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Departamento de Sistemas de Información

Sistemas de Información y Comunicaciones, aplicados a la mejora de los


Sección:
Servicios Públicos Locales y a los Modelos de Referencia

Nombre: Plan de Sistemas de Información para la Administración Local

Organización: Ayuntamiento de Leganés

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Virginia Moreno Bonilla


Ana María Rodríguez Rodríguez Virginia Moreno Bonilla
Miguel Urquijo de Bona

Fecha: Fecha: Fecha:

16 de abril de 2003 22 de mayo de 2003

Versión: 1.1

Confidencial
Sección: Sistemas de Información y Comunicaciones
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ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4

2. BENEFICIOS DERIVADOS DE LA EJECUCIÓN DE UN PLAN DE


SISTEMAS .......................................................................................................... 5

3. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ................................ 6

4. ALCANCE DEL PROYECTO.......................................................................... 7

5. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ......................................... 9

5.1. COMITÉ DE DIRECCIÓN ................................................................................... 9


5.2. DIRECTOR DE PROYECTO .............................................................................. 10
5.3. EQUIPO DE TRABAJO ..................................................................................... 10

6. PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................... 13

7. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO........................................................... 14

7.1. MÉTODO PERT ............................................................................................. 14


7.2. DIAGRAMA DE GANTT .................................................................................. 15
7.3. ASIGNACIÓN DE RECURSOS .......................................................................... 16
7.4. PATRÓN DE LÍMITES ..................................................................................... 17
7.5. HISTOGRAMA DE RECURSOS ......................................................................... 19
7.6. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y RECURSOS ........................................... 19

8. NORMALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................... 20

9. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL................................................... 21

9.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


EXISTENTES ......................................................................................................... 21
9.2. ESTUDIO Y ANÁLISIS DEL ENTORNO TECNOLÓGICO ACTUAL ...................... 23
9.3. NECESIDADES DE INFORMACIÓN ................................................................... 23
9.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL..................................................... 24

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10. PLAN DE SISTEMAS...................................................................................... 25

10.1. ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ................................. 25


10.2. DIRECTRICES TECNOLÓGICAS ..................................................................... 25
10.3. DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS PROPUESTOS............................................. 26
10.4. ESTABLECIMIENTO DE METODOLOGÍAS ...................................................... 27

11. DIRECTRICES DE SEGURIDAD ................................................................. 28

11.1. DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS ........................................................................ 28


11.2. PRINCIPIOS BÁSICOS DE SEGURIDAD .......................................................... 28
11.3. SEGURIDAD FÍSICA ..................................................................................... 29
11.4. SEGURIDAD LÓGICA ................................................................................... 31
11.5. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA ORGANIZACIÓN ........................................ 31

12. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA............................. 33

12.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA ................................... 33


12.2. DEFINICIÓN DE LOS REQUISITOS DEL SISTEMA ........................................... 33
12.3. PROPUESTA DE LA SITUACIÓN FUTURA....................................................... 34

13. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ........................................... 36

14. PLAN DE IMPLANTACIÓN.......................................................................... 37

14.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Y ACCIONES A REALIZAR ................. 37


14.2. ESTIMACIÓN DE TIEMPOS Y CRONOGRAMA ............................................... 38
14.3. DETERMINACIÓN DE LOS ESFUERZOS Y COSTES DE IMPLANTACIÓN DE LOS
SISTEMAS............................................................................................................. 40
14.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE SISTEMAS ................................... 43

15. PLAN DE FORMACIÓN ................................................................................ 47

15.1. FORMACIÓN CONTINUA EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL ........................... 47


15.2. DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN ..................................... 47
15.3. PLANIFICACIÓN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS ........................................ 48
15.4. PRESUPUESTO ............................................................................................. 49
15.5. GESTIÓN DEL CAMBIO ................................................................................ 49

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Organización del equipo de trabajo..................................................... 9


Figura 2. Representación gráfica del método PERT ............................................15
Figura 3. Diagrama de Gantt ..........................................................................16
Figura 4. Límites de recursos .........................................................................18
Figura 5. Histograma de Recursos...................................................................19
Figura 6. Matriz para el cálculo de la prioridad de la implantación .......................39

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1. INTRODUCCIÓN

En los últimos años, las Administraciones Públicas están desarrollando sus actividades
en un contexto caracterizado, entre otros aspectos, por una demanda de servicios
cada vez mayor y más compleja por parte de los ciudadanos. En el ámbito de la
Administración Local, la más cercana a los ciudadanos, existen distintas experiencias
orientadas hacia la modernización de la organización y gestión de los servicios
públicos, a través de la incorporación de forma intensiva de las tecnologías de la
información a sus procesos de trabajo, que permiten una mejora en la calidad del
servicio prestado al ciudadano.
La implantación de sistemas de información en estas organizaciones busca su
adaptación a los cambios producidos en el modelo de gestión pública, y a las
demandas de una mayor transparencia en la gestión y de una mejor comunicación con
el administrado. Se intenta, así, abordar un nuevo modelo de Administración Local
más abierto y transparente, respetando la participación y el pluralismo social, para
cuya finalidad las tecnologías de información y comunicación juegan cada día un papel
más importante como instrumentos al servicio del ciudadano.
Todo proyecto Software que se implante en una organización o en un Ayuntamiento
debe aprovechar la tecnología como instrumento para modernizarla, integrando las
posibilidades que ofrecen los sistemas y tecnologías de información con su estrategia
general, para dar un servicio más ágil y eficiente tanto a los usuarios externos y
ciudadanos, como a las distintas áreas y unidades orgánicas de la corporación
(usuarios internos de cada aplicación).
Los trabajos objeto del presente Plan Director incluirán los puntos que se citan a
continuación, explicados a lo largo del presente documento:
♦ Análisis de la Situación Actual de los Sistemas de Información de la
Organización.
♦ Elaboración del Plan de Sistemas de Información, que contemplará la
arquitectura de comunicaciones y las metodologías de actuación.
♦ Elaboración de las Directrices de Seguridad necesarias.
♦ Elaboración de un Plan de Aseguramiento de la Calidad, que establezca las
pautas a seguir a lo largo del Plan de Sistemas para alcanzar el nivel de calidad
exigido.
♦ Organización de la Función Informática, existente o por implantar, en el
Ayuntamiento u organización al que se aplique.
♦ Plan de Implantación que priorice y planifique, tanto a nivel organizativo
como en lo referente a sistemas de información, las actuaciones a emprender y
las inversiones a realizar.
♦ Elaboración de un Plan de Formación donde se detecten las necesidades
formativas de la organización y se especifiquen las acciones formativas
adecuadas.
Tras el desarrollo de un Plan de Sistemas, el Ayuntamiento u organismo deberá
disponer de una descripción detallada de las directrices estratégicas y tecnológicas a
seguir en lo que a organización, sistemas de información y de comunicaciones se
refiere, incluyendo un plan para afrontar la implantación de los mismos de forma
gradual y estableciendo las prioridades oportunas, así como las líneas maestras para
la formación y asimilación tecnológica de estos sistemas entre los usuarios de los
mismos.

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2. BENEFICIOS DERIVADOS DE LA EJECUCIÓN DE UN


PLAN DE SISTEMAS

La existencia de tecnología de reciente aparición, permite disponer de sistemas que


apoyan la toma de decisiones a partir de grandes volúmenes de información
procedentes de los sistemas de gestión e integrados en una plataforma corporativa. El
desarrollo de un Plan de Sistemas de Información para la Administración Local
favorecerá la obtención de la máxima eficiencia en todos los procesos de gestión que
se realizan en cada una de las áreas funcionales de la corporación.
Las ventajas y beneficios que aportará pueden resumirse en los siguientes aspectos:
♦ Mejora del rendimiento funcional requerido para dar un servicio más ágil y
eficiente, tanto a los ciudadanos administrados como a las distintas áreas de
gestión del Ayuntamiento.
♦ Potenciación y simplificación de la toma de decisiones por parte del equipo de
gobierno (la Dirección).
♦ Optimización de la distribución de recursos:
q Adecuando la estructura organizativa: coordinación de los esfuerzos
humanos y técnicos en la realización de tareas.
q Implantando una metodología de trabajo.
q Potenciando la capacidad de planificación.
♦ Agilización del intercambio de información entre las distintas áreas y
niveles de la corporación.
♦ Reducción de los costes de los sistemas de Información, gracias a:
q Incremento de la eficacia de los procesos.
q Homogeneización de las actuaciones.
q Mejora de la comunicación y de los flujos de información
interdepartamentales.
♦ Beneficios derivados de las nuevas tecnologías. Durante el desarrollo de
un Plan de Sistemas, se deben analizar especialmente aquellos aspectos en los
que la utilización de las tecnologías más avanzadas (multimedia, sistemas de
información geográficos, sistemas de ayuda a la toma de decisiones, etc.)
puedan ofrecer ventajas y mejoras sustanciales a los Sistemas de Información
del Ayuntamiento.
q La plataforma tecnológica propuesta se tendrá que adaptar a los
requerimientos de cada una de las Unidades Funcionales de la organización,
así como ser homogénea, tal que asegure la gestión eficiente y la
disponibilidad de la información.
q La flexibilidad del entorno tecnológico que se proponga, permitirá la
adaptación a la evolución futura de las Tecnologías de la Información.

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3. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Los principales objetivos a conseguir como fruto de la elaboración de un Plan de


Sistemas de Información son:
♦ Proposición de Soluciones Integradas: La concepción global de los sistemas
de información garantizará que las soluciones a adoptar en el futuro estén
basadas en la integración de las aplicaciones, permitiendo que desde cada
departamento se tenga acceso a una información fiable, actualizada y útil para
la actividad que desarrolla. Para conseguirlo, previamente se habrá realizado
una completa y exhaustiva descripción de las entidades y flujos de información
de los distintos procesos en la organización.
♦ Flexibilidad: La estrategia del Plan estará enfocada a que los productos finales
sean capaces de soportar, en la medida de lo posible, los cambios estructurales,
funcionales y de legislación que puedan presentarse en un futuro, con el fin de
conseguir una óptima adecuación a las necesidades de la Función Pública de la
Administración.
♦ Incremento de la disponibilidad de la información, mediante el
mantenimiento de información integrada y disponible en todas las áreas.
♦ Mejora de la gestión operativa a través de la automatización de los procesos
y procedimientos.
♦ Alternativas de implantación de sistemas: Se plantearán las diferentes
estrategias que se pueden seguir para la implantación de los sistemas: mejora
de los sistemas actuales, desarrollos a medida, implantación de soluciones de
mercado adaptándolas a las particularidades del Ayuntamiento, etc.
♦ Estrategia tecnológica: Se definirán una serie de directrices básicas que
sirvan para determinar un entorno tecnológico adecuado para soportar los
sistemas de información que se planteen.
♦ Mejora en la atención a las demandas de usuarios externos: La
identificación y segmentación de los usuarios en diferentes tipos, permite lograr
una mayor adecuación de la oferta de servicios a las demandas que éstos
planteen, lo que mejora la atención prestada y por lo tanto, la satisfacción de
los ciudadanos, ayudando en el cumplimiento del objetivo más importante de la
Administración Local.

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4. ALCANCE DEL PROYECTO

Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

Metodología
Se propone la utilización de una metodología que se apoye en las líneas de actuación
marcadas por la Metodología de Planificación de Tecnologías y Sistemas de
Información METRICA v.3, tanto en relación a las actividades y tareas a realizar, como
a los productos a obtener y a los puntos de revisión a establecer.
Esta metodología ofrece a la Organización un instrumento útil para la sistematización
de las actividades que dan soporte al desarrollo del Plan de Sistemas, dentro del
marco que permite alcanzar los siguientes objetivos:
♦ Proporcionar o definir Sistemas de Información que ayuden a conseguir los fines
de la Organización mediante la definición de un marco estratégico para el
desarrollo de los mismos.
♦ Dotar a la Organización de productos software que satisfagan las necesidades
de los usuarios dando una mayor importancia al análisis de requisitos.
♦ Mejorar la productividad de los departamentos de Sistemas y Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, permitiendo una mayor capacidad de
adaptación a los cambios y teniendo en cuenta la reutilización en la medida de
lo posible.
♦ Facilitar la comunicación y entendimiento entre los distintos participantes en la
producción de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo en
cuenta su papel y responsabilidad, así como las necesidades de todos y cada
uno de ellos.
♦ Facilitar la operación, mantenimiento y uso de los productos software obtenidos.

