UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI

EXTENSIÓN LA MANÁ

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERÍA Y APLICADAS

(CIYA).

INGENIERÍA EN INFORMÁTICA Y SISTEMAS

COMPUTACIONALES

NOMBRE: JANARA ASLEHY GARCÍA FUENTES

ASIGNATURA:
DISEÑO Y EVALUACION DE PROYECTOS

TEMA:
COMO GESTIONAR Y PLANIFICAR UN PROYECTO DE UNA EMPRESA

DOCENTE:

ING. MSC. MARISOL CORDOVA

CICLO:

OCTAVO

PERIODO ACADÉMICO:

ABRIL 2021 – SEPTIEMBRE 2021

LA MANÁ - COTOPAXI – ECUADOR

INTRODUCCION

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Existen muchas metodologías aplicadas a la gerencia de proyectos que varían en cuanto
al área de aplicación, a la manera como están estructuradas, la escala del proyecto,
organización y en algunos casos hasta la ubicación geográfica y cultural.

Para este documento, veremos una breve descripción sobre lo que es un proyecto, quien
tiene en su significado el ser una búsqueda exasperante a la solución de un problema, la
búsqueda información, herramientas y actividades que nos permitirá resolver una
problemática implantada en una empresa, hogar e inclusive como método de superación
de un individuo, es decir un proyecto en una persona hace mención en poder resolver
una problemática frente a la situación económica y social del mismo,

Para poder realizar un proyecto de una forma adecuada es importante conocer los
factores que recaen en un proyecto, los mismos que serán mencionados en el documento
como alcance, costo y tiempo, los cuales resultan ser importante, pues de ellos depende
una realización optima del proyecto, una exitosa salida del mismo, quien favorece a la
empresa, o como proyecto personal, El tiempo determina una fecha de inicio, una fecha
de probabilidad de éxito y una fecha final, en donde el proyecto será entregado de forma
definitiva, el alcance del proyecto es un factor que va de la mano con el tiempo, pues
del alcance depende la dificultad y la duración que tomara resolver la problemática,
estableciendo prioridades entre los interesados del proyecto, El costo también forma una
esencia en el proyecto , puesto tomando en cuenta el tiempo y el alcance, se realizar una
proforma del precio estándar del proyecto inicial, con ello mediante metodologías y
herramientas poder verificar si tanto el costo , el tiempo y el alcance, tiene una
viabilidad adecuada, para si poder iniciar con el mismo.

En este documento vamos a ver las etapas que lleva un proyecto, los factores importante
que residen en el mismo, como planificar un proyecto, las etapas de la planificación de
un proyecto, quien a su vez, va de la mano con la etapas de la gestión de un proyecto,
También veremos sobre las metodologías y herramientas Agiles que nos permiten,
minimizar o agilizar el desarrollo de un proyecto mediante el uso de instrumentos, que
nos dará la herramienta que vayamos a tomar, Vamos a ver también sobre el uso de las
herramientas de la gestión de un proyecto , en relación con lo investigado para poder
aplicarlo en la vida real, pues cada proyecto es uno solo, y representa una serie de
secuencias, etapas y pasos organizados para llevar a cabo una gestión y planificar de un
proyecto.

DESARROLLO

Antes de determinar cómo es la gestión y la planificación de un proyecto debemos

considerar abarcar el concepto básico de lo que representa un proyecto. Para el autor
[ CITATION Gab16 \l 12298 ]. “Un proyecto dentro de la empresa es una tarea compleja,
precisamente porque nos enfrentamos a algo inexistente, algo a lo que daremos forma a
medida que avancemos en la tarea de ir edificando el proyecto que en ese momento
tengamos en mente.”

Según [ CITATION Aur16 \l 12298 ] El proyecto “Es una herramienta o

instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemática un conjunto de
datos y antecedentes, para la obtención de resultados esperados. Por tanto, un proyecto
es la búsqueda de una solución inteligente de forma sistemática al planteamiento de un
problema.”

Podemos definir un proyecto a partir de tres factores:

 Factores humanos: socios, trabajadores y colaboradores, que tienen unas

funciones y responsabilidades concretas.
 Factores técnicos: maquinaria, herramientas, infraestructuras y, sobre todo,
conocimiento.
 Factores financieros: capital, créditos, préstamos, etc.

