Las consultas son herramientas de una base de datos para poder ver, agregar, eliminar o cambiar datos, de forma fácil en una base de datos Access. Una consulta puede servir para pedir resultados, obtener una respuesta a una pregunta sencilla, llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. De ellas se puede extraer información de una o varias tablas y mostrarla en un formulario o informe. Existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree, depende de la tarea que se quiera realizar. En cualquier caso, antes de efectuar la modificación aparece un cuadro de diálogo de confirmación, dándonos así la oportunidad de cancelarla.
- Tipos de consultas
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access, sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.
- Crear una consulta
Para crear una consulta hay que seguir los siguientes pasos:
1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2. botón Diseño de Consulta > pestaña Crear > Diseño de consulta.
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 1
TEMA 6 - CONSULTAS
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda y esta es la forma que vamos a explicar.
- Crear consultas con el asistente.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Se abre el cuadro de diálogo del Asistente, seleccionado por defecto Asistente para consultas sencillas.
- Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla.
- otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.
Seleccionamos la tabla sobre la que vamos a hacer la consulta:
- Tabla/Consultas: LISTA EMPLEADOS
- Seleccionamos de los Campos disponibles, los campos necesarios para nuestra consulta > Siguiente.
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 2
TEMA 6 - CONSULTAS
Se pueden realizar consultas sobre varias tablas que estén relacionadas.
Cambiamos a Vista diseño y si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de
tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito:
Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 3
TEMA 6 - CONSULTAS
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda que es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Puede estar formado por una condición o varias unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
En la cuadricula de consultas ya estarán introducidos los campos seleccionados para realizar la
consulta, tan solo faltará ponerle los criterios.
La única columna con criterio de búsqueda será la tercera y el criterio a seguir en esta consulta será que los empleados que nos muestre solo sean de “CASTELLON”.
Pulsamos Ejecutar y este es el resultado:
Realizaremos otra consulta con la misma tabla LISTA EMPLEADOS, pero ahora cambiamos el criterio, solo queremos que muestre los empleados que cumplen la condición de Código postal
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 4
TEMA 6 - CONSULTAS
“46016”, pero no queremos que nos muestre el Código postal. Ponemos el criterio, pero desactivamos la casilla Mostrar: y ejecutamos.
Los resultados aparecen en Vista Hoja de Datos, solo dos registros que son los que coinciden con nuestros criterios de búsqueda.
Guardamos la consulta desde el icono de la barra de acceso rápido y nos pregunta el
nombre que le vamos a dar.
- Criterios para consultas en Access
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 5
TEMA 6 - CONSULTAS
Campos de TEXTO
“Valencia” busca registros que contengan Valencia.
“*María* buscaría registros con María, María José o José María.
[pregunta] permite hacer consultas genéricas sin especificar un registro.
“[a-d]*” buscaría registros cuya primera letra esté entre a y d.
<>”Valencia” buscaría registros diferentes a Valencia.
Es nulo busca registros cuyo campo está vacío.
“” busca registros cuyo campo está vacío.
Campos NÚMERO
>, <, >=, <= o <>
Entre nº Y nº (Entre 10 y 20)
Campos FECHA
Las fechas se introducen entre almohadillas #
También podemos usar operadores >, <, >=, <= o <>
#02/03/2014# busca registros cuya fecha sea 02/03/2015.
Entre #010/01/2013# y #01/01/2014# busca entre esas fechas
Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de
registros.
- Generador de expresiones.
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 6
TEMA 6 - CONSULTAS
- Cambiar el orden de los campos
Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos
podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.
Mover una columna arrastrándola:
1. Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la
flecha hacer clic, la columna se seleccionará.
2. Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha .
3. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.
Mover una columna cortándola:
1. Seleccionar la columna, pulsar sobre el icono en la pestaña Inicio, desaparecerá la
columna. 2. Crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción pestaña Diseño > Insertar Columnas. 3. Seleccionar la nueva columna, pestaña Inicio > Pegar.
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo
la tecla MAYÚS pulsada. Si seleccionamos la primera columna y a continuación la última columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas las columnas que se encuentren entre las dos.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .
- Ordenar las filas.
Podemos ordenar las filas del resultado de la consulta:
Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.
Ascendente: campo es numérico de menor a mayor, campo tipo texto por orden alfabético, campo es de tipo fecha/hora de anterior a posterior.
Descendente: en orden inverso.
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 7
TEMA 6 - CONSULTAS
El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.
- Consulta de eliminación
Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminación iremos a:
Nueva consulta en vista diseño > añadir la tabla de la que queremos borrar los registros.
Pestaña Diseño >grupo Tipo de consulta > botón Eliminar
La rejilla inferior cambia de aspecto, desaparecen las filas Orden: y Mostrar y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes ver a continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. Se utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de búsqueda.
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 8
TEMA 6 - CONSULTAS
En la rejilla solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de
búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros. En este caso también debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el de la Pestaña Diseño > botón Hoja de propiedades > cambiar la propiedad Registros únicos a Sí.
A la derecha de la pantalla aparecerá un cuadro con una cuadrícula donde le especificaremos
Registros únicos No
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones:
Dónde indica un criterio de búsqueda.
Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna.
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 9
TEMA 6 - CONSULTAS
Con esta consulta eliminamos los EMPLEADOS que tengan residencia en CASTELLON (Dónde Población = "CASTELLON").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. En el caso de tener dos tablas relacionadas, deberíamos especificar en la columna Desde la tabla donde queremos borrar los datos.
Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón.
Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla. Previamente
Access nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones.
(“La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2010 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental”)
LABEL-SYSTEMS 2015 Página 10
TEMA 6 - CONSULTAS
Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access 2010 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal.
Si no puede borrar todas las filas que le hayamos ordenado, nos manda un mensaje avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir tales reglas.
