Maestría en Sistemas de Información, Mención

Inteligencia de Negocios
Gestión de Proyectos de BI

METODOLOGÍAS Y CICLO DE VIDA PARA PROYECTOS DE BI

ETAPA DE JUSTIFICACIÓN

Lenin Erazo Garzón

Octubre - 2021
 ETAPA DE JUSTIFICACIÓN

JUSTIFICACIÓN PLANIFICACIÓN ANÁLISIS DE NEGOCIO DISEÑO CONSTRUCCIÓN DESPLIEGUE

2. Evaluación de la
5. Análisis de 9. Diseño de 11. Desarrollo de
infraestructura
Datos ETL ETL
empresarial

8. Diseño de Base
de Datos 12. Desarrollo de
aplicaciones
4. Definición de 15.
1. Evaluación del Implementación
requerimientos del 6. Prototipos
caso de negocio
proyecto
13. Minería de
Datos

10. Diseño del 14. Desarrollo del

3. Plan del 7. Análisis de 16..Evaluación de
repositorio de repositorio de
Proyecto metadatos la versión
metadatos metadatos

Gestión de Proyectos de BI Octubre - 2021

 Paso 1: Evaluación del caso de negocio

• Definir el problema de negocio u oportunidad de negocio y proponer

una solución de BI.

• Justificar la solución de BI en función de los costos y los beneficios de

ETAPA: JUSTIFICACIÓN

resolver un problema comercial o aprovechar una oportunidad

comercial (análisis costo – beneficio).

• Analizar los riegos asociados a la implementación de los solución de BI.

Gestión de Proyectos de BI Octubre - 2021

 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Justificación de negocio

• Aunque los beneficios generales de las iniciativas de BI están

ampliamente documentados.
• Solo se justifica una iniciativa de BI si se asocian los beneficios
(tangibles o intangibles) a los problemas u oportunidades de negocio
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

específicos de su organización y a los objetivos estratégicos.

• La justificación siempre debe estar impulsada por el negocio y no por la
tecnología.
• Los proyectos de BI deben reducir los problemas que afectan a la
rentabilidad o eficiencia de una organización.
• El punto de partida es identificar los objetivos estratégicos del negocio.
• Si las aplicaciones de BI se crean con una buena justificación comercial,
la administración respaldará de manera sostenible la propuesta.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Justificación de negocio

• El representante del
negocio debe ser el
principal responsable de
determinar el valor para el
negocio de la aplicación de
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

BI propuesta (lidera el caso

de negocio).

• El departamento de TI es un
socio de soluciones de BI
con el representante de
negocio y apoya en los
cuatro componentes de la
justificación comercial.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Componentes de la Justificación de negocio

1. Impulsadores de negocio:
– Alineación entre los objetivos de las aplicaciones de BI y los objetivos estratégicos del
negocio y el Plan de TI.
Por ejemplo:
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

Objetivo estratégico -> aumentar ventas reduciendo el tiempo de comercialización y

producción (mayor velocidad, menor calidad)
Objetivo de solución BI -> mejorar la satisfacción del cliente mediante la entrega de
productos personalizados. (menor velocidad, mayor calidad).

– Falta de información estratégica de la empresa (recolectar información mediante

entrevistas a altos directivos).

– Ver ejemplo de una justificación valida.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Componentes de la Justificación de negocio

2. Problemas de análisis de negocio:

– Los problemas se derivan por la falta de información y la mala calidad de los datos de
origen.
– Para identificar las necesidades de información se pueden formular los problemas de
negocios a manera de pregunta.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

Por ejemplo,
¿Por qué estamos perdiendo el 50 por ciento de participación de mercado frente a la
competencia?
– Defina los requisitos de información que se necesitan para responder las preguntas.
– Determine el tiempo, nivel de detalle, granularidad de los datos operacionales (OLTP),
privados (hojas de calculo personales) y externos (investigación de mercados, datos
crediticios, etc.).
– Identifique las áreas y roles comerciales asociados a los datos y la toma de decisiones.
– Identifique las posibles fuentes de datos donde podría residir la información.
– Determinar la calidad de los datos; y, el esfuerzo y costo que se necesita para integrar y
estandarizar los datos (sirve para el análisis costo – beneficio).

