APROVISIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y

GUÍA DE NORMAS APA

ADMINISTRACION DE PROVEEDORES
1
 Universidad Manuela Beltrán
Equipo de investigación UMB – Virtual

Guía para laPDF

elaboración
Mód 1. de documentos,
Procesos citasen
logísticos y referencias basada en Normas
aprovisionamiento
APA

Ajustado por:
Ing. H.Naydu
YesidShirley
HerreraRojas
L. MBA
Daniel Arturo Ordoñez Suárez

Junio 2016
Junio 2019
 Aprovisionamiento estratégico
y administración de proveedores

ESTRUCTURA TEMÁTICA

1. APROVISIONAMIENTO ESTRATÉGICO (Subproceso)

1.1. ATRIBUTOS DEL PROCESO

El análisis del costo

La estrategia en compras
La administración del contrato de compras
Los criterios y procesos para seleccionar proveedores
La fabricación/La compra
El equipo de compras

1.2. TIPOS DE APROVISIONAMIENTO

Por riesgo de suministro e impacto operativo

Básicos
Estratégicos
No críticos
Cuello de botella
Por tipo de gestión de existencias
Punto de pedido

1.3. CÁLCULO INICIAL DE PUNTO DE PEDIDO

2. ADMINISTRACIÓN DEL PROVEEDOR

2.1. ATRIBUTOS DEL PROCESO

Las tácticas con el proveedor

El compromiso con el proveedor
La evaluación con el proveedor
Las relaciones con el proveedor
Los elementos del APSL la auditoria al proveedor
 Aprovisionamiento estratégico
y administración de proveedores

INTRODUCCIÓN

Durante este módulo, usted podrá conocer y aplicar las mejores

prácticas de aprovisionamiento en cuanto a materias primas,
insumos y productos terminados. De esta forma usted obtendrá,
las competencias necesarias para apoyar los procesos de
manufactura y comerciales que tienen como objetivo atender la
demanda y necesidades del consumidor o usuario final a nivel
nacional o inter-nacional dentro de su lugar de trabajo.
Antes de abordar los temas de este módulo debemos entender
primero el significado de la palabra aprovisionamiento. El
abasteci-miento o aprovisionamiento es la función logística
mediante la cual se provee a una empresa de todo el material
necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de
provisión o suministro.
 Aprovisionamiento estratégico
y administración de proveedores

TEMA 1.
Aprovisionamiento estratégico

Los profesionales en la gestión logística deben comprender que

en un entorno cambiante donde las condiciones de mercado
son mas exigentes, hace que las compañías busquen cumplir
la condición logística al menor costo posible, lo cual conlleva a
la toma de desi-ciones estratégicas fundamentándose en la
satisfacción del cliente.

Por lo anterior, se han desarrollado una serie de herramientas

que buscan detectar, diagnosticar y comprender lo que desea el
cliente y orientar las compañías hacia la Calidad Total,
Manufactura flexible, logística integral, TOC, Benchmarking,
Reingenieria o ingeniería concurrente.

En consecuencia; Una de las metodologías que apoya la

Ingeniería Concurrente y la logística integral para la
configuración de la Logísti-ca de entrada son los modelos de
Despliegue de la Función de Calidad; por este motivo
ampliaremos estos conceptos:

Ahmed, Hava en el 97 definió Ingeniería Concurrente, Paralela

o Simultanea “Enfoque que integra el producto a las
expectativas del cliente generando productos de alta calidad, en
cortos tiempos y mínimos costos; apoyada en características del
trabajo como: Trabajo Multidisciplinar, intercambio de
conocimiento e información, de tal manera que desde el diseño
y desarrollo del producto y el proceso productivo proceda con
énfasis en el ciclo de vida del producto”. Es decir que este
enfoque pretende entregar al mercado productos nuevos y
requeridos en condición logística, por este motivo se hace
necesario utilizar métodos que permitan traducir las
expectativas del cliente en términos de la condición logística con
enfoque en la calidad y así poder definir y contextualizar el
conjunto de requerimientos del producto y así parametrizar la
planificación y gestión del proceso logístico para los segmentos
de mercado atendidos.
 Aprovisionamiento estratégico
y administración de proveedores

