Temas de reflexión Exprese sus comentarios acerca de los siguientes enunciados:
1. En el cumplimiento de los pronósticos monetarios, los presupuestos
enfrentan el problema de la influencia de fenómenos económicos, como la inflación o la devaluación.
Los problemas que más afectan la economía son efectivamente la inflación,
deflación y la devaluación ya que estos generan costos administrativos, actualmente los empresarios combaten el tema de la inflación tratando de disminuir los costos de mantenimiento y dando a los consumidores precios más competitivos.
2. La planeación y el presupuesto cobran mayor trascendencia en ambientes
económicos cuya característica es la incertidumbre.
El éxito de un presupuesto depende de una buena planeación, ya que el
presupuesto es el instrumento fundamental de muchas compañías, además es una de las principales ventajas en la elaboración de un presupuesto.
3. Las organizaciones carentes de planeación y de presupuestos no pueden
practicar control eficaz y efectivo de sus actividades.
Las organizaciones que tienen entre su esquema empresarial la planeación y
el presupuesto, les permite poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos, además cuentan con la capacidad de medir si los propósitos y los planes destinados se cumplan y si hay una falla buscar correctivos pertinentes.
4. Los presupuestos constituyen un soporte fundamental para evaluar el
desempeño gerencial.
Una gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, uno de
ellos es el presupuesto el cual, empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios, el presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recurrir la gerencia.
5. Sin presupuestos, las decisiones gerenciales son subjetivas.
La importancia en las decisiones gerenciales son fundamentales ya que al
desconocerlas no podría determinar los recursos que están disponibles para la realización de sus actividades, tendrían menos resultados y esto implicaría la toma de decisiones.
Evaluación de lectura del capítulo
1. ¿Qué significa la palabra presupuesto?
Son estimaciones de manera cualitativas y cuantitativas para establecer
futuros ingresos y salida de efectivo en un periodo determinado con el objetivo de obtener un beneficio.
2. ¿Qué diferencia existe entre los presupuestos de las entidades públicas y
los presupuestos de las empresas privadas?
Los presupuestos públicos se elaboran con base en la idea de control de
gastos, se hace primero una estimación de los gastos que se han originado a necesidades públicas y después se planea la forma de cubrirlas, estudiando la aplicación de ingresos que se recaben de los impuestos. Los presupuestos de empresas privadas se estiman los ingresos para ello predetermina su distribución a la aplicación, lo que implica que la integración de su control presupuestal esa complejo y difícil de solucionar.
3. ¿Por qué la inflación puede incidir en los planes trazados por la
administración? ¿Cuáles serían sus consecuencias sobre el presupuesto?
La inflación puede afectar los planes trazados en una organización ya que
merma el poder adquisitivo del dinero generando costos administrativos en una organización. Las consecuencias de la inflación sobre un presupuesto es como afecta la inflación a los ingresos y egresos presupuestados generando diferencias respecto a valores presupuestados. 4. ¿Por qué la planeación, la coordinación y el control pueden incidir en las utilidades? Explique mediante una gráfica.
Porque es necesario planear, coordinar y controlar los ingresos y gastos de
una organización, y esto lo podemos ver en el presupuesto, así el resultado lo encontraremos en las utilidades de la operación de la empresa.
5. Mencione y analice dos razones que justifiquen el presupuesto empresarial.
Es un plan financiero que orienta al empresario a replantear sus metas,
interrelacionando las actividades de la empresa (compras, producción y distribución) procurando lograr un objetivo común y buscando siempre una mayor rentabilidad.
Es un medio de control que permite controlar las operaciones,
reduciendo al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materias, tiempo.
6. ¿Existe relación entre planeación y presupuesto? Explique su respuesta.
La relación entre planeación y presupuesto es que mediante la planeación los
órganos de la empresa definen sus objetivos, políticas y acciones para un período determinado y el presupuesto sirve como instrumento a este proceso de planeación al estimar los montos que serán necesarios para ejecutar y llevar a cabo acciones a la práctica, y programar la obtención de los recursos necesarios. Mientras más estrecha sea esta relación entre planificación y presupuesto mayor será la utilidad para la empresa.
7. Establezca factores comunes en los presupuestos de las empresas privadas
y las públicas.
El presupuesto público primero hacen una estimación de los gastos que se
hayan de originar debido a las necesidades públicas y después planear la forma en que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que habrá de provenir de la recaudación de impuestos, de la obtención de los empréstitos y como último recurso de la emisión de papel moneda lo que necesariamente ocasionaría la inflación.
