CONFIDENCIAL

ACT-EC-CIVBVL-XXXX
ACTA DE ENTREGA DE CARGO

ANEXO “C”

INFORMACIÓN GENERAL

1. SERVICIO DE GUARDIA:

a. El personal de la Comisión Inspectora de los Buques de Vigilancia Litoral, esta

integrado a un Grupo de Guardia de Responsabilidad ordenado por el JEMNVE, y la cual se
realiza durante los fines de semanas.

2. HISTORIALES:

a. Se lleva un historial de cada profesional, en donde se incluyen copias de las

calificaciones, sanciones, constancias de calificaciones y otros asuntos importantes. Los
expedientes de los integrantes de la CIVBVI están a cargo de la Auxiliar de Personal y
Adiestramiento de la MNVE.

3. REPORTES

b. Se envía un reporte semanal de actividades, destacando las actividades importantes en

las cuales participan personal de la CIVBVL, tales como comisiones, reuniones, etc, así como los
avances de construcción de las diferentes unidades.

c. Cada Jefe de Área lleva una carpeta de actividades diarias, en donde se reflejan los
progresos de construcción de las BVL.

4. CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Existen modalidades de registros de documentos que se adaptan a las condiciones de
trabajo de la CIVBVL, la intención principal de estos archivos es la de llevar el registro
organizado de toda la información que se maneja en la Comisión, y por ese motivo se encuentran
divididos de la siguiente manera.
a. Archivos de uso Administrativo:
Son las informaciones de uso común en la organización y se organiza de la siguiente
manera:

1) Comunicaciones Enviadas.
2) Comunicaciones Recibidas.
3) Tunes.
4) Actas de Seguimiento del Contrato.
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5) Informes Técnicos.
6) Informes Administrativos
7) Minutas de Reunión.
8) Órdenes del JEMNVE.
9) Programación Semanal de Trabajos.
10) Reportes Semanales de Actividades.
11) Guías de Inspección y Auto Evaluación INGEAR.
12) Control Respuesta de Navantia a Hojas de Observaciones de la CIVBVL
“Seguimiento de Comentarios”.
13) Control de Gestión Documentos Ingeniería Funcional.
14) Hojas de Observaciones a Documentos.
15) Calificaciones Mensuales del Personal.
16) Plan de Vacaciones.
17) Encuesta de Satisfacción al Cliente.

b. Información Archivos Técnicos:

Son archivos y documentos utilizados para la documentación, información y material

de apoyo, los cuales están organizados de la siguiente manera:

1) Monografías.
2) Planos.
3) Normas
4) Directivas.
5) Información General.
6) Procedimientos y Procesos.
7) Pruebas de Aceptación (Equipos y Patrulleros).
8) Expedientes (Por Grupos de Costes).
9) Ensayos Canal de Marín.

c. Archivos de la Jefatura:

Son archivos que no son de uso común y que, por su importancia, requieren de ser
mantenidos en áreas resguardadas, y están organizados de la siguiente manera:

1) Contrato Comercial (Especificación Técnica).

2) Manual de Organización MNVE.
3) Información General.
4) Manual de Organización BVL.
a) Estudio de la Dotación BVL.
5) Planificación Maestra del Contrato.

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a) Fase Ingeniería.
b) Fase Aprovisionamiento.
c) Fase de Producción.
d) Fase Bienes y Servicios.
e) Desviaciones en el Desarrollo Proyecto.
f) Informes de Avance y Seguimiento.
g) PDR Revisión Preliminar de Diseño.
h) CDR Revisión Crítica de Diseño.

6) Contrato NAVANTIA-DIANCA.
7) Documentos y Planos Guía del Contrato.
8) Actas y Pronunciamientos Conforme CONGEFAN.
9) Trámites Contraloría.
10) Cambios Especificaciones Técnicas del Contrato.
11) Plan Inmovilización BVL.
12) Soporte Logístico Integrado.
13) Germanisher Lioyd.
14) Programación Entrega de Equipos.
a) Proveedores y Representantes Equipos en Venezuela.
15) Transferencia Tecnológica.
a) EOLO.
16) Asistencia Técnica.

d. Registros Digitales:

La intención principal es la de llevar un registro informático organizado de toda la

información que se maneja en la comisión, las cuales están organizadas de la siguiente manera:
1) Reseña Fotográfica.
2) Exposiciones.
3) Expedientes de los Equipos.
4) Comunicaciones Enviadas.
5) Comunicaciones Recibidas.

e. Cuadernos de Control:

Son utilizados para llevar el control numeral de los documentos emitidos y recibidos
por la CIVBVL, y están organizados de la siguiente manera:

a) Cuaderno de Control de Comunicaciones Enviadas: En él se registrarán todas

las comunicaciones que se elaboren CIVBVL y será utilizado para determinar los números de
salida de cada comunicación.

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b) Cuaderno de Control de Comunicaciones Recibidas: En él se registrarán todas

las comunicaciones que se reciben en la CIVBVL.

c) Cuaderno de Control de Reuniones: En él se registrarán todas las reuniones a

las que se realizan y a las que asisten el personal de la CIVBVL.

d) Cuaderno de Control de Informes: En él se registrarán todos los informes

personales, administrativos, informativos y técnicos generados por la CIVBVL.

e) Cuaderno de Actividades de equipos de criptografía: En él se registrarán todos

las actividades realizadas relativas a los equipos de criptografía y sus accesorios correspondientes
a los BVL y POV. De igual forma, todos los manuales y claves de los equipos criptográficos se
encuentran resguardados en la caja fuerte del JMNVE.

5. OTROS:

MANUEL KOURKOUNIAN RAMIRÉZ

Maestre Principal

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