Manual de Procesos y Procedimientos de Gestión de Proyectos

MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE
PROYECTOS

MACROPROCESO: VINCULACIÓN

PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS

Control de la versión actual
Versión 1
09‐may‐2016
Ing. Janela Encalada
Revisado por:
Dirección de Vinculación
Firma
11‐mar‐2016
Ing. Sebastián Suarez
Elaborado por:
Técnico de Planificación Firma

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Código: MI-VI01
DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE VINCULACIÓN Versión: 1

Tabla de contenido
1. IDENTIFICACIÓN ................................................................................................................................................ 3
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ........................................................................................................................ 3
3. RESPONSABILIDADES ......................................................................................................................................... 4
4. FICHA DEL PROCESO .......................................................................................................................................... 7
5. PROCESOS ......................................................................................................................................................... 8
5.1. MACRO PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS .................................................................................................. 8
5.2. PROCESO DE DEFINICIÓN DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES ...................................................................... 10
5.3. PROCESO DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS ...................................................................... 12
5.4. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO ...................................................................................................... 15
5.5. PROCESO DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ................................................................................................. 17
5.6. PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO ............................................................................................................ 19
5.7. PROCESO DE SEGUIMIENTO EX – POST ......................................................................................................... 21
6. INDICADORES .................................................................................................................................................. 23
6.1. INDICADOR DEL PROCESO DE PRESENTACIÓN Y CREACIÓN DE PROGRAMAS O PROYECTOS DE VINCULACIÓN
23
6.2. NÚMERO DE PROYECTOS APROBADOS ........................................................................................................ 23
6.3. INDICADOR DEL PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO ................................................................................... 23
7. ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS .................................................................................................................... 24
8. HISTORIAL DE CAMBIOS ................................................................................................................................... 24

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1. IDENTIFICACIÓN

MATRIZ: MI‐MISIONALES
MACRO‐PROCESO: MI‐03 VINCULACIÓN
PROCESOS: MI‐VI01 Gestión de proyectos
SUB‐ PROCESOS: MI‐VI01‐01 Definición de programas institucionales
Presentación y aprobación de proyectos
Ejecución del proyecto
Seguimiento del proyecto
Cierre del proyecto
Seguimiento ex – post
PROCESOS AP‐GF01 ‐01 Ejecución Presupuestaria
RELACIONADOS: AP‐GF01 ‐02 Reformar Presupuesto
DEFINICIÓN Y Definir los pasos necesarios para el proceso de gestión de proyectos de vinculación
ALCANCE: incluye la ejecución, seguimiento, cierre y seguimiento expos.
OBJETIVOS: ‐ Facilitar los procesos operativos relacionados con actividades de gestión de
proyectos.

2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

‐ PROYECTO: Según el PMBOK, un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es
decir, que tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los
objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no
pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
‐ PROGRAMA: Hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades,
servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí y
que son de similar naturaleza.1
‐ PRÓRROGA: El período suplementario para cumplir con las metas y actividades establecidas en el
proyecto.

1
http://juanjosesalvador.blogspot.com/2012/08/plan‐programa‐proyecto‐actividad.html
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3. RESPONSABILIDADES

DEL RECTORADO
‐ Analizar la aprobación o no de programas de vinculación recomendados por la Comisión de
Vinculación.
‐ Considerar la aprobación o no de la ejecución de proyectos de vinculación.
‐ Conocer el cierre y resultados de proyectos de vinculación.

DE LA COMISIÓN DE VINCULACIÓN
‐ Revisar las propuestas de programas institucionales presentados por la Dirección de Vinculación
y recomendar su aprobación ante el Rectorado.
‐ Analizar las propuestas de proyectos y evaluar si se recomienda o no su ejecución ante el
Rectorado.
‐ Emitir observaciones en caso de ser necesario.
‐ Apoyar en el seguimiento de proyectos de vinculación y emitir observaciones y/o
recomendaciones sobre el avance del mismo.
‐ Analizar la suspensión de proyectos en casos debidamente justificados.
‐ Aprobar las solicitudes de prórrogas presentadas.

