1.

INTRODUCCIÓN
En la presente unidad conocerás más a profundidad las estrategias utilizadas en
las compras, para que según las necesidades de la empresa elijas una o varias,
al momento de desarrollar tus funciones; también aprenderás los controles
utilizados para medir los resultados obtenidos y con esto la eficiencia del
departamento en relación a los objetivos de la empresa.

2. ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

Unidad 2: Estrategias de compras

2.1 Aspectos generales.

2.1.1 Plan de compras.
2.1.2 Fabricar o comprar.
2.1.3 Las muestras.
2.1.4 Los diseños y modelos
2.2 Procedimientos de compras
2.2.1 Generalidades.
2.2.2 Reconocer una necesidad.
2.2.3 Descripción de la mercancía.
2.2.4 Buscar proveedores y análisis de cotizaciones.
2.2.5 Orden de compra y seguimiento.
2.3 Control de compras
2.3.1 Objetivos de llevar un control.
2.3.2 Técnicas y estadísticas más utilizadas.
2.3.3 Control de inventarios.

3. DESARROLLO DE CONTENIDOS.

Unidad 2 Estrategias de compras

2.1 Aspectos generales.

Ya que se establece la calidad y características generales de los materiales a utilizar para

la producción, se requiere saber cuánto comprar para cumplir con las necesidades de

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manufactura, las proyecciones de ventas y buscando minimizar la inversión a realizar. Es
por eso que para determinar la cantidad a comprar se consideran:
 Existencias del almacén: En base al inventario se establece una cantidad
mínima, la cual se resta al máximo esperado y se obtiene la cantidad a pedir.
 Momento y cantidad a utilizar: En las diferentes etapas de la producción se
puede determinar las piezas a utilizar y realizar un pedido para sacar provecho a
los descuentos por cantidad.
 Costo de almacenamiento: Aplica cuando no se cuenta con el espacio suficiente
para guardar el inventario, el costo de alquilar un lugar puede afectar el costo final
de un producto.
 Obsolencia: Cuando la tecnología hace anticuado un proceso o insumo, se debe
considerar la cantidad a solicitar ya que esta cae en desuso y se posteriormente
se traduce en merma.
 Costo de manejo y traslado: Si los insumos se encuentran lejos del área de
producción se debe considerar este costo adicional, inclusive la manera en que se
moverá, en camiones, a granel, en bultos, todo esto influye en determinar la
cantidad a solicitar.
 Costo de inversión: En el caso que la mercancía tenga que almacenarse, el tener
la inversión detenida hasta ser utilizada limita su rendimiento y puede afectar la
liquidez de la empresa.
 Escala de precios por volumen de compra: Los descuentos al precio de compra,
muchas veces se ven afectados por la cantidad de productos que se adquieren,
pero hay que considerar caducidad, espacio y liquidez.
 Condiciones del mercado: Se estudia el mercado, para determinar las
fluctuaciones que puede tener un producto, derivado de la demanda o la escasez
del mismo.

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 Plazo de entrega: Es importante considerar el tiempo estimado en que el
proveedor estará entregando el producto, para evitar demoras o pérdidas en la
producción.

2.1.1 Plan de compras.

Es una herramienta que nos ayuda a alcanzas los objetivos estratégicos del
departamento y de la empresa, obtener los precios más competitivos, realizar las
compras en el momento preciso y con esto aumentar la productividad y la posible
rentabilidad de la organización. El plan sirve como una guía para controlar y
transparentar los gastos.
Entre los objetivos del plan de compras está mantener lo niveles óptimos del
inventario, asegurar que los insumos y productos terminados estén disponibles para
producción y el cliente; así como tener una planeación más eficiente de horarios y
actividades.
Este documento debe estar formado por la relación de bienes y/o servicios que se
adquirirán en determinado periodo y debe de tener:
 Descripción del bien o servicio.
 Cantidad solicitada.
 Monto estimado.
 Forma de adquisición.
 Fecha en la que se espera realizar la compra.
 Si es una compra especial o rutinaria.
2.1.2 Fabricar o comprar.

