Bachillerato en administración de empresas

Modalidad virtual

Auditoria 1
Trabajo realizado por
Brayan Zuñiga Villegas

Estudio de caso
Noviembre 2021

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 Introducción
Cuando el auditor encuentra deficiencias durante el ejercicio de su labor en una
compañía, puede identificar deficiencias y deficiencias significativas en el control
interno de la empresa. Según la NIA 265.6, una deficiencia de control interno
ocurre cuando “no existe un control necesario para prevenir, o detectar y corregir,
oportunamente incorrecciones en los estados financieros”, o cuando “un control
está diseñado, se implementa u opera de forma que no sirve para prevenir, o
detectar y corregir incorrecciones en los estados financieros oportunamente”. Para
saber si las deficiencias son significativas, el auditor puede tener en cuenta esto:

 La probabilidad de que las deficiencias den lugar a futuras incorrecciones

materiales en los estados financieros.
 La exposición del activo o pasivo a pérdida o fraude.
 Las cantidades en los estados financieros que podrían estar afectadas por
las deficiencias.
 La causa y la frecuencia de las excepciones detectadas como
consecuencia de las deficiencias.
 La interacción de la deficiencia con otras deficiencias.

En el curso de la auditoría y como resultado del conocimiento de la entidad y de

sus sistemas de control, el auditor puede identificar deficiencias y deficiencias
significativas en el control interno de la empresa.
De acuerdo a la NIA 265.6 una deficiencia en el control interno se da cuando “no
existe un control necesario para prevenir, o detectar y corregir, oportunamente
incorrecciones en los estados financieros” o cuando “un control está diseñado, se
implementa u opera de forma que no sirve para prevenir, o detectar y corregir
incorrecciones en los estados financieros oportunamente”. También conforme a
esta NIA, se tiene que una deficiencia significativa en el control interno es aquella
que, según el juicio profesional del auditor, es lo suficientemente importante para
merecer la atención de los responsables del gobierno de la entidad.
En el caso de que el auditor identifique deficiencias que sean significativas
individualmente o de manera agregada, tiene la obligación de comunicarlas
oportunamente y por escrito a los responsables del gobierno de la entidad y a la
administración.

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En la evaluación e indagación para documentar el control interno de la empresa El
Éxito S.A. que se dedica a comercio mediante una tienda por departamentos,
cuenta con varias áreas, hogar, tecnológico, niños, damas, caballeros, y abarrotes
de larga duración.
Usted está indagando y observando la forma en que administran los inventarios y
las entradas y salidas de artículos a las bodegas para documentar el
procedimiento de manejo de inventarios, y detecta lo siguiente:
a) Analice cada uno de las situaciones que se presentan
1-Al recibir la mercadería, y las facturas, la revisión de validación de si esta
correcto el pedido vs la factura y el físico se hace uno o dos días después
Retrasar el registro de las transacciones es una deficiencia importante por varias
razones:
- Se está faltando al principio contable del devengo al no llevar a tiempo los
controles, y esta deficiencia puede llevar a errores materiales en los
estados financieros en el futuro, como dicta la NIA 265 (2009).
- Se está omitiendo un procedimiento importante de control interno al no
registrar debidamente el ingreso de materiales a la compañía. Esto genera
caos en el control del almacén, y puede llegar a afectar todo el proceso
productivo y de ventas, significando en cuantiosas pérdidas para la
empresa.
- El atraso podría ser de carácter intencional, con el fin de llevar a cabo algún
tipo de fraude en el recibo y pago de materiales; y en caso de no ser
alevoso, igual abre una brecha para que esto suceda. El auditor debe de
tomar las evidencias del caso a través de entrevistas, observación y
revisión de documentos; de manera que halle las razones y los
responsables de la situación.
- Finalmente, debe reportar la situación a la parte administrativa responsable.
2-Se hacen tomas físicas (según política) cada mes, pero la realidad es que se
decidió hacer cada tres meses, por parte del jefe de bodegas. Se le prohibió el
acceso a los operarios y bodegueros a las gerencias para que no los interrumpan.
Esta la emitió el gerente de ventas quien es el jefe de bodegas.
(Deficiencia significativa) se está ante una situación en donde se puede presentar
pérdida de material, y la empresa no estaría dándose cuenta. El hecho de que el
gerente prohibiera la entrada de los operarios y bodegueros atenta contra las
políticas de control y carece de sentido. Es necesario prestar atención a dicha
situación ya que se podría estar dando un caso de malversación. Es obligación del
auditor reportar inmediatamente la situación bajo el debido proceso a los
departamentos administrativos responsables. Como se mencionó anteriormente,