Productos
Los productos que se obtienen como resultado final de este proyecto son aquellos que
resultan de la aplicación de la metodología propuesta, cuyas fases principales son:
♦ Planificación del Sistema de Información (PSI). Como productos finales de este
proceso se obtienen los siguientes, que podrán constituir la entrada para el
siguiente proceso:
q Catálogo de requisitos de PSI que surge del estudio de la situación actual en
el caso de que sea significativo dicho estudio, del diagnóstico que se haya
llevado a cabo y de las necesidades de información de los procesos de la
organización afectados por el plan de sistemas.
q Arquitectura de información que se compone a su vez de los siguientes
productos:
- Modelo de información.
- Modelo de sistemas de información.
- Arquitectura tecnológica.
- Plan de proyectos.
- Plan de mantenimiento del PSI.

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♦ Desarrollo del Sistema de Información (DSI). Esta fase está compuesta por una
serie de procesos consecutivos, al término de los cuales se obtienen los
siguientes productos:
q Plan de implantación del sistema en su totalidad.
q Equipo de implantación que realizará la implantación.
q Plan de formación del equipo de implantación (esquema, materiales,
recursos necesarios, planificación y especificación de la formación de
usuarios finales).
q Evaluación de las pruebas de implantación del sistema por parte del usuario
de operación.
q Evaluación de las pruebas de aceptación del sistema por parte del usuario
final.
q Plan de mantenimiento previo al paso a producción.
q Acuerdo de nivel de servicio del sistema.
q Sistema en producción.

♦ Mantenimiento del Sistema de Información (MSI). Los productos que se


obtienen en este proceso son los siguientes:
q Catálogo de peticiones de cambio.
q Resultado del estudio de la petición.
q Propuesta de solución.
q Análisis de impacto de los cambios.
q Plan de acción para la modificación.
q Plan de pruebas de regresión.
q Evaluación del cambio.
q Evaluación del resultado de las pruebas de regresión.

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5. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

Se aconseja, siempre que sea posible, la elaboración y desarrollo del Plan de Sistemas
de Información mediante la contratación de servicios profesionales externos, aunque
siempre en coordinación con el propio personal municipal.
El organigrama que refleja la organización del equipo de personas encargadas de
llevar a cabo y desarrollar el Plan de Sistemas de Información, puede representarse de
la siguiente forma:

COMITÉ DE DIRECCIÓN DEL


PROYECTO
Comisiones
Departamentales
Comisiones DIRECTOR DEL PROYECTO
Departamentales
Comisiones
Departamentales
Responsable del
Responsable del Proyecto
Proyecto
(Gerente)
EQUIPO
DE Jefe del Proyecto
TRABAJO
Responsable Responsable SOPORTE
SOPORTE
Funcional Técnico TÉCNICO
TÉCNICO
C. Senior C. Senior

SOPORTE
SOPORTE
FUNCIONAL
FUNCIONAL
Consultor Consultor Consultor
Junior SOPORTE
SOPORTE
Senior Senior ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO

Consultor
Junior

Figura 1. Organización del equipo de trabajo

5.1. COMITÉ DE DIRECCIÓN

Se encargará del Control y Seguimiento del proyecto. Estará presidido por la persona
designada por el Ayuntamiento, y a su vez estará integrado por los representantes
designados por el mismo, personal de la dirección y el Jefe de Proyecto. Sus funciones
serán las siguientes:
♦ Organización y planificación de las líneas estratégicas que marquen el enfoque
global del Plan de Sistemas.
♦ Validación de los objetivos del proyecto.
♦ Proveer los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos
propuestos.
♦ Asegurar la involucración de las distintas áreas funcionales.
♦ Validar y aprobar los productos resultantes del Plan de Sistemas.
♦ Controlar de forma periódica el grado de avance y el cumplimiento de objetivos.
♦ Coordinar los subcomités o comisiones departamentales.

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5.2. DIRECTOR DE PROYECTO

Se encargará de la gestión directa del Plan de Sistemas. La dirección la ejercerá el


personal designado a tal efecto por la organización. Sus funciones y responsabilidades
serán las siguientes:
♦ Realizar la estimación del esfuerzo necesario para llevar a cabo el proyecto.
♦ Aprobar el programa de realización de los trabajos: fijar el calendario de hitos y
de entregas.
♦ Dirigir, supervisar y coordinar la realización de los trabajos.
♦ Coordinar las entrevistas entre las personas involucradas en el Plan de
Sistemas.
♦ Asegurar el seguimiento del programa de realización de los trabajos.
♦ Decidir sobre la aceptación de las posibles modificaciones técnicas.
♦ Aprobar los resultados y certificaciones de la realización del Plan de Sistemas.
Analizar los resultados y documentación generados a la finalización de cada
etapa, introduciendo las modificaciones o correcciones que estime oportuno
antes del comienzo de la fase siguiente, requiriéndose su aprobación final.

5.3. EQUIPO DE TRABAJO

Estará compuesto por el Responsable y el Jefe de Proyecto, y un equipo de


consultores con experiencia en la elaboración de Estudios y Asesorías Estratégicas,
Planes de Tecnologías y Sistemas de Información, aunque siempre en coordinación
con el propio personal municipal. Su función será la realización de los trabajos objetos
del proyecto, elaborando todos los productos finales e intermedios.

Responsable del Proyecto - Gerente


Sus funciones serán las siguientes:
♦ Supervisar la calidad de todos los productos entregados en el Plan de Sistemas.
♦ Asegurar la colaboración entre el equipo de trabajo y los equipos de soporte
técnico.

Jefe de Proyecto - Consultor Senior


Sus funciones serán:
♦ Formar parte del Comité de Dirección y del Comité Técnico del Plan de
Sistemas.
♦ Dirección y coordinación del equipo de trabajo.
♦ Colaborar en las labores del Director de Proyecto.
♦ Definición y planificación del análisis.
♦ Realización de entrevistas con los usuarios.
♦ Seguimiento y aprobación de las tareas y productos realizados.
♦ Mantenimiento del contacto con los usuarios para la identificación de nuevos
requerimientos del proyecto.

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Responsables Técnico y Funcional - Consultores / Analistas Senior


Actuarán como Jefes de Equipo coordinando al equipo de trabajo. El Responsable
Técnico realizará el Plan Director de Sistemas de Información, y el Responsable
Funcional se encargara del Modelo de Gestión, con las funciones siguientes:
♦ Realización de entrevistas con los responsables de área y responsables de los
sistemas.
♦ Recogida de la información.
♦ Evaluación y tratamiento de la información.
♦ Coordinación del equipo de trabajo.
♦ Supervisión y aprobación de informes y productos requeridos en el Plan de
Sistemas.

Consultores / Analistas Senior


Formarán parte del equipo técnico que se encargarán, como responsables directos, de
la elaboración de los productos a entregar. Aportarán la experiencia en desarrollo,
tanto en análisis de estructuras organizativas para la definición del modelo de gestión,
como en sistemas de información para el Plan de Sistemas. Sus funciones serán las
siguientes:
♦ Realización de entrevistas con los responsables de área y responsables de los
sistemas.
♦ Recogida de la información.
♦ Evaluación y tratamiento de la información.
♦ Elaboración de informes.
♦ Elaboración de los productos requeridos en el Plan de Sistemas.

Consultores / Analistas Junior


Formarán parte del equipo técnico y funcional para colaborar con ellos en el desarrollo
de los trabajos. Sus funciones serán las siguientes:
♦ Colaboración en la recogida de la información.
♦ Colaboración en el tratamiento de la información.
♦ Colaboración en la elaboración de informes.
♦ Colaboración en la elaboración de los productos requeridos en el Plan de
Sistemas.

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Equipos de soporte técnico y funcional


Los equipos de soporte tendrán una vital importancia, ya que realizarán una función
de colaboración y apoyo en todos aquellos aspectos funcionales y técnicos que el
equipo de trabajo pueda necesitar. Estará dividido en dos grupos distintos:
♦ Soporte funcional: Colaborará en la organización inicial para preparar todos
las entrevistas necesarias para recopilar la información (indicadores, programas
de ayuda, iniciativas).
♦ Soporte técnico: Se encargará de la resolución de dudas referentes a aspectos
tecnológicos, tales como las infraestructuras técnicas, comunicaciones,
protocolos de seguridad, y todos aquellos aspectos técnicos necesarios para el
desarrollo del Plan de Sistemas. El equipo de soporte estará formado por
personal perteneciente a distintas áreas (Internet, Call Center, Datawarehouse,
CRM, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Económico-Financiero,
Telemática, Calidad, Organización, etc.)
Dichos equipos de soporte estarán formados por personal experto que pueda colaborar
temporalmente en la resolución de alguna duda o consulta por parte del equipo de
trabajo.

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6. PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia de


todas las actividades de desarrollo del sistema. Es una de las labores más importantes
en todo desarrollo de sistemas, ya que un adecuado control hace posible evitar
desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario dedicar
todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas que se
están desarrollando, prestando especial interés a aquellas que están sufriendo algún
retraso. En el momento en que se detecta cualquier desviación hay que analizar las
causas para poder efectuar las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.
Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la
asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de proyecto,
previa a la aceptación del Cliente. Las tareas propias del Seguimiento y Control del
proyecto se realizan a medida que se ejecutan las distintas tareas de los procesos de
Análisis, Diseño, Construcción, Implantación y Mantenimiento del Sistema.
El seguimiento y control se hará coincidir con la aprobación en aquellas fases en las
que se realicen ambos a su final o en la realimentación de alguna tarea.
Para cada una de las tareas que se desarrollarán durante el proyecto, se designarán
los responsables que deben hacer que la tarea cumpla con todos los objetivos
prefijados de antemano, y que posea el grado de calidad establecido para la misma.
Se velará por el cumplimiento de la planificación establecida y que las tareas se vayan
realizando según el calendario previsto, ya que de lo contrario se producirán
desviaciones en el desarrollo del proyecto que en último término supondrán un
incremento en su coste.
Se deben controlar todas las tareas que están siendo desarrolladas, revisando con
cada uno de los responsables de las tareas cuál es su estado en el momento del
seguimiento, su evolución previsible y los problemas que están encontrando para su
desarrollo. La utilización de herramientas automatizadas que existen en el mercado
puede facilitar el seguimiento de las tareas, contrastando la situación en que se
encuentran con la prevista en la planificación del proyecto.

Como resultado, se elaborarán informes detallados de seguimiento del Plan de


Sistemas, que deben incluir:
♦ La fecha real de comienzo.
♦ El tiempo empleado hasta el momento en su realización.
♦ Apreciación del tiempo que queda para terminarla.
♦ El tanto por ciento de avance sobre el total.
♦ Los problemas o incidencias encontradas.

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7. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

La planificación de un proyecto es la previsión en fechas de la realización del conjunto


de actividades que lo componen, teniendo en cuenta que se deben emplear para ello
unos recursos que implican unos costes cuyo conjunto forman el presupuesto base
para lograr un resultado comprometido con el Cliente.
El objetivo básico de la planificación del proyecto es definir y preparar las condiciones
de trabajo (estableciendo recursos, fechas y costes) para lograr los objetivos que se
persiguen con el proyecto.
Para realizar una correcta planificación del Proyecto, es necesario identificar y
enumerar todas y cada una de las tareas que se van a realizar en el transcurso de su
elaboración. Para ello, se tendrán en cuenta los objetivos y alcance del proyecto y la
metodología seleccionada.
Si el proyecto así lo exige, se podrá dividir el mismo en grandes fases, y de esta
forma, poder estudiar de forma menos ardua y por separado las tareas de cada una
de las fases.
Después de enumerar las tareas a realizar, se procederá a la descripción de las
mismas, detallando las dependencias que pueda haber entre las actividades, es decir,
qué tareas hay que concluir para poder empezar otras.
Para realizar una buena planificación se deben utilizar diversas técnicas, como las que
se describen a continuación.

