismo se deben reportar las novedades que se presenten durante la
prestación del servicio. Cualquier novedad que se presente no solo en la prestación del servicio,
14
sino en la utilización indebida del mismo, deberá ser reportada inmediatamente para tomar los
correctivos del caso.
Todas las instrucciones y notificaciones, que ECOPETROL S.A imparta al representante del
CONTRATISTA, se entienden como hechas a éste. Del mismo modo, todos los documentos que
suscriba el representante del CONTRATISTA, tendrán tanta validez como si hubieran sido
emitidos por el mismo CONTRATISTA.
La única persona autorizada para solicitar servicios adicionales es el Administrador del contrato
y/o Superintendente nombrado por ECOPETROL S.A.
6.2 PARQUEADEROS
ECOPETROL S.A, facilita el uso del parqueadero en las sedes de la Empresa para efectos de
prestar un servicio óptimo, seguro y a tiempo de los vehículos.
7. RECURSO HUMANO
El CONTRATISTA debe cooperar en todo lo referente a la administración, supervisión y control

técnico del desarrollo del servicio, resolver rápidamente todas las preguntas o aclaraciones
solicitadas; estar preparado para sostener discusiones técnicas personalmente con ECOPETROL
S.A. El representante del CONTRATISTA debe ser técnicamente competente y tener capacidad
para tomar decisiones sobre cualquier asunto técnico que se presente.
El CONTRATISTA se compromete a mantener durante todo el tiempo de ejecución del contrato y

hasta la finalización del mismo, una persona competente con quien pueda entenderse el
Interventor de ECOPETROL S.A. Para cualquier asunto inherente al contrato. Toda decisión
tomada por este, se entiende dada como del CONTRATISTA.
Todas las actividades se deberán ejecutar de conformidad con las especificaciones técnicas
contenidas en estos términos de referencia y documentos anexos, el contrato
Es obligación del CONTRATISTA suministrar y mantener durante la ejecución de los trabajos y

hasta la entrega total de los mismos a satisfacción de ECOPETROL S.A, el personal idóneo y
calificado que se requiera para desarrollar las labores de coordinación, conducción para los
vehículos que los requieran, personal idóneo certificado para mantenimiento, y la capacitación
sobre la forma de prestar el servicio de conformidad con las condiciones del servicio contratado.
Para la ejecución de los mantenimientos de los vehículos, El CONTRATISTA deberá disponer
permanentemente de dos trabajadores idóneos que tengan conocimientos en mecánica con
experiencia certificada; uno de ellos tendrá como sede a castilla la Nueva y el otro a Apiay.
Documentos a entregar del personal ofrecido por parte de los CONTRATISTAS

adjudicados
• Hoja de vida en formato minerva 1003 ó similar.

• Fotocopia cédula de ciudadanía.
• Copia de certificados laborales de los dos últimos empleos.
• Copia del certificado antecedentes judiciales, expedido por el DAS.
15
• Licencia de conducción vigente, de la categoría necesaria para poder manejar esta clase de
vehículos.
• Certificado de competencias expedido por el SENA
• Copia del certificado del examen de aptitud física.
• Fotocopia certificado grupo sanguíneo y factor RH.
• Copia del certificado del examen medico de ingreso y el de aptitud física y psicotécnica.
• Copia de por lo menos un certificado de un curso de manejo defensivo.
• Contrato de trabajo o de vinculación con el CONTRATISTA para la prestación del servicio.
• Constancia de afiliación al Sistema de Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales y Caja de
Compensación.
• Certificado de entrega de la dotación.
Los conductores deberá certificar experiencia mínimo de dos (2) años en el servicio de
conducción, certificación de competencias del SENA, y el pase interno de conducción (para este
documento de le otorgara un plazo de 2 meses después de iniciar el contrato). Para acreditar lo
anterior, el CONTRATISTA deberá presentar certificados donde se acredite la experiencia del
conductor.
Al inicio del contrato el CONTRATISTA debe presentar un listado del personal de planta que
laborará para el contrato y en cada pago parcial o final presentar a la Interventoría los
documentos que verifiquen el cumplimiento del artículo 50 de la ley 789 del 2002 y del artículo 1
de la ley 828 de 2003, Pago de aportes parafiscales.
De igual manera deben disponer de un reemplazo inmediato de conductores cuando por solicitud
de ECOPETROL, éstos no cumplan con sus obligaciones de seguridad, cumplimiento de horario,
respeto o cualquier causa que atente contra las instalaciones o personas al servicio de
ECOPETROL.
El CONTRATISTA debe garantizar que en ningún momento del servicio, su personal consume o
se encuentra bajo la influencia de bebidas alcohólicas o cualquier sustancia psicoactiva o
alucinógena; de esta prohibición se excluyen los medicamentos que deban consumir por
prescripción médica y que no alteren las condiciones de seguridad y de servicio de lo contratado
por ECOPETROL.
Para todas las áreas, respetando la autonomía técnica y administrativa del futuro contratista,
verdadero patrono, y con el fin de que se constituya en un factor que motive la permanencia y
óptimo desempeño de los trabajadores que sean vinculados para el cumplimiento del objeto
contractual y una vez adjudicado el contrato es obligación del mismo garantizar que dichos
trabajadores de mano de obra no calificada (conductores) reciban un salario mensual - que,
como mínimo sea de 1.45 SMLMV.
7.1 DOTACIÓN DE PERSONAL
El CONTRATISTA es responsable de suministrar la dotación a todo el personal que trabaje para

