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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES


COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN

Homologación de criterios para el reordenamiento del


Maestro de Materiales de Compras Industriales

Por:
Daniela Andreina Acuña Monge
11-10010

INFORME DE PASANTÍA CORTA


Presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar
como requisito parcial para optar al título de
Ingeniero de Producción

Sartenejas, Septiembre de 2015


UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN

Homologación de criterios para el reordenamiento del


Maestro de Materiales de Compras Industriales

Por:
Daniela Andreina Acuña Monge
11-10010

Realizado con la asesoría de:


Tutor Académico: Jorge Molero
Tutor Industrial: Thayruma Castellanos

INFORME DE PASANTÍA CORTA


Presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar
como requisito parcial para optar al título de
Ingeniero de Producción.

Sartenejas, Septiembre de 2015


ÍNDICE GENERAL

Sección Página
LISTA DE SÍMBOLOS…………………………………………... i
LISTA DE ABREVIATURAS……………………….…………... ii
RESUMEN………………………………………………………... iii
INTRODUCCIÓN………………………………………………... 1-3
CAPÍTULO I: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA……………... 4-7
CAPÍTULO II: MARCÓ TEÓRICO……………………………... 8-11
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO…………………... 12-23
CAPÍTULO IV: RESULTADOS Y ANÁLISIS………………….. 24-29
CONCLUSIONES………………………………………………... 30-31
RECOMENDACIONES……………………………….................. 32-33
REFERENCIAS…………………………………………………... 34
APÉNDICES……………………………………………………... 35-38
LISTA DE SÍMBOLOS

Unidad Medida Símbolo

Metro Longitud [M]

Milímetro Longitud [MM]

Pulgadas Longitud [”]

Litro Capacidad [L]

Pounds per Square Inch (Libras por Pulgada Cuadrada) Presión [PSI]

Revoluciones Por Minuto Potencia [RPM]

Horse Power (Caballos de Fuerza) Potencia [HP]

Unidad [UN]*

*Utilizado para artículos que no tienen unidad de medida específica.


i
LISTA DE ABREVIATURAS

SAP Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas,

Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos)

BPSC Business Process and Services Computing (Computación de Procesos y Servicios de


Negocio)

SS Stainless Steel (Acero inoxidable)

HN Hierro Negro

CS Carbon Steel (Acero al Carbono)

GALV Hierro galvanizado.

SCH Schedule. Cédula o espesor de tubería.

NF Rosca fina.

NC Rosca gruesa.

AISI American Iron and Steel Institute. Instituto americano del hierro y el acero.

ii
RESUMEN

Actualmente el Maestro de Materiales, en particular el gestionado a través del Departamento


de Compras Industriales de la empresa Industria Láctea Venezolana, INDULAC, C.A., que se
encuentra almacenado en plataforma SAP, presenta descripciones y unidades que no son
cónsonas entre sí, lo que genera retrabajos en la gestión de los procesos de compra. El sistema
SAP presenta restricciones al momento de generar descripciones de ítems que, en oportunidades
anteriores, no fueron tomadas en cuenta, lo que resultó en el registro de descripciones
incompletas, incoherentes o inadecuadas que generan inconvenientes tanto en el manejo interno
del listado, como con proveedores al momento de realizar solicitudes de cotización.

Durante la realización de la pasantía, se llevó a cabo la revisión del listado de materiales de


acuerdo a las asignaciones dadas por la empresa, y con el apoyo del personal técnico, se realizó el
análisis e investigación de cada grupo o familia de materiales, para posteriormente establecer
criterios que permitieran re-describir de manera coherente los artículos, llevando un orden lógico
y estructurado. Con este trabajo se le dio continuidad a un proyecto similar llevado a cabo en el
período Julio-Agosto 2014 y se sentaron bases para el establecimiento de procedimientos para la
gestión adecuada del maestro en futuras ocasiones.

Finalmente, se generó un archivo Excel con las modificaciones planteadas para ser trasladado
a la plataforma SAP por el personal técnico responsable del área. De esta forma se provee a la
empresa de un listado más organizado que permite realizar más eficientemente los procesos de
compra.

iii
INTRODUCCIÓN

ANTECEDENTES
Hasta el año 2010, la empresa Industria Láctea Venezolana, CA (INDULAC), manejó su
inventario con el sistema BPCS. En ese año, migró a la Plataforma SAP y, a pesar de que se
intentó depurar el listado de materiales contenidos en el Maestro al momento del cambio, no se
pudo evitar que muchas de las descripciones presentaran inconvenientes una vez hecha la
transición. El personal encargado no consideró, para muchos casos, que SAP permite un máximo
de cuarenta caracteres en la descripción de cualquier artículo (texto breve del material), por lo
que muchas descripciones quedaron truncadas. Así, en el listado actual se pueden encontrar
descripciones incompletas como “8000936 PERNO CABEZA CUADRADA NC DM 1/”. Como
el material no indica completamente las especificaciones necesarias para solicitarlo a los
proveedores, por lo que no se puede generar una orden de compra sin solicitar más información a
las fábricas. Adicionalmente, hasta mediados del año 2013, el sistema permitía generar
solicitudes en planta únicamente con la descripción del material, sin el código SAP, o modificar
la descripción que acompañaba a un código en particular, lo que ocasionó que se generaran
materiales duplicados en el Maestro.

Se ha dado el caso de que las plantas solicitan a la Oficina Central en Caracas artículos como
“8015097”, cuya descripción es “CHUMACERA SKF”, donde SKF es un fabricante de este tipo
de pieza. Cuando el Departamento de Compras contacta a los proveedores y solicita una
chumacera marca SKF, le indican que la descripción carece de información. Resulta distinto
cotizar una “Chumacera SKF” a cotizas una “CHUMACERA SKF T/FLANGE 4 HUECOS
30MM”. Esta última descripción le da información más clara y precisa al proveedor, al solicitar
una chumacera marca SKF tipo flange, de 4 huecos y 30 milímetros (MM) de diámetro de eje.

1
La falta de información en las descripciones genera retrabajos en la gestión de compra, pues
cuando un proveedor llama al Departamento de Compras solicitando más información de un ítem
específico para poder generar el presupuesto y este, a su vez, solicita dicha información en planta,
se generan retrasos en el tiempo de entrega, y se corre el riesgo de que no disponer del material a
tiempo.

También se presenta el escenario de necesitar artículos como el “8033056”, cuya descripción


es “ORING 24 X 18 X 3”. Algunos proveedores no solicitan información adicional, sino que
cotizan el material asumiendo las características faltantes, que en este caso son unidades y
material. Cuando el artículo llega a planta, puede ser necesario devolverlo ya que no es el
requerido, nuevamente generando retrabajos.

Durante el período Julio-Agosto de 2014, se realizaron modificaciones a varios materiales


contenidos en el Maestro en el marco de un proyecto de pasantía. Dada la magnitud e importancia
del trabajo y debido a que es necesario abarcar la mayor cantidad de artículos posible para
mejorar los procesos involucrados en la gestión de compra, se decidió darle continuidad proyecto
con el trabajo realizado durante la pasantía.

JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO


La empresa INDULAC gestiona cinco plantas (Miranda, Barinas, Upata, Quenaca y Vigía),
cada una de las cuales posee maquinaria que, eventualmente, necesita repuestos. Cuando una
planta requiere un artículo o repuesto, ésta genera en sistema una solicitud de pedido con el
código del material correspondiente. Dicha solicitud pasa por un proceso de aprobación a través
de las gerencias involucradas en la gestión de compra, y, de ser aprobada, queda liberada.
Posteriormente, el Departamento de Compras procede a colocar peticiones de oferta, evaluar
propuestas, costos y tiempo de entrega. Finalmente se coloca la orden de compra y el proveedor
despacha a planta lo solicitado. El inconveniente que comúnmente se encuentra es que las
descripciones no están elaboradas siguiendo un mismo orden y parámetro, lo que ocasiona
diversidad y falta de coherencia entre ellas.

