P.

Calidad y Mejora
GC-F-21
Versión:02
01-03-2018

proceso

26

27

COMPRAS Y SUMINISTROS 28

29

30
 MATRIZ DE OBJETIVOS, METAS E IN

OBJETIVOS METAS

Calificación Buena a
Excelente

Lograr satisfacción de los clientes mediante el

cumplimiento de las especificaciones y requisitos de
calidad establecidos por ellos.
Realizar medición del nivel de satisfacción del cliente y
actuar sobre los puntos débiles u oportunidades de mejora
detectados. 100% Gestionadas

Efectuar el servicio de mantenimiento preventivo para

garantizar la funcionalidad y disponibilidad de equipos,
85%
maquinaria, herramientas, vehículos, instalaciones,
sistemas e infraestructura.

Concientizar y comprometer a los proveedores,

contratistas y subcontratistas para que mantengan altos
estándares de calidad, comportamientos seguros y
excelentes practicas medio ambientales y apliquen durante 100%
la prestación del servicio.

Garantizar la contratacion y permanencia de proveedores

que cumplan con estandares de calidad, seguridad y
cumplimiento
85%
MATRIZ DE OBJETIVOS, METAS E INDICADORES SECONTSA S.A.S

INDICADOR INDICE

Evaluación Satisfacción del Cliente Resultado evalaución encuesta o evaluación de desempeño.

Gestión de PQR (# PQR Atendidas / Numero de Quejas resueltas) X 100%

Cumplimiento programa de (Mantenimientos realizados / mantenimientos programados) x100

mantenimiento

Cumplimiento (Total de requisitos solicitados / total de cumplimiento) x 100

Eficacia (# Proveedores calificados con excelencia/Total proveedores) x 100

 RESPONSABLE ÁREA / PROCESO PLAZO

Cada vex que culmine un

Gerencia Gerencial
proyecto.

ADMINISTRACION ADQUISICION Y LOGISTICA anual

ADQUISICION Y
ADQUISICION Y LOGISTICA semestral
LOGISTICA

GESTION DE
COMPRAS Y
Gestion HSEQ adquisicion anual
SUMINISTROSADMINIS
TRACION

GESTION DE
COMPRAS Y
Gestion HSEQ adquisicion anual
SUMINISTROSADMINIS
TRACION
FRECUENCIA DE
SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN

Arriba tienes otro de satisfacción, revisen cual dejan pero arriba deben definir cuando un
Semestral satisfactorio para el cliente.

semestral

Bimensual

semestral

semestral
pero arriba deben definir cuando un proyecto es
a el cliente.
 FICHA TECNICA DE INDICADORES DE

NOMBRE DEL INDICADOR Evaluación Satisfacción del Cliente

PROCESO Adquisicion y Logistica META

FORMULA Resultado evalaución encuesta o evaluación de desempeño. FRECUENCIA DE MEDICIÓN

FUENTE DE INFORMACION Evaluaciones Stisfacion del Cliente TIPO INDICADOR

RESPONSABLE DE MEDICION Ing. Programacion y Control - Administracion VIGENCIA

PARAMETROS SEMESTRE I SEMESTRE II

Datos

Rango Mayor (Meta) 1 1

1
1
Rango Menor 0 0 11
1
0.8
1
Avance Avance 0 0%
1
0.6
0
Observaciones: 0.4
0
0
0.2
- Cada vez que no se supere el nivel de referencia bajo, se debe 0
formular una acción correctiva. 00
- NR: No reporta.
- NA: No aplica.

ANÁLISIS

SEMESTRE I
SEMESTRE I

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A LA IMPL

RESPONSABLE

ANÁLISIS

REAL

SEMESTRE II

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A LA IMPL

RESPONSABLE
 INIC
CA DE INDICADORES DE GESTIÓN
IO

FRECUENCIA DE TOMA DE
META 100% Semestral
DATOS

AÑO EN EL QUE SE REALIZA LA

FRECUENCIA DE MEDICIÓN Anual 2018
MEDICIÓN

TIPO INDICADOR Eficacia

VIGENCIA Año 2018

1
1
11
1
0.8 1
1
1
0.6
0
0.4
0
0% 0%
0
0.2
0
00
1 1 2

Avance
#¡REF!