ellos; este personal debe estar debidamente dotado de uniformes de trabajo y calzado apropiado
para desempeñar las labores según la legislación Colombiana.
La cantidad de la dotación debe ajustarse como mínimo a lo establecido en el Régimen Laboral

Colombiano.
16
Cualquiera de estos elementos debe ser reemplazado inmediatamente por el CONTRATISTA, en

caso de daño o deterioro de los mismos.
Todo el personal del CONTRATISTA debe mantener siempre el mayor grado de higiene y
limpieza personal y deberá llevar el uniforme, el carné de identificación y cumplir con lo
establecido en las CGC.
8. VIGILANCIA Y SEGURIDAD
Así mismo al entrar y salir los vehículos que prestan el servicio deben reportarse al personal de
vigilancia de la respectiva sede para registrar en planillas las horas de entrada y salida.
El CONTRATISTA debe reportar a la interventoría cualquier tipo de accidente ocurrido dentro de

los tiempos establecidos en el “Procedimiento para el manejo de incidentes ECP-DRI-P-
006”, el cual será entregado por la interventoría al contratista cuando inicie el contrato.
En ningún caso le es permitido al CONTRATISTA llevar en los vehículos carga u objetos que
perjudiquen la comodidad y seguridad de los pasajeros. Así mismo es prohibido transportar
personal no autorizado por ECOPETROL.
En ningún caso existirá responsabilidad de ECOPETROL por atentados de cualquier tipo.

ECOPETROL no asume con el CONTRATISTA ni con terceros, responsabilidad alguna por el
uso que éste haga del mencionado vehículo, mientras esté bajo su dependencia, cuidado y
administración.
Dentro de las funciones asignadas al representante del contratista deberán incluirse las
referentes a los temas de HSE, las cuales están implícitas en la norma de ASPECTOS DE HSE
EN CONTRATACION ECP-DRI-N-03 para las actividades de Servicios Administrativos y en las
CGC.
8.1 AUTORIZACONES Y PERMISOS
A las zonas de trabajo tendrá acceso el CONTRATISTA, los empleados que desarrollen el objeto
del servicio y las personas autorizadas previamente por ECOPETROL. Para un mejor control del
ingreso a la zona de trabajo, el CONTRATISTA debe llevar una relación de las personas
autorizadas. Ninguna persona sin la correspondiente autorización, podrá entrar o permanecer en
la zona de trabajo.
8.2 PROTECCIÓN AL PERSONAL, INSTALACIONES Y EQUIPOS
El CONTRATISTA debe tomar las precauciones necesarias y son responsables por los daños y
perjuicios que ocasione a propiedades o bienes de terceros o de ECOPETROL, durante la
ejecución del Contrato. Si se presenta un daño en cualquier vehículo del CONTRATISTA, este
debe ser reparado o reemplazado de inmediato para evitar demoras y perjuicios en la prestación
del servicio. También se comprometen a no causar daños a personas y bienes de terceros o de
ECOPETROL, respondiendo por los que ocasione por imprudencia, negligencia, impericia o
descuido, dentro o fuera de las zonas donde se han de efectuar los servicios. Como previsión a
17
estas situaciones toma a su cargo una Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual.
El personal (Conductores autorizados) y el CONTRATISTA responden solidariamente por las