El modelo QFD según Uselac, Sthepen en el 93, es “una practica

para diseñar procesos que respondan a las necesidades de los
clientes, permitiéndole a la empresa detectar la manera de
operar innovando y mejorando el proceso, bajo contextos de
priorización y mejorando los procesos que superen los deseos
del cliente”; con esta definición podemos involucrar al cliente
desde antes del diseño bajo contextos de los modelos Pull, para
utilizar la información desde el primer actor de la Cadena de
Abastecimiento (El Cliente), integrando a equipos de trabajo
multidisciplinares del cliente la empresa y los proveedores y así
poder inclusive perfeccionar mode-los de CPFR, también el
modelo QFD busca identificar la mayor cantidad de variables
posibles para reducir los reprocesos y el sobreabastecimiento,
por este motivo se convierte en una herra-mienta poderosa.

Por otro lado, la Logística Integral se responsabiliza de

Aprovisiona-mientos, producción, distribución y planificación,
gestionando el flujo de materiales y la información con enfoque
a la Cadena de Suminis-tro y al Cliente. En este caso se pone
en evidencia, que la calidad y la mejora continua exige de las
compañías una organización basada en procesos pensada
alrededor de las dinámicas descritas en el QFD.

Entonces, la logística de Aprovisionamiento es el proceso que

tiene como objetivo adquirir en condición logística los bienes y
servicios requeridos por la organización para su funcionamiento
y a la cual le genera grandes aportes los modelos QFD y los de
Ingeniería Con-currentes, por que para lograr integración en la
cadena de abasteci-miento se requiere que el proveedor
comprenda lo que requiere el cliente y así adaptar el uso de las
materias primas acorde a eso, por otro lado el cliente debe
conocer las capacidades de los proveedores de la empresa foco
a fin de alinear las expectativas a lo que se puede lograr.

Por otro lado, debemos considerar que dentro de los objetivos

de la condición logística se encuentra la administración de los
costos óptimos, para esto dentro de la administración del
aprovisionamien-to también debemos contextualizar el JIT,
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puesto que en este con-texto se busca como objetivo trabajar
con pequeños lotes, y control tipo Kamban, por este motivo los

proveedores son contextualizados como una estación de trabajo

mas y así se les deberá aplicar los mismos conceptos de la
producción y filosofías de la cadena de suministro de la empresa
para lograr los siguientes objetivos:

1. Según Hahn; E (1983), “Compras en pequeñas

cantidades, pequeños plazos en las entregas y exigencias de
calidad, con pocos proveedores a través de los cuales se
generen relaciones comerciales administradas.”

2. Según Schonberger (1983), “Homologación de

proveedores por referencia generando integración vertical de la
cadena de abas-tecimiento, de modo tal que disminuya la labor
administrativa y se generen relaciones duraderas que
dinamicen, las ordenes de com-pras en lotes pequeños y
frecuentes” Ver el caso Kawasaki Motor´s.

3. Según Lee (1985), “generación de contratos a largo

plazo, concentración y análisis de aprovisionamiento por
influencia geográ-fica control de los programas de entregas,
análisis periódicos de calidad, flexibilidad y costo de los
proveedores y estandarización de los procesos de
abastecimiento”

4. Según Ansari, M (1998) “Realización de compras en

peque-ñas cantidades y pocos proveedores, evaluados por
calidad y comportamiento, efectuar auditoria de planta de
proveedores, estandarización y minimizar el trabajo
administrativo”.

5. Según Fawcett, B; (1993), “Desarrollar a los

proveedores, se debe ver reflejado en la flexibilidad del
abastecimiento, de modo tal que las ordenes de compra tengan
intervalos impuestos, equili-brando el transporte, los lugares de
abasto, costo y cantidades exactas”.
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y administración de proveedores

Bajo ese esquema el Jit, hace referencia a sincronización de

com-pras en pequeños lotes y abastecimientos analizados desde
el punto de vista geográficos y de información, esto bajo
esquemas de grupos de provedores por panel, es decir
proveedores de largo plazo, homologados por referencia y con
precios competitivos en el mercado, es decir que bajo el Jit se
buscan efectuar practicas eficientes en torno a la relación con los
proveedores, por este motivo se busca que las entregas de
mercancías sean certificadas bajo el enfoque de reducir
inspecciones físicas de entrada.