Para determinar cuál de las dos opciones es más viable se deben de responder
objetivamente las siguientes premisas:

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 Fuente: Elaboración propia.

Bajo estas cuestiones se consideran prácticamente todos los factores internos para saber
si existe la capacidad de producción.

2.1.3 Las muestras.

Se solicita una muestra anticipada, para saber de lo que el proveedor será responsable
de entregar, de esta forma se tiene a la mano forma de comparar la calidad y el valor
otorgado, para que en caso de ser necesario se pueda comparar con los artículos
suministrados posteriormente.

2.1.4 Los diseños y modelos

En algunas ocasiones las compras se establecen en base a diseños y modelos que

deben de cumplir con las siguientes condiciones:
1. Determinar de forma simple la forma de la pieza.

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 2. Materiales de simple ensamblado.
3. Anticiparse a tener en existencia una cantidad máxima de las piezas usadas más
continuamente.

2.2 Procedimientos de compras

2.2.1 Generalidades.
Este departamento necesidad de una gran cantidad de procedimientos de operación
estandarizados para realizar las actividades, Por la gran cantidad de artículos que
maneja, la cantidad de dinero utilizado y el impacto que se tiene en otros departamentos,
como lo mencionamos en el módulo anterior; se está íntimamente ligado con las demás
funciones de la organización, por lo que hay que establecer algunos pasos para llevar a
cabo el proceso de compras.

Fuente: Elaboración propia.

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 2.2.2 Reconocer una necesidad.

Toda compra se origina a partir de la identificación de una necesidad o carencia. Se

pueden originar a partir de las necesidades de producción o de los departamentos de
publicidad, ventas o investigación. Sin embargo, el departamento es quien debe prever
las necesidades y anticiparse a ellas, para evitar las urgencias y con esto desabastos o
costos por pronta entrega.
Otro de los aspectos importantes de las compras es el de adelantarse a pasar una orden
con la finalidad de evitar escasez o incrementos en el precio, dichas circunstancias son
establecidas por el mercado. Por lo que se debe de informar a los usuarios o solicitantes
de adelantos o cualquier otro cambio importante en la adquisición de materiales. Existen
diferentes tipos de órdenes y se resumen a continuación:
 Urgentes y anticipadas: Aunque los departamentos así lo soliciten, no todas las
órdenes son urgentes, existen casos específicos que las justifican como un cambio
en el diseño inesperado o la demanda inesperada de un producto. Pero un
deficiente control de inventarios, una mala planeación o la simple tradición de
marcar las órdenes urgentes no justifica este hecho.
 Pequeñas: La mayoría de las requisiciones obedecen a la ley de Pareto, que
estipula que el 80% de las órdenes, se obtienen con un 20% de la cantidad total
presupuestada. Bajo esta protesta, la ausencia de un pequeño artículo, puede
traer un gran conflicto y no por el valor monetario en sí, sino porque implica un
atraso o estanque en la producción, por eso a pesar de ser aparentemente
irrelevantes no se pueden pasar por alto.
 Con cheque en blanco: Es la menos utilizada por la afectación a contabilidad y
controles internos, pero se envía un cheque en blanco al vendedor junto con la
orden de compra, al momento que se embarca la mercancía se llena el cheque y
se cobra.

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 2.2.3 Descripción de la mercancía.

Es necesario tener la descripción más clara posible del producto o servicio que requiere
el departamento usuario y se pide que se incluya:
 Fecha de solicitud.
 Número de identificación.
 Departamento que lo solicita.
 Cuenta en la que se registrará.
 Descripción completa del material y cantidad.
 Fecha en que se utilizará el material.
 Indicaciones especiales para el embarque.
 Firma de quien autoriza para hacer la solicitud.
Se deberán elaborar dos copias, una para el departamento de compras y otro para el
departamento que solicita.