infracciones y/o violaciones al Código Nacional de Transito Terrestre (Ley 769 de Agosto 6 de
2002 artículos 122 a 170).
9. CONDICIONES ESPECÍFICAS
• ESPECIFICACIÓN POR ITEM REQUERIDO GRUPO APIAY
Alcance: El CONTRATISTA debe poseer el siguiente parque automotor para cumplir con el
objeto del contrato.
• Diecisiete (19) Camperos 4x4, 5 puertas, sin conductor

• Veintidós (24) camionetas doble cabina 4x4: cinco (6) con conductor y diecisiete (18) sin
conductor.
• Tres (3) automóviles 5 puertas, sin conductor
ITEM TIPO VEHICULO CANTIDAD DISPONIBILID CIUDAD BASE

DE AD
VEHICULOS
1 CAMPERO 4X4
(5 puertas) 19 TOTAL DIAS APIAY-CASTILLA
SIN CONDUCTOR DEL MES
CAMIONETA
2 DOBLE CABINA 6 TOTAL DIAS APIAY-CASTILLA
4X4 DEL MES
CON
CONDUCTOR
CAMIONETA
3 DOBLE CABINA 18 TOTAL DIAS APIAY-CASTILLA
4X4 DEL MES
SIN CONDUCTOR
AUTOMOVIL
4 ( 5 puertas ) 3 TOTAL DIAS APIAY- CASTILLA
SIN CONDUCTOR DEL MES
10. ASPECTOS HSE
10.1 PERSONAL Y DISPOSICIONES HSE
Para el equipo mínimo de trabajo que se requiere, se debe tener en cuenta lo contemplado en el
numeral HSE.
El contratista debe proporcionar una persona encargada de HSE un VIGIA quien tiene las
siguientes responsabilidades
18
• Cumplir y hacer cumplir con todas las normas, reglas, estándares y procedimientos
establecidos para realizar los trabajos.
• Implementar acciones para la prevención de riesgos detectados.
• Informar oportunamente a su superior inmediato y al profesional de DHS de ECOPETROL
S.A, detalles de la gestión de higiene, seguridad, salud ocupacional y ambiente (HSE).
• Participar en las reuniones periódicas de seguimiento al desempeño en HSE a realizar
por ECOPETROL S.A.
• Hacer estricto seguimiento y control al plan de HSE presentado por el CONTRATISTA
antes de iniciar las labores y acordado con el INTERVENTOR.
• plan en HSE, la implementación de procedimientos, estándares y normas, y asegurar el
cumplimento del plan.
• Verificar los controles de HSE establecidos en los diferentes trabajos, desarrollando
actividades de HSE.
Todas las normativas vigentes en materia HSE que se estipulen.
El CONTRATISTA debe cumplir en todo momento con las normas consignadas en los
ASPECTOS HSE EN CONTRATACION / ECP-DRI-N-03 y normatividad vigente elaborados por
la SOC y el CORPORATIVO de ECOPETROL S.A y debe solicitar al Interventor al iniciar el
contrato, copia de este documento. Así mismo, EL CONTRATISTA tomará las precauciones
necesarias para la seguridad del personal empleado en la actividad de reparaciones de los
vehículos.
EL CONTRATISTA presentara el PLAN HSE será revisado por Interventor del contrato, con el
objetivo de que sea alineado con el sistema de gestión HSE de la Dirección de abastecimiento.
Durante la ejecución del trabajo, el contratista será completamente responsable por el

cumplimiento de las leyes y reglamentos locales y nacionales que apliquen tales como:
• El reglamento de Higiene y Seguridad de ECOPETROL S.A aprobado por el ministerio de la

protección social mediante Auto No. 0033 del día 21 del mes de enero de 2000.
• La circular 004 del 2004 de la Dirección General de Salud Ocupacional y riesgos
profesionales del Ministerio de la Protección Social.
• Permitir que ECOPETROL S.A tenga acceso al personal, equipo y registros cuando lo
solicite, para permitir la inspección o auditoria a cualquier aspecto de las operaciones del
contratista relacionadas con temas HSE.
• Ejecutar el 100% de las recomendaciones emitidas por el personal de ECOPETROL S.A en
las auditorias y visitas de seguridad.
• Establecer un sistema de revisiones y auditorias para garantizar que el trabajo sea
desarrollado en relación con los requerimientos de seguridad que apliquen en el trabajo.
EL CONTRATISTA deberá desarrollar un PLAN DE ANALISIS DE RIESGOS a la Salud y