2
El escenario ideal para la empresa es que las descripciones para los materiales de las cinco
plantas sean iguales, guarden coherencia entre sí y sean lo suficientemente específicas para
optimizar la gestión del proceso de compra y reducir los tiempos de entrega. Así, se presentan
oportunidades de mejora al procurar lograr una homologación en los criterios de las descripciones
actualmente contenidas en el maestro, lo que además permitirá mejorar la comunicación, control
de inventario y producción en la Oficina Central y las diferentes plantas.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


El Departamento de Compras de la empresa INDULAC ha presentado inconvenientes con sus
diferentes proveedores, ya que cuando una de las plantas de la empresa necesita una pieza nueva,
ésta se lo hace saber a la oficina central en Caracas por medio del procedimiento mencionado
anteriormente. El problema radica en que las descripciones que posee cada código de material
son diferentes, poco específicas y carecen de información. Estas descripciones hacen muy difícil
a la Oficina Central y a los proveedores saber con exactitud el artículo que se solicita y se
necesita, generando retrabajos y retrasos en los tiempos de entrega y de trabajo.

OBJETIVO GENERAL
Reordenar el Maestro de Materiales según los criterios que permitan unificar y especificar de
forma clara las características de los artículos, generando un documento (Excel) para importar las
nuevas descripciones a la Plataforma SAP.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Listar los materiales que conforman actualmente el maestro.


- Reagrupar los materiales por familias.
- Identificar los criterios que permitan unificar las descripciones.
- Re-escribir las nuevas descripciones según los criterios establecidos.
- Generar el archivo correspondiente para importar los datos a la plataforma SAP.

3
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

A través de las transnacionales PARMALAT (Italia) y GRUPO LACTALIS (Francia),


INDULAC, C.A., contando con una trayectoria de más de 70 años, continúa consolidándose
como una de las empresas líderes en la producción, distribución y comercialización de leche,
productos lácteos y jugos de frutas, buscando mejorar el bienestar y satisfacer las necesidades
nutricionales de sus consumidores a nivel nacional.

1.1 HISTORIA
Industria Láctea de Venezuela, CA (INDULAC) es una empresa enfocada en la producción de
leche pasteurizada, UHT y en polvo, fórmulas infantiles, derivados lácteos, jugos y néctares. Fue
fundada el 28 de mayo de 1941 como empresa filial de las transnacionales Borden y Nestlé y,
posteriormente en 1976, en cumplimiento con el decreto del Ejecutivo Nacional de
venezolanización de las industrias básicas del país emitido en diciembre de 1975, pasó a ser una
empresa mixta, mediante la distribución de su capital accionario por partes iguales entre socios
nacionales y extranjeros.

En 1984 y hasta el año 1995, el Estado venezolano adquiere por completo la empresa
INDULAC, transfiriendo la dirección técnica y gerencia a ejecutivos nacionales. En 1995, la
transnacional italiana PARMALAT realiza la compra de INDULAC y FRICA, juntando ambas
empresa en un equipo integrado, y liderando la comercialización de leche en polvo con la marca
La Campiña y de jugos y concentrados de frutas con la marca Frica.

En julio de 2011, la empresa francesa GRUPO LACTALIS adquiere el 83,3% de la compañía


PARMALAT, y con ello INDULAC, logrando establecerse en regiones donde anteriormente

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tenía poca presencia y convertirse en el líder en la producción y comercialización de productos
lácteos a nivel mundial.

1.2 MARCAS Y PRODUCTOS


INDULAC ofrece una amplia gama de productos que han estado presentes en el consumo
diario de la familia venezolana, tanto de origen lácteo como vegetal.

1.2.1 DIVISIÓN LÁCTEOS


Productos realizados a partir de leche fresca que incluyen leche pasteurizada completa, semi-
descremada y descremada, tanto líquida como en polvo, y leche condensada y evaporada,
comercializadas bajo las marcas Parmalat, La Campiña, Karla y Celia, y fórmulas infantiles,
comercializadas a través de la marca Eny.

1.2.2 DIVISIÓN VEGETALES


Productos realizados a partir de la recolección de frutas y algunos vegetales y la posterior
extracción y procesamiento del jugo, comercializados bajo las marcas Parmalat, Té Parmalat,
Frica y Santal en sus distintas presentaciones.

1.2.3 DIVISIÓN FRESCOS


Productos realizados a partir de derivados de leche fresca, que incluyen quesos, yogures,
gelatinas, bebidas malteadas y chicha, comercializados bajo las marcas Gaby, Frigurt, Yoka,
Parmalat, Riko Malt y El Chichero.

1.3 PLANTAS Y DEPÓSITOS


INDULAC actualmente cuenta con cinco plantas, cada una destinada a la elaboración de
productos particulares:
- Planta Miranda, estado Carabobo: producción y distribución de jugos de frutas y té,
envasado en botella de vidrio y envase Treta Rex de jugos, chicha y bebidas malteadas.
- Planta Barinas, estado Barinas: producción, envase y distribución de leche pasteurizada
completa, semi-descremada y descremada, y leche evaporada y condensada.

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- Planta Upata, estado Bolívar: producción de yogures, gelatinas y bebidas malteadas.
- Planta Yaracal, estado Falcón: Quesos Nacionales, C.A. (QUENACA). Producción,
envase y distribución de quesos.
- Planta El Vigía, estado Mérida: producción, envase y distribución de leche en polvo.

Adicionalmente, INDULAC cuenta con cinco depósitos, ubicados en La Yaguara, estado


Miranda, Barcelona, estado Anzoátegui, Valencia, estado Carabobo, Maracaibo, estado Zulia, y
San Cristóbal, estado Táchira, destinados a facilitar la distribución y comercialización de los
productos a nivel nacional.

1.4 MAPA ESTRATÉGICO


A través de las estrategias internacionales establecidas por las transnacionales PARMALAT y
GRUPO LACTALIS, INDULAC busca constantemente la mejora en sus productos para seguir
manteniéndose como una de las empresas líderes en la producción, distribución y
comercialización de productos presentes en la cesta básica venezolana.

1.4.1 MISIÓN
A través de las categorías clave de producción (leche, productos lácteos y bebidas basadas en
fruta), se busca incrementar el bienestar de los consumidores, al tiempo que se crea valor para los
accionistas de la Empresa y se fomenta el desarrollo profesional de sus colaboradores. Además,
se busca servir a las comunidades en las que se opera contribuyendo a su progreso social y
económico.

1.4.2 VISIÓN
El negocio principal de la empresa a corto y mediano plazo es la producción de leche,
procesamiento industria y distribución de productos lácteos en condiciones de óptima calidad
para garantizar la satisfacción de las necesidades nutricionales de los consumidores.

1.4.3 VALORES
- Ambición: búsqueda constante de mejora en productos, desempeño y resultados.
- Compromiso: responsabilidad por decisiones en pro del crecimiento de la Empresa.

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- Simplicidad: la Empresa procura accesibilidad y actuar de manera franca, simple y
directa.

1.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA


La estructura organizativa de INDULAC es de tipo matricial, debido a que la Presidencia se
encuentra en la Casa Matriz (Francia). En Venezuela se cuenta con cuatro Direcciones que
reportan al Director General. Adicionalmente, las Gerencias cumplen un rol más funcional al
ejercer control en cada una de las áreas operativas de la empresa, como se aprecia en la figura 1.

