2.

3 Administración de cambios

La Gestión del Cambio en la Dirección de Proyectos

Los proyectos están sometidos a varios cambios durante su transcurso. En
la Dirección de Proyectos se han de clasificar y agrupar estos cambios, para su
correcta administración. La gestión del cambio en un proyecto resulta determinante
en su éxito.
La mayoría de los proyectos no finaliza exactamente como en un principio se había
imaginado. El Project Management debe contemplar los cambios de manera
flexible.

Los cambios que afectan a la Dirección de Proyectos

Los cambios que afectan a la Dirección de Proyectos pueden ser provocados por
diversos motivos. Entre los cambios externos se encuentran aquellos propiciados
por las nuevas necesidades o requerimientos del cliente, de los proveedores o de los
stakeholders; cuestiones políticas, sociales y macroeconómicas. Los cambios
internos hacen referencia a aquellos relacionados con la disponibilidad de recursos
humanos y materiales, financieros, falta de habilidades y conocimientos para
administrar y gestionar correctamente el proyecto.

Factores que originan cambios externos:

 Necesidades o requerimientos del cliente.
 Necesidades o requerimientos del resto de stakeholders.
 Cuestiones políticas, sociales y macroeconómicas.
 Aspectos tecnológicos.

Factores que conducen a cambios internos:

 Disponibilidad de recursos humanos, materiales y financieros.
 Falta de habilidades y conocimientos para administrar y gestionar
correctamente el proyecto por parte del director de proyectos y de su equipo.

Los grupos de procesos en la Dirección de Proyectos, de acuerdo al Project

Management Institute (PMI), son la iniciación, planificación, ejecución, seguimiento
y control, y cierre. La gestión del cambio se realiza en cada uno de ellos. En la
iniciación del proyecto se dispone del Sistema de Información para la Gestión de
Proyectos o Project Management Information System (PMIS), que ofrece
información sobre los cambios que se producen.
En el seguimiento y control, se monitorean y se implementan las acciones
correctivas necesarias y en él surgen las solicitudes y controles de cambio. El
Comité de Control de Cambios o Change Control Board (CCB) aprueba o rechaza los
cambios solicitados. La correcta gestión de cambios hace posible que el proyecto
finalice con éxito.
El proyecto y la gestión del cambio
Todo proyecto inicia y termina en demandas aceleradas de clientes y proveedores. Este
entorno nos exige cambiar, cambiar y cambiar. El dinamismo del entorno se incrementa
exponencialmente. ¿Es posible cambiar la dinámica del cambio? Como podemos ver en la
experiencia de muchas empresas y personas, cada intento de cambio tiene más o menos
posibilidades de fracaso. ¿Cuántas veces ha intentado su organización mejorar sus
procesos, definición de responsabilidades, controles y manejo de información? ¿cuántas
veces lo ha logrado? Vale la pena analizar el fenómeno, en aras de evitar desperdicio de
tiempo, esfuerzo, recursos y, sobre todo, no desperdiciar la esperanza y el ánimo de
mejorar.

Los cambios continuos mal manejados pueden generar una cultura con cierta toxicidad que
‘quema’  el entusiasmo en los empleados, generando miedo, incertidumbre y dudas sobre
qué tan importante será esta vez el cambio.
Sin la energía del equipo es imposible cambiar. La parte más fácil de un cambio es definirlo.
El reto real se encuentra en implantarlo, en hacer que el comportamiento del grupo se
coordine para incrementar la eficiencia. Por ello, es importante ser realista en el intento.
Vale más un cambio modesto implantado que un enorme intento que se queda en papel.
 Con demasiada frecuencia encontramos proyectos donde el líder y su equipo se enfocan
por completo en realizar el producto del proyecto sin considerar la gestión del impacto que
este tendrá en el entorno. Esta omisión en ocasiones puede representar el fracaso del
proyecto, aunque el producto esté técnicamente bien logrado.

Los proyectos representan cambios, por tanto, generalmente deberán contar con un
elemento o un proyecto alterno relacionado con la gestión de ese cambio en los procesos
de la organización, con el fin de hacerse cargo de la gestión del cambio en la gente
afectada o interesada en el proyecto. Lo anterior implica desde el levantamiento de
requerimientos, especificación de criterios de calidad y aceptación, colaboración, asesoría,
comunicación, capacitación, pruebas piloto y entrega de productos a producción.

No hay recetas secretas, la administración de proyectos es arte y técnica, son habilidades

de planeación, ejecución y control con enormes cantidades de comunicación, liderazgo,
trabajo en equipo y manejo de conflicto. Sin embargo, mencionaremos algunos puntos
a considerar en cualquier cambio:

 El objetivo del proyecto debe ser claro, específico y totalmente alineado con el
objetivo estratégico de la organización. La claridad en la estrategia permitirá tener
claridad en la gestión del proyecto.