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Componentes de la Justificación de negocio

3. Análisis de riesgos:
– Un riesgo es la probabilidad de que ocurra un evento (con condición incierta) que cause
un impacto negativo en los objetivos del proyecto (tiempo, costo, calidad, alcance).
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

– Los riesgos deben evaluarse en proyectos BI se clasifican en 6 tipos:

• La tecnología utilizada para implementar el proyecto.

• La complejidad de las capacidades y procesos a implementar.
• La integración de varios componentes y de datos.
• La organización y su apoyo económico y moral.
• Las habilidades, actitudes y niveles de compromiso del personal del equipo del
proyecto .
• La inversión financiera en términos de ROI.

– Ver listado detallado de riesgos.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Componentes de la Justificación de negocio

3. Análisis de riesgos (puede detallarse más cada variable):

ETAPA: JUSTIFICACIÓN

Gestión de Proyectos de BI Octubre - 2021

 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Componentes de la Justificación de negocio

4. Análisis Costo - Beneficio:

– Estimar los costos para construir y mantener un entorno de BI (hardware, software,
servicios de consultoría, personal interno, formación, implementación, mantenimiento).
– Determinar los beneficios tangibles (ROI) y destacar el impacto positivo que tendrán los
beneficios intangibles en la organización.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

– Los beneficios suelen ser más difíciles de cuantificar que los costos.
– Un método muy eficaz para justificar el gasto de una aplicación de BI es vincularlo
directamente a un problema empresarial que pueda ser medible. Por ejemplo:
Una organización pierde $ 5 millones cada año porque no puede frenar el fraude de
seguros debido a datos insuficientes y poco fiables sobre sus prácticas de suscripción.
Si la aplicación de BI propuesta puede resolver ese problema empresarial, será
relativamente fácil de justificar el proyecto.
– Toda iniciativa BI debe cumplir con al menos uno de los siguientes beneficios:
• Aumento de ingresos.
• Optimización de costos y ahorro de recursos.
• Mejora de la satisfacción del cliente.
• Ganancia de participación de mercado.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Componentes de la Justificación de negocio

4. Análisis Costo - Beneficio:

• La medida comúnmente utilizada para comprobar la rentabilidad de un
proyecto de BI es el ROI (Retorno de la inversión).
• Forma simplificada del calculo del ROI:
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Componentes de la Justificación de negocio

3. Análisis Costo - Beneficio:

ETAPA: JUSTIFICACIÓN

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Entradas

• Plan estratégico de la organización.

• Plan estratégico para la iniciativa general de apoyo a las decisiones de BI.
• Problema u oportunidad comercial.
• Requisitos de aplicación no cumplidos de una versión anterior.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

• Solicitud de cambios de infraestructura (tanto técnicos como no

técnicos).

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Actividades
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

Gestión de Proyectos de BI Octubre - 2021

 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Actividades

1. Determinar la necesidad de negocio.

• La necesidad de información debe estar vinculada a una consecuencia financiera para la
organización (sobrecostos o pérdida de ingresos).
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

• La consecuencia financiera puede ser una oportunidad comercial perdida (falta de acceso a
información vital) o un problema de negocio (informes de inconsistencias o dependencia de
datos anómalos).

• Cuantificar monetariamente la necesidad de negocio ($ 5 millones perdidos anualmente a la

competencia debido a la incapacidad de realizar ventas cruzadas a los clientes actuales).

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Actividades

2. Evaluar las soluciones actuales del sistema de apoyo a la toma de

decisiones.
– Determinar las deficiencias y causas para no entregar la información necesaria para
mitigar el problema de negocio.
• Escasez de recursos.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

• Retrasos por la carga de trabajo de TI.

• Dificultad para acceder y fusionar datos de origen (incompatibilidades, claves
faltantes, redundancia e inconsistencias de datos).