El presupuesto privado, primero debe estimar sus ingresos, sobre esta
base, predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más compleja y difícil de solucionar. Tradicionalmente, las empresas privadas tienen como fin primordial el logro de utilidades, incluyendo además otros como el beneficio social, la satisfacción de las necesidades de la región.
8. ¿Qué función desempeña el presupuesto en la administración?
La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero
de la organización. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Capítulo 2 Página 75 Libro Jorge E. Burbano Ruiz
Temas de reflexión Exprese sus comentarios acerca de los siguientes enunciados.
1. La planeación y el presupuesto no tienen aplicación práctica en economías
afectadas por fuertes fluctuaciones de los indicadores de inflación y devaluación.
Cuando la economía se ve afectada por los indicadores de inflación y
devaluación es notable la no práctica ya que estos tienen un orden de intervenciones en el sistema económico.
2. Cuando la dirección sólo busca la supervivencia de la organización, el
trabajo presupuestal se limita a considerar la ejecución del presupuesto anterior y tener en cuenta para el futuro un crecimiento acorde con la tasa de inflación esperada.
La dirección de las empresas esta allegada al diseño de nuevos métodos para
mantener la rentabilidad, desgastadas por el incremento del precio y la inestabilidad del mercado, la inflación es un problema ya que en el mayor de los casos no se puede disponer de manera exacta, ni cuales van a ser las consecuencias frente al presupuesto.
3. Al amparo de las obligaciones que se asumen en el momento de aprobar
los presupuestos, es frecuente encontrar directivos que adoptan posiciones conservadoras frente a los pronósticos.
Estos directivos se dan más en la parte administrativa ya que ella se tiene que persuadir a los cuadros gerenciales y mostrar las ventajas de la adopción de un sistema presupuestal para definir el horizonte comercial y financiero de las empresas, al igual para aprobar estos presupuestos se tienen que mostrar ciertos estudios para ver la viabilidad y que todo esto sea para obtener una dirección cuantificable, clara y alcanzable. 4. Los presupuestos simbolizan la expresión formal, cuantitativa y monetaria del planeamiento empresarial.
El diagnostico interno representa un factor fundamental en el planteamiento
empresarial donde vemos a fondo estos diferentes factores que mantienen una relación generalmente convencional, los cuales son los que conllevan a los procedimientos que buscan cuantificar y referirse a la propiedad numérica de datos, investigaciones, métodos o resultados importantes en la planeación empresarial para poder saber cómo actuar ante las diferentes situaciones y la prevención de conflictos en las organizaciones.
5. Sin la formulación de planes, programas, proyectos, estrategias, políticas y
presupuestos, las empresas ponen en riesgo su participación en el mercado competitivo y enfrentan tropiezos para utilizar eficientemente sus factores productivos.
Para dicha formulación de planes, programas y proyectos se conforman en
procedimientos de actividades que van a indicar las claves determinadas de las áreas, de los equipos y de las personas. La cuantificación del dinero solicitado hacia las metas se verá reflejada en los cálculos. Adicionalmente, se necesitará trazar las estrategias que especifican el “cómo” o las “claves” para el avance exitosos de todas las partes en procura de los objetivos trazados.
6. El ambiente de la globalización económica, la apertura de los mercados y
la mayor competencia son fuerzas económicas que alimentan la necesidad del presupuesto y la planeación a largo plazo.
Sin una planeación y presupuesto adecuados corremos el riesgo de
perder competitividad dentro de un mercado que constantemente está cambiando.
7. Las políticas de control de inventarios tienen incidencia directa sobre los
costos de venta y, por tanto, sobre los objetivos relacionados con la utilidad y la rentabilidad.
Es indiscutible la importancia que tiene el control de inventarios como cuenta
primordial de cualquier tipo de empresa comercial, puesto que la rotación de estos se convierte en dinero en efectivo de una manera inmediata, una vez que se ha concretado la venta del mismo. 8. Los costos unitarios de producción dependen del método utilizado para distribuir o asignar los costos indirectos de fabricación.
Cuando se analiza la importancia dada al costo unitario de producción, otro
aspecto que debería ser examinado respecto a una determinada estructura de costos, es que una variación en el precio de venta tendrá un impacto inmediato sobre el beneficio bruto porque éste último es el balance entre el ingreso (principalmente por ventas) y el costo de producción. En consecuencia, los incrementos o las variaciones en el precio de venta, con frecuencia son percibidos como la variable más importante (junto con el costo de la materia prima), particularmente cuando existen amplias variaciones del precio.