ACCIÓN A SEGUIR
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

ACCIÓN A SEGUIR

REALIZAR ANALISIS EN DICIEMBRE

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

 FICHA TECNICA DE INDICADORES

NOMBRE DEL INDICADOR Gestion de PQRs

PROCESO Adquisicion y Logistica META

FORMULA (# PQR Atendidas / Numero de Quejas resueltas) X 100% FRECUENCIA DE MEDICIÓN

FUENTE DE INFORMACION Encuestas de clima laboral TIPO INDICADOR

RESPONSABLE DE MEDICION Ing. Programacion y Control - Administracion VIGENCIA

PARAMETROS SEMESTRE I SEMESTRE II

Numerador
Denominador

Rango Mayor (Meta) 100% 100%

1
Rango Menor 90% 90% 0.9
0.8
0.7
Avance Avance #DIV/0! #DIV/0! 0.6
0.5
0.4
Observaciones: 0.3
0.2
- Cada vez que no se supere el nivel de referencia bajo, se debe formular 0.1
una acción correctiva. 0
- NR: No reporta.
- NA: No aplica.

ANÁLISIS

SEMESTRE I
SEMESTRE I

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A L

RESPONSABLE

ANÁLISIS

SEMESTRE II

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A L

RESPONSABLE
 INIC
CA DE INDICADORES DE GESTIÓN
IO

100%
META FRECUENCIA DE TOMA DE DATOS Semestral
Gestionadas

AÑO EN EL QUE SE REALIZA LA

FRECUENCIA DE MEDICIÓN Anual 2018
MEDICIÓN

TIPO INDICADOR Eficiencia

VIGENCIA Año 2018

1
0.9
0.8 1
0.7
0.6
0.5
0.4
0.3
0.2
0.1
0
1

#¡REF!

ACCIÓN A SEGUIR
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

ACCIÓN A SEGUIR

REALIZAR ANALISIS EN DICIEMBRE

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

 FICHA TECNICA DE INDICADO

NOMBRE DEL INDICADOR Cumplimiento programa de mantenimiento

PROCESO Adquisicion y Logistica

FORMULA (Mantenimientos realizados / mantenimientos programados) x100

FUENTE DE INFORMACION Registros de mantenimientos realizados satisfactoriamente

RESPONSABLE DE MEDICION Ing. Programacion y Control - Administracion

PARAMETROS PERIODO PERIODO

Numerador
Denominador

Rango Mayor (Meta) 90% 100%

Rango Menor 90% 95%

Avance Avance #DIV/0! #DIV/0!

Observaciones:

- Cada vez que no se supere el nivel de referencia bajo, se debe formular una acción
correctiva.
- NR: No reporta.
- NA: No aplica.

MES PROGRAMADOS EJECUTADOS

ENERO 5 9 9
10
FEBRERO
8
MARZO 5
6
ABRIL 4
MAYO 2
0
JUNIO ENERO
 4
2
0
ENERO
TOTAL

MES PROGRAMADOS EJECUTADOS

JULIO 5 6
AGOSTO 6
SEPTIEMBRE 6

OCTUBRE 5.5
5
NOVIEMBRE
5
DICIEMBRE
4.5
TOTAL JULIO

ANÁLISIS

SEMESTRE I

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGU

RESPONSABLE

ANÁLISIS

SEMESTRE II

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGU

RESPONSABLE
 INIC
CNICA DE INDICADORES DE GESTIÓN
IO

FRECUENCIA DE TOMA DE
META ≥85% Mensual
DATOS

AÑO EN EL QUE SE REALIZA LA

FRECUENCIA DE MEDICIÓN Semestral 2018
MEDICIÓN

TIPO INDICADOR Eficacia

VIGENCIA Año 2018

Avance
Avance

1
0.9
0.8 1
0.7
0.6
0.5
0.4
0.3
0.2
0.1
0
1

#¡REF!
1 2

I SEMESTRE 2018
9
10
8
5
6
4
2
0
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Column C Column D Column E Column F