DE LA DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
‐ Consolidar información de las carreras, emitida por los Coordinadores de Vinculación, proponer
los programas institucionales en base a las fortalezas de las carreras en áreas de vinculación.
‐ Consultar a expertos, en el caso de requerirlo, para la evaluación de programas institucionales.
‐ Propone la creación de programas institucionales ante la Comisión de Vinculación.
‐ Analizar la sustentabilidad del proyecto.
‐ Emitir observaciones sobre las propuestas de proyectos presentadas, si es necesario.
‐ Realizar los requerimientos de subcontratos, materiales, suministros, horas de vinculación y de
ejecución presupuestaria.
‐ Analizar la necesidad de formalizar el seguimiento expos y monitorear la ejecución del mismo.
‐ Revisar los avances de los distintos proyectos, actualizar y archivar su información.
‐ Realizar el acta de inicio y cierre del proyecto cuando sean requeridas.
‐ Gestionar los desembolsos y requerimientos necesarios para la ejecución del proyecto.
‐ Reportar las horas asignadas para proyectos de vinculación a la Dirección de Talento Humano.
‐ Si se requiere modificar en el distributivo las horas de vinculación de docentes, notificar a
Talento Humano sobre el cambio en la asignación de horas de vinculación.
‐ Crear las actas de inicio y cierre del proyecto con el Director del mismo.
‐ Mantener actualizada la información relacionada con seguimiento, resultados y cierre de
proyectos.
‐ Conocer los informes de seguimiento y cierre de proyectos validados por los coordinadores
de vinculación.
‐ Comunicar a la Comisión de Vinculación sobre el avance y cierre de proyectos.
‐ Archivar los documentos relacionados con los proyectos de vinculación.
‐ Formalizar la ejecución del seguimiento ex post del proyecto.

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DE LOS COORDINADORES DE VINCULACIÓN
‐ Definir las áreas de trabajo de vinculación de las carreras de su facultad, en base a la pertinencia,
fortalezas y perfil de egreso de las mismas.
‐ Analizar la pertinencia de los proyectos de vinculación presentados por los docentes de su
facultad.
‐ Revisar si las propuestas de proyectos se encuentran alineadas con los ejes de vinculación y a
programas institucionales.
‐ Solicitar el aval académico del proyecto a la Junta Académica.
‐ Remitir a la Dirección de Vinculación el proyecto con la aprobación del Consejo de Facultad.
‐ Realizar observaciones sobre el programa o proyecto, si lo encuentran necesario.
‐ Validar los informes periódicos de seguimiento y cierre de los proyectos de vinculación.
‐ Coordinar acciones preventivas y correctivas durante la ejecución del proyecto, en el caso de ser
necesario.
DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
‐ Coordinar y dirigir las actividades planificadas para la consecución de los objetivos del proyecto.
‐ Garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto respetando siempre los criterios de
calidad y ética.
‐ En caso de que existan inconvenientes en la ejecución del proyecto, planificar acciones a tomar.
‐ Elaborar los informes periódicos de seguimiento y cierre del proyecto y presentarlos al
Coordinador de Vinculación de su Facultad.
‐ Firmar las actas de inicio y cierre del proyecto.
‐ Planificar el seguimiento ex – post del proyecto y realizar los informes de ejecución del mismo.
‐ Informar a la Dirección de Vinculación sobre los avances del proyecto.
‐ Ser custodio de los equipos que se compren para el proyecto.

DEL DOCENTE QUE PRESENTA LA PROPUESTA
‐ Realizar propuestas de proyectos de vinculación en marcados en los ejes de vinculación y
programas institucionales.
‐ Ejecutar las acciones referentes al programa o proyecto, darle seguimiento y obtener los
resultados del mismo.
‐ Modificar las propuestas si recibe observaciones o comentarios por parte de las instancias de
evaluación y aprobación.

DE LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUA
‐ Analizar y recomendar o no los proyectos de vinculación que tengan el componente de
educación continua.

DEL DECANATO GENERAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO
‐ Autorizar o no la ejecución del seguimiento ex post del proyecto en base a la recomendación
enviada por la Dirección de Vinculación.

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DE LA JUNTA ACADÉMICA
‐ Analizar la emisión de un aval de las actividades académicas de los estudiantes que participan en
proyectos de vinculación.
DEL CONSEJO DE FACULTAD
‐ Analizar la pertinencia de la ejecución del proyecto y notificar su decisión al Coordinador.
DE LOS ESTUDIANTES Y DOCENTES PARTICIPANTES
‐ Garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto respetando siempre los criterios de
calidad y ética.
‐ Mantener informado al director del proyecto sobre las actividades realizadas.
DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
‐ Realizar contratos de personal requeridos para los proyectos.
‐ Crear una nueva versión del distributivo, para incluir los cambios de asignación de horas en
proyectos.