Se sugiere estudiar: Aprovisionamiento Just-In-Time En La

Industria Del Automóvil: El Reto De Los Proveedores De Primer
Rango Javier González Benito Universidad De Salamanca, el
cual ubicara en el link:
http://www.revistadyo.com/index.php/dyo/article/viewFi-
le/239/239

Por todo lo expuesto le invito a revisar los siguientes conceptos

del aprovisionamiento estratégico, es un subproceso del
proceso de aprovisionamiento, que se caracteriza por los
siguientes atributos:

Análisis de costos
Estrategia en compras
Administración del contrato de compras
Criterios y procesos para seleccionar proveedores,
Consolidación del proveedor
Fabricación / la compra
Equipo de compras.

Cada uno de estos atributos, igualmente tiene unas

características, que deben corresponder a las mejores
prácticas.

Atributos del proceso:

El análisis del costo. En el proceso, la calidad y precios son

consi-derados como los componentes clave del costo; sin
embargo, se consideran otros aspectos como la variabilidad del
Lead Time (Tiempo Total de Operación), y el aseguramiento del
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aprovisiona-miento, entre otros; el análisis de precios incluye los
costos logísticos, los cuales contemplan costos de transporte e
inventarios, entre otros.

La estrategia en compras. En el proceso, el costo de ruptura del

inventario, se comparte con el proveedor, con el fin de identificar
oportunidades de reducción del mismo; los incrementos
justificables del precio, se aplican proporcionalmente al costo de
material, mano de obra, etc.; los procesos y su aplicación, se
comparten con el proveedor para tomar ventaja de su experticia.

La administración del contrato de compras. En el proceso,

cuando existen contratos con proveedores a largo plazo,
aquellos se fundamentan en el costo total de la adquisición,
igualmente se establecen mejoras de costo relacionado con el
tiempo, aplicando la filosofía de mejoramiento continuo; y se
implementan acuerdos a largo plazo que permiten reducir el
costo total de la orden.

Los criterios y procesos para seleccionar proveedores. En el

proce-so, se cumple estrictamente con las normas legales
vigentes sobre contratación; los criterios de selección se
establecen en los térmi-nos de referencias o convocatorias; y
se lleva a cabo el análisis de capacidades del proveedor, en
áreas específicas.

La Consolidación del proveedor. En el proceso, se establece

una única fuente de registro de productos/servicios, que ofrece
el proveedor, hasta donde su capacidad lo permite; y se tiene
un sistema de reservas de proveedores, con registro de
productos/-servicios, debidamente identificados y
cuantificados.

La fabricación / la compra. En el proceso, se revisan anualmente,

el Costo Total de los productos vendidos, producidos, y el Costo
Total adquirirlos; y se consideran en al análisis, en margen de
contri-bución entre fabricar o comprar.

El equipo de compras. En el proceso, se conforma un Equipo de

Compras (Equipo de Compras/Proveedor Cuenta, o Equipo de
Compras/Segmento Proveedor/Cuenta), para producto/servicios
de alto valor o estratégicos; se utiliza un equipo interdisciplinario
para apoyar el proceso de compras; se externaliza la compra
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y administración de proveedores
para adquirir productos/servicios no estratégicos; y se utiliza el
sistema de subastas, intercambios, y marketplaces
Teniendo en cuenta lo anterior, podemos clasificar los tipos de
aprovisionamientos, para que cada profesional a cargo de la
Logísti-ca tenga la posibilidad de surtir y almacenar los productos
de acuer-do a su riesgo, su disponibilidad o bajo las estrategias
de compras, así:

Por riesgo de suministro e impacto operativo

Básicos: Son aquellos productos que generan alto impacto en

el proceso productivo pero que debido a la dinámica de la oferta
es improbable el desabastecimiento, ejemplo harina de trigo,
cemento etc.

