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TEMA 6 - CONSULTAS

 Las consultas

- Introducción

Las consultas son herramientas de una base de datos para poder ver, agregar, eliminar o
cambiar datos, de forma fácil en una base de datos Access. Una consulta puede servir para
pedir resultados, obtener una respuesta a una pregunta sencilla, llevar a cabo una acción
relativa a los datos o para ambas cosas. De ellas se puede extraer información de una o varias
tablas y mostrarla en un formulario o informe. Existen muchos tipos de consulta y el tipo que
se cree, depende de la tarea que se quiera realizar. En cualquier caso, antes de efectuar la
modificación aparece un cuadro de diálogo de confirmación, dándonos así la oportunidad de
cancelarla.

- Tipos de consultas

Existen varios tipos de consultas:

 Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los
datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro
sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

 Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción,
de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

 Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access, sino que se tienen
que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.

- Crear una consulta

Para crear una consulta hay que seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.


2. botón Diseño de Consulta > pestaña Crear > Diseño de consulta.

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También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda y esta es la forma que vamos a
explicar.

- Crear consultas con el asistente.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Se abre el cuadro de diálogo del Asistente, seleccionado por defecto Asistente para consultas
sencillas.

- Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla.


- otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.

Seleccionamos la tabla sobre la que vamos a hacer la consulta:

- Tabla/Consultas: LISTA EMPLEADOS


- Seleccionamos de los Campos disponibles, los campos necesarios para nuestra
consulta > Siguiente.

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Se pueden realizar consultas sobre varias tablas que estén relacionadas.

Cambiamos a Vista diseño y si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de


tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte
inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.


Cada fila tiene un propósito:

 Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo
a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla
 Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
 Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
 Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en
el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.

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 Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda que es una condición que
deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Puede estar
formado por una condición o varias unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
 O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

En la cuadricula de consultas ya estarán introducidos los campos seleccionados para realizar la


consulta, tan solo faltará ponerle los criterios.

La única columna con criterio de búsqueda será la tercera y el criterio a seguir en esta consulta
será que los empleados que nos muestre solo sean de “CASTELLON”.

Pulsamos Ejecutar y este es el resultado:

Realizaremos otra consulta con la misma tabla LISTA EMPLEADOS, pero ahora cambiamos el
criterio, solo queremos que muestre los empleados que cumplen la condición de Código postal

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“46016”, pero no queremos que nos muestre el Código postal. Ponemos el criterio, pero
desactivamos la casilla Mostrar: y ejecutamos.

Los resultados aparecen en Vista Hoja de Datos, solo dos registros que son los que coinciden
con nuestros criterios de búsqueda.

Guardamos la consulta desde el icono de la barra de acceso rápido y nos pregunta el


nombre que le vamos a dar.

- Criterios para consultas en Access

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Campos de TEXTO

“Valencia” busca registros que contengan Valencia.

“*María* buscaría registros con María, María José o José María.

[pregunta] permite hacer consultas genéricas sin especificar un registro.

“[a-d]*” buscaría registros cuya primera letra esté entre a y d.

<>”Valencia” buscaría registros diferentes a Valencia.

Es nulo busca registros cuyo campo está vacío.

“” busca registros cuyo campo está vacío.

Campos NÚMERO

>, <, >=, <= o <>

Entre nº Y nº (Entre 10 y 20)

Campos FECHA

Las fechas se introducen entre almohadillas #

También podemos usar operadores >, <, >=, <= o <>

#02/03/2014# busca registros cuya fecha sea 02/03/2015.

Entre #010/01/2013# y #01/01/2014# busca entre esas fechas

Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de


registros.

- Generador de expresiones.

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- Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos


podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.

Mover una columna arrastrándola:

1. Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la


flecha hacer clic, la columna se seleccionará.

2. Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha .


3. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.

Mover una columna cortándola:

1. Seleccionar la columna, pulsar sobre el icono en la pestaña Inicio, desaparecerá la


columna.
2. Crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que
hemos cortado con la opción pestaña Diseño > Insertar Columnas.
3. Seleccionar la nueva columna, pestaña Inicio > Pegar.

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo


la tecla MAYÚS pulsada. Si seleccionamos la primera columna y a continuación la última
columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas las columnas que se
encuentren entre las dos.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .

- Ordenar las filas.

Podemos ordenar las filas del resultado de la consulta:

 Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que
aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.

Ascendente: campo es numérico de menor a mayor, campo tipo texto por orden alfabético,
campo es de tipo fecha/hora de anterior a posterior.

Descendente: en orden inverso.

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El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación distinta
para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera
columna, descendente por la segunda columna.

- Consulta de eliminación

Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que
cumplen el criterio de búsqueda especificado.

Para crear una consulta de eliminación iremos a:

Nueva consulta en vista diseño > añadir la tabla de la que queremos borrar los registros.

Pestaña Diseño >grupo Tipo de consulta > botón Eliminar

La rejilla inferior cambia de aspecto, desaparecen las filas Orden: y Mostrar y en su lugar
tenemos la fila Eliminar: como puedes ver a continuación:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. Se
utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero
necesitamos la otra tabla para el criterio de búsqueda.

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En la rejilla solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de


búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de
qué tabla queremos eliminar los registros. En este caso también debemos cambiar las
propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el de la
Pestaña Diseño > botón Hoja de propiedades > cambiar la propiedad Registros únicos a Sí.

A la derecha de la pantalla aparecerá un cuadro con una cuadrícula donde le especificaremos


Registros únicos No

En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones:

Dónde indica un criterio de búsqueda.

Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna.

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Con esta consulta eliminamos los EMPLEADOS que tengan residencia en CASTELLON
(Dónde Población = "CASTELLON").

Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. En el caso de tener dos
tablas relacionadas, deberíamos especificar en la columna Desde la tabla donde queremos
borrar los datos.

Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.

Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el
tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.

Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón.

Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla. Previamente


Access nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación.

Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.

Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los
registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones.

(“La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2010 para asegurarse
que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o
cambien datos relacionados de forma accidental”)

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Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access 2010 que no nos
deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro
relacionado en la tabla principal.

Si no puede borrar todas las filas que le hayamos ordenado, nos manda un mensaje
avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir tales reglas.

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