 4
2
0
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Column C Column D Column E Column F

6
II SEMESTRE 2018
6

5.5
5
5

4.5
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Column C Column D Column E Column F

ACCIÓN A SEGUIR

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

ACCIÓN A SEGUIR

REALIZAR ANALISIS EN EL MES DE DICIEMBRE

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

 FICHA TECNICA DE INDICADORES

NOMBRE DEL INDICADOR Cumplimiento requisitos de Proveedores y contratistas.

PROCESO Adquisicion y Logistica META

(Total de requisitos solicitados / total de cumplimiento) x

FORMULA FRECUENCIA DE MEDICIÓN
100

FUENTE DE INFORMACION Revision o auditoria HSEQ a contratista TIPO INDICADOR

RESPONSABLE DE MEDICION Ing. Programacion y Control - Administracion VIGENCIA

PARAMETROS SEMESTRE I SEMESTRE II

Numerador
Denominador
1000%
Rango Mayor (Meta) 100% 100% 900%
800%
1
Rango Menor 90% 90% 700%
0.9
0.8
600%
0.7
Avance Avance #DIV/0! #DIV/0! 500%
0.6
400%
0.5
0.4
300%
Observaciones: 0.3
200%
0.2
- Cada vez que no se supere el nivel de referencia bajo, se debe formular 100%
0.1
una acción correctiva. 0 0%
- NR: No reporta.
- NA: No aplica.

ANÁLISIS

SEMESTRE I
SEMESTRE I

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A L

RESPONSABLE

ANÁLISIS

SEMESTRE II

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A L

RESPONSABLE
 INIC
CA DE INDICADORES DE GESTIÓN
IO

META 100% FRECUENCIA DE TOMA DE DATOS Semestral

AÑO EN EL QUE SE REALIZA LA

FRECUENCIA DE MEDICIÓN Anual 2018
MEDICIÓN

TIPO INDICADOR Cumplimiento

VIGENCIA Año 2018

1000%
900%
800%
1
700%
0.9
0.8 1
600%
0.7
500%
0.6
400%
0.5
0.4
300%
0.3
200%
0.2
100%
0.1
0 0%
1 1 2

Avance
#¡REF!

ACCIÓN A SEGUIR
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

ACCIÓN A SEGUIR

REALIZAR ANALISIS EN DICIEMBRE

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

 FICHA TECNICA DE INDICADORES

NOMBRE DEL INDICADOR Desempeño de proveedores

PROCESO Adquisicion y Logistica META

FORMULA (# Proveedores calificados con excelencia/Total proveedores)x100 FRECUENCIA DE MEDICIÓN

FUENTE DE INFORMACION Registro de evaluacion y reevaluacion de proveedores TIPO INDICADOR

RESPONSABLE DE MEDICION Ing. Programacion y Control - Administracion VIGENCIA

PARAMETROS SEMESTRE I SEMESTRE II

Numerador
Denominador

Rango Mayor (Meta) 85% 90%

Rango Menor 75% 85%

Avance Avance #DIV/0! #DIV/0!

Observaciones:

- Cada vez que no se supere el nivel de referencia bajo, se debe formular

una acción correctiva.
- NR: No reporta.
- NA: No aplica.

