Gobierno BPM y mejora continua

Santiago Aguirre Mayorga, Ph.D.

santiago.aguirre@unir.net

Tema 6. Gobierno BPM, gestión de riesgos y

cumplimiento normativo
Índice de la asignatura

► Tema 1. Transformación de procesos

► Tema 2. Herramientas de Mejora Continua
► Tema 3. Implementación de la transformación y la mejora continua
► Tema 4. Metodologías de Mejora Continua
► Tema 5. BPM CoE (Centro de Excelencia).
► Tema 6. Gobierno BPM, Gestión de Riesgos y Cumplimiento
Normativo
► Tema 7. Gestión de Proyectos BPM
► Tema 8. Gestión Madurez en Procesos

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 2

 Temática

Conocer cómo BPM facilita

Cumplimiento el cumplimiento normativo.
normativo

Gestión
del riesgo
Entender el papel de BPM
en la gestión del riesgo

Gobierno BPM

Entender el papel del Gobierno BPM

en la gestión por procesos

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 3

1. Gobierno BPM
El gobierno BPM se define como un conjunto de políticas, estructuras
organizacionales, estándares, procesos, métricas, roles, códigos de
conducta… que definen la manera en que las iniciativas BPM de una
organización son desarrolladas, administradas o controladas.

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 4

 Esquema de Gobierno BPM

Gobierno de procesos Arquitectura procesos Indicadores de gestión

Estratégicos
Procesos
Propietario del proceso
Estructura
organizacional Subpro- Subpro- Tácticos Estrategia
ceso 1 ceso 2
- Cargos Lideres Lideres - Objetivos
subprocesos subprocesos Procedimientos Operativos estratégicos
- Roles Procedimientos

- Funciones - Prioridades
competitivas

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 5

El rol del propietario del proceso

Funciones del propietario del proceso

Cambios en metas, planes

PLANEAR
Establecer metas y expectativas
Establecer planes y presupuesto
Proveer los recursos
Implementar proceso
GESTIÓN
Monitorear el proceso
Metas e indicadores Diagnosticar desviaciones
Tomar acciones preventivas y
Retroalimentación correctivas
Mejoramiento

Medición de
Recursos desempeño
Expectativas del proceso
Metas

EJECUCIÓN DEL
Entradas Salidas
PROCESO

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre

Funciones claves del propietario del proceso

 Establecer los indicadores de gestión del proceso.

 Definir las metas de rendimiento del proceso.
 Asignar los recursos necesarios para el proceso (planeación)
 Buscar y apoyar todas las iniciativas de mejoramiento.
 Trabajo colaborativo con otros propietarios del proceso para la
mejora continua.
 Liderar los proyectos de BPM.

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RACI Responsabilidad sobre los procesos

Fuente: Colom, Jose L. Aproximación al análisis de los roles definidos en los procesos de un Sistema de Gestión. 2015

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Ejemplo responsabilidad de los procesos
RACI

Fuente: Colom, Jose L. Aproximación al análisis de los roles definidos en los procesos de un Sistema de Gestión. 2015

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 9

Control del proceso

El propietario de un proceso debe controlar el proceso, pero requiere

equilibrar la situación de ser un «policía» del proceso y ser un líder
colaborativo. Se debe centrar en controlar:

• El «proceso del proceso», es decir, el marco para la gestión y la

mejora del proceso.
• Convenciones de modelado.
• Control de cambios en la documentación del proceso.

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 10

Objetivos del Gobierno BPM

 Velar por el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la

empresa a través de los procesos
 Una toma de decisiones eficaz y una ejecución clara de roles y
actividades.
 Medir la eficacia y eficiencia de los procesos
 Conformidad con los marcos regulatorios.
 Ofrecer información en tiempo real para el cumplimiento de los
niveles de servicio adecuados para la satisfacción de los clientes.
 Estandarizar los procesos diseñados y ejecutados en BPM.
 Planificar los cambios buscando la mejora continua.

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2. Gestión del riesgo en BPM
Riesgo es la combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso
concreto y las consecuencias que se produzcan de ese suceso.
La gestión del riesgo se centra en:
• La auditoría o trazabilidad necesaria en los procesos de negocio
para identificar los posibles sucesos que puedan ser un riesgo para
la organización.
• Recomendar acciones que mitiguen el riesgo en base al coste
frente al beneficio de esas acciones.

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 12

Ejemplo empresa de seguros médicos

Riesgo:
Impacto
fraude Auditoría a Verificar el
financiero
las facturas impacto de
Asegurado de alto costo. los controles
Afectación a
presenta implementad
la
facturas Regla en os
rentabilidad
falsas BPMS

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3. Gestión del cumplimiento normativo

Las empresas se rigen por una serie de leyes, reglamentos y

normativas de obligado cumplimiento.
Un sistema de cumplimiento normativo se compone de los siguientes
elementos:
• Normativa: define el origen de la obligación (ley, norma)
• Requisitos legales: conforman el grupo de controles que hay que
establecer y que están asociados a una determinada normativa.
• Tareas de control: tienen por objetivo realizar el seguimiento del
control de referencia para cada requisito legal.
• Gestión de incumplimientos: tiene por objetivo coordinar el
conjunto de tareas a realizar para neutralizar, minimizar o eliminar
los incumplimientos detectados.
• Acciones correctoras: para cada incumplimiento se creará un
conjunto de tareas, denominadas correctoras, que se asignarán a
personas, grupos o entidades.

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Cumplimiento normativo soportado por BPMS

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Preguntas

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre

Actividades

Presentación Gobierno BPM – Santiago Aguirre 17

Santiago Aguirre

Profesor Máster Universitario en BPM para la Transformación Digital

Escuela Superior de Ingeniería y Tecnología - ESIT
Universidad Internacional de La Rioja
santiago.aguirre@unir.net

www.unir.net