1. Que es archivo?

Es “residencia de los magistrados”. Hoy en día la palabra archivo es designado para

referirse al sitio o destino donde se guardan y conservan documentos que pudieron
ser creados por personas o instituciones y por tal motivo los archivos pueden ser
privados o públicos.

2. Fases de un documento (ciclo vital)

3. Que es?

Archivo central:
El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y conserva
los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e
histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la Universidad Nacional
de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección General del
Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.

Archivo de gestión:
La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida
de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
Archivo de histórico:
Es el archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión los documentos
que deben de conservarse permanentemente dado su valor histórico.

Observa que el ciclo vital del documento hace referencia a las etapas o momentos
por los que atraviesa el documento desde que se produce. Recalco, por los que
atraviesa el documento. Bien sabes que documento no es lo mismo que archivo.
También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son
eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos. Cada
uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los documentos de
acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su ciclo vital.

4. Normatividad archivística para el área contable:

ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la

Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente,
de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los
tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias
clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así
mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios públicos.