Estratégicos: El riesgo de desaprovisionamiento e impacto en el

ciclo productivo es alto, por este caso es fundamental establecer
estrategias de supplier relationship management que garanticen
un desarrollo de la relación comercial con los proveedores, para
este caso se deben tener en cuenta los proveedores que nos
suminis-tran productos bajo pedido como por ejemplo el
aluminio laminado.

No críticos: Materiales de bajo Riesgo de

desaprovisionamiento y bajo impacto sobre la operación, su
abastecimiento no genera dificultades especiales para la
compañía.

Cuello de Botella: Son materiales que presentan bajo impacto

en la operación, pero alto riesgo de desabastecimiento y no
pueden ser sustituidos por otros materiales y su
aprovisionamiento se debe garantizar por todos los medios un
ejemplo de esto son los tornillos de medida especial.

Por tipo de Gestión de existencias

Punto de pedido: Son todos aquellos pedidos que se efectúan

cuando los niveles de inventario de un material descienden a
niveles riesgoso puesto que pueden impactar negativamente los
costos de ordenar, por la relación que existe entre el Lead time
del proveedor y la velocidad de consumo de los materiales en el
ciclo productivo de la organización. Por lo anterior al
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y administración de proveedores
interior de las organizaciones es importante contar con un control
continuo del stock, la previsión de consumo, los Lead Time, los
tamaños mínimos de pedido por unidad de empaque y los
tamaños de stock de seguridad; adicio-nalmente es importante
que en la organización se prevea los pedi-dos en unidad de
tiempo (Días, semanas o meses), con el objetivo de simular los
abastos.

Bajo los argumentos anteriormente expuestos podemos

entonces definir el cálculo inicial de punto de pedido como:

PP (Punto de Pedido) = (Días de Stock de Seguridad+ plazo

de entrega o Lead Time del proveedor) * Consumo Diario

El anterior calculo, nos dice que una de las variables hace

referencia al stock de seguridad o nivel extra de inventario que
debe estar disponible en el almacén para hacer frente a las
roturas de stock, mitigando así los riesgos que se puedan
generar entre la oferta y la demanda bien sea por demandas no
estimadas o por retrasos del proveedor, para este tipo de stocks
se debe tomar en cuenta Plazo de entrega, Desviación estándar
del plazo de entrega, Demanda del stock de seguridad,
Desviación estándar de la demanda, Tasa de servicio deseado.
Es decir que si deseamos establecer el stock de seguridad
deberíamos:
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Nivel de demanda máximo= media + (desviación estándar *

factor de seguridad)

Nivel Stock Seguridad= desviación estándar * factor de seguridad

También debemos aclarar que los pedidos sean planeados

desde el análisis de costos óptimos en Adquisición y custodia,
para esto la contabilización de las ordenes de compras se deben
ejecutar en los tiempos previstos dentro del período contable y
así podemos estimar costos acordes a las bases de información
de la organiza-ción, para esto es importante equilibrar los costos
que aparecen en el tamaño económico de los lotes aplicando la
formula de Wilson:

Q= √((2d*Co)/(I.C))

Donde:
D = Demanda
CO= Costo de Ordenar
C = Costo de Mantener en custodia el Inventario
I = Intereses pagados por el mantenimiento de los inventarios

Por otro lado, en las nuevas técnicas de planeación de

inventarios se habla de la planeación de abastos bajo el mercado
de futuros, donde se efectúan cruces de oferta y demanda que
faciliten los pronósticos de corto y mediano plazo y que buscan
un abasteci-miento especulativo donde a través de un contrato
de suministro se pacte entrega de la mercancía en un plazo
pactado, al perfeccionar-se el contrato el diferencial entre los
precios pactados y los de mercado generan perdida o ganancia
para alguno de los actores del contrato, a esto se le llaman
abastecimientos especulativos.
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Procesos logísticos en aprovisionamiento
TEMA 2.
ADMINISTRACIÓN DEL PROVEEDOR

Atributos del proceso

Realización
Análisis y Comparación de Ofertas
Negociación con los ofertantes
Elección del Proveedor
Órdenes de compra

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), ponen en

comu-nicación a toda la empresa bajo un formato estándar,
transforman |en disponible y visible a toda la información de una
empresa, pero la planeación, y la optimización no es una de
|ellas. Se invierte gran cantidad de dinero para mejorar y
optimizar los resultados, pero el fin no es el esperado. Por ende,
hay |una nueva alternativa que es desarrollar herramientas de
tipo APS a nivel estratégico, táctico y operativo, de acuerdo a
las |necesidades específicas de cada empresa.

