POLITICAS DE CUENTAS POR PAGAR INTRODUCCION ‘Ante la necesidad de contar con normas, lineamientos de caricler administrativo, y {stablecer provetimiantos coordinados para obtener informacion confable, las cuentas, por agar son un rubro que representa un firo para que todas las obligaciones reales de pagos a Bcreedores de bienes y Servicios sean liquidadas, en tiempo y forma, para mitigar el riesgo de que nuestra institucién deje de operar, por consecuencia de suspension do servicios © materiales. Por lo tanto surge la nocesidad de crear polttcas especiticas del érea, con Ia finalidad de realizar un proceso metodolégico que permita tener la confianza sobre. la fealizacion de los mismos, para evitar el riesgo por falta de pago, pago duplicado o monte ‘equivocado. Obteniendo de esta manera informacion en forma oportuna y con un registo. Contable correcto, a efecto de facilitar a los érganos da fiscalizacién tanto intemos como ‘extemos la obtencién de resultados positivos en la revisién de la Cuenta Publica, 1. OBJETIVO Proporcionar una guia a los Directives de la Insitucién y al personal encargado de! fegistro, seguimiento y control de las cuentas por pager, sobre los lineamientos. on la -administracion de estas cuentas. Ml. ALCANCE Los lineamientos contenidos en esta politica deberdn ser observados para la prictica del bresupuesto de gasto corriente del presente ejercicio fiscal IIL, DEFINICION ‘Se entionde por cuentas por pagar, las obligaciones presentes del ente piiblico, witwalmente ineludibles, identficadas, cuaniiicadas en términos monetarios 'y que Tepresentan una disminucién futura de beneficios econdmicos, derivadas de operaciores curridas on o! pasado que le han afectado econémicamente. Y cuyos vencimientos pueden ‘er: a corto plazo o menor igual a dace meses, y a largo plazo o mayor a dove neseo. Fuente: Ley de Contablidad Gubernamental y las Normas de Informacion Financiera, WV. POLITICAS 1.- CONGEPTOS DE CUENTAS POR PAGAR Forman parte de las cuentas por pagar, entre otros, los siguientes conceptos: Charme ett No 1024-105 “ola, ct. Fe 0s 85.6 140fSUNO confiable. 2 RECEPCION DE INFORMACION + La solicitud de materiales, que recibe el Jefe de Oficina de Compras, y que integra en su momento las cuentas por pagar por medio de la orden de compra o servicio, debe ser revisada y validada su autorizacién mediante oficio, planeacién y/o solicitud ‘emitido por las Direcciones de la Universidad. Posteriormente el Jefe de la Oficina de * Para realizar ol pago a acreedores y anticipos, el solicitante deber entregar al ©) departamento de Recursos Financieros y Contabilidad la siguiente informacion y Compras solicita el pago correspondiente al Departamento de Recursos Financieros y, Contabiliad. documentacién: |. Orden de Compra o servicio correctamente llenado y firmado por las personas {que correspondan, Il, Factura ylo recibo con requisites fiscales II, Hoja de validacion del SAT de la factura 0 recibo IV. Autorizaci6n de la realizacién del gasto 0 adquisicién de bienes ylo servicios, mediante oficio, planeacion u otros. V. Datos bancarios y fiscales del acreedor. ‘= Enel caso en que la factura del acreedor se entregue contra pago, el acreedor tendr la obligacién de entregar la factura. Teniendo ol Jefe de Oficina de Compras, la obligacién de gestionarlo con el acreedor. PalgnoChanaent tet o.ss) a5 6610 snaunteradadainte raneUNO En el caso de que los comprobantes no contengan requistos fiscales; deberd existir tuna autorizacién por parte de Direccién Administrativa, para que sean reembolsados 0 pagados, Para pago a acreedores, anticipos de acreedores y reembolso, el jefe de la oficina de ‘compras deberé evitar realizar gaslos que no puedan ser comprobados con documentacién con requistos fiscales Las facturas deberan ser digitales y en archivo xml, y enviada a través del correo electrnico al Departamento de Recursos Financieros y Contabilidad, Los pagos urgentes deen ser requeridos y realizados por Direccién Administrative mediante autorizacién por cualquier medio electrénico. Posteriormente el area de ‘compras deberd entregar a més tardar en un plazo de siete dias habiles los ‘documentos necesarios para respaldar el pago. En caso de no cumpli con la fecha de entrega, se levantara un acta administrativa por incumplimiento de politicas, 3,- PAGOS FOS Y RECURRENTES Con el objeto de gerantizar una menor carga administrative, los pagos de aquelos Conceptos que son recurrentes, fijos y que se encuentran por contrato, podran ser Tealizados por el Departamento de Recursos Fnanleres y Contabikdad segin 1 esablezea, una ver. quo. se cuenio con las times. do autorzacion del cone, ‘eniendo el érea de almacén quo hacer logar ls Tectures coreepondlentes para su ago, Posteiormente hacemos legar os documentos necesaros de repale S 4. SEGUIMIENTO DE PAGOS. El Departamento de Recursos Financieros y contabilidad tendra un lapso de tres dias. habiles para la realizacién de los pagos de acreedores y anticipos, una vez recibidos todos los documentos necesarios. Una vez realizados los pagos el Departamento de Recursos Financieros y contabilidad tenviara los comprobantes de pagos realizados a més tardar tres dias habiles al area de almacén, quien a su vez informara a los acreedores del mismo. El area de Contabilidad realizara el registro de la aplicacion del pago al acreedor, por ‘1 concepto que le corresponda, registrando on contabilidad el origen del pasivo, su ~aplicacion y los diferentes impuestos. El Area de Contabilidad realizaré en forma mensual la concliacién entre lo provisionado y pagado de las cuentas por pagar, con los comprobantes y pagos, © integrara los saldos correspondientes, Polina Chana tet ois) 95 6610 naunivedadarinte daeUNO 5. INFORMACION, * El érea de Contabilidad tiene Ia responsabilidad de tener informacion actualizada de acuerdo a la politica de alcances de pago. +E 4rea de Contabilidad contara siempre oon informacién uctuallzada; por acreedor, or concept, monto pagado, monto por pagar autorizado y persona que autorisd gasto, * 1 rea de Contabilidad deberd realizar concliaciones bancarias mensuales de las ‘cuentas de pagos a proveedores, * EI étea de Contabilidad deberd realizar registro oportuno y veraz en contabilidad de los gastos, pagos y pasivos, 6. FORMAS DE PAGO ‘+ Los pagos a acreeifores, podran ser realizados por los siguientes medios: . Transferencia bancaria b. Cheque ©. Efectivo, para pagos menores a dos mil pesos. 7.- CANCELACION DE CUENTAS POR PAGAR ta Direccién Administrativa de la Universidad de Oriente, someterd a consideracién de la Junta Directva la factiblidad de cancelar las cuentas por pagar generadas por acteodoros ue tengan una antigiiedad de cinco ejerccios fiscales. La Junta Directiva puede determiner la cancelacién de las mismas haciéndose constar en acta que amparé el movimiento contable, ELABORO Y REVISO REVISO YAPROBO BURGOS AGUILAR | DR. G (UEZ URZAIZ, ‘ADMINISTRATIVA RECTOR INIVERSIDAD DE alladolid, Yueatin, Enero ¥ de 2016 Pobre Chinconot i977 ‘e019 6640 ‘wo@univershdrinte eho