7.1. MÉTODO PERT

El objetivo del PERT (Program Evaluation & Review Technique - Técnica de Evaluación
y Revisión de Programas) es establecer las dependencias entre las distintas tareas del
proyecto para saber de qué manera han de encadenarse dichas tareas en la
planificación. Estas dependencias o prelaciones se establecen a partir de las
precedentes.
El método PERT permite conocer el tiempo esperado hasta la consecución del
proyecto, determinando la flexibilidad e influencia de las distintas etapas y actividades
del proyecto con relación a la fecha final de consecución.
Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un gráfico PERT, hay que seguir cinco
pasos:
1. Elaborar una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto.
2. Determinar las dependencias entre las tareas. Para cada tarea, se anotan las
tareas que han de completarse antes y después de la terminación de la tarea en
concreto.
3. Hacer una estimación de la duración de cada tarea.
4. Calcular el tiempo mínimo de finalización y el tiempo máximo de finalización para
cada tarea
5. Dibujar el gráfico PERT.
El camino crítico es una secuencia de tareas dependientes en un proyecto que
conforma la suma mayor de las duraciones estimadas. En estas tareas (denominadas
críticas) los tiempos máximo y mínimo de finalización coinciden. Si una tarea del
camino crítico se retrasa en sus plazos, se retrasará también todo el proyecto.

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El método PERT sirve de ayuda para determinar el tiempo estimado requerido para
completar un proyecto, obteniendo fechas reales y asignando los recursos necesarios.
Debe ponerse especial atención en el camino crítico: si una tarea crítica va con
retraso, podrán tomarse medidas correctivas, como la redistribución de recursos, que
podrían obtenerse de tareas no críticas que en la actualidad marchen correctamente.
Estas tareas no críticas ofrecen al proyecto un cierto tiempo muerto disponible.

H
9 10
G
F I L P Q R
4 6 11 14 16 17 18

A E J
1 2 5 7

B
C K M N
3 8 12 13 15

Figura 2. Representación gráfica del método PERT

7.2. DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es la forma más habitual de presentar el plan de ejecución de un


proyecto, ya que es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, fáciles de
aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y la
evaluación del avance de los proyectos.
Un gráfico de Gantt es un sencillo gráfico de barras, recogiendo en las filas la relación
de actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos que se está
manejando, mientras la duración y situación en el tiempo de cada actividad se
representa mediante una barra dibujada en el lugar correspondiente. Una ventaja
importante es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas,
aunque no muestran claramente las dependencias entre tareas.
Para generar un calendario de proyecto utilizando Gantt, primero se tienen que
identificar las tareas que deben planificarse. A continuación, se determinará la
duración de cada tarea a través de técnicas y fórmulas para la estimación apropiada
de tiempos. Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijándose
bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.
Después se deberá indicar el camino crítico, es decir, aquel camino que hace más
amplia la duración del proyecto. Las tareas que forman dicho camino se denominan
críticas, y un retraso en cualquiera de ellas supondrá un retraso en el proyecto global.

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Los diagramas de Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos, en
virtud de que pueden comparar de forma conveniente la planificación original con el
desarrollo real. Para ello se trazará una línea vertical perpendicular al eje horizontal
que cortará a éste en la fecha del día, y las barras de las tareas se sombrearán
proporcionalmente al avance de la tarea.

Figura 3. Diagrama de Gantt

Para que un Gantt sea realista y fiable debe ir acompañado de un gráfico que refleje la
actividad los técnicos (Histograma de Recursos) que componen el equipo del proyecto.

7.3. ASIGNACIÓN DE RECURSOS

La asignación de recursos es una tarea fundamental en la planificación, ya que hay


que considerar aspectos técnicos de cada recurso como su disponibilidad, capacidad
de trabajo, impedimentos horarios, etc.
Es fundamental que los trabajos se descompongan hasta la unidad mínima de
tratamiento, es decir: descomponer el proyecto en fases, las fases en actividades y las
actividades en tareas, asignando una tarea a un recurso. No debe caerse en el error
de asignar una actividad a varios recursos. De no hacerse así, es muy difícil
contemplar la plena ocupación de todos los recursos, dándose situaciones anómalas,
como es tener un recurso una ocupación muy baja y otro una ocupación excesiva.
Conviene que la planificación esté perfectamente depurada, pues de lo contrario se
producen los siguientes problemas:
♦ Se dilata innecesariamente el plazo de entrega.
♦ Se retiene sin trabajo a un número considerable de usuarios que podrían estar
trabajando en otro proyecto.
♦ Se encarece considerablemente el coste del proyecto, ya que se tienen
asignados unos recursos "que no están trabajando" todo el tiempo.

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Por ello es necesario tener en consideración los siguientes aspectos a la hora de


asignar recursos:
♦ Cuantificar necesidades y fechas de incorporación de recursos.
♦ Obtener un patrón que marque los límites del proyecto.
♦ Considerar la capacidad, los conocimientos y la experiencia de cada recurso.
♦ Considerar la complejidad, el tamaño y los requerimientos técnicos de cada
tarea.
♦ Asignar tareas sencillas a recursos con poca experiencia. Si se asignan tareas
sencillas a recursos con mucha experiencia, se les estará infrautilizando.
♦ Asignar tareas complejas a recursos con mucha experiencia. Si las tareas
complejas le son asignadas a recursos con poca experiencia, perderán mucho
tiempo preguntando a sus compañeros y, lo que es más grave, harán perder
mucho tiempo al resto del equipo.
♦ Construir el histograma de recursos, para ver la coherencia de las asignaciones.
♦ Tratar de asignar una tarea a un único recurso, descomponiendo cuanto sea
necesario.
♦ Vigilar que no haya vacíos en el histograma.

7.4. PATRÓN DE LÍMITES

Esta técnica tiene como objetivo establecer los límites de recursos aproximados. Para
ello, una vez conocidos por la estimación el esfuerzo total y el plazo de entrega, hay
que realizar las siguientes operaciones:
♦ Establecer el esfuerzo en meses (con decimales).
♦ Deducir la parte correspondiente a Diseño Funcional, ya que es una fase con un
tipo de actividades diferentes al resto.
♦ Establecer la duración en meses (con decimales). Normalmente este dato se
conocerá por el compromiso adquirido.
♦ Deducir la duración correspondiente al Diseño Funcional.
♦ Considerar que todo proyecto tiene tres situaciones claramente diferenciadas:
q Arranque. Durante esta situación se van incorporando paulatinamente
recursos al proyecto hasta alcanzar el número máximo de recursos.
q Pleno rendimiento. Esta es una situación de estabilidad en cuanto al número
de recursos.
q Finalización. Cuando las tareas van terminándose comienzan a abandonar el
proyecto gradualmente los técnicos gradualmente.
♦ Seguidamente, hay que distribuir los recursos:
q Una vez obtenido el número de recursos medios, considerar las tres
situaciones que presenta el proyecto: arranque, pleno rendimiento y
finalización.
q Considerar que estas tres fases tienen una duración en tiempo
aproximadamente igual.

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q Considerar que el Jefe del Proyecto está presente durante todo el ciclo de
vida.
q Extraer de la parte de Diseño Funcional el esfuerzo correspondiente al Jefe
del Proyecto.
q Dividir la duración estimada (sin la parte de Diseño Funcional) en tres partes
iguales.
q Distribuir la mitad del esfuerzo estimado (sin la parte de análisis funcional)
en la situación de PLENO RENDIMIENTO.
q Distribuir la otra mitad, a partes iguales, entre la situación de ARRANQUE y
la de FINALIZACIÓN.
Como consecuencia de ello se obtiene un gráfico similar al que se muestra a
continuación y que servirá para establecer los límites de la asignación de recursos.

Figura 4. Límites de recursos

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7.5. HISTOGRAMA DE RECURSOS

Es un gráfico sobre unos ejes de coordenadas, estando los recursos sobre el eje de las
ordenadas y el tiempo sobre el eje de las abscisas.
A medida que se incorporan recursos al proyecto, el gráfico aumenta de manera
escalonada, y al contrario cuando son desasignados.
A continuación puede verse un ejemplo gráfico.

Figura 5. Histograma de Recursos

7.6. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y RECURSOS

Para realizar adecuadamente la planificación es necesario observar lo siguiente:


♦ Deben construirse paralelamente el Gantt y el histograma de recursos.
♦ Deben realizarse los encadenamientos funcionales a partir del PERT.
♦ Deben asignarse los recursos:
q Con criterio de capacidad profesional.
q Encadenando sus actividades orgánicamente (por ocupación de recursos).
♦ Ha de considerarse el máximo de recursos que proporciona el patrón de límites
para realizar el histograma de recursos.
♦ El histograma de recursos deberá reflejar con exactitud los recursos utilizados
en el Gantt.

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8. NORMALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

El objetivo de esta actividad es la realización de un proceso de normalización y de


codificación de todos los documentos y productos que a lo largo del desarrollo del Plan
de Sistemas se vayan a generar. También se definen las pautas y normas a seguir
para convocar reuniones y realizar la agenda.
El fin de realizar esta normalización es la de establecer unas pautas de actuación para
que todo el equipo de trabajo pueda gestionar toda la información, aún en la situación
de que no hayan sido ellos los partícipes de la elaboración de la misma. El objetivo
fundamental es el de poseer una codificación que identifique de forma unívoca e
inequívoca, todos y cada uno de los productos generados.
De igual manera, se establecerán unas pautas de actuación, de comunicación y de
distribución de documentos.
Es preciso definir la codificación de la documentación, pero además de llevar a cabo la
normalización de los documentos, también sería preciso el normalizar otros aspectos
como por ejemplo, la presentación, el formato, cabecera, márgenes, paginación,
presencia de logos, pies de página, fondos, tipo de letra, índices, títulos, interlineados,
etc., con el fin de que todos los documentos presenten una apariencia común que
permita al equipo una mejor lectura y estudio de los mismos.

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9. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

En esta fase del proyecto, se identificará la estructura orgánica y funcional del


Ayuntamiento, incluyendo las relaciones entre las áreas, así como la relación de esta
organización con terceros. Para ello se realizarán una serie de entrevistas con los
responsables de las diferentes Unidades Orgánicas.
Simultáneamente al estudio anterior, se realizará un estudio de las relaciones de la
organización con terceros, para conocer los tipos de entidades con las que se relaciona
y poder proceder entonces a una segmentación de clientes.
Así mismo se realizará el análisis y evaluación de la situación actual de los sistemas de
información del Ayuntamiento:
♦ Identificación y descripción de los sistemas existentes.
♦ Evaluación del grado de adecuación de los sistemas a las necesidades actuales.
♦ Análisis del entorno tecnológico actual, de cara a la integración con los futuros
sistemas.
♦ Análisis de la estructura orgánica de la Función Informática.

9.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE


INFORMACIÓN EXISTENTES

El objetivo es obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitos


del catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento,
documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en
cuenta la opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de valoración, como por
ejemplo, su nivel de satisfacción con cada sistema de información.
Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis y se
lleva a cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determine
conveniente. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias y
valorarlos.

Planificación del calendario de entrevistas


El proceso de análisis de los sistemas de información de la organización, deberá estar
basado en un proceso de entrevistas con los responsables de las diferentes Unidades
Orgánicas.
En primer lugar, se desarrollará un plan de trabajo de entrevistas. Se fijará un
calendario en el que aparezca la fecha y hora en la que se realizará la entrevista, para
todos y cada uno de los interlocutores seleccionados con anterioridad.

Confirmación de las entrevistas


Con el fin de identificar posibles incidencias en el momento de llevar a cabo las
entrevistas, se deberá realizar una confirmación previa, para que en caso de que un
cierto interlocutor no se encuentre disponible, se pueda realizar una reestructuración
de las entrevistas e intentar que todos ellos puedan encontrarse disponibles. Esto es
importante para poder evitar, en la medida de lo posible, desviaciones de la
planificación prevista.