DE BODEGA
‐ Coordinar el proceso de Pedido de Materiales y Suministros.

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4. FICHA DEL PROCESO

DEFINICIÓN Y Definir las actividades que conforman el proceso de vinculación con la sociedad,
ALCANCE: incluye: presentación y aprobación de programas o proyectos, ejecución,
seguimiento y cierre del proyecto, seguimiento ex – post.
OBJETIVOS: ‐ Facilitar los procesos operativos relacionados con las actividades de
vinculación.
RESPONSABLE Dirección de Vinculación
DEL PROCESO
ENTRADAS: ‐ Propuestas de Programas o Proyectos
SALIDAS: ‐ Acta de cierre del Programa o Proyecto
‐ Informe final de seguimiento ex – post.
‐ Impactos del proyecto.
‐ Liquidaciones económicas.
PERIODICIDAD Permanente
DE EJECUCIÓN:

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5. PROCESOS
5.1. MACRO PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS

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DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL
# Ejecutor: Registro: Descripción
1 Unidad de Presentación y Aprobación de Programas o
Vinculación Proyectos de vinculación con la sociedad.
2 Unidad de En caso de recomendar la propuesta para su
Vinculación ejecución el proceso sigue en la actividad 3, caso
contrario el proceso finaliza.
3 Unidad de Proceso de Gestión Presupuestaria.
Vinculación
4 Unidad de ‐Acta de Inicio Crea un acta de inicio del proyecto.
Vinculación
5 Director del Firma el acta de inicio del proyecto.
proyecto
6 Unidad de Proceso de Ejecución del Proyecto.
Vinculación
7 Unidad de ‐Informes Periódicos Proceso de Seguimiento del Proyecto.
Vinculación
8 Unidad de Si se requieren reformas el proyecto sigue en la
Vinculación actividad 9, caso contrario continúa en la actividad
10.
9
Unidad de Proceso de Reformar el Presupuesto.
Vinculación
10 Unidad de Si el proyecto no se encuentra terminado el proceso
Vinculación retorna a la actividad 6, caso contrario sigue en la
actividad 11.
11 Unidad de ‐Acta de cierre Proceso de Cierre del Proyecto.
Vinculación ‐Liquidación económica
‐Informe final
12 Unidad de Proceso de Seguimiento Ex – Post
Vinculación

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5.2. PROCESO DE DEFINICIÓN DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES

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1 Coordinadores de Analiza las características de la carrera que se
Vinculación encuentren alineadas con vinculación.
2 Coordinadores de ‐Áreas de trabajo de la Definen las áreas de trabajo de la carrera que son

Vinculación carrera referentes a vinculación.
3 Dirección de Consolida la información.
Vinculación
4 Dirección de Consulta con expertos.
Vinculación
5 Dirección de ‐Programas Institucionales Propone programas institucionales.
Vinculación de Vinculación
6 Comisión de Recomienda los programas institucionales.
Vinculación
7 Rector Aprueba los programas institucionales.
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5.3. PROCESO DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS

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1 Docente ‐Propuesta de Proyecto. Realiza propuesta de proyecto.
2 Docente Si el proyecto se encuentra relacionado con
Educación Continua, el proceso sigue en la actividad
3, de lo contrario el proceso continúa en la
actividad 7.
3 Docente ‐Formato de proyectos de Realiza el formato de Proyectos de Educación
Educación Continua. Continua.
4 Dirección de En caso de aceptar el proyecto el proceso avanza a
Educación la actividad 7, caso contrario continúa en la
Continua actividad 5.
5 Dirección de Realiza observaciones.
Educación
Continua
6 Docente Corrige observaciones.
7 Junta Académica Recibe la propuesta del proyecto.
8 Junta Académica En caso de brindar su aval para el proyecto, el
proceso continúa en la actividad 10, caso contrario
el proceso sigue en la actividad 9.
9 Junta Académica ‐Informe de no aval. Notifica el no aval del proyecto.
10 Junta Académica ‐Informe de aval. Redacta informe de aval.
11 Coordinadores de Analiza la pertinencia del proyecto.