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un descontrol en el inventario puede afectar todo un plan de producción,
distribución y ventas; significando gastos y pérdidas a la empresa.
3-El jefe de bodegas depende del gerente de ventas, y la orden es darles prioridad
a las entregas.
En toda organización siempre debe existir un balance dentro de las operaciones y
procedimientos; sin embargo, se da una situación de desequilibrio al darle
prioridad a las entregas, ya que no se están midiendo las consecuencias de la
entrega en ventas como primer objetivo, antes que los objetivos de producción y
de los demás departamentos.
Esto indica que hay una deficiencia en el control interno porque no se está
monitoreando estas acciones. Se deben de revisar los procedimientos y
determinar quién, cómo y por qué se tomó dicha decisión.
4-Se han originado diferencias en las tomas físicas intermedias de un octavo el
valor de los inventarios desde que se decidió que se le dé prioridad a la entrega de
pedidos, esto fue en el mes 2 del periodo fiscal; o sea. noviembre 2017, con
respecto a lo que dice el teórico y lo que dice el conteo
El descontrol se nota en los procedimientos de recibo y registro de materiales, así
como en los de conteo físico. El hecho de que dentro de las tomas físicas se
presenten diferencias considerables (desde que se decidió dar prioridad a las
entregas) indica que se está ante una deficiencia significativa, que hará que la
empresa se vea afectada económicamente. Es importante una intervención
urgente para determinar la gravedad de la situación.
5-Las devoluciones a los proveedores no se incluyen en el sistema hasta final de
cada semana. Es normal que exista atraso en devoluciones si existe atraso en el
recibo y registro de mercaderías.
Existe un plan de operaciones que cuenta con tiempos y movimientos exactos en
el recibo de materia prima, en el procesamiento de dicho material, y en la venta y
entrega del producto terminado; cualquier atraso en alguna etapa del proceso se
verá repercutido en las siguientes, significando pérdidas de tiempo y dinero.
Según la NIA 265 (2009), esto constituye un ejemplo de deficiencia significativa,
ya que incluye la susceptibilidad a pérdida o fraude del activo o pasivo relacionado
6-Los descuentos son aprobados por los vendedores, el sistema les permite
modificar precios para agilizar el proceso de venta y atención al cliente, según
instrucción del gerente de ventas.
Esta situación se ingresa como deficiencia significativa, ya que se pueden estar
dando eventos inusuales de favorecimiento a terceros que pueden estar afectando
las finanzas de la empresa. Es importante cambiar esa política de manera que sea
una única persona con conocimiento de las gestiones financieras de la compañía

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la que decida sobre los descuentos de una forma más controlada, y bajo medidas
establecidas.
7-Se generó un sistema de apartados, pero el empaque del producto no se hace
de inmediato, y a la hora de entregar a los clientes, a veces ya el producto se
había agotado. No se lleva un listado de cuales apartados están incompletos por
lo que las quejas ya llegaron a la gerencia general. Un consumidor fue a la
defensoría de los habitantes.
Cuando una deficiencia tiene consecuencias que alcanzan dimensiones externas
a la compañía, no es de dudar que es significativa. Ya los errores y pérdidas de la
empresa no son únicamente de los accionistas; sino que forman parte del proceso
de demandas nacional, teniendo consecuencias por demás costosas en la
contratación de abogados, documentación y posibles multas y sanciones
impuestas.
8-El auxiliar de inventarios presenta diferencias con respecto al mayor por la suma
de un 5% del valor del inventario.
Esta una clara deficiencia significativa en los registros contables, esa diferencia
que se está dando en el valor del inventario es clara muestra de que se está
perdiendo material y dinero. Es importante ver los resultados de otros
departamentos que se estén viendo afectados con estas pérdidas, para cuantificar
y tomar las acciones correctivas lo antes posible. Este tipo de situaciones deben
ser discutidas con la alta gerencia, ya que están en capacidad de afectar los
planeamientos financieros a corto y largo plazo, lo que podría significar en el
descalabro económico de la compañía.

9-Los encargados de conteos también procesan las facturas de compra de

mercadería a los sistemas de inventarios. Despidieron al personal que llevaba a
cabo esta tarea, para ahorrar costos.
El hecho de que haya despidos de este tipo, implica directrices de la alta gerencia
como parte de sus decisiones operacionales y financieras; en caso de no ser así,
se podría estar frente a una situación muy grave de deficiencias significativas que
podrían estar indicando la evidencia de fraude.
10) El contador ha rotado dos veces en un año.
El contador debe de ser una persona con amplio conocimiento en su campo y
vasta experiencia en el manejo de las gestiones de la empresa, características
que no se adquieren en cuestión de meses. Es importante revisar las políticas de
recurso humano de la compañía y verificar si las decisiones tomadas obedecen a
procedimientos prestablecidos o a decisiones personales poco claras.