Planificación de un proyecto:

La planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un

objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo.

La Planificación del Proyecto indica cómo llevar a cabo el proyecto, esto es, la
aplicación de la propuesta del proyecto, corresponde el proceso principal del ciclo de
vida del proyecto. Por lo tanto, la planificación del Proyecto es la ordenación
sistemática de las tareas para lograr un objetivo, expone lo que se necesita hacer y cómo
debe llevarse a cabo[ CITATION Rob17 \l 12298 ].

El Plan Gestión del Proyecto se convierte en un parámetro de referencia según el cual se

mide el progreso real del proyecto. Es muy importante que el Project Manager y el
equipo que estarán involucradas en la ejecución del proyecto también participen en la
planificación del mismo.

Procesos para la planificación del proyecto

1. Análisis de viabilidad

Comenzamos por analizar el proyecto, entendiendo cuál es su razón de ser, qué

necesidades de negocio tiene que cubrir, cuál es su vinculación con la estrategia de la
empresa y cuál es su grado de viabilidad. Para ello, se necesita hacer una planificación
de alto nivel a través de una estimación de los recursos necesarios en orden de magnitud
y su disponibilidad.

Es necesario evaluar si el proyecto tiene posibilidades de ser exitoso antes de que la

organización comprometa dinero y recursos. Este esfuerzo de planificación de alto nivel
forma parte del acta de constitución del proyecto, que documenta los objetivos
medibles, los criterios de éxito, el cronograma de hitos y un presupuesto
inicial[ CITATION Uni203 \l 12298 ].

2. Definición del alcance

En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en que se divide el
proyecto (WBS o EDT) y las prioridades para su realización, así como la distribución de
responsabilidades entre todos los participantes.

3. Identificación de los costes y recursos

Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para realizar las
actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los riesgos que podrían afectar
al proyecto y cómo se gestionarían.

4. Elaboración del plan de trabajo integral

Debe detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello, se
elaborarán el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el
procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de comunicación,
el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión de riesgos y el plan de
involucramiento de las partes interesadas.

5. Revisión del plan en marcha

Durante la ejecución del proyecto, es más que previsible que a la luz de los cambios y
situaciones que se vayan dando, o a la mejora de la información disponible,
sea necesario re planificar algunos de los elementos del plan de trabajo integral del
proyecto.

6. Evaluación

Fuera de la propia planificación, pero con el interés de mejorar la planificación de los

proyectos venideros, será necesario valorar el grado de consecución de los objetivos
iniciales y, mediante un ejercicio de lecciones aprendidas, convertir la experiencia en un
activo de la organización que nos permita enfrentarnos con más éxito a futuros retos.

A la hora de planificar un proyecto, el director del mismo y su equipo realizan un

análisis detallado para saber si es viable lograr los objetivos marcados y los beneficios
previstos para el negocio. Solo después, se decide cómo se lograrán los objetivos,
abordando todos los procesos apropiados de la dirección de proyectos y las áreas de
conocimiento. Esto implica determinar cuáles son los procesos adecuados para las
necesidades del proyecto y ajustarlos a dichas necesidades[ CITATION Uni203 \l 12298 ].

Gestión de proyectos

Para el autor [ CITATION Car20 \l 12298 ]. La gestión de proyecto consiste en “un conjunto
de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto
comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con
un alcance, recursos, inicio y final establecidos. Los objetivos de la gestión de proyectos
son:
  Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
 Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
 Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.”

La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos

preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos pueden
expresarse en términos de: resultados, consecuencias, beneficios (reducción de costes de
cheques de comida, del mantenimiento de las máquinas o instalaciones) u objetivos
estratégicos (como duplicar el rendimiento corporativo).

Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las tres más
comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman parte de todos
los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos. El alcance es
importante para especificar todos los pasos del desarrollo del proyecto. Por otra parte, el
tiempo es un recurso invaluable. Si bien podemos controlar los procesos, no podemos
controlar el tiempo. Por lo que es un verdadero desafío poder utilizar el tiempo de
manera eficiente, mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos
deseados.