Evaluación de lectura del capítulo
1. ¿Qué papel desempeña la motivación al personal para que el presupuesto
funcione adecuadamente?
Una buena herramienta de motivación es hacer partícipes a los responsables
de la fijación de objetivos, delegando responsabilidades para garantizar un desarrollo sostenible hacia la productividad y crecimiento tanto de la empresa como de las personas involucradas a esta.
2. ¿Considera que esta motivación debe hacerse antes o después de
comenzar a operar el sistema?
Esta motivación debe hacerse antes, para que la motivación sea el móvil y empuje a obtener los resultados esperados.
3. ¿Cómo el entorno puede afectar el presupuesto de su empresa?
Ninguna empresa puede abstraerse del medio en que se desenvuelve. Las
características de este entorno se deben tener en cuenta en los planes y presupuestos. Entre estas características se pueden mencionar el desempeño de los competidores nacionales e internacionales; las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento; las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras; el comportamiento de la inflación y la devaluación, y las tasas de interés; y las políticas establecidas por el gobierno en las áreas tributaria, salarial, de seguridad social y de comercio exterior. En materia mercantil, las expectativas se centran en el estudio detallado de las fortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar las compañías de la competencia. Es entonces cuando cobra especial importancia la evaluación de parámetros tales como la imagen de marca, los gustos y las preferencias de los consumidores; las habilidades de la fuerza de ventas; las calidades y los precios; el prestigio de la empresa y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa.
4. ¿Cómo las disposiciones gubernamentales podrían afectar sus cálculos
presupuestarios?
Las disposiciones gubernamentales influyen directamente en los cálculos
presupuestarios de la empresa debido a que aspectos como las políticas tributarias, las disposiciones salariales, de seguridad social y de comercio exterior, guiarán en muchas maneras el rumbo que debe seguir la empresa, ya que la empresa no tiene control de estas limitaciones que se pueden presentar.
5. Enuncie y explique al menos dos etapas en la elaboración de un
presupuesto.
Ejecución:
La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los
planes. El líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes áreas a la consecución de las metas trazadas en el presupuesto, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto; lo anterior a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la organización.
Una de las metodologías para hacerle seguimiento al presupuesto durante la
ejecución es utilizando la interfaz del software contable, comúnmente denominada como presupuestos o planeación, de modo que se obtenga una comparación simultánea al momento de la acusación de los diferentes registros contables.
Control presupuestal:
Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es
establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido presupuestados. Esto a fin de identificar las posibles falencias que están afectando la ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno. Lo anterior se puede basar en la metodología postulada en la etapa anterior.
Es importante tener en cuenta que cuando el proceso de contraste se aplique
a proyectos de construcción y/o similares se debe evaluar dentro de los informes parciales y el avance de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el cumplimiento de las metas y requerimientos presupuestados.
6. Haga un listado de objetivos generales y específicos que se puedan tener
en cuenta en la etapa de pre iniciación de un presupuesto.
Objetivos generales • Colocar productos en los canales de comercialización previstos que posean calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan márgenes de utilidad atractivos.
• Incrementar la cobertura geográfica de los mercados, mediante el aumento
de las zonas de distribución de los productos.
• Consolidar la participación en el mercado con productos de calidad,
campañas promocionales agresivas y una fuerza de ventas capacitada.
• Proporcionar al accionista una tasa de rendimiento atractiva, mediante la
integración de los factores valorización y dividendo.
• Establecer mecanismos que auspicien la construcción de una empresa
dinámica, pujante y creciente en sus operaciones comerciales. • Crear y mantener un clima organizacional que conjugue las metas empresariales y los objetivos de quienes trabajan en la empresa.
Objetivos específicos • Alcanzar un crecimiento del x% en el volumen anual de ventas, expresado en un y% por variación de precios y en un z% por captación de mercados.
• Obtener un rendimiento sobre la inversión promedio anual del x% antes de
impuestos. • Lograr un grado de integración del x% en la fabricación del producto y mediante la creación de una empresa que atenderá el suministro de los insumos z1 y z2 .
• Financiar las operaciones normales de la empresa con los fondos
monetarios generados por el giro interno de los negocios (ventas en efectivo, recuperación de cartera, rendimiento de las inversiones temporales).