Vinculación
12 Coordinadores de Si la propuesta es pertinente el proceso sigue en la
Vinculación actividad 15, caso contrario continúa en la actividad
13.
13 Coordinadores de ‐Observaciones. Realiza observaciones
Vinculación
14 Docente Corrige las observaciones.
15 Coordinadores de Analiza si la propuesta está alineada con un

Vinculación programa de vinculación.
16 Coordinadores de En caso de que la propuesta no se encuentre
Vinculación alineada con algún programa, el proceso continúa
en la actividad 17, de lo contrario el proceso avanza
a la actividad 18.
17 Coordinadores de ‐Observaciones. Realiza observaciones
Vinculación
18 Dirección de Analiza la sustentabilidad y metodología del
Vinculación proyecto.
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19 Dirección de En caso de que la propuesta sea sustentable, el

Vinculación proceso continúa en la actividad 21, caso contrario
sigue en la actividad 20.
20 Dirección de ‐Observaciones. Realiza observaciones.
Vinculación
21 Consejo de Analiza la pertinencia del proyecto.
Facultad
22 Consejo de ‐Acta de aval o no aval. Notifica la decisión de aval o no aval.
Facultad
23 Consejo de En caso de que el proyecto sea avalado por la
Facultad facultad el proceso continúa en la actividad 24, caso
contrario el proceso finaliza.
24 Comisión de Analiza la ejecución de la propuesta.
Vinculación
25 Comisión de En caso de que la propuesta sea aprobada, el
Vinculación proceso continúa en la actividad 27, caso contrario
sigue en la actividad 26.
26 Comisión de ‐Observaciones. Realiza observaciones
Vinculación
27 Decanato Analiza el financiamiento del proyecto.
Administrativo
Financiero
28 Decanato En el caso de que se recomiende la propuesta el
Administrativo proceso continúa en la actividad 29, caso contrario
Financiero el proceso culmina.
29 Rectorado Si autoriza la ejecución del proyecto, el proceso
continúa en la actividad 31, caso contrario sigue en
la actividad 30.
30 Rectorado ‐Proyecto no aprobado. No aprueba la ejecución del proyecto.
31 Rectorado ‐Proyecto aprobado. Recomienda la ejecución del proyecto.

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5.4. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

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1 Dirección de Ejecuta las actividades de acuerdo a los
Vinculación requerimientos de cada proyecto.
2 Dirección de ‐Formato de información Requerimiento de subcontratos.
Vinculación para contratos
3 Dirección de ‐Nómina Proceso de Subcontratos.
Recursos
Humanos
4 Dirección de ‐Bodega Requerimiento de materiales y suministros.
Vinculación
5 Bodega ‐Bodega Proceso de Pedido de Materiales y Suministros.
6 Dirección de ‐Proyectos Reporta horas de vinculación.

Vinculación
7 Dirección de Proceso de Ejecución Presupuestaria.
Vinculación
8 Dirección de Sincroniza las actividades
Vinculación
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5.5. PROCESO DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

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1 Director del ‐Informe periódico. Realiza el informe periódico.
Proyecto
2 Coordinador de Recepta el informe periódico.
Facultad
3 Coordinador de Evalúa el informe.
Facultad
4 Coordinador de En caso de cumplirse el cronograma el proceso
Facultad avanza hasta la actividad 11, de lo contrario
continúa en la actividad 5.
5
Coordinador de Plantea sugerencias.
Facultad
6 Coordinador de Acciones preventivas.
Facultad
7 Coordinador de Acciones correctivas.
Facultad
8 Coordinador de Cancelación de tareas.
Facultad
9 Director del Planifica acciones a tomar.
Proyecto
10 Director del Ejecuta las acciones.
Proyecto
11 Coordinador de Si el proyecto ha llegado a su fin el proceso
Facultad continúa en la actividad 13, caso contrario sigue en
la actividad 12.
12 Coordinador de Proceso de Cierre de Proyecto.
Facultad
13 Dirección de Conoce el informe periódico.
Vinculación

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5.6. PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO

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1 Director del ‐Informe final. Realiza el informe final del proyecto.
Proyecto
2 Coordinadores de Revisa el avance del proyecto.
Facultad
3 Coordinadores de Evalúa el informe.
Facultad
4 Dirección de ‐Liquidación económica. Realiza el informe de liquidación económica.
Vinculación
5 Dirección de Conoce y aprueba el cierre del proyecto.
Vinculación
6 Dirección de Actualizar información en el sistema de proyectos.
Vinculación
7 Dirección de ‐Acta de cierre. Crea el Acta de Cierre.
Vinculación
8 Director del ‐Periodicidad Planifica el seguimiento Ex – Post.
Proyecto ‐Tiempos
‐Responsable
9
Director del Firma el acta de cierre.
Proyecto
10 Dirección de Archiva la información del proyecto.
Vinculación