Figura 1. Organigrama General


Fuente: INDULAC, C.A.

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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO

Durante la realización del proyecto se llevó a cabo el análisis, investigación, homologación de


criterios y reordenamiento de materiales asignados por la Empresa actualmente contenidos en el
Maestro, para facilitar la gestión del proceso de compras y satisfacción de necesidades y servicios
básicos en las distintas plantas y Oficina Central.

El Maestro de Materiales contiene información sobre los materiales que una compañía
suministra, fabrica, almacena o vende. Constituye la fuente principal de datos específicos de los
materiales para la Empresa, información que se almacena en registros de maestros de materiales
individuales. La gestión y almacenamiento de dicha información puede realizarse a través del uso
de plataformas destinadas para tal fin. En particular, INDULAC utiliza SAP para la gestión y
manejo del Maestro de Materiales, y para el caso de la Gerencia de Compras Industriales, área en
la cual se realizó el proyecto de pasantía, el listado contiene la información de artículos de
ferretería, uniformes y químicos que son suministrados a las fábricas para cubrir necesidades de
máquinas, instalaciones y personal durante los procesos de producción.

El uso del sistema SAP le permite a la Empresa configurar el maestro en función de


necesidades específicas e integrar todos los datos del material en una base de datos individual, lo
que procura reducir el almacenamiento de datos redundantes. Cada artículo que se almacena tiene
características y especificaciones particulares, cuya descripción completa y precisa facilita la
gestión de pedidos a proveedores, contabilización de movimientos de artículos en inventario y
verificación de facturas.

Al momento de generar una descripción se debe tener especial atención pues el sistema
permite un máximo de 40 caracteres, lo cual debe ser tomado en cuenta para evitar que la

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información se trunque. Adicionalmente, la escritura consecutiva de varios caracteres doble
comillas (“) representa un comando interno para el sistema que genera irregularidades en las
descripciones, por lo que se debe evitar para generar los datos correctamente. Actualmente
INDULAC maneja aproximadamente 45.000 materiales en el maestro y, como es de suponer,
dependiendo del artículo, las características requeridas y formato para lograr una descripción
acorde son distintas. Este trabajo se enfocará fundamentalmente en uniformes, tornillos, o’ring,
chumaceras y artículos de ferretería de uso común.

Al describir cierto artículo, se deben especificar características que son necesarias para
identificarlo apropiadamente. Dentro de los artículos trabajados, se requiere definir, entre otros,
los siguientes detalles para describirlos apropiadamente:

- Marca: nombre del fabricante del artículo.


- Diámetro: es la medida de un accesorio o diámetro nominal del artículo mediante el cual
se identifica al mismo y depende de las especificaciones técnicas exigidas.
- Largo: es la medida de la longitud del material, que depende del uso para el cual esté
destinado.
- Espesor: es el grosor que posee la pared del artículo de acuerdo a las normas y
especificaciones establecidas. Esta medida está dada de acuerdo al cálculo de la presión
que debe soportar el ítem estando en funcionamiento.
- Material: es el material o conjunto de materiales del cual está hecho un artículo.
- Tipo: indica una particularidad del artículo dentro de la gama ofrecida por el fabricante.
- Código de parte: serie de números y/o letras que identifican el material como elemento de
alguna máquina.
- Observación: información adicional que es necesaria especificar para identificar
adecuadamente el material.

Un tornillo es un elemento mecánico generalmente metálico utilizado en la fijación temporal


de unas piezas con otras, dotado de una caña roscada que mediante una fuerza ejercida en su
cabeza con una llave adecuada o destornillador, puede ser introducido en un agujero roscado a su
medida o atravesar las piezas. Pueden ser de rosca estándar autorroscante, rosca final (NF) o
rosca gruesa (NC).
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Un O’Ring (o junta tórica) es una junta de forma toroidal, comúnmente de goma, utilizada
generalmente para impedir el intercambio de líquidos o gases en las uniones entre piezas
desmontables.

Una chumacera es un dispositivo que permite el soporte para la rotación de un eje, que está
compuesto por una parte rotativa y una parte fija. Suelen ser fabricadas en un cuerpo o por piezas
y pueden ser de plástico, aluminio, acero y acero inoxidable. Los tipos de chumacera utilizados
por la Empresa son flange, plana, puente, puerta, redonda y de tensión. Pueden ser definidas
mediante un número de cédula que identifica todas las características del artículo o indicando la
cantidad de huecos y el diámetro del eje.

Una tubería o cañería es un conducto que cumple la función de transportar agua u otros
fluidos.

El material con el que se fabrican muchos de estos artículos varía según el propósito y función
para el cual fue diseñado. El acero inoxidable (SS) es un acero de elevada resistencia a la
corrosión, dado que el cromo, u otros metales aleados que contiene, poseen gran afinidad por el
oxígeno. Tiene excelentes propiedades para el conformado y el soldado. Se puede usar para
aplicaciones de embutición profunda, de rolado y de corte. Tiene buenas características para la
soldadura, no requiere recocido tras la soldadura para que se desempeñe bien en una amplia gama
de condiciones corrosivas.

El hierro negro (HN) es una aleación que se autoprotege por una capa de óxido que se torna de
color oscuro. Es poco sensible a la corrosión, por lo que se utiliza con frecuencia en instalaciones
de agua.

Podemos tener artículos de acero galvanizado (GALV), el cual se obtiene luego de un proceso
de recubrimiento de varias capas de la aleación de hierro y zinc. El recubrimiento galvanizado le
otorga al acero una excelente protección, entregándole propiedades fabulosas entre las que se
encuentra su gran resistencia a la abrasión, así como también a la corrosión.

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Se pueden encontrar materiales hechos a partir de compuestos más flexibles, como buna,
vitón, silicón y EPDM (etileno propileno dieno tipo M). La buna es un tipo de caucho de nitrilo
bastante resistente a una gran variedad de aceites y grasas. Se utiliza en sellado de combustibles
industriales. El vitón es un tipo de goma sintética con resistencia a altas temperaturas y a
compuestos combustibles y químicos abrasivos. El silicón es un polímero inorgánico que está
constituido por átomos de silicio y oxígeno y, por su estabilidad a altas temperaturas, es
comúnmente utilizado en aplicaciones industriales como lubricante, adhesivo y molde. EPDM es
un termopolímero elastómero que tiene buena resistencia a la abrasión y al desgaste, además de
tener buenas propiedades como aislante eléctrico, resistencia a agentes atmosféricos, ácidos y
álcalis, y a los productos químicos en general.

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CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO

A lo largo de la pasantía se llevó a cabo el análisis de las descripciones de materiales


contenidos en el Maestro, que fueron asignados de acuerdo a criterios de prioridad establecidos
por la Empresa. Posteriormente se procedió a investigar y generar una estructura para la
descripción del material, para finalmente recomendar nuevas descripciones que permitan
reorganizar el listado a fin de facilitar la gestión de compras de insumos para maquinaria y
personal en las plantas, almacenes y Oficina Central. Los procedimientos llevados a cabo se
analizarán de acuerdo a las fases planteadas en Plan de Trabajo.

3.1 INDUCCIÓN Y LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN


El objetivo principal de esta fase del proyecto constituye familiarizarse con el funcionamiento
de la empresa y listar los materiales a ser trabajados durante la pasantía. Durante la primera
semana se llevó a cabo un proceso de familiarización con los procedimientos y principios de
funcionamiento de la empresa, así como con las herramientas a utilizar a lo largo de la realización
del proyecto.