2.2.4 Buscar proveedores y análisis de cotizaciones.

Elegir a un proveedor es una de las funciones más importantes y siempre debe estar
basada en la ética, evaluando las fuentes de abastecimiento del mismo, los acuerdos
propuestos, tiempos de entrega y los servicios que ofrece tanto de capacitación como
postventa.

Algunas empresas se apoyan de la forma más simple posible para analizar las
propuestas, aunque no es lo más objetivo, ya que muchas veces las órdenes de compra
se pactan en base a cotizaciones, algunas otras con lista de precio en mano y algunas
más en negociaciones con precios y condiciones especiales.

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Siempre se debe buscar pagar el precio justo por cada artículo adquirido, y este se puede
resumir como el precio más bajo que otorgue abastecimiento continuo, de calidad
correspondiente y en el momento requerido.

2.2.5 Orden de compra y seguimiento.

La orden de compra es la herramienta comúnmente utilizada para solicitar una compra,

excepto cuando se tiene un acuerdo pactado con el proveedor de tiempos y cantidades
a surtir.
No existe un solo formato ni procesos para llevar a cabo las órdenes de compra,
dependerá de cada empresa, pero si hay requisitos que debe de cumplir para evitar
errores o confusiones, estos son: número de la orden de compra, fecha de elaboración,
nombre y dirección de la empresa a la que va dirigida, cantidad y descripción de los
artículos que se desean, fecha requerida de las mercancías, direcciones de embarque,
precio y condiciones de pago.
Para proteger a la compañía de mermas o retrasos es importante incluir algunas
condiciones para que el proveedor las tome en cuenta, como, por ejemplo:
 Proceso a seguir en caso de recibir mercancía dañada.
 Si el precio de la orden de compra ha cambiado, es mejor no facturar y notificar al
área de compras.
 Embalaje, cajas, emplaye o peso excesivo no deberán ocasionar cargos
adicionales.
 Aclarar que los materiales se deben inspeccionar una vez recibidos.
 Si la calidad no es la estipulada, se procederá a realizar una devolución.
 En caso de que la mercancía no llegue en la fecha pactada, esta se podrá dar por
cancelada.

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  En general se deben de incluir temas de interés para ambas partes y de esta forma
evitar conflictos y determinar claramente el proceso a seguir.

En cuanto al seguimiento algunas compañías, dependiendo del tamaño, tienen personal

de tiempo completo, destinado al seguimiento de las órdenes de compras, con el objetivo
de cumplir en tiempo y forma con las fechas pactadas con los demás departamentos. Se
trata de realizar una verificación rutinaria de la orden de compra para corroborar que el
proveedor estará cumpliendo los tiempos de envío y se cumpla con lo programado.

2.3 Control de compras

2.3.1 Objetivos de llevar un control.

El control de compras es una herramienta que se apoya en la estructura, organización y

procedimientos de la empresa, enfocados a suministrar materias primas y servicios de
forma adecuada y continua para así satisfacer las necesidades del mercado. Entre sus
objetivos operativos primordiales están el no perder de vista y hacer de forma eficiente:

Fuente: Elaboración propia.

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 2.3.2 Técnicas y estadísticas más utilizadas.

Para medir más efectivamente el trabajo llevado a cabo en el departamento los

podemos dividir en 2 técnicas y 3 estadísticas.
2.3.3 Técnica de prevención
Autorización de las transacciones mediante:
 Relación de personas autorizadas a elaborar pedidos.
 Relación del personal responsable de aprobar solicitudes y compras
de productos autorizados. (pedidos externos).
 Personas autorizadas a realizar pagos.
Validación de datos previo al procesamiento:
 Cotejar pedido con albarán antes de aceptar la mercancía.
 Cotejar hoja de entrada con la factura.
 Cotejar albaranes con factura.
Verificación de datos:
 Dejar evidencia de las sumas, multiplicaciones y demás de las
facturas.
 Verificación de normas y responsabilidades asignadas.
 Actualización de firmas autorizadas para liberar pagos.