 El cambio debe ser planeado de forma realista.  Como mencionamos, la urgencia

abunda y también el fracaso. El requerir o desear no es suficiente para lograr. Es
importante medir las fuerzas, evaluar los recursos para cumplir los compromisos.

 Los cambios generan diferentes emociones. Identificarlas y gestionarlas es

fundamental, ignorarlas puede ser un grave error.

 La comunicación es un factor clave.  Identificar los diferentes interesados en el

proyecto, priorízalos, analizar su necesidad de información y definir la estrategia más
adecuada para cada persona o grupo facilita la gestión.

 Aliarse de  “socios del cambio”. Buscar líderes de opinión, involucrarlos y validar con

ellos la estrategia solicitando apoyo en el proyecto es una gran fortaleza.

Finalmente recomendamos invertir los recursos y tiempo necesarios en la gestión del

cambio para asegurar el éxito del proyecto. La gestión del cambio debe ser considerada
como pieza fundamental en el alcance del proyecto.

Gestión de proyectos y gestión del cambio: Mejor juntos

Gestión de proyectos y gestión del cambio son ingredientes fundamentales para lograr el
éxito en una iniciativa de transformación. Aunque varían en términos de enfoque y
aproximación, cada disciplina es esencial para movilizar los proyectos y las personas del
estado actual al estado futuro deseado. Comprender cómo funciona cada disciplina,
identificar similitudes y diferencias es el primer paso para lograr una propuesta de valor
unificada.
El frente técnico (no necesariamente tecnológico) liderado por Gestión de Proyectos es
responsable del diseño, desarrollo y entrega de solución en funcionamiento. El frente
humano liderado por la disciplina de Gestión de Cambio se enfoca en lograr que
las personas acepten, adopten y utilicen la solución diseñada. La efectiva integración y
ejecución de ambos frentes de trabajo es lo que permite que seamos exitosos y
entreguemos los resultados esperados.

De las investigaciones realizadas por PROSCI® y publicada en el reporte de Mejores

Prácticas edición 2018 quiero resaltar 3 datos que demuestran la importancia de que las
dos disciplinas trabajen juntas:
1. Los proyectos que integran gestión del cambio y gestión de proyectos aumentan
significativamente la probabilidad de alcanzar e inclusive exceder los resultados.
2. La efectividad de Gestión de Cambio es mucho mayor cuando se logra la integración
con Gestión de Proyectos.
3. En los próximos 5 años se espera ver un incremento en el desarrollo de habilidades
de gestión de cambio por parte de los gerentes de proyecto. La expectativa es que para
2023 la disciplina de gestión de cambio esté completamente incorporada a las Oficinas
de Proyectos de las organizaciones.

Gestión del cambio y gestión de proyectos Lado a

Lado: Una comparación

Gestión de Cambio   Gestión de Proyectos


 Preparar, equipar y apoyar
personas durante el proceso de
cambio que viven producto de los
proyectos de su organización.
 Capturar el ROI
dependiente de personas.
 Movilizar personas para
alcanzar resultados.

Lograr que las personas
impactadas acepten, adopten y
utilicen adecuadamente la
solución de forma que se capture
el valor asociado a los niveles de
adopción.
Personas que deben comportarse
de manera diferente después de
que la solución es implementada.
Proceso de 3 Fases de PROSCI:
1. Preparación para el
Cambio
2. Gerencia del Cambio
3. Refuerzo del Cambio
HERRAMIENTAS
Algunas herramientas:
 Modelo de cambio
individual ADKAR®
 Análisis de Riesgo
 Plan de comunicaciones
 Hoja de ruta del
patrocinador
 Plan de coaching
 Plan de entrenamiento
 Administración de
La aplicación de conocimiento,
habilidades, herramientas y
técnicas para ejecutar
proyectos de forma eficiente y
DEFINICIÓN efectiva.(PMI)
Gerencia de Proyectos
balancea las condiciones de
calidad, alcance, tiempo y
presupuesto.
Asegurar que la solución sea
diseñada, desarrollada y
entregada adecuadamente para
INTENCIÓN
cumplir con las necesidades y
oportunidades que dieron
origen al proyecto.
Balancear recursos, actividades
y restricciones para crear e
FOCO implementar una solución
técnica asociada a un cambio
particular.
PMI Grupos de Procesos:
1. Iniciación
2. Planificación
PROCESO 3. Ejecución
4. Monitoreo y Control
5. Cierre
6.
Algunas herramientas:
 Declaración de trabajo
(SOW)
 Project charter
 Caso de negocio
 Estructura de trabajo
(WBS)
 Diagrama de Gantt
 Estimaciones de
presupuesto
 Asignación de recursos
 resistencias  Cronograma y
 Mecanismos de Refuerzo seguimiento
 

Características del cambio  y 

Atributos de la Organización. CRITERIOS DE Complejidad y grado de
“Grado de cambio” requerido por ESCALAMIENTO cambio técnico asociado con el
las personas. proyecto o iniciativa.

