Conceptos Básicos Sobre Bases de Datos

Conceptos básicos sobre bases de datos
Corresponde a: Microsoft Office Access 2007
En este artículo, se ofrece una descripción general de las bases de datos: qué son, qué utilidad tienen y cuáles
son las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La terminología es específica de las bases de
datos de Microsoft Office Access 2007, pero los conceptos son aplicables a todos los productos de bases de
datos.
En este artículo
 ¿Qué es una base de datos?

 Partes de una base de datos de Access
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede
almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos
empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que
crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más
complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar
subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable
transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de
datos (DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una
tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres
bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado
específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas
en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos
creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos
creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb.
Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access
2000 y Access 2002-2003).
Con Access, puede:
 Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
 Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
 Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

 Organizar y ver los datos de distintas formas.
 Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una
intranet o Internet.
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Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica.
Para obtener más información acerca de cada componente, siga los vínculos de la sección Vea también de este
artículo.
 Tablas
 Formularios
 Informes
 Consultas
 Macros
 Módulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se
almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo
en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y
hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas,
para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se
insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los
datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su
tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual.
Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por
ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene
información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente,
como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado
tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca.
Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada información contenida en una ficha
(autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan
para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se
puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No
obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar
datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede
agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué
datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por
ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes.
El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir
un pedido nuevo del cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la
base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita
la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita
la entrada correcta de datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una
pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están
nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de
datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la
pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas
funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea
ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de
datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo
sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base
mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se
producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente
recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la
pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un
formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden
servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.
Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede
utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón
de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros
contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de
datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden
automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.
Módulos
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos.
Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el
lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA):
versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas
en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Un módulo es una colección de
declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo
puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente
contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar
contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se
enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.
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Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.
Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece
lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es
mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse
fácilmente.
En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué
información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas
entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.
En este artículo
 Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

 ¿Qué es un buen diseño de base de datos?
 El proceso de diseño
 Determinar la finalidad de la base de datos
 Buscar y organizar la información necesaria
 Dividir la información en tablas
 Convertir los elementos de información en columnas
 Especificar claves principales
 Crear relaciones entre las tablas
 Ajustar el diseño
 Aplicar las reglas de normalización
 Para obtener más información
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de
los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple
puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo,
podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con
información sobre clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una
forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de
información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo,
cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese
producto, como su nombre o el precio.
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe
evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y
aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es
importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta,
los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por
tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
 Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se
precise.
 Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
 Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
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El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
 Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
 Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de
productos o los números de pedidos.
 Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada
tema pasará a ser una tabla.
 Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se
mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como
Apellido y Fecha de contratación.
 Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar
inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
 Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue
campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
 Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de
ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes
necesarios en el diseño.
 Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas
correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
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Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla.
Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La
base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la
generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre
normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y
debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una
declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta
declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.
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Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si
registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en
papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por
ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para
registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía?
Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de
clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código
postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento
que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá
ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos.
Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un
informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee
generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta.
Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el
informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe
que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los
elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la
oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir
un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar
correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento.
Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la
dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección
de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para
crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si
desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá
que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr.
García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar el apellido
independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas
más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el
nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes
estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar
informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un
determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor
del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que
necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
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Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de
buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser
similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por
tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los
datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos.
Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un
diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos
en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le
explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a
continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos
del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con
lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla
Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por
ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin
querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se
resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está
repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa
información en una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto
pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder
la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de
datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados,
debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información
sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los
datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos
únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como
la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.
Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema
representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería
Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico.
Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información
sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de
correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de
los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese
cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión
las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el
nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección
consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y
parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una
operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en
una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o
internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna
Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros
países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si
va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.
 No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello,
puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que
tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada
categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna
de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que
almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal
cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una
tabla.
 Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de
productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil
recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo,
cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la
descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.
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Especificar claves principales
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador
de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de
clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de
varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica
inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla,
pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores
duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya
que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío
(porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave
principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el
cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal
que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace
referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido
un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez
asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal,
considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el
tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es
"fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este
tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene
datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya
que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay
dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una
tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos
columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por
más de una columna se denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las
tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos,
IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.
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Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma
provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Empleados...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la
información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las
tablas para reunir la información según se precise.
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Crear una relación de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un
proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor
representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La
relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado
"uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la
relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla
Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para
localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave
principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque
también es la clave principal en la tabla Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves
principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al
identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna
compartida.
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Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos
pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos.
Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de
relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un
pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios
entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un
problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas
agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita
más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de
pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría
producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla
Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este
problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios
en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla
y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal
de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El
campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios
artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el
campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un
producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada
registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan

directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a
varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a
varios:
 La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido
tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
 La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto
puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un
producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como
todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
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Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información
complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como
no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un
espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al
igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta
tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla
Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación,
ambas tablas deben compartir un campo común.
Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información
de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran
cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
 Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma
clave principal en ambas tablas.
 Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas
(cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas
correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una
o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para
representar la relación.
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Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de
ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le
permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante
la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes
provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados
innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son
algunas comprobaciones que puede hacer:
 ¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas
existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una
columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a
partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.
 ¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un
elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento
calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de
crear una nueva columna.
 ¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá
que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
 ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada
registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos
campos y más registros.
 ¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar
informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su
propia columna.
 ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información
sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
 ¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante
una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las
relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general,
como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de
cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción
de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría
que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es
una buena solución.
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su
propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla
Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios
productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo,
considere una tabla con las siguientes columnas:
 Id. de producto
 Nombre
 Id1 de producto
 Nombre1
 Id2 de producto
 Nombre2
 Id3 de producto
 Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el
número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el
diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de
productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la
tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número
máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño
es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o
nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos.
En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos,
vinculadas por el identificador de proveedor.
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Aplicar las reglas de normalización
En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces
simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas
correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base
de datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber
definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las
tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de
datos correctos para empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce
como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la
quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la
mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y
nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más
de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede
contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave
principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por
varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de
pedido e Id. de producto forman la clave principal:
 Id. de pedido (clave principal)
 Id. de producto (clave principal)
 Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de
producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de
producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal,
sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la
clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
 IdProducto (clave principal)
 Nombre
 PVP
 Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe
los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende
de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder
cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor
en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la
columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.
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Para obtener más información
Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas
en una base de datos.
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:
 Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational
Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
 Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley
Professional. 1989.
 Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005
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Crear tablas en una base de datos

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas
en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y
números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe
empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base
de datos.
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a
definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el modo
de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para
determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de
datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
En este artículo
¿Qué es una tabla?
Crear una tabla nueva
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Importar o vincular para crear una tabla
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Agregar campos mediante plantillas de campos
Agregar un campo de una tabla existente
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Guardar una tabla
Definir la clave principal
Definir las propiedades de los campos
Definir las propiedades de las tablas
¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla
contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos,
como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los
campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente.
Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e
imágenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar
así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información sobre cómo planear y diseñar
una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
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Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases
de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de
contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o
importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007,
un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una
nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede
escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono
de carpeta para buscar la ubicación.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de
datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
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Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las
plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se
diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del
mismo nombre.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las
plantillas disponibles de la lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

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Importar o vincular para crear una tabla
Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, puede
importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML,
otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orígenes distintos.
Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la base de datos
actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una tabla vinculada en la base de datos que
representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los
datos en la tabla vinculada, los cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a
continuación). Cuando se cambia la información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda
reflejado en la tabla vinculada.
Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla
vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic
en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de
datos.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
Nota También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear.
Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.
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Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta lista puede
existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, puede crear una
nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de
Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.
A continuación, siga uno de estos procedimientos:

Crear la lista a partir de una plantilla
Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee
almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva lista personalizada
Haga clic en Personalizado.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee
almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
Importar los datos de una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene
la lista.
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.
Vincular a una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene
la lista.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.
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Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el
nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para
el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar
un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija
los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de
almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla
general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información,
ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base
de datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo
identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la
información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones
que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada
campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales
o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es
decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un
campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente

En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para
reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006,
Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el
tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la
información especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de
datos.
Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de
protocolo de Internet. Por ejemplo, http://,
https:// y mailto: son prefijos válidos.
50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble
31/12/2006 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos
son los de la configuración regional del
usuario.
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
21,75 Número, doble

123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los
datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la
propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la
ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo,
Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el
primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo
más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón)
en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios.
Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea
o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono
particular.
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Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente.
Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office
Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la
hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel
Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista
Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo.
La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la
propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman
un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la
línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo
campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear
un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.
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Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es
muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información
se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al
sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise.
Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para
la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos
disponibles de otras tablas de la base de datos.
Abrir el panel Lista de campos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías.
Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de
campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría
contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene
todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una
relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en
esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos
en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente
para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la
tabla abierta.
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Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de
datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene
dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador
numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de
tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de
datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores
como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la
ficha Datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto o para texto y números que
no se emplean en cálculos, como Id. de producto.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
de 255 caracteres) o texto con formato de texto gigabytes de almacenamiento (2
enriquecido. bytes por carácter), de los cuales
Se utiliza para texto que contiene más de 255 puede mostrar 65.535 caracteres
caracteres o que utiliza formato de texto en un control.
enriquecido. Las notas, las descripciones largas y
los párrafos con formato como negrita o cursiva
son ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.
Número Valores numéricos (enteros o valores 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando
fraccionarios). se utiliza para Id. de réplica.
Se utiliza para almacenar números utilizados en
cálculos, salvo los valores monetarios, para los que
se utiliza el tipo de datos Moneda.
Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.
Tenga en cuenta que cada valor almacenado
contiene un componente de fecha y otro de hora.
Moneda Valores monetarios. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 4 bytes o 16 bytes cuando se
inserta automáticamente cuando se agrega un utiliza para Id. de réplica.
registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o aleatoriamente.
Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que
pueden contener uno de dos valores posibles:
Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos Para los datos adjuntos
de Office. comprimidos, 2 gigabytes. Para los
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar datos adjuntos no comprimidos,
imágenes digitales y cualquier tipo de archivo alrededor de 700 k, según la
binario. capacidad de compresión de los
datos adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2