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5.7. PROCESO DE SEGUIMIENTO EX – POST

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1 Dirección de Verifica el monitoreo del seguimiento Ex – Post.
Vinculación
2 Dirección de En caso de requerirse un seguimiento Ex – Post para el
Vinculación proyecto el proceso continúa en la actividad 4, de lo
contrario el proceso sigue en la actividad 3.
3 Dirección de ‐Justificación. Justifica las razones por las que no se realizará el
Vinculación seguimiento.
4 Dirección de En caso de que el director del proyecto se encargue del
Vinculación seguimiento el proceso avanza hasta la actividad 6,
caso contrario el proceso continúa en la actividad 5.
5 Dirección de Define un responsable del seguimiento.
Vinculación
6 Director del Define el número de horas requeridas para el
Proyecto/Responsable seguimiento Ex –Post.
del seguimiento
7 Director del ‐Indicadores de Define indicadores de impacto a monitorear.
Proyecto/Responsable impacto a
del seguimiento monitorear.
8 Dirección de Formaliza el seguimiento Ex – Post.
Vinculación
9 Decanato En caso de autorizar el seguimiento el proceso
Administrativo continúa en la actividad 11, caso contrario el proceso
Financiero sigue en la actividad 10.
10 Decanato ‐Observaciones. Realiza observaciones.
Administrativo
Financiero
11 Director del Realiza el seguimiento Ex – Post.
Proyecto/Responsable
del seguimiento
12 Director del ‐Impactos del Evalúa impactos del proyecto.
Proyecto/Responsable proyecto.
del seguimiento
13 Director del ‐Informe de Realiza el informe de seguimiento Ex – Post.
Proyecto/Responsable Seguimiento Ex –
del seguimiento Post.
14 Director del En caso de que se deban realizar más seguimientos el
Proyecto/Responsable proceso retorna a la actividad 11. Si no se requieren
del seguimiento más seguimientos el proceso continúa en la actividad
15.
15 Director del ‐Informe final de Realiza el informe final de seguimiento Ex –Post.
Proyecto/Responsable seguimiento Ex –
del seguimiento Post.

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6. INDICADORES
6.1. INDICADOR DEL PROCESO DE PRESENTACIÓN Y CREACIÓN DE
PROGRAMAS O PROYECTOS DE VINCULACIÓN

6.2. NÚMERO DE PROYECTOS APROBADOS
Descripción: Muestra comparación entre los proyectos presentados y los
proyectos aprobados.
Tipo: Eficacia
Fórmula de cálculo:  (Proyectos aprobados/Proyectos presentados)*100
Unidad: Porcentaje
Responsable del Indicador: Dirección de Vinculación
Frecuencia: Cada tres meses
Semaforización: Entre 90% ‐ 100%

Entre 70%‐89%
Menos de 70%

6.3. INDICADOR DEL PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO

Descripción: Muestra los resultados obtenidos al finalizar el proyecto, en
términos presupuestarios y de tiempos de ejecución.
Tipo: Eficacia
Fórmula de cálculo:  (Presupuesto ejecutado/Presupuesto programado)*100
 (Tiempo de ejecución real/ Tiempo de ejecución
planificado)*100
Unidad: Porcentaje
Responsable del Indicador: Dirección de Vinculación
Frecuencia: Al cierre de cada proyecto
Semaforización: Entre 90% ‐ 100%

Entre 70%‐89%
Menos de 70%

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7. ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS

8. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha: Actor(es) Proponente(s): Descripción:

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2 Coordinadores de ‐Áreas de trabajo de la Definen las áreas de trabajo de la carrera que son

10 Junta Académica ‐Informe de aval. Redacta informe de aval.

11 Coordinadores de Analiza la pertinencia del proyecto.

15 Coordinadores de Analiza si la propuesta está alineada con un

19 Dirección de En caso de que la propuesta sea sustentable, el

31 Rectorado ‐Proyecto aprobado. Recomienda la ejecución del proyecto.

6 Dirección de ‐Proyectos Reporta horas de vinculación.

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