7. Explique la función del comité de presupuestos en una organización.
Dentro de las funciones que tienen son las siguientes:
Se encarga de ver todas las necesidades de la empresa.
Cada uno de los integrantes tiene la obligación de aportar todos los
recursos que se necesitan.
Prepara el presupuesto para el próximo año o proyectos específicos.
Analiza y estudia las variaciones o desviaciones, e investiga sus causas.
Formula el presupuesto general, prepara estados pro forma y
presupuestados.
Coordina y supervisa los presupuestos parciales.
Aprueba el diseño de las formas que se utilizarán.
Elabora manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente amplios.
Compara continuamente lo presupuestado con lo realizado;
posteriormente hace las correcciones pertinentes.
Informa oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos, los
cambios y variaciones que sufrió el presupuesto de acuerdo al periodo estimado.
Centra sobre sí mismo las aclaraciones o soluciones importantes
presupuestales.
Examina, aprueba y ajusta las estimaciones de gastos departamentales.
Aprueba o ajusta los presupuestos generales y parciales.
Presenta los presupuestos para su autorización al Gerente General y éste,
posteriormente al Consejo de Administración.
8. Explique las principales ventajas y limitaciones de los presupuestos.
Se puede encontrar dos grandes ventajas al planear y
hacer presupuestos: facilitar la utilización adecuada de los recursos, proporcionar eficiencia en las operaciones, ayudar a lograr una buena planeación de las empresas y mostrar los resultados que se obtendrán de poner en práctica los planes.
Sin embargo, aunque hacer presupuestos ayuda a manejar una empresa, eso no es todo. Tiene limitaciones también, porque están basados en estimaciones, en proyecciones, y si no se hacen bien, no se obtiene ningún resultado que traiga beneficios.
9. Explique esta afirmación: La investigación exhaustiva de los mercados
constituye la plataforma para garantizar la confiabilidad de los presupuestos.
La investigación de los mercados son las que nos permiten identificar cómo y por qué las variables externas como las oportunidades y las amenazas pueden llegar a ser decisivas para que la empresa surja o en peor de los casos quiebre.
10. ¿Por qué es conveniente que la actividad presupuestaria converja a la
preparación de los estados financieros tradicionales y a la elaboración del presupuesto financiero o flujo de caja?
Es Importante porque con los estados financieros se pueden hacer distintos
análisis y así conocer la situación de la empresa, además, el balance general es una fotografía de la empresa, el cual refleja la situación de ésta en un periodo determinado se pueden conocer aspectos como los ingresos, costos, gastos, impuestos y la utilidad que ha obtenido la empresa luego de restar los rubros correspondientes. El flujo de caja da a conocer las entradas y salidas de efectivo y se divide en operacional, inversión y financiación. Estos tres estados financieros generan información muy valiosa para la compañía de forma estructural y fácil de leer, por esto es importante que la actividad presupuestaria converja a la preparación de ellos. 11. Explique la relación entre los programas de producción, los planes de compra, los consumos de materias primas y la demanda de mano de obra.
Todos estos comprenden pate de los presupuestos que se deben realizar en
la empresa, y se consolidan en los estados financieros proyectados. El Programa de producción contiene el presupuesto de lo que se va a producir en la compañía. Los planes de compra es el presupuesto de la compra de materia prima para realizar la producción. El consumo de materia prima es el presupuesto del gasto requerido por cada producto y la demanda de mano de obra es el presupuesto de la demanda de empleados por productos. Con todo esto, al final se realiza el estado de resultados, balance general y flujo general y flujo de caja.
12. Mencione las principales fuentes de información exigidas para elaborar los presupuestos de ventas, de compras de insumos y de costos indirectos de fabricación.
Presupuesto de ventas: las cantidades de productos que se esperan vender y
el precio de estas.
Presupuesto de compras de insumos: se tiene en cuenta el inventario inicial,
inventario final, consumos y costos estimados de cada producto y el precio de adquisición.
Costos indirectos de fabricación: se requiere saber la producción requerida,
los costos fijos y semi variables.
13. ¿Qué parámetros sugeriría para asignar los costos indirectos de
fabricación entre los diversos productos comercializados por cualquier empresa? Explique.
Sugeriría usar la base de distribución horas / mano de obra directa, ya que es
una de las más comunes y fácil de calcular, por lo general toda empresa sabe cuántas horas laboran los empleados, por esto sería adecuado implementar.