La medición se enfoca en La medición se enfoca en

elementos del lado humano del elementos del lado técnico del
cambio incluyendo: cambio incluyendo:
 Velocidad de adopción  A tiempo
 Utilización final de la INDICADORES  En presupuesto
solución  Cumplimiento de
 Nivel de Competencia requerimientos técnicos
 Logro de productos y  Logro de productos y
resultados* resultados*
 

GESTIÓN DEL CAMBIO ASOCIADO A PROYECTOS

Un proyecto, en sí mismo, implica un cambio en la realidad conocida, por algo nuevo o
diferente. Cada vez estamos más expuestos a escenarios de incertidumbre, de modo
que el éxito de la adaptación a ese cambio, depende en gran medida de la capacidad
que tengamos de gestionar esa adaptación. Esto se lleva a cabo mediante una correcta
gestión del cambio por parte de la organización o la persona responsable.

Por otro lado, durante la gestión de cualquier proyecto, surgirán situaciones inesperadas
que requerirán ser identificadas, evaluadas, gestionadas, comunicadas en implantadas.
Situaciones que deben gestionarse mediante un control integrado de cambios, diseñado
específicamente para el proyecto concreto.
Según la encuesta realizada por la consultora Paradigma , tan sólo el 61% de las
organizaciones cuentan una persona o área responsable con dedicación a la gestión
 del cambio. La gran mayoría de los proyectos llevados a cabo dentro de las
organizaciones, afectan o impactan directamente en el funcionamiento de las mismas.
Pueden implicar cambios asociados a procesos, estructura organizacional, personal e
incluso gerencia.
Como ejemplo, podemos hablar de proyectos de construcción de nuevas sedes,
implantación de nuevas tecnologías, apertura de nuevo mercados, diversificación de
servicios o automatización de procesos, entre otros.
El Dr. John Kotter, autoridad en el campo del liderazgo empresarial, ha demostrado que
el 70% de los proyectos de cambio fracasan debido a carencias en cuanto a 
metodología y a falta de enfoque a la hora de ejecutar dichos proyectos.
Me encanta la metodología de cambio desarrollada por Kotter, la cual se basa en 8 pasos
para liderar el cambio y ayudar a las organizaciones a llevar a cabo una gestión del cambio
exitosa. Te recomiendo leer su artículo “Leading Change: Why Transformation Efforts Fail“ ,
publicado por la Harvard Business Review.
 PASO 1: Crear Sentido de Urgencia. Para conseguir el apoyo de aquellos que
toman las decisiones. Ser capaces de hacer ver a otros como nos beneficiará el cambio.
 PASO 2: Formar una Coalición Poderosa. Juntar a aquellos líderes dentro que la
organización que comparten la misma visión. Se trata de establecer un frente común.
Cuanta más representación tenga el frente, mayor probabilidad de éxito.
 PASO 3: Generar una Visión de Cambio. De manera que seamos capaces de
luchar contra nuestro peor enemigo, la resistencia al cambio. Una visión común de los
beneficios, puntos clave y estrategia. Debe ser breve y fácilmente entendible por todos.
 PASO 4: Comunicar la Visión. La visión, junto con la estrategia a adoptar, debe ser
entendida por todos. Siempre será de gran ayuda predicar con el ejemplo y ser capaces de
resolver las dudas y cuestiones que nos planteen.
 PASO 5: Capacitar a Otros para que Actúen de acuerdo a la
Visión. Recompensar a aquellos que, conscientes de los beneficios del cambio, se hayan
lanzado a aplicarlos. Suprimir los obstáculos, trabajando con aquellos que se oponen al
cambio, para que tomen consciencia de lo que supone que éstos no sean aplicados.
 PASO 6: Asegurar Éxitos a Corto Plazo. En los procesos largos, es importante
establecer hitos de éxito asegurado, que permitan reforzar el proceso de cambio y sirvan
como motivación. Por ejemplo, pequeños proyectos que no involucren a los opositores,
económicamente viables y que nos permitirán agradecer a el esfuerzo aportado al equipo.
 PASO 7: Consolidar Mejoras y Producir más Cambios. Este paso está asociado
a la mejora continua y a la evolución constante. Celebrar los éxitos sí, pero seguir buscado
qué se puede mejorar, convirtiendo la consolidación en un proceso iterativo hasta conseguir
el objetivo buscado.
 PASO 8: Estandarizar los Nuevos Enfoques. El cambio está implantado, debemos
afianzarlo y seguir mirando hacia adelante, anticipándonos a nuevos escenarios. Evolución
constante.