ANALISIS DE RIESGOS DE SEGURIDAD.
La actuación del CONTRATISTA en materia de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio

Ambiente se sujetará a las disposiciones legales vigentes en Colombia y a las normas que en la
materia tenga establecidas ECOPETROL S.A. y que apliquen al objeto y alcance de las normas
a desarrollar.
19
ECOPETROL S.A. se reserva el derecho de suspender el trabajo cuando se estén realizando

acciones inseguras, que puedan ocasionar accidentes en personas, equipos y/o instalaciones.
El CONTRATISTA tomará las medidas necesarias para evitar los accidentes que pueda sufrir su
personal, visitantes autorizados, o que afecten equipos, instalaciones de ECOPETROL S.A. o de
terceros. Cualquier indemnización por este concepto estará a cargo de El CONTRATISTA.
El CONTRATISTA permitirá que ECOPETROL S.A. tenga acceso al personal, equipos y

registros cuando lo solicite para efectuar la inspección o auditoria a cualquier aspecto de las
operaciones del CONTRATISTA relacionadas con temas HSE
10.2 INSTRUCCIONES HSE PARA EL CONTRATISTA CON SUS TRABAJADORES
El CONTRATISTA debe enviar a todo su personal a la inducción HSE para contratistas a realizar
por ECOPETROL S.A, al inicio de este contrato y/o en la fecha que le señale el Interventor. Todo
el personal CONTRATISTA debe portar el carné y el registro de inducción en HSE.
El CONTRATISTA capacitará a todo su personal en las metodologías utilizadas para analizar los
riesgos inherentes a los trabajos por ejecutar y en relación con las medidas de seguridad
adecuadas que se deben observar en la ejecución de los mismos, y en cómo reaccionar frente a
situaciones de emergencia.
El CONTRATISTA realizará permanentes campañas de seguridad entre sus trabajadores, y

divulgarles todas las normas de seguridad de ECOPETROL S.A
10.3 CHARLAS DE SEGURIDAD
El CONTRATISTA debe realizar y presentar registro de asistencia a mínimo una charla semanal
sobre seguridad industrial de ECOPETROL S.A; y charlas diarias dictadas por el CONTRATISTA
a la cual debe asistir todo el personal que labore en el desarrollo del presente contrato. El
CONTRATISTA elaborará y presentará un panorama de riesgos, indicando el análisis de los
posibles riesgos físicos, eléctricos, mecánicos, biológicos y psicosociales y demás que sean
identificados; las medidas preventivas que se deben tomar y elementos de seguridad que se
deben usar. La Interventoría solicitará a El CONTRATISTA constancia escrita de estas
actividades.
10.4 INSTALACIONES Y ELEMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
El CONTRATISTA, debe contar con los siguientes elementos de seguridad en las instalaciones
del taller que se suministre el servicio y en cada campo y con todos los requisitos exigidos en el
anexo HSE del contratista y los estipulados en los CORPORATIVOS Y SOC DE ECOPETROL
S.A.
• Un Botiquín de primeros auxilios según indicaciones dadas

• Un (1), extintores de incendios de polvo químico seco de 10 libras de capacidad, en cada
campo donde preste el servicio. El extinguidor debe estar en buenas condiciones de
funcionamiento e indicar la fecha de recarga etc.
-
20
Es responsabilidad del CONTRATISTA capacitar al personal sobre el uso correcto de los

elementos de seguridad industrial.
El CONTRATISTA contará con mínimo un baño (con lavamanos y sanitarios fijos, con sistema de
tratamiento, aseados y en correcto estado de funcionamiento)
El CONTRATISTA debe mantener equipos y herramientas en buen estado y en condiciones de

higiene y seguridad, instalaciones para archivo y oficina adecuados para la labor de contratada,
acorde con la clasificación del área donde se realizará el trabajo.
10.5 ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
El CONTRATISTA está obligado a suministrar a todo su personal la ropa de protección personal

adecuada y los equipos de protección requeridos para el desempeño seguro del trabajo que
realice. La ropa de protección personal y los equipos de protección se deberán mantener en
buenas condiciones y se deberán utilizar en las oportunidades en que se necesiten según lo
indiquen las notas, las instrucciones, los permisos de trabajo, las reglamentaciones de seguridad.
El CONTRATISTA suministrará los mismos implementos de seguridad que ECOPETROL S.A.