Se inició con charlas informativas acerca de la historia y funcionamiento de la Empresa, tanto


en plantas como en Oficina Central. A pesar de que no fue posible programar una visita a alguna
de las fábricas para identificar palpablemente el alcance del proyecto en los procesos llevados a
cabo para generar los productos que se comercializa, fue posible establecer la relación mediante
fotos y videos que fueron mostrados durante los primeros días.

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Posteriormente, se explicó el funcionamiento de SAP y del procedimiento que se realiza en la
interfaz desde que se recibe la solicitud de planta hasta que se genera la orden de compra. Si bien
este programa fue manejado únicamente por el tutor industrial durante la pasantía, su
comprensión es de vital importancia para el desarrollo del proyecto, especialmente al momento
de generar recomendaciones para nuevas descripciones. Se explicaron los aspectos fundamentales
a tener en cuenta al momento de crear descripciones para materiales en SAP, como considerar
que el número máximo de caracteres permitido son 40 y así evitar colocar descripciones que se
trunquen y queden incompletas. También se explicó que la plataforma no permite eliminar un
material una vez ha sido creado, sino que debe ser empleado un comando llamado Marcar para
borrar, el cual, si bien no extrae el material del Maestro, no permite que el material sea utilizado
en futuras órdenes de compra una vez marcado, aspecto que fue tomado en cuenta para todos los
ítems analizados en el proyecto.

Adicionalmente se mostró el listado completo de materiales contenidos en el Maestro de la


Gerencia de Compras Industriales con el cual se trabajaría a lo largo de la pasantía. Además se
realizó una inducción a las herramientas del programa Excel, recurso principal a utilizar durante
la pasantía. Se explicó el funcionamiento de filtros y funciones como BUSCARV(),
CONCATENAR(), LARGO() y condicional SI(), así como herramientas de formato condicional
y datos a ser aplicadas a lo largo del proyecto.

Posteriormente, el tutor industrial importó directamente desde SAP el listado completo del
Maestro de materiales a un archivo Excel, el cual contiene los materiales a trabajar durante el
desarrollo del proyecto y sería el documento de referencia a utilizar durante la pasantía, que
puede observarse a continuación en la Figura 2:

Figura 2. Fragmento del archivo Excel de referencia que contiene todos los materiales
contenidos en el Maestro de Compras Industriales.

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La columna Texto breve del material indica la descripción que actualmente presenta el
material en el sistema. La columna Material indica el código bajo el cual se maneja el material en
la plataforma SAP. La columna Número de stock especial indica si el material está contenido en
un almacén específico. Por último, la columna Libre utilización indica si la cantidad de unidades
del material que se encuentran actualmente disponibles en inventario. Se explicó que, si algún
ítem no presenta código SAP, se debe a que es un servicio prestado en alguna de las plantas o
almacenes o en Oficina Central.

3.2. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO


El objetivo principal para esta fase radica en observar el listado de materiales general a
trabajar y reagrupar en listados separados las familias a trabajar. Por criterios de la Empresa, se
decidió asignar los materiales con base en la prioridad con la que se necesitaran, por lo que el
documento base sobre el cual se analizaría y recomendaría las nuevas descripciones fue realizado
para cada grupo de materiales. Las fases del proyecto planteadas en el Plan de Trabajo fueron
aplicadas a cada grupo en el orden en el que fueron asignados, siendo este:
1. Materiales de órdenes de compra del proveedor Tetra Pak
2. Insumos para uniformes de trabajadores de planta
3. Tornillo
4. O’Ring
5. Chumacera
6. Materiales de ferretería

Al momento de asignar un grupo, se explicó el funcionamiento del material, frecuencia con la


que son adquiridos, maquinaria y procesos de los que forman parte y usos más comunes en la
Empresa. Para cada grupo asignado, primero se filtró el listado completo de acuerdo al nombre
del material, teniendo especial cuidado en colocar distintas versiones, incluyendo los nombres de
los materiales en el idioma inglés, para asegurar abarcar la totalidad de ítems. Se explicó que,
comúnmente, cuando el nombre de un material está escrito es inglés, suele ser parte de una
máquina y suele ser registrado de esa manera pues así aparece en el manual de dicho equipo.

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Con los resultados de dichos filtros, se generó un documento Excel aparte conteniendo
únicamente los ítems correspondientes al grupo del material asignado, el cual pasa a ser el
documento base del grupo en particular. Para cada uno de esos archivos, se procedió a eliminar
los materiales que estuviesen duplicados por código, que pueden presentarse si el material se
utiliza en más de una planta o almacén, generando así la lista definitiva de materiales a trabajar
por grupo.

En cada archivo se conservaron las columnas Texto breve del material, Material y Libre
utilización del listado original exportado de SAP. Las primeras dos debido a que representan la
descripción del material en el sistema. La tercera debido a que, si un material se encuentra
disponible en inventario, se le puede hacer la recomendación para la descripción, más esta no
puede ser modificada hasta agotar las unidades existentes.

3.3 DISEÑO
En esta fase del proyecto estuvo fundamentalmente centrada en analizar las descripciones de
cada uno de los listados a trabajar e identificar los criterios que permitieran generar estructuras
uniformes para describir los materiales en cada caso.

Se revisó exhaustivamente cada grupo de materiales e investigó acerca del material en


cuestión para proponer una estructura de descripción acorde con normas internacionales y
nomenclaturas comúnmente manejadas por proveedores y centros de distribución. Se
identificaron las características que se repetían con mayor frecuencia en cada grupo y con base en
la información recopilada en órdenes de compra, listas de proveedores, catálogos de fabricantes y
asistencia del personal responsable del área, se generó una estructura base para las descripciones
de cada grupo de materiales.

En los grupos de uniforme y ferretería fue posible no sólo analizar y proponer nuevas
descripciones, sino también generar recomendaciones de nuevos materiales a ser creados para
complementar el listado actual.

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3.3.1 MATERIALES DE ÓRDENES DE COMPRA DEL PROVEEDOR TETRA PAK
El primer grupo asignado fue el correspondiente a los materiales comprados al proveedor
Tetra Pak, C.A. En este listado particular se procuró generar una estructura para las descripciones
que permitiera identificar y buscar los materiales pertenecientes a este grupo fácilmente. Se tomó
en cuenta que cada ítem perteneciente a este grupo tiene un código suministrado por el proveedor
que debe estar presente en el texto breve del material y que debe estar seguido de la descripción
del artículo. Como lo que realmente define el material es el código asignado por el proveedor, no
es de mayor importancia si el texto de descripción del material está completo.

Como se puede observar en la figura 3, existen elementos para los cuales el código del
material está de primero en la descripción, seguido por la información correspondiente al artículo,
y otros en los que está de último. Al trabajar este listado se procuró llegar a una estructura
uniforme para todos los artículos.

Figura 3. Fragmento del archivo Excel base del listado de materiales de órdenes de compra del
proveedor Tetra Pak.

3.3.2 INSUMOS PARA UNIFORMES DE TRABAJADORES DE PLANTA


El segundo grupo de materiales asignado fue el correspondiente a los uniformes que la
empresa suministra a los trabajadores y obreros de las plantas, en particular los insumos
correspondientes a pantalones, batas, bragas, delantales, chaquetas e impermeables. Se consideró
identificar cada subgrupo adecuadamente y completar las tallas que hicieran falta en el listado.

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Figura 4. Fragmento del archivo Excel base del listado de insumos para uniformes de
trabajadores.

Como se observa en la figura 4, el listado manejado hasta el momento presenta oportunidades


para proveer un listado más completo de materiales, así como de organizar adecuadamente las
descripciones de acuerdo a los subgrupos de artículos trabajados.