3. Evaluar las fuentes y los procedimientos operativos.

– Los problemas pueden debido a procedimiento erróneos:
• Prácticas deficientes de ingreso de datos.
• Falta de validaciones.
• Código de programa defectuoso.
• Falta de capacitación.
– Una solución es mejorar los procedimientos.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Actividades

4. Evaluar las iniciativas de apoyo a las decisiones de BI de la competencia

(benchmarking).
– Conocer los éxitos y fracasos de los competidores con sus iniciativas de BI.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

5. Determinar los objetivos de la aplicación de BI.

– Definido el problema empresarial, las necesidades de información y las deficiencias del
entorno actual.

– Establecer claramente los objetivos de la aplicación de BI.

– Estos objetivos deben compararse con los objetivos comerciales estratégicos de la

organización para garantizar su alineamiento.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Actividades

6. Proponer una solución de BI.

– Utilizar los objetivos de la aplicación de BI y los resultados del análisis del entorno
actual.
– Se pueden definir programas de BI y generar un enfoque de proyectos iterativos (por
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

versiones).
– Se pueden incluir requerimientos de proyectos de BI anteriores.

7. Realizar un análisis de costo-beneficio.

– Determinar los costos proyectados de la aplicación de BI.
– Determinar los beneficios tangibles e intangibles de la aplicación de BI.
– Detallar cómo la aplicación de BI resolverá el problema de negocio (ahorrará dinero a la
organización o aumentará el margen de beneficio de la organización).
– Finalmente, calcular el ROI e indicar el marco de tiempo en el que se alcanzará.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Actividades

8. Realice una evaluación de riesgos.

– Identificar los posibles riesgos.

– Si no tiene suficiente información, analice a nivel de las 6 categorías básicas.

ETAPA: JUSTIFICACIÓN

– Determine la gravedad de cada riesgo: bajo, medio o alto.

– Crear una matriz de evaluación de los riesgos.

9. Elaborar el informe de evaluación.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Salidas (entregables del paso)

• El informe de evaluación del caso de negocio:

– Resumen ejecutivo.
– Objetivos comerciales estratégicos de la organización.
– Declaración de la necesidad empresarial (problema u oportunidad empresarial).
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

– Descripción de las necesidades de información.

– Objetivos de la aplicación de BI propuesta.
– Explicación de la solución BI (cómo la aplicación de BI satisfará esa necesidad).
– Resultados del análisis costo-beneficio.
– Evaluación de riesgos.
– Supuestos del proyecto.
– Criterios de éxito del proyecto.
– Recomendaciones para mejorar los procesos de negocio a nivel de sistemas y
procedimientos operativos.
– Cronograma de alto nivel del proyecto.
– Resumen del Presupuesto.
– Designación del director y patrocinador del proyecto.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Salidas (entregables del paso)

• Opcional. Se puede utilizar el formato del Acta de Constitución de un

proyecto propuesta por el PMBOK.
– El propósito o la justificación del proyecto.
– Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

– Los requisitos de alto nivel.

– Descripción del proyecto de alto nivel.
– Evaluación de riesgos de alto nivel.
– Resumen del cronograma de hitos.
– Resumen del presupuesto.
– Supuestos del proyecto.
– Criterios de éxito del proyecto.
– El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
– El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta
de constitución del proyecto

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
Roles involucrados en esta actividad
• Representante comercial:
– Persona de negocios que se beneficiará directamente de la aplicación de BI y que
participará como miembro a tiempo completo en el equipo central del proyecto.
• Patrocinador comercial:
– Aprueba la evaluación del caso de negocios y negocia el alcance del proyecto de BI para
cumplir con los objetivos establecidos en base a los recursos existentes.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

• Analista de calidad de datos:

– Estima el tiempo, esfuerzo y costo asociados con la búsqueda de datos erróneos, su
limpieza y transformación.
• Director del proyecto:
– Debe tener experiencia como integrador de sistemas, habilidades para gestionar el
personal, el proyecto y las expectativas de la comunidad empresarial.
• Experto del negocio:
– La experiencia en el negocio es obligatoria y en BI aporta. Debe comprender la
competencia y las tendencias de la industria.

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 Paso 1: Evaluación del caso de negocio
• Ejemplo de alcance de un proyecto basado en la implementación de
Business Objetcs SAP.
ETAPA: JUSTIFICACIÓN

Gestión de Proyectos de BI Octubre - 2021