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Realización de las entrevistas


Para realizar esta tarea, es necesario contar con el calendario definitivo, la relación de
las personas a entrevistar y el material de base con el que el entrevistador va a contar
para realizar las mismas. La documentación será una documentación de soporte que
ayude al entrevistador para guiar las conversaciones, no dejar ningún punto
importante sin conversar y un apoyo para la realización de la misma.
En ciertas ocasiones puede ocurrir que haya que realizar una segunda entrevista a la
misma persona. Esto ocurrirá en aquellos casos en los que el entrevistador lo crea
oportuno, y procederá a recoger más volumen de información sobre esa área
concreta. Por tanto, en esta tarea también puede ocurrir que se vea modificado el
calendario definitivo de entrevistas y añadir las que así se vean convenientes; el
calendario por tanto tendrá tantos anexos como modificaciones se le vayan realizando.

Resumen de las entrevistas realizadas y generación del informe


Se trata de seleccionar la información procedente de las entrevistas realizadas en el
momento de la evaluación de los sistemas de información existentes, e información
adicional que pueda ser interesante abordar durante las reuniones de seguimiento y
control del proyecto.

Análisis de la estructura orgánica y funcional de la organización


El objetivo es obtener una descripción a alto nivel de la estructura orgánica del
Ayuntamiento, de las funciones y objetivos de cada una de las Unidades que lo
componen y de las interrelaciones entre ellas.
Las actividades que se realizarán son:
♦ Identificación de la estructura orgánica del Ayuntamiento:
q Organigrama detallado.
q Recursos de cada Unidad.
♦ Identificación de funciones y objetivos de las Unidades:
q Elaboración de la matriz organización - funciones.
♦ Establecimiento de relaciones funcionales entre las Unidades.
♦ Auditoría interna de satisfacción.
♦ Identificación de flujos de información entre las Unidades:
q Elaboración del Diagrama de Contexto.

Como resultado, se obtendrá un modelo orgánico que englobará un Organigrama


detallado, una Matriz organización – funciones y un Diagrama de Relaciones.

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Análisis de las relaciones con terceros


Se trata de caracterizar las relaciones del Ayuntamiento con otras entidades.
Las actividades que se llevarán a cabo en esta etapa son:
♦ Identificación de las relaciones con terceros:
q Identificación de grupos homogéneos de entidades que interactúan con el
Ayuntamiento: ciudadanos, entidades privadas, administraciones
Autonómica, General del Estado, etc.
q Identificación y clasificación de las interrelaciones con los grupos definidos.
♦ Segmentación de terceros:
q Definición y caracterización de segmentos de terceros en función de las
similitudes entre sus características y entre el tipo de interacciones
identificadas.
Dentro de las actividades anteriores, se hará especial hincapié en la caracterización de
las relaciones que la organización mantiene con los otros organismos públicos con los
que tenga relación.

9.2. ESTUDIO Y ANÁLISIS DEL ENTORNO TECNOLÓGICO ACTUAL

Se tiene que reflejar, de una manera general, los aspectos más destacables de la red
de datos corporativa del Ayuntamiento, y de la infraestructura de comunicaciones
sobre la que se asienta. Asimismo, se presentará información sobre el parque de
servidores involucrados en la prestación de servicios básicos de red y en el soporte a
las aplicaciones y datos.
Se hará un estudio y análisis que abarque los siguientes puntos:
♦ Red de comunicaciones
♦ Arquitectura física de los sistemas de información:
q Centro de Proceso de Datos (CPD) o equivalente.
q Infraestructura de los puestos de usuario: Hardware, Sistemas Operativos,
Herramientas Ofimáticas y Software Corporativo.
♦ Arquitectura lógica de los sistemas de información, donde se especificará qué
Sistemas Gestores de Bases de Datos se utilizan en la organización, así como
los Lenguajes de Desarrollo.

9.3. NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Se recopilarán las necesidades de información identificadas durante las entrevistas con


las diferentes áreas del Ayuntamiento, y no cubiertas en la actualidad mediante
aplicaciones, o bien cubiertas de forma parcial o poco satisfactoria.
La identificación de necesidades de información es un elemento básico en el Plan de
Sistemas, ya que las recomendaciones en cuanto a implantación de sistemas que se
establezcan, irán encaminadas a dar cobertura a aquéllas, especialmente a las de
carácter horizontal (identificadas en varias o en todas las áreas del Ayuntamiento) y
vertical (que se identifican solamente en un área de gestión).

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9.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Se trata de obtener un diagnóstico global de la situación actual del Ayuntamiento.


Se realizará un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) de
cada servicio o actuación, tanto en su aspecto organizativo como en el funcional y en
el tecnológico.
Así mismo se elaborará un análisis de las alternativas de cambio al nivel de
organización y servicios, en el que se destaquen los puntos débiles y fuertes de cada
una de ellas, así como su impacto en la organización actual.

9.4.1. Identificación de los puntos fuertes y débiles


Se ofrecerá un resumen de alto nivel con las conclusiones generales extraídas tras el
desarrollo del trabajo de análisis, mediante un diagrama DAFO (Análisis de
Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que incorpora consideraciones
tanto sobre aspectos organizativos y estructurales de la organización que puedan
ejercer influencia sobre los sistemas de información, como sobre cuestiones
puramente técnicas.

9.4.2. Diagnóstico de los sistemas de información


Seguidamente, se profundiza desarrollando un diagnóstico más detallado, en el que se
analizan los aspectos más significativos identificados durante el análisis.
Es conveniente realizar el diagnóstico de la situación actual de los sistemas de
información, atendiendo a los siguientes aspectos significativos:
♦ Consideraciones generales – organizativas, estructurales o técnicas – con una
influencia directa o indirecta sobre los sistemas de información.
♦ Diagnóstico en relación con los sistemas de información ya analizados, tanto
corporativos como departamentales.
♦ Diagnóstico en relación con las bases de datos.

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10. PLAN DE SISTEMAS

La elaboración del Plan de Sistemas es la fase principal del Proyecto. Está basada en
los resultados alcanzados en la etapa anterior del análisis de la situación actual de los
sistemas de información del Ayuntamiento.
Por una parte, el Plan trata de definir las políticas generales en cuanto a sistemas de
información y comunicaciones, estableciendo las directrices tecnológicas y
estableciendo las metodologías de actuación en los procesos relacionados: desarrollo,
seguimiento y control, etc.
Por otra, el Plan de Sistemas de Información propiamente dicho, efectúa la definición
de los sistemas de información de la entidad, tanto corporativos como
departamentales.

10.1. ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La Arquitectura de Sistemas revisa, desde la óptica de grandes elementos funcionales


y sus interrelaciones, los conceptos generales de la plataforma tecnológica futura del
Ayuntamiento.
El modelo de sistemas de información deberá estar soportado por una plataforma
tecnológica homogénea, que asegure la gestión eficiente y la disponibilidad de la
información. La arquitectura de sistemas viene a ser la “opción elegida” para
implementar los sistemas de información. No puede suponer una ruptura radical con
los sistemas existentes, sino que debe adaptarse de manera gradual desde el
escenario tecnológico que exista en ese momento.

10.2. DIRECTRICES TECNOLÓGICAS

El objetivo es definir y evaluar las líneas de evolución necesarias para conseguir los
objetivos de la organización, en el campo de los sistemas y tecnologías de la
información y las comunicaciones. Así mismo, caracterizar las acciones necesarias
para conseguir el escenario tecnológico establecido, aprovechando en lo posible las
potencialidades de arquitecturas y/o redes actuales.
Las actividades a realizar serán:
♦ Identificación y definición de escenarios tecnológicos:
q Análisis de las oportunidades que se derivan de las tendencias tecnológicas
existentes.
♦ Establecimiento de los requisitos tecnológicos futuros:
q Caracterización de los componentes potenciales de una infraestructura
tecnológica a largo plazo, así como su integración con los escenarios
actuales.
q Análisis, desde el punto de vista tecnológico, de la problemática provocada
por la descentralización administrativa.

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♦ Tipificación de las alternativas de desarrollo tecnológico:


q Hardware.
q Software: de base (sistemas operativos, bases de datos, seguridad) y de
desarrollo y explotación.
q Comunicaciones.
q Definición y diseño de los entornos.
q Dimensionamiento.
q Seguridad.
♦ Evaluación de los escenarios definidos.
♦ Análisis, en colaboración con el personal del Ayuntamiento, y sobre la base de la
documentación técnica que obre en su poder, de la arquitectura de
comunicaciones existente, en orden a establecer mejoras en la misma.
♦ Definición de las políticas de seguridad física y lógica y de privacidad, en
colaboración con el personal técnico de la entidad y sobre la base de la
documentación existente.
♦ Especificación de las directrices tecnológicas.
♦ Estrategia de la implantación de sistemas: medidas para proceder a la
implantación, desarrollo, implementación y puesta en explotación de nuevos
sistemas. El objetivo que se persigue en la implantación de las herramientas de
desarrollo, es racionalizar la organización de los entornos que se utilizan para la
implementación de nuevas aplicaciones dentro de la corporación.

10.3. DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS PROPUESTOS

Se tendrá que definir la estructura de los Sistemas de Información que darán


cobertura a las necesidades de información detectadas, así como establecer las
directrices y prioridades para los mismos.
Las tareas a realizar son las siguientes:
♦ Identificación y definición de los Sistemas de Información, tanto corporativos
como los particulares de cada área.
♦ Obtención de especificaciones de los Sistemas de Información como punto de
partida para el desarrollo futuro:
q Para las aplicaciones existentes, determinar los requisitos que satisfacen, las
mejoras identificadas y la migración a nuevos entornos.
q Para las nuevas aplicaciones, establecer los objetivos, las funciones que
realizan, los requisitos que satisfacen y las alternativas de implantación.
♦ Elaboración de los modelos funcionales y de datos que aglutinen los requisitos y
necesidades futuras de información de las unidades orgánicas.
♦ Análisis de cobertura de las necesidades de información detectadas.
♦ Establecimiento de las prioridades de desarrollo.
♦ Identificación de mejoras necesarias en las aplicaciones actuales.
♦ Identificación de alternativas y prioridades de implantación.

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10.4. ESTABLECIMIENTO DE METODOLOGÍAS

Se trata de colaborar con el personal técnico del Ayuntamiento, en la definición de los


aspectos metodológicos asociados a la operativa habitual de la Función Informática.
Las tareas que se citan a continuación estarán basadas en el conocimiento de las
líneas de actuación marcadas por la Metodología de Planificación de Tecnologías y
Sistemas de Información METRICA v. 3.3, definida por el Ministerio de
Administraciones Públicas:
♦ Establecimiento de directrices metodológicas asociadas a los procedimientos de
licitación:
q Confección de guías de elaboración de pliegos de contratación, de
aceptaciones de productos y, en general, de la documentación asociada al
procedimiento de licitación.
q Definición de los procedimientos y criterios de aceptación de bienes y
servicios.
q Elaboración de los mecanismos de valoración de los servicios prestados,
como guía para el personal de las diferentes áreas de la entidad
potencialmente involucrado en un proceso de aceptación.
♦ Establecimiento de metodologías, estándares y procedimientos de calidad para
el desarrollo de aplicaciones.
♦ Establecimiento de metodologías de seguimiento y control de proyectos.

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11. DIRECTRICES DE SEGURIDAD

Actualmente, las organizaciones sufren ataques a la seguridad de todo tipo, siendo


necesario adoptar todas las medidas posibles para prevenirlos. Estas medidas a tomar
no deben estar enfrentadas con las leyes vigentes, siendo de obligado cumplimiento
por parte de la Administración Local.

11.1. DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS

Si en el Ayuntamiento ya existe un plan de seguridad o una metodología de análisis y


gestión de riesgos, para cada sistema de información deberán analizarse las
necesidades de seguridad del sistema respecto al método vigente, y determinar las
diferencias si las hubiera, así como aquellas necesidades concretas que no se
encuentren recogidas, estableciendo así el plan de seguridad del sistema de
información. Si no existe un plan de seguridad en la Organización habrá que
desarrollarlo desde el principio. El plan recogerá además las medidas de seguridad
activas o preventivas y reactivas, en respuesta a situaciones en que se produce un
fallo reduciendo su efecto, relacionadas con la seguridad del sistema de información y
del proceso de desarrollo.
Las valoraciones sobre la seguridad deben ser realizadas en función de las
características del sistema: complejidad, tamaño, incertidumbre, participantes, etc.
por los responsables de la seguridad del sistema de información, quienes se apoyarán
para sus decisiones en su conocimiento y experiencia en la materia sin perder de vista
además que, al ser finitos los recursos, no pueden asegurarse todos los aspectos del
desarrollo de los sistemas de información, por lo que habrá que aceptar un
determinado nivel de riesgo concentrándose en los aspectos más comprometidos o
amenazados, que serán diferentes según las circunstancias.