Para conocer el desempeño de los proveedores por categorias de Click en lo

1. SELECION Y EVALUACION DE PROVEEDORES 2. REEVALUACION DE PROVEEDORES

ANÁLISIS
SEMESTRE I

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A L

RESPONSABLE

ANÁLISIS

SEMESTRE II

FECHA DE LA ACCIÓN A SEGUIR SEGUIMIENTO A L

RESPONSABLE
 INIC
CA DE INDICADORES DE GESTIÓN
IO

META 90% FRECUENCIA DE TOMA DE DATOS Mensual

AÑO EN EL QUE SE REALIZA LA

FRECUENCIA DE MEDICIÓN Semestral 2018
MEDICIÓN

TIPO INDICADOR Eficacia

VIGENCIA Año 2018

1000%

900%

800%

700%

600%

500%

400%

300%

200%

100%

0%
1 2

categorias de Click en los links que aparecen a continuacion

N DE PROVEEDORES

ACCIÓN A SEGUIR
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

ACCIÓN A SEGUIR

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN (ACCIONES PERIODO ANTERIOR)

 MEDICIONE

Porcentajes 30% 30% 10% 30%

MEDICIÓN:
ADQUISICION Y LOGISTICA
INDICADOR
NOMBRE: FORMULA:
EVALUACION PROVEEDOR (SUMA DE TOTALES DE EVAL

RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: INGENIERO PROGRAMACION Y CONTROL - ADMINISTRACION

DATOS O FUENTES DE LA MEDICIÓN
FORMATO DE EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDOR

CALIDAD

CALIDAD PRODUCTO
ESPECIFICACIONES

DOCUMENTO

SEGUIMIENTO
IDENTIFICACION / PROVEEDOR PRODUCTO QUE SUMINISTRA
NIT

CALIDAD
X

DESEMPEÑO EVALUACION PROVEED

 DESEMPEÑO EVALUACION PROVEED

8
0

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9

CALIFICACION EXCELENTE BUENO

PORCENTAJE #DIV/0! #DIV/0!
TOTALES 8 0

ANALSIS COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR

Se realizo la evaluacion de desempeño a los proveedores de compras criticas en el periodo comprendido entre los
meses de Enero a Junio 2014, analizando los resultados de la grafica podemos concluir que nuestros proveedores
de bienes se encuentran en una escala de calificacion de desempeño esta valorado como EXCELENTE, condicion que
nos permite cumplir y superar la meta del 90% para la evaluacion de desempeño.

FECHA SEGUIMIENTO:
DIA MES AÑO
25 y 27 JULIO 2014
 INIC
IO
MEDICIONES E INDICADORES DE GESTION

VOLVER A LA
100% 30% 70% 100% 20% 20% 60% 100% 30% 70% 100% 0
FICHA DE
INDICADOR

FRECUENCIA DE LAMEDICION:

FRECUENCIA DEL SEGUIMIENTOS DE LOS DATOS:

ORMULA:
UMA DE TOTALES DE EVALUADOS) / CATIDAD DE EVALUADOS META:
90%
N
AÑO: 2018

CALIDAD TH COMPETITIVIDAD SERVICIO

DESEMPEÑO HISTORICO
INFRAESTRUCTURA

CUMPLIMIENTO
COMPETENCIAS
FORMACIONO-
POST VENTAS

PUNTUACION

PUNTUACION

PUNTUACION

PUNTUACION
EXPERIENCIA

RESPUESTA
INICIATIVA

PRECIOS

TOTAL ESTADO
17% 0% 0% 0% 17% DEFICIENTE
0% 0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0%

2%

VALUACION PROVEEDORES
VALUACION PROVEEDORES

EXCELENTE
BUENO
ACEPTABLE
DEFICIENTE

0.7 0.8 0.9 1

BUENO ACEPTABLE DEFICIENTE

#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
0 0 1

PLAN DE ACCIÓN Dar a

prendido entre los conocer a los proveedores el resultado de la evaluacion, esto permitira realizar una
estros proveedores retroalimentacion contante con el proveedor manteniendo las relaciones de mutuo beneficio.
ENTE, condicion que
o.

RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

NOMBRE: CARGO FIRMA:
Adriana Pavas Jefe Financiero
0
1
 MEDICIO

MEDICIÓN:
GESTION DE COMPRAS
INDICADOR
NOMBRE: FORMULA:
REEVALUACION PROVEEDOR (SUMA DE TOTALES DE REEVALUA
REEVALUADOS

RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: INGENIERO PROGRAMACION Y CONTROL - ADMINISTRACION

DATOS O FUENTES DE LA MEDICIÓN
FORMATO DE REEVALUACION DE PROVEEDOR

ASPECTOS CUANTITATIVOS

TIEMPO Y FORMA ENTREGA

DOCUMENTO REQUISITOS DE SERVICIOS
NOMBRES Y APELLIDOS
IDENTIFICACION

CATALOGO

GARANTIA
PRECIO
 CALIFICACION
EXCELENTE/CUMPLE 100%/30 a 36 puntos) 100%
REGULAR (29 Puntos) 0%
INSATISFACTORIO / NO CUMPLE (< de 28 puntos) 0%

INSATISFACTORIO / NO CUMPLE (< de 28 puntos) 0

INSATISFACTORIO / NO CUMPLE (< de 28 puntos) 0

REGULAR (29 Puntos) 0

REGULAR (29 Puntos) 0

EXCELENTE/CUMPLE 100%/30 a 36 puntos)

EXCELENTE/CUMPLE 100%/30 a 36 puntos)

0 0.2 0.4
0 0.2 0.4
Column D
Column D

ANALSIS COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR

Se realizo la evaluacion de desempeño a los proveedores de compras criticas en el periodo comprendido entre
los meses de Enero a Junio 2014, analizando los resultados de la grafica podemos concluir que nuestros
proveedores de bienes se encuentran en una escala de calificacion de desempeño esta valorado como
EXCELENTE, condicion que nos permite cumplir y superar la meta del 90% para la evaluacion de desempeño.
 ANALSIS COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR
Se realizo la evaluacion de desempeño a los proveedores de compras criticas en el periodo comprendido entre
los meses de Enero a Junio 2014, analizando los resultados de la grafica podemos concluir que nuestros
proveedores de bienes se encuentran en una escala de calificacion de desempeño esta valorado como
EXCELENTE, condicion que nos permite cumplir y superar la meta del 90% para la evaluacion de desempeño.

FECHA SEGUIMIENTO:
DIA MES AÑO
25 y 27 JULIO 2014
 MEDICIONES E INDICADORES DE GESTION

INICIO
FRECUENCIA DE LAMEDICION: SEMESTRAL

FRECUENCIA DEL SEGUIMIENTOS DE LOS DATOS:

LA: TRIMESTRAL
DE TOTALES DE REEVALUADOS) / CATIDAD DE META:
UADOS 90%
N
AÑO: 2018

ANTITATIVOS ASPECTOS CUALITATIVOS

ENTREGA CATALOGO OPORTUNO

RESPONSABILIDAD AMBIENTAL
OPORTUNIDAD DE RESPUESTA

SUBTOTAL A + TOTAL ESTADO

SUBTOTAL B
IMAGEN PROFESIONAL
SERVICIO AL CLIENTE
EXISTENCIA DE PTO

ASESORIA

0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
 0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0

1
1

0.4 0.6 0.8 1 1.2

0.4 0.6 0.8 1 1.2
Column D
Column D

PLAN DE ACCIÓN
prendido entre Dar a conocer a los proveedores el
ue nuestros resultado de la reevaluacion, esto permitira realizar una retroalimentacion contante con el
rado como proveedor manteniendo las relaciones de mutuo beneficio.
desempeño.
 PLAN DE ACCIÓN
Dar a conocer a los proveedores el
resultado de la reevaluacion, esto permitira realizar una retroalimentacion contante con el
proveedor manteniendo las relaciones de mutuo beneficio.

RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

AÑO NOMBRE: CARGO FIRMA:
014 Adriana Pavas Jefe Financiero
VOLVER A LA
FICHA DE
INDICADOR