3.3.3. TORNILLO
El tercer grupo asignado fue tornillos, en el cual se incluyeron también los pernos, por
pertenecer a la misma familia de materiales. Este grupo requirió de una investigación y análisis
más profundo, pues estos artículos representan un universo muy grande de materiales con tipos y
clasificaciones muy amplias. Al momento de generar el archivo conteniendo a lista de todos los
artículos contenidos en este grupo, se tuvo especial cuidado en incluir también aquellos
registrados bajo los nombres Screw y Bolt, que son las traducciones en inglés de los nombres
tornillo y perno, respectivamente, así como cualquier variante posible del nombre del artículo
(“tornilo”, “tonillo”, “torillo”, “pero”, etc).

Fue necesario consultar catálogos y listados de proveedores de la Empresa (ver Anexos A, B y


C) para generar la estructura de descripción más completa y fácil de manejar tanto por el personal
como por los proveedores. Este grupo en particular presentó muchas variantes en cuanto a las
descripciones contenidas en el maestro, no sólo debido a la naturaleza de ítem, sino por los
aspectos considerados al momento que se generaron los materiales en el sistema.

Al ser un grupo de materiales tan complejo, se notó la necesidad de tener especial cuidado al
momento de recomendar descripciones, pues es de vital importancia que esté completa dentro del
límite de 40 caracteres, especialmente por las medidas del artículo. Como se observa en la figura
5, es necesario tomar en cuenta múltiples características para lograr definir adecuadamente el
material (tipo de cabeza, medidas, material, tipo de rosca, etc.).
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Figura 5. Fragmento del archivo Excel base del listado de tornillos.

3.3.4 O’RING
El cuarto grupo de materiales trabajado corresponde a los O’Ring. Para este listado se presentó
la particularidad de que el nombre del material puede ser escrito de múltiples formas distintas
debido a la gran cantidad de separadores entre la letra “O” y la palabra “Ring” que pueden ser
utilizados, lo que se tuvo en consideración al momento de filtrar los ítems para generar el
documento base para este grupo. Estos artículos son un poco más sencillos de describir, pues sólo
hace falta saber el material y la medida del eje en el cual van a ser colocados. El propósito
fundamental de reorganizar estas descripciones radica en unificar el nombre O’Ring a una sola
forma de escritura para utilizarlo como herramienta de búsqueda.

Figura 6. Fragmento del archivo Excel base del listado de O’Ring.

En la figura 6 se pueden apreciar las distintas formas bajo las cuales se han registrado los
materiales de este grupo en el sistema, lo que supone una dificultad para el personal de Compras
Industriales al momento de buscar un artículo para generar una orden de compra.

3.3.5 CHUMACERA
El quinto grupo de materiales asignado fue chumaceras. Dentro de este mismo grupo se
trabajó con bearing, traducción del inglés de rodamiento, por ser familias de materiales similares.
Este grupo no presentó mayor dificultad para generar propuestas de descripciones. Sin embargo,
18
luego de investigar y consultar catálogos de fabricantes de estos dos tipos de materiales, se notó
que pueden ser descritos de acuerdo a especificaciones de medida o según un número de cédula
que identifica el artículo según normas internacionales (ver Anexo D), como se puede apreciar en
la figura 7. Ambos casos se tuvieron en cuenta al momento de recomendar nuevas descripciones.

Figura 7. Fragmento del archivo Excel base del listado de Chumacera.

3.3.6 FERRETERÍA
El último grupo asignado fue el correspondiente a materiales de ferretería. Esta familia
presenta una amplia variedad de artículos de uso común que representan subgrupos dentro del
listado completo. Se trabajó con llaves, limas, brocas, machos, dados, destornilladores, lijas,
terrajas, tubos, pinturas, empacaduras, enchufes, estoperas, ferrules, filtros, fresas, fusibles y
mangueras. Para cada caso se investigó acerca de los materiales para generar estructuras de
descripciones acordes, completas y concisas. Como los materiales son tan diferentes entre sí, la
estructura para las descripciones varía considerablemente de un subgrupo a otro. Sin embargo, se
decidió trabajar todos los ítems en el mismo archivo, separando en pestañas los listados de cada
subfamilia de materiales.

Como se aprecia en la figura 8, en este listado se conservó la columna correspondiente el


nombre del proveedor al cual se le solicita el material, pues un mismo artículo puede estar
registrado en SAP bajo dos o más códigos diferentes, cada uno correspondiente a un proveedor
distinto y, dependiendo del proveedor y de la nomenclatura que este utilice para definir el
material, el texto puede ser diferente y dichas particularidades deben ser respetadas al momento
de reorganizar las descripciones. También se conservó la columna UMP (Unidad de
Manipulación), que indica la unidad de medida bajo la cual se solicita el artículo al proveedor,
esto debido a que, para muchos materiales, la unidad que se presenta no es la más adecuada y se
dio la posibilidad de recomendar una más coherente con la naturaleza el artículo.

19
Figura 8. Fragmento del archivo Excel base del listado de Ferretería.

En este grupo de materiales fue posible generar recomendaciones de nuevos ítems a ser
añadidos al maestro para proveer un listado más completo. Esto se realizó para artículos de uso
frecuente con base en secuencias de medidas incompletas.

3.4 DESARROLLO. PARTE 1


Las actividades desarrolladas durante esta fase estuvieron orientadas hacia la escritura de las
nuevas descripciones a ser recomendadas con base en las estructuras de referencia generadas para
cada grupo de materiales en la fase anterior. El procedimiento a explicar a continuación fue
llevado a cabo para todos los grupos de materiales asignados.

Antes de proceder a escribir las recomendaciones de descripciones de cada artículo con base
en la estructura de referencia correspondiente, se decidió destinar una columna del archivo,
denominada Etiqueta, para identificar cada ítem de acuerdo a una leyenda que se estableció con
base en cuán completa está la información suministrada por la descripción actual del material, en
relación a la información necesaria para generar la nueva nomenclatura a ser propuesta.

Para aquellos materiales cuya información proveída por la descripción actualmente contenida
en el maestro no está completa, se realizó una investigación más exhaustiva permitiendo en
muchos casos completar la descripción y proveer una nueva nomenclatura que contuviera la
información completa del artículo. Sin embargo, hubo muchos otros casos en los que no se pudo,
debido principalmente a la amplia gama de artículos existentes en cada grupo trabajado, por lo

20
que fue necesario marcarlos en el documento para que el personal responsable del área se
encargue de revisarlos y, de ser posible, complementar la información en cada caso.

Figura 9. Leyenda empleada para identificar un artículo de acuerdo a la información


suministrada por la descripción original.

Como se observa en la figura 9, los artículos que no tienen marca son aquellos cuyas
características están completas y se puede generar la nueva descripción de acuerdo a la estructura
planteada para cada grupo. El color naranja identifica aquellos ítems que carecen de una
característica necesaria para la escritura de la descripción de acuerdo a la estructura planteada. El
color verde indica aquellos materiales que carecen de dos o más características fundamentales
para su correcta descripción. Azul claro identifica los materiales cuya creación en el sistema se
propone para ofrecer una gama más amplia de artículos. Los materiales identificados con color
rosado corresponden a aquellos que, por ser partes de máquina o pertenecer a los listados del
proveedor Tetra Pak, pueden ser descritos únicamente con el código correspondiente al artículo
(que no es el código de SAP del material) sin necesidad de identificar otras características. Azul
oscuro identifica los materiales que no pertenecen al listado del grupo de materiales trabajado,
pero que se encuentran presentes pues se incluyeron en la lista debido a los filtros aplicados. Se
identificaron con morado aquellos materiales que se sugiere se marquen para borrar, bien sea
porque se encuentran repetidos o porque ya no se utilizan en la empresa.