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 b) Identifique cuál de estas situaciones es una deficiencia de control interno
y cual es una deficiencia significativa
Descripción de deficiencia
Procedimientos erróneos en
revisión de pedido vs factura
Emisión de ordenes
alarmantes
Procedimientos erróneos
Diferencias significativas
Procedimientos de registro
Permisos indebidos
Procedimientos incompletos
Diferencias entre libros de
inventario
Recargo de labores
Mala selección de personal
Significativa Control interno
Se puede prestar para malentendidos con
los proveedores el descubrir errores tantos
días después
Implica revisar la toma de decisiones como la de
dejar fuera a los bodegueros y operarios.
El hecho de otorgar prioridad a las
entregas es una señal de que el control
interno está fallando, la empresa debe dar
prioridad por igual a todas sus operaciones.
La diferencia que se presenta desde que se les
dio prioridad a los pedidos es una señal de que se
está dando una situación de riesgo importante.
El registrar las devoluciones al final de cada
semana, puede provocar que al contar el
inventario se presenten diferencias ya que
en el sistema no están las devoluciones.
Los descuentos son aplicados y decididos por los
vendedores por directriz del gerente de ventas, al
permitir esto se pueden dar situaciones de
favorecimiento y descuentos indebidos que
provoquen consecuencias costosas para la
empresa.
Al contar con un sistema de apartados es
importante que al entrar una orden se
empaque al momento para que salga de
los inventarios y no esté disponible, esto
provoca que se agoten las existencias
físicas y los apartados queden incompletos.
Al presentarse diferencias entre el auxiliar y el
mayor es una clara deficiencia significativa. Ese
5% representa pérdidas significativas para la
compañía, y se puede estar presentando
malversación o robo de mercadería sin que se
esté detectando.
Diferencias en los inventarios se clasifica como
significativo, ya que, aunque la intención es
ahorrar costos, los mismos colaboradores que
cuentan son los que facturan la compra de
mercadería, dejando un bache en el control.
Debido a que el contador ha sido rotado
dos veces en un año estamos frente a una
deficiencia de control interno, ya que en el
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 proceso de selección de personal se ha
elegido sin una guía clara de que debe
tener la persona que ocupe dicho puesto.

c) De las deficiencias significativas, seleccione una y redacte el hallazgo

(situación) a informar y la recomendación.
Situación percibida: Diferencias entre libros de inventario
Descripción: El auxiliar de inventarios presenta diferencias con respecto al mayor
por la suma de un 5% del valor del inventario.
Cuando se menciona inventario se hace referencia a cantidad de activos para los
cuales un grupo de inversionistas adquieren para generar ganancias con sus
ventas, pero en este caso en particular esos activo se están presentando en una
cantidad menor a la adquirida, por lo que al final de su venta total las ganancias
esperadas por consiguiente también serán menores a las proyectadas, con la
intervención inmediata se debería tratar de ubicar el destino erróneo que se le dio
a ese 5% de inventario faltante.
Recomendación: con base en la situación expuesta la recomendación seria
generar una auditoria inmediata para detectar cual es el fallo en el control que está
generando la fuga imperceptible de los activos de la empresa, y de ahí
implementar controles de salida para cada articulo para lo cual el funcionario que
factura no sea el mismo que despacha ya que así se genera un cargo de
responsabilidad al que se le puede pedir una explicación valida aunado a la
implementación de cámaras de seguridad que monitoree cada transacción con los
activos.

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Conclusiones
De acuerdo a la NIA 265, al hacer las evaluaciones de riesgo en una auditoría de
estados financieros, consideramos el control interno para poder diseñar
procedimientos de auditoría que sean adecuados en las circunstancias, pero no
con el propósito de expresar una opinión sobre la eficacia del control interno.
Podemos identificar deficiencias en el control interno no solo durante este proceso
de evaluación de riesgo sino también en cualquier otra fase de la auditoría.
¿Cuándo se presenta una deficiencia en el control interno?
- Cuando un control se ha diseñado, implementado u operado de manera tal
que este no puede prevenir, o detectar y corregir, oportunamente los
errores en los estados financieros, o
- Cuando falta el control necesario para prevenir, o detectar y corregir,
oportunamente los errores en los estados financieros.
Una deficiencia significativa en el control interno es una deficiencia o una
combinación de deficiencias en el control interno que, a nuestro juicio profesional,
tiene suficiente importancia para requerir la atención de los encargados del
gobierno corporativo de la entidad.
La importancia de una deficiencia o una combinación de deficiencias en el control
interno depende no solo de si realmente ha ocurrido un error, sino además de la
posibilidad de que pueda ocurrir un error y de la magnitud potencial del error. Por
lo tanto, es posible que existan deficiencias significativas, aunque no hayamos
identificado errores durante la auditoría.

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Bibliografía
AUDITOOL (2016) Deficiencias de control interno de acuerdo con las NIAS.
Recuperado el 11 de noviembre del 2021 de
https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/4348-deficiencias-de-control
Rodríguez. F. (2015). Deficiencias significativas de control interno: conozca
algunas pistas para identificarlas. Actualícese. Recuperado el 11 de noviembre del
2021 de https://actualicese.com/actualidad/2015/08/27/deficiencias-significativas-
decontrol-interno-conozca-algunas-pistas-para-identificarlas/
INCP (2017) Deficiencias significativas de control interno según la NIA 265.
Recuperado el 11 de noviembre del 2021 de https://incp.org.co/deficiencias-
significativas-control-interno-segun-la-nia-265/