2.3.4 Técnica de descubrimiento

 Realizar inventario físico periódicos.
 Utilizar documentos foliados, tantas hojas de pedido, de almacén, etc.
 Archivo de pedidos autorizados y pendientes.
 Archivo de pedidos recibidos y por facturar.
 Archivo de facturas recibidas y por pagar.

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  Comparar y analizar saldos entre periodos, números reales vs
presupuestos.
Todas estás técnicas nos ayudarán a no pasar por alto pequeños detalles que
posteriormente puedan entorpecer las funciones u ocasionar retrasos en las funciones.
La información contable forma parte de los estados financieros, los cuales posteriormente
son analizados por la dirección, aunque a veces resultan insuficientes para satisfacer
controles y tomar decisiones; en compras las estadísticas utilizadas son:
 Importes por artículo.
 Importes por grupos de artículos.
 Importes por proveedor.
Todos los datos deben ser de un periodo en concreto para que sea válida la
comparación.

2.3.5 Control de inventarios.

Se busca que sea con cierta frecuencia que se evalúe el estado del inventario, para que
coincida con los registros, lo sugerido es realizarlo una vez al mes aunque en la práctica
se realiza más eventualmente. Siempre buscando que coincida el valor de los activos
establecido en el balance con el del inventario, para llevar mayor control. Al momento de
llevarlos a cabo se debe de notificar:
 Indicaciones precisas con las actividades a realizarse.
 Lugar, fecha y hora a llevarse a cabo los inventarios.
 Personas responsables.
 Distribuir y asignar las áreas.
 Reuniones previas para planear el inventario.
 Fijar un sistema para realizar doble conteo. (Uso de las tarjetas de conteo)
 Tener un sistema para registrar resultados.

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  Establecer deberes y funciones de casa una de las personas a participar.
 Identificar mercancías dañadas, anticuadas, de baja rotación o de grandes
existencias.
 Evaluar los resultados.

4. GLOSARIO

Cotización. Documento donde se plasma el precio otorgado a cada uno de los artículos
solicitados.

Albarán. Nota de entrega que firma la persona que recibe las mercancías que en ella se
relacionan.

Necesidad. Carencia o escasez de algo que se considera indispensable para desarrollar

un trabajo.

Orden de compra. Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al

vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, lugar y forma de
entrega. También se la llama "Nota de Pedido".

Pago. Cantidad de dinero que se entrega para la adquisición de un producto o servicio,

en éste se consideran descuentos y precios por volumen.

Rotación. Permite identificar cuántas veces el inventario se convierte en dinero o en

cuentas por cobrar (se ha vendido).

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 5. RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS

Calimeri, M. (1979). Las Compras: como programarlas, organizarlas y controlarlas.

Barcelona, España: Editorial Hispano Europea.

Ruiz Rodríguez, Virgilio. (2009) Manual de compras para la micro y pequeña empresa,
Ciudad de México: Universidad Iberoamericana. Recuperado de
http://www.bib.uia.mx/tesis/pdf/015101/015101.pdf

Española, A. D. (2018). Diccionario de la Lengua Española. Tomado de

http://dle.rae.es/?id=1VDznAh

Sangri Coral, A. (2013). Administración de compras: Adquisiciones y abastecimientos,

México, D.F.: Editorial Patria.

Universidad de La Punta. (2018) Documentos que intervienen en la compra venta

mercantil, San Luis Potosí, SLP: Universidad de la Punta. Recuperado de
http://contenidosdigitales.ulp.edu.ar/exe/Sistema_de_informacion_integral/21_orden_de
_compra.html

Fotografía portada curso: Designed by Freepik

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