En cada uno de los archivos correspondientes a los grupos de materiales asignados, se destinó
también una columna denominada Stock para identificar los materiales que actualmente se
encuentran disponibles en inventario, los cuales, de acuerdo con la leyenda presentada en la
figura 9, se marcaron con color amarillo. Se hizo esta distinción debido a que si un material se

21
encuentra en existencia no puede ser modificado en el sistema. Se puede observar un ejemplo
correspondiente al listado de O’Ring en la figura 10.

Figura 10. Fragmento del archivo Excel de O’Ring ilustrando la utilización de la leyenda para
identificar los ítems de acuerdo a información y disponibilidad en Stock.

Adicionalmente, se aplicó el comando Formato Condicional para identificar los materiales


repetidos por descripción, procurando recomendar para marcar para borrar las repeticiones,
dejando así un solo artículo en el listado.

Luego de identificar los ítems de acuerdo a la leyenda, se procedió a separar en columnas las
descripciones actuales y luego acomodar, reorganizar y completar la información, como se
aprecia en la figura 11.

Figura 11. Fragmento del archivo Excel de Chumacera donde se parecia la separación de la
información para generar la recomendación de nueva descripción del material.

Por último, se concatenó la información empleando la función CONCATENAR() y se verificó


el número de caracteres que ocupa la descripción recomendada, como se observa en la figura 12.

22
Figura 12. Fragmento del archivo Excel de Chumacera donde se parecia el concatenado de la
información de la descripción del material y la recomendación realizada.

3.5 DESARROLLO. PARTE 2


Durante esta fase del proyecto se unificaron los listados de los grupos trabajados en archivos
separados y se generó un sólo archivo Excel como documento final a ser presentado ante el
personal responsable del área. En dicho archivo sólo se le recomedó nueva descripción a aquellos
ítems cuya información está completa según la leyenda empleada, pues son los que, por el
momento, pueden ser modificados en el sistema. Aquellos materiales que carecen de una o más
características se debe continuar el trabajo de completar la información contenida en las
descripciones.

Se mantuvieron las columnas correspondientes al texo breve del material (descripción original
y actualemente contenida en SAP), código SAP del material, etiqueta, UMP actual, stock,
descripción recomenda, UMP recomendada, número de caracteres y una columna destinada a
observaciones particulare del ítem. Los materiales se separaron por secciones dentro del mismo
documento, identificando dónde termina un grupo y dónde empieza el otro.

Figura 12. Fragmento del archivo Excel final.

23
CAPÍTULO IV
RESULTADOS Y ANÁLISIS

Se decidió clasificar los resultados obtenidos en el proyecto en dos grupos:en primer lugar, las
nomenclaturas generadas para cada grupo de materiales y, en segundo lugar, las
recomendaciones de nuevas descripciones propuestas en los archivos correspondientes a cada
grupo de materiales.

4.1 NOMENCLATURAS
Las nomenclaturas generadas para cada tipo de material surgieron a partir de la observación de
las descripciones actualmente contenidas en el maestro y de la posterior investigación y análisis
de fuentes proveídas por la empresa (listas de compra) y de bibiliografía relacionada a insumos
de ferretería y repuestos de máquina (catálogos y libros de especificaciones de materiales), así
como también de consultas y sugerencias hechas por el personal responsable del área. Cada
nomenclatura se propone como la manera más completa y concisa de describir adecuadamente el
materuial en cuestión. A continuación se presenta la estructura propuesta para cada grupo de
material trabajado.

4.1.1 MATERIALES DE ÓRDENES DE COMPRA DEL PROVEEDOR TETRA PAK

TP [Código asignado por el proveedor] . [Descripción del artículo]

Cuadro 1. Estructura de nomenclatura propuesta para materiales de órdenes de compra del


proveedor Tetra Pak

El primer elemento de la descripción corresponde a las letras TP indicando el nombre del


proveedor (Tetra Pak), esto para facilitar la búsqueda de los ítems dentro del listado general del

24
maestro. Sigue del código que asigna el proveedor al material en particular, que es el elemento de
búsqueda que utiliza el proveedor una vez le llega la solicitud de cotización. Mediante un
espacio, seguido de un punto y luego otro espacio, se separa la descripción del artículo, que es
información complementaria para uso de la empresa.

4.1.2 INSUMOS PARA UNIFORMES DE TRABAJADORES DE PLANTA

[Tipo de prenda] [Color] [Género] T-[Talla]

Cuadro 2. Estructura de nomenclatura propuesta para insumos para


uniformes de trabajadores de planta.

Se identifica el artículo primero por el subgrupo al que pertenece (pantalón, delantal, braga,
etc), luego se indica el color, género (femenino o masculino) y la talla específica, donde la letra T
se utiliza para identificar la palabra talla, seguida por el tamaño de la prenda (XS, S, M, L, etc).

4.1.3 TORNILLO

Tornillos: TORN [Tipo de Cabeza] [Tipo de Rosca] [Material] [Diámetro]X[Largo] [Unidad]

Cuadro 3. Estructura de nomenclatura propuesta para tornillos.

Pernos: PERNO [Tipo de Cabeza] [Tipo de Rosca] [Material] [Diámetro]X[Largo] [Unidad]

Cuadro 4. Estructura de nomenclatura propuesta para pernos.

La palabra TORN se utiliza como abreviatura de tornillo. Luego se identifica el tipo de cabeza
del artículo, que puede ser allen, avellanada, cilíndrica, hexagonal, plana, estufa o gota sebo.
Después indica el tipo de rosca, que puede ser fina (NF) o gruesa (NC). Luego se indica el tipo de
material, que puede ser acero inoxidable (SS), hierro negro (HN), hierro galvanizado (GALV) o
bronce. Por último, se indican las dimensiones del tornillo o perno, escribiendo primero el
diámetro y luego el largo, seguido de la unidad de medida, que puede ser pulgada (“) o milímetro
(MM).

25
4.1.4. O’RING

ORING [Material] [Código de Parte] [Diámetro 1]X[Diámetro 2]X[Espesor]

Cuadro 5. Estructura de nomenclatura propuesta para O’Rings.

Como se mencionó anteriormente, el mayor inconveniente con este grupo de materiales radica
en las múltiples formas de escritura de la palabra O’Ring presentes actualmente en el maestro de
materiales. Por ello se decidió identificar los ítems perteneceintes a este grupo con la palabra
ORING encabezando la nomenclatura, a fin de ser usada como herramienta de búsqueda. Luego
se indica el material con el que está realizado la prieza, que en este caso puede ser viton, buna o
silicón. Si el artículo posee un código que lo identifique como parte una maquinaria, se indica a
continuación. Por útlimo, se indican las dimensiones del ítem, cada una de ellas seguida
inmediatamente por la unidad de medida, debido a que para este grupo de artículos puede darse el
caso de que una de las medidas se presente en una unidad de medida mientras que las otras se
colocan en otra unidad de medida.

4.1.5 CHUMACERA

CHUMACERA [Marca] [Tipo] [Código de Parte] [Cantidad de Huecos] [Diámetro del Eje]

Cuadro 6. Estructura de nomenclatura propuesta para chumaceras.

En este caso se indica primero el nombre del artículo seguido de la marca. Para este grupo
particular, la marca del fabricante representa una característica importante pues ciertas partes de
máquinas admiten sólo respuestos de un fabricante en particular. Luego se indica el tipo de
chumacera, que puede ser flange, plana, puente, puerta, redonda y de tensión. También se tomó
como tipo de chumacera si el material presentaba el número de cédula correspondiente, que es un
código que define el artículo completamente a nivel internacional. Al igual que para el caso de
O’Rings, si el material forma parte de alguna pieza de maquinaria, se indica el código de dicha
pieza. Luego se indica la cantidad de huecos seguido del diámetro del eje.