Figura 1: Autor:[ CITATION Car20 \l 12298 ] Descripción: El triángulo de

calidad de un proyecto
Etapas para la gestión de un proyecto

1. Estudio de factibilidad

Es la primera etapa que se ejecuta en la realización de proyectos y tiene como objetivo

determinar si la empresa obtendría beneficios económicos y/o estratégicos con la
realización del mismo.

A través de un software de gestión se crea un registro del proyecto, se realiza un análisis

del alcance, metodologías y departamentos involucrados, para así determinar los riesgos
potenciales y aplicar el estudio de factibilidad sobre los tiempos deseados para conocer
el coste total y la calidad.

2. Planificación del trabajo

En esta fase se detallan todas las tareas previstas y los recursos necesarios para la
finalización del proyecto, es necesario:

 revisar el análisis del alcance del proyecto;

 realizar estimaciones de esfuerzo, coste y recursos;
 definir un plan de proyecto;
 y por último, redactar un documento sobre los términos del acuerdo.

3. Ejecución

La ejecución de un proyecto hace referencia a la realización de todas aquellas tareas

previstas en la planificación de este. A su vez, estas tareas, como su propio nombre
indica, permiten conseguir los objetivos propuestos al inicio Es decir una vez hemos
planificado un proyecto, el siguiente paso es ejecutarlo

En ella se materializa todas las ideas, planeaciones y diseños, utilizando las técnicas,
recursos y procesos previstos anteriormente. En ella se gestiona los entornos laborales,
tareas, entrega de recursos y peticiones de cambio.
4. Seguimiento

Durante esta fase, el analista debe comprobar que todas las partes involucradas estén
cumpliendo con:

 las labores;
 la planificación;
 y, con el objetivo de administrar y garantizar la calidad del proyecto.

Al verificar, se realizan seguimientos en las áreas involucradas con control de calidad y

con registro de incidencias, luego se generan informes con los indicadores
predeterminados para ser mostrados a los superiores.

5. Cierre

Al finalizar el proyecto se debe evaluar y verificar que las expectativas hayan sido
cumplidas y que todo esté como se estableció durante la planificación.

Sin embargo, es necesario aplicar un análisis de fallos del proyecto para documentar los
inconvenientes y ayudar que a futuro se puedan tomar decisiones más acertadas.

Durante esta etapa, se realiza un checklist y se ejecuta el cierre formal en todas las
áreas, se hace una copia de seguridad de los datos y se ejecuta un análisis de los
resultados para contrastarlos con las estimaciones iniciales[ CITATION Red19 \l 12298 ].

Metodologías para la gestión de proyectos

Según el autor [ CITATION Ann14 \l 12298 ]. “La gestión de proyectos necesita apoyarse
en el uso de técnicas para minimizar errores y aumentar su eficacia. Entre las
metodologías para la gestión de proyectos más comúnmente empleadas se encuentran:
el Diagrama de Gantt, Pert/CPM y el Método de la Cadena Crítica. Cada una de ellas
cuenta con sus ventajas e inconvenientes, pero todas suponen una gran ayuda a la hora
de planificar y administrar recursos de la mejor manera y también en lo referente a
controlar la evolución del proyecto.”
 Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt como metodología para la gestión de proyectos, podría

resumirse así:

 Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que componen
un proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada su duración,
momento de inicio y plazo de entrega previsto.
 En este eje de coordenadas también hay espacio para marcar las distintas fases
que forman el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos que
suponen un hito reseñable para los participantes en el mismo.
 Las principales dificultades del Diagrama de Gantt se derivan del
establecimiento de prioridades y la detección de dependencias entre actividades.
 Aporta una visión clara y realista de la situación, pero requiere e actualización
continua para garantizar su validez.
 Su aplicación no es recomendable para proyectos sujetos a muchos cambios,
porque no les resultaría de utilidad; ni para los que se basan en un planteamiento
demasiado sencillo, ya que incorporar esta metodología complicaría
innecesariamente la gestión.
 Pert/CPM, Aliados en la gestión de proyectos

Pert es una de las metodologías para la gestión de proyectos más utilizadas, en especial
porque suele actuar como complemento de CPM y del Diagrama de Gantt. Esta técnica
consiste en:

 Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su

duración para aplicar una función probabilística que ayude a calcular el tiempo
total de ejecución en base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que,
combinadas permiten determinar el tiempo estimado para cada actividad.
 Con los datos obtenidos se puede diseñar una malla compuesta por nodos que
permite determinar la ruta crítica y su desviación estándar, así como la varianza
para cada actividad.
  Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine actividades
que se ejecutan en secuencia y en paralelo.