11.2. PRINCIPIOS BÁSICOS DE SEGURIDAD

La información a proteger puede ser pública (visualizada por cualquier persona) o


privada (sólo puede ser visualizada por un grupo de personas que trabaja con ella). La
preservación de dicha información debe garantizar los siguientes aspectos:
♦ Integridad: Característica que hace que su contenido permanezca inalterado a
menos que sea modificado por personal autorizado, quedando registrada la
modificación. Un fallo de integridad puede estar causado por anomalías en el
Hardware, Software, virus informáticos y/o modificación por personas que se
infiltran en el sistema.
♦ Disponibilidad: Requiere que la información se encuentre correctamente
almacenada con el Hardware y el Software funcionando perfectamente y que se
respeten los formatos para su recuperación de forma satisfactoria.
♦ Privacidad o confidencialidad: Necesidad de que la información sólo sea
conocida por personas autorizadas.
♦ Control sobre la información: Permite asegurar que sólo los usuarios
autorizados pueden decidir cuándo y cómo permitir el acceso a la misma.
♦ Autenticidad: Permite definir que la información requerida sea válida y
utilizable en tiempo, forma y distribución. Esta propiedad también permite
asegurar el origen de la información, validando el emisor de la misma, para
evitar suplantación de identidades.

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En cualquier sistema informático, existen cuatro componentes que el Ayuntamiento


debe proteger: Hardware, Software, los datos y los elementos fungibles (papel, tóner,
disquetes…). De estos cuatro elementos, los datos que maneja el sistema serán los
más importantes ya que son el resultado del trabajo realizado.
El análisis de los riesgos constituye una pieza fundamental en el diseño y desarrollo de
sistemas de información seguros. Los riesgos que afectan a un sistema de información
son de distinta índole: naturales (inundaciones, incendios, etc.) o lógicos (fallos
propios, ataques externos, virus, etc.)

11.3. SEGURIDAD FÍSICA

La seguridad física consiste en la aplicación de barreras físicas y procedimientos de


control, como medidas de prevención y contramedidas ante amenazas a los recursos e
información confidencial.
Los objetivos que se persiguen son:
♦ Disminuir siniestros.
♦ Trabajar mejor manteniendo la sensación de seguridad.
♦ Descartar falsas hipótesis si se produjeran incidentes.
♦ Tener los medios para luchar contra accidentes.
También habrá que especificar los controles y mecanismos de seguridad dentro y
alrededor del centro de proceso de datos de la entidad.

Seguridad frente a Desastres


Este tipo de seguridad está enfocado a cubrir las amenazas ocasionadas tanto por el
hombre, como por la naturaleza del medio físico en que se encuentra ubicado el
centro de proceso de datos. Las principales amenazas son:
♦ Desastres naturales, incendios accidentales, tormentas e inundaciones.
♦ Amenazas ocasionadas por el hombre.
♦ Disturbios, sabotajes internos y externos deliberados.

Seguridad frente a Acciones Hostiles


Se trata de especificar las medidas de seguridad a tomar para prevenir robos,
sabotajes o fraudes.

Control de Accesos
El objetivo es controlar al personal en los edificios y proporcionar sistemas para abrir o
cerrar puertas, áreas restringidas, controles de presencia, etc. Esto permite llevar un
control sobre lo que ocurre en los distintos edificios y áreas del Ayuntamiento, y así
poder depurar responsabilidades en caso necesario. Este punto es muy importante y
se recomienda poner especial énfasis en él, destacando los siguientes aspectos:
♦ Control de personas.
♦ Utilización de detectores de metales.
♦ Protección electrónica. Sensores conectados a centrales de alarma.

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Plan de Recuperación de Desastres


Para garantizar la integridad y la disponibilidad de la información, se preparan los
mecanismos o Planes de Recuperación de Desastres (PRD), que pretenden diseñar
procedimientos de recuperación de la información que se ha perdido.
La elaboración de un Plan de Recuperación de Desastres debe fijar sus objetivos,
estableciendo criterios como los siguientes:
♦ Nivel de cobertura de riesgos.
♦ Tiempo máximo admisible sin servicio.
♦ Pérdida de datos admisible.
♦ Tiempo de reconstrucción admisible del CPD (en caso de destrucción total del
mismo).
♦ Servicio restringido admisible desde otro CPD alternativo, en su caso.
Una vez fijados los objetivos, deben definirse las estrategias que se seguirán. Dichas
estrategias deben ser estudiadas con detalle, estableciendo diferentes opciones de
actuación en función de recursos, coste, criticidad y necesidades:
♦ Respaldo externo de datos y software.
♦ Existencia de un CPD alternativo.
♦ Existencia de dos CPD con reparto de funciones y mecanismos de recuperación.
♦ Dos CPD comunicados por líneas de alta capacidad y sistemas replicados, etc.
Los Planes de Recuperación de Desastres deben definir claramente prioridades de
aplicaciones o funcionalidades en base a criticidad, para ayudar a determinar los
niveles exigibles de tolerancia a fallos en un servidor de aplicaciones y datos, y el
orden en que deben ser recuperados.
Es también obligado que todas las responsabilidades de las personas involucradas
estén perfectamente definidas, y todas las acciones y procedimientos estén
estructurados y documentados. Debe considerarse además, el posible efecto de un
desastre sobre las personas encargadas de la explotación.
Para asegurar el correcto funcionamiento en caso de contingencia, es necesario
realizar pruebas periódicas en las que se revisarán los procedimientos, detectando
posibles puntos de mejora.
Al afrontar estrategias de recuperación de desastres, se originan un conjunto de
costes que pueden llegar a ser muy elevados, por lo que se debe evaluar en detalle el
ratio coste-riesgo. Algunos costes que aparecerán son: coste de equipos replicados,
coste de licencias de sistemas replicados, costes de personal y de comunicaciones,
coste de infraestructura física para un CPD redundante (si se plantea esta estrategia),
etc.
En cuanto a los mecanismos para obtención de copias de seguridad, tanto de
aplicaciones como de datos almacenados, deben ser claros y conocidos por las
personas involucradas, y contar con procedimientos, guías o manuales que permitan
restaurar las comunicaciones, las funcionalidades y los datos a partir de las copias de
seguridad.

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11.4. SEGURIDAD LÓGICA

Tras ver como el sistema puede verse afectado por falta de seguridad física, es
importante recalcar que la mayoría de los daños que puede sufrir un centro de datos
no será sobre los medios físicos, sino contra la información por él almacenada y
procesada. El activo más importante es la información, y existen técnicas más allá de
la seguridad física que la aseguran.
La seguridad lógica consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que
resguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personas
autorizadas para hacerlo. Se podrán afrontar y analizar los siguientes puntos:
♦ Control de Acceso
♦ Firewall
♦ Virus
♦ Sistemas de Detección de Intrusos (IDS)
♦ Comunicación Electrónica
♦ Certificados Digitales
♦ Redes Privadas Virtuales (VPN)
♦ Wireless
♦ Niveles de Seguridad Informática

11.5. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Actualmente, hablar de un sistema cien por cien seguro es imposible, sencillamente


porque el coste de la seguridad total es muy alto. Además, para muchas
organizaciones, tener un sistema de seguridad muy acotado les supone ver reducida
su capacidad de gestión.
La solución a medias sería acotar todo el espectro de seguridad en lo que a
plataformas, procedimientos y estrategias se refiere. De esta manera, se puede
controlar todo un conjunto de vulnerabilidades, aunque no se logre la seguridad total.
Las organizaciones deben contar con documentos, directrices y recomendaciones que
orienten en el uso adecuado de las nuevas tecnologías, para obtener el mayor
provecho y evitar un uso indebido de las mismas. Estos documentos se suelen agrupar
en la denominada Política de Seguridad. Su implementación es un proceso técnico-
administrativo.
Las políticas de seguridad de los sistemas de información, redes, así como las
prácticas, medidas y procedimientos deben estar coordinadas e integradas para crear
un sistema coherente de seguridad. Los requerimientos en la administración de la
seguridad dependen de los niveles de participación, del papel que desempeñan los
participantes, del riesgo implicado y de los requerimientos del sistema.
Como este proceso debe abarcar a toda la organización, sin exclusión alguna, ha de
estar fuertemente apoyado por el sector gerencial, ya que sin este apoyo, las medidas
que se tomen no tendrán la fuerza necesaria.
La implementación de políticas de seguridad, trae aparejados varios tipos de
problemas que afectan al funcionamiento de la organización. La implementación de un
sistema de seguridad conlleva incrementar la complejidad en la operatoria de la
organización, tanto técnica como administrativamente. Por esto, será necesario

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sopesar cuidadosamente la ganancia en seguridad respecto de los costes


administrativos y técnicos que se generen.
Una política de seguridad informática deberá abarcar:
♦ Alcance de la política, incluyendo sistemas y personal sobre el cual se aplica.
♦ Objetivos de la política y descripción clara de los elementos involucrados en su
definición.
♦ Responsabilidad de cada uno de los servicios, recursos y responsables en todos
los niveles de la organización.
♦ Responsabilidades de los usuarios con respecto a la información que generan y
a la que tienen acceso.
♦ Requerimientos mínimos para la configuración de la seguridad de los sistemas y
alcance de la política.
♦ Definición de violaciones y las consecuencias del no cumplimiento de la política.
♦ La política debe especificar la autoridad que debe hacer que las cosas ocurran,
el rango de los correctivos y sus actuaciones que permitan dar indicaciones
sobre la clase de sanciones que se pueden imponer.
♦ Explicaciones comprensibles (libres de tecnicismos y términos legales, pero sin
sacrificar su precisión) sobre el por qué de las decisiones tomadas.
♦ Finalmente, como documento dinámico de la organización, deben seguir un
proceso de actualización periódica sujeto a los cambios organizacionales
relevantes: crecimiento de la plantilla de personal, cambio en la infraestructura
computacional, alta y rotación de personal, desarrollo de nuevos servicios,
cambio o diversificación de negocios, etc.

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12. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

El objetivo de este proceso es la definición y el dimensionamiento de la estructura


necesaria para gestionar la Función Informática del Ayuntamiento, así como el
establecimiento de las líneas maestras para su desarrollo.

12.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

Teniendo en cuenta el objetivo del estudio de la situación actual, se realiza una


valoración de la información existente acerca de los sistemas de información
afectados. En función de dicha valoración, se especifica el nivel de detalle con que se
debe llevar a cabo el estudio.
Se realizará un análisis de la situación actual de la Función Informática, en caso de
existir, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
♦ Identificación de funciones en la gestión informática. Descripción del modelo de
gestión.
♦ Definición de la estructura de la Función Informática.
♦ Definición de los perfiles profesionales del personal encargado de gestionar la
Función Informática.
Si se decide documentar la situación actual, normalmente es conveniente dividir el
sistema actual en subsistemas. Si es posible se describirá cada uno de los
subsistemas, valorando qué información puede ser relevante para la descripción.
Como resultado de esta actividad se genera un diagnóstico, estimando la eficiencia de
los sistemas de información existentes e identificando los posibles problemas y las
mejoras.

Identificación de los usuarios participantes


En función del nivel de detalle establecido para el estudio de la situación actual, se
identifican los usuarios participantes de cada una de las unidades organizativas
afectadas por dicho estudio. Se informa a los usuarios identificados como implicados
en el Estudio de la Situación Actual, se solicita su aceptación y se espera su
confirmación.