Se utiliza para almacenar hipervínculos y gigabytes de almacenamiento (2
proporcionar acceso con un solo clic a páginas bytes por carácter), de los cuales
Web a través de una dirección URL (localizador puede mostrar 65.535 caracteres
uniforme de recursos) o a archivos a través de un en un control.
nombre en formato UNC (convención de
nomenclatura universal). Puede crear también
vínculos a los objetos de Access almacenados en
una base de datos.
Asistente para En realidad no es un tipo de datos; inicia el Basado en una tabla o consulta: el
búsquedas Asistente para búsquedas. tamaño de la columna asociada.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas Basado en un valor: el tamaño del
y crear un campo que utilice un cuadro combinado campo Texto utilizado para
para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista almacenar el valor.
de valores.
Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de
datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.
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Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez,
asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o
números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o
Productos.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en
Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
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Definir la clave principal
La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un
número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría
tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la
tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la
clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada
registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le
asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de
datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Cambiar a la vista Diseño
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna,
debe utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si
elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para
cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
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Definir las propiedades de los campos
Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar
valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características
de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a
los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la
información especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad
SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta propiedad
en un campo con otro tipo de datos.
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las
propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las hojas
de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en
los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades. Para definir el
valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que
Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:
Única define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en No.
Si se ha definido en No, se establece en Sí.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de
campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño
En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir
propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El
tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del
campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de dirección.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de propiedad,
haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.
Utilice esta propiedad

de campo Para
TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos
Texto, Número o Autonumérico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.
LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar

números.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor

aleatorio.
MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.

Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas
de los formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se
agregan nuevos registros.
ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o
cambia el valor del campo.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión
ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena

de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización

de un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una

gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.

SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un
campo Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y
permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato
para almacenar sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que

aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la

derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el
cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de
entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de
propiedad para mostrar el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
O bien,

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo TamañoDelCampo,
Formato y NuevosValores.
Propiedad
TamañoDelCampo Descripción
Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de

texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más
grandes, utilice el tipo de datos Memo.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768.
El requisito de almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648
y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa
el valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra
tabla.
Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre
-3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito
de almacenamiento es de cuatro bytes.
Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre
-1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El
requisito de almacenamiento es de ocho bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y
+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:

Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1
hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha
establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647
cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en
Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Propiedad Formato
Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información,
vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Número general: muestra el número tal como se escribe.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.
Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de
moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.
Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro,
independientemente del símbolo especificado en las opciones de
configuración regional y de idioma.
Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones
de configuración regional y de idioma del Panel de control para los
importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones
decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.
Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las
posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo
de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de
configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.
Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:
Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la
configuración de fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-
06, por ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida
en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde
HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede
estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es
la hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y
23 y los minutos entre 0 y 59.
Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:

Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
Sí/No: muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son
equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos
Autonumérico):
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo
registro.
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a
cada nuevo registro.
Volver al principio
Definir las propiedades de las tablas
Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los
registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Para
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.

PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la
vista predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o
se modifique un registro.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la
expresión de ReglaDeValidación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas
coincidentes en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de
ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja
de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar
las filas de la hoja secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria
de datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de
esta tabla.
VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que
coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la
hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el
alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre
al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al

abrirse la tabla.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a

derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar
disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base
de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro
(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de
datos.
OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad

OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la
vista Hoja de datos.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione
MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y
desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación para mostrar el
Generador de expresiones..
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
O bien,
++++++++++++++++++++++++++++++
http://office.microsoft.com/es-es/access/HA012242513082.aspx?pid=CH100645683082
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Conceptos Básicos Sobre Bases de Datos

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Conceptos básicos sobre bases de datos

Corresponde a: Microsoft Office Access 2007

 ¿Qué es una base de datos?

¿Qué es una base de datos?

Con Access, puede:

 Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

Partes de una base de datos de Access

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

 Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

 Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

 Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

 Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

 Buscar y organizar la información necesaria

 Dividir la información en tablas

 Convertir los elementos de información en columnas

 Especificar claves principales

 Definir relaciones entre las tablas

 Aplicar las reglas de normalización

Determinar la finalidad de la base de datos

Buscar y organizar la información necesaria

Dividir la información en tablas

Convertir los elementos de información en columnas

 No incluya datos calculados

 Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Especificar claves principales

Crear relaciones entre las tablas

Crear una relación de uno a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan

Crear una relación de uno a uno

Ajustar la tabla Productos

Aplicar las reglas de normalización

Primera forma normal

Segunda forma normal

 Id. de pedido (clave principal)

 Id. de producto (clave principal)

Tercera forma normal

 IdProducto (clave principal)

Para obtener más información

 Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005

Crear tablas en una base de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

A continuación, siga uno de estos procedimientos:

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

50000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

21,75 Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Abrir el panel Lista de campos