En el caso de las tácticas con el proveedor es importante que

dentro de la política de calidad con la empresa se integren las
relaciones con el mismo, por lo tanto el sistema APS diseñado
al interior en su nivel estratégico y operativo debe apuntar a
buscar un buen desempeño del proveedor, midiendo su
desempeño con respecto a los estándares establecidos; se se
elabora un Bench-mark que permite evaluar procesos que no
agregan valor, por parte del proveedor, y que facilita la
detección de oportunidades de apalancamiento; y las
categorías de los proveedores están en armonía con los APS,
los cuales incluyen disponibilidad, calidad y otros criterios.

El compromiso con el proveedor. En el proceso, de manera

colabo-rativa con los proveedores, se definen iniciativas
conjuntas de mejoramiento, con el fin de fortalecer el
desempeño del suministro, frente a los objetivos establecidos; y
también se establece un compromiso proactivo incluyendo el
codesarrollo de nuevos productos/servicios.
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y administración de proveedores
Procesos logísticos en aprovisionamiento
Aprovisionamiento
La evaluación del proveedor. En el proceso, se desarrollan
reuniones de evaluación, teniendo en cuenta criterios sobre
costos y servicio; se establecen requerimientos sobre reportes,
los cuales son enten-dibles por las partes; y se establecen
métricas sobre el desempeño, con su respectivo seguimiento y
comunicación.

El desempeño del proveedor. En el proceso, los embarques

tardíos o incompletos están dentro del parámetro establecido; el
equipo de compras (Equipo de Compras/Proveedor Cuenta, o
Equipo de Compras/Segmento Proveedor/Cuenta), trabaja con
el proveedor, para establecer el origen de las fallas o errores, y
así, determinar la solución apropiada para eliminar el problema;
existen establecidos procedimientos relacionados con la calidad
efectiva del proveedor; y los indicadores de desempeño
establecidos, incluyen calidad, costo, tiempo y, servicio.

Las relaciones con el proveedor. En el proceso, se mantienen

relaciones positivas bajo la filosofía gana/gana; las relaciones
con los proveedores se diferencian con base en su valor
estratégico; la calidad y experticia de los procesos, es aplicada
en la medida que se solucionan los problemas inherentes a las
relaciones con el proveedor; y se realizan contactos a todos los
niveles con visitas regulares a las instalaciones del proveedor.

Los elementos del Sistemas avanzados de planeación (APS).

En el proceso, los elementos del Sistemas avanzados de
planeación (lo que contiene el Sistemas avanzados de
planeación), se establecen colaborativamente con el proveedor
y son utilizados únicamente, con algunos de los clientes
principales.

Seguimiento

Vigilancia y reclamo en las entregas

Control de las entregas

No conformidades
 Aprovisionamiento estratégico
y administración de proveedores
Procesos logísticos en aprovisionamiento
Aprovisionamiento
BIBLIOGRAFÍA

Urzelai Inza, Aitor (2006). Manual básico de logística integral. 1st ed.
Madrid: Ediciones Díaz de Santos S.A

SAHID C. Feres. William Silva. Pinzón Fabiola. Sahid Z.

Andrés Camilo (2009) SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
Y LOGÍSTICA - PERSPECTIVA ESTRATÉGICA Y
TÁCTICA - (Modelo de Gestión para la Dirección de
Abastecimientos de la Armada Nacional de Colombia)”.

MATERIAL DE APOYO

Gonzales benito, javier. Aprovisionamiento just-in-time en la

industria del Automóvil: el reto de los proveedores de primer
rango. Universi-dad de salamca.

http://www.revistadyo.com/index.php/dyo/article/viewFile/239/2
39 Becerra, Miguel. Introducción a los sistemas avanzados de
planea-ción.

http://www.acis.org.co/fileadmin/Conferencias/ConfMiguelBe
ce-rraEne25_01.pdf