12.2. DEFINICIÓN DE LOS REQUISITOS DEL SISTEMA

Determinación de los requisitos generales, mediante una serie de sesiones de trabajo


con los usuarios participantes, que hay que planificar y realizar. Una vez finalizadas,
se analiza la información obtenida definiendo los requisitos y sus prioridades, que se
añaden al catálogo de requisitos que servirá para el estudio y valoración de las
distintas alternativas de solución que se propongan.
Se analiza la información obtenida en las sesiones de trabajo para la Identificación de
Requisitos, definiendo y catalogando los requisitos (funcionales y no funcionales) que
debe satisfacer el sistema, indicando sus prioridades. Se incluirán también requisitos
relativos a distribución geográfica y entorno tecnológico.

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12.3. PROPUESTA DE LA SITUACIÓN FUTURA

El objetivo es dotar al Ayuntamiento de la infraestructura adecuada para prestar los


servicios necesarios. Esta estructura viene promovida en gran medida por:
♦ Averiguar, recopilar e identificar las necesidades de información de la entidad.
♦ Adecuar y optimizar las unidades informáticas de la organización a las
necesidades actuales.
Actualmente, se tiende hacia una evolución creciente de la inversión en informática
por parte de las Administraciones Públicas. No se puede comparar la inversión
absoluta de la Admón. Central (mucho mayor) con la Autonómica, sino confirmar que
la inversión pública en informática es cada vez mayor. Esto implica la necesidad de
una reorganización de las estructuras informáticas para dotarlas de personal
especializado y adecuarlas a los presupuestos, cuya gestión necesita un soporte de
personal más numeroso y cualificado que el actual.

12.3.1. Estudio de Alternativas de Solución


Este estudio se centra en proponer diversas alternativas que respondan
satisfactoriamente a los requisitos planteados, considerando también los resultados
obtenidos en el Estudio de la Situación Actual
En la descripción de las distintas alternativas de solución propuestas, se debe
especificar si alguna de ellas está basada, total o parcialmente, en un producto
existente en el mercado. Si la alternativa incluye un desarrollo a medida, se debe
incorporar en la descripción de la misma un modelo abstracto de datos y un modelo de
procesos, y en orientación a objetos, un modelo de negocio y un modelo de dominio.

12.3.2. Valoración de las Alternativas


Una vez descritas las alternativas se realiza una valoración de las mismas,
considerando el impacto en la organización, tanto desde el punto de vista tecnológico
y organizativo como de operación, y los posibles beneficios que se esperan
contrastados con los costes asociados. Se realiza también un análisis de los riesgos,
decidiendo cómo enfocar el plan de acción para minimizar los mismos y cuantificando
los recursos y plazos precisos para planificar cada alternativa.

Estudio de la Inversión
Para cada alternativa de solución propuesta, se valora el impacto en la organización y
se establece su viabilidad económica. Para ello, se realiza un análisis coste/beneficio
que determina los costes del sistema y los pondera con los beneficios tangibles,
cuantificables directamente, y con los beneficios intangibles, buscando el modo de
cuantificarlos.

Estudio de los Riesgos


Para cada alternativa se seleccionan los factores de situación que habrá que
considerar, relativos tanto a la incertidumbre como a la complejidad del sistema. Se
identifican y valoran los riesgos asociados y se determinan las medidas a tomar para
minimizarlos.

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Planificación de las Alternativas


En función del análisis de riesgos realizado en la tarea anterior, y para cada una de las
alternativas existentes:
♦ Se determina el enfoque más adecuado para llevar a buen fin la solución
propuesta en cada alternativa.
♦ Se realiza una planificación, teniendo en cuenta los puntos de sincronismo con
otros proyectos en desarrollo o que esté previsto desarrollar, según se ha
recogido en el catálogo de requisitos.
De esta manera se garantiza el cumplimiento del plan de trabajo en los restantes
procesos del ciclo de vida.

12.3.3. Selección de la Solución


Se debate con el Comité de Dirección sobre las ventajas e inconvenientes de cada una
de ellas y realizando las modificaciones que sugiera dicho Comité, hasta la selección
de la solución final.
El Comité de Dirección dará su aprobación formal o determinará la inviabilidad del
sistema, por motivos económicos, de funcionalidad como resultado del incumplimiento
de los requisitos identificados en plazos razonables o de cobertura de los mismos, etc.

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13. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

El objetivo es proporcionar un marco común de referencia para la definición y puesta


en marcha de planes específicos de aseguramiento de calidad aplicables a proyectos
concretos. Si en la organización ya existe un sistema de calidad, dichos planes
deberán ser coherentes con el mismo, completándolo en los aspectos no contemplados
relativos a normas particulares del cliente, usuario o sistema concreto.
La calidad se define como “grado en que un conjunto de características
inherentes cumple con unos requisitos”. El Aseguramiento de la Calidad pretende
dar confianza en que el producto reúne las características necesarias para satisfacer
todos los requisitos del Sistema de Información.
Por tanto, para asegurar la calidad de los productos resultantes el equipo de calidad
deberá realizar un conjunto de actividades que servirán para:
♦ Reducir, eliminar y lo más importante, prevenir las deficiencias de calidad de los
productos a obtener.
♦ Alcanzar una razonable confianza en que las prestaciones y servicios esperados
por el cliente o el usuario queden satisfechas.
Para conseguir estos objetivos, es necesario desarrollar un plan de aseguramiento de
calidad específico que se aplicará durante la planificación del proyecto de acuerdo a la
estrategia de desarrollo adoptada en la gestión del proyecto. En el plan de
aseguramiento de calidad se reflejan las actividades de calidad a realizar (normales o
extraordinarias), los estándares a aplicar, los productos a revisar, los procedimientos a
seguir en la obtención de los distintos productos durante el desarrollo del Plan de
Sistemas y la normativa para informar de los defectos detectados a sus responsables
y realizar el seguimiento de los mismos hasta su corrección.
El grupo de aseguramiento de calidad participa en la revisión de los productos
seleccionados para determinar si son conformes o no a los procedimientos, normas o
criterios especificados, siendo totalmente independiente del equipo de desarrollo. Las
actividades a realizar por el grupo de aseguramiento de calidad vienen gobernadas por
el plan. Sus funciones están dirigidas a:
♦ Identificar las posibles desviaciones en los estándares aplicados, así como en los
requisitos y procedimientos especificados.
♦ Comprobar que se han llevado a cabo las medidas preventivas o correctoras
necesarias.
Las revisiones son una de las actividades más importantes del aseguramiento de la
calidad, debido a que permiten eliminar defectos lo más pronto posible, cuando son
menos costosos de corregir. Además existen procedimientos extraordinarios, como las
auditorías, aplicables en desarrollos singulares y en el transcurso de las cuales se
revisarán tanto las actividades de desarrollo como las propias de aseguramiento de
calidad.
La detección anticipada de errores evita el que se propaguen a los restantes procesos
de desarrollo, reduciendo substancialmente el esfuerzo invertido en los mismos. En
este sentido es importante destacar que el establecimiento del plan de aseguramiento
de calidad comienza en el Análisis de la Situación Actual y se aplica a lo largo de todo
el desarrollo, en los procesos de Análisis, Diseño, Construcción, Implantación y
Aceptación del Sistema y en su posterior Mantenimiento.

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14. PLAN DE IMPLANTACIÓN

Establece las líneas maestras para la puesta en marcha del modelo de gestión y de los
sistemas definidos. Para ello, se propondrá, en función de las prioridades y
condicionantes de disponibilidad de recursos, una programación en la realización de
las actuaciones y proyectos que componen el Plan de Sistemas de Información:
♦ Establecimiento de las prioridades de implantación de los nuevos Sistemas de
Información.
♦ Definición de una programación aproximada para las actuaciones que componen
el Plan de Sistemas.
♦ Estimación de los recursos necesarios para la realización de los sistemas de
información especificados:
q Equipamiento informático.
q Software de base.
q Aplicaciones comerciales y desarrollos.
q Infraestructura de comunicaciones.
q Recursos humanos.
♦ Establecimiento de los mecanismos de revisión, evaluación, seguimiento y
control de las actividades del Plan de Sistemas a lo largo de la duración del
mismo.
♦ Aproximación al modelo económico. Evaluación preliminar de costes.
♦ Medir el esfuerzo necesario por parte del Ayuntamiento, identificado los
participantes y su grado de involucración en los proyectos, de forma que se
asegure el éxito del Plan.

14.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Y ACCIONES A


REALIZAR

El Plan de Implantación está constituido por una serie de proyectos cuya identificación
parte del escenario y las soluciones propuestas en el Plan de Sistemas. Se pueden
establecer tres conjunto de proyectos o Planes de Acción, en tres ámbitos diferentes:
♦ Plan de Evolución de los Sistemas: Recoge el conjunto de proyectos
relacionados con la implantación o evolución funcional o tecnológica de los
Sistemas de Información del Ayuntamiento.
♦ Plan de Adecuación Tecnológica: Proyectos relacionados con la implantación de
infraestructuras tecnológicas y de comunicaciones, así como de infraestructura
y herramientas orientadas a la seguridad de la información.
A su vez puede incluir:
q Proyectos de infraestructura de comunicaciones.
q Proyectos de infraestructura tecnológica.
q Actuaciones de Seguridad.
♦ Plan de Organización Informática: Recoge la necesidad de realizar y planificar
en el tiempo, determinadas acciones relativas a la reorganización y
funcionamiento del Área Informática del Ayuntamiento.

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Otras premisas generales que pueden considerarse en la definición de los proyectos a


llevar a cabo son:
♦ Los proyectos deben ser abordables de forma autónoma, aunque se prevean
relaciones con sistemas existentes o nuevos que aparecieran.
♦ El nivel de definición o alcance debe ser revisado cada vez que inicie el
lanzamiento de un proyecto. Este aspecto se acentúa en aquellos proyectos en
los que esté previsto su planificación para los últimos años del Plan.
Para cada uno de los proyectos es conveniente definir los siguientes parámetros:
♦ Nombre del proyecto, de forma que se pueda identificar de forma intuitiva el
alcance del mismo.
♦ Alcance: donde se define de manera más detallada la descripción de los
trabajos a realizar, puntualizando el alcance funcional así como las licencias y
Hardware necesario a incorporar si procediera.
♦ Prioridad: la prioridad dada al proyecto medida a partir del riesgo del mismo y
del valor añadido ofrecido al Ayuntamiento.
♦ Planificación del proyecto: un calendario que identifique los plazos para abordar
el proyecto.
♦ Estimación de recursos: medidos en inversión económica, tanto de servicios
profesionales, como de licencias y Hardware y en esfuerzo de horas-hombre.
Se especificará tanto la inversión inicial, como las necesidades para el
mantenimiento de la solución implementada en los casos en los que proceda.
♦ Áreas involucradas: áreas del Ayuntamiento que serán usuarias participantes
en cada uno de los proyectos.
♦ Requerimientos: donde se determina si existe dependencia con otros proyectos,
así como necesidades específicas o factores críticos a superar.

14.2. ESTIMACIÓN DE TIEMPOS Y CRONOGRAMA

El objetivo es dimensionar y planificar en el tiempo las acciones necesarias en función


de las prioridades establecidas.
Para conseguir la efectividad de un Plan de Sistemas, es necesaria una implantación
gradual de los nuevos sistemas de forma paralela a la adecuación tecnológica.
Por tanto, la identificación de las acciones, la estimación de los tiempos requeridos
para acometerlas y su planificación en el marco temporal de ejecución del Plan de
Implantación, se puede realizar sobre la base de un conjunto de consideraciones
generales:
♦ Periodo de implantación.
♦ Situación actual del Ayuntamiento: Recogida en el documento “Diagnóstico de
la Situación Actual”, en lo relativo a Sistemas de Información existentes,
infraestructura tecnológica, principales carencias manifestadas por los usuarios,
entornos tecnológicos, etc.
♦ Evolución desde soluciones más sencillas con tecnologías estables, hacia
sistemas más sofisticados o aquellos en los que las soluciones son más
complejas o la tecnología más inmadura.
♦ Capacidad de gestión y formación del personal involucrado para abordar cada
proyecto.

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♦ Homogeneización en el reparto de la inversión año a año.