 Método de la cadena critica

El Método de la Cadena Crítica es el más joven de todas las metodologías para la

gestión de proyectos propuestas y, sin embargo, la más aplaudida por sus excelentes
resultados en cuanto a la gestión de proyectos. Está especialmente indicado para
proyectos complejos por su cualidad de simplificar el seguimiento y control a ejercer.
Los aspectos más destacables de esta técnica son:

 Facilita el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones.

 Garantiza una efectiva protección de proyecto.
 Su funcionamiento se basa en la detección de las actividades que marcan la
duración máxima del proyecto, que pasan a ser consideradas como actividades
críticas.
 Para lograr la eficiencia se reducen los plazos estimados para la consecución de
las actividades, según el planning inicial y, en su lugar, se establecen
amortiguadores de tiempo que se sitúan en puntos estratégicos.
 Pueden distinguirse tres tipos de amortiguadores (de proyecto, de alimentación y
de recurso), cada uno de los cuales cuenta con una función de protección
distinta, siendo todas ellas complementarias y necesarias.
 La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la
velocidad de consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias cuando
convenga.

 Scrum

Con Scrum, la planificación es la suficiente para iniciar el proyecto ya que se basa en la

estructura Agile de la que hablamos anteriormente. Es una manera excelente de prevenir
retrasos en el lanzamiento del producto debido a que el proceso entero se concentra en
la colaboración del equipo. El Scrum master facilita las sesiones scrum (sprints) que
ocurren dentro de un marco de tiempo de entre 1 y 3 semanas. El resultado es un
proceso iterativo que le ahorra a la empresa mucho tiempo y dinero de manera
significativa.

 Kanban

El proceso de gestión de proyectos Kanban elimina los sprints y los hitos atribuidos a
los métodos de gestión Scrum y tradicionales respectivamente. Lo que sí encontramos
es un enfoque más visual de la gestión del tiempo, la dimensión del proyecto y el
presupuesto; estos 3 factores determinan el éxito de todo proyecto.

Kanban, un método de planificación de proyectos que fue desarrollado por la

corporación japonesa Toyota en la década de 1940. La idea detrás de Kanban es una
entrega continua, especialmente al combinarse con la metodología Scrum. Utiliza un
sistema de pistas visuales que le hacen saber al equipo de proyecto lo que se espera de
las tareas dentro del proyecto en relación a cantidad y calidad, así como también cuándo
se espera que se realicen las tareas[ CITATION Mar201 \l 12298 ].

CONCLUSIÓN

 La gestión y planificación de proyectos nos permite, construir un proyecto

totalmente estable, correctamente diseñado y en perfectas condiciones, con la
ayuda de metodologías y etapas durante su ejecución
 Los factores importantes para la creación de un proyecto siempre dependen del
costo, tiempo y alcance del mismo, de tal manera que la gestión de proyectos
nos permite planificar y controlar estos factores de tal manera que el proyecto
sea exitoso en todas sus etapas.
 Una excelente gestión de proyectos significa mucho más que mantener
controlado el triángulo de la gestión de proyectos, cumpliendo con los plazos, el
presupuesto y el alcance; une a los clientes y los equipos, crea una visión para el
éxito y pone a todos en la misma página de lo que se necesita para mantenerse
en el camino hacia el éxito. Cuando los proyectos se gestionan correctamente,
hay un impacto positivo que reverbera más allá de la entrega del mismo.
 Durante el proceso de planificación del proyecto siempre es importante verificar
la viabilidad del mismo, pues a partir de ello comienza la verdadera gestión del
 mismo, de tal manera que un proyecto viable siempre lleva a resultados
positivos.
 Las metodologías de gestión de proyectos nos permiten agilizar los procesos o
etapas que lleva una planificación de un proyecto, pues estos mediante
herramientas estructuradas, nos permite poder sistematizar y simplificar sus
actividades de una manera adecuada.
 Una de las metodologías agiles como es el Scrum, nos permite organizar las
actividades del proyecto mediante los Sprint, que son un conjunto de actividades
a realizar en una fecha determinada.

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