26
4.1.6 FERRETERÍA
Como este grupo de materiales presenta una gran variedad de ítems, no se generó una
estructura específica para toda la familia, sino una estructura general que permitiera cierta
flexibilidad al momento de escribir las descripciones, para adaptarla a las especificaciones de
cada subgrupo de materiales.

[Artículo] [Material] [Código de Parte] [Dimensiones/Voltaje/Corriente] [Unidad de medida]

Cuadro 7. Estructura de nomenclatura general propuesta para artículos de ferretería.

Cabe acotar que no todas las secciones de la estructura son aplicables a todos los grupos de
materiales. Al momento de recomendar la estructura de las descripciones, se procuró mantener a
nivel general considerando los aspectos que más se repitieron al analizar los ítems contenidos en
el listado.

4.2 RECOMENDACIONES DE NUEVAS DESCRIPCIONES


Considerando las estructuras descritas anteriormente y mediante el procedimiento previamente
expuesto, se generaron recomendaciones de nuevas descripciones de los artículos contenidos en
los grupos de materiales asignados por la empresa, a ser aplicadas en la brevedad posible por el
personal responsable del área. Con base en la información suministrada por las descripciones
originales y mediante investigación y análisis de los grupos de materiales, se proponen nuevas
descripciones que buscan facilitar la gestión del proceso de compras en el Departamento de
Compras Industriales. Como se mencionó en el capítulo anterior, cada ítem contenido en el
listado de cada grupo de materiales se identificó de acuerdo a una leyenda y resulta conveniente
analizar las cifras en cada grupo correspondientes a cada etiqueta de la leyenda.

4.2.1 MATERIALES DE ÓRDENES DE COMPRA DEL PROVEEDOR TETRA PAK


Fueron asignados un total de 84 ítems a analizar, de los cuales 35 cuentan con la información
necesaria para generar recomendaciones de descripciones de acuerdo a la nomenclatura
propuesta. Los 49 ítems restantes carecen de información, principalmente del código asignado
por el proveedor, por lo que se agruparon en una lista aparte a ser enviada al proveedor para
solicitar revisión.

27
4.2.2 INSUMOS PARA UNIFORMES DE TRABAJADORES DE PLANTA
Se asignó un total de 329 artículos. A 254 de ellos fue posible generar recomendaciones de
nuevas descripciones. 75 se recomendó marcar para borrar. Adicionales a los 329 inicialmente
asignados, se generaron 189 recomendaciones para la creación de nuevos ítems, a fin de
completar tallas y/o géneros, dependiendo del artículo.

4.2.3 TORNILLOS
Se asignaron inicialmente 672 artículos, de los cuales sólo 67 cuentan con información
completa para generar recomendaciones de nuevas descripciones. 189 materiales están
identificados como “falta una característica”, de los cuales a 7 les hace falta el tipo de cabeza, a
143 les falta el tipo de rosca y a 39 les falta el tipo de material. 232 ítems están identificados
como falta de información, es decir que carecen de dos o más características planteadas en la
nomenclatura para este grupo. 83 artículos están marcados como piezas de partes de máquinas y
2 no pertenecen al grupo estudiado. Por último, 99 artículos se recomendó marcar para borrar.

4.2.4 O’RING
El listado comprende un total de 826 materiales, de los cuales 135 están considerados como
ítems con información completa. 48 artículos carecen de una característica. 22 carecen de dos o
más características, es decir que están identificados como “falta información”. 603 materiales
están identificados como códigos de partes de máquina. Por último, se recomendó marcar para
borrar 18 ítems de la lista.

4.2.5 CHUMACERA
Como se mencionó anteriormente, en este grupo se trabajó tanto con chumaceras como con
bearings (rodamiento en inglés). Entre estos dos tipos de materiales se trabajó con un total de 682
artículos. 119 de ellos se marcaron como información completa. 3 carecen de una característica,
mientras que 35 están marcados como falta información, pues carecen de dos o más
características. 521 están identificados como partes de máquinas y 4 no pertenecen al grupo en
cuestión.

28
4.2.6 FERRETERÍA
Se inició con un total de 770 materiales. 611 materiales están identificados como información
completa. 58 ítems carecen de una característica y 48 están marcados como falta información
(carecen de dos o más características), de acuerdo a las respectivas especificaciones para cada
subgrupo. 48 artículos corresponden a partes de máquina y 5 se recomendó marcar para borrar.
Adicionales a los 770 asignados originalmente, se recomendó la creación de 1860 nuevos ítems, a
fin de complementar diferentes gamas de subgrupos de materiales comúnmente utilizados por la
empresa.

Con base en las cifras anteriormente expuestas para cada uno de los grupos, se puede resumir
que fueron asignados un total de 3363 materiales a lo largo de todo el proyecto, de los cuales:

- 1221 poseen información completa, por lo que fue posible generar recomendaciones para
nuevas descripciones;
- 298 carecen de una característica, por lo que es necesario completar esta información
antes de exportar las nuevas descripciones desde Excel a SAP;
- 386 carecen de dos o más características, por lo que no es posible generar
recomendaciones de nuevas descripciones y es necesario que el personal responsable del
área revise los ítems;
- 1255 están identificados como códigos de máquina, siendo posible generar
recomendaciones para nuevas descripciones manteniendo como aspecto fundamental
dicho código en el texto del material;
- 6 artículos necesitan ser reclasificados, pues la familia bajo la cual se trabajaron no es a la
que realmente pertenecen;
- 197 ítems se recomendó marcar para borrar.

Además, fue posible generar 2049 recomendaciones para la creación de nuevos materiales,
dentro de las familias de uniformes y ferretería, lo que resulta en un total de 5412 materiales
trabajados.

29
CONCLUSIONES

A lo largo de la realización del proyecto se pudo constatar la importancia del control de


materiales en una empresa. El inventario de materiales manejado a través del maestro es un
instrumento fundamental para saber con qué cuenta la empresa y cuáles son sus necesidades. Es
indispensable mantener esta información en orden para que pueda ser manejada correctamente y
pueda llevarse control tanto a nivel económico como a nivel físico.

El orden y coherencia en los elementos contenidos en el maestro es fundamental para facilitar


los procesos de búsqueda y compra en la empresa, a fin de satisfacer las necesidades de sus
distintas dependencias. Resulta de gran ayuda poseer descripciones completas, precisas y
concisas que brinden todas las características que se desea conocer del artículo que se busca,
permitiendo además que sea entendible por cualquier proveedor al que se le solicite una
cotización.

Cada artículo contenido en el inventario posee especificaciones que lo definen adecuadamente.


Luego de realizar este proyecto y haber trabajado con grupos de materiales tan distintos, como lo
son tornillos, uniformes, o’rings, chumaceras, artículos de ferretería y materiales del proveedor
Tetra Pak, se puede afirmar que existe una gran variedad de características que permiten
identificar un material que cumple una función específica y la carencia de una de ellas puede
significar que alguno de ello no sea utilizable por la empresa. Tanto las dimensiones, como el
material del que está hecho, destinan al artículo a una función específica, por lo que es de suma
importancia conocer estos detalles con la descripción contenida en el inventario, sin necesidad de
recurrir a la vista física del elemento. Para garantizar que dichas descripciones estén completas y
adecuadamente escritas, se deben tener en cuenta las facilidades y limitaciones que brinda el
programa bajo el cual se gestiona el inventario (SAP, en este caso).