♦ Consideraciones funcionales y técnicas: El desarrollo de ciertos sistemas puede
ser retrasado para permitir la realización de otros sistemas que sirvan de
soporte a los primeros y que permitan optimizar los esfuerzos requeridos para
su desarrollo.
♦ Planificación en función de la “Prioridad”: Asignada en función de una matriz
Valor añadido / Riesgo, y en cualquier caso, siempre en función de las
necesidades actuales y la estrategia marcada por el propio Ayuntamiento.
Prioridad
En la planificación de los proyectos, se puede establecer un parámetro que mida la
prioridad de cada proyecto (alta-media-baja), y en función de este parámetro, se
plantea en el tiempo el desarrollo de los proyectos.
Para identificar la prioridad de cada proyecto, se parte de una matriz de prioridades en
función del valor añadido proporcionado a la Organización, frente al riesgo del
proyecto, considerando dentro de cada parámetro los siguientes aspectos:
♦ Valor añadido: beneficios que reporta la solución, medido en función de la
reducción de costes, aumento de la eficacia, simplificación de tareas, mejora de
la atención al ciudadano o ampliación del servicio.
♦ Riesgos: riesgos extrínsecos relativos al impacto en la Organización
(implantación de nuevos modelos de gestión, número de usuarios, cambios en
procedimientos, nivel de formación tecnológica exigible), o al impacto en la
operativa de trabajo, así como riesgos intrínsecos al proyecto derivados de la
complejidad del sistema, nivel de maduración de la tecnología, inversión
asociada y duración del mismo.

Valor Añadido
Al t a Media
+ X
Al t a X Media / A l t a

Media Baja Baja


-
Impacto
Figura 6. Matriz para el cálculo de la prioridad de la implantación

De esta forma, los proyectos se planifican en función de la posición del proyecto


dentro de la matriz, posiciones a las que se asocian diferentes niveles de prioridad:

Valor Añadido Riesgo Prioridad


ALTO BAJO ALTA
ALTO ALTO MEDIA
BAJO BAJO MEDIA
BAJO ALTO BAJA

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Cronograma general
El cronograma englobará los plazos de implantación planteados para cada uno de los
proyectos, pudiendo quedar sujetos a modificaciones en función de las fechas de inicio
real, funcionalidades a implantar y recursos utilizados. Por tanto, previamente al inicio
de cada proyecto, es conveniente elaborar una planificación detallada donde queden
definidas las tareas, los hitos intermedios y productos.

14.3. DETERMINACIÓN DE LOS ESFUERZOS Y COSTES DE


IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS

Como se ha indicado en el apartado 13.1, el Plan de Evolución de los Sistemas tendrá


como resultado la implantación de nuevas aplicaciones, así como la evolución
funcional y/o tecnológica de las ya existentes en el Ayuntamiento. Para ello, conviene
realizar una estimación de los esfuerzos necesarios para llevarlas a cabo en términos
de dedicación. Se detallará:
♦ El esfuerzo de personal informático, bien sea mediante servicios profesionales
externos, a través del propio personal municipal o de forma mixta.
♦ El esfuerzo de personal usuario del Ayuntamiento, ya sea a nivel directivo o
básico, necesario para garantizar el éxito de los proyectos.
Además, se estimará el coste de los servicios especializados a partir de la dedicación
requerida, generando un Plan de Inversión.

Metodología para la Estimación de Esfuerzos


Se propone una metodología para el cálculo de los esfuerzos necesarios, partiendo de
la contratación de servicios profesionales externos, en colaboración con el propio
personal local. En ella, la estimación de la dedicación requerida para acometer los
distintos proyectos de implantación o evolución de sistemas, se apoya en una
clasificación previa de los proyectos en función de su naturaleza:
1. Existen proyectos que requieren un mayor esfuerzo por parte del usuario del
Ayuntamiento, ya que en ellos existe un fuerte componente de consultoría inicial en
el aspecto funcional (en cuanto a modelos de procesos y estrategias)
adicionalmente al desarrollo o adaptación tecnológica de una aplicación. Se han
denominado proyectos “C” (Consultoría).
2. Otros proyectos pueden tener un mayor componente tecnológico, o no requerir
una fuerte actividad de consultoría funcional previa. Estos se han denominado
proyecto “D” (Desarrollo).
Sobre la base de esta premisa, se realiza una estimación de los equipos de trabajo y
tiempos medios necesarios para acometer los distintos proyectos.
Es importante destacar que el resultado debe entenderse como parámetros medios
aproximados de los tiempos y como consecuencia de los costes. Son por tanto,
susceptibles de modificaciones. Así, la estimación de tiempos y costes deberá ser
revisada con anterioridad al inicio de cada uno de los proyectos, adaptándolos a las
consideraciones y situación concreta de ese momento.

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A continuación se resumen las variables metodológicas utilizadas para la estimación


de tiempos y esfuerzos, aplicadas para la clasificación de proyectos explicada
anteriormente:

Clasificación de los proyectos en función del nivel de esfuerzo requerido:


Se pueden clasificar los proyectos de implantación / evolución de sistemas en 5
niveles graduales en base al esfuerzo que requiere su ejecución, es decir, según sea
el alcance funcional del proyecto, la adaptación tecnológica a la nueva arquitectura y
plataforma o nuevo sistema, interfases con otros sistemas o volumen de información y
bases de datos asociadas:
Muy Bajo Nivel 1
Bajo Nivel 2
Medio Nivel 3
Alto Nivel 4
Muy Alto Nivel 5
Perfiles del equipo de trabajo:
♦ Jefe de Proyecto (JP): Colabora en las funciones de análisis y realiza el control y
gestión del proyecto.
♦ Consultor Senior (CS): persona encargada de realizar la definición de
necesidades y requisitos que debe cumplir el sistema. Igualmente realiza tareas
de análisis preliminar y diseño funcional, así como colaboración en el desarrollo
e implantación.
♦ Consultor Junior (CJ): Colabora a bajo nivel en la definición de requisitos del
sistema, así como en la fase de análisis y diseño funcional. Realiza tareas de
desarrollo y pruebas de las aplicaciones.
♦ Analista (AN): persona encargada de realizar las tareas de análisis en la fase de
análisis preliminar y diseño funcional. Supervisa y colabora en las tareas de
programación. Asimismo, supervisa las pruebas y la implantación.
♦ Programador (PR): persona que realiza funciones de diseño técnico y de
programación y pruebas de aplicaciones.
Cada perfil tendrá una tarifa de coste asociada, a determinar en el momento en que se
elabore el Plan de Sistemas.

Esfuerzo del equipo de proyecto externo: Media de horas/hombre y meses requeridos


para el desarrollo del proyecto:
Se proporciona la media de horas totales del equipo de trabajo para la ejecución
de cada tipo de proyecto. Es un parámetro medio, que en conjunción con el
equipo de trabajo necesario, detrae la duración del proyecto en meses.
Esta duración (meses) puede por tanto variar por una variación en el tamaño o
dedicación del equipo propuesto, aunque las horas totales necesarias no cambien.
Es decir: un proyecto que requiere una dedicación de 3 personas al 100% de
forma simultánea durante 1 mes, suma las mismas horas de trabajo que otro que
implica a 1 sola persona al 100% durante 3 meses.

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Esfuerzo de usuarios del Ayuntamiento:


En lo concerniente a los usuarios, se puede calcular en función del grado de
participación en los diferentes tipos de proyectos identificados. De esta forma se ha
partido de las siguientes hipótesis:
ESFUERZO DE USUARIOS
Proyectos con elevado componente de Consultoría inicial 20 %
Proyectos con componente tecnológico prioritario 10 %

Por ejemplo, se puede tener la siguiente distribución:


EQUIPOS DE TRABAJO POR TIPO DE SISTEMA Y NIVEL DE ESFUERZO

Proyectos con elevado componente de Consultoría inicial


ESFUERZO EQUIPO DE TRABAJO
NIVEL TOTAL
REQUERIDO JP CS CJ
1 Muy Bajo 0,25 0,25 0,5 1
2 Bajo 0,26 0,5 0,75 1,5
3 Medio 0,25 0,75 1 2
4 Alto 0,5 0,75 1,5 2,75
5 Muy Alto 0,75 1 2 3,75
NOTA: Los decimales reflejan dedicación parcial de una persona

Proyectos con componente tecnológico prioritario


ESFUERZO EQUIPO DE TRABAJO
NIVEL TOTAL
REQUERIDO JP AN PR
1 Muy Bajo 0 0,75 1 1,75
2 Bajo 0 1 1,5 2,5
3 Medio 0,5 1 1,5 3
4 Alto 0,75 1 2 3,75
5 Muy Alto 1 1,5 2,5 5

De forma similar, y según sea el criterio del equipo de trabajo encargado de la


elaboración del Plan de Sistemas, se determinarán los factores a aplicar para
determinar los tiempos estimados por tipo de sistema y nivel de esfuerzo, así como los
plazos y costes medios por tipo de sistema y nivel de esfuerzo.

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14.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE SISTEMAS

El Plan de Implantación requiere la realización de un seguimiento con la finalidad de


controlar plazos y supervisar el desarrollo de las actuaciones previstas en cada etapa.
Para ello se establecerán una serie de mecanismos o procedimientos formales
(informes, metodología de trabajo, etc.) que aseguren el cumplimiento y actualización
de los objetivos plasmados en el Plan y que son los siguientes:
♦ Plan Anual.
♦ Control de Proyectos.
♦ Gestión de Modificaciones.
♦ Revisión del Plan de Sistemas de Información.
♦ Creación de Comités.
♦ Adopción de Metodologías.

Creación de comités
El Ayuntamiento evaluará la posibilidad de constituir un Comité de Seguimiento, con
representación por parte de la Dirección de la Organización, para dar formalidad a las
aprobaciones de las acciones que se hayan descrito en el mantenimiento del Plan.
Sin perjuicio del Comité anterior, se constituirá un Comité Técnico con
representación de personal de la Dirección de Sistemas y Sección Informática, para
elevar la aprobación de las acciones al anterior Comité, o aprobar éstas, en el caso
que se decida prescindir del mismo.

Plan anual
El Plan Anual tiene como objetivo adecuar las directrices contenidas en el Plan de
Sistemas a la situación actual, para marcar las líneas de actuación a desarrollar.
Este documento será presentado anualmente al Comité de Seguimiento para su
aprobación, con antelación suficiente al inicio del periodo al que corresponde, y servirá
como base, tanto para la revisión del cumplimiento de los objetivos y prioridades del
periodo analizado, como para el establecimiento de los objetivos del siguiente año.

Elaboración
Para proceder a la elaboración del Plan Anual se pueden tener en cuenta las siguientes
fuentes:
♦ Plan de Sistemas de Información: El Plan de Sistemas de Información marca
las guías y directrices a seguir (Plan de Sistemas, Plan de Implantación etc.).
Así mismo, identifica los proyectos definidos y su prioridad de ejecución.
♦ Solicitudes de usuario: Se tendrán en cuenta las nuevas necesidades
detectadas por los usuarios, recogidas y evaluadas a lo largo del año.
♦ Recursos disponibles: Se considerarán los recursos disponibles (equipos,
personal, económicos,...) para el año a evaluar.
♦ Estrategia del Ayuntamiento: Para la elaboración del Plan Anual de la
Sección Informática, es necesario tener en cuenta la posible modificación de la
estrategia del Ayuntamiento, que puede a su vez producir incorporaciones o
modificaciones a los proyectos y prioridades asignadas.

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Para la elaboración del Plan Anual se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Establecimiento de objetivos: El Ayuntamiento establece los objetivos y
prioridades del periodo, a través de la revisión del periodo anterior y de los posibles
nuevos objetivos.
2. Establecimiento de proyectos de Sistemas de Información: A partir de los
objetivos y prioridades definidos, se deben establecer los proyectos concretos que
sean necesarios para cubrir las directrices generales marcadas en el Plan de
Implantación.
3. Descripción de proyectos de Sistemas de Información: Para cada uno de los
proyectos establecidos en el punto anterior se especificarán los siguientes datos:
♦ Tareas a realizar.
♦ Recursos humanos necesarios, especificando si son internos o externos y
categoría profesional.
♦ Recursos materiales necesarios.
♦ Estimación del esfuerzo necesario (horas).
♦ Estimación de costes.