suministra a sus trabajadores dependiendo de la actividad a realizar.
Los Elementos de Protección Personal que el CONTRATISTA suministrará a sus trabajadores

son: (Esta requisición hace referencia a las condiciones de uso de EPP en zonas de
operaciones)
- Casco de Color Verde esmeralda según necesidades determinadas por área y en acuerdo con
la Interventoría del contrato. El Personal HSE, usará casco de color rojo
- Gafas de filtro solar día y gafas de protección Nigth visión nocturna
- Botas de cuero de buena calidad con puntera
- Protector de oído ( para áreas operativos con altos niveles de ruido)
Para ingreso a la Zona Industrial, el personal contratista debe poseer como mínimo los elementos
de protección personal antes mencionados. El Interventor realizará periódicamente revisión de
los elementos de protección personal del CONTRATISTA, y en caso de encontrarse en mal
estado, el Interventor podrá retirar al personal del sitio de trabajo.
La Interventoría podrá retirar del sitio del suministro del servicio al personal que no porte sus
implementos de seguridad durante la ejecución del trabajo.
10.6 MANEJO DE RESIDUOS
El CONTRATISTA debe diseñar un plan para manejo de residuos sólidos y líquidos y establecer
la disposición final de los mismos que propenda al cuidado y protección del medio ambiente y
que corresponda a las condiciones de manejo y POLITICA DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL
DE ECOPETROL de ECOPETROL S.A el cual debe ser presentado y avalado por la
Interventoría del contrato y que corresponde al manejo de residuos:
• llantas.
• Filtros de aceite, combustible, de aire (según condiciones del vehículo).
21
• Aceites usados y lubricantes.

• Plumillas del limpia brisas.
• Baterías.
• Residuos de tela con combustible.
• Y demás residuos que no sean biodegradables
11 REGISTROS
Los siguientes son los registros que están a lo largo de las especificaciones y por tanto resultaran
como parte de la ejecución del presente contrato además de todos los requeridos por
ECOPETROL S.A en el desempeño del contrato:
• Acta de entrega de vehículo, con el recibo a satisfacción que su estado inicial es conforme
a lo solicitado
• Programa de mantenimiento de vehículos
• Para alquiler sin conductor registro de inventario del vehículo y comunicado al area
usuaria del mismo para verificar al finalizar el contrato.
• Programa de mantenimiento de vehículos
• Registro de novedades de mantenimiento preventivo o correctivo y control de entrada y
salida de vehículo a mantenimiento.
• Certificado de revisión técnico-mecánica
• Copia de: tarjeta de seguro obligatorio SOAT, certificado de emisión de gases, tarjeta de
propiedad del vehículo, revisado de transito vigente, póliza de seguro contra todo riesgo,
certificado de paz y salvo (sin pendientes) emitido por la entidad de transito donde esta
matriculado el vehículo (impuestos y sanciones), certificado de tradición del vehículo.
• Programa de conversión a gas
• Copia del certificado de conversión a gas del vehículo
• Comunicaciones enviadas y recibidas al contratista.
• Documentación del personal
• Soporte de pagos de salarios y parafiscales al personal del contratista
• Testigo documental de manejo de incidentes que se presente en el contrato.
• Relación de las personas autorizadas para ingreso al as zonas de trabajo
22

Camionetas 2011

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Camionetas 2011

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ANEXO 03- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

ANEXO 03. ESPECIFICACIONES TECNICAS

“ALQUILER DE VEHICULOS CON Y SIN CONDUCTOR PARA LAS OPERACIONES EN LOS

PREPARO: MARIO A. COTE REVISO: JORGE BARRERA APROBO: JORGE A. BARRERA

OCTUBRE 2008 1 EMITIDO PARA REVISION JORGE BARRERA JORGE BARRERA

El objeto de la presente contratación es ALQUILER DE VEHICULOS CON Y SIN CONDUCTOR

El SERVICIO DE ALQUILER DE VEHICULOS será suministrado como soporte a las

Los servicios incluidos dentro del alquiler de vehículos son:

• Alquiler de vehículos sin conductor

2.1 DURACION DEL CONTRATO

DPS: documentos del Proceso de Selección de Contratista (Pliego de Condiciones, Términos de

EPP: Elementos de Protección Personal.