30
Se puede afirmar que el resultado del trabajo fue satisfactorio, pues en un período de seis
semanas se logró abarcar una gama de 3363 y generar unos 2049 adicionales, cumpliendo con el
objetivo de lograr la homologación en los criterios de las descripciones actualmente contenidas
en el maestro. Sin embargo, el proyecto debe continuarse debido a que, dentro de la cifra
anteriormente presentada, existe una cantidad considerable de materiales a los que no fue posible
generar descripciones debido a falta de información.

Los efectos que puede tener una buena o mala descripción de materiales se ven reflejados en
distintos ámbitos de la empresa. En INDULAC particularmente, la carencia de coherencia y
orden dificulta el trabajo tanto de la empresa al momento de solicitar cotizaciones, como de los
proveedores al momento de generar presupuestos para satisfacer las solicitudes hechas por los
compradores. Al organizar y emplear de manera adecuada las herramientas que ofrece la
plataforma SAP para el manejo del maestro de materiales, se logra facilitar trabajos y realizarlos
de manera más eficiente, reduciendo tiempos de cotización y optimizando las funciones del
Departamento de Compras Industriales al reducir retrabajos en la gestión de compras.

Finalmente, a lo largo de la realización del proyecto fue posible familiarizarse con el ambiente
y dinámica laboral de una de las principales empresas de la industria alimentaria venezolana.
Resultó una experiencia bastante satisfactoria que ayudó a identificar los principales aspectos del
funcionamiento de la compañía y emplear conocimientos adquiridos en las distintas materias de
la carrera hasta ahora cursadas, permitiendo experimentar el rol que puede desempeñar un
Ingeniero de Producción y la amplia gama de posibilidades en las que se puede especializar y
enfocar la carrera.

31
RECOMENDACIONES

A medida que se llevó a cabo el proyecto, se pudieron identificar oportunidades de mejora a


proponer a la empresa a fin de contribuir en el mejoramiento de la gestión del maestro de
materiales del Departamento de Compras Industriales.

Durante la realización de la pasantía se constató que el reordenamiento y homologación de


criterios de las descripciones de los materiales asignados se realiza de forma más eficiente si se
designa primero una estructura para la nomenclatura del grupo de artículos, que indique la
información mínima necesaria para identificar adecuadamente el material. Actualmente, la
empresa no posee instrucciones referentes a la modificación y creación de materiales en el
maestro de Compras Industriales, por lo que se recomienda generar procedimientos en los que se
contemplen estructuras de nomenclaturas genéricas que puedan ser adoptadas por el personal
responsable del área al momento de modificar o crear materiales. De esta manera se facilita la
gestión de los elementos presentes en el listado y se garantiza el mantenimiento de orden y
coherencia en las descripciones de los ítems.

Adicionalmente, se notó que gran parte de los inconvenientes que surgen en la lista de
materiales al momento de generar órdenes de compra se debe a que cualquier miembro del
departamento puede modificar ítems si lo considera apropiado, lo que hace que resulte
complicado que todo aquel que ingrese al sistema siga una misma estructura de nomenclatura
para un tipo de ítem. Además, el personal puede crear nuevos artículos a discreción, lo que puede
llevar a sobrecargar el maestro si se crean nuevos materiales ya existentes. Por ello, se
recomienda a la empresa centralizar el manejo del maestro de materiales designando una
comisión cuyo personal sea el único encargado de gestionar la modificación y creación de
artículos en el maestro, de acuerdo con las necesidades de la empresa. De esta forma se puede
mejorar progresivamente el listado y facilitar el proceso de cotización y compra a largo plazo.

32
La plataforma SAP permite agregarle al material información adicional que no forma parte del
nombre que aparece en el listado, sino que se muestra como datos complementarios al momento
de generar una solicitud de compra. Existen materiales cuya descripción requiere que se
especifiquen detalles que son cruciales para definir la naturaleza y propósito del artículo, pero no
que no pueden ser incluidos debido al límite de caracteres que impone el sistema. Se recomienda
a la empresa revisar el listado y determinar cuáles son los materiales que requieren que dicha
información sea añadida y hacer uso del recurso que ofrece SAP para definir adecuadamente
estos ítems. De esta forma se optimiza la gestión del proceso de compra al facilitar la labor del
proveedor suministrándole información más precisa acerca del producto que la empresa desea
adquirir.

De acuerdo a lo indicado por el personal del Departamento de Informática, el archivo Excel


que se genera para realizar la carga de datos en SAP debe seguir un formato específico que
actualmente no está definido por la empresa. Al culminar el proyecto, se propuso un documento
que contiene los campos mínimos necesarios para modificar los artículos trabajados, pues no se
suministró formato requerido en el tiempo de realización de la pasantía. Esto significa que el
archivo generado y entregado al Departamento de Compras Industriales deberá ser modificado de
nuevo por el personal de Informática para adaptarlo al formato adecuado. Se le recomienda a la
empresa que, a través del Departamento de Informática, se genere un archivo tipo plantilla que
contenga los campos que se requieren para realizar carga de datos en SAP con el motivo de evitar
que los documentos definitivos deban ser modificados nuevamente.

Finalmente, al realizar este proyecto, se pudieron revisar, analizar, proponer y generar


modificaciones para las descripciones de 5412 materiales, de, aproximadamente, 45.000. Es
evidente que aún existe un gran número de materiales que requieren ser revisados y,
posiblemente, modificados, por lo que se recomienda a la empresa darle continuidad al proyecto
para abarcar la mayor cantidad de artículos posible y mejorar progresivamente la gestión del
proceso de compra y el impacto que tiene en las demás actividades realizadas diariamente en
INDULAC.

33
REFERENCIAS

American Stainless and Supply, 2015. Detalles de los productos en acero al carbono. Disponible
en Internet: http://americanstainlessandsupply.com/carbon_steel_details.php, consultado el 6-7 de
agosto de 2015.

Festo, “Guía de instalación neumática”, Festo AG & Co., pp. 11-42 (2015).

Grainger Industrial Supply, 2015. Detalles de productos de tornillería. Disponible en Internet:


http://espanol.grainger.com/category/fasteners-screws/ecatalog/N-8mn/Ntt-
screw?nls=3&nlsit=0.8&ssf=3&sst=subset&suggestConfigId=1&ts_optout=true, consultado el
13-15 de agosto de 2015.

McMaster-Carr Supplies, 2015. Detalles de productos ajustadores y juntas. Disponible en


Internet: http://www.mcmaster.com/#fastening-joining/=z0kcrs, consultado el 13-15 de agosto de
2015.

NSK Motion and Control, 2015. Chumaceras SAF. Disponible en Internet:


http://www.nskamericas.com/cps/rde/xbcr/na_es/nsk_innovativeproduct_SAF-1.pdf, consultado
el 20-23 de agosto de 2015.

Parker Hannifin Corporation, “Parker O’Ring Handbook”, Cleveland, Ohio, pp. 1.1-1.8, 2.3-2.10
(2008).

Svenska Kullagerfabriken AB (SKF), “Rodamientos y Sellos SKF, SKF Group, pp. 31-36, 359-
374 (2010).

Trelleborg Sealing Solutions, “Productos para el sellado industrial”, Trelleborg Group, pp. 14-29
(2011).
34
APÉNDICES

ANEXO A
Página 1 de Orden de compra de la Empresa INDULAC, C.A.

35
ANEXO B
Lista de artículos de tornillería ofrecidas por el proveedor Torniamerica, C.A.

36
ANEXO C
Catálogo de fabricante de tornillos Tornillería Toledo.

37
ANEXO D
Catálogo de chumaceras del fabricante NSK.

38

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