4. Descripción de acciones para ejecución del Plan: Acciones a realizar en el año


para la ejecución de cada uno de los proyectos establecidos, y el coste que dichas
acciones suponen.
5. Descripción global del Plan Anual: Una vez realizada la descripción de cada
proyecto y evaluado su coste, se procede a la descripción global del Plan, dando lugar
a la siguiente información:
♦ Calendario de proyectos a acometer en el año.
♦ Recursos humanos necesarios, tanto internos como externos, especificando
categoría para la realización de proyectos.
♦ Recursos materiales necesarios para la realización de proyectos.
♦ Coste total del Plan Anual.

6. Presentación y aprobación: Una vez elaborado el Plan Anual se presenta al Comité


de Seguimiento, para proceder a su aprobación.
Revisión
Es conveniente que el Plan Anual sea revisado periódicamente (mensualmente a ser
posible) para adaptarse y adecuarse a la situación actual del momento, que está
influida por factores como las desviaciones en los proyectos de ejecución o la aparición
de nuevos proyectos y prioridades por cuestiones estratégicas o de petición de
usuario.
La revisión de los Planes Anuales será realizada por el Comité Técnico, quien
posteriormente lo presentará al Comité de Seguimiento para su aprobación.

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Control de proyectos
Al iniciarse un proyecto, y tomando como base la documentación aportada en el Plan
Anual y en el Plan de Sistemas de Información, conviene realizar un conjunto de
tareas, independientemente de la participación de personal externo en la ejecución de
los proyectos. Las tareas a llevar a cabo al inicio de un proyecto son:
♦ Preparación del programa de trabajo detallado: Tareas a realizar especificando
fechas de principio y fin, tiempo estimado, responsables y productos a obtener.
♦ Recursos materiales necesarios: PC's, puestos de trabajo en entorno de
desarrollo, impresoras, ubicación, etc.
♦ Recursos humanos necesarios: Especificando la categoría, dedicación al
proyecto, organización del equipo de trabajo, y detallando si se trata de
personal de la propia Corporación o externo.
♦ Coste del proyecto: A lo largo de la ejecución de los proyectos es necesario
realizar controles periódicos del estado en que éstos se encuentran, y es
importante que estos controles sean sencillos, breves y completos. Asimismo,
conviene realizar un control de horas realizadas en cada tarea para cada
persona del proyecto (es aconsejable que tenga una periodicidad semanal),
para, de esta manera, controlar las posibles desviaciones. El procedimiento
formal de comunicación del estado de un determinado proyecto se realizará a
través de los denominados Informes de Progreso que se entregarán al Comité
Técnico, constando de los siguientes apartados:
q Introducción: Se hace referencia al proyecto y al periodo de validez del
informe.
q Situación Actual: Descripción muy resumida, al nivel de grandes tareas, del
trabajo realizado hasta la fecha del informe.
q Trabajo realizado: Descripción de las tareas que se han realizado a lo largo
del periodo de validez del informe.
q Problemas encontrados: Descripción de los problemas que se han detectado
a lo largo del periodo de validez del informe y que han incidido en la
realización del proyecto.
q Problemas potenciales: Descripción de las amenazas que se han detectado y
que en un futuro pueden suponer un problema para la normal realización del
proyecto.
q Decisiones tomadas/pendientes: Descripción resumida de las decisiones que
se han tomado en el periodo y de las que están pendientes de solucionar.
q Plan Anual próximo periodo: Descripción resumida, al nivel de grandes
tareas, del trabajo a realizar en el próximo periodo.

Gestión de modificaciones
Los usuarios del Ayuntamiento pueden realizar solicitudes que supondrán
modificaciones o sugerencias a aplicaciones ya existentes, o planteamiento de nuevas
necesidades y, por lo tanto, de nuevos Sistemas de Información. Estas solicitudes
serán recibidas en la Sección Informática, en la que se realizará un primer análisis de
la petición.

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Revisión del plan de sistemas de información


El Plan de Sistemas de Información conviene revisarlo anualmente (o en el momento
en que se considere oportuno) y adecuarlo a las nuevas necesidades surgidas durante
el año. Se revisarán tanto los fundamentos del Plan como sus objetivos, teniendo en
cuenta los factores que pueden haber originado los cambios y que pueden ser:
♦ Nuevas estrategias o funciones.
♦ Nuevas tecnologías.
♦ Modificación en la asignación de los recursos previstos originalmente.
♦ Problemas surgidos a lo largo de la implantación del Plan.
La revisión correrá a cargo del Comité Técnico, que la presentará al Comité de
Seguimiento de la Corporación para su aprobación.

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15. PLAN DE FORMACIÓN

El objetivo es definir y dimensionar las acciones a realizar en la formación del personal


del Ayuntamiento:
♦ Identificación de las necesidades de formación.
♦ Tipificación de los grupos objetivo de las acciones formativas y de perfiles de
formación.
♦ Descripción curricular de los grupos de formación.
♦ Secuenciamiento de las acciones formativas.
♦ Elaboración de recomendaciones para la planificación y gestión de las
actividades de formación.

15.1. FORMACIÓN CONTINUA EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL

La mayoría de los manuales técnico-científicos sobre Formación de Personal, coinciden


a la hora de señalar las distintas fases que ésta debe poseer para etiquetarse como
una Formación de calidad. La Formación Continua de los Trabajadores de la
Administración Pública, y por supuesto de la Local, no deben quedar exentos del
cumplimiento de dichas etapas.
Las fases generales son las siguientes:
♦ Análisis de Necesidades de Formación.
♦ Planificación y Diseño.
♦ Gestión e Impartición de la Formación.
♦ Evaluación.
La primera de esas fases tiene una importancia fundamental, ya que en ella se
planifican también las siguientes.
Diseñar un Plan de Formación supone no sólo planificar el conjunto de acciones
formativas que se van a impartir, sino también relacionarlas con la política de
Recursos Humanos de la Entidad Local.
A nivel de planificación, se podría distinguir entre aquellos aspectos de carácter más
global y relacionados con la totalidad del Plan de Formación, y aquellos que aluden
directamente a las distintas acciones formativas que se van a ejecutar.

15.2. DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN

La formación resulta una actividad compleja, con varias fases o etapas dentro de las
cuales se contemplan muchos aspectos. Plantearse cuál es el número de participantes
óptimo para impartir un curso de formación, o el número de horas más apropiado, o el
presupuesto necesario, y esperar como respuesta un simple número, sería no analizar
el problema en su verdadera dimensión. Estas preguntas no conviene responderlas en
el momento de programar la acción formativa, hay que retroceder a la fase anterior,
la de Análisis de Necesidades de Formación.
Sólo examinando cuidadosamente el origen de las necesidades, a qué personal
afectan, cuáles son sus características, qué lagunas se desean cubrir, etc., se podrá
abordar la fase de programación con las garantías suficientes.

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Un Plan de Formación que se diseñe e imparta sin haber prestado anteriormente la


atención debida a detectar las necesidades formativas del personal, resulta en la
mayoría de los casos banal, o simplemente una justificación a nivel político,
difícilmente útil y rentable para la entidad que lo lleva a cabo, y en el mismo sentido,
poco útil y satisfactoria para los participantes en las distintas acciones formativas.
En este sentido, el estudio de las necesidades de formación, resulta muy
recomendable para ejecutar un Plan de Formación Continua en la Administración
Local.

15.3. PLANIFICACIÓN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS

En la fase de planificación, hay que diseñar lo que será el Plan de Formación en su


conjunto. Se deben contemplar distintos aspectos, todos ellos interrelacionados entre
sí, es decir, no conviene tomar una decisión respecto a un apartado si no se tienen en
cuenta los demás. Los distintos puntos a considerar serán:
♦ Denominación del plan.
♦ Objetivos Generales: Se trata de especificar aquello que se desea conseguir, el
principal o principales logros que se quieren alcanzar con el Plan de Formación
que se presenta.
♦ Resultados previstos: Los resultados previstos son el efecto o la consecuencia
de un hecho, en este caso, del desarrollo del Plan de Formación. Diferentes
aspectos a tener en cuenta serán:
q Interrelación entre el programa formativo de la Corporación Local y la
respuesta a las necesidades formativas.
q Relación entre los objetivos del Plan de Formación con el estudio de
necesidades.
q Relación entre lo que se espera que aprendan los participantes y los
objetivos marcados por la Corporación.
♦ Mejora entre el comportamiento inicial de los participantes y los conocimientos,
habilidades y destrezas adquiridas para el puesto de trabajo.

♦ Metodologías de evaluación: Un aspecto importante en la evaluación de la


formación es conocer la opinión de las personas que han asistido a cada una de
las acciones formativas, su grado de satisfacción, así como aquellos aspectos en
los que será necesario incidir para mejorar acciones similares que se emprendan
en el futuro. Se trata de apreciar en qué medida los asistentes consideran
adecuada la formación recibida, así como la manera en que dicha formación
puede resultarles de utilidad en el desempeño de su trabajo.
♦ Acciones Formativas: A modo de resumen se recomienda tener en cuenta, al
menos, los siguientes aspectos:
q Denominación de las acciones.
q Número de Ediciones.
q Número de participantes por edición.
q Número de horas por edición.

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Para cada una de las acciones formativas, hay que tener en cuenta la siguiente
información:
♦ Denominación de la acción formativa.
♦ Modalidad: presencial, a distancia o mixta.
♦ Organización del proceso de formación: número de ediciones y participantes.
♦ Número de horas de la actividad formativa.
♦ Calendario previsto.
♦ Destinatarios.
♦ Objetivos.
♦ Contenidos.
♦ Técnicas metodológicas.
♦ Medios previstos.

15.4. PRESUPUESTO

Se distinguen, por una parte, aquellos aspectos que se pueden imputar directamente a
aspectos relacionados con la formación:
♦ Profesorado.
♦ Medios materiales y didácticos.
♦ Gastos de alojamiento, manutención y desplazamiento.
Y por otra parte, aquellos otros de un carácter más general:
♦ Personal coordinador y auxiliar necesario.
♦ Alquileres, tanto de instalaciones como de maquinaria.
♦ Seguros, incluido el de accidentes de los participantes.
♦ Administración y publicidad.
♦ Contratación de servicios con empresas.

15.5. GESTIÓN DEL CAMBIO

La implantación del Plan de Sistemas exige una gestión, seguimiento y control para
que la implantación y la redefinición de los procesos y procedimientos se desarrollen
con éxito, y el nuevo sistema contribuya a la consecución y logro final de los objetivos
perseguidos por el Ayuntamiento, es decir, un Plan de Gestión del Cambio.
Los elementos fundamentales que componen la Gestión del Cambio son:
♦ Objetivos del Plan de Gestión del Cambio.
♦ Agentes del Plan de Gestión del Cambio: Dirección y Comité Técnico.
♦ Herramientas del Plan de Gestión del Cambio.
El Plan de Gestión del Cambio está encaminado a la consecución de dos grandes
objetivos; el éxito de la implantación y el logro de los objetivos finales del proyecto.

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Para lograr los mismos, la Dirección y el Comité Técnico irán fijándose pequeñas
metas de forma que el cambio se produzca de forma gradual, obteniendo la confianza
y compromiso de todos los miembros del Ayuntamiento.
Del mismo modo, habrán de tenerse en cuenta aquellos elementos que pueden influir
en el logro de estas metas, como son el ámbito afectado por la gestión del cambio y
los componentes y factores de dicho cambio.
Es conveniente identificar los factores críticos, barreras o posibles resistencias al
cambio que puedan afectar directa o indirectamente al desarrollo de la implantación
del Plan de Sistemas en el Ayuntamiento, así como los que facilitan dicho cambio y
proporcionan la información necesaria con objeto de anticiparse a la aparición de
problemas y definir alternativas de solución a los mismos.
Para lograr los objetivos señalados, se recomienda actuar sobre cada uno de los
usuarios del Ayuntamiento que se ven afectados por el cambio. Las acciones a tomar
para la consecución de estos objetivos tratarán de aprovechar los factores que
facilitan el cambio y de eliminar los factores críticos.

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