Peligro: todo aquello que posea potencial de causar daño.

PS: proceso de Selección de Contratistas.

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES DE LOS VEHICULOS

4.1 CLASIFICACION DE LOS VEHÍCULOS

La clasificación general de los vehículos requeridos es la siguiente:

MODELO CILINDRAJE AUTONOMIA MINIMA

4.2 CARACTERISTICAS DE LOS VEHÍCULOS

Camioneta Doble Cabina / Campero / automóvil.

Nota: el CONTRATISTA debe entregar un informe mensual donde estipule detalladamente el

• Sensores que hayan sido desconectados, o hayan presentado falla de funcionamiento

4.3 EQUIPO DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD DE CARRETERA PARA LOS VEHÍCULOS

• Un (1) gato con capacidad para elevar el vehículo (mínimo 1 tonelada).

• Antisépticos: (administrados por personal capacitado)

• Otros elementos adicionales

El CONTRATISTA deberá prever la renovación del botiquín de acuerdo a la fecha de

4.4 ESTADO DE LOS VEHÍCULOS

El CONTRATISTA, se obliga a mantener todo el equipo automotor en perfecto estado mecánico,

El CONTRATISTA, se obliga a mantener todo el equipo automotor en perfecto estado mecánico

4.5 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

El mantenimiento preventivo y acciones correctivas de todos los vehículos, combustible, peajes y

El mantenimiento técnico-mecánico de los vehículos se realizara (1) día al mes, preferiblemente

El CONTRATISTA debe facilitar y costear el respectivo lavado y mantenimiento de de los

El CONTRATISTA debe garantizar la continuidad del servicio en caso de falla o mantenimiento

Determinado el porcentaje de desgaste las llantas el CONTRATISTA debe cambiarlas cuando el

Es totalmente prohibido realizar trabajos mecánicos o de lavado dentro de las instalaciones de

En aquellos casos en donde por necesidades de la operación los vehículos se desplacen a

EL CONTRATISTA deberá presentar al inicio del contrato un programa de conversión a gas de

Una vez realizada la conversión a gas, EL CONTRATISTA deberá presentar el certificado de

4.8 ASISTENCIA EN CARRETERA

4.9 VEHÍCULO SUSTITUTO:

• Cuando el vehículo sea retirado para mantenimiento y/o reparación.

• Retenciones de las autoridades de transito de la policía.

Después de las horas laborales la administración del contrato dispondrá de la

En caso de perdida o hurto el vehículo, el contratista dispondrá de 24 horas después de ser

Ninguno de los casos enunciados anteriormente generará sobrecosto para ECOPETROL

• Copia de la Tarjeta de propiedad del vehículo autenticada y plastificada

por el centro de diagnostico automotor (CDA) autorizado y que cumpla lo establecido en la

La Interventoría realizara seguimiento de la información recopilada, la cual se ajustara al

4.11 OTRAS CONSIDERACIONES

• Serán asumidos también por el CONTRATISTA los desgastes propios de los

24 horas contadas a partir de la notificación de la interventoría, para reemplazarlo por otro de

6. COORDINACIÓN DEL SERVICIO

El CONTRATISTA deberá disponer como mínimo de un (1) coordinador quien estará en

6.1 SISTEMAS DE COMUNICACION

El CONTRATISTA debe contar con un sistema de comunicaciones (TIPO AVANTEL O

El sistema de comunicaciones (TIPO AVANTEL O CELULAR) deberá estar en permanente

El CONTRATISTA debe cooperar en todo lo referente a la administración, supervisión y control

El CONTRATISTA se compromete a mantener durante todo el tiempo de ejecución del contrato y

Es obligación del CONTRATISTA suministrar y mantener durante la ejecución de los trabajos y

Documentos a entregar del personal ofrecido por parte de los CONTRATISTAS

• Hoja de vida en formato minerva 1003 ó similar.